Region Halland. Internkontroll i system och rutiner, materiella anläggningstillgångar. Revisionsrapport.

Transkript

1 Revisionsrapport Rebecca Andersson Revisionskonsult Carl-Magnus Stensson Cert. kommunal revisor Internkontroll i system och rutiner, materiella anläggningstillgångar Region Halland

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollmål Avgränsning Metod Iakttagelser Dokumenterade riktlinjer och anvisningar Ansvar avseende anläggningstillgångarna Klassificering Avskrivning och avskrivningstider Bokförda utgifter är hänförliga till investeringsobjektet Investeringsobjekten är beslutade i enlighet med delegationsordning Löpande avstämning av anläggnings-registret Revisionell bedömning Region Halland

3 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Halland har granskat ifall regionstyrelsens interna kontroll avseende redovisning av materiella anläggningstillgångar är tillräcklig. Granskningens revisionsfråga har varit: Är regionstyrelsens interna kontroll avseende redovisning av materiella anläggningstillgångar tillräcklig? Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att regionstyrelsen interna kontroll avseende redovisning av materiella anläggningstillgångar inte är tillräcklig. Vi bygger vår bedömning på bristande rutiner, otydligt ansvar och bristande kontroll. Med utgångspunkt från kontrollmålen för granskningen görs följande bedömning och rekommendationer till utvecklingsåtgärder: Vi rekommenderar att regionstyrelsen tydligare säkerställer och samordnar ansvaret avseende anläggningstillgångarnas värde. Någon övergripande samordning från regionkontoret avseende anläggningstillgångarnas värde beskrivs inte förekomma. Vi ser positivt på att ansvaret avseende aktivering av anläggningstillgångarna genom organisationsförändringen flyttas till regionservice. Vi bedömer dock att funktionen är sårbar då endast en tjänsteman har kunskap om arbetsprocessen. Vi bedömer att organisationsförändringar och byte av ekonomisystem kan innebära en ökad risk för felaktigheter avseende anläggningstillgångarna. Vi bedömer att rutiner och riktlinjer avseende gränsdragning mellan vad som ska beaktas som underhåll respektive investering inte tagits fram. Vi bedömer inte att regionfullmäktiges beslut Förändrade beslutsordning för investeringar i fastigheter respektive maskiner och inventarier är ett led i dessa rutiner. Utifrån diskussioner med representanter från regionfastigheter gör vi den bedömningen att underhållskostnader redovisas som investeringar. Sker en jämförelse med andra landsting avsätter Region Halland mindre kostnader för underhåll än genomsnittet för landets landsting. Vi anser att regionstyrelsen i högre utsträckning säkerställer framtagandet av rutiner samt att redovisningen anpassas enligt gällande regelverk. Vi rekommenderar att man redan i samband med investeringsbeslut avseende byggprojekt tar hänsyn till eventuella drift- och underhållskostnader alternativt om det finns eventuella behov av att utrangera restvärde. Vi bedömer att avskrivningstiderna inte alltid anpassas efter tillgångens nyttjandeperiod. Avskrivningstiden ska enligt rekommendationen (RKR 11:3) anpassas till tillgångens nyttjandeperiod. Ju större tekniska, administrativa och ekonomiska förändringar man kan förutse, desto kortare bör den ekonomiska livslängden kalkyleras. Region Halland 1 av 15

4 Vi bedömer att arbetssättet och rutinerna kopplade till fastigheternas värde/avskrivningar inte säkerställer en tillräcklig intern kontroll. Arbetssätet grundar sig helt på manuella beräkningar och att arbetet endast utförs av en tjänsteman. Vi bedömer att risken för eventuella fel grundar sig i uppgifter från tidigare system och de manuella beräkningar som historiskt sett gjorts. Någon bedömning avseende dess riktighet kan ej säkerställas med anledning av att tillräckliga underlag ej kan tas fram. Vi bedömer att regionstyrelsen i högre utsträckning bör säkerställa att anskaffade tillgångar existerar och finns i regionens ägo. Någon inventering av regionens anläggningsregister sker inte. Vi bedömer att det finns inventarier som är föremål för nedskrivning/utrangering i enlighet med bl.a. RKR:s rekommendation 19. Region Halland 2 av 15

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Enligt Kommunallagen 9 kap 9 ska revisorerna pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Enligt Kommunallagen 6 kap 7 beskrivs intern kontroll enligt nedan: Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Enligt Kommunallagen 6 kap 1 ska Regionstyrelsen leda och samordna förvaltningen av regionens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Regionstyrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i sådana företag som avses i 3 kap. 17 och 18. Revisorerna har i sin analys av väsentlighet och risk identifierat behov av en fördjupad granskning av den interna kontrollen i anläggningsredovisningen. Bakgrunden är att Region Halland har betydande värden i anläggningsregistret och att det i samband med granskning av årsboksluten 2011 och 2012 konstaterats brister avseende redovisning av materiella anläggningstillgångar. Bokfört värde på materiella anläggningstillgångar uppgick till 2 974,7 mnkr per 31 december Granskningen fokuserar på rutiner kring anläggningsredovisning och tillförlitligheten i anläggningsregistret och omfattar alla nämnder. Det är regionstyrelsen som är ansvarig för anläggningsredovisningen. Med tillräcklig intern kontroll avses i denna granskning att rutinerna kring anläggningsregistret är säkra och att uppgifterna i registret är tillförlitliga Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är regionstyrelsens interna kontroll avseende redovisning av materiella anläggningstillgångar tillräcklig? 2.3. Revisionskriterier Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Kommunal redovisningslag God redovisningssed (definieras av rekommendationer utgivna av Rådet för kommunal redovisning) Region Halland 3 av 15

6 Regionens riktlinjer gällande redovisning av anläggningstillgångar 2.4. Kontrollmål Revisionsfrågan ska besvaras utifrån följande kontrollmål: Det finns tydliga och aktuella dokumenterade regler/anvisningar avseende anläggningsredovisningen och anläggningsregistret. Det finns ett tydligt ansvar för anläggningsregistret och dess innehåll. Anläggningstillgångarna har klassificerats i enlighet med regionens anvisningar och god redovisningssed. Förbruknings-/omkostnadsinventarierna har klassificerats i enlighet med regionens anvisningar och god redovisningssed. Avskrivning och avskrivningstider sker i enlighet med god redovisningssed. Bokförda utgifter är hänförliga till investeringsobjektet. Investeringsobjekt är beslutade i enlighet med delegationsordning Anläggningsregistret är ajourfört och att det med viss periodicitet stäms av mot en fysisk inventering. Anläggningsregistret stäms löpande av mot huvudboken 2.5. Avgränsning Granskningen inriktas mot att kartlägga och bedöma generella rutiner samt att genom urval/stickprov kontrollera följsamhet mot regelverk för samtliga nämnder Metod Granskningen har skett genom intervjuer med regionens finanschef/redovisningschef, redovisningschef och ekonomer inom Hallands sjukhus, ekonominchef, ekonomer, ekonomiassistent och byggprojektledare inom regionservice, ekonomichef och ekonomiassistent vid närsjukvården, ekonomichef och driftchef vid skolförvaltningen samt representanter från MTA. Vidare har analys av styrdokument och rutinbeskrivningar genomförts. Stickprov, enligt ISA/ Audit med avseende på urvalsmetodik har genomförts för inköp och försäljningar av materiella anläggningstillgångar för att säkerställa att rutinerna för inrapportering till och borttagande av uppgifter från registret är ändamålsenliga. Att uppgifterna i anläggningsregistret är korrekta utifrån existens och tillhörighet har granskats enligt följande: Fastigheter har avstämning gentemot Lantmäteriverkets register genomförts. Övriga inventarier har det skett en kontroll genom avstämning av underlag från inventeringar samt kartläggning och bedömning av rutinerna för detta. Vidare har stickprov enligt ISA/ Audit av existensen utifrån innehållet i anläggningsregistret genomförts. Rutinerna för utrangering har granskats genom stickprov. För respektive utrangering granskas varför utrangering skett, vem som fattat beslutet om utrangering och Region Halland 4 av 15

7 vad som har hänt med det som har utrangerats. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörd personal. Region Halland 5 av 15

8 3. Iakttagelser 3.1. Dokumenterade riktlinjer och anvisningar Vi har i samband med granskning tagit del av Region Hallands rutiner och riktlinjer avseende anläggningsregister, investeringar och avskrivningar: Ekonomihandboken Anläggningsregister ( ) - Ekonomisk livslängd för utrustning - Investeringsredovisning i MEA - Avyttring/försäljning av utrustning Rutinbeskrivning Anläggningsregister för utrustning i MEA ( ) Investerings-/Anläggningsredovisning i Agresso ( ) Förändrad beslutsordning för investeringar i fastigheter respektive maskiner och inventarier ( ) Schematisk beskrivning över investeringsprocessen ( ) Det förekommer att rutiner och arbetsätt skiljer sig åt mellan förvaltningarna. Under genomförandet av granskningen pågår en organisationsförändring som innebär att delar av ekonomiadministrationen inom regionen centraliseras till regionservice Ansvar avseende anläggningstillgångarna Historiskt sett ansvara varje förvaltning för sitt anläggningsregister. Kontering av investeringarna sker oftast av verksamheten. Hantering av avskrivningarna ligger i många fall på ekonomavdelningarna i verksamheten eller ekonomiservice. I samband med granskningen pågår införandet av nytt ekonomisystem samt organisationsförändringar vilket beskrivs påverka arbetssättet avseende anläggningstillgångarna. Ansvaret avseende aktivering av anläggningstillgångarna belastar en tjänsteman inom regionservice. Någon riskanalys kopplat till hur organisationsförändringar och byte av ekonomisystem påverkar anläggningsregistret och anläggningstillgångarnas värde har inte redovisats. Ansvaret avseende inventering beskrivs påvila respektive förvaltning. Någon uppföljning av att detta sker ej. Någon övergripande samordning från regionkontoret avseende anläggningstillgångarnas värde beskrivs inte förekomma Klassificering Enligt Region Hallands redovisningsprinciper skall anskaffning av tillgång med viss varaktighet och viss väsentlighetsvärde redovisas som en investering. Följande två kriterier skall vara uppfyllda för att händelsen skall betraktas som en investering: Region Halland 6 av 15

9 beräknas ha en ekonomisk nyttjandetid om minst tre år anskaffningsvärdet ska överstiga ett halvt prisbasbelopp (2013: kr) Enligt regionens redovisningsprinciper bokförs licenskostnader för regiongemensamma IT-applikationer som materiella tillgångar. Vid registeranalys av anläggningsregistret per har det framkommit att kostnader understigande ½ prisbasbelopp har aktiverats. Vi har i samband med granskningen noterat att funktionen efterkontroll där eventuella konteringsfel upptäckts kommer att försvinna i samband med byte av ekonomisystem. Enligt uppgifter kommer efterkontrollen att ersättas med andra typer av kontroller. Vi har i tidigare granskningar påtalat att regionens riktlinjer bör kompletteras avseende gränsdragningen mellan vad som är underhåll eller investering vid fastighetsbyggnationer. Reparation och underhåll, dvs. åtgärder som syftar till att vidmakthålla en anläggnings tekniska och funktionella status ska enligt god redovisningssed bokföras som kostnad det år som åtgärden utförs. Regionstyrelsen har i flera fall svarat revisorerna med att rutiner och riktlinjer ska tas fram. Regionstyrelsen svarade att regionfullmäktiges beslut var ett led i dessa rutiner. Utifrån protokoll avser beslutet Förändrade beslutsordning för investeringar i fastigheter respektive maskiner och inventarier. Några rutiner och riktlinjer avseende gränsdragningen vad som ska redovisas som underhåll och investering redovisas inte. Vi har i samband med granskningen intervjuat representanter från regionfastigheter som beskriver att de inte fått i uppdrag att ta fram riktlinjer. Regionfastigheters totala ackumulerade kostnader avseende pågående byggprojekt uppgår till 459 mnkr varav 8 mnkr redovisas som underhållskostnader ( ). Totalt uppgår det till 86 projekt varav 74 projekt helt redovisas som investeringar. Vi har i dialog granskat 9 byggprojekt avseende syftet med projektet och hur kostnader bokförts (drift/investering) samt hur utrangering/nedskrivning beaktats. Flertal av projekten avser ombyggnationer med anledning av verksamhetsförändringar. Något specificerat restvärde avseende befintliga anläggningar/fastigheter beskrivs ej vara möjligt att få fram ur befintligt ekonomisystem. Därigenom kan utrangering eller nedskrivning ej beaktats. Drift och underhållsarbeten har genomförts i flertal av projekten och bokförts som investering. Någon systematisk bedömning avseende utförd drift och underhållskostnad sker inte. Beslutad Budgeterat Budget 2013 Utfall 2012 Utfall 2013 Ack utfall Ack utfall investeringsram underhåll Jan - dec jan - aug investering underhåll Inv obj Invnr Projektbenämning Psykiatri HSH etapp 2 Heldygn HSH, Hissar ombyggnad Omb avd 2C HSV Utr PCB sanering HSV Låghusdel Hissar ombyggnad Nybyhemmet takrenovering Hyperdoc, digitalisering av ritningar Upprustn Nsv lokaler Fbg VE, Ftv, Ombyggnad Region Halland 7 av 15

10 Vid jämförelse (SKL, Kolada databas) av kostnader för underhåll per kvadratmeter understiger Region Halland genomsnittet för landets landsting (89 kr/kvm, år 2012). Kostnaderna för underhåll har för Region Halland ökat under senaste åren från 45 kr/kvm (2010) till 77 kr/kvm (2012) Avskrivning och avskrivningstider Enligt RKR 11.3 ska anläggningstillgångar med begränsad nyttjandeperiod skrivas av systematiskt över denna nyttjandeperiod enligt plan som fastställs vid anskaffningstillfället. Eventuellt restvärde ska inte utgöra underlag för avskrivning. Lagen föreskriver inte någon speciell avskrivningsmetod. Den metod som väljs skall dock avspegla hur tillgångars värde och/eller servicepotential successivt förbrukas. Avskrivningstiden ska anpassas till tillgångens nyttjandeperiod. Ju större tekniska, administrativa och ekonomiska förändringar man kan förutse, desto kortare bör den ekonomiska livslängden kalkyleras. Regionen har riktlinjer på hur ekonomisk livslängd för utrustning skall hanteras. Årets avskrivningar aktiveras månaden efter driftsättning. Pågående arbeten avseende byggprojekt aktiveras så fort projektet är avslutat. Vid intervjuer har det framkommit att avskrivningstiderna inte alltid anpassas efter tillgångens ekonomiska värde. Tillämpningen sker i huvudsak utifrån följande principer: Anläggningsgrupper Namn Vid oförutsedda och väsentliga värdeminskningar ska engångsnedskrivningar ske med de belopp som kan anses erforderliga enligt god redovisningssed. Några ned- Avskrivningstid (år) Byggnader 33 Mark 0 Markanläggningar 33 IT-utrustning 3 Medicinteknisk apparatur 5 Byggnadsinventarier 10 Bilar och andra transportmedel 5 Konst 0 Vårdutrustning 10 Undervisningsutrustning 10 Övriga maskiner och inventarier 10 I samband med granskningen har vi noterat att regionfastigheter vid internhyresprissättningen beaktar nyttjandeperioden (i det aktuella fallet till 10 år) medan avskrivningstiden sätts enligt avskrivningstid för byggnader. Genom registeranalys (utdrag från MEA ) har vi identifierat att ca 600 tillgångsobjekt där avskrivning inte skett korrekt. Regionen har till följd av detta beaktat dessa avskrivningskostnader i prognosen för Totalt uppgår beloppen till ca 16,7 mnkr (0,2 mnkr för närsjukvården, 0,5 mnkr för regionservice och 16 mnkr för Hallandssjukhus). Region Halland 8 av 15

11 skrivningar har för 2013 ej genomförts. Vidare saknas dokumenterad rutin om hur identifieringen av tillgångar som är i behov av nedskrivning ska görs. Byggnader och mark som förvaltas av Regionfastigheter finns upplagda i ett särskilt fastighetsregister i verksamhetssystemet Landlord. Byggnader och mark är inte upptagna i regionens anläggningsregister. Värdeförändringar (investeringar, avskrivningar, utrangering, försäljning m.m.) av byggnader och mark sker helt genom manuell hantering via excelark samt utdrag från ett tidigare verksamhetssystem. Bokföring av avskrivning sker genom manuella bokföringar. Arbetet utförs endast av en tjänsteman, någon kontroll av att arbetet utförs korrekt av annan tjänsteman sker inte. Någon dokumenterad rutin förekommer inte, det pågår dock ett arbete med anledning av nytt ekonomisystem. Bokfört värde på tillgångarna ( ) uppgick till mnkr Bokförda utgifter är hänförliga till investeringsobjektet Investeringsredovisningen avseende inventarier och maskiner avskiljs från driftredovisningen genom att Regionen använder en specifik nummerserie. Varje investering tilldelas ett specifikt investeringsnummer och löpnummer för delinvesteringar. När det gäller byggnader och mark som förvaltas av regionfastigheter finns dessa upplagda i ett särskilt fastighetsregister i verksamhetssystemet Landlord. De uppgifter som finns registrerade är bl.a. fastigheternas ålder, ritningar, teknisk information m.m. Någon redovisning avseende anläggningstillgångarna sker inte i ekonomisystemet utan redovisning sker i excel (se 3.4) per fastighet (ex Hallands sjukhus Halmstad avser en fastighet/byggnad) någon detaljerad redovisning likt de uppgifterna i verksamhetssystemet Landlord eller med specifik nummerserie sker inte. Detta innebär att det inte är möjligt att ta fram eventuella restvärden i delar av byggnaderna, vilket försvårar eventuella utrangeringar i samband med större byggprojekt. Arbetet utförs endast av en tjänsteman, någon kontroll av att arbetet utförs korrekt av annan tjänsteman sker inte. Någon dokumenterad rutin förekommer inte Investeringsobjekten är beslutade i enlighet med delegationsordning Regionstyrelsen beslutade om ändrade arbetsprocesser för lokalförsörjning respektive investeringar i maskiner/inventarier/utrustning. De nya arbetsprocesserna avser att stärka koncernperspektivet och utgår ifrån att regionfullmäktige anvisar investeringsanslag för fastigheter och maskiner/inventarier till regionstyrelsen som sedan prioriterar och fördelar resurserna. De nya arbetsprocesserna medförde en ändrad beslutsordning som fastställdes av regionfullmäktige Beslutsordningen bygger på vilken typ av investering som är aktuell, fastigheter eller i maskiner och inventarier. Därefter styrs beslutsordningen av beloppsgränser. Region Halland 9 av 15

12 Vid fastighetsinvestering, regionstyrelsen har delgerat 30 mnkr av årets ram till regionservice för mindre investeringar (fastighetsinvesteringar och hyrespåverkande medel). Investeringar om max 2 mkr inom denna ram beslutas av förvaltningschef vid regionservice. Verksamheten beskriver att det förekommer tolkningsfråga, i nuläget går ärendena genom driftnämnden. Överstiger investeringskostnaden 2 mnkr bereds ärendet via driftnämnden till regionstyrelsen för beslut. Regionstyrelsen behöver inte bereda till fullmäktige så länge inte den av fullmäktige beslutade ramen på 250 mnkr /år för fastighetsinvesteringar överskrids. Maskiner och inventarier styrs av följande beloppsgränser; < 1 mnkr fattar förvaltningschefen beslut, 1 5 mnkr beslutar den egna driftnämnden, 5-15 mnkr driftnämnden tillstyrker eller avslår och bereder frågan till hälso- och sjukvårdsstyrelsen eller regionstyrelsen. Överstiger investeringen 15 mnkr sker slutligt beslut i regionstyrelsen. Någon systematisk uppföljning och kontroll av att gällande beslutsordning följs sker inte till regionstyrelsen Löpande avstämning av anläggningsregistret Region Halland har ingen dokumenterad rutin avseende löpande inventering. Det finns vidare ingen rutin över hur avyttringar/utrangeringar skall bedömmas eller hur det säkerställs att tillgångar som sålts stryks ur anläggningsregistret. Någon systematisk inventering avseende regionens samlade anläggningsregister sker inte. Vid Hallands sjukhus gör Medicintekniskavdelning (MTA) årligen en inventering av medicintekniska inventarier. Någon återkoppling till ekonomiavdelningen eller avstämning mot anläggningsregistret sker inte. Benämningar i anläggningsregistret överensstämmer inte med det register MTA har, vilket leder till problem vid identifiering av tillgångar. Regionservice beskriver att inventering sker samt avstämning mot ekonomisystemet. Vi har i vår granskning gjort en avstämning ( ) avseende de fastigheter som Region Halland uppger att de äger mot Lantmäteriets register. Inga avvikelser noterades. Vi har i samband med granskningen gjort stickprov av materiella anläggningstillgångar, följande konstateras: En tillgång som sålts under 2012 har inte utrangerats ur anläggningsregistret 0,2 mnkr. Vid en ombyggnation vattenskadades tre elskåp som blev obrukbara, någon utrangering av tillgångarna har ej skett. Händelsen blev även föremål för försäkringsersättning. Ersättningen bokfördes felaktigt i anläggningsregistret och inte som en intäkt i enlighet med RKR 18. I samband med organisationsförändring avseende flyttad verksamhet från Falkenberg till Hallands sjukhus har inte samtliga inventarier flyttats. Region Halland 10 av 15

13 Förklaring till detta är att det inte finns ett behov av inventarierna. Utrangering/nedskrivningsbehov beräknas till ca 1 mnkr. Det förekommer även osäkerhetsfaktorer kring eventuella nedskrivningsbehov avseende biogasanläggning vid Plönningegymnasiet. Region Halland 11 av 15

14 4. Revisionell bedömning Revisionsfråga för granskningen är: Är regionstyrelsens interna kontroll avseende redovisning av materiella anläggningstillgångar tillräcklig? Vi bedömer att regionstyrelsens interna kontroll avseende redovisning av materiella anläggningstillgångar inte är tillräcklig. Vi bygger vår bedömning på bristande rutiner, otydligt ansvar och bristande kontroll. Utförligare kommentarer till granskningens kontrollmål lämnas nedan. Det finns tydliga och aktuella dokumenterade regler/anvisningar avseende anläggningsredovisningen och anläggningsregistret. Vi bedömer att det till viss del finns dokumenterade riktlinjer och anvisningar avseende anläggningsregistret och dess redovisning, dock behöver de utvecklas och uppdateras. Detta särskilt med tanke på byte av ekonomisystem samt organisationsförändringar. Rekommendationer avseende rutiner finns redovisat under respektive kontrollmål. Det finns ett tydligt ansvar för anläggningsregistret och dess innehåll. Vi rekommenderar att regionstyrelsen tydligare säkerställer och samordnar ansvaret avseende anläggningstillgångarnas värde. Någon övergripande samordning från regionkontoret avseende anläggningstillgångarnas värde beskrivs inte förekomma. Vi ser positivt på att ansvaret avseende aktivering av anläggningstillgångarna genom organisationsförändringen flyttas till regionservice. Vi bedömer dock att funktionen är sårbar då endast en tjänsteman har kunskap om arbetsprocessen. Vi bedömer att organisationsförändringar och byte av ekonomisystem kan innebära en ökad risk för felaktigheter avseende anläggningstillgångarna. Anläggningstillgångarna har klassificerats i enlighet med regionens anvisningar och god redovisningssed. Förbruknings- /omkostnadsinventarierna har klassificerats i enlighet med regionens anvisningar och god redovisningssed. Vi rekommenderar regionstyrelsen att se över sina redovisningsprinciper så att de överensstämmer med Rådets rekommendationer och god redovisningssed. Att klassificera immateriella tillgångar som en materiell tillgång är inte i enlighet med RKRs rekommendation Vidare har det framkommit att kostnader understigande ½ prisbasbelopp har aktiverats vilket inte är i enlighet med regionens anvisningar. Vi anser att beloppsgrän- Region Halland 12 av 15

15 sen för en investering är för låg och måste ställas i relation till regionens omsättning. Vi bedömer att rutiner och riktlinjer avseende gränsdragning mellan vad som ska beaktas som underhåll respektive investering inte tagits fram. Vi bedömer inte att regionfullmäktiges beslut Förändrade beslutsordning för investeringar i fastigheter respektive maskiner och inventarier är ett led i dessa rutiner. Utifrån diskussioner med representanter från regionfastigheter gör vi den bedömningen att underhållskostnader redovisas som investeringar. Detta medför en risk att tillgångarnas värde är för höga. Sker en jämförelse med andra landsting avsätter Region Halland mindre kostnader för underhåll än genomsnittet för landets landsting, trots att kostnaderna ökat under senaste åren. Vi anser att regionstyrelsen i högre utsträckning säkerställer framtagandet av rutiner samt att redovisningen anpassas enligt gällande regelverk. Vi rekommenderar att man redan i samband med investeringsbeslut avseende byggprojekt tar hänsyn till eventuella drift- och underhållskostnader alternativt om det finns eventuella behov av att utrangera restvärde. Avskrivning och avskrivningstider sker i enlighet med god redovisningssed. Vi bedömer att avskrivningstiderna inte alltid anpassas efter tillgångens nyttjandeperiod. Avskrivningstiden ska enligt rekommendationen anpassas till tillgångens nyttjandeperiod. Ju större tekniska, administrativa och ekonomiska förändringar man kan förutse, desto kortare bör den ekonomiska livslängden kalkyleras (RKR 11.3). Detta kan få till följd av att tillgångarnas värde inte speglar det ekonomiska värdet. Vi rekommenderar att verksamheten i högre utsträckning är involverade i bedömningen av avskrivningstid. Med anledning av en gemensam administration anser vi att detta särskilt bör beaktas. Region Halland tillämpar linjär avskrivning, vi rekommenderar komponentavskrivningar i de fall detta bättre återspeglar tillgångens nyttjandeperiod, exempelvis fastigheter. Byggnaden består av ett antal olika betydande komponenter som till exempel stomme, stammar, fasad, tak, vvs, el och liknande. Dessa komponenter har vanligtvis väsentligt olika nyttjandeperioder och byts därför ut med olika tidsintervall i takt med sin förbrukning och bör därför ha olika avskrivningstider som anpassas utifrån komponentens nyttjandeperiod. Vi bedömer att arbetssättet och rutinerna kopplade till fastigheternas värde/avskrivningar inte säkerställer en tillräcklig intern kontroll. Arbetssätet grundar sig helt på manuella beräkningar och att arbetet endast utförs av en tjänsteman. Med anledning av bristande rutiner, manuella beräkningar och avseende tillgångarnas värde bedömer vi processen som riskfylld och att ytterligare kontroller behöver införas. Vi bedömer att risken för eventuella fel grundar sig i uppgifter från tidigare system och de manuella beräkningar som historiskt sett gjorts. Någon bedömning avseende dess riktighet kan ej säkerställas med anledning av att tillräckliga underlag ej kan tas fram. Region Halland 13 av 15

16 Bokförda utgifter är hänförliga till investeringsobjektet. Vi bedömer att bokförda utgifter avseende inventarier och maskiner i huvudsak är hänförbara till investeringsprojekt. När det gäller byggnader och mark anser vi att redovisningen tydligare bör specificeras. Detta för att kunna ta fram eventuella restvärden på specifik nivå. Likt tidigare finns en risk att fel uppstår vid manuella system och felen kan även vara svåra att upptäcka. Någon utomstående avstämning mellan den manuella fil som ligger till grund för bokföringen och den information som regionfastigheter lämnar sker inte. Vi anser att rutinerna och kontrollerna behöver utvecklas. Investeringsobjekt är beslutade i enlighet med delegationsordning Ny beslutsordning har beslutats och vi bedömer att det i huvudsak tillämpas. Vi rekommenderar regionstyrelsen att efterlevnaden av beslutsordningen följs upp som ett led i den interna kontrollen. Anläggningsregistret är ajourfört och att det med viss periodicitet stäms av mot en fysisk inventering. Anläggningsregistret stäms löpande av mot huvudboken Vi bedömer att regionstyrelsen i högre utsträckning bör säkerställa att anskaffade tillgångar existerar och finns i regionens ägo. Någon inventering av regionens anläggningsregister sker inte. Genom stickprov har vi konstaterat ett antal felaktigheter. Vi bedömer att det finns inventarier som är föremål för nedskrivning/utrangering i enlighet med bl.a. RKR:s rekommendation 19. Detta avser bl.a. flyttat verksamhet i Falkenberg samt biogasanläggning vid Plönningegymnasiet. Vi rekommendera att regionkontoret får i uppdrag att undersöka om det finns möjlighet att integrera MTA s verksamhetssystem Medusa till ekonomisystemet. Detta skulle innebära att MTA s inventering integreras i anläggningsregistret. Region Halland 14 av 15

17 12 november 2013 Carl-Magnus Stensson Projektledare Christel Eriksson Uppdragsledare Region Halland 15 av 15