SOLNA FÄLTRITTKLUBB Styrelseprotokoll

Transkript

1 SOLNA FÄLTRITTKLUBB Styrelseprotokoll Ulriksdal, Järvavägen 7 STYRELSEMÖTE Solna TID: kl PLATS: klubbhuset Närvarande: Ej närvarande Ordf. Bo Adrianzon Sara Andersson Malou Lindblad Berit Berggren Åsa Edquist Ann-Sophie Forsmark Jenny Hanze Inger Nordström Alexandra Nilsson Marianne van Rooijen Mikaela Olsson 1 MÖTETS ÖPPNANDE Ordföranden förklarar sammanträdet öppnat. 2 VAL AV JUSTERINGSMAN Att jämte ordföranden justera dagens protokoll väljs Berit Berggren. 3 FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTA Föredragningslistan godkänns. 4 FÖREGÅENDE PROTOKOLL Föregående protokoll justeras. 5 RIDSKOLAN INFORMERAR Björn Waimon meddelade att ridskolan har bra beläggning på ridlektionerna. En ny ridgrupp har startats på onsdagar. Det finns nu 58 lektionstillfällen per vecka. Ridskolan har 29 hästar samt 10 ponnyer och letar efter ytterligare en ponny. Ridskolan har sedan årsskiftet höjt ridavgifterna med 3 % p.g.a. ökad arrendeavgift samt miljöavgift på gödsel. I höstas var det ingen höjning. Nina Liljedahl arbetar deltid. Från och med 1 februari kommer en kille att arbeta i stallet. En vattenkran har frusit sönder i utrymmet vid personalens sadelkammare som tidigare använts som dusch/tvättstuga. Ledningen är nu kapad. Personalen har ett önskemål att få ta bort rören samt riva en vägg och i och med detta utöka rummet till att även utnyttja utrymmet bakom skynket vid trappen upp mot klubbrummet på övervåningen.

2 Draperiet ersätts i så fall med en dörr. Styrelsen beslutade att godkänna detta. Kristian Linde kommer utföra själva arbetet. Real gymnasiet kommer att sätta upp en skylt på väggen vid ingången till nya ridhuset. Det har varit lite problem med larmet, får felmeddelanden mitt i natten. Ett möte med elektrikern från Novab kommer att ske inom kort. Då ska bland annat möjlighet att koppla från lampan som lyser i hissen dygnet runt efterfrågas. Lampan skulle enbart vara släckt under sommaruppehållet i så fall. Lamporna runt ridhuset lyser hela natten, fråga på samma möte om det går det att sätta upp rörelsedetektor. Det behövs belysning i hörnet på stallplanen. Ledningar kommer att dras när det tinat upp lite. 6 RAPPORTER FRÅN USEK OCH KOMMITTÉERNA USEK Mikaela Olsson berättar att det har varit ett lyckat jullov med många anmälda till USEKs aktiviteter. Marianne van Rooijen och Åsa Edquist har haft ett möte med USEK där de kommit fram till att USEK behöver mer stöd med luciaarrangemanget. Det saknas struktur samt checklistor för att underlätta arbetet. En diskussion angående fritidsledare kom upp. Klubben är villig att betala för en fritidsledare. Eventuellt kan klubben söka bidrag för detta hos Idrottslyftet? Bo Adrianzon ska börja med en skrivelse till kommunen angående fritidsledare. Utbildningskommittén Marianne van Rooijen rapporterar följande: En Grönt Kort-kurs med tio deltagare har anordnats, ytterligare fyra personer står på kö till nästa tillfälle. Måndagen den 25 januari anordnas en föreläsning i mental träning, just nu är 15 personer anmälda. Ska klubben skicka någon/några juniorer på ungdomsledarekurs (ULK)? Någon sorts motprestation för de som får gå kursen krävs, eventuellt att hålla någon kurs per termin. Sätta upp anslag i stallet och på hemsidan, som riktar sig att alla juniorer, om möjlighet att gå ULK. Det finns även vuxenledarkurs. Anslag om detta ska också sättas upp. Säkerhet Marianne van Rooijen har beställt en förbandstavla. Styrelsen beslutade att klubben köper en säkerhets-dvd för 688 kr. Info/PR Jenny Hanze meddelar att rapporten av antalet medlemmar är iordningställd och ska skickas till förbundet. Medlemsbrevet är påbörjat och kommer att göras klart så fort som möjligt.

3 Åsa Edquist tipsar om några juniorer som är duktiga på att fotografera. Fastighetskommittén Åsa Edquist informerar att NOVAB, som kommer utföra arbetet med att få till inredningen, avlopp mm för nya cafeterian, påbörjade sitt arbete idag den 18 januari. Tyvärr har vi ännu inte hittat någon s.k. cafédisk men arbetet fortsätter. Det kommer att behöva kompletteras med 4 st ben till en bänk, ca 600 kr. Styrelsen beslutar att klubben tar den kostnaden. Det har uppkommit ett larm på en av fläktarna där det framkommer att tiden för service har gått ut. Vid den överlämning som gjordes till ridskolan och klubben fick vi ingen ordentlig dokumentation av vårt åtagande (servicetider m.m). På grund av detta kommer fastighetskommitén att boka in ett möte med Solna kommun, där även ridskolan bör delta, för att få ytterligare en genomgång samt en ordentlig, lättförstålig dokumentation. Alexandra Nilsson har varit i kontakt med NOVAB för att stämma av om det är normalt att ridshusbotten är frusen och därav enormt hård. NOVAB svarade att botten fryser vid sådan här extrem långvarig kyla och att det akuta problemet kan lösas med t.ex. oljepannor. Långsiktigt kan det lösas med att redan på hösten harva ner salt innan kylan kommer. Ridskolan meddelar att det numera är saltat i ridhuset. Denna fråga behandlas ytterligare under Övriga Frågor i samband med en skrivelse från en av medlemmarna. Åsa Edquist meddelade att ett ärendehanteringssystem kommer att införas för att få bättre ordning på det som uppkommer angående fastigheterna. 7 STÄDNING OCH UPPVÄRMNING AV GEMENSAMHETSUTRYMMENA - UPPFÖLJNING Personalen städar varje dag; sopar, torkar golv, fyller på toalettpapper. Svårt utan riktig utrustning att få det riktigt bra. Styrelsen beslutade att ta in ett par offerter från städfirmor på en tjänst som innebär en större städning (ej stall) 1gång/månad. Åsa Edquist har några kontakter inom städbranschen som hon ska kontakta. 8 VISIONSARBETET Sara Andersson och Åsa Edquist har arbetat fram ett visionsdokumentet. Styrelsen beslutar att anta dokumentet och lägga fram det för årsmötet. Dokumentet ska publiceras på hemsidan senast en vecka innan årsmötet. 9 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Bo Adrianzon har iordningställt verksamhetsberättelsen för Det fattas lite information och berörda kommittéer ska skicka detta till Bo så fort som möjligt.

4 10 EKONOMISK REDOVISNING 2009 Ann-Sophie Forsmark går igenom resultat- och balansräkning och berättar att USEK har gått med förlust de senaste två åren. Det måste följas upp hur betalningen av juniorernas ridläger ska gå till. Styrelsen beslutade att sätta upp kr i dispositionsfond. Budgeten för 2010 gås igenom och styrelsen beslutade att budgetera kr för reparationer/underhåll. Några oanvända poster i redovisningen/budgeten ska tas bort och därefter skickas ut och godkännas via e-post. 11 REVISION Allt material ska färdigställas så fort som möjligt och skickas till revisorerna. En inventarielista, som önskades av revisorerna efter föregående revision, har sammanställts av Ann-Sophie Forsmark med hjälp av Alexandra Nilsson. 12 VERKSAMHETSPLAN 2010 Bo Adrianzon har iordningställt en verksamhetsplan för Det fattas lite information och berörda kommittéer ska komplettera med information till Bo så fort som möjligt. 13 PLANERING AV ÅRSMÖTET Styrelsen beslutade att klubben bjuder på kaffe/smörgås på mötet. Mikaela Olsson pratar med USEKs kafeteriakommitté om genomförandet. Bo Adrianzon har tagit fram ett förslag till nya stadgar för klubben. Ändringarna avser, förutom vissa språkliga justeringar, nya skrivningar om klubbens värdegrund och vision samt borttagande av bestämmelser som inte längre är relevanta (t ex om kommunens rätt att utse styrelserepresentant och revisor så länge klubben har lån hos kommunen). Styrelsen beslutar att föreslå att årsmötet godkänner stadgarna. Styrelsen kommer att lägga fram ett förslag på att höja medlemsavgiften för kommande år på grund av satsning på bl.a. fritidsledare samt städning. Styrelsens förslag är, tidigare avgift inom parentes: Junior: 175 kr (150 kr) t.o.m. året man fyller 21 Senior: 300 kr (250 kr) Familj:550 kr (500 kr) Alla underlag/dokument till årsmötet ska publiceras på hemsidan samt anslagstavlan vid kassan minst en vecka innan årsmötet. 14 ÖVRIGA FRÅGOR Skrivelse från Agneta Harper angående uppvärmningen av nya ridhuset. Skrivelsen bifogas protokollet. Björn Waimon tar även upp problemet med fukten i ridhuset. Hur är det tänkt att ventilationen ska fundera när fönstren i taket är stängda? Det syns på fönstrena att det

5 är mycket fukt inne i ridhuset. Kylan och fukten i ridhuset är ett problem för alla som vistas där. Kylan gör också att ridhusbotten fryser och blir hård, vilket är ett problem för hästarna. Man måste nog inse att en god uppvärmning och avfuktning av ett ridhus av den här storleken är svårt att åstadkomma vid långvarigt kallt väder. Huset är inte särskilt väl isolerat och rymmer en mycket stor luftvolym. Vi har hört att liknande ridhus har samma problem. Därmed inte sagt att man inte skall göra allt som rimligen kan göras för att förbättra förhållandena. Fastighetskommitten skall ha ett möte med Solna Stad den 29 januari för att diskutera tekniska frågor rörande den nya anläggningen bl.a. angående uppvärmning och avfuktning. Klubbens logga Önskemål om att klubben behöver en ny logga finns. Det saknas även en elektronisk variant av nuvarande logga med tillräcklig bildkvalité. Frågan tas upp igen vid annat tillfälle. Sponsring Styrelsen beslutade att klubben ska bidra med priser till klubbmästerskapen. På förslag är en pikétröja med SFRK-logga. Pyssel m.m. Ett önskemål har inkommit från Lady Pre-älskaren om att ha en större del i Stallbiten med noveller, pyssel, teckningar från medlemmar osv. Då Stallbiten inte har någon redaktion för tillfället så förslår styrelsen att ha ett utrymme på hemsidan för detta. 15 NÄSTA MÖTE Nästföljande möte kommer att vara det konstituerande mötet efter årsmötet den 20 februari. 16 MÖTETS AVSLUTANDE Ordföranden förklarar mötet avslutat. Vid protokollet Jenny Hanze Ledamot Justeras: Bo Adrianzon Ordförande Berit Berggren Justeringsman