Monitorering & arkivering. Lina Malm Forskningskoordinator Forum Östergötland

Transkript

1 Monitorering & arkivering Lina Malm Forskningskoordinator Forum Östergötland

2 Kvalitetskontroll (monitorering) och kvalitetssäkring 2 Monitorering - sponsors fortlöpande kvalitétskontroll av en klinisk läkemedelsprövning. - Sker på varje klinik Audit systematisk process för kvalitetssäkring genomförd av sponsor -Kan ske på kliniken eller i någon/flera delar av sponsors organisation. -Rutinmässigt eller vid misstanke om missförhållanden. -Inför registreringsansökan

3 Kvalitetskontroll och kvalitetssäkring 3 Inspektion - myndighetens granskning av de parter som deltar i genomförande av en klinisk prövning - Kan ske på kliniken, hos sponsor eller annan väsentlig part - Utförs av svensk eller utländsk myndighet - Riktade inspektioner mot viss typ av studier eller bolag - Vid misstanke eller tips om oegentligheter Hur går det till; Ansvarig på kliniken kontaktas i god tid för att komma överens om lämplig tid för inspektion. Oftast i 2 dagar. Individuella intervjuer med utvald studiepersonal Dokumentgranskning Besök hos andra parter t.ex. lab, röntgen, apotek eller liknande Sist sker muntlig summering av genomgång av fynd Skriftlig rapport skrivs

4 4 Vad är monitorering? En oberoende kvalitetskontroll av kliniska prövningar som genomförs för att säkerställa att: forskningspersonens integritet och säkerhet upprätthålls prövningen genomförs i enlighet med godkänt studieprotokoll och gällande regelverk insamlade data är korrekta och verifierbara

5 5 Ett krav vid klinisk läkemedelsprövning ICH GCP Sponsor ska tillse att prövningen genomgår adekvat monitorering. LVFS 2011:19 Sponsorn ansvarar för att det finns skriftliga instruktioner för kvalitetskontrollen (monitoreringen). Vägledning, LVFS 2011:19 Prövaren och dennes medarbetare är skyldiga att medverka i den kvalitetskontroll som sponsorn ska genomföra.

6 ICH-GCP 5.18 detaljer kring omfattningen av monitoreringen 6 Omfattningen ska anpassas till prövningens design, storlek, komplexitet m.m. Generellt gäller att prövningen som minimum måste monitoreras före start, under prövningens gång och efter avslut. Sponsorn ska ha ett systematiskt, prioriterat, riskbaserat synsätt på sin monitorering. Punktlista över monitorns ansvarsområden. Utrymme för tolkning sponsorns ansvar!

7 7 Allt vanligare med riskbaserad monitorering En riskbedömning sker innan start av studien. Effektivare mindre kvantitet. Öppnar upp för centraliserad monitorering som komplement till monitoreringsbesök på kliniken.

8 8 Monitorering- tidig planering viktigt Planering och kostnadsberäkning bör göras redan inför ansökan om anslag Vem kan/ska monitorera? Hur mycket kommer det att kosta? Monitorn kan ge input på protokoll och CRF. Kan även göra en riskbedömning för studien.

9 Var hittar man en lämplig monitor? 9 Sponsors ansvar att anlita en lämplig monitor På egen klinik/grannavdelningen? FÖ och likande stödfunktioner för akademisk klinisk forskning CRO s (företag)

10 Vem kan vara monitor? 10 ha den vetenskapliga och/eller den kliniska kunskapen som behövs för att kunna utföra adekvat monitorering. Sponsors ansvar att anlita en lämplig monitor ha dokumenterade kvalifikationer enligt CV! ha god kunskap om studieprotokollet och studieläkemedlet ha lämplig utbildning. T.ex. i GCP/lagar och monitorering. vara oberoende av prövningen. Tänk efter innan du anlitar din kollega/nära vän som monitor i din prövning!

11 Monitorer från Forum Östergötland 11 Monitoreringsavtal/plan skrivs mellan FÖ och sponsor. Omfattningen av monitoreringen kan behöva ändras under studiens gång. Kostnad för LiU/Regionanställd sponsor: 500kr/timme samt 250:-/timme under resa.

12 Vad står det i en monitoreringsplan? 12 Omfattningen av monitoreringen När ska besöken ske. Hur ofta? Vad ska granskas? Exempel på text angående källdatagranskning: Informerat samtycke: 100 % Inklusions- och exklusionskriterier:100 % SAE: 100% Kontroll av att primär utfallsvariabel: XY och sekundära utfallsvariabler registreras fullständigt i CRF. 100 %. Då detta bara noteras där kan dock ingen källdatagranskning ske.

13 13 Monitoreringsbesöken- tre olika besök Startmötet ingår inte i monitoreringen men är vanliga och viktiga möten. Initieringsbesök: Innan första forskningspersonen får tas in studien Monitoreringsbesök: under prövningens gång Stängningsbesök: efter det att studien avslutats

14 Inför initieringen 14 Kontrollera att alla ansökningar och avtal är godkända (PUL, Biobank, Strålskydd, Apoteksavtal etc.). Finns prövarpärm? Vem gör randomisering? Hantering av läkemedel Börja upprätta monitoreringsavtal och plan Finns CRF? Gärna diskutera sponsorns roll och sponsorpärm

15 Initieringsbesöket 15 Monitor, sponsor, prövare och medarbetare träffas ute på respektive klinik Monitor kontrollerar: -Att relevant utrustning finns på plats -Att studieläkemedel finns på plats -Prövarpärmen -Studiespecifika processer -Vem som ska göra vad -Att relevant träning genomförs Om allt är okej ger monitorn att starta studien

16 Monitoreringsbesöket 16 Monitorn kontrollerar att: Prövarpärmen och essentiella dokument finns Ny personal eller andra förändringar på kliniken Studieprotokollet följs Samtyckesproceduren följs Inklusion- och exklusionskriterier efterlevs. Insamlade data överensstämmer med källdata Randomisering och blindning hanteras korrekt Adekvat journalföring sker Läkemedelshantering, förvaring, temp etc. Alla incidenter dokumenteras och rapporteras Ifyllnad av CRF är komplett och att ändringar gjorts på ett spårbart sätt Utrustning kalibreras och underhålls (t.ex. centrifuger, EKGapparater) Provhanteringen är korrekt

17 Tillgång till källdata i journalen 17 Enligt Patientdatalagen får inte monitorn ges direkt tillträde till den elektroniska journalen såvida inte forskningspersonens journal på något sätt kan separeras från övriga patienters. Två alternativ i Region Östergötland: Utskrivna journalkopior används. Någon från studieteamet loggar in och övervakar monitorns arbete i journalen.

18 Journalgranskning 18 Forskningspersonen måste ge sitt samtycke till att monitor får tillgång till information i hans/hennes journal. Måste därför vara en del av det informerade samtycket. En sekretessförbindelse måste upprättas för monitorn som signeras av den journalansvarige (vanligtvis verksamhetschefen) på varje klinik samt monitorn. Måste signeras innan monitorering kan ske Sekretessförbindelsen är personlig och en ny måste upprättas för ev. ny monitor

19 19

20 Hur ser en monitoreringsdag ut? 20 Monitor anländer Sekretessförbindelse kontrolleras. Finns journalkopior? Monitor källdatagranskar data Monitor använder sig av Patient-ID-lista för att se att rätt patienter är med Monitor använder källdatalista för att se vad som är källdata Monitor behöver ofta ha protokollet framför sig (vilka AE har man friskrivit sig ifrån, samtyckes processen-vad är godkänt, besöksfönster etc.) Monitor besöker läkemedelsrum, laboratoriet etc. Monitor stämmer av med prövaren innan hen lämnar kliniken.

21 21 Stängningsbesök Alla patienter är monitorerade och rättade Prövarpärmen är komplett och färdigsignerad Original CRF är insamlade, granskade och alla frågor besvarade Destruktion/återtagande av överblivet material (ex. läkemedel, journalkopior, randomiseringskuvert) Förbereder inför arkivering

22 22 Monitoreringsprocessen 1. Monitorering. 2. Monitoreringsrapport till sponsor samt monitoreringsbrev till prövare. 3. Prövare rättar fynd. 4. Monitor kontrollerar att dessa fynd är rättade vid nästa besök. 5. Ev. inmatning av data. Obs! Monitorn meddelar vilka patienter som är klara för datainmatning.

23 23 Monitorering i andra typer av kliniska studier Monitorering är inget krav om inte klinisk läkemedelsprövning, men det kan ändå finnas vinster med monitorering: Ökad kontroll av patienternas säkerhet Kontroll av följsamhet till protokollet Verifiering av insamlade data inga dåligt ifyllda CRF eller tvetydiga anteckningar. Kontroll av datainmatning från CRF till databas Kvalitetsstämpel inför publikation

24 Frågor? 24

25 ARKIVERING

26 26 LVFS 2011:19 Vad säger lagen? Sponsor och prövare är skyldiga att förvara studiedokumentation i läsbart skick i minst 10 år efter studiens avslut Patientdatalagen Journalhandlingar ska bevaras minst 10 år efter att den sista uppgiften fördes in i handlingen. Gäller även röntgenbilder och dylikt RÖ destruerar aldrig några journaler

27 27 Vem ansvarar för arkivering? Allt studiematerial ska vid förfrågan kunna återskapas Sponsor ansvarar för arkivering av alla sponsors dokument samt insamlade data i original. Sponsorn och prövaren ska ha en lista över var deras respektive essentiella dokument finns. Respektive deltagande klinik ansvarar för arkivering av prövarpärm och kopior av egna insamlade data samt källdata. Sponsor får inte arkivera prövarens dokument hos sig!

28 Inför studiestart Vem arkiverar vad? 28 SPONSORS DOKUMENT Genomförandefasen Efter avslut Studieprotokoll, CRF + annat som beskriver planerat genomförande (alla versioner) Avtal (Ex: apotek, lab) Myndigheters godkännande (LV, EPN) SPC/IB Ifyllda CRF i original Ev. ändringar i studieprotokoll med myndighets godkännande Biverkningsrapporter Monitoreringsrapporter Läkemedelshantering (destruktion, återsändande) Monitors slutrapport Avslutsrapport till LV Databearbetning Resultatrapport Komplett lista på dokument för arkivering: ICH-GCP

29 Vem arkiverar vad? 29 Inför start Prövarpärmen med alla essentiella dokument Avtal (Ex: sponsor, lab) Initieringsrapport från monitor PRÖVARENS DOKUMENT Genomförandefasen Kopior av ifyllda CRF Signerade samtycken PatientID-lista Källdata Efter prövningens slut Prövarpärmen med alla essentiella dokument (slutdaterade) Kodlistan Slutrapport till LV Komplett lista på dokument för arkivering: ICH-GCP

30 30 Hur ska data arkiveras? Dokumenten samlas företrädelsevis i arkivboxar eller pärmar. Minskar risken för att material sprids ut och förloras Märk allt väl (studie, innehåll, arkiveringstid, studieansvarig Fyll i arkiveringsdokument som beskriver vad som arkiverats och vem som har tillgång till dokumenten. Sparas tom XXXX Se alltid till att verksamhetschef /motsvarande har tillgång Arkiveringsdokument med uppgift om arkiveringsplats sparas på kliniken

31 31 Att tänka på Läsligt skick ska garanteras för hela arkiveringstiden Data i elektroniskt format Spara på säker serveryta Arkivarie kan hjälpa till med lämpligt format Plastfickor förstör text Lägg i ett tomt försättsblad närmast plasten Utskrifter från vissa analyser bleknar med tiden. Tex EKG Kopiera eller spara data elektroniskt

32 Krav enligt arkivlagen? 32 Låst utrymme där inte obehöriga har tillträde Brandsäkert Inga sprinklers

33 33 Universitetsarkivet Arkiveringstid på LiU = minst 15 år vid läkemedelsprövning Kostnadsfritt Kan uttnyttjas av alla med LiU-anknytning Det finns 2 arkiv på sjukhusområdet Varje institution har en arkivansvarig som kan kontaktas. De sköter gallringen (destruktionen) efter överenskommen tid.

34 34 Regionarkivet i Östergötland Arkivtid = minst 15 år Kostnad: 300kr/löpmeter/år (betalas som en engångssumma) Beläget i Tornby, Linköping Instruktion finns på: Telefon:

35 35 Vad händer när arkiveringstiden är slut? Vid läkemedelsprövning inom läkemedelsindustrin: Efter överenskommen arkiveringstid bör om möjligt sponsor kontaktas och informeras om önskan att destruera arkiverat studiematerial. Om det inte är möjligt avgör prövaren. Därefter kan ALLT destrueras. Bra att detta noteras på kliniken. Regionarkivet Arkivet tar kontakt då avtalad arkiveringstid är slut och gallrar/destruerar om så är avtalat.

36 TACK!!