Revisionsrapport Stadsrevisionen. Nämnden för intraservice granskning av utlandsresor. goteborg.se/stadsrevisionen

Transkript

1 Revisionsrapport Stadsrevisionen Nämnden för intraservice granskning av utlandsresor goteborg.se/stadsrevisionen

2 2 Oktober 2017 Nämnden för intraservice - granskning av utlandsresor Diarienummer: 0288/17 Stadsrevisionen i Göteborgs Stad Yrkesrevisorer: Pär Lindén, Linda Bengtsson och Carina Dalenius

3 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R 3 Innehållsförteckning 1 Inledning och läsanvisning 4 2 Sammanfattning 5 3 Bakgrund 7 4 Granskningens utgångspunkter Syfte och revisionsfrågor Revisionskriterier Metod och avgränsningar 10 5 Iakttagelser och bedömningar Skatteverkets allmänna råd och rättsliga vägledning Göteborgs Stads policys och riktlinjer för resor i tjänsten Göteborgs Stads policy och riktlinje mot mutor Nämndens anvisningar 24 6 Sammanfattande bedömning 27 7 Stadsrevisionens uppdrag och rapportering 32 8 Språkbruk och revisionstermer 33

4 4 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R 1 Inledning och läsanvisning Stadsrevisionens rapport Nämnden för intraservice granskning av utlandsresor blev klar den 17 oktober år Till rapporten finns också ett rapportsammandrag. Granskningens syfte har varit att bedöma om risken för fel eller förtroendeskada i samband med utlandsresor vid nämnden för intraservice har hanterats tillfredsställande inom ramen för nämndens ansvar för den interna styrningen och kontrollen. 1.1 Läsanvisning Vi inleder med en sammanfattning av vad vi har granskat och vad vi har kommit fram till. Därefter beskriver vi utgångspunkterna för granskningen. På sidorna följer stadsrevisionens iakttagelser och bedömningar. Vi har delat in redovisningen i fyra huvudavsnitt, där varje avsnitt motsvarar de fyra frågeställningar som rapporten besvarar. Inledningsvis i varje avsnitt redovisar vi innebörden av det aktuella regelverk som den aktuella frågeställningen baseras på. Därefter redovisar vi våra iakttagelser och därefter följer våra bedömningar. Inledningsvis redogör vi för Skatteverkets allmänna råd och rättsliga vägledning. Nästa avsnitt rör stadens egna riktlinjer och policys vid resor. Det följs av ett avsnitt som tar upp stadens riktlinje och policy mot mutor. Sist behandlar vi nämndens egna anvisningar till intraservice förvaltning. Avslutningsvis i rapporten finns en sammanfattande bedömning. Rapporten, med diarienummer 0288/17, och rapportsammandraget finns tillgängliga på

5 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R 5 2 Sammanfattning Granskningens syfte har varit att bedöma om risken för fel eller förtroendeskada i samband med utlandsresor vid nämnden för intraservice har hanterats tillfredsställande inom ramen för nämndens ansvar för den interna styrningen och kontrollen. För att kunna göra denna bedömning har Stadsrevisionen granskat tjugo utlandsresor under 2014 till och med april Flertalet av dessa har gått till USA. Ett mindre antal har gått till europeiska destinationer. Bedömningarna har i gjorts med utgångspunkt i nedanstående frågeställningar: Följer nämnden Skatteverkets rättsliga vägledning? Följer nämnden de policys och riktlinjer i Göteborgs Stad som är aktuella vid resor i tjänsten? Följer nämnden Göteborgs Stads policy och riktlinje mot mutor? Efterlevs nämndens egna anvisningar vid resor? Stadsrevisionen gör bedömningen att intraservice inte följer dessa regelverk. Bland de resor som ingår i granskningen kan vi konstatera att intraservice i samtliga tjugo fall i ett eller flera avseenden avviker från gällande regelverk. I ett par fall rör det sig endast om relativt obetydliga fel, men i flera fall är bristerna väsentliga och i ett par fall är bristerna vad vi vill beteckna som allvarliga. Med allvarliga brister syftar vi på fel eller avvikelser från gällande regler som riskerar att leda till förtroendeskada och som därutöver sannolikt strider mot Skatteverkets rättsliga vägledning. Sammantaget betyder detta att Stadsrevisionen bedömer att nämndens styrning och kontroll är otillräcklig. Nämnden har inte hanterat risken för fel och brister eller förtroendeskada i samband med utlandsresor på ett tillfredsställande sätt. Vi konstaterar också att såväl nämndens tidigare ordförande som det nuvarande presidiet har deltagit i resor där gällande regelverk inte har följts. Resorna har inte heller föregåtts av beslut i nämnden, vilket betyder att det saknats ett uppdrag från nämnden att genomföra resorna. Beslut om resa har fattats av nämndens ordförande. När det gäller Skatteverkets rättsliga vägledning kan vi konstatera att den lediga tiden under de granskade utlandsresorna ofta överskrider vad Skatteverket anger som vägledning. Vi kan också konstatera att resornas syfte ofta är oklart. Det är ett krav att detta framgår tydligt när beslut tas om resa. Dessutom är det inte sällan svårt att utläsa ur tillgängliga underlag vilka aktiviteter resan innehållit. Denna brist accentueras av att resorna ibland går till populära turistmål. Det senare kan få betydelse vid en skattemässig prövning av en resa. Vi noterar också att det ofta saknas reseräkningar.

6 6 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R När det gäller stadens riktlinjer kan det konstateras att hotell i samband med resorna inte alltid köps via stadens upphandlade resebyrå. Chefer vid intraservice har vid ett par tillfällen deltagit i konferensresor arrangerade av en av intraservice större leverantörer av konsulttjänster och programlicenser. Leverantören har fakturerat intraservice för dessa arrangemang, men fakturorna är ospecificerade med avseende på uppehälle, måltider, nöjesinslag, konsertbiljetter och annat, varför det inte går att utläsa vilka kostnader som fakturorna omfattar. Vi noterar att det under åtminstone en av resorna ingår nöjesinslag, såsom klubbesök under kvällarna och en arenakonsert med en internationell musikartist, samt att det ingår ett par utflykter till utflyktsmål som också utgör populära turistmål. Stadsrevisionen bedömer att det är extra förtroendekänsligt att delta i resor som arrangeras av en leverantör. Vi har inte konstaterat några fall av konkreta oegentligheter, men det faktum att det saknas transparens kring arrangemangets kostnader ökar risken för förtroendeskada. Dessutom ingår nöjesinslag under resorna som sammantaget under förutsättning att intraservice står för kostnaden skulle troligtvis medföra ett förmånsvärde för resenären.

7 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R 7 3 Bakgrund Inom Göteborgs Stad företas varje år tjänsteresor med olika syften och ändamål. Oavsett varför en tjänsteresa genomförs, om det är för att delta i en konferens eller för ett studiebesök eller något annat, är det ett krav att resan tjänar ett syfte som på ett eller annat sätt gagnar stadens verksamheter. Detta understryks ytterligare av att verksamheten är offentligt finansierad. I samband med resor kan felaktigheter eller oklara syften orsaka förtroendeskador som indirekt drabbar både anställda och förtroendevalda i Göteborgs stad. Det påverkar även den allmänna tilltron till offentligt finansierade verksamheter - även om det ofta rör sig om relativt små felaktigheter i monetära termer. Ur det perspektivet utgör resor ett område där det är särskilt viktigt med en god intern kontroll. Under våren 2017 beslutade stadsrevisionen att genomföra en granskning av ett antal av de utlandsresor som genomförts på intraservice under perioden 2014 till och med våren Motivet för granskningen är att det rör sig om ett förtroendekänsligt område, av vilket följer ett påtagligt behov av god intern styrning och kontroll, plus den omständigheten att intraservice årligen har genomfört flera resor utomlands. Just utlandsresor kan antas utgöra ett extra förtroendekänsligt område, vilket också motsvarar hur Skatteverket generellt bedömer mer avlägsna resmål. Nämnden för intraservice Nämnden för intraservice har till uppgift att utföra samordnad intern service till Göteborgs Stads förvaltningar, bolag och stiftelser. Nämnden ska dessutom utveckla och driva den interna serviceutvecklingen och delta i stadens gemensamma arbete kring planering, beredning, utveckling och uppföljning av den interna servicen i staden. Nämnden ska också utveckla, leverera och följa upp samordnade interna tjänster med IT-stöd i staden. Förvaltningen har cirka 450 anställda samt anlitar årligen ett stort antal externa konsulter. Utlandsresor Förvaltningen företar varje år flera tjänsteresor till resmål utanför Sverige. Resorna utomlands avser inte sällan olika typer av konferenser eller mässor. I diagrammen på följande sida framgår kostnaderna för intraservice resor under perioden 2014 till och med augusti 2017, samt en prognos för 2017.

8 8 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R Kostnader för resa och hotell (tkr) tom aug 2017 prognos 2017 Sverige utanför Sverige Kostnader för kurser och konferenser (tkr) tom aug 2017 prognos 2017 Sverige utanför Sverige För 2017 ingår endast kostnader till och med augusti. Vi har lagt in en beräknad kostnad (prognos) och antagit att kostnaderna fördelar sig jämnt under året. Detta antagande behöver inte stämma överens med det faktiska utfallet i december Kostnader för eventuell representation (både intern och extern) som skulle kunna uppkomma på en resa samt eventuella bilkostnader, inklusive drivmedel, finns inte med i presenterade reskostnader. Kostnader för traktamenten och övriga utlägg framgår inte heller. Översta diagrammet visar resekostnader för både inrikes och utrikes resor. Där framgår att kostnaden för utlandsresor varierar något över åren men att kostnaden som mest uppgår till cirka en tredjedel av de totala rese- och hotellkostnaderna. Nästa diagram visar kostnader för kurs- och konferensavgifter både i Sverige och utomlands. Där framgår att kostnaderna för kurser och konferenser utomlands utgör en mindre än tio procent av de totala kurs- och konferenskostnaderna.

9 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R 9 4 Granskningens utgångspunkter I följande avsnitt redogör vi för granskningens syfte och frågeställningar. Därefter redovisar vi de bedömningskriterier som i ett eller annat avseende legat till grund för rapportens slutsatser och bedömningar. Avslutningsvis nämner vi något om metoder under granskningen, urval och avgränsningar. 4.1 Syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte har varit att bedöma om risken för fel eller förtroendeskada i samband med utlandsresor har hanterats tillfredsställande inom ramen för nämndens ansvar för den interna styrningen och kontrollen. Bedömningen görs med utgångspunkt i följande revisionsfrågor: Följer nämnden Skatteverkets rättsliga vägledning? Följer nämnden de policys och riktlinjer i Göteborgs Stad som är aktuella vid resor i tjänsten? Följer nämnden Göteborgs Stads policy och riktlinje mot mutor? Efterlevs nämndens egna anvisningar vid resor? 4.2 Revisionskriterier Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som revisionens analyser och bedömningar vilar på. Revisionskriterier hämtas ofta från lagar, policys, riktlinjer eller interna regelverk. Nedan listas de revisionskriterier som i något avseende varit aktuella i granskningen. Olika kriterier har olika vikt i en granskning. Vissa av regelverken nedan reglerar någon enskild detalj, andra har en mer genomgripande betydelse. De nio översta i de listade regelverken nedan utgör utan inbördes rangordning de mest centrala för de bedömningar som görs i rapporten. Innehållet i regelverken redovisas i rapporten i de delar där de är relevanta för bedömningarna. Kommunallag (1991:900) 6 kap 7 Skatteverkets rättsliga vägledning för Studie- och konferensresor Skatteverkets information avseende Studie- och konferensresor Skatteverkets information om vissa förmåner för beskattningsåret (SKV M 2014:23, 2015:20 och 2016:25) Göteborgs Stads policy och riktlinjer för resor i tjänsten

10 10 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R Göteborgs kommuns resebestämmelser (GRB) 2015 Göteborgs Stads policy och riktlinje för upphandling och inköp Göteborgs Stads policy och riktlinje mot mutor Regler för resor Anvisning för nämnden för intraservice Tjänsteresa/reseräkning Anvisning för nämnden för intraservice Regler för attest i Göteborgs Stad Göteborgs Stads riktlinjer för företagsupphandlat privatkort Göteborgs Stads instruktion för förvaltningschef Nämnden för intraservice delegationsordning Nämnden för intraservice attestreglemente 4.3 Metod och avgränsningar Granskningen baserar sig på en kartläggning av omfattningen av konferens-, studie- eller utbildningsresor till utlandet samt stickprovskontroll av tjugo stycken utlandsresor. Det betyder med andra ord att vi endast har granskat ett begränsat urval av samtliga resor genomförda under denna period. Urvalet är koncentrat på resor till främst USA, men även andra resmål förekommer i urvalet. I huvudsak rör det sig om resor som förvaltningens tjänstemän genomfört, men i urvalet ingår även två resor där nämndens presidium deltagit. Vi har granskat den dokumentation som vi kunnat ta del av via förvaltningen, och vi har även tagit del av internt upprättade anvisningar. Stickproven har valts ut från fysiska pärmar som innehållit den dokumentation över resorna vi har erhållit från förvaltningen. Vi har inte verifierat att samtliga resor som är genomförda under perioden finns redovisade i dessa pärmar. Vi har i några fall kompletterat dokumentationen i efterhand när vi konstaterat att dokumentation har saknats i pärmarna. Under en träff med förvaltningsdirektören har vi efterfrågat ytterligare dokumentation som vi saknat, samt översänt en lista över denna saknade dokumentation. Vi har därutöver inhämtat viss dokumentation från en av intraservice leverantörer. Utöver ovanstående har vi även genomfört intervjuer med förvaltningsdirektören och chefer samt andra tjänstemän inom förvaltningen.

11 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R 11 5 Iakttagelser och bedömningar I följande avsnitt redovisar vi våra iakttagelser och bedömningar. Redogörelsen innehåller fyra huvudavsnitt, där varje avsnitt motsvarar var och en av granskningens fyra frågeställningar. Inledningsvis i varje avsnitt redovisar vi innebörden av det aktuella regelverk som den aktuella frågeställningen baseras på. Därefter redovisar vi våra iakttagelser och därefter följer våra bedömningar. Inledningsvis redogör vi för Skatteverkets rättsliga vägledning och information. Nästa avsnitt rör Göteborgs Stads egna riktlinjer och policys vid resor. Det följs av ett avsnitt som tar upp stadens riktlinje och policy mot mutor. Avslutningsvis behandlar vi nämndens egna anvisningar till intraservice förvaltning. 5.1 Skatteverkets rättsliga vägledning, information och meddelande I Skatteverkets rättsliga vägledningar återfinns Skatteverkets samlade rättsliga information. Det är Skatteverkets uttolkning av gällande rätt som baseras på domar inom respektive område. Förutom rättslig vägledning återfinns även på Skatteverkets hemsida information som ska ses som ett komplement till den rättsliga vägledningen. Skatteverket ger också löpande ut meddelanden. I Skatteverkets meddelande, Skatteverkets information om vissa förmåner för beskattningsåret behandlas förmåner som utges i annan form än kontanta medel. Skatteverket ger inför varje beskattningsår ut nya meddelanden om vad som gäller inför kommande år. Våra bedömningar i detta avsnitt baseras på de sakuppgifter som återfinns i Skatteverkets rättsliga vägledning, Skatteverkets information avseende studie- och konferensresor och Skatteverkets information om vissa förmåner för beskattningsåren 2015, 2016 och Enligt Skatteverkets rättsliga vägledning för studie- och konferensresor är utgångspunkten att en tjänsteresa inte beskattas. Det gäller dock endast under vissa förutsättningar. Det skall vara en renodlad studie- eller konferensresa. Det kan i och för sig finnas inslag av nöje och rekreation, men dessa inslag ska då vara försumbara. I de fall Skatteverket anser att begränsningarna har överskridits kommer resorna anses utgöra semester eller annan förmån och ge upphov till förmånsbeskattning för den anställde. Arbetsgivaren blir samtidigt skyldig att erlägga arbetsgivaravgifter kap. 1 och 10 socialavgiftslagen (2000:980).

12 12 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R Resans syfte Hänsyn ska tas till syftet med resan och vilken nytta resan kan få för arbetsgivares verksamhet. Det är därför enligt Skatteverkets rättsliga vägledning, viktigt att syfte och nytta tydligt framgår i den dokumentation - de underlag - som skall finnas tillgängliga hos arbetsgivaren. Arbetstid och upplägg: Enligt Skatteverkets rättsliga vägledning måste en studie- eller konferensresa utgöra effektivt arbete. Som tumregel gäller att studieeller konferenstiden ska vara minst sex timmar per dag. Under en vecka bör den effektiva studie- eller konferenstiden omfatta minst 30 timmar. Dessa 30 timmar ska vara jämnt fördelade under veckan. Destination Det ska finnas ett omedelbart samband mellan resans syfte och destinationsorten. Det ska vara uppenbart att det är ett bättre alternativ att utföra utbildningen, studiebesöket eller konferensen på annan ort. 2 Valet av destination har visat sig ha betydelse i praxis när Skatteverkets bedömningar prövats rättsligt. I de fall valet av destination inte är förenligt med syftet anser de olika instanser som prövat bedömningen att resmålet valts av andra, mindre berättigade skäl, såsom till exempel tillgång till nöje- och rekreationsmöjligheter. Vilket resmål det gäller har också betydelse för hur hårda kraven i övrigt blir. Ju mer avlägsen destinationen är, ju mer exklusiv resan är, desto högre krav ställs på nytta och samband med verksamheten. Nöje och rekreation En resa kan bli föremål för förmånsbeskattning om den har alltför omfattande inslag av nöje och rekreation. Avgörande för bedömningen är hur framträdande inslaget av nöje och rekreation har varit. Förmånsbeskattning kan till exempel aktualiseras om resan sker under en helg, till ett populärt turistmål eller till en mycket avlägsen plats 3. Att förlägga en konferensresa till en plats som utgör en vanligt förekommande turistdestination kan anses vara skäligt och tillåtet, men i de fall inslaget av rekreation eller nöje har varit för framträdande kan konferensen som helhet bedömas som oskälig. Detta kan resultera i att resan anses vara semester. Hela eller delar av resekostnaderna kan i så 2 HFD:s uttalande i mål RÅ :78 3 Skatteverkets rättsliga vägledning Studie- och konferensresor

13 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R 13 fall bli föremål för förmånsbeskattning. Det finns rättsfall där konferensarrangemanget på dagen räknas som skattefri men där kvällens middag och arrangemang har räknats som nöje och varit föremål för förmånsbeskattning. Genom praxis har principen etablerats att det under kortare konferensresor (två till tre dagar) inte bör finnas utrymme för någon beaktansvärd tid för fria aktiviteter. 4 Reseräkning Om den anställde själv har betalat utgifter i samband med en tjänsteresa som är att anse som företagets utgifter skall den anställde få skattefri ersättning för dessa utgifter. En reseräkning kan utgöra ett underlag för utbetalningen av dessa skattefria kostnadsersättningar. En reseräkning kan också utgöra ett underlag för skattepliktiga förmåner. Fri kost vid tjänsteresa exempelvis är en skattepliktig förmån för den anställde och arbetsgivaren ska göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter på förmånen 5. Fri kost är skattepliktig även i samband med kurser, kongresser, konferenser och studieresor utomlands Iakttagelser med utgångspunkt i Skatteverkets vägledning, information och meddelande Resans syfte Rutinen på intraservice inför en utlandsresa är att upprätta ett dokument som undertecknas för godkännande både av resenärens närmast behöriga chef och förvaltningschefen. Resans syfte ska anges i dokumentet. I det granskade urvalet finns en resa där det helt saknas angivet syfte. I ytterligare nio fall är resans syfte så bristfälligt angivet att det inte går att utläsa vad syftet innebär och varför det är relevant satt i relation till intraservice verksamhet. Arbetstid och upplägg För sexton av de granskade resorna saknas ett detaljerat program där det framgår vilka aktiviteter i form av föreläsningar eller annat den anställde har deltagit i och hur många timmar per dag den anställde har varit på plats på exempelvis en konferens eller mässa. I många fall finns det endast en länk till konferensarrangörens hemsida i det attesterade 4 Studie- och konferensresor i svensk skatterätt, Martin Polivka, Anna Tenselius SKV M 2014:23, 2015:20 och 2016:25 6 SKV M 2014:23, 2015:20 och 2016:25 avsnitt 4.4 Kostförmån

14 14 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R reseförsättsbladet. När vi har frågat efter ytterligare dokumentation så har i några fall den generella inbjudan bifogats som underlag. Reseräkningar I tio stycken av de tjugo stickprov vi granskat saknas reseräkningar. Enligt information från förvaltningen var den tidigare rutinen på löneavdelningen att gallra bort reseräkningar efter två år. Detta förfaringssätt uppmärksammades av revisorerna under hösten Rutinen har ändrats och idag ska alla reseräkningar sparas på samma sätt som övrig bokföring. Detta innebär dock att reseräkningar för resor genomförda under 2014 har gallrats bort. I några stickprov finns reseräkningarna för resor genomförda 2014 bifogade resebeställningen i de pärmar vi erhållit av förvaltningen. Av de tio stickprov som saknar reseräkningar är fyra genomförda Destination Femton av våra tjugo stickprov avser resor till USA. Resorna avser i flera fall deltagande i seminarier som stora internationella it leverantörer och företag arrangerar. Vissa av dessa leverantörer arrangerar även seminarier i Europa. Nöje och rekreation Vid tre av de granskade resorna har chefer på förvaltningen deltagit i resor arrangerade av intraservice leverantörer. I två av resorna handlar det om en leverantör som i stor omfattning anlitats både när det gäller köp av programlicenser och konsulttjänster. När det gäller dessa två resor rör det sig i bägge fallen om resor under 2014 till stora internationella it-mässor. Cisco Live i San Francisco och HP Discover i Barcelona. Leverantören arrangerar i sammanhanget själva resan, kost och logi samt nöjesaktiviteter. För resorna har leverantören fakturerat intraservice ett belopp för var och en av deltagarna på resan, men fakturan är ej specificerad. Enligt programmet för dessa resor ingår middag på kvällarna. Vi kan genom den dokumentation som vi har erhållit från intraservice inte bedöma nivån på de måltider som ingått vid resorna, men middagarna ska enligt information från förvaltningen ha varit av enklare karaktär med blygsamt inslag av alkohol. Vi kan utläsa i programmet från leverantören läsa att middagen en av dagarna i Barcelona skulle bestå av en god trerättersmiddag vid stranden. Av programmet från Cisco i San Francisco som vi erhållit från leverantören framgår att det rör sig om bättre middagar, men enligt vad vi kan bedöma rör det sig inte om utpräglat luxuösa eller exklusiva måltider. På kvällarna ingår besök på musikklubbar och liknande samt en arenakonsert med en internationell musikartist. Vi vet inte i vilken utsträckning personal från intraservice deltagit i dessa aktiviteter, men vi förutsätter att leverantörens kostnad för dessa aktiviteter är inbäddad i den faktura som skickats till intraservice. Något annat framkommer inte av tillgänglig dokumentation. Vid resan till San Fransisco är enligt programmet hela söndagen efter ankomstdagen

15 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R 15 vikt för nöjesaktiviteter, förutom registreringen till konferensen. Likaså är lördagen efter konferensen helt vikt för fri tid för resenären. Utflykterna har enligt vad vi kan utläsa från erhållna underlag bestått av en sightseeing i San Francisco samt en utflykt till Alcatraz och Sausalito i San Francisco. I oktober 2016 genomförde nämndens presidium tillsammans med förvaltningschefen och ytterligare en anställd - en verksamhetschef - ett studiebesök hos Microsoft i Seattle, USA. Besöket föranleddes av en inbjudan från Microsoft som förutom intraservice även bjudit in representanter för Örebro kommun, Länsstyrelsen samt Göteborgs Stads ramavtalsleverantör av bland annat Microsofts programvaror. 7 Syftet med resan var, enligt bifogat beslut om tjänsteresa, att ha en strategisk dialog kring utveckling av it i Göteborg och att få inspiration och information om de möjligheter som staden får i samband med bytet till Office 365. Ankomsten till Seattle ägde rum vid lunchtid lördagen den 8 oktober och hemresan från Seattle skedde på kvällen lördagen den 15 oktober. Vi har erhållit ett program för fyra dagar, från måndagen den 10 oktober till och med torsdagen 13 oktober. Under måndagen är programmet begränsat till två timmar. Under resterande tre dagar utgör studiebesöket heldagsaktiviteter. Studiebesöket avslutas sent torsdag eftermiddag. Hemresan sker lördag eftermiddag. Enligt reseräkningar från presidiets medlemmar framgår att det har betalts ut traktamente för nio dagar. Deltagarna på resan har gjort avdrag för samtliga måltider under resan. Avdrag ska endast göras i de fall arbetsgivaren eller någon annan står för måltidernas kostnad. Till exempel om måltiden ingår i en konferensavgift. Enligt uppgift från förvaltningen har resans deltagare betalat alla sina måltider själva, förutom frukost och de måltider som Microsoft stod för under de tre dagar studiebesöket varade. Vi har inte haft möjlighet att verifiera detta, men vi kan konstatera att deltagarna i den dokumentation som finns tillgänglig angivit att någon annan än de själva stått för kostnaderna för måltiderna under samtliga dagar. När hela eller delar av nämnden genomför en resa ska beslut normalt tas i nämnden. Nämndbeslut saknas för presidiets resa till Seattle 2016, liksom det saknas för nämndens dåvarande ordförande som 2015 reste till Orlando. Enligt uppgift har nämndens ordförande vid båda tillfällena självständigt tagit beslutet att resan skulle genomföras. Vi noterar även att beslutet för ordförandens resa inte har attesterats av vice ordförande. 7 Microsofts programvaror köps aldrig direkt av Microsoft utan alltid genom en s.k. LSPleverantör (Local Service Partner).

16 16 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R Bedömningar med utgångspunkt i Skatteverkets vägledning, information och meddelande Vår bedömning är att intraservice inte lever upp till de krav som följer av Skatteverkets rättsliga vägledning. De brister som redogörs för nedan ligger till grund för bedömningen. Syftet med en resa måste framgå i underlagen på ett tydligt sätt. Vi har i vår granskning funnit att i det i ett fall helt saknas dokumentation avseende syftet med resan. I ytterligare nio fall bedömer vi att syftet är oklart. Ett exempel när det är oklart är ett fall där målet för resan går till en konferens på en ort i USA. Syftet som anges är blott att delta i nämnda konferensen. Ett syfte angivet på det sättet eller på annat oklart sätt säger enligt vår bedömning ingenting om resans ändamål eller konferensens relevans ställt i relation till intraservice verksamhet. I flertalet av de granskade resorna går det inte heller att styrka omfattningen av den effektiva arbetstiden under resan eller vilka aktiviteter den aktiva tiden ägnats. I sexton fall av tjugo resor saknas underlag, eller finns endast bristfälliga underlag. Vi bedömer att intraservice i flertalet av de granskade resorna inte kan styrka att de anställda har deltagit i aktiviteter i sådan omfattning att det motsvarar vad skatteverket anger i sin rättsliga vägledning. I de flesta av de granskade resorna är de anställda på plats på destinationen två till fyra dagar längre än själva konferensen. I fallet med presidiets resa till Seattle 2016 är resans längd nio dagar varav två av dessa dagar är resdagar. Studiebesöket varade enligt programmet i tre dagar plus två timmar under ytterligare en dag. Detta medför att deltagarna är på plats fyra dagar i Seattle då det inte finns något program. Dessa dagar utgör enligt vår bedömning tid som saknar program och syfte relaterat till intraservice verksamhet. När det gäller resor till USA går det enligt förvaltningens bedömning åt ett par resdagar extra på grund av avståndet och tidsomställningen. Men även med hänsyn taget till detta brukar det ofta förekomma att ytterligare en eller två dagar läggs till vistelsetiden vid resmålet. I en del fall infaller dessa extradagar under helgdagar. Ibland sker inskrivningen till en konferens eller mässa dagen innan själva konferensen, ibland på en söndag. Förutom den tid själva inskrivningen tar i anspråk viks åtminstone i några av de granskade konferensresorna själva inskrivningsdagen i övrigt till fri tid. I fallet med de resor som arrangerats av en av intraservice leverantörer framgår att dessa dagar delvis ägnats åt nöjesaktiviteter. Ju mer avlägsen destinationen är, ju mer exklusiv resan är, desto högre krav ställs på nytta och samband med verksamheten. I femton av våra stickprov har de anställda rest på konferensresor till destinationer i USA, vilka i en del fall också är populära turistmål - såsom San Francisco och

17 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R 17 Las Vegas. Det är då av extra stor vikt att underlagen från resan tydligt påvisar att det rör sig om en renodlad studie- och konferensresa med försumbart inslag av nöje och rekreation. Ställt mot bakgrund av att flera av våra stickprov visar att kravet på effektiv tid inte uppfylls, föreligger i de granskade fallen en risk att förmånsbeskattning borde skett. Vår bedömning mot bakgrund av ovanstående är att intraservice inte kan styrka att den effektiva arbetstiden under tjänsteresor, konferenser och studiebesök ska utgöra minst sex timmar per dag, alternativt trettio timmar jämt fördelade under veckan. Det finns i några fall även en risk att inslaget av nöjesaktiviteter är av sådan omfattning att de enligt vår bedömning skulle kunna vara aktuellt med förmånsbeskattning En förklaring som muntligt framförts till oss när det gäller resor som företas ett par dagar före eller efter avslutad konferens, är att det inte funnits lämpliga flygavgångar vid andra tillfällen. Vår granskning visar dock att de faktiska avrese- och hemresedagarna är identiska med de resedatum som anges i de underlag som föregår resans beställning och som beslutas av förvaltningschefen. Vi bedömer därför att de extra resdagarna och extra vistelsetiden på destinationsorten accepteras och beviljas av förvaltningen. Vår granskning visar att reseräkning saknas i hälften av stickproven. Sex fall av tio som saknar reseräkning avser resor genomförda efter att rutinen att gallra ut reseräkningar efter två år ändrades. Avsaknaden av reseräkningar innebär bland annat att avdrag för fri kost inte görs och att den förmån det innebär blir då inte heller förmånsbeskattad enligt gällande skatteregler. Huruvida reseräkningar verkligen har lämnats in eller ej kan vi dock inte säkert avgöra. Vi kan bara konstatera att förvaltningen inte har kunnat presentera de reseräkningar som vi i de aktuella fallen efterfrågat. Vi har inte heller kontrollerat avsaknaden av reseräkningar mot utbetalningar av ersättningar. Vår bedömning är att intraservice saknar tillförlitliga rutiner i syfte att säkerställa att arbetstagare beskattas för fri kost. Under ett par av konferensresorna förekommer utflykter. Enligt vår bedömning, utifrån tillgängliga underlag, har dessa utflykter inget samband med resans syfte. Eftersom det inte har förekommit någon annan aktiv tid under dessa dagar, följer att utflykterna enligt skatteverkets synsätt sannolikt är att betrakta som rekreation. Vår granskning visar att delar av nämnden och anställda tjänstemän under samtliga år från 2014 till och med 2016 har deltagit i resor, konferenser och studiebesök som har arrangerats av ett par av nämndens största leverantörer. Ur ett skatterättsligt perspektiv är det av mindre intresse, såvida det inte finns ett förmånsvärde, men det aktualiserar frågan hur detta ställer sig i relation till stadens policy och riktlinje mot mutor. Vi kommenterar detta i avsnitt längre fram i rapporten.

18 18 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R 5.2 Göteborgs Stads policys och riktlinjer för resor i tjänsten I föregående avsnitt redogjorde vi för vad som gäller med avseende på Skatteverkets regler vid resor i tjänsten. I följande avsnitt redovisar vi vad som gäller med avseende på Göteborgs stads policy och riktlinjer för resor i tjänsten. Vi kommer även att beröra ett par andra riktlinjer som har viss begränsad betydelse för vissa frågor som aktualiseras vid en tjänsteresa, till exempel stadens policy och riktlinje för upphandling och inköp. Stadens policy och riktlinje för resor i tjänsten sammanfaller med eller liknar i väsentliga delar Skatteverkets anvisningar. Precis som i Skatteverkets regler ska syftet med en resa ha en tydlig anknytning till verksamhetens uppdrag. Antalet deltagare ska noga övervägas och ett tydligt motiv ska finnas för valet av deltagare. Vidare framgår att bortavaron från arbetet ska stå i rimligt förhållande till det förväntade utbytet med aktiviteten, minst hälften av den ianspråktagna arbetstiden bör användas för resans egentliga syfte. Stadens policy för resor i tjänsten innebär i huvudsak att: 1. de minst klimatpåverkande färdmedlen ska väljas 2. resor ska genomföras på ett kostnadsmedvetet sätt 3. färdsätt och logi ska väljas så att arbetstiden utnyttjas effektivt 4. webb- och videmöten ska ersätta resor när det är lämpligt 5. säkerhet och arbetsmiljö ska vägas in vid val av resa. En samlad bedömning av ovanstående faktorer ska ligga till grund för beslutet inför val av resa. Vidare konkretiseras policyn för resor i tjänsten med riktlinjer för resor i tjänsten. Policyn och riktlinjerna gäller för medarbetare och förtroendevalda i Göteborgs Stads samtliga förvaltningar. Klimatkompensation för resor med bil och flyg ska redovisas. Detta görs av respektive förvaltning och bolag årligen. Vidare gäller att resa och logi ska beställas via resetjänst upphandlad av Göteborgs Stad Iakttagelse med utgångspunkt i policys och riktlinjer för resor i tjänsten I det följande redovisar vi främst iakttagelser som är relaterade till sådana krav i stadens riktlinjer som inte sammanfaller med Skatteverkets regler. När det gäller de senare hänvisar vi till föregående avsnitt.

19 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R 19 Har de minst klimatpåverkande färdmedlen valts? Denna granskning avser resor utanför Sverige. Destinationerna är i alla våra granskade resor längre än 50 mil och den anställde får då enligt stadens policy resa med flyg. Har resorna genomförts på ett kostnadsmedvetet sätt? I alla våra stickprov har flygresan vad vi kan se genomförts i ekonomiklass eller liknande. Vad gäller val av hotell har det i granskningen framkommit att de anställda inte alltid beställer hotell via den av staden upphandlade resebyrån. I nio stickprov har den anställde själv beställt hotell och i de tre stickprov där resan arrangerats av leverantörer till intraservice har en så kallad paketresa köpts där resa, logi, inträde till konferens och måltider ingått. Resorna ska enligt policyn genomföras på ett kostnadsmedvetet sätt, men logi ska också enligt stadens policy väljas så att säkerhet och arbetsmiljö vägs in och så att arbetstid utnyttjas effektivt. Vi har inte noterat några bokningar som är uppenbart iögonfallande med avseende på pris eller annat. Vad som kan vara skälig kostnad kan variera beroende på resans syfte, tid och plats. Vår bedömning är översiktlig. Vi har inte fördjupat oss i att bedöma enskilda bokningar genom att ställa dessa i relation till prisnivån på destinationsorten. I ett par fall har vi kunnat konstatera att konferenser som arrangerats i USA också har arrangerats i Europa. 8 I de fall konferenser arrangeras på närmare håll bör det av underlagen tydligt framgå vilket mervärde eller andra skäl som motiverar att den anställde deltar i konferenser på mer avlägsna orter istället för på närmare håll. Några motiveringar av det slaget har vi inte återfunnit i dokumentationen, men vi har muntligen under intervjuer fått uppgifter om att föreläsarna under konferenserna i USA skulle vara mer kvalificerade än under motsvarande konferens i Europa, alternativt att kostnaden att resa till USA inte är högre, eller till och med lägre, än vad det kostar att delta i motsvarande konferens i Europa. Vi har inte haft möjlighet att verifiera dessa uppgifter. Vi kan dock konstatera att till kostnaden måste läggas att intraservice regelmässigt beviljar en eller två extra dagar på vistelseorten i USA med argumentet att det krävs på grund av tidsanpassningen. Till detta kommer ytterligare dagar på grund av det faktum att själva restiden är längre. 8 Ett exempel är VM World 2016 i Las Vegas mellan 28 augusti till 1 september. Denna konferens arrangerades även i Barcelona samma år mellan den 17 till 20 oktober. Ett annat exempel är Cisco Live juli 2016 i Las Vegas som också arrangerades i Berlin i februari samma år.

20 20 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R Beställs resa och logi via Göteborgs Stads upphandlade resetjänst? Vi noterar i nio av våra stickprov att förvaltningen inte beställer hotell utan endast flygresan via den upphandlade resebyrån. I några fall har som konstaterats ovan konferensresor beställts och köpts av intraservice leverantörer. Hotell och deltagaravgifter på konferenser är ofta köpta på ett Eurocard som är utställt på förvaltningens redovisningschef. Ibland har reservationen av hotellet gjorts på detta kort, men deltagaren har själv betalat hotellet vid ankomsten till destinationen och därefter satt upp kostnaden på reseräkningen. Ibland har hela hotellvistelsen betalats med redovisningschefens kort. Klimatkompensation Nämnden redovisar i uppföljningsrapport 3 år 2016 beräknade kostnader för klimatkompensation för års resor. Uppföljningsrapporten visar att beräknade kostnader för klimatkompensation är kronor år 2013; kronor år 2014 och kronor för år Bedömningar med utgångspunkt i policys och riktlinjer för resor i tjänsten I vissa delar kan det konstateras att nämnden följer stadens policy och riktlinje för resor, men i andra delar finns enligt vår bedömning brister. Utöver vad som redovisas i avsnittet om nämndens brister när det gäller följsamheten mot Skatteverkets vägledning finns ytterligare ett par saker att uppmärksamma. I den mån den fria tiden under en resa överskrider de riktlinjer som står att finna i Skatteverkets vägledning, kan den anställde själv stå för de extra kostnaderna under den lediga tiden och ta ut ledig tid, alternativt måste nämnden besluta att det utgör en personalförmån som i så fall skall förmånsbeskattas. Det är vad skattereglerna innebär.

21 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R 21 När det gäller de resor som gått till konferenser i USA men där samma eller liknande konferenser arrangerats i Europa, är det enligt vår bedömning en brist att det inte framgår av underlagen i vilka avseenden de mer avlägsna resmålen ger ett mervärde jämfört med konferenserna i Europa. Vår granskning visar att nämnden i tolv av våra totalt tjugo stickprov inte köper hela resan genom stadens upphandlade resetjänst. I åtta fall har intraservice beställt själva flygresan via resebyrån men inte hotellvistelsen. 9 I och med att resor inte betalats via Göteborgs Stads upphandlade resebyrå, eller bara tillviss del betalats via resebyrån, följer nämnden för intraservice enligt vår bedömning inte stadens resepolicy och stadens regler för inköp och upphandling. Vi har inte tagit del av någon dokumentation som anger varför upphandling av just hotell inte skett enligt ramavtal, vilket stadens riktlinjer kräver i de fallen så sker. Vid avsteg ska skälen till detta dokumenteras. 10 Anställda på förvaltningen använder ett Eurocard för beställning av hotell och betalning av konferensavgifter. Detta Eurocard är utställd på en anställd på förvaltningen. Det är ett förfaringssätt som strider mot stadens riktlinje för företagsupphandlade privatkort. Undantag ska godkännas av kommunstyrelsen. För ett företagsupphandlat privatkort har kortinnehavaren ett personligt betalningsansvar. Privatkort ska främst användas vid representation och reserelaterade inköp. Nämnden följer därmed inte stadens riktlinje för företagsupphandlade privatkort. Nuvarande förfaringssätt innebär dessutom att förvaltningen utsätter en anställd för en personlig risk. 9 I tre fall har intraservice köpt hela resan via leverantörer. Dessa fall blir belysta mer utförligt på annan plats i rapporten. 10 Förvaltningen har uppgett för oss som förklaring att betalningen av hotell i framförallt USA inte har fungerat när resan bokats genom den upphandlade resebyrån. Intraservice har enligt förvaltningen då valt att göra dessa bokningar själva för att vara säkra på att bokade rum verkligen är betalda när den resande anländer till hotellet. I enlighet med gällande regler skulle dessa skäl till avsteg i så fall ha dokumenterats, vilket alltså inte är fallet.

22 22 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R 5.3 Göteborgs Stads policy och riktlinje mot mutor I föregående avsnitt redogjorde vi för våra iakttagelser och bedömningar mot bakgrund av Skatteverkets rättsliga vägledning. Därefter följde en genomgång av iakttagelser och bedömningar på grundval av stadens egna policys och riktlinjer. De följande avsnitten i rapporten har vi vikt åt iakttagelser och bedömningar när det gäller stadens policy och riktlinje mot mutor. Enligt stadens riktlinje mot mutor ska allmänhetens förtroende vara utgångspunkten för alla företrädare för Göteborgs Stad. I alla sammanhang ska ett sådant förhållningssätt iakttas att det inte kan förekomma risk att företrädare för staden gör sig skyldiga till mutbrott. Göteborgs Stads riktlinje framhåller att särskilt höga krav ställs på anställda i den offentliga sektorn. Det påpekas att en belöning kan vara otillbörlig även om den uttryckligen inte ges för att få mottagaren att handla på ett visst sätt. Enligt stadens policy mot mutor ska anställda och förtroendevalda handla på ett sådant sätt att det inte kan uppstå misstanke att den förtroendevalde eller anställde påverkas av ovidkommande hänsyn eller intresse i sitt arbete eller i sitt uppdrag. Detta kan till exempel handla om att ta emot förmåner från företag som de har att göra med i tjänsten. Både policyn och stadens riktlinje mot mutor lägger som synes stor tonvikt vid ett restriktivt förhållningssätt. Det framhålls särskilt att agerandet skall vara sådant att det inte skadar förtroendet gentemot allmänheten. Agerandet skall inte bara syfta till att undvika direkta oegentligheter, det skall dessutom motverka själva misstanken att sådana skulle kunna förekomma. Riktlinjen poängterar att den som är offentliganställd bör beakta varje förmån som otillbörlig om den kan misstänkas påverka tjänsteutövningen. Det finns därigenom ett förebyggande inslag i stadens riktlinje och policy mot mutor. Som exempel på otillbörliga förmåner nämns bland annat helt eller delvis betalda nöjes- eller semesterresor. Det framhålls också att studieresor, kurser och konferenser bör betalas av arbetsgivaren Iakttagelser med utgångspunkt i policy och riktlinje mot mutor Vår granskning visar att delar av nämnden och anställda tjänstemän under åren 2014 till och med 2016 har deltagit i resor som har arrangerats av några av nämndens största externa leverantörer. I två fall har vi kunnat konstatera att arrangemanget även omfattar restaurangbesök, nöjesaktiviteter och utflykter. Leverantören har i dessa två fall arrangerat resan och fakturerat nämnden för kostnaderna. Fakturorna är dock inte specificerade vad gäller kostnader för flyg, hotell, deltagaravgifter, måltider och utflykter.

23 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R 23 Vi redogör för dessa resor även på sidorna ovan med utgångspunkt i skatteverkets regelverk vid resor i tjänsten. Vi upprepar inte våra iakttagelser här, utan hänvisar till detta avsnitt. Men i korthet kan vi rekapitulera att vi i dessa tidigare avsnitt gjorde bedömningen att inslagen av fri tid och nöjen under vissa resor enligt vår bedömning sannolikt ligger i riskzonen för vad som skulle anse vara rimligt för att undgå förmånsbeskattning Bedömningar med utgångspunkt i policy och riktlinje mot mutor Vår bedömning är att nämnden för intraservice brister i sin interna styrning och kontroll när det gäller Göteborgs Stads riktlinje och policy mot mutor. I ett par fall tangerar eller överskrider resorna vad som kan betraktas som lämpligt. Därmed menar vi att nämnden inte iakttagit andemeningen i stadens riktlinje och policy mot mutor. Att nämnden deltar i konferenser eller studiebesök som arrangeras av ett par av nämndens största leverantörer bör påkalla extra försiktighet. Med tanke på den oklara eller bristande dokumentationen kring vissa av dessa arrangemang aktualiseras enligt vår bedömning risken för förtroendeskada eller risken att det uppstår misstankar om otillbörliga förmåner. Riktlinjerna förutsätter som framgår ovan att anställda och förtroendevalda agerar på ett sätt som motverkar själva misstanken att sådana skulle kunna förekomma. I de aktuella fallen har det ingått middagar och i vart fall i två av fallen har det dessutom ingått nöjesaktiviteter. I fallet med de resor som i sin helhet arrangerats av Intraservice leverantörer har resan fakturerats. Det faktum att fakturorna är ospecificerade gör dock att det saknas transparens. Det går inte att i efterhand att fastställa vilka kostnader som ingår, om resenären eventuellt betalat något själv på plats eller om det förekommer inslag under resorna som utgör förmåner Att delta i denna typ av resor, arrangerade av en stor leverantör, är enligt vår bedömning generellt sett alltid förtroendekänsligt. Vi menar att nämnden i samband med de aktuella resorna inte har vidtagit de mått och steg som krävs för att motverka den risk detta medför. I den utsträckning nämnden menar att det är rimligt att anställda eller förtroendevalda deltar i resor som arrangeras av nämndens leverantörer, är det inte tillräckligt tydligt och explicit fastställt hur stadens riktlinje och policy skall tillämpas. Det finns därför ett behov av att tydliggöra under vilka villkor och under vilka förutsättningar anställda eller förtroendevalda kan delta i denna typ av resor och konferenser.

24 24 N Ä M N D E N F Ö R I N T R A S E RV I C E G R A N S K N I N G AV U T L A N D S R E S O R 5.4 Nämndens anvisningar I de föregående avsnitten har vi uppehållit oss vid de regelverk som Intraservice ska förhålla sig till vid tjänsteresor. Dessa regelverk utgörs av både statliga och stadens egna kommungemensamma riktlinjer. I den meningen är dessa regelverk externa i förhållande till Intraservice. Utöver dessa ska vi avslutningsvis i detta avsnitt kort beröra om nämnden följer sina egna nämndspecifika anvisningar. Nämnden för intraservice har beslutat om fem styrande dokument för resor i tjänsten. Två av dessa reglerar utrikes resor. 11 Enligt anvisningen Regler för resor har samtliga anställda på Intraservice ett ansvar att planera sina längre resor på ett sådant sätt att man så långt som möjligt lever upp till intentionerna i resepolicyn. 12 Alla beställningar av biljetter och hotellrum ska göras via Beställningsportalen. 13 Därefter ska beställningen gå till Intraservice reception som anlitar en upphandlad resebyrå. Syftet med denna regel är enligt anvisningen för att kunna utnyttja rabatter, sänka kostnaderna för administration, erhålla statistik över resandet samt för att säkerställa att anlitade leverantörer uppfyller kommunens miljö- och säkerhetskrav. Utlandsresor ska enligt anvisningen tjänsteresa/reseräkning godkännas av förvaltningschefen genom attest i beställningsportalen. Efter genomförd resa som är längre än 50 kilometer ska den anställde lämna en reseräkning. Reseräkningen bör enligt anvisningen lämnas inom en månad, dock senast inom ett år. Fullständiga verifikationer för alla utlägg som ska ersättas ska lämnas i original till Stab Ekonomi. Innan en tjänsteresa påbörjas skall det enligt nämndens anvisning alltid på förhand vara fastställt hur medarbetare på bästa sätt delger övriga arbetskamrater sina intryck. De alternativ som normalt står till förfogande är att göra en kortare rapport som läggs in som nyhet på startsidan på förvaltningens intranät, alternativt genom att arrangera ett lunchseminarium för att informera övriga kollegor. 11 De övriga tre av nämnden beslutade anvisningar behandlar cykel inom tjänsten, tjänstereseförsäkring och västtrafiks årskort. 12 Enligt anvisningen innebär detta att resor i tjänsten ska väljas så att miljöpåverkan, säkerhetsrisker och totalkostnad minimeras. Vid bedömning av totalkostnaderna ska hänsyn tas till resans alla delar, dvs transport, logi, traktamente, tjänstereseersättning, arbetstid och restid. 13 Beställningsportalen är ett IT baserat verktyg.