IMF Föreningen 08/ Protokoll styrelsemöte Sidor 6

Transkript

1 DATUM OCH TID PLATS NÄRVARANDE FRÅNVARANDE Måndag den 8 maj 2017 LF-rummet Mälardalens Högskola Västerås Victor Öman (VÖ) Ellionor Persson (EP) Felicia Genlund (FG) Felicia Höjer (FH) Josefine Karlsson (JK) Martina Algurén (MA) Ellinor Hammar (EH) Hannah Holmberg (HH) Pernilla Windahl (PW) Hanna Trygg (HT) Victor Rubin (VR) Rebecca Carlsson (RC) Sara Lundgren (SL) Matilda Ljungberg (ML) Ordförande Vice Ordförande Ekonomiansvarig Vice Ordf. Marknadsföringsutskottet Ordförande Näringslivsutskottet Vice Ordf. Näringslivsutskottet Ordförande Utbildningsutskottet Ordförande Sociala utskottet Vice Ordf. Sociala utskottet Vice Ordf. Sociala utskottet Ordförande Marknadsföringsutskottet 1. MÖTETS ÖPPNANDE Ordföranden (VÖ) hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat klockan FORMALIA 2.1 NÄRVARO- OCH YTTRANDERÄTT: Alla närvarande är medlemmar och beviljades närvarooch yttranderätt. 2.2 VAL AV SEKRETERARE TILLIKA JUSTERINGSPERSON: Styrelsen beslutar att utse (MA) till sekreterare samt att (FG) justera protokoll. 2.3 DAGORDNINGENS FASTSTÄLLANDE: 2.4 GODKÄNNANDE AV FÖREGÅENDE PROTOKOLL Dagordningen fastställdes i enighet med styrelsen med tillägg att ha paus innan beslut. Godkänns. 3. GENERELL AGENDA 3. 1 Rookieperioden/er Näringsliv JK tar upp Unionen avtalet med generalerna för att Unionen vill ha kontakt med en general som kan berätta mer om rookieperioden, specifikt Björnökampen då de vill ha två aktiviteter under Rookieperioden. HT får vara kontaktperson utav generalerna med Unionen. erna undrar om sponsorer för rookieperioden. erna kommer få ha kontakt med AN som är ny ordförande i näringsliv som kanske vill ta kontakten med

2 sponsorer även under rookieperioden. VR tar kontakt med AN angående detta. Aktiviteter Övrigt Nya styrelsen vill ha en egen aktivitet under rookieperioden och generalerna undrar om det måste vara en BBQ. VÖ säger nej och att det är helt upp till dem när, var, hur den nya styrelsen ska presentera sig själva. erna har satt ut tid preliminärt för styrelsen innan back-racet 4/9. Nya styrelsen får planera själva vad de vill göra med tiden. Behöver generalerna access till LF och förrådet under sommaren får de kontakta VÖ, HH eller MA om kort och nycklar då det är dem som för tillfället har access. Vet ej när Kåren ändrar vem som får access. Inga aktiviteter kommer hållas tillsammans med Kåren under Rookieperioden. erna kan kontakta styrelsen under sommaren utan problem. Bara att höra av sig på FB eller liknande sätt. VÖ trycker på att det är viktigt att Rookisarna anmäler sig till föreningen under Rookieperioden så föreningen kan skicka medlemsregister till S.E.R.O. Ekonomi erna kommer sätta färre aktiviteter under Rookieperioden på FH som också är Överfadder för att underlätta för henne under dessa veckor. FH kommer ha koll på alla inbetalningar som sker till föreningen under Rookieperioden. erna ska beställa tröjor och hattar. FG OK:ar att de kan fakturera IMF-föreningen. Alla aktiviteter kommer få ett formulär där de fyller i vad de ska göra, vad som behövs och hur mycket det kommer kosta. Utifrån dessa kommer erna kunna göra en budget för Rookieperioden. FH och erna kommer sätta sig ner och göra projektansökan för Rookieperioden till S.E.R.O. Man ska fylla i bokföringsunderlag om man lagt ut pengar för föreningen, gäller alla överfaddrar och faddrar. (er justeras ur protokollet) 4. RAPPORTERING 4.1 SOCIALA UTSKOTTET Vårbalen Rosétisdag Arbetet med vårbalen fortsätter - haft möte (fixat budget, bordsplacering, schema). Kl behöver de så mycket hjälp som möjligt med att blåsa ballonger och hjälpa till med allmän pyntning på Konserthuset. Rosétisdag blev lyckat - fortsätt med liknande evenemang

3 Sommaravslutning 4.2 MARKNADSFÖRINGSUTSKOTTET IMF-tröjor Resursdag 4.3 UTBILDNINGSUTSKOTTET Ska påbörja planeringen för sommaravslutningen. Vi vill göra en webshop, liknande Söfres, på vår hemsida där man kan beställa tröjorna. Förslag att vi köper in ett gäng tröjor som vi har på lager (i förrådet) och kan ha med på Rookieperioden och när vi står i skolan till att sälja. Inget namn på dessa, kommer bli för jobbigt att åka och trycka personliga. Kolla upp bra deal med Brages. FH och nya ordförande i marknadsföringsutskottet Elin hade en grym resursdag i Stockholm hos Ingages i fredags! Snygga powerpoints som FH har lagt in i marknadsföringsmappen i driven. Programråd Utlandsterminskväll Överlämning Charlotta har kontaktat VÖ, MA och EH om att delta. 18/5 är preliminärt datum för detta. Har fått pengar från S.E.R.O för utlandskvällen. 834 kr, och det var det som Mälekon fakturerade IMF för. Jobbar på överlämningen. 4.4 NÄRINGSLIVSUTSKOTTET (EP justeras in i protokollet) MIV-Träff ABB Jusek Unionen Studentkortet Forex 4.5 EKONOMIANSVARIGE Deklarerat Bra föreläsning på Thorén Business School. God mat. Minglade med föreläsare och kommunikatörer. SMS:ade med Anna idag och hon vill gärna lösa företagsbesöket hos dem. Har tagit hjälp av två kollegor. Förhoppningsvis i slutet av maj. Alexander har skrivit på kontrakt och skickat till Jusek. Se under Generell Agenda Vill vi detta behöver vi skriva avtal så snart som möjligt (typ nu). Mailat Jonas så vi kan boka in möte så snart som möjligt. Fick hjälp av Frida och noterat mycket till FH nästa år.

4 Vårbal Chartersittning IMF-Dagen Ombokning av flyg Resultaträkning av året Ersättning Sara bläck SM i ekonomi 4.6 ORDFÖRANDE Utvecklingssamtal Fick avslag på projektstöd för vårbalen och S.E.R.O. kommer avslå alla sociala evenemang under Har gjort en efterkalkyl, gick ca 3700 kronor + Har gjort preliminär efterkalkyl för IMF-dagen MAs ombokning av flyget till Luleå blev 800kr. Förslag att föreningen betalar 500 kr och MA 300 kr kr i kassan. SL vill att föreningen betalar en ny bläckpatron till henne. Förslag: I fortsättningen får man meddela innan man skriver ut, samt att man får 50 öre/sida då också. Har betalat konferensen. Blir 300kr/person. VÖ har haft utvecklingssamtal med MA Mötet ajourneras till DISKUSSION & BESLUT Spontana evenemang Webshop IMF merchandise Ekonomiskt resultat att lämna till nästa styrelse 5000 kr får spenderas de sista 3 veckorna på terminen. Mötet godkänner förslaget Beställer en av varje storlek (S, M, L). Totalt 3000 kr. Mötet godkänner förslaget. Minst kr. Utskriftskostnader Sara ersättning för bläck (önskar 244 kr). Skrivit ut större mängd dokument hemma. Använt slut på allt bläck även de patroner som bytts under året, skrivit ut kanske sidor för eget bruk sen i somras. Har inhandlat nya patronre för 195 kr + 49 kr frakt. Billigaste som gick att hitta. College party ca 6 sidor, skyltar, spelregler Halloween ca 6 sidor. Spöken, skyltar. Julsittning - sånghäften ca st (inte helt 100 på antalet), dubbelsidiga så ca sidor bläck. Homecoming namnlappar ca 3-5 sidor, bordskartor 6 st. mingelbingo 85st Inträdes listor Fulsittning Charter 2 sidor. Kommer skriva ut namnskyltar till Vårbalen. Blir kanske runt 3-5 sidor?

5 Utskriftskostnader framöver Förslag: Möta halvvägs på 122 kr. Blir ca 50 öre/sida. Mötet godkänner förslaget. I framtiden får man 50 öre/sida om man skriver ut hemma, och 1kr/sida om man skriver ut på skolan. Mötet godkänner förslaget. Studentkortet Gammalt beslut ligger. Ombokning av flyg MAs ombokning av flyget till Luleå blev 800kr. Förslag att föreningen betalar 500 kr och MA 300 kr. Mötet godkänner förslaget. 6. ÖVRIGA FRÅGOR 7. TO-DO-LISTA Marknadsföring - Ska lägga ut lista nästa vecka med vilka som kommer på vårbalen. Näringsliv Sociala - Ska ha möte med Konserthuset - Ska börja planera sommaravslutningen - Förhoppningsvis ha en till rosétisdag Utbildning Ekonomi - Skicka in efterrapport för IMF-dagen, men inväntar svar från Beata. Ordförande - Fixa medlemsregister 8. NÄSTA MÖTE Vecka 20. VÖ lägger ut Doodle som MA också delar i nya styrelsechatten. 9. MÖTETS AVSLUTANDE VÖ avslutar mötet _Victor Öman Justeras (ordförande) Martina Algurén Vid protokollet Felicia Genlund Justeras