IMF Föreningen 06/ Protokoll styrelsemöte Sidor 5

Transkript

1 DATUM OCH TID PLATS NÄRVARANDE Måndag den 6 mars 2017 LF-rummet Mälardalens Högskola Västerås Victor Öman (VÖ) Ellionor Persson (EP) Felicia Genlund (FG) Ellinor Hammar (EH) Josefine Karlsson (JK) Martina Algurén (MA) Matilda Ljungberg (ML) Felicia Höjer (FH) Hannah Holmberg (HH) Pernilla Windahl (PW) Anna Ekenberg (AE) Ordförande Vice Ordförande Ekonomiansvarig Ordförande Utbildningsutskottet Ordförande Näringslivsutskottet Vice Ordf. Näringslivsutskottet Ordförande Marknadsföringsutskottet Vice Ordf. Marknadsföringsutskottet Ordförande Sociala utskottet Vice Ordf. Sociala utskottet Vice ordförande S.E.R.O. FRÅNVARANDE Sara Lundgren Vice Ordf. Sociala utskottet 1. MÖTETS ÖPPNANDE Ordföranden (VÖ) hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat klockan 17: FORMALIA 2.1 NÄRVARO- OCH YTTRANDERÄTT: 2.2 VAL AV SEKRETERARE TILLIKA JUSTERINGSPERSON: Alla närvarande är medlemmar och beviljades närvarooch yttranderätt. Mötet beslutar att AE ej innehar yttranderätt. Styrelsen beslutar att utse (EP) till sekreterare samt att (MA) justera protokoll. 2.3 DAGORDNINGENS FASTSTÄLLANDE: 2.4 GODKÄNNANDE AV FÖREGÅENDE PROTOKOLL Dagordningen fastställdes i enighet med styrelsen med följande tillägg: Rast efter rapportering. Godkänns. 3. GENERELL AGENDA 3.1 IMF-dagen Möte på onsdag, föreläsare (Martin Deinoff) och 3 alumner är på plats. Även sponsorer är klara. Dan Linder är klar som moderator. Jocke eventuellt som stand-up. Budget är klar och projektansökan är klar, budgeten landade på kr. Marknadsföringsschema är lagt för detta där det ska presenteras vilka som ska vara med och liknanden, vilka kanaler som ska användas är inte ännu klar. Majoriteten av marknadsföringen ska ske via IMF- Dagens Facebook-sida. Även affischer kan vara bra, mer ska tas upp på mötet på onsdag. 3.2 Stadgar Läggs upp i driven, kommentarer och tillägg kan göras till nästa möte. 3.3 Årsstämman Ha detta redan i början på april, detta för att nya styrelsen då har möjlighet att anmäla sig till SM om de vill. Detta

2 göra att allt flyttas fram i vad som skulle gjorts i april för oss. Bestämma och kontakta mötesordförande (Krister Frost) och sekreterare. Inkludera nominering i ansökan. Bjuda på mat? 4. RAPPORTERING 4.1 SOCIALA UTSKOTTET Utskottsmöte Sommaravslutning Vårbalen Förra veckan för att gå igenom de kommande evenemangen. Femkamp där medlemmarna får anmäla sig ligger i planeringsfasen. Vårbalen blir den 20 maj på konserthuset. Bokningsbekräftelsen har ännu inte kommit. Budgeten för denna ligger i driven då vissa kostnader inte är satta än. Underhållning är på g. Fulsittningen Möte med Publik gjordes förra veckan, för att ordna upp oklarheter kring denna sittning. Tema är Charter, två personer från styrelsen ska vara med på spex. EH kommer vara toastmaster. 80 kr för biljetten, 30 kr för drinkbiljett och några tävlingar kommer vara under sittningen. Utslaget för sittningen är att föreningen kommer gå plus 2835 där förslaget är att lägga de pengarna på vårbalen. En bild ska tas för marknadsföringen för detta. Sälja biljetter 15/3 för detta i länken. Endast 80 platser för medlemmarna så det kommer bli först till kvarn. Prison Island LF-Pub 27/3-31/3 är förslaget för detta. Marknadsföringen för detta är igång, och quiz är klart. Beer and burger Gjordes lyckat förra veckan och vi kommer fortsätta marknadsföra detta. 4.2 MARKNADSFÖRINGSUTSKOTTET Folkets Sociala medier Folkets ska ha en påskfest där de bett om hjälp av oss. Marknadsfört detta och det är många som kommer. Börjat följa fler för att få fler följare tillbaka. Hittills 20 nya. 4.3 UTBILDNINGSUTSKOTTET Pluggkväll Info för utlandstermin Det ska vara ett quiz, där det ska marknadsföras lite mer. Gå ut och ha ett infomöte 30/3 för att informera mer kring utlandsterminen, där Pablo kommer och informerar. Mer praktisk info samt veta vilka medlemmarna åker tillsammans med. Tillsammans med Mälekon.

3 4.4 NÄRINGSLIVSUTSKOTTET Gästföreläsning Diskussion kring hur vi ökar medlemsengagemanget Unionen Västerås company (Alf) Föreläsningen gick bra, väldigt intressant. Dock väldigt få medlemmar som dök upp. Vara mer synliga, synas mer i skolan, inspring till de olika klasserna, informera om styrelsen, IMF-dagen och dyl. Telefonmöte. Förändring i avtalet, där de inte tyckte att IMF-dagen blev så bra som de hade hoppas. Rookiperioden var lyckad, där de kanske istället ska ha två evenemang på rookieperioden istället för IMF-dagen. Företagsbesök på Exprektum där det max får komma 30 st. detta för att sporra medlemmarna att anmäla sig då de funkade för Navii besöket. Förmodligen vecka 14. Alla i styrelsen kommer delta, kommer bli runt 50 st studenter. 4.5 EKONOMIANSVARIGE Bokföringsunderlag Visma Efterrapport Staffan Dagsläget Swish Överlämning Ett underlag är framtaget som tillägg till kvitton. Detta för att underlätta bokföringen för utlägg och liknande. Går att skapa projekt i programmet där de olika evenemangen görs i de olika projekten. Det blir då tydligare med återkommande projekt för nästkommande styrelse. Inte fått faktura från kåren än kr på kontot just nu. Inte ännu fått svar från Frida. Håller på att uppdatera detta för att göra en så bra överlämning som möjligt. 4.6 ORDFÖRANDE Medlemsregister Utvärderingssamtal Ska gås ut med detta i samband evenemang för att underlätta för nästkommande styrelse. Börjar vi ordna detta, så blir alumner lättare att kontakta i framtiden. Ska bokas, förslaget är att ha det efter nästa styrelsemöte igen. Generaler & Fadderutbildning Överlämning med dessa är gjord, där de ska vara med på ett möte för att de ska vara införstådda i budget och liknande. Överlämning I dokumentet ska det visa vad man tänkte göra men inte hann, istället för det här ska/ ska inte göra.

4 Överlämningshelg Borde bestämma ett datum snart, så alla öronmärker just den helgen, samt att vi då i ansökan till styrelsen kan säga att även de som ansöker ska öronmärka helgen, samt SM. 5. DISKUSSION & BESLUT Vinst från fulsittningen Utslaget för sittningen är att föreningen kommer gå plus 2835 där förslaget är att lägga de pengarna på vårbalen. Mötet beslutar att Pengar för infodag utlandstermin Prison Island 3750 kr för denna dag för båda föreningarna. Tanken är att äskar de pengarna, men går de inte igenom godkänns förslaget från föreningens kassa. Mötet beslutar att Bordlägges. Marknadsföring styrelsen Veckobrev Förslag att ha ett evenemang eller information på sociala medier. Sedan att vi ska synas för medlemmarna mer samtidigt. Bordlägges i vilket förlag som ska göras. Inför nästa möte ska vi då filma för filmerna. Förslag på att införa veckobrev. Mötet beslutar att Årsstämma Bokföringsunderlaget LF access Förslaget är 10/4 klockan 17:00. Mötet beslutar att Förslag för att sätta en pengagräns med föreningskortet. Mötet beslutar att Förslag är att ekonomi ska vara den som har access, för att posten inte ska förfalla. Mötet beslutar att godkänna förslaget. 6. ÖVRIGA FRÅGOR Jusek Stämmer datumet? Det står i årsplaneringen, vilket betyder att det gäller. 7. TO-DO-LISTA Marknadsföring Publiseringsschemat satt Förbereda filmen för styrelsen Påminna pluggkvällen Utlandsstudiekvällen Studentkortet 8/3 Näringsliv

5 Förslag för företagsbesöken Resursdag Studentkortet möte 8/3 Sociala Fixat bild för fulsittningen Sålt biljetter LF-pub Spikat mer till vårbalen Börjat fixa på projektstödet Utbildning Fixa inför pluggkvällen och quizet Fixa det sista inför utlandsstudiekvällen Ekonomi Kontakta Nordea och Frida med Swish Ordförande Få ordning med medlemsregister Förslag på stadgarna Implementera dagordning Kontaktat Krister för årsmötet Lägga fram schema och frågor till utvärderingssamtal 8. NÄSTA MÖTE 20/ i LF-rummet. 9. MÖTETS AVSLUTANDE VÖ avslutar mötet 19:31 Victor Öman Justeras (ordförande) Martina Algurén Vid protokollet Ellionor Persson Justeras