DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN Dnr VOO 2015/0024

Transkript

1 Vård och omsorgsförvaltningen Dokumenthanteringsplan (9) Birgitta Åkerson 6364 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR VÅRD OCH OMSORGSNÄMNDEN Dnr VOO 2015/0024 Verksamhet: Vård och omsorgsförvaltningens uppdrag är att ge stöd, service och omvårdnad till äldre och personer med funktionsnedsättning. Styrande Socialtjänstlagen lagstiftning: Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade Hälso och sjukvårdslagen Diarieföring: Klientärenden i Procapita, allmänna övergripande ärenden i W3D3, samt manuell diarieföring. Arkiveringsområden: 1. HSLdokumentation 2. och LSSdokumentation 3. Anmälningar, avvikelser HSL,, LSS 4. Ekonomi 5. Administration 6. Personaladministration 7. Myndighetsfunktionen övrigt Aktivitetsansvariga: Biträdande förvaltningschef arkiveringsområde 46 Ekonomichef arkiveringsområde 46 Medicinskt ansvarig sjuksköterska arkiveringsområde 1,3,5 Myndighetschef arkiveringsområde17 Kvalitetschef arkiveringsområde 35 Verksamhetschef Särskilt boende arkiveringsområde 16 Verksamhetschef HRSS arkiveringsområde16 Verksamhetschef Stöd o aktivering arkiveringsområde16 Verksamhetschef Boende och Habilitering arkiveringsområde 26 ITsystem: Procapita verksamhetssystem W3D3 ärendehanteringssystem Raindance ekonomisystem BAB 32 stödsystem bostadsanpassning Offentliga jobb rekryteringsportal LISA stödsystem vid arbetsskador och tillbud SVPLIT vårdplaneringssystem HSAkatalog adressregister Besched personaladministrativt system Ecompanion personaladministrativt system Beslutad: Av vård och omsorgsnämnden Uppdaterad:

2 Vård och omsorgsförvaltningen 2(9) 1 HSLDOKUMENTATION Handling/data Medium Förvaring Sortering Arbetsmaterial innan journalföring (tex Kost och vätskeintag) Delegeringsbeslut för hälso och sjukvårdsuppgifter. Avser även beslut om ändring i delegering och om återkallade delegeringsbeslut. Förbrukningsjournal för narkotika Habiliteringsakt (personakter) HSLjournal vid driftstopp Procapita Hälso och sjukvårdsjournal Inkomna utdrag från journal från RSepikris Inkomna utdrag från journal från RSutskrift ur läkarjournal Hälso och sjukvårdsjournal papper (Procapita) förvaras i arkivskåp på respektive enhet. förvaras i hälso och sjukvårdsjournalen i arkivskåp på respektive enhet. (Procapita) förvaras i arkivskåp på respektive enhet. förvaras i arkivskåp på respektive enhet. (Procapita) förvaras i arkivskåp på respektive enhet. / Gallra Efter att uppgiften journalförts. efter beslutet upphört att gälla. Se Hälso och Se Hälso och. Se Hälso och 10 år efter sista uppgifts införande journaler på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad. Scannat i Procapita Se Hälso och I hälso och sjukvårdsjournalen på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp Se Hälso och Intyg Scannat i Procapita Se Hälso och Mina planer (ITtjänst SVPL) Inskrivnings /utskrivningsmeddelande, kallelse från Region Skåne från psykiatrin/ Scanna in från psykiatrin journal (Mina planer) I hälso och sjukvårdsjournal på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp el scanna in i journal Region Skåne gallrar digitalt. Till Stadsarkivet efter Se Hälso och Se Hälso och. Se Hälso och Vid arkiveringsbehov: Kontakta arkivet före leverans (tel. 5945). Journaler på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad levereras åtskilda från övriga. Se Hälso och Se Hälso och Se Hälso och Se Hälso och

3 Vård och omsorgsförvaltningen Mina planer (ITtjänst SVPL) Samordnad vårdplan Mina planer(ittjänst) SIP Samordnad Individuell vårdplan / Scanna in i Journal / Scanna in i Journal (Mina planer) I hälso och sjukvårdsjournal på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp el scanna in i journal (Mina planer) I hälso och sjukvårdsjournal på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp el scanna in i journal Ordinationshandling I hälso och sjukvårdsjournalen på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp Rapportblad HSL I hälso och sjukvårdsjournalen på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp Signeringslista I hälso och sjukvårdsjournalen på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp Signaturlista, identifikation På resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp Region Skåne gallrar digitalt. se Hälso och sjukvårdsjournal Region Skåne gallrar digitalt. se Hälso och sjukvårdsjournal Se Hälso och sjukvårds journaler Se Hälso och sjukvårds journaler Se Hälso och sjukvårds journaler 3(9) Se Hälso och Se Hälso och Se Hälso och Se Hälso och Se Hälso och Vid behov. 2 OCH LSSDOKUMENTATION Handling/data Medium Förvaring Sortering Ansökningshandlingar, utredningar och intyg korrespondens i ett personärende, ej rutinmässig Beslut enligt LSS 9 8 eller Handling i samband med insats enligt LSS 9 8 familjehem (Procapita) Personakt i låst utrymme på enheten (Procapita) Personakt i låst utrymme på enheten / Gallra Gallring skall ske: 5 år efter sista uppgifts införande handlingar på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad. Till Stadsarkivet efter Handlingar på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad levereras efter 5 år. 5 år Journal enl. /LSS (Procapita) i låst utrymme på enheten Gallring skall ske: 5 år efter sista uppgifts införande journaler Journaler på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad levereras efter

4 Vård och omsorgsförvaltningen 4(9) på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad. 5 år. Genomförandeplan /LSS (Procapita) Gallring skall ske: 5 år efter sista uppgifts införande på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad. Genomförande planer på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad levereras efter 5 år. i låst utrymme på enheten gallra vid inaktualitet Individuella målsättnings Dokument LSS Mina planer (ITtjänst SVPL) Inskrivnings /utskrivningsmeddelande, kallelse från Region Skåne Mina planer (ITtjänst SVPL) Samordnad vårdplan Mina planer (ITtjänst) SIP Samordnad Individuell vårdplan Sammanställning, uppföljning, beslut och genomförandeplan Samtycke till användande av kontaktbok (Bo o Hab) Signaturförtydligande / Scanna in i Journal / Scanna in i Journal / Scanna in i Journal i låst utrymme på enheten (Mina planer) I personakt MF i närarkiv/arkivskåp el scanna in i journal (Mina planer) I personakt MF i närarkiv/arkivskåp el scanna in i journal (Mina planer) I personakt MF i närarkiv/arkivskåp el scanna in i journal (W3D3) Gallring skall ske: 5 år efter sista uppgifts införande journaler på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad. Region Skåne gallrar digitalt. enl Journal Region Skåne gallrar digitalt. enl Journal Region Skåne gallrar digitalt. enl Journal Vid inaktualitet på enhet Vid inaktualitet Signeringslista i låst utrymme på enheten/ hos brukare Tidsredovisning till Försäkringskassan (Stöd o Aktiv) Kronologisk 2 år Journaler på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad levereras efter 5 år. Se Journal Se Journal Se Journal 10 år Vid behov.

5 Vård och omsorgsförvaltningen 5(9) Överrapporteringsblock (Stöd o aktiv) Block hos brukaren Vid inaktualitet. 3 ANMÄLNINGAR, AVVIKELSER /LSS/HSL Handling/data Medium Förvaring Sortering Avvikelsehantering enligt Lex Maria Inkl. utredningsmaterial Avvikelsehantering enligt Lex Sarah Inkl. utredningsmaterial (W3D3) Ärendeakt Sekretessdiarum (W3D3) Ärendeakt Sekretessdiarium / Gallra efter Till Stadsarkivet efter HSL Avvikelserapporter (Procapita) MAS efter att samman ställning gjorts HSL Sammanställning av avvikelserapporter, Patientsäkerhetsberättelse Inkomna beslut från: Socialstyrelsen Patientskaderegleringen (PSR) Läkemedelsförsäkring sföreningens försäkringsbolag som rör Lunds kommun Yttrande i förtroendefrågor mellan vårdgivaren (Lunds kommun) och Patientnämnden/ patienter 4 EKONOMI Handling/data Digital (W3D3) Ärendeakt (W3D3) Ärendeakt (W3D3) Ärendeakt Medium Förvaring Sortering / Gallra efter Egna journalkopior kan gallras vid in aktualitet. Till Stadsarkivet efter Bokföringsorder (Raindance) 10 år Bokslut/Årsanalys (W3D3) Ärendeakt Budget EVP och (W3D3) Internbudget Ärendeakt Delårsrapporter och (W3D3) månadsbokslut Ärendeakt Fakturor (inkl. handkassa) (Raindance) Arkivboxar Stadsarkiv 10 år Vid behov. Följesedlar fullständig faktura: vid behov bilägga faktura: Fakturanr. och verifikationsnr. skall anges på följesedeln manuella (Raindance) 10 år Vid behov.

6 Vård och omsorgsförvaltningen 6(9) Kvitto, redovisning i låst skåp 10 år privata medel Körjournal 6 år Rekvisitionsblock (kopior) Originalrekvisitionen arkiveras med fakturan om leverantören bilägger den. Statsbidragsansökan och rekvisition Löpnummer Vid inaktualitet (W3D3) 10 år Vid behov. 5 ADMINISTRATION (Personaladministration se nedan) Handling/data Medium Förvaring Sortering / Gallra Avtal, kontrakt Broschyrer, information om verksamheten (W3D3) Avtalspärm Tryck Vid inaktualitet. Till Stadsarkivet efter Vid behov. Enskilda klagomål (W3D3) 2 år efter att sammanställning gjorts Handlingar Kommunala handikapprådet Nätverksplats Handikapprådet Närarkiv Inventarieförteckning Korrespondens, rutinmässig/ ej ärenderegistrerad, av tillfällig betydelse Personakter beslut om kommunalt bostadsbidrag, KBH Personakt i avgiftsärende. Nätverksplats KBH Närarkiv Vid inaktualitet. Vid in aktualitet Gallring skall ske: 10 år efter sista uppgifts införande Protokoll, LSSrådet Kronologisk Vid behov. Protokoll, nämnden och arbetsutskottet Protokoll, samverkansgruppen Arkivpapp er (W3D3) inbinds Vid inaktualitet 5 år Riktlinjer och rutiner för vård och omsorgsförvaltningen (W3D3) /mapp 5 år Ärendeakter W3D3 /mapp

7 Vård och omsorgsförvaltningen 6 PERSONALADMINISTRATION Handling/data Medium Förvaring Sortering Anställningsavtal och Uppsägning av anställning Ansökningshandling till tjänster, anställda Ansökningshandlingtill tjänst, ej anställda / Gallra Kopia Original papper bevaras. Kopia gallras 2 år efter anställningens upphörande. (Offentliga jobb) (Offentliga jobb) 2 år efter anställningens upphörande. gallras efter registrering i Offentliga jobb 2 år efter överklagandetidens utgång. gallras efter registrering i Offentliga jobb 7(9) Till Stadsarkivet efter Original direkt. Arbetsskada och (LISA) Vid behov. tillbud Disciplinärende Lokal personalakt, 1 år efter alfabetisk anställningens upphörande Kopia av dokument som i original förvaras på annat håll inom kommunen Vid inaktualitet Kurs och konferensinbjudning Vid inaktualitet Läkarintyg Lokal personalakt MBL protokoll Minnesanteckning från avdelnings, personal, info. möten eller liknande Omplaceringsutredning (W3D3), kronol. Lokal personalakt, alfabetisk 2 år För arbetsskada/rehabi literingsutredning: 10 år efter avslutat ärende 2 år 1 år efter anställningens upphörande Personalpost HSA (HSAkatalog) Vid inaktualitet (tex anställning upphör) 5 år Protokoll Ledningsgrupp, 5 år Registerblad för rekrytering tjänster, anställda 1 år Rehabiliterings Lokal personalakt, 10 år efter avslutat

8 Vård och omsorgsförvaltningen 8(9) utredning alfabetisk ärenden SITHSkort Kort Kortinnehavare Återlämnas för destruktion vid avslutad anställning. Tjänstgöringsschema Utdrag ur HSAkatalog över aktuella personposter (4g/år) Utredningshandling diverse Vid längre tjänstledighet eller sjukfrånvaro lämnas kortet till korthandläggare för förvaring. 2 år Vid inaktualiet Värdeskåp tillgängligt vid revision hos Superadministratör Ämnesvis Vid inaktualitet 7 MYNDIGHETSFUNKTIONEN ÖVRIGT Handling/data Medium Förvaring Sortering Avgiftsbeslut med inkomstuppgifter och bostadsförfrågan Besvärsärende avgift Skrivs ut på Bostadsanpassningsakt, inkl. korrespondens ej rutinmässig Dagjournal (närvarolistor och matlistor) Kösystem seniorbostäder Personakt i avgiftsärende, inkl. inkomstuppgifter och bostadsförfrågan, inkl. korrespondens ej rutinmässig Utbetalningsbesked från Försäkringskassan enl. SFB Vårdbehovsbedömning ersättning / Gallra Till Stadsarkivet efter (Procapita) 10 år Vid behov. I personakt i avgiftsärende (BABsystem) Mappar efter dnr (Procapita) Närarkiv/ 1 år efter in aktualitet, tex bidragstagarens bortgång, under förutsättning att inga originalverifikationer finns i akten, i så fall 10 år efter in aktualitet 10 år Vid behov. Vid inaktualitet (Procapita) Närarkiv/Personakt 10 år efter sista notering Vid behov. Arkivboxar 10 år 3 5 år (Procapita) Spara två senast gällande fram till gallring av journal.

9 Vård och omsorgsförvaltningen Löpande arbetsanteckningar utifrån /LSS är att anse som arbetsmaterial och ska sammanfattas i journal/gallras minst en gång i månaden. Det som är väsentligt ska föras in i journalanteckning under händelse av vikt. Därefter tas de löpande arbetsanteckningarna bort i Procapita eller förstörs om de är i pappersform. Löpande arbetsanteckningar utifrån HSL Arbetsblad HSL sparas i pappersform i HLSjournal eller sammanfattas i HSL journal i Procapita. Arkivskåp på enheterna ska vara brandskyddade. 9(9) Seth Pettersson Förvaltningschef

10 Allmänt Vård och omsorgsförvaltningens dokumenthanteringsplaner inledning Beslutade av vård och omsorgsnämnden , 15 Dokumenthanteringsplanerna ger förvaltningen nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar, underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar allmänhetens möjligheter att återsöka information. I fältet aktivitetsansvarig står verksamhetens chef generellt som aktivitetsansvarig. Ansvaret för att dokumenthanteringen sker på ett korrekt sätt ligger emellertid även på medarbetare utifrån befattning eller delegation. Gallring av pappershandlingar Gallringsbara pappershandlingar kan delas upp i två slag: 1. De som innehåller personuppgifter, t.ex. personnummer. Dessa handlingar skall förstöras, antingen genom bränning eller strimling i dokumentförstörare. 2. Övriga gallringsbara handlingar kan användas till pappersåtervinning. När ska gallring ske? När det står det att en handling kan gallras efter 10 år betyder det 10 kalenderår efter det år då handlingen inkom eller upprättades. Om man beslutat att en gallring från 2002 skall gallras med 10 års frist, innebär det att handlingen kan gallras tidigast den 1 januari När det gäller journaler och andra handlingar där anteckningar förs fortlöpande, räknas gallringsfristen från tidpunkten för sista anteckning. Uttrycket vid inaktualitet används för att beteckna en gallringsfrist som är kort och som kan bestämmas av förvaltningen själv utifrån dess behov av information, vilket således kan variera beroende på lokala förhållanden. Gallringsfristerna är teknikneutrala, vilket innebär att de även gäller uppgifter (allmänna handlingar) i elektroniska system. Aktrensning När ett ärende är avslutat bör akten rensas. Rensning fordrar kännedom och är därför handläggarens uppgift. S k arbetsmaterial kan då avlägsnas, men enbart under förutsättning att det inte är fråga om handlingar som tillfört ärendet sakuppgifter. Arkivläggs arbetsmaterial blir det allmän handling och omfattas av bestämmelserna om gallring. Detta är normalt också rätt tidpunkt att gallra eventuella allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse i akten. Digitala lagringsmedia Tänk på att de uppgifter som finns på hårddiskar och övriga sidominnen kan finnas kvar på enheterna, även efter borttagandet av informationen. Detta är särskilt viktigt att tänka på om det förekommit sekretessbelagda uppgifter på dessa digitala enheter. För att helt ta bort data krävs att man formaterar om enheten på tekniskt korrekt sätt. Arkivbeständighet shandlingar som skall bevaras för framtiden skall vara upprättade med arkivbeständigt bläck/ media på åldringsbeständigt eller arkivbeständigt papper. Om man har anledning att tro att papperet kommer att utsättas för slitage, skall det vara arkivbeständigt. som är arkivbeständigt är som regel märkt med beteckningen Svenskt Arkiv. Det är möjligt att använda elektroniska databärare, främst CDskivor, för långtidsbevarande av information. Liksom för papper och skrivmateriel är det kvalitetsskillnader mellan olika CDskivor. Man Vård & Omsorgs dokumenthanteringsplaner inledning

11 måste också vara medveten om att datamedier med jämna mellanrum måste omkopieras eller datan läsas över till andra media. Inspelningshastigheten (dvs att den är så låg som möjligt) har visat sig vara av stor betydelse för CDskivors läsbarhet även på relativt kort sikt och för möjligheten till omkopiering. Frågor om dokumenthanteringsplanerna Kan ställas till Stadsarkivets arkivarier tfn alt , eller projektledaren på Utredning och service, Vård & Omsorgs dokumenthanteringsplaner inledning

12 ARKIVBESKRIVNING FÖR VÅRD OCH OMSORGSNÄMNDEN Antagen av vård och omsorgsnämnden , 15 TILLKOMST VERKSAMHET Vård och omsorgsnämnden bildades den 1 januari 2000 i samband med en omorganisation av Lunds kommuns nämnder som innebar en sammanslagning av vård och äldreomsorg till en nämnd från tio kommundelsnämnder samt överflyttning av Omsorg och habilitering från socialnämnden till vård och omsorgsnämnden. Vård och omsorgsförvaltningens uppdrag är att tillgodose behovet av stöd, service och omvårdnad för äldre invånare och invånare med funktionsnedsättning. Insatserna regleras i Hälso och sjukvårdslagen (HSL), Socialtjänstlagen (), Lagen om särskilt stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och 51 kap. socialförsäkringsbalken (2010:10) om assistansersättning m.fl. författningar. ORGANISATION Vård och omsorgsförvaltningens organisation är huvudsakligen uppdelad efter verksamhetens två målgrupper; äldre brukare och brukare med funktionsnedsättning. En samlad myndighetsfunktion ansvarar för utredningar och beslut om insatser enligt och LSS. Inom myndighetsfunktionen finns en organisatorisk uppdelning mellan målgrupperna äldre brukare och brukare med funktionsnedsättning. I enheten ingår också SVPL teamet (Samordnad VårdPlanering), boendesamordning, avgifter, bostadsanpassning, vårdbehovsbedömning och förmedling av seniorlägenheter. Genom denna organisation är ansvaret för att besluta om insatser skilt från ansvaret för att utföra dem. Utförarverksamheten bedrivs såväl i egen som i extern regi. Förvaltningens utförarverksamhet i egen regi är organiserad i fyra delar utifrån verksamhetens målgrupper enligt följande: Särskilt boende för äldre Hemvård, rehabilitering och service för seniorer Boende och habilitering för personer med funktionsnedsättning Stöd och aktivering för personer med funktionsnedsättning Förvaltningens gemensamma administration är uppdelad i enheterna Ekonomi IT Personal Utredning och service Kvalitets och uppföljningsenhet Förvaltningens medicinskt ansvariga sjuksköterska (MAS) är organiserad direkt under förvaltningschefen. Se även bilagd organisationsskiss. Vård och omsorgsnämndens arkivbeskrivning 1

13 HANDLINGAR Vård och omsorgsnämndens beslutsprotokoll med ärendehandlingar som registrerats i W3D3 ärendehanteringsprogram och arkivläggs i ärendeakter i ärendenummerordning. Vård och omsorgsförvaltningen har en egen dokumenthanteringsplan framtagen i samarbete med stadsarkivet som redovisar handlingsflödet på dokumentnivå. ARKIV Handläggare på Utredning och service, tfn ANSVARIG ITANSVARIG Ekonomichef IT REGISTER MED PERSONUPPGIFTER Procapita verksamhetssystem W3D3 ärendehanteringssystem Raindance ekonomisystem BAB 32 stödsystem bostadsanpassning Offentliga jobb rekryteringsportal LISA stödsystem vid arbetsskador och tillbud SVPLIT vårdplaneringssystem HSAkatalog adressregister Besched personaladministrativt system Vård och omsorgsnämndens arkivbeskrivning 2

14 Övergripande organisationsstruktur Vård och omsorgsnämnden Förvaltningschef Ledningsgrupp voo MAS Gemensam administration Myndighetsfunktionen Utförare i intern regi Utförare i extern regi Ekonomi, IT och Lokaler Enheten för äldre brukare Särskilt boende för äldre Särskilt boende för äldre Personal, Utredning o service Kvalitetet och uppföljning Enheten för Brukare med funktionsnedsättning Boende o habilitering för personer m. funktionsnedsättning Hemvård Bostad med Särskild service Hemvård, rehabilitering o service för seniorer Ledsagar och avlösarservice Stöd och aktivering för personer m. funktionsnedsättning Personlig assistans Daglig verksamhet Uppdaterad