BILAGA 1: STYRNING AV GU-GEMENSAMMA SYSTEM, PROCESSER OCH PROJEKT

Transkript

1 BILAGA 1: STYRNING AV GU-GEMENSAMMA SYSTEM, PROCESSER OCH PROJEKT 1 (26)

2 INNEHÅLL 1 INLEDNING GUSPP STYRMODELL... 3 Portfölj... 4 Portföljledning... 4 Objektgruppering... 4 Portföljens ansvar i samband med processer... 4 Portföljens ansvar för informationsförvaltning Objektstruktur Objektroller... 6 Objektägare... 7 Objektledare... 8 Objektspecialist Information och Process... 9 Objektspecialist system... 9 Objektägare IT Objektledare IT Objektspecialist IT Objektmöten och arbetsforum Portföljledningsmöte Objektägarmöte Objektledningsmöte Kompetensnätverk Portföljstöd Portföljadministration Modell- och metodstöd Portföljstödsansvarig Finansieringsmodell Portföljstyrningsprocess och årscykel Förändring av styrdokument Definitioner och begrepp DOKUMENT HISTORIK (26)

3 1 INLEDNING Gemensamma förvaltningen och PIL investerar årligen i utveckling och förvaltning av processer och IT- stöd för att hantera information. Det finns i nuläget ett uttalat behov av en ny styrmodell för att säkra att rätt saker utvecklas för att möjliggöra ett så bra stöd till verksamheten som möjligt. GUSPP styrmodell beskriver Gemensamma förvaltningens och PIL s arbetssätt att säkra behovsdriven nyttorealisering och strategiska mål. Bakgrund Ledningen på Gemensamma förvaltningen och PIL beslutade i juni 2016 att initiera GUSPP, ett projekt som syftar till att möjliggöra en gemensam styrning av utveckling och förvaltning av system, processer och projekt. Idag är finansieringsprocesser, beslutsorgan och roller för systemförvaltning och utveckling separata. I den nya styrmodellen hanteras dessa gemensamt ihop med process- och informationsförvaltning. Effektmålen med GUSPP: Ökad utvecklingsgrad i förhållande till förvaltning Ökad verksamhetsnytta genom en etablerad styrning som kan prioritera rätt utvecklings- och förvaltningsaktiviteter Detta skall uppnås genom: Tydliga roller, besluts- och arbetsforum Tydligt utvecklings- och förvaltningsansvar för IT-stöd, projekt och processer Bättre samordning, överblick och möjlighet att prioritera Större möjlighet till utveckling i en föränderlig värld och utifrån lokala verksamhetens behov Effektivare användning av medel Tydligare metod-, projekt- och processtöd Tydligare stöd för informations- och arkitekturförvaltning 2 GUSPP STYRMODELL För att skapa förutsättningar för en styrning av GU-gemensamma system, information, processer och projekt krävs: -En tydlig styrstruktur, roller med tydligt ansvar och mandat -Besluts- och arbetsforum med tydligt syfte, beslutsprocesser som är kända och följs -En finansiering som stödjer modellen -Kvalitetssäkrat beslutsunderlag med tydlig koppling till verksamhetsmål och nyttorealisering -Både styrning och stöd i beredningsarbetet med modell- och metodstöd 3 (26)

4 Portfölj Portföljen innehåller GF och PIL s samlade uppdrag inom utveckling och förvaltning av system, process och information, inklusive universitetsgemensamma projekt. Portföljstyrningen binder ihop den strategiska styrningen och den operativa nivån i organisationen. Portföljledning Portföljledningen ser till att portföljen med dess innehåll bidrar till organisationens strategiska mål. Portföljledningen har det högsta ekonomiska ansvaret för alla förvaltnings- och utvecklingsinsatser i portföljen. UD är portföljägare och ordförande, uppdraget kan delegeras. Portföljledningen utgörs av representanter på strategisk nivå från GF och PIL s ledningsgrupper samt representant för rektor. Portföljledningen fattar alla strategiska beslut i portföljen och tillsätter/godkänner strategiska roller i styrmodellen. Objektgruppering Portföljen grupperas i objekt där varje objekt skall stödja verksamheten genom att ansvara för utveckling och förvaltning av information, system, processer och projekt. Objektet ansvarar för objektplaner samt genomförande av dessa. Objektet kan liknas vid en projektorganisation. Roller i objekten bereder beslutsunderlag för beslut i portföljledningen och tilldelas medel från portföljen. Portföljens ansvar i samband med processer Processägarskap är delegerat från UD till portföljledningen och utövas av styrmodellens roller. Förvaltning innefattar att hålla definierad processdokumentation uppdaterade genom kontinuerlig dialog med verksamheten Utveckling med påverkan på processer. Aktiviteterna skall finnas beskrivna och tidsuppskattade i objektplanen. Portföljens ansvar för informationsförvaltning Varje objekt har en informationsmängd att förvalta. Informationsförvaltningens syfte är att myndighetens information ska hanteras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Detta uppnås genom att bygga upp processer, rutiner och system för hur GU:s information får/ska hanteras. Informationsförvaltningen kvalitetssäkrar informationens hela livscykel från att den skapas/tas emot, bearbetas och bevaras. Hur informationen skall hanteras (tex krav på lagring, format och sekretess) dokumenteras i en informationshanteringsplan. Portföljstödet är den funktion som ansvarar för normering och systematik i informationsförvaltningen. I funktionen ingår kompetens inom bevarande, informationssäkerhet, juridiska frågor och arkitektur. 2.1 Objektstruktur Portföljen är grupperad i 11 objekt. Ett objekt innehåller IT-stöd, verksamhetskomponenter, processer och projekt. Vid etableringen av objekten ingår endast de processer som är definierade. För att vara en definierad 4 (26)

5 process ska den vara förvaltningsbar vilket betyder att den ska vara aktuell, dokumenterad enligt portföljdsstödets modell och godkänd av portföljledningen. Objektstrukturen har som ett viktigt syfte att tydliggöra närliggande verksamhetsområden och främja god samverkan och motverka så kallade stuprör. Objekten tillsammans ska ta ansvar för helheten och mötas i de områden som går diagonalt över objekten. Ytterligare beskrivning av objekten och ställningstaganden i samband med grupperingen av objekten återfinns i bilaga 2. Forskningsstöd Objektet Forskningsstöd skall stödja den verksamhet som bedrivs inom ramen för forskningsuppdraget. Objektet stödjer bland annat hantering av forskningsdata, forskarlagring planering av forskning samt ansökning och administration av extern forskningsfinansiering. Stöd för undervisning och lärande Objektet Stöd för undervisning och lärande skall stödja verksamheten inom utbildning och lärande. Objektet utvecklar bland annat pedagogiskt stöd i undervisning samt digitalt utbildningsstöd till studenter, doktorander och lärare. Studieadministrativt stöd Objektet Studieadministrativt stöd skall stödja den administrativa verksamheten som bedrivs inom ramen för utbildningsuppdraget. Objektet ger stöd till bland annat utbildningsutbud, schemaläggning, bokning av undervisningslokaler, registrering av studenter och doktorander och examination. Digital arbetsplats Objektet Digital arbetsplats skall stödja verksamheten genom att tillhandahålla digitalt stöd för att möjliggöra genomförande av arbetsuppgifter för anställda på universitetet. Objektet skall bland annat stödja datorarbetsplats, kontorsprogram, telefonitjänster, distansmöten och möteslokalbokningar. Stöd till service och support Objektet Stöd till service och support skall stödja gemensamma förvaltningens och PIL:s supportverksamhet för att skapa en god och tydlig servicenivå med utgångspunkt i Ett GF i nära samverkan med PIL. Objektet skall bland annat stödja supportärendehantering och konferens- och mötesservice. Samordnande ledningsstöd Objektet Samordnat ledningsstöd skall stödja verksamheten i styrning och beslutsfattande. Objektet stödjer bland annat sammanställning och analys av ledningsinformation, diarieföring och arkivering. HR-stöd Objektet HR-stöd skall stödja verksamheten i arbetsgivarfrågor och organisationshantering. Objektet ger stöd till bland annat avtalstolkning, rekrytering, strategisk kompetens-/personalutveckling, och arbetsmiljöfrågor. Ekonomistöd Objektet Ekonomistöd skall stödja verksamheten kring ekonomiadministration och ekonomistyrning. Objektet ger stöd till bland annat budgetprocessen, redovisning, fakturahantering, upphandling och inköp. 5 (26)

6 E-kanaler och kommunikationsstöd Objektet E-kanaler och kommunikationsstöd skall stödja verksamheten i kommunikationen så väl inom universitetet som mot det omgivande samhället. Objektet ger stöd till bland annat kommunicera på webbkanal, tillgång till bilder och publicering av rörlig bild. Stöd till lokalförsörjning Objektet Stöd till lokalförsörjning skall stödja verksamheten med hanteringen av universitetets lokaler och dess fysiska säkerhet. Objektet hanterar bland annat stöd för lokaladministration, lokalplanering, inpassering och lokalanvändning. IT-infrastruktur Objektet IT-infrastruktur skall stödja verksamheten inom universitetet som behöver grundläggande infrastruktur för att deras IT-stöd ska kunna tillgängliggöras och fungera (inklusive andra objekt). Objektet hanterar basfunktioner såsom tillgänglighet, lagring, integration och nätdistribution. 2.2 Objektroller Nedan beskrivs de roller som innefattas av styrmodellen. Tillsättning av roller Portföljledning utses av UD och rektor Portföljstödsansvarig utses av Portföljledningen Objektägare utses av Portföljledningen Objektägare IT utses av Portföljledningen Objektledare utses av Objektägare i samråd med Portföljledningen och berörd linjechef Objektledare IT utses av Objektägare IT i samråd med Portföljledningen och berörd linjechef Operativa roller utses av linjen i samråd med Objektledaren Projektledare utses av Objektägare i samråd med portföljstödet och berörd linjechef Eskaleringsvägar Resurs och HR-frågor eskaleras till respektive linjechef Övriga frågor eskaleras till portföljstödet som vid behov eskalerar vidare 6 (26)

7 Objektägare Syfte och mål Ansvara för att verksamheten erhåller behovsanpassade processer, IT-stöd samt för informationsförvaltning. Målet för objektägaren är att säkerställa kvalitet, effektivitet samt möjliggöra nyttorealisering av beslutad objektplan. Ansvar Ansvara för att objektet har en fastställd objektplan Ansvara för att objektet följer gällande lagar och interna styrdokument Ansvarig för att objektet håller budget Säkerställa att det finns tillräckliga personella verksamhetsresurser för att realisera den fastställda objektplanen Tillse att informationsförvaltningen sker enligt de riktlinjer som finns Ansvara för att kravställa bevarande för de handlingar som ryms inom informationsmängden som ska förvaltas Ansvar för arkivvård för handlingar som skall bevaras i objektets system Ansvara för att hantera förändringar av innehåll i objektet Utöva processägarskap för objektets definierade processer Utöva informationsägarskap för objektets information Projektägare för projekt som drivs inom objektet Befogenheter Mandat att teckna avtal för portföljens räkning Rekommendation: Chefsnivå med lämpligt mandat Kompetens Förståelse för den verksamhet som objektet skall stödja och dess intressenter, processer och IT-system. Förtydliganden: Objektägarrollen har först och främst ett huvudansvar och erforderliga befogenheter för objektets behov. Arbetet utförs av resurser i objektet. 7 (26)

8 En informationsägare ansvarar för en angiven del av den informationsmängd som Göteborgs universitet hanterar. Ansvaret omfattar bland annat informationsklassning, kravställande för informationssäkerhet och bevarande samt tillgängliggörande. Processägare innebär att säkerställa att verksamheten erhåller effektiva processer som utvecklas, anpassas och förvaltas mot strategiska mål. Objektägaren är projektägare och kan vara ordförande i styrgrupper. Äger beslutsunderlag och ansvarar för kvaliteten i dokumenten. En representant i portföljledningen är beställare. Objektledare Syfte och mål Leda arbetet inom objektet så att målen i beslutad objektplan nås och avsedd nytta möjliggörs. Säkerställa att aktiviteterna genomförs enligt planerad tid, kostnad och kvalitet. Ansvar Utarbeta förslag på objektplan tillsammans med objektledare IT Prioritera, besluta, planera, genomföra och följa upp aktiviteter inom ramen för godkänd objektplan Bereda och föredra nya initiativ Rapportera status, avvikelser och uppföljning av kostnader till objektägare Kontinuerligt följa upp och rapportera avvikelser till portföljledningen samt vidta åtgärder Föreslå och bereda förändringar i objektets innehåll inför beslut i portföljledningen Omvärldsbevaka, utveckla och förvalta objektets processer enligt verksamhetens behov Ansvara för att processdokumentation med tillhörande rutinbeskrivningar finns och uppdateras kontinuerligt Utföra informationsvärdering och bevarandeplanering samt ansvara för att informationshanteringsplanen uppdateras kontinuerligt Ställa krav på hantering av information i systemen utifrån informationsvärdering och bevarandeplanering Säkerställa att systemen tillhörande objektet följer gällande regler för behörighetshantering Utarbeta regler för behörighetstilldelning i samverkan med informationsägare Säkerställa livcykelhantering av IT-stöd inom objektet Säkerställa att SLA finns enligt verksamhetens behov Säkerställa att kontinuitetsplaner finns uppdaterade för kritiska IT-stöd i objektet Säkerställa att acceptanstester sker och godkänna leveranser från IT-parter Befogenheter Avropa mot ingångna avtal Leveransattestera objektets fakturor I samråd med resursägare resursplanera och samordna resursbehov på operativ nivå Arbetsleda resurser inom objektplanen Ingår i styrgrupper för projekt med stor påverkan på objektet Kompetens God kommunikationsförmåga Projektledarkompetens Mycket god förmåga att förstå verksamhetsbehov och översätta dessa krav till process och systemlösningar Metod- och verktygskunskap (projektledning, beredningsunderlag och förändringsledning) Förmåga att agera för GU:s bästa Förtydliganden 8 (26)

9 Objektledaren leder arbetet med utveckling och förvaltning av processer på uppdrag av objektägaren Objektledaren ansvarar för att informationsvärdering och bevarandeplanering görs (identifiera e-handlingar, beskriva innehåll, gallring, metadata, system, format, PUL, sekretess, infoklassning, tillgänglighet) Objektledaren ställer krav på hantering av information i systemen utifrån informationsvärdering och bevarandeplanering Objektledare leder ofta förstudier och kan ta rollen som projektledare. Ingår annars i styrgruppen då projektet är en del av objektets leverans och budget. (objektet förvaltar projektets resultat.) Objektledarrollen bör inte kombineras med objektspecialist system pga. beställaransvar och kompetensprofil Objektledarrollen bör inte linjemässigt rapportera till den linjechef som är egen objektägare. Om undantag görs kan objektledaren hamna i konflikt mellan personliga intressen och objektets bästa. Objektspecialist Information och Process Syfte och mål Att stödja objektet i arbetet med utveckling och förvaltning inom informations- och processområdet. Avlasta Objektledaren i arbetet att nå målen i beslutad objektplan. Ansvar Genomföra informations- och processutvecklingsaktiviteter på uppdrag av objektledaren Genomföra förvaltningsaktiviteter på uppdrag av objektledaren Bistå objektledaren med informations- och processkunskap och dess påverkan på system och verksamhet På uppdrag av Objektledaren delta i arbetsgrupper, t ex beredningsgrupper, utredningsprojekt Befogenheter På uppdrag av Objektledaren arbetsleda resurser kopplade till aktiviteter i planen Kompetens God kommunikationsförmåga Mycket god kunskap om verksamheten och dess behov Metod- och verktygskunskap Förmåga att agera för GU:s bästa Förtydliganden Objektspecialist Information och Process: En eller flera utses vid behov som stöd till objektledaren i utveckling och förvaltning av objektets information och processer Objektspecialist system Syfte och mål Att stödja objektet i arbetet med systemutveckling och förvaltning. Avlasta objektledaren i arbetet att nå målen i beslutad objektplan. Ansvar Utföra förvaltningsaktiviteter på uppdrag av objektledaren 9 (26)

10 Bistå objektledaren med systemkunskap och dess påverkan på processer och verksamhet. På uppdrag av objektledaren delta i arbetsgrupper, t ex beredningsgrupper, utredningsprojekt Befogenheter Vid behov och på uppdrag av objektledaren arbetsleda resurser kopplade till aktiviteter i planen På uppdrag av objektledaren ha kontakt mot IT-leverantörer inom ramen för befintliga avtal för operativa frågor Kompetens God kunskap om systemets funktionalitet och den verksamhet som det stödjer Förtydliganden I varje objekt kan det finnas en eller flera objektspecialist system Objektägare IT Syfte och mål Att objektverksamheten erhåller behovsanpassat IT-stöd. Målet för objektägare IT är att säkerställa kvalitet, effektivitet samt möjliggöra nyttorealisering för IT-relaterade aktiviteter i beslutad objektplan. Ansvar Att objektverksamheten erhåller en säkerställd IT- teknisk lösning för drift, support och utveckling såväl som tillräcklig resurssättning och externa avtal. Fastställer strategi och mål för förvaltning av systemets IT- tekniska lösningar. Ansvara för att objektet har en fastställd objektplan tillsammans med objektägare Ansvara för att nödvändiga avtal tecknas för IT-nära förvaltning Ansvara för att IT-lösningarna följer gällande lagar och förordningar Övergripande kostnadsansvar för IT-lösningarna i objektet Säkerställa att det finns tillräckliga personella IT-resurser för att realisera den fastställda objektplanen. Kontinuerligt följa upp avvikelser i IT-leveransen mot objektplanen och SLA: er Delta vid objektägarmöten Tillse att analys av teknisk säkerhet genomförs regelbundet samt att en handlingsplan för åtgärder genomförs Säkerställa kontinuitetsplaner och handlingsplaner för IT-lösningarna i objektet Befogenheter Mandat att teckna avtal för portföljens räkning för IT-nära förvaltning Rekommendation: Enhet- eller Sektionschefsnivå Kompetens Förståelse för kompetens- och resursbehov som objektets IT- lösningar behöver Objektledare IT Syfte och mål I samråd med Objektägare IT, leda och ansvara för att objektverksamheten erhåller behovsanpassat IT-stöd. I samråd med objektledare prioritera, planera, genomföra och följa upp IT-aktiviteter inom ramen för objektplanen för att säkra att målen nås till rätt kvalitet, tid och kostnad. Ansvar Tillsammans med Objektledaren budgetera och bereda objektplaner 10 (26)

11 Delta vid objektledningsmöten Fånga upp och bereda beslutsunderlag kring verksamhetens behov av förändringar på befintliga och nya IT- lösningar Ansvara för samordning av förändringar som påverkar andra IT - lösningar Ansvara för att planera, leda och driva arbetet för att realisera objektplanens mål och ITaktiviteter på ett kostnadseffektivt sätt Ansvara för att IT- lösningarna är tillgängliga för verksamheten enligt överenskommen nivå Kontinuerligt följa upp (underliggande leveranser) och åtgärda IT-aktiviteter, incidenter, problem och övriga avvikelser. Rapportera status och kostnader till Objektledare och Objektägare IT Ansvara för att dokumentation är uppdaterad och korrekt ur ett IT- perspektiv Identifiera möjlig höjning av effektivitet, servicenivå och kvalitet Utarbeta och uppdatera kontinuitetsplaner för kritiska IT- lösningar i objektet Befogenheter Avropa mot ingångna avtal I samråd med resursägare samordna resursbehov Arbetsleda IT- resurser Kravställa underliggande leveranser, interna och externa. Kompetens God kommunikationsförmåga Projektledarkompetens (teknisk) Mycket god förmåga att förstå verksamhetsbehov och översätta dessa krav till IT- lösningar Metod- och verktygskunskap (projektledning, beredningsunderlag och förändringsledning) Förmåga att agera för GUs bästa Förtydliganden Objektledare IT bör inte kombineras med objektspecialist IT pga. beställaransvar och kompetensprofil Objektspecialist IT Syfte och mål Att stödja objektet i arbetet med utveckling och förvaltning ur ett tekniskt perspektiv. Utföra vidmakthållande och vidareutvecklande aktiviteter enligt godkänd plan och gällande processer och säkerhetsrutiner. Ansvar Objektspecialist IT är den övergripande benämningen på IT- roller som arbetar med införande, förvaltning och ev. vidareutveckling av system och applikationer inom objektet ur ett tekniskt perspektiv. Utföra utveckling och förvaltningsaktiviteter på uppdrag av Objektledare IT Delta och medverka i projekt, förvaltnings- och utvecklingsarbete för att bidra med teknisk expertis från IT-området Specificera och kravställa mot leverantör i nära samarbete med Objektledare IT och övrig verksamhet Granska leverantörens förslag och säkerställa rätt leverans Kvalitetssäkra det operativa införandet av ny funktionalitet Säkerställa användbarheten/tillgängligheten inom överenskomna system utifrån fastställda krav/sla Lösa dagliga supportfrågor och följa upp incident- och ärendestatistik inom området/objektet Upprätta och säkerställa teknisk dokumentation och rutinbeskrivningar av förvaltningens ITlösningar 11 (26)

12 Identifiera möjlig höjning av effektivitet, servicenivå och kvalitet Kunna agera enligt kontinuitetsplaner för kritiska IT- lösningar i objektet Befogenheter Leverantörskontrakt inom ramen för befintliga avtal Kompetens Relevant kompetens för IT- lösningarna (Teknisk kompetens, system- och specialistkunskap) 2.3 Objektmöten och arbetsforum Nedan beskrivna möten är de som skall finnas för styrning av GU-gemensamma system, processer, information och projekt. Möten och deltagande är obligatoriskt. Befintliga forum i verksamheten och kärnverksamhet nyttjas för behovsinsamling, uppföljning och andra gemensamma frågor. Portföljledningsmöte Uppdrag: Syfte: Att GF och PIL s samlade utveckling och förvaltningsportfölj möjliggör realisering av GUs strategiska mål. Säkerställa att styrmodellen uppfyller sitt syfte Ägare av Objektstrukturen Säkerställa att portföljen används till strategiskt viktiga initiativ med störst potential för nyttorealisering för GU Säkerställa att resurser fördelas på ett optimalt sätt Säkerställa effektiv förvaltning av portföljens innehåll 12 (26)

13 Mandat: Fastställa budgetförutsättningar för portföljens innehåll Fastställa portföljens strategiska mål Prioritera och frisläppa finansiella medel från portföljen. Initiera initiativ och besluta om nya initiativ utanför objektplan Agera beställare i projektmodellen genom att utse en representant i portföljledningen Besluta om livscykel förändringar av IT-stöd Tillsätta roller inom styrmodellen Tillsätta ansvarig för funktionen Portföljstöd Att utveckla styrmodellen och portföljstyrningsprocessen Besluta om ändringar i objektstruktur Besluta om ändringar gällande innehåll i objekten Äga och fastställa styrdokument som omfattar portföljens ansvar Ansvara för att förvalta styrdokument inom informationsförvaltning Kontaktytor: Agenda: Nyckeltal: Deltagare: Objektägare, Portföljstöd, Objektledare Arbeta enligt styrmodellens portföljstyrningsprocess och årscykel. Uppföljning utfall vs plan Beslut nya initiativ utanför objektplan Koordinering och samordningsfrågor % Utveckling och förvaltning Andel utveckling med nyttorealisering kopplat till GU:s strategiska mål. UD, Vice/Pro rektor, Områdeschefer GF, Föreståndare PIL-enheten, IT- chef Stödjande roller i mötet: Controller, Administratör Frekvens och format: Enligt årscykeln Ordförande: UD eller delegerat Sekreterare: Portföljstödsadministratör (sammankallande) Beslutslogg Objektägarmöte Uppdrag: Syfte: Mandat: Att besluta om hur objektets processer, information, projekt och system skall bidra till GU strategiska mål Ansvarar för att objektets finanser är inom ramen för godkänd budget Säkerställa att objektets resurser används till initiativ med störst potential för nyttorealisering för GU Taktisk planering för att säkerställa resurser för att genomföra objektplanen Säkerställa samordning med berörda parter för objektet Fastställa önskad objektplan och genomförande av beslutad plan Prioritering av resurser inom objektet 13 (26)

14 Omprioritering av budget inom beslutade budgetramar för objektet Omprioritering av tillgängliga resurser inom objektet Omprioritering av vidareutveckling inom objektet Initiera beredning för behov utanför godkänd objektplan Kontaktytor: Agenda: Nyckeltal: Deltagare: Portföljstöd och påverkade intressenter i objektplanen Uppföljning utfall vs plan Vid behov, beslut om nya initiativ Koordinering och samordningsfrågor % Utveckling och förvaltning Andel utveckling med nyttorealisering kopplat till GUs strategiska mål Objektägare (ordförande), Objektägare IT Objektledare (sammankallande), Objektledare IT Fler deltagare kan bjudas in tillfälligt beroende på objektplanens innehåll Frekvens och format: Tertial Ordförande: Objektägare Föredragande: Objektledare Beslutslogg Objektledningsmöte Uppdrag: Syfte: Mandat: Formulera och föreslå behov av utveckling och förvaltning i objektplanen. Samordna aktiviteter för att säkerställa genomförande av en godkänd objektplan enligt tid, kostnad och kvalitet. Operativ koordinering och samordning inom objektet Besluta om prioritering och planering inom ramen för objektsplanen. Utarbeta förslag på objektplan Ta fram beslutsunderlag för objektägarmöte Följa upp utfall mot objektplanen Kontaktytor: Agenda: Nyckeltal: Alla som bidar till objektplanens genomförande och påverkas av dess innehåll. Uppföljning utfall vs plan Koordinering och samordningsfrågor Uppföljning av incidenter, SLA Prioritering av aktiviteter inom objektet % Utveckling och förvaltning Uppföljning utfall vs plan 14 (26)

15 Deltagare: Objektledare (ordförande och sammankallande) Objektledare IT Roller på operativ nivå vid behov Frekvens och format: Månadsvis Beslutslogg Kompetensnätverk Syfte: Mandat: Inga Kontaktytor: Agenda: Nyckeltal: Deltagare: Erfarenhetsutbyte och goda exempel Sprida kunskap om GU standarder inom metoder och modeller Ge feedback på hur modeller och metoder kan anpassas ytterligare efter GUs behov Skapa en arena för objektroller och specialister att diskutera och vara varandras bollplank, tex forum för objektledare i samordningssyfte Interna och externa experter som inte är en del av kompetensnätverket. Aktuella frågor inom området. Planeras av portföljstödet Tas fram baserat på kompetensspridning Personal i olika objekt och modell- och metodstödspecialister Frekvens och format: 2.4 Portföljstöd Tre gånger per år eller efter behov och kontinuerlig kommunikation genom medarbetarportalen Ansvarar för förvaltning av styrmodellen så att den uppfyller sitt syfte och anpassas efter GUs behov. Ansvarar för administrativt stöd till portföljledning efter behov samt metod- och modellstöd till objekten. Portföljadministration Syfte att stödja Portföljledningen genom att administrera och koordinera, förtydliga beroenden samt konsekvenser. Sammanställning inför prioritering och urvalsprocess Planering inför årscykeln Kvalitetssäkra beredningsunderlag och utfallsrapporter Samordna och optimera resursutnyttjande Uppföljning av mål och nyttorealisering Uppföljning av portföljens ekonomi 15 (26)

16 Modell- och metodstöd Syfte att stödja objekten och övriga GU samt på uppdrag av portföljledningen stödja objektöverskridande satsningar. Ge modell- och metodstöd inom följande områden: Styrmodellstöd: Stöd till objekten genom att utbilda i styrmodellens rutiner, mallar, dokument samt av ekonomi och budgetprinciper och säkra dess efterlevnad. Projektmodellstöd: Till enskilda projekt. Utveckla och förvalta projektmodell och gemensamma rutiner för administration, ekonomi och effekthemtagning i verksamheten kopplat till projekt. Processmodellstöd: Till roller som aktivt arbetar med att utveckla och förvalta processer. Etablera och förvalta processutvecklingsmodell som stödjer ett processorienterat arbetssätt. Arbeta för att öka processmognaden i objekten. Informationsförvaltning: Förvalta riktlinjer, metoder och modeller för hur hela GU ska hantera och dokumentera hanteringen av information innefattande bl.a. informationssäkerhet, PUL, sekretess, bevarande och gallring samt stödja verksamheten i implementering och upprätthållande av dessa. Portföljstöd ger metodstöd till objekten vid implementering och upprätthållande av informationshanteringsplanen. Arkitekturstöd: Säkerställa en gemensam Enterprise Arkitektur (EA) för portföljen i syfte att ge beslutsstöd i analys av beroenden och komplexitet. Granska lösningsförslag. Avtalsstöd: Säkerställa att avtal som tecknas inom objekten uppfyller GU krav och samutnyttjas. Detta genom att: Utveckla kompetens i verksamheten genom att utbilda verksamheten i metod och modeller Ge stöd genom att agera bollplank/coach Samordning och erfarenhetsutbyte inom området Följa upp kvalitet Säkerställa information och kommunikation med alla intressenter Verka normativt för att säkerställa enhetlighet Enskilda behov till objekt och projekt är inte en del av portföljstödet, till exempel Workshopledning Arkitekturstöd för att ta fram specifika lösningar Dokumentation (t.e.x processbeskrivningar och arkitekturlösningar) Roller inom portföljstödet: Portföljstödsansvarig Syfte och mål Portföljstödsansvarig, se rollbeskrivning Portföljadministratör stödjer portföljledningen genom att administrera och koordinera och förtydliga beroenden och konsekvenser Portföljcontrollern följer upp och administrerar portföljens ekonomi Modell- och metodstödsspecialist är en specialist som på uppdrag av portföljstödsansvarig stödja objekten och övriga GU samt på uppdrag av portföljledningen stödja objektöverskridande satsningar. Ska utbilda och coacha övriga som använder modeller och metoder. Medarbetare inom GU engageras och utgör en kompetensnod 16 (26)

17 Säkerställa en effektiv portföljstyrning genom kompetensspridning och långsiktigt lärande, kvalitetssäkring samt stödja resurssamordning. Ansvar Förvalta och utveckla styrmodellen med tillhörande styrdokument Fånga upp objektens och portföljledningens behov av portföljstöd och föreslå kompetens och mängd resurser Säkra finansiering för portföljstödet Ansvarar för att portföljstyrningsprocessen efterlevs och utvärderas. (se processbeskrivning i styrmodellen) Samordna portföljstödets olika specialistområden: Portföljadministration, Projektmodellstöd, Processmodellstöd, Styrmodellstöd, Informationsförvaltning, Arkitekturstöd och Avtalsstöd Befogenheter Tillse att portföljstödet har rätt kompetens och rätt mängdresurser för portföljadministration och modell- och metodstöd Föreslå och bereda förändringar i styrmodellen och portföljstyrningsprocessen Ekonomisk belastningsattest för portföljen Kompetens Erfarenhet av portföljstyrning och förståelse för GUs behov av styrning inom området Förståelse för specialistkompetens inom portföljstödet Ledaregenskaper 17 (26)

18 2.5 Finansieringsmodell Portföljens finansiering (pengar in) Då medel i nuläget är utspridda behöver pengarna vid bildandet av portföljen samlas ihop år ett. Nästkommande år antas finansieringen vara av samma storlek, såvida inte omprioriteringar görs på GUledningsnivå. Portföljen är en egen ekonomisk enhet. Varje objekt redovisas som en särskild ekonomisk verksamhet. Då många utvecklingsprojekt är fleråriga har portföljen utrymmet att ackumulera kapital samt periodvis visa underskott som helhet. Ackumulering av befintliga rammedel från enhet till portföljen är enligt: Förvaltning och utveckling enligt 2017 års systemförvaltningsplaner Nuvarande portfölj för universitetsgemensamma utvecklingsprojekt Riktade (öronmärkta) medel för strategiska satsningar från tex PIL och rektor Nuvarande administrativa medel inom enheter vars ansvar flyttas till Portföljstödet, helt eller delvis.tex projektkontoret (del av MUST) och arkitekter (del av ITE) Enheternas administrativa systemdriftsmedel En andel av IT-fakturan relaterat till styrmodellens objekt Förvaltning Utveckling Portföljstöd Förvaltningsstyrning Ändringshantering i förvaltning Projektmodellstöd Användarstöd Strategiska satsningar (tex web) Processmodellstöd Underhåll (livcykel/kvalitet) PIL specifika satsningar Arkitekturstöd Drift (tillgänglighet) Befintlig portfölj för Avtalsstöd universitetsgemensamma utvecklingsprojekt Licenser Delar av IT- fakturan Projektportföljstöd Delar av IT fakturan Ekonomiadministration Delar av IT- fakturan Stöd/roller som finansiering saknas för: Finansiering för Portföljstödsansvarig, Informationsförvaltningstöd och Styrmodellstöd saknas helt eller delvis idag. Objektspecialist information och process saknas helt eller delvis idag. Portföljen finansierar (pengar ut) Portföljen gör en årsprognos över efterfrågade resurser (arbetstid) hos enheterna samt externa kostnader, baserat på objektplaner. Uppföljning av tid görs tertialvis och regleras ekonomiskt utefter verklig nedlagd arbetstid, baserat på tidrapportering. Regleringen sker genom att lönemedel omkonteras från enheten till portföljen för respektive person utefter dennes godkända tidrapportering. Portföljens medel skall täcka objektens förvaltnings- och utvecklingskostnader, licenskostnader, samt resurser inom portföljstödet. 18 (26)

19 Medel knutna till resursernas anställning såsom indirekta kostnader, och arbetsplatsens utrustning stannar kvar på enheten och lyfts inte. Vid tillkommande strategiska satsningar till portföljen som behöver ytterligare personella resurser behöver tillkommande medel också tillfalla enheten för att täcka resursernas kringkostnader. Kategorisering av kostnader: Förvaltning har bara en kategori: vidmakthållande aktiviteter Utveckling kan ha två kategorier: vidareutveckling och nyutveckling Utveckling kan bedrivas som utvecklingsuppdrag (< ca 400 tim) eller projekt (> ca 400 tim). Antal timmar och komplexitet avgör. 19 (26)

20 2.6 Portföljstyrningsprocess och årscykel Generellt finns tre typer av huvudprocesser; Styrprocesser, Kärnprocesser och Stödprocesser i en organisation. Portföljstyrningsprocessen är en av styrprocesserna. Processägare: UD Förvaltas av Portföljstödsansvarig Portföljstyrningsprocessen bör utvärderas och förbättras i samband med att en årscykel genomförts. Portföljstyrningsprocessen delas upp i tre delar. Planera portföljens mål Planeringen behöver integreras med befintlig budgetprocess och utgå från GUs strategiska mål så att löpande kostnader kan samordnas med linjens budgetkostnader. Strategiska mål för portföljen formuleras i en målformulering som fastslås och kommuniceras till objekten och på medarbetarportalen. Huvudansvarig: Portföljledningen Utförare: Portföljadministratör och Portföljcontroller Konsulterad: GF och PIL ledning. Ekonomi, GF Stab, Rektorer Informerad: Objektägare och alla på GU Prioritera och finansiera behov Bedöma behov, prioritera och balansera portföljinnehåll för nyttorealisering och måluppfyllelse. Besluta och möjliggöra beslut. Behoven beskrivs i objektplaner och projektplaner för redan beslutade pågående projekt samt beredningsunderlag för nya initiativ. Beslutade objektplaner och insatser får finansiering och hjälp med resurssamordning. Huvudansvarig: Portföljledningen 20 (26)

21 Utförare: Objektägare, Portföljadministratör och Portföljcontroller Konsulterad: Resursägare Informerad: Objektägare och alla på GU Följa upp och anpassa portföljinnehåll Följa upp portföljens resultat och kvalitet mot måluppfyllnad. Samla in och granska progressrapportering, realiserade nyttor, analysera avvikelser och identifiera eventuella behov av förändringar i portföljen. Bevaka förändringar i omvärld och strategier, ompröva mål om så krävs. Objektägare rapporterar status och avvikelser till Portföljadministratör och Portföljkontroller. Eventuella förändringar i portföljen eller i mål kommuniceras. Huvudansvarig: Portföljledningen Utförare: Objektägare, Portföljadministratör och Portföljcontroller Konsulterad: GF och PIL ledning. Ekonomi, GF Stab, Rektorer Informerad: Objektägare och alla på GU Årscykel Planera och fastställa mål sker en gång per år. Utveckling av portföljen och eventuell justering av mål sker efter ca sex månader. Finansieringen sker tertialvis och föregås av beredningsunderlag från objekten samt en konsekvensanalys för portföljen. Före varje finansieringsmöte sker uppföljning av utfall och kvalitet. 21 (26)

22 2.7 Förändring av styrdokument Portföljledningen äger och fastställer styrdokument som omfattar portföljens ansvar. Nedan listas de styrdokument som hittills omfattas. Projektkontor uppdrag: dnr; 2013/847 Portföljledning av universitetsgemensamma utvecklingsprojekt och Förslag till utveckling av gemensamma förvaltningens projektverksamhet samt styrning av denna, GU Projektregler i PPS modellen Systemförvaltningsmodell ( beslut-reviderad-systemfo--rvaltningsmodell.pdf) Ramverk för nyttorealisering (under framtagande) Behov av nya styrdokument Nytt styrdokument behöver upprättas för GUSPP Styrmodell och styrprocess Styrdokument som ska förvaltas av portföljen men fastställs av annan beslutsfattare (UD/rektor) Klassificeringsstruktur vid Göteborgs universitet: Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet: Gallringsbeslut: Regler för tillämpning av Riksarkivets föreskrifter om bevarande och gallring av forskningshandlingar: Regler för gallring av handlingar av tillfällig natur eller av mindre betydelse: Gallringsbeslut avseende e-postlådor och hemkataloger, länk saknas. Bevarande och gallring avseende information i sociala medier med Göteborgs universitet som officiell avsändare, länk saknas. Tillämpningsbeslut av RA-FS 2015:2 (Gallring av räkenskapsinformation), länk saknas. Arkivorganisation vid Göteborgs universitet: (Förslag till ny arkivorganisation kommer att ta på nästa styrgruppsmöte 8/2) Policy för IT-säkerhet ( kerhet-m-f--rsb pdf) Bilaga "Definition av roller och begrepp" ( Påverkade - ej ägda Delegationsordning till UD Delegationer till Områdeschef, Enhetschef och Sektionschef Policy för säkerhetsarbetet ( Säkerhetsregler ( revidering pdf) Prioriteringsregler för IT 22 (26)

23 Övrig information att uppdatera Systemförvaltning på medarbetarportalen ( 2.8 Definitioner och begrepp Nedan finns en lista på begrepp och förkortningar som återfinns i beskrivningen. Användarstöd avser reaktiva och proaktiva åtgärder i syfte att hjälpa och öka kunskapen hos användarna i vidmakthållande syfte. Enterprise Arkitektur (EA) är en disciplin för att beskriva verksamhetens alla arkitekturer, från process till teknik, och se hur de samverkar för att lösa det uppdrag som är givet Göteborgs Universitet. Att arbeta med EA inbegriper att analysera och ta fram beslutsunderlag samt styra mot en önskad målarkitektur. EA disciplinen är ett av flera verktyg för att harmonisera de olika arkitekturerna inom GU för att nå de strategiska målen. Finansieringsmodell beskriver hur portföljen och objekten finansieras samt hur kontinuerlig balansering sker mellan enheter och portföljmedel. Förvaltning utgörs av vidmakthållande aktiviteter inom användarstöd, underhåll, drift och förvaltningsstyrning H-U-K-I används för att tydliggöra vilket ansvar olika roller har. H=huvudansvarig, U=Utförare, K=Konsulterad före, I=Informerad. Informationsförvaltnings syfte är att myndighetens information ska hanteras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Detta uppnås genom att bygga upp processer, rutiner och system för hur GU:s information får/ska hanteras. Informationsförvaltningen kvalitetssäkrar informationens hela livscykel från att den skapas/tas emot, bearbetas och bevaras. Informationshanteringsplan beskriver vilken information som finns och hur den skall hanteras. Informationsägare ansvarar för en angiven del av den informationsmängd som Göteborgs universitet hanterar. Ansvaret omfattar bland annat informationsklassning, kravställande för informationssäkerhet och bevarande samt tillgängliggörande. Kompetensnätverk är en arena för specialister att diskutera och vara varandras bollplank, erfarenhetsutbyte och goda exempel, sprida kunskap om GU standarder inom metoder och modeller. Kontinuitetsplan beskriver VAD, HUR, VEM som gör vad vid en störning och normala tjänsten inte kan levereras. Kärnverksamhet, Utbildning och forskning som utförs på institution. Modell- och metodstödsspecialist del i portföljstöd. På uppdrag av portföljstödsansvarig stödja objekten och övriga GU samt på uppdrag av portföljledningen stödja objektöverskridande satsningar. Ge modell- och metodstöd inom definierade områden. Objekt innebär i styrmodellen, ett avgränsat uppdrag som skall stödja verksamheten genom att ansvara för utveckling och förvaltning av objektets system, processer, information och projekt. Kan liknas vid en projektorganisation. Objektsgruppering Portföljen är grupperad i objekt. Objektledningsmöte är objektets möte för att formulera och föreslå behov av utveckling och förvaltning i objektplanen. Samordna aktiviteter för att säkerställa genomförandet. 23 (26)

24 Objektplan Varje objekt beskriver sitt behov av utveckling och förvaltning av processer, system och information i en objektplan som prioriteras och beslutas av portföljledningen. Portföljstyrningsprocess och årscykel är portföljledningens styrprocess och arbetsgång under året. SLA, Service Level Agreement, beskriver vilken servicenivå en leverans ska hålla. Stödverksamhet finns till för att underlätta kärnverksamheten. Tidrapportering Arbetsverktyg för att följa upp nedlagd tid på portföljens finansierade aktiviteter. Utveckling-Vidareutveckling eller nyutveckling av befintlig lösning. Bedrivs som uppdrag eller projekt. Verksamhet är den stöd- och kärnverksamhet som objekten stöder genom att utveckla och förvalta processer, IT-stöd och information. Objektägarmöte är objektets möte för att besluta om hur objektets processer, information, projekt och system skall bidra till GU strategiska mål. 24 (26)

25 DOKUMENT HISTORIK Version Releasedatum Anledning till ändring Dokumentägare Granskat av 25 (26)

26 26 (26)