Slutrapport. Norrlands yrkeshögskola Kvalificerad inköpare

Transkript

1 Slutrapport Författare Anna Johanson Henrik Forsgren Sandra Wahlgren 0 Sandra Lundberg Julia Nilsson Erica Fernlund

2 Innehållsförteckning 1. Metod sid.2 Bakgrund Syfte Mål Avgränsningar Metod 2. Projektgrupp sid.3 Projektgrupp Arbetsfördelning 3. Sammanställning sid.4-6 Inköpschef Operativ inköpare Upphandlare Teknisk inköpare Strategisk inköpare Taktisk inköpare Projektinköpare Administrativa inköpare Allmän inköpare 4. Slutsats - skillnader & likheter sid.7 5. Analys sid.8 6. Utvärdering och eftergranskning sid Källor sid Källkritik sid Lathund sid.13 1

3 Bakgrund Det ingår i en del av utbildningen och kursplanen. Vi ska lära oss mer om projektmetodik och få läran om hur ett projekt fungerar samt går till. Syfte Syfte med detta projekt är att få större inblick hur man lägger upp ett projekt samt definiera olika inköpsroller och dra skillnader/likheter mellan dessa. Mål Målet inom detta projekt är att intervjua 50st inköpare och få klarhet om vad det finns för olika inköpare och dess roller. Avgränsningar Att samla information om inköpare och dess olika roller. Metod Att genom intervjuer, internet och telefon skaffa information och därefter uppnå målet. 2

4 Projektgrupp Projektgruppen bestod av: Sandra Wahlgren Projektledare Sandra Lundgren Dokumenterare Julia Nilsson Erica Fernlund Anna Johansson Henrik Forsgren Arbetsfördelning Henrik Forsgren Erica Fernlund Projektbeskrivning (Samtliga i gruppen gick sen igenom projektbeskrivningen och sa sin åsikt) Intervjuer Sammanställning Rapportskrivning Utvärdering Sandra Wahlgren Sandra Lundgren Julia Nilsson Anna Johansson Intervju Sammanställning Rapportskrivning Utvärdering Anna Johansson Henrik Forsgren PowerPoint 3

5 Sammanställning Inköpschef Små företag Oftast själv/få inom handel och inköp. Oftast ingen utbildning eller har gått någon internkurs genom företaget. Positivt - Att skapa kontaktnäten och träffa många människor. Negativt Stressigt, fraktkostnader, köpet(bra eller dåligt) Stora företag Det totala ansvaret för företagets personal samt alla inköp. Oftast högutbildad via universitet (civilingenjör) men enstaka fall ingen utbildning då de har jobbat sig uppåt i företaget. Positivt Jobba med människor, skapa nya kontaktnät samt att ha frihet under ansvar. Jobba mycket med projekt och lära gruppen att samarbeta, ingen dag är den andra lik. Negativt Stressigt på grund av en snål tidsplan och man måste verkligen ha kunskap inom lagar/regler som finns. Måste ta hänsyn till gruppen, lyssna till alla åsikter och få till bra lösningar så att alla blir nöjda. Operativ inköpare Operativ inköpare ansvarar för leveranser, garantier till företag samt prishantering. Dem operativa inköpare som vi har fått tag på sitter i större företag. Oftast utbildade inom inköp men det finns även outbildade. Positivt Fritt och varierande arbete. Negativt Tidspress. 4

6 Upphandlare Jobbar väldigt mycket med avtal och tjänster inom projekt. En upphandlare är ofta projektledare och måste följa lagar och regler som finns inom kommunen men samtidigt följa de allmänna reglerna inom upphandling. Specifik upphandlings utbildning internt inom kommunen, finns även de som har arbetat sig uppåt i hierarkin. Positivt Väldigt brett arbete där du får kunskap och kompetens inom många olika områden. Varierande och utvecklande. Negativt Mycket svårt på grund av alla lagar som existerar vilket resulterar i att arbetet bromsas upp. Teknisk inköpare Tekniska inköpare samarbetar med strategiska inköpare. Tekniska inköpare skriver inte avtal på egen hand utan de söker upp leverantörer nya som gamla. De diskuteras senare vilka de kommer att välja tillsammans med strategiska inköpare. Enstaka kurser inom förhandling och liknade. Positivt Självständigt och inte så uppstyrt arbete. Stort kontaktnät och utvecklande. Negativt Inget. Strategisk inköpare Strategiska inköpare jobbar med avtal i alla slags former, t.ex. service avtal. Högre slag av utbildning som ex. ekonom via silf (Sveriges inköps & logistikförbund) Positivt Att kunna se tillbaka på resultaten. Väldigt utvecklande då man ofta får många nya syner i olika vinklar. Negativt Långa väntetider och svårt att förlita sig på leverantörer. Taktisk inköpare Planerar och bestämmer det dagliga arbetet för resterande inköpare inom företaget. Högre slag av utbildning inom inköpsbranschen. Positivt Kontakten med folket. Negativt Pappers jobbet är lite tråkigt. 5

7 Projektinköpare Jobbar väldigt specifikt inom något område i projektform. Vanligtvis utbildning via SILF (Sveriges inköps & logistikförbund) Positivt Lärorikt, spännande & utvecklande, aldrig tråkigt då det handlar om tjänster och material. Negativt Inget. Administrativa inköpare Ansvarar för dem administrativa delarna med inköp t ex leveransbevaka, kvalitetskontrollera nya leverantörer mm. Små företag Ekonomiskt ansvar och dess kretslopp samt arbetsmiljö frågor. Stora företag Har inte huvudansvaret utan hjälper till för att nå bra kvantitet. Positivt Tycker det är väldigt roligt för att det gått bra för företaget. Negativt Inget. Allmän inköpare Små företag Jobbar med försäljning och inköp som ett koncept. Ingen specifik utbildning utan har gått den hårda vägen. Har ofta huvud ansvaret för inköpen. Positivt Kreativt. Negativt Stressigt. Blir tvingad till att köpa stora mängder för att det ska bli billigt. Att man ibland köper in en produkt som man trott på som inte går bra i försäljningen. Stora företag Ansvaret över leverantörens produktion av produkten som de i sin tur köper in. Letar reda på billigaste och bästa leverantörerna. Sköta upphandlingar och ställer olika krav på leverantören, samt tecknar olika kontrakt, pristjusteringar. Ekonomi utbildning, utbildning via SILF men även finns det inköpare med ingen utbildning. Positivt Mycket kontakt med människor, chans till att resa mycket samt träffa många kompetenta personer. Negativt Svårt att nå ut till verksamheten och vilka krav kan jag ställa på dem. Noggrann med struktur och kontroll för om det går fel med något är det svårt att justera i efterhand när det handlar om stora volymer. 6

8 Slutsats - skillnader & likheter Små företag: Det vi har kommit fram till är att inom de små företagen jobbar man oftast själv, där man inte har någon specifik inköpsroll. I mindre företag är det oftast färre personer som har det totala ansvaret över inköpen. I företag där färre arbetar kan det vara svårt att veta vilken ände man ska börja i för att bygga upp ett brett kontaktnät. Detta resulterar till att det kan vara svårt att få ner priserna då man måste köpa större volymer. Detta är inte alltid möjligt pga. lagerutrymme och försäljningssyfte. Stora företag: Där finns det oftast flera olika inköpare med olika inriktningar som ansvarar för ett specifikt område. Här vilar ansvar på många inköpare men det finns alltid en chef som har det totala ansvaret samt tar dem slutgiltiga besluten. Stora företag köper oftast in stora volymer, vilket gör att dem får ner priserna. Dem har många olika inköpare som är delegerade i flera olika områden vilket det i sin tur resulterar i större kontaktnät. 7

9 Analys Vi har kommit fram till att det finns många olika inköpsroller som kan variera från stora till små företag. Vissa företag har specifika inköpare inom företaget, där alla har sin roll. Stora företag köper så pass stora ordrar att dem måste fördela upp arbetsuppgifterna för ett mer progressivt arbete. Dem mindre företagen har oftast inte en specifik inköpare utan där köper man in efter behov. Att arbeta som inköpare är ett roligt och kreativt arbete, där man får möta olika människor och skapa ett brett kontaktnät. Dem flesta inköparna är positiva till sin arbetsroll medan det finns dem som tycker det är stressigt under vissa perioder och att tidsplanen inte alltid räcker till. Den yngre generationen inom inköp har oftast en högre utbildning via universitet eller liknande. Medan den äldre generationen som har jobbat en längre tid inom inköp har oftast bara gått en internutbildning eller jobbat sig uppåt i företaget genom åren. 8

10 Utvärdering och eftergranskning av projektet Har projektledare & dokumenteraren fullfört sina uppgifter? För oss har det fungerat bra med både projektledaren och dokumenteraren. Dom har tagit sin roll på största allvar och sett till att gruppen gjort sitt bra och trivts. Hur har projektmedlemmarna skött sitt arbete? Allt har fungerat bra, alla har tagit sig an sina uppgifter och slutfört dom. Hur har gruppen fungerat överlag? Gruppen har fungerat väldigt bra. Vi har hållit tidsplanen och alla har varit ambitiösa. Lättsam grupp då alla har fått gett sina åsikter och funderingar kring arbetet. Vi har klickat väldigt bra i gruppen och haft roligt. Direktivet? Har det varit några problem? Direktivet har varit tydligt och bra, det frågetecknet som fanns var hur analysdelen skulle läggas upp. Tog kontakt med vår uppdragsgivare för att reda ut frågan. Direktivdialogen? Gick den bra och smidigt? Direktivdialogen gick snabbt och smidigt, inga större funderingar. Förstudien? Problem? Förstudien var inbakad i direktivet vi fick av uppdragsgivaren. Det fanns inga konstigheter kring förstudien. Projektbeskrivningen? Problem & erfarenheter? Detta var första gången vi skrev en projektbeskrivning och det var lite komplicerat. Svårt att veta hur man ska lägga upp den, vad som ska finnas med samt hur mycket den ska innehålla. Vi tror att ju fler gånger man jobbar med en projektmall desto lättare blir det i framtida projekt. Genomförandet? Problem & erfarenheter? Under första dagen flöt arbetet på bra, vi gjorde klart projektbeskrivningen och fick sen ihop några intervjuer. Andra dagen flöt inte på lika bra, det var svårare att få tag på inköpare för en intervju och då blev hela gruppen lite omotiverade. Vi avvaktade till torsdag eftermiddag samt fredag morgon för att göra klart dem resterande intervjuerna. 9

11 Erfarenheten vi lärt oss av detta är att det är bra att ha en bufferttid utifall man stöter på problem som vi gjorde på torsdagen. En erfarenhet vi också tar med oss är att dokumentera vem som ringer vilka företag innan man börjar med genomförandet. Detta gjorde att vi dubbelringde samt att vi fick kolla med medlemmarna i gruppen så att dem inte har tagit ett visst företag. Har man dokumenterat innan genomförandet så sparar man både tid och får ett effektivare arbete. Avslutning & rapportering? Problem & erfarenheter? Utförandet utav rapportbeskrivningen har i stora hela gått bra. Det som har varit problematiskt har varit formulering och upplägg utav rapportskrivningen. Dem erfarenheter vi har fått med oss är att det underlättar att ha en viss mall som man följer under skrivandets gång. Det arbetssättet vi har jobbat på är att kunna dela upp arbetet emellan gruppen för att sedan samlas och gå genom vad som gjordes under dagen, då har alla fått möjlighet att komma med sina åsikter. Detta arbetsätt har vi följt under projektets gång och kommer att ta med det till nästkommande projekt. Generella erfarenheter av projektarbetet? I överlag så var det roligt och givande att jobba i projektform, men det är viktigt att gruppen kommer överrens. Det är viktigt att följa tidsplanering och att den är realistisk samt att ha avstämningar under tidens gång. Det är viktigt att alla har samma ambitioner och driv så att projektet flyter på bra! 10

12 Källor Volvo Tomas pumpare AB Högland AB Sandvik AB Väckefjärden Metsä board PEAB Örnsköldsvik kommun Team Sportia Akzo nobel Örnalp Hägglunds drives Malux Sanmina Kontorsvaruhuset Eon Åhlens Lidl Fällkniven AB Aptum Fallskydd Cargotech Strömsknallen Elitbygg AK mobil konsult NCC Umeå Energi Umeå kommun Atlas copco Awesome rags Walki converflex AB BEA systems Skandinavia Mill Service Husum Nordemans bil SAS Mondo-dynäs väja Schenker Östersunds kommun Attacus stål & smide Screenform & reklam AB Koneo Almi Sollefteå kommun Gerdins nordkomponent AB Ögrens optik Fjällräven Trackscreen Nordemans järnhandel Kuusakoski Recycling AB Vattenfall Haglöfs 11

13 Källkritik Vi har intervjuat kompetenta människor personligen, därför ser vi ingen anledning till att vara kritiska till våra källor. 12

14 Lathund Inköpschef - Har hand om hela företagets inköp och leder inköpsgruppen. Strategisk inköpare - Har hand om de strategiska frågorna inom området inköp/upphandling. Avropsinköpare - En person som är främst ansvarig för att avlasta inköpsavdelningen på köpförslag. Att lägga ordar, konfirmera ordar samt följa upp ordrar är vanliga uppgifter för en avropsinköpare. Upphandlare - Arbetar med inköp och upphandlingar på en offentlig arbetsplats ex. universitet, kommun. Inköpsassistent - Avlastar inköparna och hjälper till med administrativa uppgifter. Upphandlingssamordnare - En person som är ytterst ansvarig för alla avrop, inköp och upphandlingar på en offentlig arbetsplats ex. ett universitet, kommun. Allmän inköpare - Arbetar med inköp utan att specialisera sig inom ett visst område. Administrativ inköpare - Precis som det låter, en administrativ inköpare ansvarar för de administrativa uppgifterna vid inköp ex: leveransbevaka, hålla koll på ordrar, kvalitetskontrollera nya leverantörer m.m. Taktisk inköpare - En taktisk inköpare har ansvar för att genomföra processen från kravspecifikation till avtal, d.v.s. själva upphandlingarna som mynnar ut i ett avtal. Kortfattat kan man säga att en taktisk inköpare ska ta fram de överenskommelser som ligger till grund för ett operativt inköp. Teknisk inköpare - Arbetar med inköp inom det tekniska området ex. datorer, maskiner. Operativ inköpare Operativa inköpare ansvarar för själva materialplaneringen, leveranser och garantier samt prishantering. SILF= Sveriges inköps och logistik förbund. Håller utbildning inom inköp, logistik, förhandling och juridik. 13