(68) Årsrapport 2011

Transkript

1 1(68) Årsrapport 2011

2 2(68) Bygglovalliansen Medverkande kommuner Syfte Samarbetets grunder och organisation Årsberättelse Analys nyckeltal och enkät Sammanfattning Underlaget till årsberättelse och analys Utfall i kundenkäten Danderyd Haninge Huddinge Håbo Järfälla Knivsta Lidingö Nacka Sigtuna Stockholm Södertälje Tyresö Täby Upplands Väsby Uppsala Vallentuna Vaxholm Österåker Sammanställning medlemkommunernas nyckeltal

3 3(68) Bygglovalliansen Bygglovalliansen är ett frivilligt och aktivt samarbete mellan bygglovfunktioner i kommuner. Det syftar till att gemensamt utveckla och effektivisera verksamheten, vilket direkt påverkar hur vi uppfyller vårt uppdrag gentemot ca 1,4 miljoner medborgare. 1.1 Medverkande kommuner Under 2011 ingick följande kommuner i samarbetet; Danderyd, Haninge, Huddinge, Håbo, Järfälla, Knivsta, Lidingö, Nacka, Sigtuna, Stockholm, Södertälje, Tyresö, Täby, Upplands Väsby, Uppsala, Vallentuna, Vaxholm, Österåker. En sammanställning finns sist i rapporten där det redovisas vilka kommuner som aktivt medverkat i samarbetet och på vilket sätt de medverkat; genom deltagande i styrgrupp och arbetsgrupper, med nyckeltal och kundenkät, i projekt och opinionsarbete osv. 1.2 Syfte Samverkan i ett organiserat nätverk för; systematiskt erfarenhetsutbyte kunskapsuppbyggnad och kunskapsförmedling benchmarking rutin-, process- och verksamhetsutveckling opinionsbildning Samverkan ger varje kommun möjlighet till utveckling av såväl effektivitet som kundnytta i bygglovsverksamheten och därtill kvaliteter i arkitektur och stadsbyggande. 1.3 Samarbetets grunder och organisation Bygglovalliansens grundidé är ett frivilligt och aktivt samarbete mellan bygglovfunktioner i kommuner. Avsikten är att bygga underifrån kring frågor som är angelägna att hantera gemensamt. Det finns fördelar i att agera gemensamt gentemot bygglovsökande, statliga myndigheter och internt inom kommunorganisationen. Historik Sex kommuner (Lidingö, Nacka, Tyresö, Täby, Upplands Väsby och Österåker) startade 2004 ett gemensamt utvecklingsprojekt inom bygglovprocessen, 6-kommuners. Tanken var att genom jämförelser av organisation, arbetsmetoder och arbetsresultat samt utifrån nulägesbeskrivningar kunna påvisa förbättringsmöjligheter inom bygglovprocessen. Därefter kunde en målbild formuleras ett börläge - som beskriver ett idealt arbetsflöde utifrån gällande regelverk mm. Under 2005 arbetade en projektgrupp, med medlemmar från de sex kommunerna, med att definiera ett antal nyckeltal. Nyckeltalen, som gäller bl.a. kundnöjdhet, handläggningstid och produktivitet, är en grundläggande förutsättning för att medlemskommunernas verksamheter ska vara möjliga att jämföra, utvärdera och utveckla.

4 4(68) Bygglovalliansens årsmöte Ett gemensamt årsmöte hålls i januari för årsredovisning, kunskaps- och informationsutbyte. Mötet är öppet för alla medarbetare i respektive kommuns bygglovfunktion. Även samarbetsparter och andra kommuner, som visat intresse för Bygglovalliansens arbete samt för medlemskap, bjuds in. Mötet har en delvis fast dagordning där följande punkter behandlas; Årsrapport med analys Bästa kommun Program för kunskaps- och informationsutbyte (enligt tema). Under årsmötet sammanträder även styrgruppen och beslutar om följande; ordinarie representation verksamhetsplan inför kommande verksamhetsår budget för kommande verksamhetsår Krav på medlemskommun För medlemskap krävs; medverkan i den årliga kundenkäten, loggning av bygglovärenden, uppföljning och analys, aktivt utvecklingsengagemang, deltagande i styrgruppsarbetet. Därutöver väljer kommunen i vilka övriga aktiviteter man deltar. 2 Årsberättelse 2011 Bygglovalliansen har under 2011 bestått av 18 kommuner (se pkt 1.1) samt Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Styrgruppens tidigare ordförande, Per Lagheim, tackades av i början av året och därefter valdes en ny ordförande/sammankallande; Susanne Edén från Vaxholm. Styrgruppen har träffats 6 gånger under verksamhetsåret. Följande har gjorts inom samarbetet: Vidareutbildningen Bygglov i praktiken har genomförts i samarbete med KTH - Syd. Kursen var fulltecknad vid kursstart. Flera avhopp, efter det att kursen börjat, innebar dessvärre att det fanns lediga platser men, eftersom kursen redan kommit igång, att dessa dessvärre inte kunde erbjudas alla som varit intresserade av att gå utbildningen. Flera medlemskommuner hade medarbetare som deltog i kursen. Några medverkade med föreläsare, övningsuppgifter och studiebesök. Arbetsgrupperna har arbetat aktivt med att producera och leverera material. o Exempelritningar; tidigare exempelritningar har uppdaterats med anledning av nya PBL. Ansvarig och medverkande; Täby samt Järfälla. o Materialet har utökats med exempelritningar för Plank och Murar och markförändringar. Ansvarig och medverkande; Stockholm samt Täby, Lidingö, Södertälje.

5 5(68) o Tillgänglighet; gruppen har arbetat med att ta fram ett material i likhet med exempelritningar innehållande gemensamma riktlinjer. Inriktningen på materialet är att ge sökande en förenklad beskrivning av vilken redovisning som krävs och vad som granskas vid lovprövning av nya bostäder. Ansvarig och medverkande; Haninge samt Knivsta. o Gemensamma mallar samt processbeskrivningar (nya PBL) togs fram samt lanserades och tillgängliggjordes för landets alla kommuner genom SKL. Materialet beskriver handläggningens (inkl administration) steg och moment samt innehåller malldokument med exempel på brev, skrivelser, tjänsteutlåtanden mm. Medverkande; Danderyd, Haninge, Huddinge, Håbo, Knivsta, Lidingö, Nacka, Stockholm, Täby, Upplands Väsby, Vaxholm. o Kartunderlag arbetsgruppen ska sammanställa vilka krav medlemmarna ställer på kartunderlag i samband med lovansökan, sammanställa de olika varianter/typer av kartor som finns samt redogöra för kostnadsläget. I ett nästa skede ska diskuteras om medlemskommunerna kan enas om en likartad standard. Ansvarig och medverkande; Vaxholm samt Österåker, Järfälla, Nacka, Håbo, Sigtuna, Stockholm, Täby. o Blanketter arbetsgrupp bildad i syfte att ta fram ett koncept till ansökningsblankett - en som omfattar alla typer av lovansökningar som är enkel och tydlig. Förslaget ska presenteras för Commentus. Arbetsgruppen har inte hunnit komma igång med arbetet. Ansvarig och medverkande; Södertälje samt Lidingö, Knivsta, Täby, Sigtuna, Vaxholm. Övriga arbetsgrupper har arbetet varit mer avvaktande. Fokus har istället legat på den nya plan- och bygglagen, som började gälla i maj Handläggningstider har mätts för ärenden inkomna under perioden 1/3 30/6. Excel-filen är kompletterad så att både medelvärde och medianvärde för handläggningstid redovisas. Nyckeltal har mätts på helåret. En översyn av definitionerna har lett fram till att redovisningen kompletterats. Rättssäkerhet mäts nu med två nyckeltal: (1) antal beslut som överklagats till första instans i förhållande till totalt antal beslut, (2) antal slutligt avgjorda beslut som stått sig i förhållande till totalt antal avgjorda beslut under helåret. Kundenkät har upphandlats, av USK, och genomförts för arton (18) kommuner. Svarsfrekvensen 2011 ligger något lägre än tidigare år. Projekt har fått stå tillbaka under året för implementeringen av nya PBL. Opinionsarbete I första hand remissvar och skrivelser till departementet med förslag till förbättringar och justeringar av den nya lagen. Ansvarig/medverkande; Vaxholm. Samarbete med SKL har inletts. Årsmötet hölls den 10 februari i Södertälje. Intresset för årsmötet, ca 120 deltagare, var stort. Flera kommuner, som ännu inte är medlemmar, deltog; Enköping, Ekerö och Sundbyberg. Programmet bestod av presentation av värdkommunen, genomgång av årsrapporten och enkäten 2011, Årets kommun, föreläsningar om tillgänglighet av Helen Nilsson/BBH Arkitekter och brandskyddsdokumentation/ Claes-Göran Öhman. Johan Hjalmarsson från Länsstyrelsen i Stockholms län höll föreläsningar

6 6(68) om bl a de erfarenheter man kunnat göra av den första tidens tillämpning av nya PBL. Årets kommun 2011 De resultatmässigt bästa kommunerna (sett till omdömen i enkäten samt nyckeltal) var; Vaxholm, Täby, Nacka, Lidingö och Knivsta. Vaxholm utsågs till Bästa kommun 2011 med följande motivering; Bygglovsenheten i Vaxholm har under flera år legat på en jämn och hög resultatnivå i Bygglovalliansens verksamhetsutvärderingar. Målmedvetet och aktivt utvecklingsarbete och kontinuerlig kompetensutveckling har, bland mycket, gett korta handläggningstider, professionella och kunniga handläggare och hög rättssäkerhet. Därigenom har också kundnytta och kundnöjdhet skapats. Trots de utmaningar en ny lagstiftning inneburit för alla Bygglovalliansens medlemmar så visar Vaxholm, som en av få kommuner, ett förbättrat resultat för Vaxholms bygglovsenhet har på bästa sätt delat med sig av kunskap och bidragit på ett mycket aktivt, kunnigt och engagerat sätt i Bygglovalliansens arbete. 2.1 Analys nyckeltal och enkät 2011 Handläggningstiden, såväl delegationsbeslut som nämndbeslut, för samtliga kommuner är i genomsnitt 7,5 veckor. Huddinge (4,0 veckor) har kortast handläggningstider, följt av Vaxholm (4,6 veckor). Sex av medlemskommunerna har genomsnittliga handläggningstider som är längre än 9 veckor; Uppsala, Upplands Väsby, Stockholm och Sigtuna samt Österåker, Vallentuna där handläggningstiden är längre än 10 veckor. Medlemskommunerna redovisar överlag längre handläggningstider än tidigare år. Handläggningstiderna påverkas av t ex ansökans kvalitet/skick, komplicerande förutsättningar i form av kulturvärden, strandskydd, starka särintressen, avsaknad av eller otidsenliga detaljplaner, stora avstånd inom kommunen och många komplexa ärenden av principiell betydelse. I kommuner som Håbo, Knivsta, Vaxholm och Tyresö innehåller ansökningarna ofta en mix av flertalet av nämnda faktorer. Det finns klara fördelar med att ha moderna och uppdaterade detaljplaner, där det finns bebyggelsetryck och utvecklingsönskemål. Aktuella detaljplaner har en avgörande positiv påverkan på handläggningstider, beslutsprocesser, förutsägbarhet och därmed också för hur effektivt kommunala resurser och medel används.

7 7(68) Produktiviteten mäts med två nyckeltal; dels ärenden/årsarbetare, dels beslut/årsarbetare. Kommunerna som har högsta andelen beslut/årsarbetare är Österåker (133), Sigtuna (130), Stockholm (129) och Huddinge (117). En iakttagelse är att dessa kommuner, med undantag av Huddinge, också är de kommuner som har de längsta handläggningstiderna. Huddinge är den kommun som har både högsta produktiviteten och kortaste handläggningstiden (4 veckor). Detta som ett resultat av att man systematiskt och metodiskt arbetat bort gamla ärenden och att handläggarna därmed nu kan fokusera på att handlägga nyinkomna lovärenden. Rättssäkerhet mäts med två olika nyckeltal; dels mäts hur många av totalt fattade beslut som överklagas, dels mäts hur många av de överklagade besluten som står sig. Det vill säga där sista instans avgör ärendet i enlighet med byggnadsnämndens beslut. Av det medlemmar som rapporterat in nyckeltal kan noteras att Danderyd och Vaxholm är de kommuner där flesta andel beslut överklagas (över 8 %). I nio av medlemskommunerna stod över 80 % av besluten vid slutligt avgörande. Rättssäkerheten är en viktig aspekt för hur myndigheten uppfattas, där målet naturligtvis bl a är att uppfattas vara trovärdig, saklig och konsekvent. Delegationsrätt De kommuner som har störst andel ärenden där besluten tas i nämnd är Danderyd, Lidingö, Vallentuna samt Österåker. Med undantag för Vallentuna, som är ny medlem 2011, är det i princip samma kommuner som också tidigare haft fler beslutsärenden i nämnd än övriga medlemmar. Det finns dock inget självklart samband mellan en omfattande delegationsrätt och korta handläggningstider. Nämndhanteringen är i samtliga kommuner en mer tidskrävande process än den vid ett delegationsbeslut. Flera kommuner har under året aktivt arbetat med att effektivisera och korta de administrativa processtegen i samband med nämnd; inlämningsdag för tjänsteskrivelser, utskick av kallelse, tid mellan beredning och nämndsammanträde etc. Mest effektivt för att nå kortare handläggningstider är dock sannolikt att ha uppdaterade och aktuella detaljplaner. Nöjda kunder De kommuner som genomgående utmärker sig på ett mycket positivt sätt i kundenkäten är Vaxholm, Täby, Nacka, Lidingö samt Knivsta. Flera har arbetat målmedvetet och aktivt med utvecklingsfrågor och kundbemötande. Under mätserien på sju år har t ex Nacka och Täby utmärkt sig, någon enstaka och tillfällig nedgång till trots, med att leverera på en hög nivå. Vilket också premierats i enkäten med goda omdömen från kunderna. Det är flera faktorer som samverkar när kunder ger goda omdömen och höga betyg; professionella handläggare, snabba och entydiga besked som inte ändras under handläggningen, handläggningstiden och som så ofta hur man blir bemött av sin handläggare. Precis som tidigare finns alltså ett mycket tydligt samband mellan hur nöjda kunderna är i sitt helhetsomdöme och handläggningstider, vilken typ av beslut man erhållit (lov eller avslag) men, framförallt, till andelen ärenden där myndigheten inte kommit till något beslut alls (vilande). Liksom vid tidigare års mätningar har de kommuner med störst andel vilande ärenden, också de minst nöjda kunderna. Det framgår även av kundernas frisvar/kommentarer i enkäten att just detta upplevs som ett stort problem. I synnerhet i kombination med svårigheter att nå handläggare per telefon eller genom besök.

8 8(68) 2.2 Sammanfattning Flera medlemskommuner uttryckte tidigt en oro för den ytterligare påfrestning som arbetet med att ta fram underlag till Bygglovalliansens årsrapport innebär under ett år då en ny lagstiftning skulle komma att gälla. Trots detta har flertalet medlemmar levererat underlag, vilket gör att det nu finns en relativt sammanhängande redovisningsserie och verksamhetsuppföljning som löper över sju år. Framförallt finns nu en konkret redovisning, och möjlighet att dra slutsatser, av vad den nya lagen inneburit för verksamheternas produktivitet och handläggningstider. Nya PBL har för de flesta medlemskommunerna inneburit en ordentlig översyn av arbetssätt, rutiner, delegationsordningar, taxor och omfattande utbildnings- och kompetensförstärkande insatser. Det har tagit tid och kraft från verksamheterna. Handläggningstiderna har förlängts. Kundnöjdheten har sjunkit. Det kan dock noteras att rättssäkerheten i besluten ändå ligger på, i genomsnitt, höga nivåer. Processerna för bygglov och byggkontroll innebär förändrade arbetssätt och många nya arbetsmoment. Många sökande oroade sig för vad den nya lagen skulle komma att innebära för det egna projektet och för de nya kostnadsnivåerna. Med anledning av detta kunde noteras en markant ökning av lovansökningar sista veckan i april. Dessa ansökningar var på många sätt bristfälliga. Viss oklarhet och osäkerhet kring tillämpningen har lett till att entydiga och tydliga besked inte kunnat ges till sökande. Ett exempel på en sådan oklarhet är hur och med vilka krav en åtgärd som beviljats lov i ÄPBL genomförs, om den sökande inte samtidigt hann lämna in en bygganmälan före 2/ Generellt sett har den nya lagstiftningen lett till längre handläggningstider i alla medlemskommuner samt i flera fall till sämre omdömen och kundnöjdhet. Det är fortsatt stor personalomsättning i de flesta medlemskommunerna, ibland förenat med rekryteringssvårigheter. Några medlemskommuner har bytt ärendehanteringssystem. Fortfarande finns påtagligt stora variationer i hur väl integreringen av nya stödsystem lyckats. Det är just under detta verksamhetsår som både styrkan och sårbarheten i Bygglovalliansens samarbete blivit tydlig. Samarbetet har slagit igenom och väckt uppmärksamhet över hela landet. Det har gett utrymme för opinionsarbete och möjlighet att påverka lagstiftningsarbetet och implementeringen av den nya lagen. Det etablerade samarbetet, på lednings- och handläggarnivå, har gjort att avgörande frågor och behov av förtydligande material snabbt kunnat fångas upp och åtgärdas. Medlemmarna alltså haft väsentligt bättre förutsättningar än många andra kommuner att snabbt identifiera nödvändiga rutin- och verksamhetsförändringar samt att komma till gemensamma synsätt vid tolkning av den nya lagstiftningen. De goda resultat och genuina förståelsen för lagstiftning och myndighetsrollen som bl a arbetet med gemensamma mallar och processer gett under året har, jämfört om detta arbete inte genomförts, med största sannolikhet haft en avgörande positiv effekt för kompetensutvecklingen, myndighetsutövningen och kundnyttan trots en genomsnittlig sänkning av tidigare års resultat gällande kundnöjdhet. Det är också intressant att notera att Bygglovalliansens systematiska och metodiska arbete med att ta fram aktuellt, enhetligt och entydigt informationsmaterial gett ett samstämt gott omdöme från kunderna i enkätsvaren. Materialet, en fråga som inte längre anses vara viktig

9 9(68) för kunden, har inneburit att tid frigjorts till handläggning istället för till information om hur en ansökan bör utformas och vad den bör innehålla för att få en snabb och säker prövning. Medlemskommunerna arbetar överlag utifrån några gemensamma principer; Aktivt arbete med bemötande- och (kund)tillgänglighetsfrågor. Snabba och tydliga besked. Bygger på ett brett samarbete med andra kompetenser t.ex. plan, kart/mät, juridisk sakkunskap, kontinuerlig kompetensutveckling och aktivt utvecklingsarbete. Professionella tjänstemän. Med utgångspunkt i synsättet att gå till källan ges en säkerhet och förutsättning för samsyn i rådgivning och beslut. Handläggning och beslut är ett resultat av att handläggarna arbetar aktivt med plan- och bygglagen, miljöbalken, kommunallagen, förvaltningslagen med rättsfallsutveckling och lagkommentarer. Uppföljning och utvecklingsbenägenhet. Nya verksamhetsidéer prövas och ett aktivt rutinutvecklingsarbete bedrivs. Kontinuerlig uppföljning av verksamheten ger tidiga indikationer om förändrings- och utvecklingsbehov. 2.3 Underlaget till årsberättelse och analys Årsberättelsen är sammanställd av Nancy Mattsson, projektledare 2011 (M2 Arkitekter AB), på uppdrag av Bygglovalliansens styrgrupp. Respektive kommun har lämnat in nyckeltal och kommunspecifika analyser om utfall och planerade förbättringsåtgärder. I samband med sammanställningen har projektledaren rättat sådana uppgifter som misstämt mellan siffror angivna i vardera kommunens årsberättelse och siffror som samma kommuner fört in i beräkningsfilerna. Detta till förmån för de värden som återgetts i beräkningsfilerna (nyckeltal och loggningsfil).

10 10(68) 2.4 Utfall i kundenkäten Närmast följer ett utdrag ur kundenkäten Hela sammanställningen/rapporten finns att tillgå hos vardera medlemskommun.

11 11(68)

12 12(68)

13 13(68) Förbättra Bevara Viktigast!

14 14(68) Viktigast

15 15(68)

16 16(68)

17 17(68)

18 18(68)

19 19(68)

20 20(68) 3 Danderyd 3.1 Nyckeltal och nyckelinformation Antal kommuninvånare: (32 000) Antal personer i bygglovprocessen: 5,6 (4,8) Antal ärenden: 643 (652) Antal beslut: 365 (527) Andel nämndbeslut inkl/exkl svartbyggen: 17,8 % (8,5) Produktivitet: - ärenden/årsarbetskraft 115 (136) - beslut/årsarbetskraft 65 (110) Handläggningstid medel: 8,4 veckor Handläggningstid median: - veckor Rättssäkerhet (överklagande ärenden/antal beslut): - Rättssäkerhet (överklagade ärenden som stått sig): 100 % (70) Kundnöjdhet: 64 (66) (2010-års siffror inom parantes) 3.2 Organisation kring bygglovhanteringen Viktiga verksamhetshändelser under

21 21(68) 3.4 Analys av 2011 Kundnöjdheten är ungefär som fjolårets trots strul med ny PBL! Positivt att förtroendet för bygglovhandläggarna som professionella har ökat. Tydligen upplever många det svårt att snabbt komma i kontakt med handläggare. För att lättare och snabbare hantera svåra ärenden (kommunen har relativt många krävande bygglovssökanden) ska juridisk hjälp kopplas in tidigare i ärendenas hantering. 3.5 Mål för 2012 Produktivitet: Öka produktiviteten från 58 till 80 Handläggningstid: Minska till 6 veckor Rättssäkerhet: Nästan 100 % Kundnöjdhet: Ökas från 64 % till 80 % 3.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2011 Styrgruppen. Nyckeltal. Kundenkät. Arbetsgrupp; exempelritningar, gemensamma mallar. 3.7 Kontaktperson 2011 Torbjörn Rahm, bygglovhandläggare.

22 22(68) 4 Haninge 4.1 Nyckeltal och nyckelinformation Antal kommuninvånare: Antal personer i bygglovprocessen: 9,1 (13,2) Antal ärenden: 849 (1025) Antal beslut: 882 (1100) Andel nämndbeslut inkl/exkl svartbygge: 15,6% / 12,5 % (18 % / 15 %) Produktivitet: - ärenden/årsarbetskraft 93 (126) - beslut/årsarbetskraft 97 (135) Handläggningstid medel: 6,9 veckor (9,5) Handläggningstid median: 1,6 veckor Rättssäkerhet (överklagande ärenden/antal beslut): 6,9 % Rättssäkerhet (överklagade ärenden som stått sig): 83,3% (83) Kundnöjdhet: 56 (54) (2010-års siffror inom parantes) 4.2 Organisation kring bygglovhanteringen Bygglovsenheten är en del av Plan- och Byggavdelningen som tillhör Stadsbyggnadsförvaltningen, där ansvaret för kommunens tekniska verksamheter ligger. Inom bygglovsenheten handläggs ärenden enligt plan- och bygglagen och miljöbalken. På bygglovsenheten arbetar 12 medarbetare uppdelade i två team samt bygglovscenter. Vi har olika bakgrund, allt från arkitekter till ingenjörer.

23 23(68) Allmänna frågor inom verksamhets område besvaras av bygglovsvägledarna på bygglovscenter. Bygglov över disk hanteras här. Här finns också kommunens bygglovsarkiv. Varje team består av en bygglovssamordnare och tre/fyra handläggare. Här administrerar och handlägger vi ansökan om bygg-, mark- och rivningslov, förhandsbesked, villkorsbesked, strandskydd, bygganmälan/anmälan, håller byggsamråd/tekniskt samråd, fattar beslut om kontrollplan/startbesked. Här hanteras även ärende för påföljd och ingripande, överklagande, remissvar/yttrande till olika myndigheter, OVK och hissar. Handläggarna fattar självständiga beslut i enlighet med gällande delegationsordning samt förbereder ärende inför beslut i Stadsbyggnadsnämnden. Delegationsordningen är omfattande. Samtliga beslut inom detaljplanerad område fattas på delegation även avslag. Vidare arbetar enheten aktivt för att utveckla bygglovsprocessen vad gäller bland annat arbetsmetoder och former, rutiner, mallar, riktlinjer och exempelritningar. 4.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2011 Aktivt deltagande i Bygglovalliansen. Inför nya PBL (utbildning, taxa, delegationsordning, rutiner, mallar, info, personal/bemanning). Processutveckling med fokus på verksamhet, organisation, individ och team (pågår). Verksamhets utveckling i enlighet med revisionsrapportens identifierade utvecklingsområden. Vägledning för strandskyddsbedömning godkänd av SBN E-tjänst för bygglov (pågår). Kontinuerlig marknadsföring av bygglovsprocessen som en del av stadsbyggnadsprocess (pågår). Kundenkätundersökning. Mäta handläggningstider. Serviceundersökning, Stockholm Business Alliance. 4.4 Analys av 2011 Det har varit mycket spännande och lärorikt år för oss. Bygglovsenheten har visat sig många positiva styrkor och utfört ett fantastiskt arbete under hela året. Det är mycket glädjande och uppmuntrande att se ett framsteg i resultatet efter det andra året med Bygglovalliansen. Tråtts omfattande arbete inför nya PBL samt under pågående personalomsättning har vi lyckats att förkorta handläggningstiden samt öka kundnöjdhet. Men det finns mycket kapacitet inom gruppen att göra ännu mer för att öka service och tillgänglighet åt medborgarna. Det kommer vi att ägna oss under 2012 genom att göra enkelt att komma i kontakt med oss, förenkla och förtydliga information och språk på hemsidan och i beslutsmallar samt göra oss extra behjälplig åt medborgarna i ett enskilt pågående ärende.

24 24(68) 4.5 Mål för 2012 Fortsatt aktivt deltagande i Bygglovalliansen. E-tjänst för bygglov. Processutveckling med fokus på verksamhet, organisation, individ och team. Kontinuerlig marknadsföring av bygglovsprocessen som en del av stadsbyggnadsprocess. Genomföra bygglovsdag / öppet hus. Kundenkätundersökning. Mäta handläggningstider. Produktivitet: Handläggningstid: Rättssäkerhet: Kundnöjdhet: Ökas. Kortas. Bibehållas eller förbättras. Ökas. 4.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2011 Styrgruppen. Nyckeltal. Kundenkät. Arbetsgrupp; Tillgänglighet för en- och tvåbostadshus vid ny-, till- och ombyggnad. 4.7 Kontaktperson 2011 Malchaz Mikadze samt Set Maront, Benjamin Hellström och Benita Jernberg.

25 25(68) 5 Huddinge 5.1 Nyckeltal och nyckelinformation Antal kommuninvånare: (ca ) Antal personer i bygglovprocessen: 16 (11) Antal ärenden: 1400 (1696) Antal beslut: 1865 (1830) Andel nämndbeslut inkl/exkl svartbyggen: 4,4 % / 3,1% (5 %/-) Produktivitet: - ärenden/årsarbetskraft 88 (154) - beslut/årsarbetskraft 117 (166) Handläggningstid medel: 4 veckor (5,7) Handläggningstid median: 2 veckor Rättssäkerhet (överklagande ärenden/antal beslut): 0,9 % Rättssäkerhet (överklagade ärenden som stått sig): 73 % (98) Kundnöjdhet: 66 (55) (2010-års siffror inom parantes) 5.2 Organisation kring bygglovhanteringen 2011 Våra verksamheter är indelade i tre områden: Bygglovsfrågor (förhandsbesked, bygglov, marklov, rivningslov, tillsynsärende, bygganmälan/anmälan om åtgärd, obligatorisk ventilationskontroll, (OVK) samt energideklaration). Bygglovsverksamheten består av 1 chef, 13,5 handläggare, 2,5 koordinatorer, 1 arkivarie. Energirådgivning (rådgivning i energifrågor.)

26 26(68) Bostadsanpassningsbidrag. 5.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2010 Bygglovsavdelningen har genomgått stora förändringar under Främst genom den nya lagstiftningen som trädde i kraft den 2 maj 2011 och dels genomgått en omfattande processkartläggning av verksamheten via ett s.k. LEAN-projekt. Till detta tillkommer även införandet av ett nytt ärendehanteringssystem under sista delen av kvartalet Detta har lett till en smidigare intern process och när den är implementerad fullt ut, inte bara kommer att reducera handläggningstiderna utan även förbättra servicen för medborgaren. 5.4 Analys av 2011 Enligt 2011 års kundenkät har bygglovsavdelningen förbättrats på i stort sett alla områden jämfört med Det enda som egentligen försämrats är frågan om avgifter. Detta kan bero på att avgifterna höjdes i samband med att den nya plan- och bygglagen trädde i kraft den 2 maj 2011 och att taxan för verksamheten förändrades. Trots ovannämnda förbättringar har bygglovsavdelningen som mål att under 2012 öka tillgängligheten till bygglovsavdelningen ytterligare och att förbättra/förenkla information till medborgare innan ansökan om lov görs. Ett annat mål är att hålla informationsmöte med specifika målgrupper i samhället (tex villaägareföreningar, företag etc) och att vidareutbilda personalen i specifika bemötandefrågor. Ytterligare ett förbättringsområde är samarbetet mellan olika avdelningar och enheter. 5.5 Mål för 2012 Produktivitet: 150 Handläggningstid: 3 veckor Rättssäkerhet: % Kundnöjdhet: Medverkan i Bygglovalliansen 2011 Styrgruppen. Nyckeltal. Kundenkät. Arbetsgrupp; exempelritningar, gemensamma mallar. KTH-kursen Bygglov i praktiken. 5.7 Kontaktperson 2011 Nyckeltal: Basmal Abdulahad Kundenkät: Basmal Abdulahad KTH-kursen : Lisette Nilsson och Anna-Karin Romanus Gillström Exempelritningar: Rickard Castillo-Bengtsson och Sofia Düring-Forslund Mallar: Maria Burger och Annika Ahola.

27 27(68) 6 Håbo 6.1 Nyckeltal och nyckelinformation Antal kommuninvånare: (19 500) Antal personer i bygglovprocessen: 3,5 (3,5) Antal ärenden: 306 (318) Antal beslut: 316 (309) Andel nämndbeslut inkl/exkl svartbyggen: 12,7 % / 12,7% (13 % / -) Produktivitet: - ärenden/årsarbetskraft 87 (111) - beslut/årsarbetskraft 90 (108) Handläggningstid medel: 7,9 (3,4) veckor Handläggningstid median: 5,0 veckor Rättssäkerhet (överklagande ärenden/antal beslut): 1,6 % Rättssäkerhet (överklagade ärenden som stått sig): 100% (84) Kundnöjdhet: 63 (84) (2010-års siffror inom parantes)

28 28(68) 6.2 Organisation kring bygglovhanteringen Vår avdelning har under 2011 bestått av två byggnadsinspektörer, en bygglovhandläggare och en administratör samt en 50% byggchef. Sedan har det varit en hel del personalförändringar men större delen av året har avdelningen sett ut så. Byggavdelningen svarar till en Tillståndsnämnd som har hand om de ärenden som går till nämnd. Denna nämnd är dock inte den som ansvarar för budget etc. utan det är Miljö- och tekniknämnden. 6.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2011 Byte av ärendehanteringssystem från Winbär till Bygg-R Framtagande av nya rutiner för allt arbete på avdelningen. 6.4 Analys av har varit ett år kantat av personalförändringar på byggavdelningen. Med tre olika chefer under året och en hel avdelning som bytts ut har det funnits brister i tryggheten på arbetsplatsen. Detta har märkts framförallt i de svar som lämnats i bygglovalliansens årliga undersökning. Det har varit ett år där allt inte har fungerat smärtfritt men där det trots allt har fungerat relativt väl, då vi fortfarande ligger över bygglovalliansens medel när det gäller nöjda medborgare. Det har funnits en brist på erfarenhet på avdelningen och detta arbetar vi hårt på att försöka ändra. Vi nyanställer personal med erfarenhet som kan bidra till den generella kunskapsutvecklingen på avdelningen samt fortsätter att vidareutveckla avdelningens personal för att skapa en större trygghet för dem i deras roller. Vi har ett stort arbete framför oss när det gäller utveckling av nya rutiner som anpassas inte bara till den nya Plan- och bygglagen men även till medarbetarnas olika arbetsuppgifter och kunskaper. En stor del av att skapa en tryggare arbetsplats med en kvarvarande personal är att

29 29(68) skapa en gemenskap på arbetsplatsen där alla får möjlighet att komma till tals och även lära känna varandra bättre. 6.5 Mål för 2012 Produktivitet: Handläggningstid: Rättssäkerhet: Kundnöjdhet: ca 65 beslut / årsarbetskraft samt ca 60 ärenden / årsarbetskraft ca 4-5 veckor ca 2 % överklagade beslut och ca 80 % som står sig i högre instans. Minst 70% nöjda medborgare 6.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2011 Styrgruppen. Nyckeltal. Kundenkät. Arbetsgrupp; exempelritningar, gemensamma mallar. KTH-kursen Bygglov i praktiken 6.7 Kontaktperson 2011 Jessica Fogelberg, Bygglovhandläggare, /

30 30(68) 7 Järfälla 7.1 Nyckeltal och nyckelinformation Antal kommuninvånare: Antal personer i bygglovprocessen: 6 (2) Antal ärenden: 540 (694) Antal beslut: 361 (655) Andel nämndbeslut inkl/exkl svartbyggen: 30 (44) Produktivitet: - ärenden/årsarbetskraft 90 (107) - beslut/årsarbetskraft 60 (102) Handläggningstid medel: 7,0 (3,8) veckor Handläggningstid median: 1,0 veckor Rättssäkerhet (överklagande ärenden/antal beslut): 3,6% Rättssäkerhet (överklagade ärenden som stått sig): 93,3% (75) Kundnöjdhet: 63 % (2010-års siffror inom parantes)

31 31(68) 7.2 Organisation kring bygglovhanteringen 2011 Sedan årsskiftet 2009/2010 tillhör Plan- och bygglovavdelning med bygglovenhet kommunledningskontoret, men arbetar mot miljö- och bygglovsnämnd administrerad av bygg- och miljöförvaltningen. Denna organisation ändras från årsskiftet 2011/ Viktiga verksamhetshändelser under 2011 Bygglovchefen sjukskriven på heltid nov feb 2011 och deltid feb-maj 2011, handläggare är tf chef under tiden. En handläggare slutar i juli 2010 och ytterligare en i maj 2011, två nya handläggare börjar i aug resp. okt En bygglovkoordinator börjar i juni Registrator/administratör sjukskriven 75% under hela året. Byter ärendesystem i april. Ny PBL i maj. Planer för nya lokaler klara i mars, inflyttning i december. Återgår organisatoriskt till Bygg- och miljöförvaltningen från årsskiftet 2011/2012, inordnas under den befintliga miljö- och bygglovsnämnden i en ny miljö- och bygglovavdelning. 7.4 Analys av 2011 Väldigt ansträngd personalsituation under stor del av året vilket också märks i enkätresultatet. Styrkor Stora förändringar - nytt ärendesystem och ny lag - har hanterats på ett bra sätt. Mycket god sammanhållning och vilja till att medverka i utveckling och förbättringar. Bra fungerande kundtjänst som hanterar allmänhetens frågor vilket mycket påtagligt avlastar handläggarna.

32 32(68) Svagheter Stor förbättringspotential finns i t.ex. nämndadministrationen, framtagande och bearbetning av nya och befintliga rutiner samt ett större utnyttjande av IT-verktyg. 7.5 Mål för 2012 Produktivitet: Handläggningstid: 8 veckor Rättssäkerhet: 95% Kundnöjdhet: 80% 7.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2011 Styrgruppen. Nyckeltal. Kundenkät. Arbetsgrupp; exempelritningar, gemensamma mallar, tillgänglighet. 7.7 Kontaktperson 2011 Marika Jegreús, bygglovchef

33 33(68) 8 Knivsta 8.1 Nyckeltal och nyckelinformation Antal kommuninvånare: (14 700) Antal personer i bygglovprocessen: 4 (3,9) Antal ärenden: 287 (332) Antal beslut: 254 (337) Andel nämndbeslut exkl/inkl svartbyggen: 15,4% / 11,4 % (18% / -) Produktivitet: - ärenden/årsarbetskraft 72 (85) - beslut/årsarbetskraft 64 (86) Handläggningstid medel: 5,9 veckor (4,5) Handläggningstid median: 7,0 veckor Rättssäkerhet (överklagande ärenden/antal beslut): 2,8% Rättssäkerhet (överklagade ärenden som stått sig): 100% (83%) Kundnöjdhet: 70% (78%) (2010-års siffror inom parantes)

34 34(68) 8.2 Organisation kring bygglovhanteringen 2011 Stadsarkitekten är chef för bygg- och miljöverksamheten samt sitter i kommunens ledningsgrupp. Byggenheten är en liten grupp som består av två byggnadsinpektörer, en bygglovhandläggare, en administratör och en arkitekt, som är bygglovsamordnare. Utöver dessa ingår bygg- och miljönämndens nämndsekreterare i gruppen. Eftersom Knivsta är en relativt liten kommun samarbetar vi med övriga enheter inom Bygg& Miljö, vilket gör att flera även jobbar med andra typer av ärenden utanför bygglovhanteringen, till exempel med detaljplaner. 8.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2011 Införande av nya PBL (taxa, delegationsordning, rutiner, mallar, utbildning) Personalförändringar. Ny stadsarkitekt/verksamhetschef för Bygg&Miljö, som bland annat grupperat Byggenheten i flera mindre grupper med en samordnare i varje grupp; plan, bygg och kart&mät. En ny byggnadsinspektör har anställts som ersätter en tidigare konsult. 8.4 Analys av 2011 Våra styrkor är även våra svagheter. Det är en styrka att vara en liten grupp. Vi jobbar i nära samarbete med varandra. Den lilla gruppen är sårbar om någon blir sjuk eller jobbar med andra ärenden utanför bygglovhanteringen. Vi sitter även tillsammans med kommunens miljöenhet, vilket är en stor tillgång, eftersom vi har en gemensam bygg- och miljönämnd. Antalet ärenden har varit lägre än föregående år. Handläggningstiderna har generellt blivit längre, utom för nämndbeslut utanför planlagt område som har kortats. Orsakerna till de längre handläggningstiderna beror till största delen på införandet av den nya plan- och bygglagen. Kommunen har även ökat arbetet med att ta fram nya detaljplaner, vilket påverkat bemanningen på byggenheten. Även arbetet med tillsynsärenden har ökat under året. Arbete med arkivering har påbörjats men mycket återstår.

35 35(68) Styrkor Liten grupp - vi jobbar i nära samarbete med varandra. Gemensam bygg- och miljönämnd. Tillsynsverksamheten har ökat. Samarbete med plan för att få fram fler nya detaljplaner. Svagheter Liten grupp - sårbart. Längre handläggningstider. 8.5 Mål för 2012 Öka tillgängligheten Minska sårbarheten inom gruppen fler kan mer. Upphandla och införa nytt ärendehanteringssystem Avsluta och arkivera ärenden inför flytt till nytt kommunhus under hösten. Införa digitala handlingar till bygg- och miljönämnden. Förbättra informationen på webbsidan. 8.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2011 Styrgruppen. Nyckeltal. Kundenkät. Arbetsgrupp; gemensamma mallar samt tillgänglighetsprojektet. 8.7 Kontaktperson 2011 Björn Sjölund stadsarkitekt Menna Hagstroem, bygglovsarkitekt

36 36(68) 9 Lidingö 9.1 Nyckeltal Antal kommuninvånare: (43 445) Antal personer i bygglovprocessen: 7,5 (9) Antal ärenden: 870 Antal beslut: 560 Andel nämndbeslut exkl/inkl svartbyggen: 16,8 % Produktivitet: - ärenden/årsarbetskraft 90 (97) - beslut/årsarbetskraft 65 (62) Handläggningstid medel: 5,0 veckor (8,3) Handläggningstid median: 4,3 veckor Rättssäkerhet (överklagande ärenden/antal beslut): 5,1 % Rättssäkerhet (överklagade ärenden som stått sig): 81,8 % (80%) Kundnöjdhet: 81 % (76 %) (2010-års siffror inom parantes)

37 37(68) 9.2 Organisation kring bygglovhanteringen 2011 Miljö- och stadsbyggnadsförvaltning med en administrativ enhet, miljö-, plan- och bygglovenhet. Förvaltningen har ca 45 medarbetare. Bygglovenheten består av en bygglovchef, fyra och en halv bygglovhandläggare och en och en halv byggnadsinspektör. Två bygglovkoordinatorer hör till den administrativa enheten. 9.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2011 Den nya kundtjänsten har utvecklats och setts över med bland annat telefoni (CallGuide). Ett nytt ärendehanteringssystem för kundtjänst har införts. Digitalisering av bygglovarkivet pågår. Vi håller på att införa ett nytt GIS-system för stadens verksamhet. Ett nytt miljöprogram har tagits fram för staden. Vi har uppdaterat beslutsmallarna för bygglovprocessen och kopplat dessa i diariesystemet. Samverkan med övriga enheter i förvaltningen och inom staden har utökats. Vi har tagit fram en ny taxa och delegationsordning för förvaltningen. Två nya bygglovhandläggare har börjat under året. 9.4 Analys av 2011 Vi har minskat antalet ärenden som tas i nämnden, vilket kommer att innebära kortare handläggningstider. Nämndärenden har lång expedieringstid eftersom besluten i princip kommunicerats med protokollsutdrag, men expedieringen av det kompletta beslutet dröjer. Där kan vi få bättre rutiner. Mycket tid har lagts ned på att anpassa verksamheten efter nya plan- och bygglagen. Rutinerna i handläggningen ska samordnas med administrationen och ses över. 9.5 Mål för 2012 Produktivitet: 20 % förbättring Handläggningstid: 6 veckor Rättssäkerhet: 90 % Kundnöjdhet: 80%

38 38(68) 9.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2010 Styrgruppen. Nyckeltal. Kundenkät. KTH-kursen Bygglov i praktiken med halvdag för kommunbesök. Arbetsgrupp; exempelritningar, gemensamma mallar. 9.7 Kontaktperson 2010 Agneta Tarandi, Bygglovchef Nyckeltal och statistik: Jenny Struck, Bygglovkoordinator

39 39(68) 10 Nacka 10.1 Nyckeltal Antal kommuninvånare: (90 000) Antal personer i bygglovprocessen: 15,4 (14,9) Antal ärenden: 1241 (823) Antal beslut: 1324 (1137) Andel nämndbeslut inkl/exkl svartbyggen: 6,9 % (5 %) Produktivitet: - ärenden/årsarbetskraft - (55) - beslut/årsarbetskraft 86 (142) Handläggningstid medel: 5,8 (4,5) veckor Handläggningstid median: - veckor Rättssäkerhet (överklagande ärenden/antal beslut): - % Rättssäkerhet (överklagade ärenden som stått sig): 73,3 % (71) Kundnöjdhet: 81 % (81) (2010-års siffror inom parantes) 10.2 Organisation kring bygglovhanteringen 2011 Bygglovenheten i Nacka är en av sex enheter på Miljö & Stadsbyggnad (M&S). Enheten är sedan ett par år tillbaka organiserad i tre team. Varje team består av en koordinator som är administrativt ansvarig, samt 2-4 handläggare. Totalt är vi 17 stycken. I alla teamen finns sedan fyra år en arkivkoordinator som ansvarar för avslut av ärenden, arkivering och är backup vid frånvaro för de övriga koordinatorerna. Enhetschefen ingår inte i något team, men det gör den biträdande enhetschefen som handlägger ärenden till ca 50%. Bygglovchefen är också stadsarkitekt med delvis överordnade uppdrag.

40 40(68) Teamens kompetenser skall motsvara kraven. Utöver arkitekter, byggnadsingenjörer och samhällsplanerare finns också byggnadsvårds- och mäklarkompetens. De allra flesta handläggare handlägger både bygglov och bygganmälan. Koordinatorerna handlägger alla enkla bygganmälanärenden (eldstäder och VA-anslutningar) samt även en del enkla bygglov. Teamen är i huvudsak geografiskt indelade för löpande bygglov- och bygganmälanärenden. Olovligt byggande, marklov för trädfällning, bygglov för master samt tillsyn över OVK, hissar och energideklarationer sköts kommunövergripande och är inte kopplade till teamen. Information i tidigt skede sker via kommunens Kontaktcenter och deras särskilda Stadsbyggnadsservice. De är tre personer som heltid (07:45-16:30 alla vardagar) svarar på frågor om stadsbyggnad, miljö och teknik. Nybyggnadskartor och andra kartor tas fram av Lantmäterienheten (inom M&S). Ansvarig nämnd är Miljö- och stadsbyggnadsnämnden. De sammanträder ca en gång i månaden. Den politiska majoriteten är borglig, med moderaterna som största parti. Nämndsekreteraren tillhör Teknik- och stadsbyggnadsstaben (inom M&S) Viktiga verksamhetshändelser under 2011 Under hela året har ombyggnad av stadshuset pågått. Hela huset har konverterats till kontorslandskap. Arbetet i öppna kontorlandskap i det ombyggda stadshuset fungerar men en översyn pågår då bygglovenhetens uppdrag och arbetssätt kräver mer yta än nuvarande. Utvecklingsprojektet Mitt Bygge fortgår. Med fokus på ärenden har enheten under året lyckats behålla den politiska majoritetens mål för mandatperioden fem-sex veckor för bygglov. Under året har samtliga medarbetarna gått kurs i nya PBL. Ett stort arbete har lagts ner på nya mallar och rutiner. Regelbundenhet i gemensamma handläggarmöten med planenheten har uppnåtts under året med möten i princip varje månad Analys av 2011 Fokus har varit att behålla en effektiv handläggning av bygglov och klara övergången till nya PBL. I de flesta frågeställningar i kundenkäten har vi förbättrat oss från föregående år, vilket tyder på att vi fortsätter arbetar på ett bra och effektivt sätt. Av kundenkätssvaren går det bl a att utläsa att vi är professionella handläggare, vilket tyder på att vi en bra och erfaren personal. Handläggningstiden var mycket bra men påverkade kanske rättssäkerheten. En viss ökning av handläggningstid har skett och därmed har rättssäkerheten förbättrats något Mål för 2012 Produktivitet: 90 beslut/person Handläggningstid: 6 veckor Rättssäkerhet: 75% Kundnöjdhet: Behålla resultatet från 2011 Arbetssättet i hela stadshuset är under förändring. Målet är att vi kommer jobba mer över gränserna mellan teamen och mellan enheterna.

41 41(68) Den nu uppnådda korta handläggningstiden på 5-6 veckor (alla ärenden inräknade, inte bara de som följs upp i Bygglovalliansen) ska bibehållas men framförallt skall rättssäkerheten höjas. Alla rättsfall läggs in i en sökbar databas. Arbetet med äldre ärenden och slutbevis måste intensifieras. Nya PBL ska implementeras och rutiner och beslutsmallar ska produceras fortlöpande. För ByggR, vårt nya ärendehanteringssystem måste vi vidareutbilda oss genom veckomöten där genomgångar sker av arbetsmetoderna. Ett likartat arbetssätt skall eftersträvas. Målet är också att den digitaliserade ansökning och handläggningsprocessen ska ha kommit vidare. Digital signatur ska utvecklas och arbete med digitalt arbetsarkivet måste påbörjas Medverkan i Bygglovalliansen 2011 Styrgruppen. Nyckeltal. Kundenkät. KTH-kursen Bygglov i praktiken. Arbetsgrupp; Gemensamma mallar, Tillgänglighetsriktlinjer Kontaktperson 2011 Eva Maria Persson, evamaria.persson@nacka.se stadsarkitekt och chef för bygglovenheten.

42 42(68) 11 Sigtuna 11.1 Nyckeltal och nyckelinformation Antal kommuninvånare: Antal personer i bygglovprocessen: 4,5 Antal ärenden: 883 Antal beslut: 621 Andel nämndbeslut inkl/exkl svartbyggen: 11,3 % / 11,1 % Produktivitet: - ärenden/årsarbetskraft beslut/årsarbetskraft 138 Handläggningstid medel: 9.0 Handläggningstid median: 3,3 Rättssäkerhet (överklagande ärenden/antal beslut): 5,5 % Rättssäkerhet (överklagade ärenden som stått sig): 60,0 % Kundnöjdhet: 62 % Ny medlem 2011 (2010-års siffror inom parantes)

43 43(68) 11.2 Organisation kring bygglovhanteringen Bygglovhanteringen ingår i plan- och bygglovavdelningen med en plan- och bygglovchef. Bemanningen under större delen av året har varit två bygglovhandläggare, en byggnadsinspektör och en och en halv administratör plus extern hjälp i ganska stor omfattning. Senare har tillkommit en bygglovhandläggare och en inspektör som går parallellt med byggnadsinspektören som så småningom går i pension Viktiga verksamhetshändelser under 2011 Under 2011 avslutades en processkartläggning av bygglov som påbörjades hösten Processkartläggningen blev dock inte klar utan lades på is eftersom arbetet med att förbereda nya PBL blev mer aktuellt. Arbetet med att förbereda och införa nya rutiner, mallar m m för nya PBL var årets viktigaste uppgift. Genom en ständig underbemanning under längre tid har gamla ärenden ackumulerats. Därför fick avdelningen tillåtelse att anställa en till handläggare under året och dessutom utnyttja upphandlad konsult och en pensionerad tidigare anställd. De senare har under året bidragit med ca 1650 arbetstimmar. Nyanställningen har inneburit inskolning och rekryteringsarbete som varit ganska omfattande eftersom efterfrågan på kvalificerade handläggare varit väldigt stor Analys av 2011 Avdelningen har kvalificerad personal. Underbemanningen, har som nämnts, under lång tid varit konstant, men i mindre utsträckning dold av tillgång till konsulter och extrapersonal. Detta har skapat en orimlig arbetssituation och belastning på personalen. Vi har nyligen studerat liknande kommuners organisation och därigenom övertygat våra politiker om att vi behöver förstärkning. Detta har lett till att vi nu ska rekrytera en administratör och en inspektör/bygglovhandläggare. Vi tror att vi då ska kunna uppnå 10 veckors handläggning med god kvalité. Vi ska fortsätta att utveckla arbetsprocessen för att bli effektivare och anpassa oss till nya PBL. En uppföljning kommer att göras i början av året. Vi kommer att förbättra ByggReda genom att gå över till databashantering. Den påbörjade processkartläggningen ska fortsättas. Ett delresultat är tydliga handböcker. Rättssäkerheten ska förbättras genom att handläggarna får ett ansvar för olika typer av överklaganden och genom diskussioner. Mötesstrukturen inom bygglovverksamheten kommer att utvecklas med bättre förberedelser och uppföljning Mål för 2012 Produktivitet: 200 beslut/årsarbetare Handläggningstid: 8,5 veckor Rättssäkerhet: 70 %

44 44(68) Kundnöjdhet: Minst 70 % är ganska nöjda med handläggningen, medan högst 10 % inte alls är nöjda med handläggningen 11.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2011 Styrgruppen. Nyckeltal. Kundenkät. KTH-kursen Bygglov i praktiken. Arbetsgrupp; Gemensamma mallar Kontaktperson 2011 Nils Sylwan, Plan- och bygglovchef.

45 45(68) 12 Stockholm 12.1 Nyckeltal och nyckelinformation Antal kommuninvånare: ( ) Antal personer i bygglovprocessen: 68,5 (69,5) Antal ärenden: 8555 (5865) Antal beslut: 8828 Andel nämndbeslut inkl/exkl svartbyggen: - % Produktivitet: - ärenden/årsarbetskraft 126 (84) - beslut/årsarbetskraft 130 Handläggningstid medel: 9,6 v (exkl expedieringstid, helåret) Handläggningstid median: 7,1 v (exkl expedieringstid, helåret) Rättssäkerhet (överklagande ärenden/antal beslut): - % Rättssäkerhet (överklagade ärenden som stått sig): 85 % (82 %) Kundnöjdhet: 55 (70 %) (2010-års siffror inom parantes) 12.2 Organisation kring bygglovshanteringen Avdelningen hade ca 68,5 årsarbetare, fördelad på fyra sektioner, varav ledning 6 årsarbetare. Olovligt byggande etc motsvarar ca 4,5 årsarbetare. Registrering och utlämnade av handlingar sker genom annan avdelning, ca 8 medarbetare. Antikvariskt stöd sker via stadsmuseet motsvarande ca 1 årsarbetare. Nämndhantering sker av annat kontor, motsvarande ca 1 årsarbetare.

46 46(68) 12.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2011 Nya plan- och bygglagen och tillhörande plan- och byggförordning började gälla 2 maj. Detta har genomförts under året för att möta upp nyheterna: Ny organisation från 1 februari för process-samarbete över professionsgränserna 10 utbildningstillfällen kopplade till ny lagstiftning Ny taxa Ny delegationsordning Stora förändringar i ärendehanteringssystemet Public Ökad kundnöjdhet Ihop med nya plan- och bygglagen har fokus för avdelningen varit förändringar för att på sikt öka nöjdheten hos de som säker bygglov. Detta har genomförts under året: Ny rådgivningssektion Ny sida om bygglov på stockholm.se Nya exempelritningar och exempelkontrollplaner Ombyggd expedition Utökade tider på rådgivningstelefonen Arrangerat skolseminarium, ordnat seminarium om byggprocessen för större aktörer, deltagit på Brf-mässa, två större villaföreningsmöten och två skyltseminarier. Ökad kvalitet och effektivitet För att öka kvalitet och effektivitet har vi också gjort följande särskilda utvecklingsinsatser under året: Nya roller (sakansvariga, jurister, koordinatorer) Förenklade rutiner för Byggnadsdelegerade Genomfört studieresor till Köpenhamn, Malmö och Stockholmsområdet utifrån varje sakområde Fördjupat kontorets värdegrundsarbete genom särskilda APT-teman och en heldag kring roller och vårt "varumärke". Dessutom har ansvaret för brandfarlig vara avvecklats och överförts till Storstockholms brandförsvar fullt ut i mars Analys av 2011 Mycket av grundläggande strukturer har förändrats under året - främst ny plan- och bygglag och en ny organisation. Samtidigt har ärendeinflödet varit konstant. Den höga takten på förändringsarbetet har gett utslag både i kundenkät och medarbetarenkät. Att ärendebalansen ändå bibehållits och driftsbudgeten är i balans är med denna bakgrund ett gott resultat och med de förändringar som genomförts en stabil grund för 2012.

47 47(68) 12.5 Mål för 2012 Produktivitet: Handläggningstid: Rättssäkerhet: Kundnöjdhet: öka kortas bibehållen 72 (nöjd med handläggningen i sin helhet) 12.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2011 Styrgruppen. nyckeltal, kundenkät, KTH-kursen Bygglov i praktiken,arbetsgrupper; exempelritningar, gemensamma mallar, murar/markfyllnader, plank Kontaktperson 2011 Ann-Kristin Kaplan, bygglovchef