Effektivare byggprojekt

Transkript

1 Effektivare byggprojekt Upptäck avvikelser tidigt i projekten Öka produktiviteten och minska felkostnaderna Förbättra målstyrningen Ta tillvara och sprid erfarenheter Ge och få feedback 1

2 Innehållsförteckning 3 FÖRORD 4 Framgångsrik verksamhetsutveckling 5 Framgångsrik projektledning 6-7 Webbaserad verktygslåda 8 MÄTNING - EN FÖRUTSÄTTNING FÖR FÖRBÄTTRINGSARBETET 9 EXEMPEL 1 RENOVERINGSPROJEKTET 10 EXEMPEL 2 - OMBYGGNADSPROJEKTET 11 EXEMPEL 3 NYBYGGNADSPROJEKTET VASAKRONANS ERFARENHETER LANDSTINGSFASTIGHETERS MÄTNINGAR IQ Byggprocessmätning är resultatet av ett flerårigt projekt där flera stora branschaktörer i nära samverkan med ledande forskningsinstitutioner - Chalmers och SIQ, Institutet för kvalitetsutveckling - tagit fram modeller för att mäta och följa upp olika typer av byggprojekt. IQ Samhällsbyggnad är ideell förening som verkar som nod och katalysator för kvalitetsutveckling, forskning och innovation i samhällsbyggnadssektorn. Operatör för IQ Byggprocessmätning är Prifloat AB. 2

3 Låt IQ Byggprocessmätning bli en självklar rutin i alla byggprojekt Alla vi medborgare har en relation till samhällsbyggandet. Ett väl fungerande transportsystem, boende och arbetslokaler är nödvändiga förutsättningar för vår tillvaro. Samhällsbyggandet som är en värdefull och viktig del av vår infrastruktur kräver nödvändig kunskap och effektivitet från byggbranschen. Byggsektorn, som ena dagen döms ut med krav på skärpning och andra dagen slår sig för bröstet och signalerar världsklass, behöver kunna värderas och mätas på ett enkelt men ändå vetenskapligt sätt. IQ Byggprocessmätning är det verktyg som branschen enat sig om och som med forskningens hjälp fokuserar på de drivkrafter som borgar för effektivitet i byggprocessen. Med detta verktyg får varje aktör i byggprojekten en möjlighet att mäta sin prestation, fokusera på målen och jämföra med de bästa. Ju fler som mäter och använder verktyget desto bättre möjligheter ges till förändringar och nytta i det egna projektet. Låt IQ Byggprocessmätning bli en självklar rutin i alla byggprojekt. Såväl husbyggen som anläggningar. Därmed kan vi verifiera vår devis om världsklass i svenskt byggande. I Dalarna har vi redan prövat verktyget i flera projekt. Denna broschyr framtagen på uppdrag av vårt lokala nätverk Byggdialog Dalarna avser att påskynda kollegornas tillämpning. Martin Bergdahl Landstingsfastigheter Dalarna Ordförande i Byggdialog Dalarna Adj Professor Högskolan Dalarna 33

4 Framgångsrik verksamhetsutveckling Mätbarhet nyckeln till effektivare byggprojekt Kan du inte mäta det kan du inte heller styra det brukar man säga. Varje företag i byggbranschen som på allvar vill arbeta med strukturerat förbättringsarbete behöver mäta för att kunna styra. Hur ska en organisation som inte mäter kunna sätta tydliga mål och verifiera om man blir bättre eller sämre? Hur ska en organisation som inte mäter kunna göra jämförelser mellan sina projekt och jämföra sig med branschen i övrigt? Hur ska de kunna identifiera de goda exemplen och lära av dem? Mätning är en förutsättning för bra styrning! Minska felkostnaderna och öka produktiviteten De flesta bedömare är överens om att det finns stora vinster att hämta, för alla parter, om planering och styrning av byggprojekten förbättras. Forskarna nämner ofta en förbättringspotential på 25-35% varav huvuddelen klassas som kvalitetsbristkostnader och icke värdeskapande arbete. Hur hittar man då dessa förbättringsområden? Total felkostnad Program Projektering Byggande Brukande Ju senare ett fel upptäcks i byggprocessen desto större blir kostnaden för att åtgärda det. Tid Synliggör förbättringsområden Nyckeln är att problem måste synliggöras och dokumenteras. Ett sätt att göra detta är att mäta, identifiera förbättringsområden, åtgärda och följa upp. Mätningarna blir på så sätt basen i förbättringsarbetet, det gemensamma lärandet och erfarenhetsåterföringen. Det blir ett medel att metodiskt arbeta med att minska felkostnaderna, effektivisera byggprocessen, öka produktiviteten och öka måluppfyllelsen. På sikt bidrar det till att identifiera de bästa arbetssätten och utveckla Best Practice för varje organisation. Enkla verktyg för alla typer av projekt IQ Byggprocessmätning innefattar modeller, arbetssätt och en digital verktygslåda för byggrelaterade företag som vill effektivisera sina byggprojekt. Verktygen är en förenkling och vidareutveckling av det som tidigare kallades BQR Bestpractice. Stor vikt har lagts vid att mätningarna ska vara enkla och kostnadseffektiva att genomföra, passa både små och stora projekt, samt att mätresultaten ska stödja förbättringsarbetet på såväl projekt- som organisationsnivå. Benchmarking Ett enhetligt sätt att mäta skapar förutsättning för benchmarking där företag och organisationer kan lära av varandra. IQ Byggprocessmätning vilar på vetenskaplig grund. Verktyg och arbetssätt har förenklats och vidareutvecklats i nära samarbete med företag i byggbranschen. 4

5 Framgångsrik projektledning Kraftfullt stöd för framsynta projektledare Som projektledare för byggprojekt ställs man inför stora utmaningar. Varje byggnad är unik och möjligheten till standardisering är låg. För varje byggprojekt formas ofta en ny organisation, med många olika parter som ska samverka. Redan innan projektet är avslutat är ofta nyckelpersoner inne i nya projekt som kräver all deras tid och engagemang. Hur skapar man under dessa förutsättningar effektiva byggprojekt och driver ett strukturerat förbättringsarbete? Morgondagens hjältar Traditionellt var det den som var bäst på att lösa problemen som uppstod på bygget som var hjälte. Den kompetens som alltmer efterfrågas idag är istället förmågan att styra projekten så att problemen förebyggs. Här utgör verktygen i IQ Byggprocessmätning ett bra stöd för projektledningen för att ta faktabaserade beslut, styra det enskilda projektet och utveckla ledarskap och arbetssätt. Upptäck avvikelser tidigt i projekten Med IQ-systemets tempmätningsverktyg får projektledningen signaler om negativa avvikelser tidigt i projekten. Därmed kan de rättas till direkt under pågående projekt, innan de utvecklas till stora problem som är dyra att åtgärda. Det är ett känt faktum att ju tidigare ett fel upptäcks desto lägre blir kostnaden för att rätta till det. Att endast mäta i efterhand är att mäta för sent! Stimulera delaktighet och engagemang Tempmätningarna bygger på att alla medarbetare i projektet får ge sin bedömning av hur projektet fungerar. Resultatet av mätningarna granskas sedan av projektledningen innan det kommuniceras tillbaka till projektorganisationen. Att alla får komma till tals via enkäterna stimulerar delaktighet, engagemang och kommunikation i projektet. Dessutom skapas insikt och samsyn kring vad man tillsammans behöver fokusera på för att få projektet att fungera ännu bättre. Stöd samverkan och förbättringsarbete Allt fler projekt drivs som partneringprojekt, och även i projekt som inte benämns på det sättet, har insikten om värdet av bra samverkan, god kommunikation, tydliga mål och gemensamt lärande växt under senare år. IQ Byggprocessmätning mäter hur väl dessa områden fungerar i projektet och stödjer strukturerad hantering av förbättringsåtgärder. Dessutom stöds registrering och spridning av erfarenheter inom och mellan projekt och organisationer. Genom att utnyttja verktygets möjlighet att ge sina leverantörer feedback på deras prestation i projekten bidrar man som beställare även till sina leverantörers utveckling. Enkelt att hantera Det finns inte många projektledare som välkomnar extra arbetsuppgifter, även om syftet är aldrig så gott. Detta gäller även mätningar i projekten. Därför har stor vikt lagts vid att det ska vara så enkelt som möjligt att använda IQ-verktygen och att projektledningen ska få ut så mycket som möjligt med ett minimum av tidsinsats. IQ Byggprocessmätning är ett kraftfullt stöd för projektledningen, till exempel vid Landstingsfastigheter i Dalarnas bygge av nya kvinnokliniken i Falun tillsammans med ByggPartner och Byggdialog. 55

6 Köp den kompletta verktygslådan för enskilda projekt, eller endast en del av verktygen att använda i hela er verksamhet. FACK 1 VERKTYG ATT ANVÄNDA PÅ EGEN HAND Dessa verktyg har du tillgång till själv. Uppbyggnad och gränssnitt är anpassat för att de ska vara så enkla som möjligt att använda. 1 3 Feedback till leverantörer Utvärdera dina leverantörers prestationer med ett standardiserat frågebatteri eller komplettera med egna frågor. Om du vill ge en leverantör återkoppling och underlag för sitt förbättringsarbete skickar du återkopplingsrapporten till leverantören med en knapptryckning via mail. Direkt på skärmen får du en tydlig bild av respektive leverantörs starka och svaga sidor. Studera leverantörens utveckling över tiden, totalt och för enskilda frågor, samt jämför leverantörens prestationer med övriga leverantörer. Förbättringsaktiviteter Enkätresultat, fritextkommentarer och olika typer av feedback kommer att indikera behov av förbättringsåtgärder inom olika områden, både inom din egen organisation och hos andra aktörer i projektet. I detta verktyg kan du beskriva en konkret förbättringsaktivitet, tilldela ansvaret till någon i projektet och sätta datum för när den ska vara klar. Verktyget håller sedan reda på alla aktiveter för olika personer och skickar påminnelser via e-post då det är dags för genomförande. 2 Feedback till beställare Bjud in utvalda leverantörer att ge dig och din organisation feedback på hur ni fungerar i er beställarroll. Vald leverantör får automatiskt en e-postenkät för bedömning av er beställarkompetens. Du kan även här använda de färdiga frågorna eller komplettera med egna. Så snart en enkät är besvarad får du automatiskt ett mail med sammanställning av svaren. I resultatmodulen får du en tydlig bild av styrkor och förbättringsområden som ni bör prioritera i ert förbättringsarbete. 4 Erfarenhetsbank Ange vilken typ av erfarenheter du är intresserad av och på vilket sätt du vill ha dem. Det är du själv som bestämmer! Beroende på hur du gjort dina inställningar får du flera möjligheter. Högprioriterade erfarenheter får du via e-post direkt de läggs in av någon i erfarenhetsbanken. Normalprioriterade samlas i en personligt anpassad periodisk erfarenhetsrapport. Rapporten levereras automatiskt via e-post med det intervall du valt, från en gång i veckan till en gång per kvartal. Dessutom kan du när som helst söka fram erfarenheter via nyckelord eller ämnesområden. 6

7 Webbaserad verktygslåda för effektivare byggprojekt IQ Byggprocessmätning omfattar en komplett webbaserad verktygslåda för att mäta byggprojekt, granska mätresultaten, genomföra workshop, arbeta strukturerat med förbättringsaktiviteter samt registrera och sprida erfarenheter. Du kommer åt alla mätverktyg och mätresultat när som helst och varifrån som helst. Det enda som behövs är en internetuppkopplad dator med standardwebbläsare (Explorer eller Firefox). Inga installationer av programvara behöver göras, vare sig på din egen dator eller på din organisations servrar. Alla mätningar genererar anonymiserad data till en nationell referensdatabas. Du får tillgång till benchmarking och jämförelse med branschen i övrigt utan att vare sig bjuda på eller komma åt andra företags affärskritiska data. Verktygslådan är delad i två fack ; ett med enklare verktyg för projektledningen att använda på egen hand och ett med verktyg som levereras tillsammans med konsultstöd. FACK 2 VERKTYG SOM LEVERERAS TILLSAMMANS MED KONSULTSTÖD Verktygen i den här delen av verktygslådan är lite mer omfattande och levereras tillsammans med konsultstöd. Det betyder att du som projektledare i princip inte behöver lägga ner någon tid alls i samband med mätningarna. IQ Byggprocessmätning skickar ut enkäterna, hanterar påminnelser och ser till att svaren kommer in, sammanställer och levererar en rapport till dig samt skriver och distribuerar återkopplingsbrev till projektdeltagarna. 5 Mätning av brukarnöjdhet Ett av de viktigaste målen i de flesta byggprojekt är nöjda kunder och brukare. Med IQverktygen kan du mäta kund- och brukarnöjdheten vid ett eller flera tillfällen. Första mättillfället är direkt efter inflyttning. Denna mätning har huvudfokus på hur kunder och brukare, från sitt perspektiv, upplevt byggprocess, överlämnande och ibruktagande. Några månader senare, när brukarna hunnit etablera sig och vistas i lokalerna är det dags för nästa mätning. Där läggs mer fokus på i vilken mån lokalerna uppfyller krav och förväntningar utifrån det syfte de är framtagna. Vid garantibesiktningen är det så slutligen dags att följa upp brukarnöjdhet med huvudfokus på funktion och kvalitet. 6 7 Tempmätning* av byggprocessen Detta mätverktyg används löpande under pågående projekt och tar tempen på hur väl projektets processer fungerar. Bland annat mäts områden som ledarskap, medarbetarskap, organisation och processtyrning. Det finns även möjlighet att använda tempenkäterna för att mäta i vilken mån man i projektet beaktar och styr mot de mål som satts upp. Mätningen omfattar alla medarbetare i projektet, från yrkesarbetarna till projektledningen, hos byggherren, entreprenörerna och konsulterna. Det finns möjligheter att filtrera enkäterna så att olika målgrupper får olika frågor. För datainsamlingen används i första hand e-postenkäter. De medarbetare som saknar e-post får istället fylla i pappersenkäter. Genom att snabbt granska och återkoppla tempmätningsresultaten till projektorganisationen finns goda möjligheter att enkätresultaten ska stödja förbättringsarbete redan under pågående projekt. Dessutom ska man inte glömma värdet av att upprepade gånger, till samma individer, ställa utvärderingsfrågor kopplade till det som bedöms vara framgångsfaktorer i väl fungerande projekt. Detta skapar i sig fokus på det som är viktigt. Där man vet att man utvärderas anstränger man sig gärna lite extra Workshops Verktygslådan innehåller också moduler som underlättar olika typer av workshops i byggprojekt. Dessa workshops genomförs under ledning av en processledare från IQ Byggprocessmätning. Tempmätningsutvärdering Vid denna workshop samlas projektledningen och går igenom resultatet från en tempmätning enligt ett visst flöde i IQ-verktyget. Resultatet diskuteras och konkreta förbättringsåtgärder fastställs och registreras i IQ-verktyget. Målworkshop Vid målworkshop skapas mätbarhet för olika typer av mål. De registreras i IQ-verktyget och blir på så sätt möjliga att följa upp. Vilka effekter ska exempelvis den nya byggnaden fylla i brukarnas verksamhet och hur mäter vi det? Hur sätter vi mål för våra processer och hur mäter vi om vi når dem? Erfarenhetsåterföring Lärandet från traditionella erfarenhetsmöten blir ofta mycket begränsat och letar sig sällan vidare utanför de personer som deltagit i diskussionen. När man använder IQ-verktyget som stöd för sina erfarenhetsworkshops registreras erfarenheterna direkt i IQ Erfarenhetsbank och sprids per automatik till dem inom projektet och organisationen som ska ta del av dem. * Tempmätningsverktyget finns i två varianter; Bas och Plus. Själva mätningen går till på samma sätt med båda verktygen. Vid Tempmätning Bas ingår dock endast en enkel sammanfattande resultatsammanställning. Vid Tempmätning Plus ingår en mer omfattande resultatrapport samt framtagning och distribution av ett återkopplingsbrev, med sammanfattning av mätresultat och projektledningens reflektioner, till hela projektorganisationen. 7

8 Mätning en bra grund för framgångsrikt förbättringsarbete Värdet av att bara mäta är ganska begränsat. Huvudfokus bör istället ligga på förbättringsarbetet, det resultat som mätningarna och utvärderingarna ska åstadkomma. Kontinuerliga mätningar lägger en bra grund för framgångsrikt förbättringsarbete. All professionell producerande verksamhet arbetar med kvalitet som ett styrande begrepp. Det finns en mängd olika metoder för förbättringsarbete såsom Lean Production, Sex Sigma, ISO och PDCA. Även om de skiljer sig åt har de det gemensamt att de skapar en grund för strukturerat förbättringsarbete som syftar till att höja kvaliteten, öka produktiviteten och minska slöseri i produktionen. Som slöseri räknas inte minst arbete som utförs utan att det tillför något värde i processen eller till produkten. Något annat dessa modeller har gemensamt är att de lägger tonvikt vid mätbarhet. Att mäta för att identifiera och synliggöra problem samt att mäta för att verifiera om de förbättringsåtgärder man genomför har fått avsedd effekt. För den byggrelaterade organisation som arbetar med någon av de vedertagna förbättringsmodellerna kan IQ Byggprocessmätning med fördel användas som mätverktyg. För andra organisationer kan IQ Byggprocessmätning användas som bas i förbättringsarbetet enligt följande förenklade metodik. 4 1 Mät 5 Åtgärda 3 Kommunicera Följ upp 2 Reflektera 1. Börja med att mäta Mät redan under pågående projekt hur byggprocessen fungerarför att identifiera och synliggöra problem och kvalitetsbrister som behöver åtgärdas. För dessa mätningar används med fördel tempmätningsverktyget, men även verktygen för leverantörsoch beställarfeedback kan fylla samma syfte. 2. Reflektera och besluta Ta tid att gå igenom och reflektera över resultatet. Bäst är om det sker tillsammans med övriga aktörer i projektet. (Det blir annars lätt så att identifierade problem kanaliseras till aktörer som inte är närvarande och att man snarare pratar om varandra än med varandra.) En kortare workshop i samband med ett annat projektmöte kan vara en god idé. Reflektionerna bör mynna ut i en tydlig åtgärdslista där man beslutar vilka förbättringsaktiviteter som ska prioriteras, bestämmer vem som är ansvarig och när åtgärderna ska vara genomförda. 3. Kommunicera och återkoppla Återkoppla undersökningsresultat, reflektioner, beslutade åtgärder och erfarenheter till hela projektorganisationen. God kommunikation stimulerar engagemang och delaktighet, vilket i sin tur är förutsättningar för framgångsrikt förbättringsarbete. IQ-verktygen stödjer denna kommunikation. Exempelvis ingår återkopplingsbrev till projektorganisationen som standardleverans från IQ vid Tempmätning Plus. Erfarenhetsbanken och återkopplingsrapporter vid leverantörs- och beställarfeedback är andra exempel på stöd för kommunikation i projekten. 4. Åtgärda brister Se till att beslutade åtgärder genomförs i rätt tid. IQ-verktyget Förbättringsåtgärder hjälper projektledningen att hålla reda på och följa upp beslutade åtgärder. Systemet påminner även ansvarig person då det är dags att agera. 5. Följ upp Fick genomförda åtgärder och stödjande kommunikation avsedd effekt? Det visar sig vid nästkommande mättillfälle. I längre projekt ger upprepade tempmätningar tydliga indikationer på om förbättringsarbetet lyckats. I mindre projekt blir det i första hand mätningar i nästkommande projekt som ger svaren. Enkel modell för arbete med ständig förbättring 8

9 Total mätkostnad*: 2 tkr = 0,7 promille av projektkostnaden Exempel 1 praktisk användning av IQ Byggprocessmätning i projekt Renoveringsprojektet på 3 mkr Tidsåtgången för projektledaren är totalt cirka en timma för genomförande av leverantörs- och beställarfeedback. I det här projektet väljer projektledaren endast ett par av de verktyg i verktygslådan som går att använda på egen hand. Leverantörsfeedback När projektet är slut går projektledaren in på IQ Byggprocessmätning via webben och klickar på Feedback till leverantör. I det här fallet väljer hon/han att utvärdera byggentreprenören eftersom denne stod för den största delen av jobbet. Dessutom väljer hon/han att utvärdera VVS-entreprenören eftersom det var första jobbet denne gjorde för beställaren. Leverantörerna finns redan i databasen, så det är bara att välja dem i dropplisten i formuläret. Direkt efter att projektledaren besvarat de tio frågorna i frågeformuläret ser hon/han hur den enkla återkopplingsrapporten till leverantören kommer att se ut. Efter en snabbtitt på den klickar hon/han på länken Skicka återkoppling och rapporten mailas till leverantören, tillsammans med projektledarens kommentarer om vad hon/han tycker att leverantören ska tänka på att förbättra till nästa gång. Beställarfeedback Eftersom projektledaren även vill få återkoppling på hur hon/han har fungerat i sin beställarroll klickar hon/han därefter på verktyget Feedback till beställare. Där väljer hon/han samma leverantörer i databasen och klickar på Skicka inbjudan. Direkt får de båda leverantörerna en e-postenkät med 10 frågor att besvara om hur de upplevt de förutsättningar som beställaren skapat för dem i projektet. Dessutom kan de ge återkoppling till beställaren angående vad som kan förbättras till nästa projekt. Direkt enkäten besvaras levereras ett mail med en enkel återkopplingsrapport till projektledarens mailbox. * Kostnadsberäkningarna för exempelprojekten baseras på prislista aug 2011 för kunder som tecknat ramavtal gällande IQ Byggprocessmätning. Kostnaden innefattar extern mätkostnad för verktygen och i förekommande fall även tjänster från IQ Byggprocessmätning, exempelvis datainsamling vid tempmätning och mätning av brukarnöjdhet, samt stöd av processledare vid genomförande av workshop. Exempel på diagram från verktygslådan: Få en överblick över en av dina leverantörers prestation, styrkor och svagheter i era projekt. Se hur en leverantör utvecklats över tiden, totalt eller för en enskild fråga. Jämför leverantörens värde med medelvärdet för samtliga leverantörer inom en grupp eller se var leverantören hamnar i ranking jämfört med era övriga leverantörer, totalt eller för en viss fråga. 9

10 Total mätkostnad: 24 tkr = 0,7 promille av projektkostnaden EXEMPEL 2 praktisk användning av IQ Byggprocessmätning i projekt Ombyggnadsprojektet på 35 mkr Tidsåtgången för projektledaren är totalt cirka 8-10 timmar (fördelat under projektets löptid på cirka 6 månader) för hantering av listor och genomgång av resultatrapport, uppföljningsoch erfarenhetsmöten samt genomförande av leverantörs- och beställarfeedback. Även i detta projekt väljer projektledaren att använda verktygen för leverantörsoch beställarfeedback (se exempel 1). Dessutom väljer hon/han att ta hjälp av IQ Byggprocessmätning med vissa kompletterande mätningar. Tempmätning av byggprocessen (Bas) Mitt i projektet, när både konsulter och entreprenörer är aktiva, låter projektledaren genomföra en tempmätning av hur processerna i projektet fungerar. Mätningarna genomförs av en processledare från IQ Byggprocessmätning som skickar ut e-postenkäter till alla projektmedarbetare, både i byggherrens organisation samt hos entreprenörer och konsulter. De yrkesarbetare som saknar e-post får en pappersenkät att fylla i. Efter avslutad mätning levereras en enkel sammanfattning av mätresultaten via e-post till projektledaren som får indikationer på hur ledarskap, medarbetarskap, organisation och processtyrning fungerar under pågående projekt. Förbättringsaktiviteter Av tempmätningsrapporten framgår att projektet som helhet fungerar väl, både jämfört med andra projekt i den egna organisationen och med liknande projekt i den nationella referensdatabasen. Ett par tydliga förbättringsområden sticker dock ut i resultaten. Det ena är att inte alla projektmedarbetare har en tydlig bild av målen i projektet. Det andra är att samverkan mellan olika parter i projektet inte fungerar optimalt. Projektledaren träffar ansvariga hos konsulten och berörda entreprenörer för att diskutera situationen. Tillsammans kommer man fram till några relevanta åtgärder som behöver genomföras. Åtgärderna registreras direkt i IQ-verktyget Förbättringsaktiviteter, där även ansvarig person och datum för genomförande anges. Systemet hjälper sedan till att påminna om aktiviteten. Erfarenhetsbank I slutet av projektet samlas alla parter i projektet för ett gemensamt erfarenhetsmöte. Syftet är att tillsammans diskutera positiva och negativa erfarenheter i projektet, vad man lärt och hur man ska agera klokare i nästa projekt. De erfarenheter man kommer fram till registreras i IQ Erfarenhetsbank direkt under mötet. En av erfarenheterna klassas som extra viktig och når då alla medlemmar av erfarenhetsbanken, i berörda organisationer, via mail direkt. De andra erfarenheterna som registreras samlas upp i periodiska erfarenhetsrapporter som automatiskt kommer att mailas ut till de medlemmar av erfarenhetsbanken som prenumererat på erfarenhetsrapporter inom aktuella ämnesområden. Mätning av brukarnöjdhet direkt efter inflyttning Så snart brukarna har flyttat in i lokalerna och tagit dem i bruk är projektledaren angelägen om att mäta hur nöjda de är. Hon/han vill dels veta hur brukarna upplevt projektet, från sitt perspektiv. Hon/han vill också veta hur de upplevt kontakten med byggherre och entreprenörer i samband med inflyttning samt om den färdiga byggnaden uppfyller deras förväntningar. Den här brukarmätningen låter hon/han IQ genomföra med hjälp av e-postenkäter. När mätningen är avslutad får projektledaren en resultatsammanställning via e-post som ett kvitto på brukarnöjdheten. Exempel på diagram från verktygslådan: Välj att rangordna resultatet från tempmätningen efter betyg (staplar) eller efter andel som önskar se omgående förbättring inom området (liten romb med röd ram överst på varje stapel). 10

11 Total mätkostnad: 144 tkr = 1,2 promille av projektkostnaden EXEMPEL 3 praktisk användning av IQ Byggprocessmätning i projekt Nybyggnadsprojektet på 120 mkr Tidsåtgången för projektledaren är är totalt cirka timmar (fördelat under projektets löptid på cirka 18 månader) för hantering av listor och genomgång av resultatrapport, uppföljnings- och erfarenhetsmöten, genomförande av tre workshops samt leverantörs- och beställarfeedback. På samma sätt som tidigare väljer projektledaren att använda verktygen för leverantörs- och beställarfeedback, förbättringsaktiviteter och erfarenhetsbanken samt att mäta brukarnöjdhet direkt efter inflyttning (se exempel 2). Tempmätningarna av processerna görs nu lite djupare och uppföljning av brukarnöjdhet görs även sex månader efter inflyttning. Tre olika workshops genomförs också i projektet. Mål-workshop Redan innan detaljprojekteringen påbörjas samlar byggherrens projektledare brukarrepresentanter, ledande konsulter och entreprenörer i projektet till en målworkshop. Trots att detta inte råkar vara ett traditionellt partneringprojekt ser projektledningen vinsten med att förtydliga målen, göra dem mätbara, förankra och kommunicera dem till alla delar av projektorganisationen. Workshopen leds av en processledare från IQ Byggprocessmätning som under mötet registrerar mål, indikatorer och måltal direkt i IQ-verktyget. Tempmätning av byggprocessen (Plus) Då det här projektet löper över mer än ett år väljer projektledaren att genomföra flera tempmätningar, med cirka fyra månaders mellanrum, i projektet. För att vässa det löpande förbättringsarbetet i projektet beställer hon/han fördjupade tempmätningar, som genomförs av IQ. Eftersom man förtydligat målen i projekten och gjort dem mätbara vid den tidigare målworkshopen passar hon/han på att lägga in avstämning av målen i varje tempmätning. Alla i projektet får då möjlighet att i enkäten bedöma I vilken grad anser du att vi styr mot följande mål i projektet?. De fördjupade tempmätningarna innebär att projektledaren får en utförligare rapport samt att IQ:s processledare efter varje mätning skriver ett återkopplingsbrev som skickas till samtliga medarbetare i projektet vilket stimulerar kommunikation och delaktighet i alla led. Workshops för genomgång av tempmätningen Eter varje avslutad tempmätning samlas projektledaren tillsammans med ledare från konsult- och entreprenörsorganisationerna för att gå igenom resultaten. Workshopen leds av IQs processledare som använder IQ-verktygets inbyggda analysflöde för att analysera och jämföra resultaten. Här syns tydligt vilka områden som fungerar bra respektive bör förbättras. Eftersom flera tempmätningar genomförs i projektet syns också trender för hur projektet fungerar samt i vilken mån det löpande förbättringsarbetet skapar effekter. De förbättringsaktiviter man kommer fram till under workshopen dokumenteras direkt i verktyget som hjälper till att hålla struktur och ordning på förbättringsarbetet. Mätning av brukarnöjdhet efter inflyttning Ett halvår efter inflyttningen i de nya lokalerna har brukarna hunnit bo in sig i de nya lokalerna. Då är det dags att följa upp hur man lyckats uppfylla deras förväntningar på funktion, komfort etc. Även denna brukarmätning låter hon/han IQ Byggprocessmätning genomföra med hjälp av en e-postenkät. Exempel på diagram från verktygslådan: Redovisa resultatet från tempmätningen i ett spindeldiagram. Lägg till en referenslinje som till exempel visar resultatet från föregående mätning i samma projekt, alternativt resultatet för en viss målgrupp i samma projekt, resultatet från ett annat projekt i din egen organisation eller medelvärdet för en viss typ av projekt i den nationella referensdatabasen. 11

12 Vi har nu för första gånget ett mätverktyg för vår verksamhet som ger en tydlig och ärlig bild, skapad av alla inblandade både i och utanför organisationen. KRISTER LARSSON, vasakronan Vasakronan Tydlig lägesbild i ett komplext bygge Med ett fastighetsbestånd för ca 80 miljarder kronor är Vasakronan Sveriges i särklass största fastighetsbolag. Bara i Stockholm hanterar man 300 projekt årligen. För att få bättre kontroll över sina byggen och för att utveckla sin byggherreroll mäter och utvärderar Vasakronan sina projekt med hjälp av IQ Byggprocessmätning. Vi har nu för första gången ett mätverktyg för vår verksamhet som ger en tydlig och ärlig bild av våra projekt, skapad av alla inblandade både i och utanför organisationen. Vi får också en användbar databas med erfarenheter som är tillgänglig för framtida projekt, säger Krister Larsson, chef för projektgenomförande på Vasakronan i Stockholm. Vasakronan använder IQ Byggprocessmätning av flera anledningar. Dels används verktygen som stöd för att arbeta fram en gemensam målbild och för styrning mot målen i projektet. Dels kompletterar processmätningarna den traditionella formen av utvärdering och uppföljning av ett projekt. Något som tidigare enbart har skett vid byggmöten. Via verktyget får man nu kontinuerlig uppdatering om hur projektet fungerar medan det pågår. Resultaten från processmätningar under projekttiden gås igenom vid workshops som leds av en extern processledare från IQ Byggprocessmätning. Detta innebär att man får en utomståendes perspektiv vid tolkning av mätresultaten och hjälp med att identifiera prioriterade förbättringsåtgärder. Genom denna arbetsmetod undviker vi misstolkningar på grund av taktiska tänkanden från de olika aktörerna. Här får man ärliga svar ända ut i organisationens spets, säger Krister Larsson. Smidig byggprocess trots komplexiteten Ett av Vasakronans större projekt under 2011 var utbyggnaden av Hotell J Nacka Strand som utökades med 113 rum och konferensfaciliteter för 160 personer. Hyresgästen hade en önskan om att hotellverksamheten skulle pågå parallellt, med minimala störningar under byggtiden. Dessutom skulle Vasakronan ta hänsyn till hyresgästens önskemål om att erbjuda ett av Sveriges mest energieffektiva och miljövänliga hotell. Det krävde god samordning mellan entreprenörer, leverantörer, hyresgäst och byggherre. Något som har underlättats tack vare IQ Byggprocessmätning. Möjligheten att kontinuerligt utvärdera projektet har ökat förmågan att upptäcka avvikelser tidigt och få en tydlig bild av var problemen ligger. 12

13 Via IQ Byggprocessmätning får vi medarbetaråsikter som kommer från hjärtat. Björn bergman, vasakronan Björn Bergman var Vasakronans projektombud för Hotell J och har använt verktyget hela vägen från projektering till produktion. Via verktyget kunde Vasakronan ta tempen på hur bygget fortlöpte och vilken stämning som rådde bland de inblandade. I byggprojekt möts man alltid av överraskningar och ofta uppdagas problemen för sent. Nu får vi möjlighet att åtgärda dem medan man kan göra något åt dem. Via IQ Byggprocessmätning får vi medarbetaråsikter som kommer från hjärtat. Vid ett traditionellt byggmöte är det svårt för en enskild att lyfta en fråga som kan vara känslig eller utpekande, säger Björn Bergman. Bättre samarbete med entreprenörer Höga miljökrav, stram budget och många inblandade discipliner ställde höga krav på entreprenören och Arcona fick rollen som totalentreprenör för utbyggnaden av Hotel J. Peter Tolf var Arconas ombud för projektet och har använt IQ Processmätning för målstyrning, tempmätningar och utvärderingar av mätresultat. Verktyget ger samsyn och gemensamma förväntningar på projektets resultat. Med enkätsvaren som diskussionsunderlag åstadkommer vi större förståelse mellan parterna. Jag märker att stämningen blir bättre bara genom att medarbetarna blir tillfrågade om vad de tycker, säger Peter Tolf. Peter Tolf tycker även att branschen som helhet gagnas av IQ Byggprocessmätning. En långsiktig vinst med verktyget är att goda resultat kan spridas både inom företaget och i branschen. Det sporrar till förbättringar som inte enbart utgår från prisfixering, utan tar hand om grundläggande processförbättringar, säger Peter Tolf. 13

14 Landstingsfastigheter Tidiga varningssignaler effektiviserar projekten Utbyggnaden av kvinnokliniken på Falu Lasarett är en av de större fastighetsinvesteringarna i landet inom vårdbyggnation. Projektet löper under lång tid och genomförs som ett partneringprojekt. IQ Byggprocessmätning bidrar till en rationell process och skapar en gemensam målbild hos de inblandade. I en långsiktig och omfattande investering som detta är det viktigt att alla drar åt samma håll beställare, konsulter, underentreprenörer och brukare. Med IQ Byggprocessmätning har vi ett bra verktyg för att snabbt fånga upp signaler och sätta in åtgärder när det fungerar mindre bra, säger Martin Ullgren, projektledare för Landstingsfastigheter. Utbyggnaden sker i direkt anslutning till den befintliga verksamheten på Falu Lasarett och ett krav från beställarens sida har varit att verksamheten ska kunna fortgå med minsta möjliga störning, trots de omfattande förändringarna som måste göras i huskropp och i markförhållanden. Vi lever väldigt nära projektet och då är det lätt att bli hemmablind och mindre lyhörd för när det drar åt fel håll. Nu får alla samma möjlighet att komma med idéer och synpunkter. Martin Ullgren vittnar om ett förbättrat mötesklimat där diskussionerna känns ärligare och friare trots att ämnena kan vara tuffa och känsliga. Man kan då och då känna att något är fel utan att kunna 14

15 Jag ser en stor framtida potential för detta verktyg. Det ger en möjlighet till utveckling för hela den svenska byggsektorn som inte funnits tidigare. ANNA RHODIN, BYGGDIALOG Med IQ byggprocessmätning har vi ett bra verktyg för att snabbt fånga upp signaler när det fungerar mindre bra. MARTIN ULLGREN, Landstingsfastigheters projektledare sätta fingret på det. Problembilden framstår svart på vitt genom IQ Byggprocessmätning. Ofta är det något som man har haft på känn, men inte riktigt kunnat formulera, säger Martin Ullgren. Smidigare verktyg ger tydligare problembild Landstingsfastigheters uppdrag är både att förvalta fastighetsbeståndet och att agera byggherre vid nybyggen och anpassningar. Många projekt pågår samtidigt och detta kräver god kontroll och samordning. Med IQ Byggprocessmätning kan vi smidigt ta in och behandla synpunkter om hur projekten fortskrider. Det intressanta med IQ byggprocessmätning är att vi mer exakt fångar in problembilden. Det blir en bättre kvalitet och träffsäkerhet i mätningarna. Tidigare har vi fått förlita oss på traditionella kundmätningar som görs i efterhand. Vi har nu ett redskap som bidrar till en rationell och ändamålsenlig process för att hantera våra investeringar i det stora fastighetsbeståndet, säger Jan Sjöberg, chef för Landstingsfastigheter. Underlättar partneringsamverkan Ett lyckat partneringprojekt är bland annat avhängigt en lyckad kommunikation mellan de olika aktörerna i byggprojektet. Tack vare IQ Byggprocessmätning har vi fått ytterligare ett bra verktyg för detta, säger Anna Rhodin som är partneringledare och representerar huvudentreprenören Byggpartner via sitt företag Byggdialog. Med hjälp av mätningarna har vi fått fram underlag till systematisk och konstruktiv dialog som kan leda till riktade åtgärder och styrning av projektet mot de mål vi gemensamt formulerat, säger Anna Rhodin. Möjlighet till jämförelser Undersökningsresultaten och projekterfarenheterna i IQ Byggprocessmätning sparas och lagras för att kunna användas som stöd i kommande projekt i den egna organisationen. Med hjälp av en nationell referensdatabas kan man också jämföra sina egna projekt med liknande projekt i landet. Denna möjlighet till benchmarking sker utan att man vare sig delar med sig eller tar del av andra användares specifika och affärskritiska data. Jag ser en stor framtida potential för detta verktyg. Det ger en möjlighet till utveckling för hela den svenska byggsektorn som inte funnits tidigare, säger Anna Rhodin. 15

16 FORM: UNIVOX.SE, FOTO: HÅKAN OLSÉN OCH LARS DAHLSTRÖM (BYGGPARTNER), TRYCK: STRÅLINS GRAFISKA 2011 Stockholm: Strandbergsgatan 61, 3 tr, Stockholm, tel: Falun: Kaserngården 4, Falun, tel: Hemsida: E-post: info@byggprocessmatning.se Denna broschyr är framtagen i samverkan med: 16