Remiss om VB-facken till LTHs programstudenter

Transkript

1 Remiss angående VB-fack LTHs kansli, Utbildningsservice Karim Andersson Remiss om VB-facken till LTHs programstudenter Frågan om VB-fackens vara eller inte vara har diskuterats i olika sammanhang runt om på LTH under åren, och vissa försök har gjorts på vissa håll för att ta bort dem, medan det verkar som att andra är varma förespråkare för att behålla VB-facken. I denna remiss ställs nu frågan till er hur ni tycker det fungerar, och hur ni eventuellt istället skulle kunna göra. Här följer några frågor som vi ber er att svara på. Främst bör ni svara på de frågor som är ställda till er, men om ni har synpunkter även på de andra frågorna får ni gärna svara på dem också. Ni får naturligtvis även ta in andra aspekter än dessa i ert remissvar. Frågor till institutioner Till vad och hur mycket använder ni VB-facken? Har ni på er institution egna ut- och/eller inlämningsfack i anslutning till era lokaler? o Fungerar detta bra? Hur använder ni idag e-post till era studenter? (Hämtar adresser ut Ladok, samlar in listor för hand, m.m.) Tycker ni att VB-facken ska vara kvar framöver? (Se förslag 1 eller 2 nedan) Frågor till programledningar och studieråd Anser ni att era studenter använder VB-facken? (Hur mycket?) För vilka ändamål och i vilken utsträckning används de? Skulle ni istället kunna gå över till att hela använda e-post för er egen del? (Detta förutsätter bättre möjligheter till utsökning av e-postadresser än vad som finns i dag) Tycker ni att ordningen vid VB-facken i dag är acceptabel? Tycker ni att VB-facken ska vara kvar framöver? (Se förslag 1 eller 2 nedan) Vi ber er att ha svarat senast den 15/ Skicka ert svar till Karim Andersson, LTHs kansli/utbildningsservice HS7 alt. karim.andersson@kansli.lth.se. Efter att svaren kommit in och sammanställts, fattar LTHs rektor beslut i frågan. Om beslutet innebär att facken tas bort kommer en tidsplan att upprättas. Riktmärket är i så fall att facken kan tas bort i januari Med vänliga hälsningar LTHs institutioner LTHs husstyrelser LTHs utbildningsnämnder/programledningar LTHs kansli, Kommunikationsservice LTHs kansli, DDG TLTH centralt samt studieråden Leif Bryngfors Chef Utbildningsservice, LTHs kansli Postadress Utbildningsservice, LTHs kansli, HS 7, Box 118, Lund Besöksadress E-huset Telefon dir , växel E-post karim.andersson@kansli.lth.se, Webb

2 Nulägesbeskrivning - LTH-studenternas VB-fack 2 Sedan tidernas begynnelse har LTHs studenter haft sitt egna postfack, kallat VBfack (uttyds ursprungligen VeckoBlads-fack, efter den kopierings- och förmedlingsverksamhet av föreläsningsanteckningar som förekom allmänt på LTH för X antal år sedan). Facken har vuxit fram utan någon sammanhållen styrning, och detta har lett till att det i dagsläget är olika både vad gäller ansvar för facken och användningsvolym av dem. Förutom programstudenterna är det vanligt att institutionerna ber utbildnignsservice om att de ska tillhandahålla fack till masterstudenter, specialstudenter (dvs studenter som läser programkurser utan att vara antagna till LTH-program) och utbytesstudenter. Detta efterfrågas och uppfylls i olika grad, beroende på tillgång till lediga utrymme i fackskåpen, arbetsbelastning och andra faktorer. VB-facken finns oftast i det av LTHs hus som kan betecknas som hemmahus för programmet som studenten går på. I och med att det just nu pågår vissa omflyttningar på LTH och att man, genom diverse omstruktureringar i utbildningsstrukturen ( Bolognaprocessen ) samt allmänna tankar om hyresbesparningar, kan anta att dessa kommer att öka i framtiden, kommer det kanske att uppstå vissa problem med var studenterna har sina fack. Funktion VB-facken används i dag till att förmedla följande olika dokument : Terminsregistreringsblanketter [LTHs kansli/utbildningsservice] Studiehandböcker [LTHs kansli/utbildningsservice] Kallelser och protokoll till möten [LTHs kansli/utbildningsservice samt institutioner, endast till ett fåtal studenter] Diverse annan utbildningsrelaterad info (t.ex. inriktningsvalsinfo) [programledningarna, LTHs kansli/utbildningsservice] Ladok-utdrag [studenter samt LTHs kansli/utbildningsservice] LTH-nytt [LTHs kansli/kommunikationsservice] Pålsjö Ängsblad [TLTH] Sektionstidningar [TLTH/teknologsektionerna] Andra tidningar såsom branschtidningar och tidningar från examensreseföreningar [externt/diverse] Studierelaterat material mellan studenter [studenter] Utdelning av rättade inlämningsuppgifter, projekt mm [studenter/institutioner] Kursprogram och annat kursmaterial [institutioner] Kursreklam [institutioner] Reklam (skidresor, kurslitteratur m.m.) [externt] M.m. Mängden material i VB-facken har successivt minskat i och med att material på webbsidor, spridning av material som PDF samt e-post ökat. I dagsläget används dock facken fortfarande ganska mycket av studenter på en del program.

3 Framtiden 3 Det finns vissa frågeställningar som måste redas ut för varje alternativ (behålla eller ta bort VB-facken). Här nedan beskrivs dessa saker, och de återfinns sedan i de två beslutsförslagen sist i dokumentet. Facken behålls Skötsel Det är inte helt klart vem som tidigare ansvarat för facken. Detta är inte acceptabelt om de ska finnas kvar i framtiden. Ansvaret för att uppdatera klisterlappar med namn, utrensning av fack för studenter som slutat ligger dock på alla ställen idag på utbildningsservice inom LTHs kansli. På några program är detta i sin tur utkontrakterat till någon eller några studenter, som mot timersättning sköter detta. Vem som i dessa fall betalat deras lön tidigare är inte utrett, men kan tänkas ha varit utbildningsnämnd/programledning eller husstyrelse. I och med den nya organisationen inom LTH (både nämndstrukturen och kansliet) är det naturligt att sådana kostnader betalas av LTHs kansli/utbildningsservice. Idag varierar det hur ofta någon aktivt jobbar med att uppdatera facken, hålla koll på vem som ska ha fack och rensa ut gamla. Rimligtvis görs detta i framtiden en gång per termin, strax före terminsstart (då även nya fack tilldelas nya studenter). Ca tre veckor in på terminen rensas även tidigt avhoppade studenter bort, samt studieuppehållslappar (se nedan under Vilka studenter ) sätts upp. I vissa hus har det även stundtals varit konflikter om vem som ska tömma den vid facken behövliga pappersåtervinningstunnan. Grundinställningen är att detta ska skötas av husstyrelsen, t.ex. genom vaktmästar- eller städfunktionen. I samband med när nya fack tilldelas och gamla fack tas bort, bör facken gås igenom, och överflödigt icke-personligt material slängas. Kanske vart fjärde år är det lämpligt att facken städas och rengörs ordentligt. Nya fack Problem har uppstått när något program har utökats så att facken inte räcker till till de studenter som ska ha fack. Det är i dagsläget inte uppenbart vem som ska betala för nya fack, inte heller vem som anvisar plats till nya fack om utrymmet är slut. Många timmar har i vissa fall fått läggas på att reda ut / förankra mellan olika parter hur man skulle göra när nya VB-fack behövdes i ett av LTH-husen pga. ökat studentantal. En annan fråga är var studenterna på nya program ska få sina fack. Vilka studenter Denna utredning gäller främst programstudenterna på LTH i Lund, men är i valda delar även tillämplig på studenterna i Helsingborg. För åtminstone masterstudenterna bör samma regler som för de vanliga programstudenterna kunna gälla. Även inresande studenter som tilldelats något program (vilket är det vanliga) hanteras på samma sätt.

4 Olika modeller för vilka programstudenter som har fack finns i de olika husen. Då terminsregistrering annars räknas som att studenten är aktiv, bör detta gälla även för facken; de som är terminsregistrerade har fack, oberoende av termin. Studenter som har tillfälligt studieuppehåll eller studerar på annan ort, har kvar sitt fack, men får en klisterlapp (i avvikande färg) som lyder studieuppehåll alt. utlandsstudier. Detta främst för att det ger mindre arbete för utbildningsservice än att sortera om alla fack när studenterna kommer tillbaka. 4 Specialstudenter och studenter som läser fristående kurser tilldelas inga fack. Om institutionerna vill ha detta, får de själva anordna sådana i deras egna lokaler. Det har framkommit åsikter om att varje program ska få ha kvar facken även om facken i övrigt tas bort. Grundidén i andra reformer på senare del av LTHs historia har varit med utgångspunkt att studenterna på alla program ska ha likartade, om än inte alltid lika, rättigheter och service. Det är även otydligt för t.ex. institutioner om de måste hålla reda på vilka av programmens studenter som har fack eller inte. Således bör facken finns kvar för alla, eller tas bort för alla, och detta i så fall görs samtidigt. Facken tas bort Om facken tas bort anser vi att följande måste införas och vara helt klart före beslutet att ta bort facken verkställs: Studiehandböckerna kan man placera på lastpallar i husen efter nytryck, för att sedan (efter t.ex. 1 månad) bara distribuera dem till icke-nybörjarstudenter i Studiecentrums infodisk. Någon form av tidningsställ, helst väggfasta, sätts upp i alla LTH-husen för användning till tidningar (LTH-nytt och Pålsjö Ängsblad) samt för utbildningsinformation och diverse blanketter som måste distribueras nära studenterna (t.ex. terminsregistreringsblanketter). Ladok-utdrag m.m. som tidigare ibland lämnats i facken, sänds hem med post, eller också hänvisas studenten till infodisken i Studiecentrum. Frågan om att man även ska sätta upp årskursfack, dvs ett stort fack per årskurs har diskuterats, men detta är troligtvis inte lämpligt, t.ex. pga. av ordningsskäl. En variant på detta är istället att varje institution har ett fack per kurs, där utlämning av material till studenterna kan ske. Dessa ska i så fall vara placerade i institutionens korridor, där de håller lite uppsikt över ordningen. Postfack till studenterna som sitter i nämnder / programledningar borde man kunna lösa genom att hyra in sig hos någon institution i hemmahuset. Ett alternativ är att dessa studenter får fack i Studiecentrum eller att man skickar handlingar med vanlig post. I övrigt ställs det högre krav på att det ska vara enkelt för personal och studenter att hitta studenternas e-postadresser, tillsammans med sändlistor, om man helt tar bort facken. Det ska vara enkelt att söka fram egna listor, utifrån år/termin/kurs (mer specifikation behövs om detta alternativet blir aktuellt) som studenten är aktiv på, men även sändlistor som underhålls centralt och som är öppna för att skicka till listan för alla, alternativt av studenterna på sin egen lista samt för samtliga listor, LTHs kanslis

5 personal, institutioner och TLTH/sektionerna. LTHs datordriftgrupp (DDG) håller på att utveckla en sådan tjänst, men den är i skrivande stund inte färdig. 5 Förslag Här nedan följer de två tänkbara fallen, facken finns kvar eller tas bort (och då ställs högre krav på andra funktioner). Förslag 1 VB-facken behålls Förslaget innebär följande VB-facken finns kvar inom överskådlig framtid. Husstyrelsen för hemmahuset ansvarar för att det finns lämplig och tillräcklig plats för VB-fackens placering. Detta gäller både för nya program, eller om studentantalet på ökas. På anmodan från utbildningsservice ska plats för VB-fack tilldelas. LTH gemensamt, utbildningsservice bekostar inköp av VB-fack. Dessa regler gäller även för det behov av anslagstavlor som utbildningsservice har. Utbildningsservice får i uppdrag att en gång per termin uppdatera vilka studenter som har fack, märka ut studenter som har studieuppehåll, m.m. Efter att LUs/LTHs styrelse inrättat nya program ska Infrastrukturberedningen tilldela programmet ett hus, som ska anses som hemmahus för programmet. Det är sedan i detta hus som VB-facken ska finnas för den programgruppen. Detta gäller för LTHs vanliga program och för masterprogrammen. Förslag 2 VB-facken tas bort Förslaget innebär följande: VB-facken tas bort. De institutioner som anser sig behöva det, får själva tillhandahålla fack t.ex. per kurs för utlämning av rapporter o.dyl. LTHs Datordriftgrupp (DDG) får i uppdrag att färdigställa sitt projekt med e-postlistor som är enkla att administrera och som kan användas både av lärare och studenter. Detta ska vara klart före VB-facken tas bort. DDG ska samråda med utbildningsservice, institutioner och TLTH vad gäller vilka behov för utsökning osv som finns. Anslagstavlor och väggfasta hyllor/tidningsställ för material/information till studenterna anordnas på samma sätt som om uppdraget även omfattat VBfack (husstyrelserna ansvarar för att anvisa plats, LTHs kansli/utbildningsservice betalar)