pwc ..;;rn. ",";,'' RevisionsJ'apPOl't I Di"l!'p' ~/)' bl,"'i'"= 17J11terna l\'ostn01(ler KOl trine ho lms!(.oljuo.m 7J1l rkärr!

Transkript

1 ~~. i:,~a~l' ::11. pwc rkärr!nehou\ji '~om~ i t(ommunstyl 3IsSil..;;rn. ",";,'' \: 2011 mo 'l~ Z' a " ).Dlt 'i J,ZJ, V\../i ',b r-. oo._..~ I Di"l!'p' ~/)' bl,"'i'"= 17J11terna l\'ostn01(ler KOl trine ho lms!(.oljuo.m 7J1l RevisionsJ'apPOl't ~OH-O:i":di Il_nnika Hansson, Cl'I'Ulil:l':Hl!;ommunall'c\-jsOl'

2 ,,,i - i...,j ftwc r Ji ;~.'..'.-.2 J 111) e Il fil1s rö j.tccki i 'ig J1 SAMMAF A TINING...,..,...,...,...,...,...,...,...,...',..., 3 2: ljlppd MG,...,......,...,..,...,...', ,......,..., REVISIONSFRÂGA Avgränsning och metod BAKGRUND ,...,...,..., ,...,......,...,...,..,...,.., GRASKNINGSRESUL 'l AT...,...,...,...,...,..., ANpASSNING AV VERKAMHET TILL FÖRÄDRAE RESURSER/BEHOV OCH STYING AV INTERN VERKAlIHET Lokaler " IT Städ Måltider Övriga kommungemensamma verksamhetei' som hanteras av Service- och tekniknämnden Intern verksamheter inom Service- och tekniknämnden EKONOMISK REGLERING OCH RAPORTERING INTERN KONTROLL ENKÄ 'f,..,......,...,...,...,...,......, ,..., VET DU VAD SOM INGÅR I DINA INTERNA KOSTNADER?... L O 5.2 KA~ DU PÅVERKA DE INTERNA KOSTNADERNA OM DU FÅR UTÖKA VERKAMHET?... Il KOSTNADERNA OM DU FÅRMINSKADVERKAìVIHET? KA DU PÅVERKADE INTERNA 5-4 KA~ DU PÅVERKA DE INTERNA KOSTNADERNA GENOM ATT ÄNDRASERVICENIVÅN PÅ DE TJÄNSTER DU KÖPER? ÄR DU NÖJD MEDTJÄNSTERi~A DU KÖPER INTERNT? FÅR DU UPPGIFT OM KOSTNADERNA I RIMLIG TID FÖR DITT ARBETE MED DIN BUDGET? FÅR DU KOSTNADERNA BOKFÖRDA LÖPANDE UNDER ÅRET?... i FÅR DU UPPFÖWNINGTILLRÄCKLlGT OFTA? TILL INTERNA LEVERANTÖRER SOM DU FÅR VAWA? FINNS DET ALTERNATIV 6 REVJSIONELL BEDÖMNING...,... 15

3 .. l,....1j jj""."~~~ -" Pi tlwc.j 1 Sa.:HJnanfrrUning De förtroendevalda revisorerna i Katrineholms kommun har gett Komrev inom PwC i uppdrag att granska interna kostnader. Den övergripande revisionsfrågan är: Finn.s det en ändamålsenlig styrning av de intenia kostnade1'un. Vår bedömning är att styrningen inte är tydlig och helt ändamålsenlig. Granskning visar att finansiering av de interna kostnaderna varierar mellan olika tyer av verksamheter. Verksamhetsföreträdare har inte tilräcklig kunskap om vad som ingår i tjänsten. Den löpande redovisningen har brister. De kontrollfrågor/granskningsmål som tas upp i rapporten är: (l Sker anpassning av verksamhet som finansieras internt til förändradle resurser/behov? Vår bedömning är att det inte finns något enhetligt sätt som anpassning sker på och frågan har hanterats olika för olika områden. Vid några tilfållen har anpassningar skett genom särskilda projekt eller beting til vissa verksamheter. ø Hur stys detta? Vår bedömning är att styrningen varierar för olika verksamheter. I det övergripande budgetarbetet har inte tagits hänsyn til förändrade behov på ett konsekvent sätt. (l Vilka direktiv och tidplaner har de grupper fått som har startats för au se över den interna hanteringen? I övergripande planering med budget 2010 och plan finns ett mål att hyres principerna ska vara välkända, tydliga och uppföljningsbara. Några ytterligare fastställda mål, direktiv och tidplaner finns inte. (I Rapporteringen/redovisning av interna kostnader samt konsekvenser? De interna kostnaderna har debiterats nyttjarna dels utifrån hur finansiering sker, dels utifrån hur den verksamhet som utför tjänsterna har möjlighet att debitera. Av granskningen framgår att företrädare för verksamheterna inte alltid har kunskap om vad som ingår och att rapporteringen inte sker löpande under året för flera av verksamheterna. o Hur säkerställs dlen interna kontrollen? Det görs inte någon särskild intern kontroll av hanteringen av de interna kostnaderna. I övrigt hänvisas til revisorernas tidigare granskning av den interna kontrollen.

4 ~J.. t-,,1: 'il iirwc 2 Di)i) dl' a ub 2..1 R,eV1S1onsïTnga.. " " Revisorerna i Katrineholms kommun har gett Komrev inom PwC i uppdrag att granska interna kostnader, Granskningen är indelad i två delar. Denna del utgör huvudgranskningen som omfattar enkät til enhetschefer inom samtliga förvaltningar, intervuer och kontroll av praktiska rutiner samt redovisningen inom ett urval av verksamheterna. Huvudgranskningens revisionsfråga lyder: Finns det en ändamålsenlig styrning av de interna kostnaderna? Kontrollfrågor / granskningsmål: c. Sker anpassningar av verksamhet som finansieras internt til förändrade resurser/behov? G Hur styrs detta? G Vilka direktiv och tidplaner har de grupper fått som har startas för att se över den interna hanteringen? G Rapportering/redovisning av interna kostnader samt konsekvenser? l) Hur säkerställs den interna kontrollen? Avgränsning och metod Granskningen avgränsas til Kommunstyrelsen och Servce- och Tekniknämnden som utförare och avnämare av intern verksamhet samt Bildningsnämnden som avnämare av intern verksamhet. Intervuer har genomförts med ekonom Ekonomikontoret, administrativ chef Service- och teknikförvaltningen, ekonom Service- och teknikförvaltningen och TT, chef gata/park och rektor grundskolan. Telefonintervuer har genomförts med rektor gymnasieskolan, ekonomichef och kommunchef. r) JBal.:grvind..~~ '-J En del av kommunens verksamhet finansieras inte genom direkta budgetanslag utan genom interna intäkter. År 2009 uppgick de interna intäkterna til drygt 270 mnkr. Det finns inga lagkrav på hur redovisning av interna kostnader och intäkter ska hanteras. Det är dock väsentligt att denna verksamhet är lika effektivt och ändamålsenligt som den externa verksamheten. En förstudie har visat att det inte finns skriftliga anvisningar för interna debiteringar och inte heller tydliga incitament för en kostnadseffektiv verksamhet.

5 .' JJ' pwc :!i.i' 't," :.".;,.j 4 Gransluiingsl'esuJtat ~~.,1 Anpassning av verl\sdn1ì1et till förnndrade resurser/beho\' och stytning IV intern "\'cj'ksainhet Som vi redovisade i förstudien varierar det hur de interna verksamheterna finansieras. Detta påverkar även hur verksamheterna anpassas til förändrade resurser/behov och därmed också styrs. Vi har inte funnit några fastställda rutiner för hur den internt finansierade verksamheten ska anpassas til förändrade resurser/behov. Det är främst vid utökad verksamhet som frågan kommer upp och finansiering sker. t.l Lokaler Kommunledningsförvaltning och förvaltning Näringsliv Enligt övergripande planering med budget 2010 och plan är ett av kommunens mål att hyresprinciperna är välkända, tydliga och uppföljningsbara. Några motsvarande mål finns inte för övriga delar som finansieras internt. I planering med budget för Kommunstyrelsen och och tilväxt2 finns under rubriken Fokusområden, Ekonomiska perspektivet en punkt som säger ø att hyreskompensation utgår i nuläget genom en central fördelning av medel där principerna för denna kompensation och kostnadsfördelning är under omprövning och presenteras under budgetprocessen Det finns en grupp som arbetar med att ta fram lokalkostnader utifrån detta uppdrag, men vi har i samband med granskningen inte fått fram något uppdrag eller tidplan. Gruppens arbete har hittils mest ha inriktats på att få fram rättvisande kostnader för skolverksamheten utifrån den lagstiftning som gäller för friskolornas rätt til ersättning. Enligt vad som framkommit i vår granskning budgeteras hyreskostnaderna centralt och fördelas sedan til verksamheterna för befintliga lokaler. För de lokaler som hyrs via KFAB får verksamheterna full kostnadstäckning vid hyreshöjning, men inte för lokaler som hyrs av andra hyresvärdar inklusive KIAB. Vid behov av ombyggnader ska anmälan ske tillokalsamordnaren. Ombyggnader sker både genom planering i samband med budgetarbete och vid behov under året. De ombyggnader som hanteras via lokalsamordnaren finansieras normalt inom ordinarie budget. I Kommunfullmäktige , \87 2 Fastställd av Kommunstyrelsen \-27 16

6 ~.""~ ß' V.~i- L '"!lii",-..:.,.,..""-,.. "izl1r'fiæl t&~ jl luw tu Det finns gamla regler för hur hyran ska hanteras när verksamheter lämnar lokaler som ägs av KFAB. Dessa innebär att förvaltningen betalar kostnaderna i nio månader, kommunen centralt tar kostnaden i tre år och därefter överförs kostnaden til KFAB. Vår granskning visar att detta inte är känt hos alla. Den visar också att det finns en osäkerhet om prissättningen av lokalerna. Ett arbete uppges ha bedrivits i syfe att minska lokalkostnaderna. Nytt i övergripande plan med budget är att medel för ökade hyreskostnader p.g.a. investeringar 2010 och 2011 finns upptagna. Det finns en katalog över vilka åtgärder som kommunen/hyresgästen ansvarar för och vilka som KFABjhyresvärden ansvarar för. Trots detta upplever de intervuade att gränsdragningen inte alltid är tydlig och att det finns en otydlighet i vem som ansvarar för lokalerna vid en arbetsmiljöinspektion. Det framförs önskemål om ökad samverkan när underhållsplaner tas fram n' IT är den verksamhet som finansieras helt genom interna intäkter. Det finns en IT -strategi och det tecknas interna servcenivåöverenskommelser (SNÖ). Enligt uppgift har alla verksamhetschefer inte skrivit på denna. Det finns också en prislista för olika typer av datorer och IT-stöd. Förvalt- justerats under flera år. IT- ningarna väljer utrustning efter denna prislista. Priset uppges inte ha kontoret bestämmer basutbud, miljö, kvalitet och standard. Ett projekt, Effekt II, har genomförts under 2008 och 2009 i syfe att genomföra besparingar. Projektet har redovisats til Kommunstyrelsen 4. Utrustning finansieras genom leasing. IT-chefen uppges ha delegation på denna ty av finansiell leasing efter samråd med ekonomichefen. Omfattningen av denna leasing beställs av förvaltningarna och bestäms til stor del därmed av respektive nämnds budget. Det finns ett IT-råd där IT-frågor diskuteras. Vad IT-rådet diskuterar är okänt bland flera av dem vi har intervjuat. Enligt uppgift ska det finnas en plats på intranätet där det anges vilka som är deltagare och där minnesanteckningar publiceras. Ett särskilt projekt har genomförts på Lindengymnasiet för att ge alla elever tilgång til egen dator, 1 til 1. Detta har genomförts genom samarbete mellan IT-enheten och skolan där skolan har kunnat påverka vad som ska ingå och val av utrustning och därmed också kostnader. Tanken är att detta ska gälla även övriga gymnasieskolor i framtiden. Projektet finns med i övergripande planering med budget 2010 och plan Kommunfullmäktige 20 I o-ii-is i 3 4 Kommunstyrelsen Fastst~lld al' Kommunrullni~ktigc

7 ;f. i-ll"...'~"~ - ~WC kl:i Verksamheter som har behov av speciella program handlar upp dessa med hjälp av IT. Förvaltningen väljer programmet, medan IT ansvarar för installation och kapacitet i programvarorna. Frågan tas upp i IT-rådet som med IT-chefens mandat fattar beslut. Förvaltningarna kan i övrigt påverka sina kostnader genom antal datorer och val av olika standardnivåer, t ex stationär eller bärbar dator. Det finns en osäkerhet om vad exakt verksamheterna betalar för (antalet datorer och annan utrustning), vad som gäller kring viss utrustning, t ex skrivare/kopiatorer med mera Sti1d Städverksamheten finansieras til stor del genom anslag til Service- och tekniknämnden, men för vissa delar debiteras nyttjarna. Enligt övergripande planering med budget 2010 och plan skulle städverksamheten konkurrensutsättas under Detta genomfördes fr o m Enligt uppgift ingick den städning som tidigare utfördes inom ram i upphandlingen, inte städning som tidigare interndebiterades. Då verksamheten bedrevs i kommunens regi utfördes ibland städning utöver vad som var avtalat, vilket har blivit tydligt efter övergången til extern entreprenör. Det som enligt Servce- och teknikförvaltningen inte ingick i ram tidigare får tiläggsbeställas från förvaltningarna och de debiteras för detta. Exempel på verksamheter som nu extradebiteras är städning av fritidslokaler under loven och allergistädning. Någon genomgång av förändrade behov har inte gjorts inför budgetarbete. Vid utökat behov av städning får verksamheterna betala detta genom interndebitering. Det uppges också att om ytor lämnas som inte längre behöver städas ska detta aviseras tre månader i förväg för att påverka debiteringen. il..l4 lvhuti del' Huvuddelen av kostnaderna för måltidsverksamheten finansieras genom anslag til Service- och tekniknämnden. Ramen ska täcka volymförändringar och måltidsverksamheten ingår inte i de verksamheter som regleras efter volymförändringar. Det finns vissa oldarheter avseende de delar som inte ingår i budgeten. Detta gäller t ex måltider som säljs til externa från verksamheterna genom kuponger. Vård- och omsorgsnämnden beslutar om priset för måltiderna til pensionärerna medan Service- och tekniknämnden har en budgetram som är oberoende av vilket pris nämnden fastställer. Genom införandet av ett system med lunchkuponger under våren 2010, har styrningen av måltider förbättrats. ~l,j,;s Ö\T1gn l~omnjliigemel1samllu) Yel'k.(-;~'inll)C'tei'.surn lwtjtc'rns ny S pr\'1 eè- oc h tel~111 LiÜi in n el e lj Flera verksamheter som växel, porto, bilar m.m. hanteras (tv Service- och tekniknämnden genom förvaltningen och kostnaden fördelas ut til verksamheterna efter nyttjande. Debitering sker av osv. Fast kostnad för tele- faktiska kostnader för porto per enhet, samtal, kostnader per nyttjad bil

8 jìj;, -.,...!t..t L :,'.'.ilj pwc växel debiteras också respektive nyttjare. Hur finansieringen av den nya, dyrare växeln ska ske är oklart. Vaktmästare hör i vissa fall til Servce- och tekniknämnden och finansieras genom den, medan de i andra fall hör til verksamheten och finansieras där. Det har förekommit diskussioner mellan Servce- och teknikförvaltningen samt verksamheterna vid flera tilfällen under 2010 angående vad som ingår i tjänsten. I vissa fall har extratjänster utförts och debiterats separat. Servce- och teknikförvaltningen uppger att kostnaden lämnas vid beställning av de extra tjänsterna. 4,1.6 Intei'n verksamheter inom Servicc- och teknikniimn.den Kostnaderna inom Gata/park samt Myndighet och anläggning fördelas via ett datasystem, tid och projekt, genom att kostnaderna för personal och utrustning debiteras respektive verksamhet. Ett timpris sätts per person respektive maskin vilket inkluderar overheadkostnader. Fördelning av kostnaderna sker genom timrapportering på en blankett. Viss del av verksamheten säljs til andra förvaltningar respektive externa nyttjare, främst kommunala bolag. Den politiskt fastställda budgeten ger ramarna för verksamheten och planering sker utifrån dessa. 4.2 EkonoinIsk regîering od': rapportering Kostnaderna för lokaler fördelas och bokförs med 1/12-del av årskostnaden vaije månad. Någon ytterligare reglering sker inte til verksamheterna. Avräkning mellan ekonomikontoret och KFAB görs vid årets slut. Kostnader för ombyggnader kommer först året efter. Debiteringen för IT ska ske månadsvis med undantag för sommaren. Det kan finnas en eftersläpning för närvarande, på grund av tidsbrist hos ekonomen. I syfe att följa kostnadstäckningen inom olika områden inom IT fördelas kostnaderna internt även inom IT innan de fördelas til övriga verksamheter. Detta innebär att elen interna omslutningen har ökat mycket under 2010, vilket försvårar den totala överblicken av kommens IT-kostnader. Kost debiteras månadsvis för de delar som inte finansieras genom budget direkt til kostverksamheten. Det är främst vård- och omsorgsnämnden som debiteras. Kostnaderna för leasingbilar debiteras månadsvis med samma belopp fram til november om ingen förändring av bilparken sker. Reglering efter förändring av räntekostnader görs var fjärde månad. Undantag har skett under sommaren. I november görs avstämning och reglering utifrån de faktiska kostnaderna sker. Enligt uppgift ska förändringarna vara signalerade under året. Telefonväxeln debiteras månadsvis genom att kostnaden för respektive anknytning tas fram maskinellt och debiteras respektive förvaltning. Under 2010 har inte debitering av telefoni skett månadsvis under januari til augusti då kostnaderna inte har varit klara i samband med teknikskifte och avtalsbyte.

9 "~,. I ~...~..~ '..," J,i, _, trry ~ P'.' \'ilnø~ Extrabeställningar av städverksamhet debiteras under året efter beställning. Städning inom ramen för avtalet debiteras inte verksamheterna utan finansieras direkt över städverksamhetens budget. Under året har funnits problem med systemet tid- och projekt som bland annat berör gata/park och myndighets- och anläggningsverksamheten. Systemet var mycket detaljerat och det fanns problem med kunskap om systemet både hos kommunen och leverantören vid ordinarie personals frånvaro. Detta har inneburit merarbete och förseningar i debiteringarna under året, men detta uppges nu vara åtgärdat. Vi har inte haft möjlighet att kontrollera detta i detalj i samband med granskningen, men har konstaterat att debitering har gjorts under böijan av september så att redovisningen var i kapp vid delårsbokslutet. Verksamheterna uppger att mycket slutregleringar sker i december vilket ger en svårighet att ha kontroll över de kostnader som verksamheterna belastas med..4-3 intern kontron Det görs inte någon särskild intern kontroll av hanteringen av de interna kostnaderna. Där det finns internkontrollplaner omfattar dessa i vissa fall även den interna verksamheten. Denna har tidigare granskats av revisorerna. De interna debiteringarna attesteras inte alltid, men ska i dessa fall vara kända av den som belastas med kostnaden. Detta gäller främst fasta månadsdebiteringar. För övriga debiteringar sker attest, men det har under granskningen framkommit att verksamheterna har begärt bättre underlag och att man ännu inte fått det för vissa områden. Det avser främst IT. 5 Erikät En enkät har sänts ut til enhetschefer som påförs interna kostnader inom samtliga förvaltningar. 89 av 111 har svarat, vilket ger en svarsfrekvens på 80 %. Det finns svar från samtliga förvaltningar. Vi redovisar svaren för samtliga förvaltningar och verksamheter på respektive fråga. Svaren i diagrammen är i procent. I enkäten ställs samma frågor för fem olika områden med intern service. Frågorna är: o Vet du vad som ingår i dina interna kostnader? o Kan du påverka de intema kostnaderna om dufår utökad verksamhet? (l Kan du påverka de intema kostnadema om dufår minskad verksamhet? o Kan du påverka de interna kostnadema genom att ändra servicenivån på de tjänster du köper? o Ål' du nöjd med de tjänster du köper? De områden som frågorna ställdes för var:

10 ~J F;l~i 1ì1J'ìÆ. ~tl. ~LWW~ o Lokaler o 11' e Kost- och transportservce o Vaktmästeri o 1'elefonservice 5.1 Vet du vad son) jngfw i dina interna kostnader? I:'o~ -,ls-~~ = I ~ 33 1!~2S I 30 i I 20 i io I o I i ~~~ '::.~ 'v~' I L.,. s S L '.ljj L,14 " L ;6 -..lt,i...", -,,,'",-'- ~., o".-- ",i-'-: 19'1" ~?i '...,... ~17,,~..lJ ',f.:,~ 00-.,v- \'~-... v~' (,~': ~... è''' '' ~'~Ii 7 I. ~.. ::"'~. i lj;, '-j;,," '.C..:,'- tlj ;1 t!till gtórst;, tid ~I Till miiidre' d,:1 r. Nt:j : Ej tilli iipli:; När det gäller lokaler är kunskaperna relativt goda avseende vad som ingår i de interna kostnaderna då 85 % av de som svarat anser sig ha veta vad som ingår i de interna kostnaderna antingen helt eller til största del. Störst osäkerhet finns avseende 11' där 42 % antingen har kunskaper til en mindre del eller inte alls. Störst andel där kunskaper saknas helt avser vaktmästeri, där 19 % (13 personer) svarar nej på frågan. Flest nej-svar på vaktmästeri finns hos Vård- och omsorgsförvaltningen.

11 ~., ;~.,t,~ ~:jl... -,',! ~.,.~ pw'c i~;i \.~.. "d 5.2 Kan dn pflve1'1\u de interna koshw yt'l'lismnhet? c1.el' n n OlD du får ntiykarl..._.. ~.._._.. _, n ~......_.'... o ",._...._......_' _..._._~.n. '_u._..._ _...._ ~ :; e'.) 40 3S 30.l : ~,) r'o 25 t~ '.' Il.J ;) i:till :;\Òl'st;) t!t.i 20 i e' J! " 12.u " J Tilliiiiidl'l' d,~1 ~Nl~j El Ej iill;\nipli;; O,'r ~-',,'- *-0 ~.'._--_.-_._ ~--._._..._-----~ ~---_.~--_.._--_._---_.._--.-~--.~---~----_._--_.~~_.-.. Enkäten visar att enhetscheferna upplever att man inte har några större möjligheter att påverka kostnaderna om verksamheten utökas. För IT har 79 % antingen svarat til en mindre del eller nej på frågan och för lokaler är motsvarande siffra 75 %. Om man tar bort de som svarat ej tilämpligt kommer även kost- och transportservice samt vaktmästeri över 70 % (76 % respektive 73 %).17 % (12 personer) anser att de kan påverka kostnaderna för telefonservice när verksamheten utökas.,,::-,'...,~., "- 60 SO,io,~ ~) 30!2G 20 io o " 11,~ "i ;;i Uj~.. ~:.: ':?,~) h_..._..._._..._....._.. ~....._. ~.. ~..._.._ n.""..._._... u..~ :~ti7 ':':1 13 rj 3, r~,u;, '1. ~~ 40 '\'\ 127 ltl,. G ~. ~/ ~ ".,,. 1,,.).) )7 ;ì 3 "- r'w;n 7 io. ',Si"',..J,ill'" ~" ~~I 5.8 Kan du påverka de interna kostnaclernil om du fär minskad \'erksamhet'? :-''- 0".-' l~ \- I~~" 17 l.. 7 i ~(J.,".:v- ",'.-:..,,::-..-,~"' '-.)21~-'20., ).~. :~....,"'.".-..~. i:"..,.. '~,~ " :.t~-'i ''':,,1:1, '""I ~1.Li ;llill sl.))':;i;) d,,! T ilinil i id I'" di,' L lj NI~1 i.l E iill;))'iipli:; Tendensen är motsvarande på frågan om man kan påverka de interna kostnaderna om verksamheten minskar som om verksamheten ökar. Vissa skilnader finns. Det är fler som anser att de kan påverka kostnaderna vid minskning både inom IT och telefonservice än vid utökad verksamhet.

12 ~..":;~~.;'"'i. ',.,-- it &l Wnï (WtY \l~ För telefonservicen är det inga stora skilnader mellan något av svarsalternativen och 23 % (16 personer) har svarat ja på frågan om de kan påverka kostnaderna vid minskad verksamhet. :'3,4 Kan du påverka de interna l~ostnaderna genorn fltt D.nch'u servicenivån på de tj~inster du köper? i;.;--'.'0 -IU :3 ~o 10 o ~r-": ~:.:: v l~ '.' ;)-1 9_7 f'" &m~. ~ ~..-:~ '-v',-' ('ò... 10~ '\-,~:~\ ~ r.!; t ""'m,~,.::-~,-".v,,' ",-' ~.~ :?,:31 :'..::.~..... ',,-: '0' ';~ "r.11 L'./; ritill största d",1 'ïtilliliilidn,'d,:.! ~N".i fl Ej till:illip1lg Möjligheterna att påverka de interna kostnaderna genom att ändra servicenivån på de tjänster enhetscheferna antingen nej eller att man köper upplevs som minst inom IT. Där svarar 86 % av man kan påverka til en mindre del. Störst möjligheter att påverka kostnaderna anges finnas avseende lokaler där 16 % (12 personer) och vaktmästeri där 13 % (9 personer) svarat ja på frågan.,)';:. ~ ~ )i.' du 11Ö_J~ el illlcd "tj' äristcl'na duköijcl' internt?,- ", ,._-_.,----,._----_.-_., _-----_._--_._.,._-_..-' _._._..._-'--_..--_.,,-,_.'_.._-,.- L (,O :;~~ 39.lO ) ~.36 ~) ~i :.~ ;t 27 it.i;\ 30 2 (i.~! 5 ~\~, 1'),JO," lillsi"i':il;l d,'1 l.,.:. Æ (j '.: 10 1,01.:':'.1 JO ~ G I ') f--i ' r 21\1 3r.i n~j,," ",'t: t'"j fi7~' ", ':;.. 'I (I C; U",.. û~ tl f~';\': I'.~';'~ ~:'ft! ~J ='U ilnt'.1 :~ ~,-',-:.'. ;,,1 Ei tillìllll'il:~.,-'-,.,~.:.v..\.~,,- \.~)'" ;-..,~'-....I...v: ';-.., \.-~... ~.'- :... ~.:.. ~'- ~\.,... ';'-.,'- I I TilIIIIIIdr,', '.l I Mest nöjd med de tjänster man köper internt är enhetscheferna med telefonservicen, där 80 % antingen svarat ja eller til största delen. Även lokaler har en stor andel, 57 % som svarat att man til största delen är nöjd, medan man är minst nöjd med IT. Där har 48 % (38 personer) svarat nej. 'I I i, i i I i I

13 ~J. i1 ~; ; ".~~ pwc 5.6 Flir du uppgift on1 kostnaderna 11'Ì1l1Hg ti el föl' ditt nrbete n1ed din hudget'? ~ 1' ' ' " n '......,_'n'..'...-, I i 30 r O -:,l' ~S.,S',,'- 27,~.' o\"."\: *-o"?.v r:' ~.. ~I~ :.. ""...",q; ",""...'".,.. ç.~ ':o~..:;e.,,'" IJ.J" ; Till sb:,l'st;\ d,, ~ Till I\iiidl"~ d..l! lenl~.i 11 E.i tiilòiiipli:; Det är endast avseende telefonservice som enhetscheferna svarat ja eller til största del på frågan 5-7 r.31' du l-\ostnadel'lin bol",förda löpnl1de under Ül'et? r-~~.---,.~; _-.. _n' i 40 I 35 L 30 i L ~, ') 7 10 C-' o ~~'I _,_.._~~._..._..._,...' _..._......_._...._ -..h.. " 26 FJ ~_I.I 18'., 1?i...'.... Qii' ",~, 'o' l, :~Ji...~?~l om man får uppgift om kostnaderna i rimlig tid för ditt arbete med din budget. Telefonservice når upp til 57 % positiva svar. Räknar man bort de som svarat ej tilämpligt blir siffran 63,5 % för telefonservice och även kost- och transportservice (55 %), lokaler (51,5 %) och vaktmästeri (51 %) kommer över 50 %. För IT-kostnader har 60 % (43 personer) svarat til mindre del eller nej på frågan. -:,-"- ~:.~ \.~ 'v.'- '-' :..\.,'-..,.. _'--- 0'" ;.~.,~.,~...\~),'-..,. \.~."" '--.30,.-,)\) 20 19P ':: 14 ll.~...;:.,.i,~..," "~":J r O.:..?i'-,~..' ",", :\-",,- :...,...1:... ~~,~ 2;\..' ri ~ el fj.i,) Till st,)\'st;1 dd Tdl 1I111dro" d,.1 ~N...i iu Ei tdhiiipli:;

14 . 'i~l ~ ',,'.r- Jn.. =. :.i "'"".. "9Æi9qm 'WW 'ê.~ För telefonservice och lokaler anger 82 % respektive 71 % av enhetscheferna ja eller til största del på frågan. För kostnaderna avseende IT har 28 % (20 personer) svarat nej til att de får eller til största del får de löpande kostnaderna redovisade under året Ftil' du uppföljning tillriickhgt ofta? ' '------'.-...'--..-'..'--_.._--'--'----~---"-'--'-'------' I :V', J o ~"" ~~,. (\,-\ 24 ~" OV,.v. (o.. " Il.Li :, c'...r:.~~~...',,::- -. ' c,r ' '0':' ~~.\"- 13 ~,(;c... '~'17 l'~l ~;i A,,:~l llitill slörsl;i (kl.'1 Till iiindr.' dt~1 im N('j (J Ej lilj:inipli.s Även på frågan får du uppföljning tilräckligt ofta är enhetscheferna mest nöjda med telefonservice. Där har 72 % svarat antingen ja eller til största del. Lokaler är den ty av kostnader där mer än hälften (53 %) varit positiva. Om man räknar bort ej tilämpligt når även kost- och transportservice över hälften (58%). IT sticker ut åt det negativa hållet även här med 39 % (28 :). 'y \.. \..'7 ~ personer) som svarat nej. () Finnsdl~l alt. el'n~1'-1v till ThJ1teJ'lHl h~y rantörer f'()j1ì du får Y:11o' 4,. r; ::0 70 CO "JO ~o 30.'0 JO o Jd. S.i r.;;'~1 ~.~...:'- '.-' "~"' 61 l. ':'1 t 1S :ì.1. 7'l; ''':j r~ L -~~;~:!..1_ u..t(.,. ~, (o ~;-,'- (; ~:_, i a'" L_ " '--,,_o. '-' "v.'- i"' :.4.. o r'l ~) :,.'- :-.. ':, so ", : ) lf":j,":::".~.;~..-,~ :~4.',,'-.;.. ~,~\ ",. õ.'.'..'-" 7l.': ~ ".(j. 't. -~ i 1i,.; 16 ;I~l i.i: -itill sl"rsl,\ d..l Till '" d,'!,- ~ t'ji" "/ Ei iilli iii ' i.'~

15 ~J. f: )~, "il ~rt ~ 'WGI g6~ På frågan om det finns alternativ til interna leverantörer som du får välja finns inte något område där mindre än hälften har svarat nej. Om man tar hänsyn til de områden som svarat ej tilämpligt blir siffran runt 90 % för samtliga. För telefonservice är det två personer som har svarat ja på frågan och för övriga verksamheter är det tre eller fyra personer som har svarat ja. 6 RevisioneU bedönining Vår bedömning av de kontrollrågor/gransknings mål som har ingått i granskningen. ø Sker anpassning av ven-ksarnhet som finansieras internt mi förändrade n-esurser/behov? Vår bedömning är att det inte finns något enhetligt sätt som anpassning av verksamheten sker på vid förändrade resurser/behov och frågan har hanterats olika för olika områden. Vid några tilfållen har anpassningar skett genom särskilda projekt eller beting til vissa verksamheter, men där alla kostnader inte kan påverkas och beslut på ett ställe påverkar kostnaderna på andra ställen. Hanteringen av övergången til städentreprenaden är ett exempel på detta, då entreprenaden omfattar viss del av städningen, medan verksamheterna får bekosta andra delar som då hanteras som tilägg och inte har varit med i upphandlingen från början. Verksamheterna upplever til stor del att man inte kan påverka de interna kostnaderna varken vid ökad eller vid minskad verksamhet. Den verksamhet som flest upplever att de kan påverka är kostnaderna för telefonservice, vilket är en mindre kostnad totalt sett för kommunen. o Hur stys detta? Vår bedömning är att styrningen varierar för olika verksamheter. I det övergripande budgetarbetet har det inte tagits någon hänsyn til förändrade behov på ett konsekvent sätt. En förändring som vi ser til 2011 är att det för första gången finns medel budgeterade för ökade hyreskostnader efter ombyggnad av lokaler. Styrningen sker ofta som ovan angivits genom särskilda projekt eller besparingsbeting och många gånger berör dessa de tjänster som utförs åt verksamheterna, men där verksamheternas synpunkter inte alltid finns med. Två verksamheter styrs genom att alla kostnader fördelas til nyttjarna. Det är IT och gata/park. Styrningen mellan dessa områden är olika, då IT inte har några egna anslag utan allt finansieras genom interna intäkter medan gata/park har egen verksamhet men också utför uppdrag åt andra, Verksamheten styrs då genom Servce- och tekniknämnden och det finns en budget för gata/parks egna verksamhet. IT-verksamheten styrs av Kommunstyrelsen, men omfattning av antalet arbetsplatser m.m. styrs av verksamheternas behov.

16 ',:~m. ~~1 pwc och tidplaner har de grupper fått som har startats för att se över den interna hanteringen? '" Vilka direktiv I övergripande planering med budget 2010 och plan finns ett mål att hyresprinciperna ska vara välkända, tydliga och uppföljningsbara. Några ytterligare fastställda mål och tidplaner finns inte fastställda. En grupp har börjat arbeta med frågan, men utgångspunkten har hittils til stor del berört fördelningen av kostnaderna utifrån lagstiftningen om bidrag til friskolor. Diskussion om ytterligare direktiv finns men har ännu inte fastställts. '" Rapporteringen/redovisning av interna kostnader samt konsekvenser? De interna kostnaderna har debiterats nyttjarna på något varierande sätt utifrån hur finansieringen sker, men också utifrån hur den verksamhet som utför tjänsterna har möjlighet att debitera. Det har varit stora problem inom den tekniska sidan hos Servce- och teknikförvaltningen med systemet för debitering under året, men resurser har lagts ner på att komma tilrätta med problemet och debitering har skett til delårsbokslutet. Vi bedömer att verksamheterna inte alltid har kunskap om vad som ingår i det man betalar för och rapporteringen under året för flera av verksamheterna inte sker tilräckligt ofta. Den verksamhet enhetscheferna är mest nöjd med ur denna synpunkt är Telefonservice och den som visar på minst grad av nöjdhet är IT. Samma förhållande gäller om man får uppgifterna i rimlig tid för arbetet med budget. Det finns också problem med att flera av verksamheterna gör preliminära månadsdebiteringar och sedan sker en slutreglering i december. Detta förfarande skapar en osäkerhet och det kan vara svårt för verksamheterna att vidta åtgärder så sent på året om det är stora förändringar. o Hur säkerställs den interna kontrollen? Vi bedömer att det inte görs någon särskild intern kontroll av den interna verksamheten utan denna följer den ordinarie interna kontrollen. Där verksamheterna är osäkra på vad de betalar för behöver detta åtgärdas. Det gäller främst inom IT. De interna kontrollerna bör även utvecklas så att även mål och verksamhet kontrolleras. I övrigt hänvisas til revisorernas tidigare granskning av den interna kontrollen. Den övergripande revisionsfrågan var: Finns en andamållenlig su:ylfing av de inflelfa kosmade1rna? Vår bedömning är att styrningen inte är tydlig och helt ändamålsenlig. Granskningen visar att finansieringen av de interna kostnaderna varierar mellan de olika typerna av verksamheter. Verk-

17 (,:.11 ",jíinj i,:_~ wlev ~ P. "~-malf!~.. samhetsföreträdarna har inte tilräc1dig kunskap om vad som ingår i tjänsten. Den löpande redovisningen har brister. Styrningen är spretig och det är svårt att se en tydlig styrning av kostnader för alla delar. Detta blir extra tydligt för de interna tjänster som til viss del betalas med anslag medan andra delar finansieras av verksamheterna. Detta gäller Lex. städverksamheten. Vi bedömer också att det finns otydligheter genom att verksamheterna kan påverka viss del av kostnaderna genom krav på servceutbudet, men ser inte konsekvenserna av vidtagna åtgärder. Oftast är det bara ökningar som märks genom att det då debiteras verksamheten som tilägg, medan viss grund ingår. Det är inte alltid tydligt för verksamheten vad som ingår i grunden. Vi bedömer att det inte finns någon tydlig övergripande styrning för verksamheterna utifrån förändrade behov. Vissa speciella projekt genomförs med besparingskrav eller på annat sätt, men det är då mer särskilda insatser än kontinuerlig styrning. Det pågår ett arbete kring fördelningen av lokalkostnaderna, vilket vi ser positivt på. Slutreglering av kostnader som debiterats under året i december innebär svårigheter för kontoansvariga att ha kontroll över sin ekonomi och möjlighet att vidta åtgärder i tid vid behov. Det finns frågor från verksamheten över vad de betalar för på vissa områden och därmed också möjligheter att påverka. Vissa verksamheter finansieras centralt på vissa områden, medan de hör til verksamheten direkt på andra. Vaktmästare är ett sådant exempel. Det finns ingen totalram för IT-kostnaderna utan här styrs det til viss del av verksamheternas behov enligt vår bedömning. Det har genomförts ett projekt med utvärdering av effektivitet, vilket är en form av styrning, men löpande finns den inte på samma sätl IT är det område som får mest negativa omdömen i enkäten och där även granskningen i övrigt pekar på önskemål som ännu inte har uppfyllts bland annat avseende underlag för vad man betalar för. Där det har bedrivits särskilt projekt finns en mer positiv bild för dessa delar. Trots interna överenskommelser (SNÖ-avtal) finns oklarheter, Lex. vem som bär risken vid större verksamhetsminskningar, då datorerna är leasade på tre år. Alla har inte undertecknat SNÖ-avtal och det bör ses över varför så inte har skett och där det beror på oenigheter bör dessa redas ul ~ ' 'j " I,I I. /. :1~ i,' / J /' i' il "l, i ì II.'11 (i/ii: l!l, ()t i \Ll /J ~ \)t) \J() UI,l ij ~ ( L\,Yj., Annika Hansson Projektledare Kerstin Svensson Kiindansuarig

18