REVISIONSRAPPORT. Interkommunala ersättningar inom gymnasieverksamheten och ersättning till friskolor. Granskning av. Vallentuna kommun.

Transkript

1 REVISIONSRAPPORT Granskning av Interkommunala ersättningar inom gymnasieverksamheten och ersättning till friskolor Vallentuna kommun Augusti 2003 Carin Markström (1)

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och förbättringsförslag Bakgrund Revisionsfråga Revisionsmetod Avgränsning Interkommunala ersättningar och ersättningar till friskolor Vad styr prissättningen av interkommunala ersättningar och ersättningar till friskolor? Bedömning och förbättringsförslag Betalning och fakturering Bedömning och förbättringsförslag Uppföljning, planeringen och budgetering Bedömning och förbättringsförslag...10 (2)

3 1. Sammanfattande bedömning och förbättringsförslag Vi bedömer att planering, budgetering och prognostisering av interkommunala ersättningar och ersättningar till friskolor inom gymnasieskolan, i huvudsak, sker på ett ändamålsenligt sätt och att tillförlitligheten, i huvudsak, är tillräcklig. Vi gör dock bedömningen att det finns förbättringsmöjligheter. Vi rekommenderar förvaltningen att se över strukturen i den verksamhetsmässiga och ekonomiska uppföljningen i syfte att få bättre underlag för analys och beslut. Nämnden har ( ) fastställt en prislista för interkommunala ersättningar och ersättning till friskolor Kommunens tillämpar, i enlighet med Skollagen, samma grunder vid beräkning av prislistans belopp som vid den egna resursfördelningen till gymnasieprogrammen. Däremot har nämnden inte fastställt något resursfördelningssystem. Vi rekommenderar nämnden att fastställa ett tydligt resursfördelningssystem för gymnasieverksamheten, liknande skolpeng, som kopplas till dokumenterade regler/riktlinjer för beräkning av interkommunala ersättningar och ersättningar till friskolor. Av kalkylmodellen ska framgå hur olika programkostnader är beräknade. Det finns inget formellt krav på att kalkylmodell ska fastställas. Vår bedömning är däremot att en fastställd kalkylmodell tydliggör på vilka grunder peng/pris tas fram och även underlättar själva framtagandet av peng/pris. Vår bedömning är att den interna kontrollen avseende fakturering i huvudsak fungerar tillfredsställande. Bedömningen bygger på genomförd verifiering. Vi rekommenderar dock förvaltningen att undersöker möjligheterna att i verksamhetssystemet göra en koppling till den fastställda prislistan och programkod som registreras i Extens i syfte att säkerställa att rätt pris faktureras. Det är ett fåtal personer vid förvaltningen som handlägger interkommunala ersättningar och ersättning till friskolor, vilket gör att rutinen är sårbar. Vi rekommenderar därför nämnden att ta fram dokumenterade regler/riktlinjer för handläggning av interkommunala ersättningar och ersättning till friskolor. (3)

4 2. Bakgrund Vallentuna kommun tar emot elever från andra kommuner. För dessa elever erhåller kommunen en intäkt i form av en interkommunal ersättning. Samtidigt väljer elever som är folkbokförda i Vallentuna kommun att studera i annan kommun, i en kommunal skola eller i en friskola. För dessa elever betalar Vallentuna kommun en avgift i form av en interkommunal ersättning. Av sammanställningen nedan framgår att antalet elever som kommunen får ersättning för har minskat mellan åren 2000 och 2002, vilket medför en minskad intäkt för kommunen. Både kostnaden för interkommunala ersättningar och antalet elever som väljer andra gymnasieskolor än kommunens egna har ökat under de senaste åren. Antal elever bokslut redovisas nedan: År/Elever Förändring Elever i Vallentuna varav från annan kommun Totalt IKE * kommun och landsting Friskolor Totalt *) IKE = interkommunal ersättning. Enligt Skollagen har annan kommunal gymnasieskola rätt till en ersättning som motsvarar den mottagande kommunens programkostnader. Fr o m 1 januari 2003 gäller att friskolor har rätt till en ersättning som bestäms efter samma grunder som kommunen tillämpar vid fördelning av resurser till programmet i den egna gymnasieskolan. Om programmet inte finns 1 Uppgifterna har hämtats från utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens bokslut (4)

5 i den egna kommunen men i den kommun där friskolan ligger ska ersättningen grund sig på programkostnaderna i den kommun där friskolan ligger. Saknas även programmet där ska den s k riksprislistan (som Skolverket publicerar) gälla. Nytt för 2003 är att gymnasieskolornas självkostnad skall rapporteras till Skolverket för publicering på verkets hemsida. 2.1 Revisionsfråga Revisionsfrågan är att bedöma om planering, budgetering och prognostisering av interkommunala ersättningar och ersättningar till friskolor inom gymnasieskolan sker på ett ändamålsenligt sätt och om tillförlitligheten är tillräcklig. Granskningen tar sin utgångspunkt i följande frågeställningar; Vad styr prissättningen av interkommunala ersättningar och ersättningar till friskolor? Hur ser rutinerna för betalning och fakturering ut? Hur sker uppföljning, planeringen och budgetering? 2.2 Revisionsmetod Granskningen har skett via intervjuer med tjänstemän från utbildnings- och arbetsmarkandsnämnden. Dokument och nämndbeslut har legat till grund för granskningen. Ett stickprov av fakturerade belopp har granskats för att säkerställa att fakturerat belopp överensstämmer med framräknad självkostnad enligt prislistan. Dessutom har ett stickprov av betalda fakturor granskats för att säkerställa att betalat belopp överensstämmer med gällande prislista. 2.3 Avgränsning Granskningen avser interkommunal ersättning inom gymnasieverksamheten och ersättning till friskolor. 3. Interkommunala ersättningar och ersättningar till friskolor Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden ansvarar för interkommunala ersättningar och ersättning till fristående gymnasieskolor. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden i Vallentuna har i januari 2003 har ( ) fastställt en prislista för interkommunala ersättningar och ersättning till friskolor. Prislistan bygger på Vallentuna kommuns (5)

6 budgeterade kostnader för respektive program, där hyreskostnader och s k overheadkostnader fördelats proportionellt utifrån antal elever. Nordostsektorn (Täby, Danderyd, Vaxholm, Österåker och Vallentuna) I samarbete mellan kommunerna (NOS) Täby, Danderyd, Vaxholm och Österåker har Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden i Vallentuna kommun fastställt en prissättningsmodell som innebär att en kommun aldrig behöver betala mer för ett program än vad det programmet kostar i den egna kommunen. 3.1 Vad styr prissättningen av interkommunala ersättningar och ersättningar till friskolor? Kontrollmål: Nämnden har fastställt en kalkylmodell för interkommunala ersättningar och ersättningar till friskolor. Nämnden har inte fastställt någon kalkylmodell för framtagning interkommunala ersättningar och ersättning till friskolor. Däremot finns en kalkyl till grund för prislistan. Nämnden har inte fastställt kalkylens uppbyggnad, men de framräknade priserna. Kalkylen bygger på budgeterade kostnader där hyreskostnad och overheadkostnader fördelats proportionerligt. Prislistan bygger på den ersättning (budgetram) som kommunens egen skola får. Kontrollmål: Nämnden har fastställt ersättningsnivåer för interkommunala ersättningar och ersättningar till friskolor. Nämnden har ( ) fastställt en prislista för interkommunala ersättningar och ersättning till friskolor Kommunens tillämpar, i enlighet med Skollagen, samma grunder vid beräkning av prislistan som vid den egna resursfördelningen till gymnasieprogrammen. Kommunförbundet har tagit fram en kalkylmodell 2. Barn- och ungdomsnämnden använder inte denna kalkylmodell. 2 Kalkylmodellen återfinns i cirkulär 1991:63. (6)

7 Kontrollmål: Har nämnden fastställt regler/riktlinjer för handläggning av interkommunala ersättningar och ersättningar till friskolor. I Vallentuna är det i huvudsak en person som handlägger interkommunala ersättningar och ersättningar till friskolor. Efter genomförd intervju gör vi bedömningen att denna person har god kännedom om de regler som gäller. Dokumenterade regler och riktlinjer för handläggning saknas. Situationer som avviker från den normala handläggningen bedöms från fall till fall. I Vallentuna kommun har elever möjlighet att fritt välja program och skola. Beslut att bevilja interkommunala ersättningar är delegerat till intagningskansliet i de fall ansökan om gymnasieplats går via kansliet. I de fall ansökan går direkt till respektive skola, kommunal skola eller friskola, fattas beslutet av administrativ chef när denne får kännedom om ansökan, vilket oftast sker i samband med att den första fakturan erhålls Bedömning och förbättringsförslag Nämnden har fastställt en prislista för interkommunala ersättningar och ersättning till friskolor Prislistan som bygger på budgeterade kostnader för respektive program, där hyreskostnader och s k overheadkostnader fördelas proportionellt utifrån antal elever. Däremot har nämnden inte fastställt något resursfördelningssystem. Vi rekommenderar därför att: Nämnden fastställer ett tydligt resursfördelningssystem för gymnasieverksamheten, liknande skolpeng, som kopplas till dokumenterade regler/riktlinjer för beräkning av interkommunala ersättningar och ersättningar till friskolor. Av kalkylmodellen ska framgå hur olika programkostnader är beräknade. 3.2 Betalning och fakturering Kontrollmål: Andra kommuner blir korrekt fakturerade. Förvaltningen fakturerar extern elev som studerar i Vallentuna efter den 15 februari för vårterminen och efter den 15 september för höstterminen. Skolassistent tar fram fakturaunderlag utifrån fastställd prislista efter folkbokföringskommun kontrollerats. Sedan i våras finns en automatisk koppling mellan Extens och folkbokföringsregistret. Underlaget skickas till den centrala förvaltningen där faktura tas fram. Administrativ chef kontrollerar och attesterar fakturan innan den skickas till kund. (7)

8 Under vårterminen fanns det ca 70 elever i Vallentuna gymnasieskola som var folkbokförda i annan kommun. Granskning har gjorts av 10 fakturor för att säkerställa att rätt belopp fakturerats. Rätt belopp hade fakturerat för samtliga. Kontrollmål: Korrekt belopp betalas till friskolor och andra kommuner. Innan betalning sker kontrolleras, sedan januari 2003, att eleven är folkbokförd i Vallentuna kommun. Kontrollen görs av ekonomiassistent vid förvaltningen som noterar ok på varje godkänd och kontrollerad faktura. Kontroll av att rätt pris betalas görs av den administrativa chefen. Vid intervju med administrativ chef framkom att det är tidskrävande med alla kontroller av att rätt pris betalas av kommunen. Under våren har problemen varit omfattande eftersom prislistorna avseende friskolorna inte färdigställts av samtliga kommuner i tid. Detta har inneburit att korrigeringar av fakturerade belopp varit vanligt under våren, vilket vi konstaterat i samband med en stickprovsvis granskning av fakturor under vårterminen. Kommunala skolor fakturerar terminsvis, oftast i efterskott. Om elev väljer att sluta efter avstämningstidpunkterna 15 februari eller 15 september betalas ingen ersättning tillbaka. Om eleven väljer annan kommunal skola efter avstämningstidpunkterna behöver Vallentuna inte betala ytterligare terminsavgift för eleven. Om eleven väljer en friskola måste kommunen betala skolpeng för den tid som eleven går där. I det fall eleven väljer att fortsätta sina studier i Vallentunas måste kommunen bered plats för eleven på hemmaplan. De flesta friskolorna fakturerar kommunen månadsvis. Om elev väljer att sluta betalar kommunen endast för den tid eleven varit inskriven Bedömning och förbättringsförslag Vår bedömning är att den interna kontrollen avseende fakturering i huvudsak fungerar tillfredställande. Bedömningen bygger på genomförd verifiering. Däremot är det ett fåtal personer vid förvaltningen som handlägger interkommunala ersättningar och ersättning till friskolor, vilket gör att rutinen är sårbar. Vi rekommenderar därför att: Förvaltningen undersöker möjligheterna att i verksamhetssystemet göra en koppling till den fastställda prislistan och programkod som registreras i Extens i syfte att säkerställa att rätt pris faktureras. Nämnden att ta fram dokumenterade regler/riktlinjer för handläggning av interkommunala ersättningar och ersättning till friskolor. (8)

9 3.3 Uppföljning, planeringen och budgetering Elevens val av gymnasieskola tas emot av intagningskansliet som ligger i Danderyd och är gemensamt för ett antal kommuner. Intagningskansliet meddelar eleven om vilken gymnasieskola denne antagits till. I maj erhåller Vallentuna kommun preliminära uppgifter om hur intagningen ser ut. Fram till i augusti då skolan börjar sker förändringar av elevernas val, vilket innebär att underlaget för planering och budgetering är osäkert fram tills dess. Enligt praxis upprättas inget avtal mellan mottagande skola och den kommun som eleven kommer ifrån. Fr o m hösten 2003 använder Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden att använda samma program i det elevadministrativa systemet Extens som Barn- och ungdomsnämnden använder för grundskolan. I programmet finns bl a en automatisk koppling till folkbokföringen. I det program som tidigare använts har en mängd manuell kontroll gjorts manuellt mot bl a folkbokföringsregistret. I dagsläget är det endast en assistent som finns vid Vallentuna gymnasium som använder och har tillgång till det elevadministrativa systemet. Kontrollmål: Interkommunala ersättningar och ersättning till friskolor inom gymnasieskolan följs upp avseende såväl verksamhet som ekonomi. Elever från andra kommuner som studerar i Vallentuna kommun registreras i det elevadministrativa systemet Extens. Folkbokföringskommun för dessa tas fram manuellt. Elever från Vallentuna som studerar i andra kommuner följs upp via listor i Excel. Av listorna framgår antal elever, program, kommun och terminspris. Vid intervju framkom att en försvårande omständighet är, att förvaltningen först i ett sent läge får kännedom om att elev valt att studera vid en annan kommun, när fakturan erhålls. Det finns ingen informationsplikt för mottagande skola att informera elevens hemkommun. Frågan om att lämna information enligt ovan har diskuterats bland Stockholmskommunerna. En anledning till att detta inte kommer till stånd uppges vara tidsbrist d v s att det tar för mycket tid att informera de olika hemkommunerna löpande. Intagningsutskottet tar fram statistik på elevers val inför varje läsår. Informationen lämnas till nämnden som ett informationsärende. Interkommunala ersättningar budgeteras och bokförs som särskild verksamhet så att dessa kan särredovisas i den ekonomiska uppföljningen. Uppföljning görs på nivåerna elever i annan kommuns skola, friskola, elever från andra kommuner i Vallentuna och Vallentuna elever i kommunens egna skolor. (9)

10 Kontrollmål: Tillförlitlig rutin finns för budgetering av interkommunala ersättningar och ersättningar till friskolor. Beräkning av resursbehov bygger på den befolkningsprognos som årligen tas fram i kommunen. Under 2002 visade befolkningsprognosen på stora avvikelser från faktiskt utfall. Förvaltningen tar årligen fram statistikuppgifter bl a avseende antal elever i respektive årskurs, program etc. Vidare finns statistik på andelen åringar som väljer att studera vidare vid gymnasiet, andelen elever som hoppar av och elever som väljer att studera i annan kommun. Denna information ligger därefter till grund för den behovsberäkning som förvaltningen tar fram avseende antal gymnasieplatser. Med dessa uppgifter som grund och tidigare ekonomiska utfall sker budgetering av verksamheten Bedömning och förbättringsförslag Vår bedömning är att det finns förbättringsmöjligheter avseende uppföljning, planeringen och budgetering av interkommunala ersättningar. Att förvaltningens gymnasieelever inte finns registrerade i samma verksamhetssystem utan att ett manuellt system används kan i sig innebära en risk vid planering och uppföljning d v s att elever tappas bort. Vi rekommenderar därför att: Förvaltningen ser över struktur och innehåll i den verksamhetsmässiga och ekonomiska uppföljningen i syfte att få bättre underlag för analys och bättre beslutsunderlag. Förvaltningen undersöker möjligheterna till att utveckla den statistiska verksamhetsuppföljningen med hjälp av det elevadministrativa systemet istället för att använda manuella system. Förvaltningen förbättra rutiner och användning av datastöd för planering och uppföljning så att även elever som studerar utanför kommunen registreras i Extens. Detta i sin tur bör underlätta en uppföljning av att förvaltningen betalat samtliga fakturor avseende interkommunala ersättningar och ersättning till friskolor respektive termin. (10)