Förstudie. Genomlysning av övriga kostnader för barn- och utbildningsnämnden. Östersunds kommun. Februari Roland Svensson

Transkript

1 Förstudie Genomlysning av övriga kostnader för barn- och utbildningsnämnden Östersunds kommun Februari 2013 Roland Svensson Av Skyrev certifierad kommunal revisor Marianne Harr Av Skyrev certifierad kommunal revisor

2 Innehåll 1. Inledning Bakgrund Syfte, revisionsfråga Revisionskriterier, metod och avgränsning Resultat förstudien Vilka kostnadsslag ingår i övriga kostnader och administrationskostnader? Är kostnaderna redovisade enligt gällande riktlinjer och praxis? Sammanfattande kommentarer... 5

3 1. Inledning 1.1 Bakgrund En förstudie av grundskolans resursfördelning genomfördes av revisorerna i september Den förstudien avsåg både nationella jämförelser och tillämpad resursfördelning internt i kommunen. För att komplettera den förstudien bedömde revisorerna att det var lämpligt att genomlysa kostnadsslagen övriga kostnader och administrationskostnader och vad som ingår i dessa i en förstudie del Syfte, revisionsfråga Projektet syftar till att undersöka om övriga kostnader och administrationskostnader avviker från riket i stort och vilka kostnader som inbegrips i dessa båda begrepp. Övergripande revisionsfråga är om nämndens kostnader för övriga kostnader och administrationskostnader avviker med jämförbara kommuners kostnader. Granskningen/förstudien ska besvara följande kontrollmål: Vilka kostnadsslag ingår i övriga kostnader och administrationskostnader? Är kostnaderna redovisade enligt gällande riktlinjer och praxis? 1.3 Revisionskriterier, metod och avgränsning Underlag för bedömning är offentlig statistik för kostnader samt förvaltningens interna redovisning. Därutöver har förstudien genomförts genom intervjuer med ansvariga ekonomer på förvaltningen samt personal på Skolverket med ansvar för relevant statistik. Förstudien avser enbart att jämföra posten övriga kostnader med andra jämförbara kommuner samt reda ut vad den innehåller i Östersunds kommun. Ingen detaljgranskning har skett av övriga kommuners kostnadsposter då detta material inte går att tillgå i skolverkets databas (SIRIS). Underlaget grundar sig på Räkenskapssammandraget. Förstudien grundar sig på år 2011 eftersom statistiken för verksamhetsåret 2012 inte var färdigställt under den tidsperiod då förstudien genomfördes. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän. Deloitte 1

4 2. Resultat förstudien 2.1 Vilka kostnadsslag ingår i övriga kostnader och administrationskostnader? Den modell för beräkning av kostnader per elev som tillämpas i Räkenskapssammandraget utgår från ett antal olika parametrar, bland annat lokaler och inventarier, skolmåltider, undervisning/ personal samt övriga kostnader. Vad gäller posten övriga kostnader består den bland annat av följande delar enligt nämnda modell: SYV-verksamhet Administration Kostnader för kompetensutveckling Diverse overheadkostnader från förvaltningen Kostnader för utvecklingsarbete Fackligt arbete Elevassistenter, skolvärdar, tolkar med flera Det innebär således att de administrativa kostnaderna ingår i övriga kostnader varmed denna förstudie enbart är inriktad mot övriga kostnader. I Östersunds kommun ingår följande kostnadsslag under posten övriga kostnader för verksamhetsåret 2011: Kostnad per elev 2011 Pedagoger, ej undervisning 4100 Skolområdeschef, rektor 800 Elevassistenter 1300 Administration på skolnivå 1000 Köpta tjänster 1000 Studiehandledning 1000 Räntor m m 700 Vaktmästare 700 Personalvård m m 500 Studie- och yrkesvägledning 400 Förbrukningsmaterial 400 Telekostnader 200 Fortbildning 200 Skjuts till aktiviteter 200 Tolkar 100 Gem. kostnader förv. nivå 3100 Deloitte 2

5 Gem. kostnader kommunnivå 1100 Total kostnad/elev Tabell 1, kostnadsslag för posten övriga kostnader. De kostnadsslag som är redovisade enligt tabell 1 har avrundats till jämnt hundratal kronor. I avsnitt 2.2 redovisas huruvida kostnaderna är redovisade enligt gällande praxis. Av tabellen framgår att de stora kostnadsposterna avser gemensamma kostnader på övergripande nivå samt på förvaltningsnivån. Därutöver är den stora posten pedagoger som ej deltar i undervisningen samt elevassistenter (se även 2.2). I diagram 1 och 2 görs en jämförelse av övriga kostnader med andra kommuner. För att få en jämförelse med hur det ser ut i andra jämförbara kommuner har Falun och Skövde använts i likhet med den föregående förstudien 1. Därutöver har vi lagt till Sundsvall samt stora städer i Sverige (se diagram 1). I denna jämförelse av de övriga kostnaderna har Skövde de klart högsta kostnaderna. Östersund ligger i sin tur en bit över både Falun, Sundsvall och stora städer. Värt att notera är dock att vi i denna förstudie inte har granskat detaljerna i övriga kommuners redovisning av denna post, eftersom dessa uppgifter inte går att få fram från befintlig statistik. Diagram 1, kostnad per elev för posten övriga kostnader i stora städer. I diagram 2 görs en jämförelse av Jämtlands kommuner. Denna jämförelse visar tydligt att det finns en väldigt stor diskrepans mellan Jämtlands olika kommuner, från kr/elev till kr/elev. Östersunds kommun har samma kostnadsnivå som genomsnittet i Jämtlands län. 1 En förstudie av grundskolans ekonomi resultat resursfördelning, september Deloitte 3

6 Diagram 2, kostnad per elev för posten övriga kostnader i Jämtlands län. 2.2 Är kostnaderna redovisade enligt gällande riktlinjer och praxis? Vid genomgången av posten övriga kostnader konstaterades att det fanns ett antal poster som inte var helt korrekt redovisade utifrån de kriterier som gäller (se 2.1). Nedan redovisas de avvikelser som kan konstateras: Förbrukningsmaterial 400 kr/elev: mindre summor borde ha redovisats som läromedel istället. Uppskattningsvis är det korrekta beloppet 300 kr/elev. Köpta tjänster kr/elev: 300 kr/elev borde ha redovisats som läromedel och 100 kr/elev som lokalkostnader istället för övriga kostnader. Uppskattningsvis är det korrekta beloppet 600 kr/elev. Pedagoger, ej undervisning kr/elev: delar av dessa pedagogers tid kan utgöra tid i undervisningen. Det har dock inte gått att få fram några exakta siffror på hur stor del detta kan utgöra. Däremot kan konstateras att Östersund har en betydligt större täthet av pedagoger som ej är lärare än riksgenomsnittet. Det motsvarar uppskattningsvis en påverkan på den övriga kostnaden med kr/elev. Skjuts till aktiviteter 200 kr/elev: denna post ska ligga under läromedel, utrustning och skolbibliotek istället för under övriga kostnader. Räntor, avskrivning på inventarier 700 kr/elev: denna post ska ligga under lokaler och inventarier samt under läromedel, utrustning och skolbibliotek istället för under övriga kostnader. Beloppet ska vara 500 respektive 200 kr/elev för respektive post. Det korrekta beloppet blir då 0 kr/elev under posten övriga kostnader. Sammantaget innebär detta att posten övriga kostnader ska vara kr/elev lägre än vad som redovisats vilket innebär kr/elev istället för kr/elev som idag finns redovisat i statistiken. Deloitte 4

7 Av diagram 3 nedan framgår att utvecklingen av posten övriga kostnader per elev för Östersunds kommun har legat relativt stabilt de tre senaste åren. Observera dock att för år 2011 har en anpassning gjorts till den nya definitionen av pedagoger, ej undervisning där kostnaden för rektorer ska tas bort. I diagram 3 finns kostnader för rektorer med för att kunna få en jämförbarhet mellan åren. Diagram 3, Utveckling av posten övriga kostnader per elev i Östersunds kommun I övrigt kan noteras att posten administrativa kostnader om kr/elev huvudsakligen består av personalkostnader för administrativa skolassistenter. Fördelningen av de gemensamma kostnader om kr/elev på förvaltningen sker utifrån omslutning, vilket innebär att grundskolan får 42,7% av dessa kostnader, förskolan 36,7%, särskolan 3,1 % och så vidare. Fördelningen av kommungemensamma kostnader om kr/elev sker utifrån bruttokostnader för år Att notera är att Östersund har ett omfattande internt köpsäljsystem. Kostnader för exempelvis lokalhyror, städning, lönekontor, ekonomikontor, HRavdelning och posthantering bokförs direkt i respektive förvaltning. Det är med andra ord enbart kostnader för sådant som ej omfattas av köp-sälj-systemet som ligger under kommungemensamma kostnader. Flera kommuner har uttryckt synpunkter på de anvisningar som getts avseende denna statistik varmed SCB kommer att förtydliga instruktionerna till kommunerna under 2013 vilket kommer att förbättra statistiken framdeles. För 2011 års statistik finns det troligtvis en del felaktigheter inbyggda vilket delvis gör jämförelserna missvisande mellan de olika kommunerna. 2.3 Sammanfattande kommentarer Den övergripande revisionsfrågan i denna förstudie är om nämndens kostnader för övriga kostnader och administrationskostnader avviker med jämförbara kommuners kostnader. Svaret på denna fråga är ja. Östersund ligger något över nivån för en av de kommuner som är jämförbara (Falun). Samtidigt är kommunen klart under Skövde kommun, som är den andra kommunen som är jämförbar med Östersund. Det finns dock en osäkerhet i denna redovisning då det inte är osannolikt att andra kommuner delvis redovisar detta kostnadsslag på annat sätt än vad Östersunds kommun gör. Därför går det inte heller att dra några långtgående slutsatser av denna förstudie. Deloitte 5

8 Eftersom posten övriga kostnader inte fullt redovisas enligt anvisningarna från Räkenskapssammandraget borde de åtminstone vara kronor lägre per elev än vad de är idag. Det innebär att de istället för kr/elev skulle vara kr/elev. Dock har vi inte gått igenom övriga kostnadsslag i denna förstudie där det skulle kunna finnas kostnadsposter som kanske till viss del borde ligga som en övrig kostnad. Vår rekommendation är att förvaltningen, så långt det är möjligt, redovisar alla kostnader på rätt kostnadsslag för att öka jämförbarheten av de olika kostnadsslagen mellan åren. Ett förslag är också att, om möjligt, göra en jämförelse med någon annan kommuns redovisning för att se om de har tolkat anvisningarna för statiskunderlaget på samma sätt som Östersunds kommun har gjort. Deloitte 6