Granskning av ingångna avtal

Transkript

1 Granskning av ingångna avtal Kalmar kommun Caroline Liljebjörn Bo Thörn Januari 2012

2 Sammanfattning Revisorerna i Kalmar kommun har gett i uppdrag till PwC att granska kommunens arbete med risker för oegentligheter i ingångna avtal. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är berörda nämnders kontroll och uppföljning av ingångna avtal ändamålsenlig? Granskningen tar utgångspunkt i två definierade risker. 1. Den ena är risker för oegentligheter efter det att upphandlingen av ramavtal 1 är genomförd och avtalsperioden börjar. 2. Den andra är risken för oegentligheter i genomförda projektupphandlingar där riskerna antas vara större om förekomsten av tilläggsbeställningar är stora. Vår sammanfattande bedömning är att nämndernas kontroll och uppföljning är ändamålsenlig. Vi lämnar också följande kommentarer till granskningen. När det gäller ramavtal konstaterar vi att de ramavtal som är aktuella vid granskningstillfället är nya och att erfarenheter av arbetet med ramavtalen är litet. Vi har noterat att rangordningen för ramavtalen följs. Det finns dock viss osäkerhet hur rangordningen ska tillämpas när avsteg från den enkla turordningen görs, i de fall A-leverantören avböjer uppdraget. Följande kontroller som görs. 1. Före beslut om att beställa ett arbete genom avrop gör tjänstmännen en bedömning av om kostnader och timmar är skäliga för det arbete som är aktuellt. 2. Under arbetets genomförande sker kontroller på plats. Det kan vara besök av tjänsteman eller, för större arbeten, att kommunen anlitar kontrollant som finns på plats i viss omfattning. För konsulter som anlitas kan kontrollerna bestå i kontinuerliga kontakter. Det är sällan som kommunens tjänstemän eller kontrollanter begär att få insyn i entreprenörernas dagbok. 3. Efter att arbetet är utfört sker kontroller genom att stämma av belopp och timmar i fakturan gentemot beställningar. När det gäller upphandlade projekt ingår projekt med relativt många ändrings- och tilläggsarbeten (äta). Följande kontroller görs. 1. De kontroller som görs före beslut om ändrings- och tilläggsarbeten är bedömningar av entreprenörens förslag som ställs till kommunens byggledare på plats eller till projektledare. 1 Ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt (avrop) under en given tidsperiod. Källa: LOU 2 kap 15.

3 2. Under arbetets gång görs kontroller på två olika sätt. Kontroll av arbeten som tillkommit genom upphandlingar sker av uppmätningar av mängder och ytor. Kontroll av ändrings- och tilläggsarbeten sker av byggledare genom bedömning av rimlighet i tider och kostnader. Vid några tillfällen har kontroller genom insyn i entreprenörernas arbetsbok med uppgifter om timmar gjorts. 3. Efter genomförda arbeten sker kontroller av fakturor, bland annat för ändrings- och tilläggsarbeten gentemot kontrollrapporter samt gentemot betalningsplaner. Rekommendation En slutsats som vi gör i granskningen är att det är viktigt med professionella bedömningar av rimligheten i tillkommande kostnader när förslag av ändrings- och tilläggsarbeten uppstår. Vi bedömer att regelbundenhet i uppföljning och styrning kommer att påverka både kvalitet och kostnader både vad avser entreprenader och upphandlade ramavtal. Kontrollfunktionens omfattning har idag också gränser som gör att det alltid kommer att finnas med en mått av förtroende för entreprenörer. När det gäller just kontrollen av utförda timmar är detta komplicerat eftersom en mer omfattande kontroll kräver närvaro och insyn som är mer omfattande än den som utövas idag. De berörda nämnderna kan förbättra kontrollen i genomförda avrop från ramavtal och projekt. Vi lämnar här två rekommendationer. Vi rekommenderar kommunen att förstärka kontrollen av utförda timmar genom att i större omfattning begära insyn i entreprenörernas arbetsbok och tidredovisningar. Vi rekommenderar att kommunen inför möjligheten till denna kontroll i ramavtalen. Kommunens uppföljning av projekt kan förbättras om projektledare får ett mer utvecklat stöd för att kunna följa projektens ekonomi. Vi rekommenderar att systemet för uppföljning utvecklas så att uppföljningen av hela projektet under projekttiden och gentemot betalningsplan underlättas Bo Thörn Projektledare Stefan Wik Kundansvarig

4 Innehållsförteckning 1 Bakgrund Uppdrag Revisionsfrågan Genomförande 2 2 Resultat Ramavtal Ingånga ramavtal Kontrollfrågor Från intervjuerna Granskning av fakturor Upphandling av projekt Projekten Kontrollfrågor Från intervjuerna Granskning av fakturor 11 3 Revisionell bedömning 12

5 1 Bakgrund 1.1 Uppdrag Revisorerna i Kalmar kommun har gett i uppdrag till PwC att granska kommunens arbete med risker för oegentligheter i ingångna avtal. Granskningen tar utgångspunkt i två definierade risker. 3. Den ena är risker för oegentligheter efter det att upphandlingen av ramavtal är genomförd och avtalsperioden börjar. 4. Den andra är risken för oegentligheter i genomförda projektupphandlingar där riskerna antas vara större om förekomsten av tilläggsbeställningar är stora. I planering av granskningen har vi utgått från följande tänkta faktorer där riskerna kan uppstå: Låga anbud. Leverantören har vunnit en upphandling genom att sätta ett lågt pris för att sedan ta ut ett högre pris för genomförandet. Till exempel genom att påverka beställaren till merförsäljning till ett högre pris eller genom att fakturera fler timmar än vad som faktiskt utförts. Turordning i ramavtal. I de fall det finns ramavtal med flera leverantörer inom ett avtalsområde finns det en turordning av leverantörer. Avropen ska ske enligt turordningen. Om det sker en påverkan från leverantörer finns det risk att beställaren frångår turordningen och favoriserar viss leverantör. Tilläggsarbeten. Projektledare för byggprojekt förfogar ofta över medel för extra jobb som inte kan förutses i upphandlingen. Beställaren kan avropa dyrare extrajobb än nödvändigt från leverantör i utbyte mot någon form av belöning. Om beställaren har direktkontakt med leverantörer kan risken öka. Brister i uppföljning av avtal. Brister i uppföljning kan skapa en kultur där avsteg från avtal förekommer. Av dessa uppfattas den största riskfaktorn vara tilläggsarbeten. 1.2 Revisionsfrågan Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är berörda nämnders kontroll och uppföljning av ingångna avtal ändamålsenlig? 1 av 14

6 1.3 Genomförande Granskningen omfattar upphandlade ramavtal samt upphandlade projekt inom byggsektorn. I granskningen har vi gjort stegvisa urval av förvaltningar, projekt och ramavtal som ska ingå i granskningen. Inledningsvis har vi i diskussion med kommunens upphandlingschef inom vilka av kommunens verksamheter som riskerna enligt bakgrunden ovan kan antas vara större. Resultatet av detta är att vi fastställt nästa steg i urvalet för ramavtal respektive projekt. I valet av ramavtal har vi utgått från att det ska finnas flera upphandlade leverantörer som är rangordnade. Ingånga ramavtal som berör byggsektorn avser: Förvaltare inom Serviceförvaltningen Projektledare inom Mark- och planeringsenheten För valet av upphandlingar av projekt har vi utgått från urvalsprincipen att omfattningen av tilläggsarbetet har varit stort. Genomförda upphandlingar av projekt inom byggsektorn avser: Projektledare inom Samhällsbyggnadsförvaltningen Projektledare inom Serviceförvaltningen I de enskilda ramavtalen respektive projekten har vi sedan valt ut fakturor per ramavtal respektive projekt. Vi har haft tillgång till och utgått från en transaktionslista för respektive projekt. 2 Resultat 2.1 Ramavtal Ingånga ramavtal De ramavtal som är aktuella vid tidpunkten som granskningen genomförs är nya. Avtalsperioden startade sommar eller hösten Kommunens ramavtal som berör denna granskning är inom följande tre områden. Byggentreprenörstjänster: Bygg, VS, Ventilation samt Mark. Kontrollanttjänster: Bygg, El, VVS samt Ventilation styr och regler. 2 av 14

7 Konsulttjänster: Arkitekttjänster, Byggkonstruktör, Elkonstruktör, VS-projektering, Ventilation styr- och reglerprojektering, Landskapsarkitekt, Brandprojektering samt Akustik. De förvaltningar som berörs av granskningen är Byggenheten och förvaltarna inom Serviceförvaltningen samt projektledare inom Mark och planering Kontrollfrågor De kontrollområden som ingår i granskningen av ramavtal är följande. Kontrollområde Ramavtal Fakturor Vilka kontroller görs av enskilda avrop/köp Sker någon påverkan från leverantörer Kontrollfrågor Är de rangordnade Förekommer direktupphandling vid sidan av avtalen Finns det några med uppenbart låga priser Stämmer de med turordningen Stämmer de mot beställning/avrop Pris samma som avtal Mot gjorda beställningar Nämndens interna kontroll Val av leverantör Priser Från intervjuerna Förvaltarna De ramavtal som förvaltarna har erfarenhet av är Arkitekttjänster inom gruppen Konsulttjänster samt Bygg inom gruppen Byggentreprenörstjänster. För de nya ramavtalen har endast ett fåtal avrop gjorts och i samtliga fall från A-leverantören. I ramavtalen finns överenskomna timpriser. När det gäller el-tjänster så finns ett tidigare ramavtal med Triator som gäller fram till och med För dessa tjänster finns idag endast en leverantör. De arbeten som utförs av elentreprenören är ofta av mindre omfattning och under kronor. Enligt intervjun så anlitar inte förvaltarna andra el-leverantörer. Förvaltarna initierar och gör avrop av arbetet som utgår från underhållsbudget. Avrop kan också initieras av en beställning från verksamheten. Leverantör tillfrågas enligt ramavtalslistan och lämnar en offert på arbetet. Förvaltarna gör i detta skede en bedömning av skäligheten i arbetet. Om kostnaden är rimlig så accepterar förvaltarna offerten. Om kostnaden bedöms vara för hög tillfrågas verksamheten, som kan säga nej till ett arbete eller skjuta upp det till en senare tidpunkt. 3 av 14

8 I ett fall så tackade leverantör A enligt avropslistan nej till ett arbete, varför förvaltarna då valde leverantör B. I ett annat fall lämnade leverantör A en offert med allt för många timmar, enligt förvaltarnas bedömning. I detta fall valde förvaltarna istället att göra en enstaka upphandling. Kontroll av utfört arbete görs i olika omfattning beroende på om arbetet är av större eller mindre omfattning. För större arbeten gör förvaltare besök på plats innan och efter att arbetena är utförda. I vissa fall anlitar förvaltarna externa kontrollanter. För mindre arbeten litar förvaltarna på entreprenörerna och dessas byggledare. Kommunens anställda i verksamheten ser om arbetet är utfört eller inte och om det är bra utfört. Det händer att personer i verksamheten hör av sig med information att hantverkare inte varit där så många timmar som framgår av fakturan. I dessa fall kontrollerar förvaltarna uppgifterna. Den vanligaste förklaringen är att hantverkare hämtar material, vilket inte verksamheten ser. Hantverkare rör sig också mellan flera samtida arbetet vilket gör det svårare att praktiskt följa upp ett visst arbete. I de större företagen för hantverkare arbetsbok där uppgifter om utfört arbete och timmar noteras. Från förvaltarnas sida begär man inte att få se dessa. Fakturan är noga specificerad när det gäller timmar och priser. Kontroller görs gentemot beställningarna. Byggenheten Avrop från ramavtal initieras när byggenheten får en beställning från någon av kommunens verksamheter eller från förvaltarna. Byggenheten har nyligen infört en rutin med beställningsskrivelse. Beställningarna kan avse en nybyggnation, ombyggnad och renovering. I beställningen formuleras arbetets omfattning. Byggenheten hämtar in underlag för avrop hos leverantörer genom att besöka verksamheten och själva undersöka vad som ska göras. Underlagen är en beskrivning av de arbeten som ska utföras. Allmänt sett är planering av underhåll eftersatt i kommunen. Om byggenheten genomför direktupphandlingar, av tjänster som inte omfattas av ramavtal, dokumenteras detta särskilt. Byggenheten använder ramavtalen för att kunna få en jämn planering av arbeten. Byggenheten har träffar med ramavtalsleverantörer för bygg- och måleriarbeten. Enheten utgår från underhållsplanen och presenterar planerade projekt som är tänkt att avropas enligt ramavtalen. Leverantörerna återkommer med förslag på tidpunkter när arbetena kan utföras och med en bedömning av kostnaderna. Byggenheten gör sedan en bedömning av skäligheten i antalet timmar, mer ingående för större arbete. Kontroller görs av beställningar som skett enligt gällande ramavtal, bland annat fastställt pris. Oftast finns en överenskommelse om antalet timmar i offerten. I fakturan anges referenser till beskrivningar av arbetena. 4 av 14

9 Byggenheten gör besiktningar när arbetet är slutfört. De kan göra besiktningen själva eller anlita en extern besiktningsman. Genom besiktningen fås en bekräftelse på att arbetet är utfört. När det varit problem har leverantörerna kallats till en träff för att gå igenom avtalet, diskutera kommunikation mellan kommunens personal och entreprenören samt göra en uppföljning. När det gäller större byggprojekt finns kontrollanter för respektive disciplin på plats under byggtiden. Ändrings- och tilläggsjobb initieras av entreprenör med en framställan till kontrollanten som upprättar en kontrollantrapport. Beslut om ätaarbeten kan tas av kontrollant eller av projektledare. Kontroller av genomfört arbete sker genom avstämningar på plats mot uppgifter i kontrollantrapporter. När jobbet är utfört stämmer byggenheten av fakturan mot antal timmar från beställning. I fakturan framgår en referens till beskrivningen för arbetet samt tiden för utfört arbete. Det består av en rimlighetsbedömning och bygger på förtroende. På mindre jobb anlitar inte byggenheten kontrollanter. Enligt intervjun kan de tänka sig anlita kontrollanter för vissa slumpvis utvalda jobb. I något enstaka falla har det hänt att Byggenheten har begärt in arbetsbok från entreprenören, men gör det i regel inte. Mark- och planering För Mark- och planering finns idag flera ramavtal, bland annat för arkitekttjänster, bullerfrågor, fastighetsvärderingar, geoteknik, planarkitekttjänster, projektledning samt trafik och planering. Dessa började gälla den 1 juli För arkitekttjänster, planarkitekttjänster och projektledning finns A, B och C leverantörer. Enligt ett beslut i kommunfullmäktige ska värderingar lämnas av två olika värderingsinstitut. Därför har ramavtal med två leverantörer tecknats på detta område. För bullerfrågor, geoteknik samt trafik och planering finns ramavtal med en leverantör. Det saknas ramavtal inom sanering av mark och miljöfrågor t.ex. konsekvensbeskrivningar. Det är vanligt att planprojekten löper under en period på fyra till fem år. Planarkitekter som engagerats i projekten från början kommer att fullfölja projekt som är i slutfasen. Separata upphandlingar tillåts enligt de ramavtal som tecknats. Beloppsgränser eller andra kriterier för att initiera separata upphandlingar har inte diskuterats. I projektet Brofästet har alla tre leverantörer av arkitekttjänster tillfrågats om de vill lämna förslag på utformning. Alla var intresserade. Valet av arkitekter styrs av speciella preferenser, men utgångspunkten är att rätt leverantörer upphandlats. Avrop görs genom muntlig eller skriftlig beställning. Leverantören lämnar en uppdragsbekräftelse där tid och arbetsuppgifter för olika delmoment framgår. Tjänste- 5 av 14

10 männen gör en bedömning av tidsåtgång med erfarenhet från tidigare liknande uppdrag. En överenskommelse görs om uppdrag och timmar. Under genomförandet har uppdragsledaren i kommunen ingen praktisk möjlighet att kontrollera utförda timmarna i detalj. De får dock viss information genom återkommande träffar med konsulterna under arbetets gång. I de fall konsulten ställer frågor och visar att arbetet går framåt märks om konsulten är aktiv och jobbar med uppdraget. Eventuellt kan delprojekt användas för att göra kontrollerna bättre. Konsulter ger ofta förslag som innebär att projektet utökas. Detta upplevs som positivt av tjänstemännen och är i själva verket något som de förväntar sig. Provtagningar nämns som ett område som kan utnyttjas för att utöka uppdraget jämfört med den ursprungliga planen. Ibland är kommunens miljöavdelning med i projekten vilket anses positivt eftersom de kan bedöma om förslagna åtgärder är rimliga. Verksamheten präglas allmänt av högt tempo och krav på att fatta beslut snabbt. De intervjuande känner sig osäkra i de fall när det endast finns en leverantör med ramavtal och denna inte kan ta uppdraget inom den tid som kommunen begär samt när avrop får göras från leverantör B om leverantör A inte har tid att utföra uppdraget. Kontroller av genomförda tjänster sker, men just tidsåtgången upplevs svår att kontrollera och bedöma. När fakturan kommer stämmer uppdragsgivaren av uppgifterna i samband med mottagningsattesten. Om fakturan inte innehåller en specifikation av timmar så begärs förtydliganden in. Enligt intervjuerna framgår att relationen med konsulterna måste bygga på ett visst mått av förtroende. Det går visserligen alltid att lämna felaktiga uppgifter om timmar. Tjänstemännen kan alltid avläsa och bedöma produkten och det färdiga resultatet och avgöra om det överensstämmer med beställningen. Även om kommunen skulle begära utdrag ur företagets tidredovisning kommer de inte åt felaktigheterna. Den person inom leverantörens företag som arbetar med uppdraget kan i princip alltid sätta upp fler timmar, vilket gör att differensen inte syns i konsultföretagets tidrapportering. I de fall kommunen beställer frakter så begär Mark- och planering in fraktsedlar som underlag. Underlaget innehåller mängder som kommunen ska betala frakten för samt eventuellt också för förvaring av mängden miljöfarligt avfall Granskning av fakturor Serviceförvaltningen: Granskade fakturor Leverantör Belopp Avser Skanska Direkt Nämndehuset, akustik Skanska Direkt Kv. Borg Dagis ombyggnad Skanska Direkt Brandstation tvätt, torkmaskiner 6 av 14

11 Fakturor har granskats från A-leverantören inom Bygg, vilken utgörs av Skanska Direkt. I alla tre ärenden har leverantören tagit fram ett kostnadsförslag som verksamheten får ta ställning till innan åtgärden beställs. När åtgärden genomförts tar leverantören fram en kostnadssammanställning som visar nedlagda timmar och förbrukat material. När kommunen godkänt sammanställningen skickar leverantören fakturan som uppgår till den specificerade beloppet. I samtliga fall understiger den slutgiltiga kostnaden priset som angetts i kostnadsförslaget. Om leverantören befarar att kostnadsförslaget kommer att överskridas meddelas kommunen. Mark och planering: Granskade fakturor Leverantör Belopp Avser Atrio Arkitekter Projektledning Sveaplan Sweco, geoteknik Översiktlig geoteknisk undersökning Sweco, trafik och planering Utveckling av Kalmar stationsområde NAI Svefa Värdering av tre fastigheter Värderingsbyrån Värdering av fastighet Uppdrag inom projektledning definieras genom uppdragsbrev. Vid beställning av en geoteknisk undersökning skickas ett dokument som visar det geografiska området till Sweco via mejl. Övriga instruktioner kommuniceras via telefon. När en fastighetsvärdering beställs sker kontakten via mejl eller telefon. Fastighetsbeteckningen definierar vilket objekt som avses och ramavtalen definierar timpris. När fakturan kommer görs en avstämning att beställd tjänst blivit utförd samt att priset överensstämmer med ramavtalet, vilket det gör för de granskade fakturorna. Att bedöma antal nedlagda timmar anses svårt, men jämförelse görs med liknande beställningar som gjorts tidigare. 2.2 Upphandling av projekt Projekten De projekt som valts ut i granskningen har en förhållandevis stor andel ändringsoch tilläggsarbeten. Dessa är inom: Samhällsbyggnadsförvaltningen Kristvallavägen Infrastruktur vid Arenan Serviceförvaltningen Ishallen (Nötskrikan 3) Ny entré till sporthall och badhus (Nötskrikan 1). 7 av 14

12 2.2.2 Kontrollfrågor De kontrollområden och kontrollfrågor som ingår i granskningen av projekt är följande: Kontrollområde Äta-arbeten Fakturor Vilka kontroller görs av enskilda projekt Sker någon påverkan från leverantörer Kontrollfrågor Hur mycket är avsatt till oförutsett i projekten Hur går det till att beställa och besluta om att genomföra äta-arbeten Stämmer de mot beställning Pris samma som avtal Vem gör kontrollerna Mot gjorda beställningar Nämndens interna kontroll Val av leverantör Priser Från intervjuerna Samhällsbyggnadsförvaltningen Ändrings- och tilläggsarbetet ligger normalt på mellan tre och fem procent i projekten. Oförutsett kan ligga på upp till 25 procent. Detta är dock ingen generell regel för samtliga projekt utan en uppskattning görs i varje enskilt projekt. Infrastruktur vid Arena blev klart våren Kommunen budgeterade 45 miljoner kronor för projektet, kalkylen som togs fram var på 39,4 miljoner kronor och utfallet blev 33,6 miljoner kronor. Antalet äta-arbeten var 47 stycken, bland annat var byggandet av räddningsväg en stor post. Kristvallavägen avser en ombyggnad av järnvägskorsning. Kalmar kommun, Banverket och Trafikverket är med och delfinansierar projektet. Uppdraget kommer från Mark- och exploateringsavdelningen. Kommunens del är 23,6 miljoner kronor och Trafikverkets del är 3 miljoner. En gemensam upphandling gjordes i två delar Kristvallavägen samt Porten. Offerten som kom in 2010 var på 24,1 miljoner kronor. På grund av förseningar för att all markinlösen inte var klar så ökar kostnaderna till 26 miljoner år Ändrings- och tilläggsarbeten uppgick till 3,5 miljoner kronor och var totalt 37 stycken. Dessa omfattar främst mängdförändringar, konsulter och åtgärder för markägare. Äta-arbeten är bland annat markfrågor, ersättning av travbana/träningsbana, som inte var löst före projektstarten. Underlaget till beslut om ändrings- och tilläggsarbeten dokumenteras på en Fråga svar blankett. Blanketten är entreprenörens där det framgår den ursprungliga förfrågan, förslag och som kommunens ombud eller byggledaren kan godkänna. Det 8 av 14

13 finns inga beloppsgränser fastställda, men en gräns vid tusen är vanlig för när kommunens projektledare ska fatta besluten. Byggledaren lämnar sedan rekommendationer till projektledaren. Dessa skriftliga överenskommelser tas upp på byggmöten och protokollförs. Kommunens projektledare är alltid med som kommunens ombud. Certifierad byggledare på plats gör kontroller. Byggledare gör kontroller genom att göra mätningar av mängder och ytor. Oftast är det frågan om mindre och dagliga jobb som kontrolleras löpande på plats. Ändrings- och tilläggsarbeten ersätts med stöd av á-priser enligt upphandlingen och antalet utförda timmar. Kontrollen av dessa sker främst genom att byggledare bedömer rimligheten. Byggledaren kan också göra kontroller i entreprenörernas dagbok. I denna framgår de beställningar som byggledare eller projektledare gjort och tider för utfört arbete. Alla fakturor med referensnummer kommer, via scanning, till projektledaren. Projektledaren kontrollerar fakturan mot beställningen och mot betalningsplan, bland annat om det är rätt belopp och avser rätt sak. De intervjuade är måna om att det ska kunna gå att spåra tillbaka fakturan till den ursprungliga beställningen. Efter mottagningsattest går fakturan vidare till serviceförvaltningen eller till närmaste chef. Enligt de intervjuade är det enkelt att kontrollera fakturor mot pris medan kontroll av timmar görs tidigare av byggledare. Bedömning av timmar måste dock bli en uppskattning av skälig tid där erfarenhet har stor betydelse. Det är inte möjligt att kontrollera allt och nå absolut säkerhet, det sker dock alltid en bedömning om priser, timmar och mängder är skäliga. Tekniska kontroller görs alltid av byggprojektet genom slutbesiktning, efterbesiktning och garantibesiktning. Projektledarna kan också hämta in en nöjdförklaring från markägare. Påverkan från leverantörer sker inte under upphandlingsprocessen. Processen är transparent och konkurrenter har insyn. Priser för ändrings- och tilläggsarbete är á- priser i avtalen och ingår i upphandlingen. De intervjuade känner inte till om nämnden gör några kontroller eller om det finns upptagen på någon plan för deras interna kontroll. Serviceförvaltningen Budgeten för Ishallen var 75 miljoner kronor och innehöll relativt många ändringsoch tilläggsarbeten. Projektet drog över med 1,5 miljoner kronor. Arbetet med elinstallationer fungerade inte i projektet. I upphandlingen hade leverantörer lagt sig lägre än övriga anbud. Vid tre tillfällen gjordes kontroller med leverantören för att försäkra att han förstod uppdraget och kunde genomföra det till priset som angavs i offerten. Leverantören sa sig klara arbetet för det offererade priset. Senare drog sig leverantörer ur projektet och fick ersättas med andra leverantörer. Kommunen kommer att driva detta som en ansvars- och försäkringsfråga. 9 av 14

14 Budgeten för ny entré till sporthall och badhus var på 18 miljoner kronor. Det var mycket ändrings- och tilläggsarbeten när det gäller el, arkitekt och i viss mån bygg. Brandsäkerheten var inte med från början. När det gäller arkitekttjänsterna så berodde det på brister i projekteringsunderlaget. I inledningen gjordes en PEP (plan och projektering om markfrågor) i samarbete med Kalmar Energi och Kalmar Vatten. Syftet var att ta med samtliga aspekter från början, till exempel vattenförsörjning. När tilläggsarbeten blir aktuella initieras dessa av leverantörer med en förfrågan eller ett förslag. Orsaken kan vara brist i underlag, saker som inte kunnat förutses eller att nya behov har upptäckts. Om förfrågan verkar relevant begär kontrollanten att leverantören tar fram ett preciserat förslag. Kontrollanten gör sedan en bedömning av rimligheten i förslaget. Kontrollanten lämnar en kontrollantrapport med förslag på tillkommande arbeten och moment, vilken också innefattar motiven för att genomföra arbetet. Besluten tas av chefen för byggenheten. Samtliga ändrings- och tilläggsarbetet tas formellt upp på byggmöten, för ishallen 21 möten. I några fall har det förekommet särskilda äta-möten med entreprenörerna. Samtliga ändrings- och tilläggsarbeten har ett unikt nummer. Kontrollant följer upp genomförandet av arbetet på plats och gör avstämningar mot kontrollantrapporterna. Vid några tillfällen har arbetsbok med uppgifter om tider hämtats in från entreprenören, men detta är inte vanligt. Leverantörerna ska skriva äta-nummer på fakturan samt bifoga underlag och beslut. Om underleverantörer anlitas ska kontrollanten titta på hur eventuella påslag hanteras. De intervjuade anger att den ekonomiska uppföljningen borde göras per projekt och med stöd av ekonomisystemet. Idag är det möjligt att följa hur mycket pengar som är budgeterade på ett projekt enligt årets budget, inte projektets budget som kan vara flera år. Det är önskvärt att till exempel kunna följa kostnader för bygg i förhållande till betalningsplanen. Servicenämnden är ny och har uttalat en avsikt att följa upp projekten tidigare. Projekt över 4,5 miljoner beslutas av nämnden. Påverkan från entreprenörerna är sällan aktiv utan oftast i mildare former, till exempel av karaktären ska ni inte passa på att göra detta också. Förslagen kan framstå som ren välvilja men har en grund i att få ytterligare beställningar. Enligt de intervjuade är det viktigt att kommunen som beställare värderar förslagen och fattar besluten. Styrfunktionen och därmed kontrollen är bättre med samordnad entreprenad och med generalentreprenad. Upphandling av generalentreprenad innehåller mer beskrivningar av uppdraget som kommunen vill ha utfört. Med alternativet delad entreprenad leder det till väsentligt mer arbete för kommunen. 10 av 14

15 2.2.4 Granskning av fakturor Samhällsbyggnadsförvaltningen: Infrastruktur vid Arenan Leverantör Belopp Avser Centerlöf & Holmberg Granskning av ritningar Ingenjörsfirman M Gustafsson Byggledning Vectura Consulting Projektör, ritar bygghandlingen WSP Geoteknisk utredning för broläget NCC Räddningsväg och GC-väg Kristvallavägen Leverantör Belopp Avser Ingenjörsfirman M Gustafsson Byggledning WSP Geoteknisk utredning AMA Tilläggsarbeten 1-37 AMA Tilläggsarbeten p.g.a. översvämning Östschakt Maskinarbeten p.g.a. översvämning För projekten inom samhällsbyggnadsförvaltningen avseende Infrastruktur vid Arenan och Kristvallavägen har upphandling skett av projektören Vectura Consulting samt entreprenören AMA. Avstämning av fakturor sker mot anbudshandlingen och eventuella avvikelser behandlas enligt rutinerna för tilläggsarbeten. Övriga leverantörer får beställning muntligen via telefon och lämnar då uppgift om timpris. Leverantörerna debiterar löpande nedlagd tid och bedömning görs om antalet nedlagda timmar är rimligt. Kostnaden för räddningsväg och GC-väg baseras på en muntlig överenskommelse mellan kommunen och Kalmar FF Fastigheter AB. När kravet framfördes gjordes en erfarenhetsmässig bedömning om kostnaden kunde anses rimlig. Serviceförvaltningen: Ishallen Leverantör Belopp Avser Avent Delfaktura 12 + ÄTA-rapport nr 1-5 Elia Åtgärder ishallen, separat beställda Elia Åtgärder ishallen, separat beställda JSB ÄTA 1-12 Tengbom Arkitekt, förfrågningsunderlag Ny entré till sporthall m.m. Leverantör Belopp Avser JSB Lyft nr 5: Slutbesiktning gjord, fel och brister avhjälpta. 11 av 14

16 Bsv arkitekter & ingenjörer Projektering konstruktion, ändring Byggrådgivare Lars Bengtsson Slutbesiktning Elia El och telearbeten Rutinerna för ändrings- och tilläggsarbeten som beskrivits ovan följs. I fakturorna som granskats finns hänvisning till äta-nummer alternativt en beskrivning av åtgärden och hänvisning till byggmötesprotokoll. Äta-redovisningarna innehåller antalet nedlagda timmar och kostnad för underentreprenörer, men i vissa fall saknas underlag till underentreprenörernas kostnader vilket serviceförvaltningen kräver. 3 Revisionell bedömning Revisionsfrågan som ska besvaras i denna granskning är: Är berörda nämnders kontroll och uppföljning av ingångna avtal ändamålsenlig? Vår sammanfattande bedömning är att nämndernas kontroll och uppföljning är ändamålsenlig. Vi lämnar också följande kommentarer till granskningen. Ramavtal Vi konstaterar inledningsvis att de ramavtal som är aktuella vid granskningstillfället är nya. Det finns också ramavtal inom fler områden än tidigare. De intervjuades erfarenheter av arbetet med ramavtalen är litet och underlaget för att besvara granskningsfrågorna begränsat. Vi har noterat att rangordningen för ramavtalen följs. Det finns dock viss osäkerhet hur rangordningen ska tillämpas när avsteg från den enkla turordningen görs, i de fall A-leverantören avböjer uppdraget. De kontroller som görs kan delas in i kontroller som görs före, under och efter ett avrop enligt ramavtal. 1. Före beslut om att beställa ett arbete genom avrop gör tjänstmännen en bedömning av om kostnader och timmar är skäliga för det arbete som är aktuellt. Av granskningen framgår att detta kontrollmoment är centralt för att undvika att entreprenörer tar mer betalt eller utför ett större arbete än som efterfrågas. 2. Under arbetets genomförande sker kontroller på plats. Det kan vara besök av tjänsteman eller, för större arbeten, att kommunen anlitar kontrollant som finns på plats i viss omfattning. För konsulter som anlitas kan kontrollerna bestå i kontinuerliga kontakter. Personal i den verksamhet som berörs av underhållsarbeten eller ombyggnader kan också registrera om ett arbete inte är bra utfört eller om entreprenören varit där liten tid. Det är sällan som kommunens tjänstemän eller kontrollan- 12 av 14

17 ter begär att få insyn i entreprenörernas dagbok. Ändrings- och tilläggsarbeten finns dokumenterade och följs upp på plats. 3. Efter att arbetet är utfört sker kontroller genom att stämma av belopp och timmar i fakturan gentemot beställningar. Fakturorna är oftast tillräckligt specificerade för att denna kontroll ska genomföras utan att kompletteringar behövs. Tekniska besiktningar görs av slutförda arbeten. Upphandlade projekt De projekt som ingår i granskningen har valts ut med kriteriet att de omfattar relativt många ändrings- och tilläggsarbeten. 1. De kontroller som görs före beslut om ändrings- och tilläggsarbeten är bedömningar av entreprenörens förslag som ställs till kommunens byggledare på plats eller till projektledare. 2. Under arbetets gång görs kontroller på två olika sätt. Kontroll av arbeten som tillkommit genom upphandlingar sker av uppmätningar av mängder och ytor. Kontroll av ändrings- och tilläggsarbeten sker av byggledare genom bedömning av rimlighet i tider och kostnader. Bedömning sker genom jämförelser av förfrågningsunderlag respektive kontrollantrapport. Vid några tillfällen har kontroller genom insyn i entreprenörernas arbetsbok med uppgifter om timmar gjorts. 3. Efter genomförda arbeten sker kontroller av fakturor, bland annat för ändrings- och tilläggsarbeten gentemot kontrollrapporter samt gentemot betalningsplaner. Rekommendation En slutsats som vi gör i granskningen är att det är viktigt med professionella bedömningar av rimligheten i tillkommande kostnader när förslag av ändrings- och tilläggsarbeten uppstår. För att kommunen som beställare ska minimera omfattningen av tillkommande ändrings- och tilläggsarbeten så är ett tydligt förfrågningsunderlag betydelsefullt. I samband med förestående byggstart avtalar också beställare/entreprenör att entreprenaden ska följas upp löpande med så kallade byggmöten. Vi bedömer att regelbundenhet i uppföljning och styrning kommer att påverka både kvalitet och kostnader både vad avser entreprenader och upphandlade ramavtal. Kontrollfunktionens omfattning har idag också gränser som gör att det alltid kommer att finnas med en mått av förtroende för entreprenörer. När det gäller just kontrollen av utförda timmar är detta komplicerat eftersom en mer omfattande kontroll kräver närvaro och insyn som är mer omfattande än den som utövas idag. Påverkan 13 av 14

18 från entreprenörerna är vanligtvis av mildare slag och sker delvis av välvilja mot kommunen. Det är alltid kommunens byggledare eller projektledaren som fattar beslut. De berörda nämnderna kan förbättra kontrollen i genomförda avrop från ramavtal och projekt. Vi lämnar här två rekommendationer. Vi rekommenderar kommunen att förstärka kontrollen av utförda timmar genom att i större omfattning begära insyn i entreprenörernas arbetsbok och tidredovisningar. Det är rimligt att bygga upp ett system med stickprov som kommunens tjänstemän eller kontrollanter kan genomföra på plats och under tiden arbetet utförs. Dessa kontroller bör också omfatta mindre arbeten. Vi rekommenderar att kommunen inför möjligheten till denna kontroll i ramavtalen. Kommunens uppföljning av projekt kan förbättras om projektledare får ett mer utvecklat stöd för att kunna följa projektens ekonomi. Vi rekommenderar att systemet för uppföljning utvecklas så att uppföljningen av hela projektet under projekttiden och gentemot betalningsplan underlättas. 14 av 14