GEMENSAM BYGGPROCESS. Uppföljning av tillämpning i organisationerna. Del : Uppföljningsfrågor till GBP-ansvariga

Transkript

1 GEMENSAM BYGGPROCESS Uppföljning av tillämpning i organisationerna Del : Uppföljningsfrågor till GBP-ansvariga

2 Sammanfattning Under 2016 ska Göteborgs Stad genomföra bygguppdrag för uppemot åtta miljarder kronor. För att säkerställa att bygguppdragen utförs på ett tillfredsställande sätt finns en gemensam och kvalitetssäkrad byggprocess för stadens byggande förvaltningar och bolag. Beslutet om en gemensam byggprocess togs av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige år 2011, som ett område i en handlingsplan för förstärkt intern kontroll och öppenhet var processen framtagen och pågick ett implementeringsarbete. Från den 1 januari 2016 betraktas implementeringsfasen som avslutad och alla bygguppdrag, med en totalkostnad över kr exklusive moms, ska därmed följa GBP utan undantag. I och med att implementeringsfasen avslutades finns det numera också ett behov av att följa upp efterlevnaden av GBP i de byggande förvaltningarna och bolagen. Under våren 2016 genomfördes den första delen i uppföljningen av tillämpningen. Med hjälp av ett antal uppföljningsfrågor fick organisationerna genom sin GBP-ansvariga självskatta sitt arbete med GBP med avseende på tillämpning, anpassningar och avsteg. Utöver det fick de också redogöra för sin upplevda nytta med den gemensamma byggprocessen. Resultatet av uppföljningsfrågorna visade att det finns många avvikelser i tillämpningen. Endast ett fåtal organisationer svarade på ett sådant sätt att de kan ses ha en god tillämpning, en majoritet hade mindre avvikelser och några därtill allvarliga avvikelser. Organisationernas svar visar därmed att en majoritet inte slutförde implementeringen inom den satta tidsramen till årsskiftet 2015/2016 och att GBP inte tillämpas i den utsträckningen som det ska. Organisationer utan avvikelser i sin tillämpning Organisationer med mindre avvikelser i sin tillämpning Organisationer med allvarliga avvikelser i sin tillämpning Grefab, Gryaab, Lokalförvaltningen, Renova Bostadsbolaget, Egnahemsbolaget, Familjebostäder, Fastighetskontoret, Framtiden Byggutveckling*, Gårdstensbostäder, Göteborg Energi, Göteborgs Hamn, Göteborgs Spårvägar*, GöteborgsLokaler, Higab, Idrotts- och föreningsförvaltningen, Kretslopp och vatten, Liseberg, Park och Naturförvaltningen, Parkeringsbolaget, Poseidon, Trafikkontoret, Älvstranden Utveckling Got Event*, Göteborgs Spårvägar*, GöteborgsLokaler, Liseberg, Trafikkontoret, Älvstranden Utveckling * Tre förvaltningar och bolag gick med i GBP år 2016 och har således haft en kortare implementeringsperiod än de andra organisationerna, vilket därför markeras i tabellen. Att Göteborgs Stad ska ha en gemensam byggprocess med krav på genomförandet av bygguppdrag är beslutat av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige och följaktligen inget som kan bortses ifrån. Även om många organisationer har ett pågående arbete med att införliva GBP i sin verksamhet, kan det inte ses som en tillräcklig anledning för att förklara avvikelserna i tillämpningen. Avvikelserna måste hanteras av respektive organisation och bör rapporteras till ledning samt nämnd/styrelse för att därefter åtgärdas på lämpligt sätt. Resultatet visar att det behövs ett krafttag för att omgående säkerställa att processen följs. 1

3 Innehållsförteckning 1. Om gemensam byggprocess, GBP Bakgrund Tillämpning av GBP Om uppföljningen av GBP Syfte Uppföljningsstruktur Genomförande av uppföljning del Bedömning Resultatredovisning Samlad bild över tillämpning Andelen uppdrag som följer GBP Uppdragsbeställningar Start av uppdrag Krav på uppdragsbeställningar Anpassningar av GBP Anpassningar av egenkontroller Anpassningar genom avsteg Upplevd nytta av GBP Avslutande diskussion Hantering av resultatet Steg mot en bättre tillämpning Detta är den andra upplagan av rapporten. I jämförelse med den första upplagan har två organisationer fått sina svar korrigerade, med hänvisning till misstolkningar av två av frågorna. 2

4 1. Om gemensam byggprocess, GBP Denna del beskriver kort den gemensamma byggprocessen, dess bakgrund och tillämpning. 1.1 Bakgrund Under 2016 ska Göteborgs Stad genomföra bygguppdrag för uppemot åtta miljarder kronor. För att säkerställa att bygguppdragen utförs på ett tillfredsställande sätt finns en gemensam och kvalitetssäkrad byggprocess för stadens byggande förvaltningar och bolag. Processen ger stöd och styrning till chefer och medarbetare vid genomförande av bygguppdrag. Beslutet om en gemensam byggprocess togs av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige år 2011, som ett område i en handlingsplan för förstärkt intern kontroll och öppenhet. 1 Den gemensamma byggprocessen togs därefter fram under av en processledningsgrupp i samverkan med förvaltningar och bolag i staden och 2013 startade en implementeringsfas som pågick till och med årsskiftet 2015/2016. Den gemensamma byggprocessen ägs av stadsledningskontoret och har en processledningsgrupp som ansvarar för underhåll, utveckling, utbildning och uppföljning. Utöver det finns för GBP en styrgrupp, ett arbetsutskott och referensgrupper. 1.2 Tillämpning av GBP Under 2016 omfattas 28 förvaltningar och bolag av GBP, varav 24 byggande organisationer och fyra intressentorganisationer. GBP ska tillämpas i alla bygguppdrag, eller delar av uppdrag som innefattar byggnadsarbeten och tillhörande aktiviteter, med en totalkostnad över kr exklusive moms. 2 GBP gäller för investeringar, planerat underhåll och kunduppdrag men inte för drift, tillsyn och skötsel samt akutåtgärder. Den gemensamma byggprocessen består av de sex delprocesserna förstudie, program, projektering, produktion, avsluta uppdrag och garantiförvaltning samt tillhörande stödprocesser för ledning/styrning och upphandling/inköp. Sammantaget ställer GBP krav på att bygguppdrag: startas med en uppdragsbeställning som tydliggör uppdragets ramar, roller och mandat drivs med stöd av egenkontroller som består av aktiviteter och tillhörande anvisningar för de olika delprocesserna avslutas med en slutrapport eller liknande som möjliggör kunskapsåterföring. Ovanstående punkter utgör ett gemensamt arbetssätt för stadens byggande organisationer i arbete med bygguppdrag. För att möjliggöra tillämpningen samt undvika att GBP upplevs som ett dubbelarbete har processledningen under implementeringstiden rekommenderat att GBP integreras och vid behov anpassas till organisationernas verksamheter utifrån gällande riktlinjer. Organisationerna har också haft möjlighet att få stöd av processledningen i implementerings- och utvecklingsarbetet. 1 Se handling 2011 nr 24: Förslag till handlingsplan för att förstärka den interna kontrollen och öppenheten inom Göteborgs Stads förvaltningar och bolag samt handling 2011 nr 109: Förslag till organisation för Gemensam byggprocess. 2 Även uppdrag under kr exklusive moms kan följa GBP men från den 1 januari 2016 är det inte ett krav enligt styrgruppsbeslut

5 2. Om uppföljningen av GBP Denna del beskriver syftet med uppföljningen, uppföljningsstrukturen samt tillvägagångssätt och bedömningsskala för den första delen av uppföljningen som utgör denna rapport. 2.1 Syfte Syftet är att följa upp i vilken omfattning GBP tillämpas i de byggande förvaltningarna och bolagen vid genomförande av bygguppdrag. Resultatet utgör också ett underlag för bedömningar av måluppfyllelsen för GBP samt tillhörande utveckling av processen. 2.2 Uppföljningsstruktur Från den 1 januari 2016 betraktas implementeringsfasen som avslutad enligt beslut av styrgruppen för GBP Alla bygguppdrag över kr exklusive moms ska därmed följa GBP utan undantag. I och med att implementeringsfasen avslutats finns det numera också ett behov av att följa upp efterlevnaden av GBP i de byggande förvaltningarna och bolagen. Uppföljningen sker under 2016 i två delar: Del 1 Uppföljningsfrågor om tillämpning, besvarade av organisationernas GBP-ansvariga. Svaren ligger till grund för denna rapport. Del 2 GBP ingår i stadsledningskontorets uppföljningsrapportering till kommunstyrelsen, i bolagens och fackförvaltningarnas årsrapport för Uppföljningsstrukturen har tagits fram av processledningen i samverkan med stadsledningskontoret och styrgruppen för GBP. Att uppföljningen av GBP sker i två delar ger en bättre helhetsbild och frågorna i del 1 kan ses som en förberedelse för organisationerna inför stadsledningskontorets uppföljningsrapportering i del Genomförande av uppföljning del 1 I och med att ett slutdatum sattes för implementeringsfasen till den 1 januari 2016 beslutade styrgruppen också att en funktion som GBP-ansvarig skulle inrättas i varje byggande organisation. 4

6 Den GBP-ansvariga, som enligt gällande riktlinjer bör ingå i förvaltnings-/bolagsledningen, har ansvar för att GBP är implementerat och är möjligt att arbeta efter i organisationen. 3 Utifrån detta ansvarsområde riktades uppföljning del 1 till de GBP-ansvariga i de 24 byggande organisationerna. De fyra intressentorganisationerna Försäkrings AB Göta Lejon, Förvaltnings AB Framtiden, stadsledningskontoret samt Upphandlingsbolaget är undantagna från uppföljningen. Uppföljningen har genomförts av processledningen för GBP. Uppföljningsfrågorna och tillhörande svarsalternativ skickades ut i månadsskiftet maj-juni 2016 i ett webbaserat formulär med frågor om organisationens tillämpning, avsteg, anpassningar samt upplevelse av nytta med den gemensamma byggprocessen. I förhand hade de GBP-ansvariga samt förvaltnings- och bolagscheferna också via e-post fått tillgång till frågorna för att möjliggöra förberedelser och avstämning av svaren. Det är förutsatt att de GBP-ansvariga svarat för hela organisationen, de vill säga för såväl projektverksamhet som underhåll. Efter utsatt svarstid på två veckor samt tid för påminnelser fick uppföljningsfrågorna en svarsfrekvens på 100%. 2.4 Bedömning För att bedöma resultatet av uppföljningsfrågorna tog processledningen fram en tregradig skala där de olika svarsalternativen för uppföljningsfrågorna kategoriserades in. Färg Bedömningsskala Definition Allvarlig avvikelse i tillämpningen Mindre avvikelse i tillämpningen God tillämpning Likt arbetet med självdeklarationer i Göteborgs Stad 4 har bedömningsskalan medvetet satts högt eftersom det från 2016 inte ska finnas några undantag i tillämpningen av GBP. För att ha en god tillämpning (grön markering) krävs således att organisationen ska ha svarat på ett sådant sätt att de till fullo tillämpar GBP och följer gällande riktlinjer. Om tillämpningen inte når upp till kraven, de vill säga inte omfattar alla uppdrag från 2016 eller inte helt följer riktlinjerna är det att betrakta som en avvikelse. Beroende på dess omfattning kan det vara en mindre avvikelse (gul markering) eller en allvarlig avvikelse (röd markering). Frågor i uppföljningen om anpassningar och avsteg av GBP har inte bedömts enligt denna skala och inte heller frågan om upplevd nytta. 3 Styrgruppsbeslut , riktlinjerna finns på länk här i GBP-databasen. 4 Mer information om arbetet med självdeklarationer finns att läsa på länk här på Göteborgs Stads hemsida. 5

7 3. Resultatredovisning I rapportens resultatdel redovisas först en sammanställning över organisationernas svar på de första tre frågorna i uppföljningen. Därefter följer en redovisning av varje uppföljningsfråga och organisationernas svar samt kommentarer kring svarsbilden. Procentsiffrorna är i resultatredovisningen avrundade till närmaste heltal. 3.1 Samlad bild över tillämpning Det sammanställda resultatet i tabellen nedan visar att fyra organisationer tillämpar GBP fullt ut. En majoritet av organisationerna rapporterar avvikelser i sin tillämpning, varav några allvarliga avvikelser. Sammantaget visar resultatet att GBP inte används i den utsträckningen som det kravställs. Bostadsbolaget 1. Organisationens bygguppdrag följer GBP 2. Organisationen startar uppdrag med en uppdragsbeställning 3. Organisationens mallar för uppdragsbeställningar är avstämda och uppfyller kraven i GBP Egnahemsbolaget Familjebostäder Fastighetskontoret Framtiden Byggutveckling* Got Event* Grefab Gryaab Gårdstensbostäder Göteborg Energi Göteborgs Hamn Göteborgs Spårvägar* GöteborgsLokaler Higab Idrotts- och föreningsförv. Kretslopp och vatten Liseberg Lokalförvaltningen Park- och naturförvaltning Parkeringsbolaget Poseidon Renova Trafikkontoret Älvstranden Utveckling * Tre förvaltningar och bolag gick med i GBP år 2016 och har således haft en kortare implementeringsperiod än de andra organisationerna, vilket därför markeras i tabellen. 6

8 3.2 Andelen uppdrag som följer GBP GBP är en gemensam och kvalitetssäkrad byggprocess för alla byggande förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad. Sammantaget ställer GBP krav på att alla bygguppdrag över kr (exkl moms) ska startas med en uppdragsbeställning som tydliggör ramar, mandat och roller, drivas med stöd av egenkontroller samt avslutas med en slutrapport eller liknande som möjliggör kunskapsåterföring. Fråga 1. Hur stor andel av organisationens bygguppdrag följer GBP efter den 1 januari 2016? Färg Svarsalternativ Antal % Organisationer Inga uppdrag där GBP ska tillämpas (0%) 1 4% Älvstranden Utveckling Ett fåtal uppdrag där GBP ska tillämpas (1-20%) Något under hälften av uppdragen där GBP ska tillämpas (21-49% ) Något över hälften av uppdragen där GBP ska tillämpas (51-79%). De flesta uppdrag där GBP ska tillämpas (80-99%) Alla uppdrag där GBP ska tillämpas (100%) 1 4% Got Event* % Göteborgs Spårvägar*, GöteborgsLokaler, Liseberg 14 58% Bostadsbolaget, Egnahemsbolaget, Familjebostäder, Fastighetskontoret, Framtiden Byggutveckling*, Göteborg Energi, Göteborgs Hamn, Higab, Idrottsoch föreningsförvaltningen, Kretslopp och vatten, Park- och naturförvaltningen, Parkeringsbolaget, Poseidon, Trafikkontoret, 5 21% Grefab, Gryaab, Gårdstensbostäder, Lokalförvaltningen, Renova * Tre förvaltningar och bolag gick med i GBP år 2016 och har således haft en kortare implementeringsperiod än de andra organisationerna, vilket därför markeras i tabellen. Kommentar till resultatet Resultatet i tabellen visar på ett stort antal avvikelser då fem av 24 organisationer, 21% uppfyller kravet på att alla bygguppdrag ska följa GBP från och med Många organisationer, 58%, har mindre avvikelser och kan ses vara nära att uppfylla kraven. Efter den fleråriga implementeringstiden ska det emellertid inte finnas några undantag i tillämpningen. Därför står också fem av organisationer särskilt ut med allvarliga avvikelser; Älvstranden Utveckling, GöteborgsLokaler, Liseberg samt Got Event och Göteborgs Spårvägar (de två sistnämnda gick dock med i GBP 2016). Detta visar att flera organisationer inte uppfyller ställda krav på hur bygguppdrag ska bedrivas i Göteborgs Stad. 3.3 Uppdragsbeställningar För att starta ett uppdrag krävs enligt GBP en uppdragsbeställning, vilket är ett dokument som beskriver uppdraget och dess ramar. Uppdragsbeställningen är ett av huvuddokumenten i 7

9 GBP och det finns en anvisning som anger kraven på vad som ska finnas med i en sådan. I uppföljningen ställdes två frågor om organisationernas uppdragsbeställningar Start av uppdrag Enligt GBP ska ett uppdrag inledas med en uppdragsbeställning. Fråga 2. Startar uppdrag i din organisation med en uppdragsbeställning? Färg Svarsalternativ Antal % Organisationer Nej, inga uppdrag startar med 0 0% - en uppdragsbeställning (0%) Ja, några få av uppdragen 1 4% Trafikkontoret startar med en uppdragsbeställning (1-20%) Ja, något under hälften 0 - uppdragen startar med en uppdragsbeställning (21-49% ) Ja, något över hälften av 0 0% - uppdragen startar med en uppdragsbeställning (51-79%) Ja, de flesta uppdragen startar med en uppdragsbeställning (80-99%) 13 54% Bostadsbolaget, Egnahemsbolaget, Fastighetskontoret, Framtiden Byggutveckling*, Gårdstensbostäder, Göteborgs Hamn, Göteborgs Spårvägar*, Higab, Idrotts- och föreningsförvaltningen, Liseberg, Park- och naturförvaltningen, Ja, alla uppdrag startar med en uppdragsbeställning (100%) Parkeringsbolaget, Poseidon, 10 42% Familjebostäder, Got Event*, Grefab, Gryaab, Göteborg Energi, GöteborgsLokaler, Kretslopp och vatten, Lokalförvaltningen, Renova, Älvstranden Utveckling * Tre förvaltningar och bolag gick med i GBP år 2016 och har således haft en kortare implementeringsperiod än de andra organisationerna, vilket därför markeras i tabellen. Kommentar till resultatet Resultatet i tabellen visar att tio organisationer, 42%, anger att bolaget eller förvaltningens alla uppdrag startar med uppdragsbeställningar. Hos en organisation, Trafikkontoret, finns allvarliga avvikelser då en majoritet av uppdragen startar utan uppdragsbeställningar. Därtill har 54% av organisationerna mindre avvikelser. Resultatet kan ses bekräfta bilden från en enkätundersökning om GBP från Där uppgav många medarbetare i organisationerna att de saknade tydliga uppdragsbeställningar vid start av uppdrag, en allvarlig situation som inte verkar ha förbättrats att döma av resultatet av uppföljningsfrågorna. 5 Rapporten med resultatsammanställning samt rekommendationer finns på länk här i GBP-databasen. Resultatet och rekommendationerna delgavs styrgruppen samt organisationernas GBP-ansvariga i december

10 3.3.2 Krav på uppdragsbeställningar Enligt kraven i GBP ska en uppdragsbeställning exempelvis tydliggöra uppdragets bakgrund och syfte, ramar, mandat och roller. 6 Fråga 3. Har ni stämt av att era mallar för uppdragsbeställningar uppfyller kraven i GBP? Färg Svarsalternativ Antal % Organisationer Nej, ingen avstämning har 0 0% - gjorts. Delvis, det är avstämt men alla krav uppfylls ännu inte. 7 29% Framtiden Byggutveckling*, Göteborgs Spårvägar*, GöteborgsLokaler, Higab, Liseberg, Trafikkontoret, Älvstranden Ja, det är avstämt och kraven uppfylls. Utveckling 17 71% Bostadsbolaget, Egnahemsbolaget, Familjebostäder, Fastighetskontoret, Got Event*, Grefab, Gryaab, Gårdstensbostäder, Göteborg Energi, Göteborgs Hamn, Idrotts- och föreningsförvaltningen, Kretslopp och vatten, Lokalförvaltningen, Park- och naturförvaltningen, Parkeringsbolaget, Poseidon, Renova * Tre förvaltningar och bolag gick med i GBP år2016 och har således haft en kortare implementeringsperiod än de andra organisationerna, vilket därför markeras i tabellen. Kommentar till resultatet De GBP-ansvariga är huvudmottagare för anvisningen, som kan ta fram eller anpassa beställningsdokument för att säkerställa att kraven uppfylls. Resultatet visar att 71%, 17 av organisationerna, stämt av sina mallar för uppdragsbeställningar och att kraven uppfylls. Om resultatet ställs i relation till det på föregående fråga framträder dock en något motsägelsefull bild då 42% där angett att alla uppdrag startar med en beställning. Detta skulle kunna indikera att det finns mallar eller rutiner för uppdragsbeställningar i flera av organisationerna, men att dessa inte används i tillräcklig utsträckning. Enligt resultatet har alla organisationer gjort en avstämning mot kraven, men 29%, sju organisationer, har dock inte uppfyllt alla krav. Dessa organisationer hade möjlighet att kommentera sitt svar. Som anledningar framkommer bland annat att det fortfarande pågår ett arbete med detta, att det påverkats av organisationsförändringar/gränsdragningar eller avstämningar gentemot befintliga beställnings- eller projektsystem samt att kompletterade dokument inte gåtts igenom. De framstår således finnas en medvetenhet hos de GBPansvariga kring vad som kvarstår att göra för att de ska nå de ställda kraven. En av organisationerna skriver emellertid som anledning inte relevant eller finns definierat i andra styrdokument, vilket indikerar annat i ett av fallen. 6 För mer detaljerad information om kraven se anvisning för uppdragsbeställning. 9

11 3.4 Anpassningar av GBP GBP kan anpassas till respektive organisations verksamhet och typer av uppdrag, förutsatt att de sker enlighet med gällande riktlinjer, vilket den GBP-ansvarige har ansvar för. 7 I uppföljningen ställdes två frågor om detta Anpassningar av egenkontroller Organisationerna har möjlighet att göra anpassningar av dokument och mallar i GBP, till exempel anpassa egenkontrollerna till den egna verksamheten i dokument eller digitaliserade system. Fråga 4. Har ni i organisationen anpassat mallar för egenkontrollerna i GBP för någon typ av uppdrag i er verksamhet? Svarsalternativ Antal % Organisationer Ja, vi använder bara organisationsanpassade egenkontroller. 8 33% Bostadsbolaget, Framtiden Byggutveckling*, Göteborgs Hamn, Kretslopp och vatten, Park- och naturförvaltningen, Ja, vi har anpassat egenkontroller för någon/några typer av uppdrag men använder även egenkontrollerna som de är i en del uppdrag. Nej, vi använder egenkontrollerna som de är Nej, vi använder inte egenkontrollerna Parkeringsbolaget, Renova, Trafikkontoret 9 38% Familjebostäder, Fastighetskontoret, Gryaab, Gårdstensbostäder, Göteborg Energi, GöteborgsLokaler, Higab, Lokalförvaltningen, Poseidon 4 17% Egnahemsbolaget, Got Event*, Grefab, Idrotts- och föreningsförvaltningen 3 13% Liseberg, Älvstranden Utveckling, Göteborgs Spårvägar* * Tre förvaltningar och bolag gick med i GBP år 2016 och har således haft en kortare implementeringsperiod än de andra organisationerna, vilket därför markeras i tabellen. Kommentar till resultatet Resultatet visar att 17 organisationer har använt sig av möjligheten att göra anpassningar, varav åtta enbart använder sig av organisationsanpassade egenkontroller. Resultatet tyder därmed på att det i många organisationer funnits ett behov av att göra anpassningar. Bland de organisationer som gjort anpassningar återfinns också några av de som på tidigare frågor visat en god tillämpning. Det är emellertid upp till respektive organisation om de vill använda egenkontrollerna som de är eller göra anpassningar av dem. Det är däremot inte förenligt med riktlinjerna att inte alls använda egenkontrollerna i GBP, vilket tre organisationer har uppgett. Samtliga tre har svarat att det beror på att implementeringen fortfarande pågår Anpassningar genom avsteg Anpassningar som innebär en lägre kravnivå eller ett borttagande av aktiviteter kallas för avsteg och får endast göras om ett krav eller en aktivitet inte är relevant för uppdraget. Det kan till exempel vara aktuellt att göra avsteg om en organisation utför många små eller specifika uppdrag och flera aktiviteter i egenkontrollerna aldrig är relevanta för den sortens 7 Riktlinjer för anpassningar finns på länk här och riktlinjer för avsteg på länk här i GBP-databasen. 10

12 uppdrag. 8 I uppföljningsfrågorna angav 75%, 18 organisationer, att de gjort avsteg i mallar för uppdragsbeställningar eller egenkontroller. Dessa fick därefter frågan om avsteg genomförts i enlighet med ställda krav i GBP. Enligt kraven ska avsteg vara beslutade på ledningsnivå, dokumenterade samt anmälda till processledningen. Fråga 5. Har avsteg genomförts i enlighet kraven i GBP? Svarsalternativ Antal % Organisationer Nej, kraven har inte uppfyllts. 4 22% Framtiden Byggutveckling*, Göteborg Energi, Göteborgs Spårvägar*, Higab, Delvis, alla krav har inte 3 17% Got Event*, Poseidon, Trafikkontoret uppfyllts Ja, alla krav har uppfyllts 11 61% Bostadsbolaget, Familjebostäder, Fastighetskontoret, Grefab, Gryaab, Gårdstensbostäder, GöteborgsLokaler, Kretslopp och vatten, Lokalförvaltningen, Park- och naturförvaltningen, Renova Arbetar inte med avsteg - - Egnahemsbolaget, Göteborgs Hamn, Idrotts- och föreningsförvaltningen, Liseberg, Parkeringsbolaget, Älvstranden Utveckling * Tre förvaltningar och bolag gick med i GBP år 2016 och har således haft en kortare implementeringsperiod än de andra organisationerna, vilket därför markeras i tabellen. Kommentar till resultatet Resultatet visar att det är många organisationer som valt att göra avsteg i arbetet med GBP, vilket överensstämmer med att många arbetat med anpassningar av egenkontrollerna. Dock har 22% gjort detta utan att uppfylla kraven. Som anledningar anges till exempel från flera organisationer att arbetet inte är färdigt eller att det inte dokumenterats och meddelats processledningen. För att möjligheten med avsteg ska finnas måste dessa göras på ett systematiskt sätt som är förenligt med riktlinjerna. I de fall avstegshanteringen inte uppfyller kraven är det att betrakta som avvikelser i tillämpningen. 3.5 Upplevd nytta av GBP Visionen för GBP är att Göteborgs Stad ska vara en effektiv och professionell byggherre som genom en för staden kvalitetssäkrad och gemensam byggprocess ger stöd till ledning och medarbetare vid genomförandet av bygguppdrag. 9 För att fånga upp huruvida GBP anses bidra med nytta för organisationerna eller Göteborgs Stad ställdes en fråga om detta i slutet av uppföljningen. Svarsalternativen till frågan var formulerade utifrån de fyra effektmålen för GBP, samt med ett svarsalternativ för de som ännu inte såg någon nytta och ett svarsalternativ för de som såg en annan nytta än de angivna. I tabellen nedan listas organisationernas svar. 8 Avsteg kan aldrig göras avseende tillämpningen av GBP eller genom att sätta en högre beloppsgräns än kr exklusive moms. 9 Vision för GBP och tillhörande fyra mål är fastställda av styrgruppen. Ytterligare information om vision, mål och verksamhetsplan för arbetet finns här i GBP-databasen. 11

13 Fråga 6. Vilken nytta ser du att arbetet med GBP gett din organisation eller Göteborgs Stad? Flera svarsalternativ är möjliga. Svarsalternativ Antal % GBP ger ett gemensamt arbetsätt i staden 14 58% GBP är stöd till medarbetare och chefer i arbete med bygguppdrag % GBP gör att bygguppdrag startas, drivs och avslutas på ett strukturerat och 17 71% effektivt sätt. GBP underlättar introduktionen av nya medarbetare % GBP är en plattform för utbyte av erfarenheter kring arbetssätt och kunskap om byggprocessens genomförande. 7 29% GBP möjliggör gemensam teknisk utveckling i staden. 3 12% Jag har ännu inte sett någon nytta av GBP. 2 8% Annan nytta. 4 17% Kommentar till resultatet Resultatet visar att det finns en upplevd nytta på alla ovanstående svarsalternativ men i varierande utsträckning. Främst är GBP ger en nytta i form av stöd men också att det ger ett strukturerat arbetssätt för hur bygguppdrag bedrivs i staden. Inom andra områden finns inte samma upplevda nytta. Det finns därmed ett behov av att utveckla GBP som en plattform för erfarenhetsutbyte och möjliggöra en gemensam teknisk utveckling. 8% Ser någon nytta med GBP 92% Ser ännu ingen nytta med GBP Sammantaget ser en majoritet av organisationernas GBP-ansvarig en nytta med GBP, trots att det inte hos alla organisationer är fullt implementerat och det finns avvikelser i tillämpningen. Två organisationer, Liseberg och Renova, har dock svarat att de ännu inte sett någon nytta av GBP. 12

14 4. Avslutande diskussion I denna del diskuteras resultatet samt vad som kan krävs för att möjliggöra en bättre tillämpning. 4.1 Hantering av resultatet Syftet med uppföljningen har varit att följa upp i vilken omfattning GBP tillämpas i de byggande förvaltningarna och bolagen vid genomförande av bygguppdrag. Resultatet av uppföljningsfrågorna har visat att det finns många avvikelser i tillämpningen. Endast ett fåtal organisationer svarade på ett sådant sätt att de kan ses ha en god tillämpning, en majoritet hade mindre avvikelser och några därtill allvarliga avvikelser. Organisationernas svar visar därmed att en majoritet inte slutförde implementeringen inom den satta tidsramen till årsskiftet 2015/2016 och att GBP inte används i den utsträckningen som det ska. Med tanke på att förvaltningarna och bolagen i Göteborgs Stad har bygguppdrag för uppemot åtta miljarder kronor år 2016 är resultatet särskilt oroväckande. 10 Det är möjligt att de mindre avvikelserna inte står ut i respektive organisation, men den samlade bilden synliggör att dessa tillsammans blir omfattande och därmed ytterst viktiga att åtgärda. Att Göteborgs Stad ska ha en gemensam byggprocess med krav på genomförandet av bygguppdrag är beslutat av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige och följaktligen inget som kan bortses ifrån. De påvisade avvikelserna måste därför hanteras av respektive organisation, företrädesvis i enlighet med Göteborgs Stads styrsystem. 11 De inrapporterade avvikelserna bör därmed rapporteras till ledning samt nämnd/styrelse för att därefter åtgärdas på lämpligt sätt. 4.2 Steg mot en bättre tillämpning Resultatet visar att många organisationer har ett pågående arbete med att införliva GBP i sin verksamhet, dock kan det inte ses som en tillräcklig anledning för att förklara avvikelserna i tillämpningen. Det är anmärkningsvärt att så många har avvikelser i sin tillämpning av GBP trots att implementeringsperioden är avslutad. Varför är det då så många avvikelser i tillämpningen av den beslutade processen? Ett möjligt svar är att det behövs en längre implementeringsperiod. Resultatet tyder dock på att tiden inte varit avgörande eftersom mer nyligen tillkomna organisationer har kommit lika långt eller längre i sin implementering i jämförelse med de organisationer som varit med sedan starten. Vidare kan man argumentera för att den fleråriga implementeringstiden borde ha varit tillräcklig. Om tillämpningen däremot försvåras av själva processens utformning och tillhörande dokumentation behöver det komma styrgruppen för GBP till del för att förändringar ska kunna åstadkommas. Sedan GBP infördes har processledningen kontinuerligt arbetat med att utveckla processen, men det är möjligt att GBP i en ny fas nu behöver beakta eventuella nya 10 Uppgiften om bygguppdrag på åtta miljarder kommer från en sammanställning över organisationernas byggvolymer, då respektive byggande organisation meddelade processledningen detta under Mer information om Göteborgs Stads styrsystem finns på länk här. 13

15 förutsättningar. För en fungerande och användbar process krävs ett kontinuerligt engagemang och samarbete i och mellan användarorganisationerna, intressenterna och förvaltningsorganisationen för GBP. Det är möjligt att samarbetet behöver utvecklas för att åstadkomma detta. Tidigare undersökningar har visat att framgångsfaktorer för en god implementering och tillämpning är ett aktivt internt arbete i organisationen där GBP integreras med befintlig arbetssätt. 12 Ledningen och linjechefer har också visat sig vara avgörande genom att möjliggöra och efterfråga en korrekt tillämpning. Även om processledningen kan erbjuda ett visst stöd så är det respektive organisation som har ansvar för kompetensförsörjning, resurshållning samt att medarbetarna följer GBP. Resultatet indikerar att ledning och GBPansvarig i många organisationer inte har drivit implementeringen tillräckligt och att införandet av funktionen GBP-ansvarig inte fått det genomslag som förväntats. Ett annat möjligt svar skulle kunna vara att GBP inte har synliggjorts tillräckligt i Göteborgs Stad. GBP kan ha försvunnit i mängden av många övergripande processer i staden och på så vis inte blivit en naturlig del i arbetet med intern kontroll och öppenhet. Möjligen är detta något som behöver undersökas vidare. Oaktat ovanstående resonemang är det tydligt att det behövs ett krafttag för att omgående säkerställa att processen följs. 12 Se exempelvis rapport från en enkätundersökning om GBP finns här och rapport om uppföljning genom organisationsbesök här. 14