Intern styrning och kontroll belastning eller tillgång? Ett försök till utvecklingsarbete inom Linnéuniversitetet

Transkript

1 Till SUHF administratörskonferens Handläggare: Per Sundström och Susanne Lindberg, universitetsledningens kansli Intern styrning och kontroll belastning eller tillgång? Ett försök till utvecklingsarbete inom Linnéuniversitetet Bakgrund Linnéuniversitetet bildades 1 januari 2010 genom en fusion av lärosätena i Kalmar och Växjö. Ett nytt universitet skapas inte över en natt och inte heller av sig självt. En vision och strategi togs fram för det nya universitetet. Universitetet har utifrån den format ett arbetssätt med avseende på verksamhetsutveckling som innebär att successivt jobba med förbättringar för att nå en effektiv och högkvalitativ verksamhet. Utgångspunkten i detta arbete har varit att utifrån vår vision och strategi försöka integrera verksamhetsplanering, kvalitetsarbete och intern styrning och kontroll. Arbetet bedrivs utifrån kvalitetspolicyns beskrivning av verksamhetsprocessen: Intern styrning och kontroll Förordningen om intern styrning och kontroll (FISK) beslutades Den syftar till att säkerställa att staten följer myndighetsförordningens verksamhetskrav och innebär att staten med rimlig säkerhet använder sina resurser på bästa sätt samt agerar rättssäkert. Ekonomistyrningsverket (ESV) utarbetar riktlinjer inom området, som gäller generellt för samtliga statliga myndigheter. Verksamheten inom universitet och högskolor finansieras inte enbart av direkta statsanslag utan sektorn är också till stor del finansierad av externa medel. I jämförelse med andra statliga myndigheter är verksamheten inom universitet och högskolor i större utsträckning 1 (3)

2 konkurrensutsatt. Detta innebär att regelverket inte alltid upplevs helt anpassat för vår verksamhet. Vår utmaning är att få FISK och ESV:s riktlinjer att harmoniera med högskolelagen och högskoleförordningen samt vår verksamhet. Utvecklingsarbetet inom intern styrning och kontroll Linnéuniversitetets utvecklingsarbete av intern styrning och kontroll (ISK) syftar till en fortsatt anpassning av detta regelverk till universitetets verksamhet samt att sträva efter att integrera ISK med universitetets styrning och verksamhetsutveckling inom utbildning, forskning och verksamhetsstöd. Utvecklingsarbetet pågår i nära samverkan med en fakultet samt inom universitetsförvaltningen. Utgångspunkter: Intern styrning och kontroll ska vara en del av våra styr- och kontrollprocesser. Intern styrning och kontroll ska vara en del av verksamhetsplaneringen/- uppföljningen och verksamhetsutvecklingen. Intern styrning och kontroll delas upp i två delar: intern styrning samt intern kontroll. Komplettera ISK-begreppet RISK med kritiska faktorer, som även inbegriper möjligheter. Använda begreppet åtgärder istället för kontrollåtgärder. Reflektera mer än att räkna risktal samt förenkla värderingen. Acceptansnivåer varierar för kritiska faktorer/risker beroende på område. Dokumentation av nedanstående tre områden ingår i underlaget för universitetsstyrelsens bedömning i årsredovisningen. 1. Kritiska faktorer för att kunna uppnå Linnéuniversitetets mål (fokus intern styrning) Universitetsledning och fakultetsledning ansvarar för att ta fram de kritiska faktorerna för att kunna uppnå Linnéuniversitetet mål. Kritiska faktorer ska värderas och eventuella åtgärder ska utgöra en del av verksamhetsplanen för universitetet som helhet och för respektive fakultet/enhet. 2. Förbättrade beslutsunderlag utifrån olika perspektiv (intern styrning och intern kontroll) För att tydliggöra intern styrning och kontroll avseende beslutsfattande har ett underlag utarbetats där ett antal kriterier anges som en del av beredningsprocessen inför beslut med verksamhetspåverkan. Syftet är att reflektera utifrån olika aspekter inför beslutet och dess konsekvenser. Respektive beslutsfattare bedömer när underlag ska tillämpas. De olika kriterierna utgörs för närvarande av, se även bilaga: Övergripande skäl/motiv till beslut Återkoppling till Linnéuniversitetets övergripande mål/strategier och andra styrdokument Arbetsmiljö Fysiska och psykosociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön finns särskild arbetsmiljöutredning? Rättsäkerhet Verksamhetsstöd Resursåtgång Effektivitet 2 (3)

3 Beslutsprocessen Har ärendet varit föremål för MBL? Har studentinflytandet tillgodosetts? Sammanfattande bedömning Eventuella risker med beslutet (inklusive värdering) samt eventuella åtgärder med anledning av detta och risker med att beslutet inte tas. 3. Verksamhetsstödets ansvar för intern kontroll (fokus intern kontroll) Översiktlig genomgång av intern kontroll inom verksamhetstödet sker genom årliga intervjuer med ansvariga chefer. Arbetet utgör en del av verksamhetsutvecklingen och ingår i verksamhetsplanen. För närvarande arbetar vi utifrån följande definition av intern kontroll som vi hämtat från Sveriges kommuner och landstings hemsida: Intern kontroll handlar om tydlighet, ordning och reda. Det handlar om att säkra att det som ska göras blir gjort, på det sätt som det är tänkt. Intern kontroll är det samlade begreppet för den organisering och de system, processer och rutiner som bidrar till detta. Intervjufrågor: Vilka interna kontroller görs på er avdelning/gränsdragning mellan organisatoriska enheter? Finns det något som saknas eller som behöver utvecklas avseende den interna kontrollen? När det gäller intern styrning så ber vi er att reflektera över på vilket sätt era rutiner för intern kontroll bidrar/kan bidra till att uppnå Linnéuniversitetets övergripande mål och strategier? En konsekvens av utvecklingsarbetet blir en ny policy. 3 (3)

4 Till SUHF administratörskonferens Bilaga Beslutsunderlag reflektion i beredningsprocessen Syfte och tillämpning: Underlaget syftar till att förbättra kvaliteten avseende beslutsfattande genom reflektion utifrån ett antal kriterier. Beslutsunderlaget ger också en ökad förståelse samt underlättar kommunikationen av beslutet. Det skapar även bättre förutsättningar för uppföljning av beslutet. Det är beslutsfattaren som avgör i vilka ärenden som underlaget ska användas. För vissa ärendetyper finns särskilt utarbetade modeller för beslut t ex inrättande av program. Detta underlag är tänkt att främja reflektion, vilket innebär att samtliga kriterier inte behöver vara aktuella för varje enskilt beslut. Konsekvensbeskrivningarna utgår från själva beslutet men kan också vara beskrivningar över konsekvenser om beslutet inte tas. Hänvisa till eventuell bilaga avseende fördjupad bedömning av arbetsmiljökonsekvenser eller andra fördjupade beslutsunderlag. Områden och frågeställningar Övergripande skäl/motiv till beslut Varför tar vi detta beslut? (ex. kvalitetförbättringar, ekonomi, kompetensförsörjningsskäl, omvärldsförändringar, politiska beslut) Vision och strategi/andra tillämpliga styrdokument Hur bidrar beslutet till måluppfyllelse av Vision och strategi/ andra styrdokument? Hur bidrar beslutet till utveckling av en kreativ kunskapsmiljö i Linnés anda? Hur bidrar beslutet till universitetets attraktivitet? Hur bidrar beslutet till samhällsutveckling? Påverkan på omgivande samhälle? Arbetsmiljö Fysiska och psykosociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön Hur bidrar beslutet till universitetets attraktivitet som arbetsplats och studiemiljö? Hur påverkas personalen/studenterna av beslutet? Kräver förändringen en fördjupad bedömning av arbetsmiljökonsekvenserna, se särskild blankett? Hur bidrar beslutet till lika villkor? Beskrivningar/bedömningar Beskrivning av motiv/skäl Beskrivning av måluppfyllelse: 1 (2)

5 Områden och frågeställningar Rättssäkerhet Följer beslutet gällande rätt? Stämmer det med andra beslut? Ersätter detta beslut tidigare beslut (dnr)? Kräver beslutet rutinförändringar? Krävs nya följdbeslut? Verksamhetsstöd Kräver beslutet anpassningar av systemstöd? Kräver beslutet rutinförändringar? Krävs nya följdbeslut? Kräver beslutet kommunikationsstöd? Resursåtgång Resulterar beslutet i minskad och/eller ökad resursåtgång? (personalkostnader, driftskostnader, ITsystem/andra investeringar, annat verksamhetsstöd) Hur bidrar beslutet till hållbar utveckling? Effektivitet Bedöms kostnaderna rimliga i förhållande till måluppfyllelsen (nyttan) på kort respektive lång sikt? Beslutsprocessen Har ärendet varit föremål för MBL? Har studentinflytandet tillgodosetts? Sammanfattande bedömning I den sammanfattande bedömningen ingår också att identifiera såväl risker med beslutet som risker om beslut inte fattas. Risker med beslutet ska värderas utifrån sannolikheten för att en händelse inträffar och konsekvenser för verksamheten, med en 3 gradig skala: hög, medel eller låg risk. Beskrivningar/bedömningar Risker med beslutet (inklusive värdering: hög, medel eller låg risk): Risker med att beslutet inte tas (inklusive värdering: hög, medel eller låg risk): Åtgärder med anledning av risker med beslutet Åtgärd Ansvarig Åtgärd genomförd (datum) Uppföljning av åtgärd (datum och ansvarig) 2 (2)