Intern styrning och kontroll

Transkript

1 UFV 2009/1486 Intern styrning och kontroll Riskanalys för utbildning på grundnivå och avancerad nivå Fastställd av Rektor

2 Innehållsförteckning Bakgrund och syfte 3 inom universitetet 3 Arbetssätt 3 Riskidentifiering 3 Riskvärdering 4 Befintliga kontrollaktiviteter/-åtgärder 4 Beslut om hantering 4 Uppföljning 5 Resultat 5 Arbetsmiljö 5 Organisation och planering 6 Externa förutsättningar 7 Myndighetsutövning 7 Universitetets varumärke 7 Teknisk utrustning 7 Kvalitet 7 Studenttillströmning 7 Intern planering 7 Slutsatser 7 2

3 Bakgrund och syfte I den plan för 2009 års arbete med intern styrning och kontroll som fastställts av rektor (UFV 2009/47) framgår att arbetet med riskanalys inom utbildningsområdet ska fördjupas. Syftet med denna fördjupade analys är att göra en kartläggning av de huvudsakliga riskområdena och de åtgärder som idag tillämpas för att hantera dessa risker. Kartläggningen kommer att ligga till grund för beslut om eventuella ytterligare åtgärder och också utgöra en del av det underlag som konsistoriet behöver för att, i samband med årsredovisningen, göra bedömningen huruvida universitetets interna styrning och kontroll kan anses betryggande. inom universitetet Huvuddelen av den interna styrningen och kontrollen vid universitetet finns integrerad i verksamheten i form av den styrning och det kvalitetsarbete som utförs genom ständigt pågående aktiviteter, och som syftar till att uppnå verksamhetens mål med beaktande av inre och yttre kvalitetskrav. Aktiviteterna består till stor del av preventiva åtgärder, rutiner och processer som har utvecklats under lång tid. Ansvaret för den interna styrningen och kontrollen följer universitetets delegationsordning. En översiktlig beskrivning och kartläggning av den interna styrningen och kontrollen samt den interna miljön kommer att utformas i anslutning till slutrapporten för ISK 2009 vid Uppsala universitet. Arbetssätt Arbetet med riskanalysen inom utbildningsområdet har utförts i tre olika grupper: humanistisksamhällsvetenskapligt vetenskapsområde inklusive utbildningsvetenskap, teknisk-naturvetenskapligt vetenskapsområde och medicinskt-farmaceutiskt vetenskapsområde och följt samma principiella tillvägagångssätt. Antalet deltagare och funktioner från varje område har varierat och utbildningsledare och kanslichefer är exempel på befattningshavare som medverkat. I bilaga återfinns resultatet per område och även en sammanställning av samtliga områden. Rapporten beskriver den sammanställda riskanalysen av utbildning på grundnivå och avancerad nivå som helhet om inget annat anges. Riskidentifiering Det första steget i riskanalysen består i att identifiera riskerna, vilket enligt förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll innebär att fastställa händelser som utgör hot mot att målen uppnås. I 1 kap Högskolelagen (1992:1434) finns bestämmelser för universitetets verksamhet uttryckta som mål, och flera av dem relaterar direkt till utbildningsområdet. I Mål och strategier för Uppsala universitet har målen utvecklats och delats upp i fyra fokusområden, varav ett avser utbildning på grund- och avancerad nivå. Vid riskidentifieringen har det övergripande målet för utbildningsområdet, nämligen att Uppsala universitet ska vara ett universitet för förstklassig utbildning använts. Myndighetsförordningens (2007:515) krav på att verksamheten bedrivs effektivt och enligt gällande rätt, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt och att myndigheten hushållar väl med statens medel har också varit en utgångspunkt för diskussionerna och utgjort en grund för riskformuleringarna. Begreppet risk i förordningens betydelse av hot mot verksamhetens måluppfyllelse, skulle kunna tolkas som en händelse som ännu inte inträffat men som under vissa omständigheter skulle kunna göra det. Denna tillämpning av riskbegreppet har redan tidigare visat sig svårhanterlig i en pågående 3

4 verksamhet och därför har tolkningen vidgats till att omfatta existerande svårigheter, problem, hinder etc. för att utföra verksamheten på ett effektivt sätt, med god hushållning, god återrapportering och i enlighet med gällande rätt. I rapporten används fortsättningsvis begreppet risk men det ska här tolkas i denna, vidare, betydelse. Risker har tidigare identifierats vid olika tillfällen och i olika sammanhang och ingår som ett naturligt inslag i den ständigt pågående verksamhetsstyrningen och verksamhetsutvecklingen, liksom i det ständiga kvalitetsarbetet. En genomlysning gjordes i samband med den självvärdering som genomfördes inom ramen för Högskoleverkets utvärdering. I de rapporter som då togs fram beskrivs olika risker utifrån kontrollåtgärderna i verksamheten. Ytterligare risker som har direkt beröring med utbildning på grundnivå och avancerad nivå identifierades vid de riskseminarier som genomfördes områdesvis under Som utgångspunkt för de fördjupade diskussionerna och riskanalysen för utbildningsområdet har självvärderingsrapporterna och riskbeskrivningar från seminarierna använts. De risker som togs fram har därefter bearbetats av planeringsavdelningen och områdeskanslierna vid tre seminarier och resulterat i en risklista för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Syftet var att dels ta vara på det arbete som redan gjorts i andra sammanhang för att undvika dubbelarbete, dels att underlätta vid de fördjupade riskseminarierna. Riskvärdering Det andra steget i riskanalysen innebär enligt förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll, att bedöma sannolikheten för att en händelse inträffar samt konsekvenserna om så sker. Värderingen av risken ska göras i förhållande till det mål/verksamhetsresultat som den påverkar. Avsikten med att värdera riskerna är att möjliggöra en god resurshantering genom att avgöra vilka risker som bör prioriteras, dvs. är mest sannolika att inträffa och får störst konsekvenser för verksamheten i fråga. Värderingen har gjorts i form av ett riskseminarium per utbildningsområde. Vid riskvärderingen har en tregradig skala använts. (Denna skala har i senare riskanalyser utvidgas till att omfatta fem steg.) Enkelt uttryckt har skalan kunnat utläsas som: 1=inträffar sällan/låg konsekvens, 2=inträffar ibland/måttlig konsekvens och 3=inträffar ofta/stor konsekvens. Värderingen bygger på en diskussion i respektive grupp och avser att ge uttryck för deltagarnas gemensamma uppfattning. Det finns ingen tydlig gränsdragning mellan de olika stegen i skalan och det kan inte uteslutas att de olika grupperna lagt olika nyanser i värderingen. För att riskvärderingen så långt möjligt skulle avse den s.k. bruttorisken, dvs. den risk som uppstår om inget görs för att förhindra den, genomfördes den vid det första tillfället innan någon inventering av kontrollaktiviteter gjorts. Befintliga kontrollaktiviteter/-åtgärder En inventering och beskrivning av befintliga aktiviteter med koppling till varje risk gjordes av projektgruppen i samverkan med berörda enheter inom förvaltningen. Beslut om hantering Det tredje steget i riskanalysarbetet är att, mot bakgrund av de identifierade och värderade riskerna, besluta om hur de ska hanteras. Teoretiskt sett finns fyra alternativa hanteringsbeslut: att eliminera en risk genom att upphöra med verksamheten som ger upphov till denna risk, att acceptera en risk genom att välja bort direkta kontrollåtgärder, att dela en risk med annan part t.ex. genom att teckna 4

5 försäkring eller, och framför allt, att med olika former av kontrollåtgärder minimera riskens skadeverkningar. Hanteringsbeslutet fattas mot bakgrund av organisationens önskade risknivå och ska bedömas i ett kostnads-/nyttoperspektiv som för universitetets del i stor utsträckning mäts i ett kvalitativt perspektiv. Beslut om hantering av riskerna fattades av rektor i samband med att riskanalysen för utbildningsområdet fastställdes och efter en bedömning i universitetsledningen. Universitetsledningen gjorde bedömningen att de aktiviteter som idag finns integrerade i den löpande verksamheten och de kontrollåtgärder som identifierats och kopplats till den specifika risken är tillfredsställande och att den återstående risken, nettorisken, ligger inom universitetets önskade risknivå och således kan accepteras. Några ytterligare åtgärder beslutades inte. Uppföljning De olika åtgärderna kommer att följas upp på olika sätt och med varierande periodicitet. De åtgärder som kategoriseras som löpande aktiviteter består till stor del av utarbetade rutiner och processer som inte direkt är uppföljningsbara. De kontrollåtgärder som särskilt beslutats om följs däremot upp på olika sätt beroende på åtgärdens karaktär. Uppföljningen integreras i den ordinarie verksamhetsplaneringen och ansvaret för att följa upp att åtgärderna utförs och får avsedd effekt följer universitetets normala delegationsordning. Resultat Resultaten från riskvärderingarna för utbildning på grundnivå och avancerad nivå har vävts samman för att ge en helhetsbild. Variationen mellan vetenskapsområdena är dock stor, och vid en bedömning av hur riskerna hanteras och åtgärdas behöver hänsyn tas till denna variation. De riskområden som identifierades var: Arbetsmiljö Organisation och planering Externa förutsättningar Myndighetsutövning Universitetets varumärke Teknisk utrustning Kvalitet Studenttillströmning Intern planering Nedan beskrivs de sammanlagt högst värderade riskerna inom respektive riskområde. Arbetsmiljö Arbetsmiljö var det riskområde som generellt fick de högsta riskvärdena vid värderingen. De enskilda risker som fick de högsta gemensamma riskvärdena var: Alltför hög arbetsbelastning för anställda 5

6 En alltför hög arbetsbelastning anses vara vanligt förekommande både för lärare och för annan personal och riskerar att leda till kvalitetsbrister. Orsaker som har nämnts till den höga arbetsbelastningen är resursbrist, det stora antalet utvärderingar och krav på återrapportering samt införande av nya gemensamma administrativa system utan samordning med följden att institutionernas personal vissa perioder får en alltför stor arbetsbelastning. Åtgärder för att kontrollera arbetsbelastningen är bl.a. det nya arbetstidsavtal som är under framtagande samt den årliga återrapporteringen av arbetsmiljöplaner. Brister i regelefterlevnad Arbetsmiljöområdet innefattar ett komplext regelverk med bestämmelser som ibland kan vara svåra att överblicka och som inte alltid till fullo tillämpas. Detta kan innebära en risk för att universitetets arbetsmiljöansvar inte upprätthålls och att medarbetare och studenter far illa på arbetsplatsen. Utöver den gemensamma risklistan lyfte vetenskapsområdena var för sig fram särskilda risker. Inom medicin/farmaci bedömdes trakasserier och särbehandling av studenter utgöra en mycket hög risk mot målet en förstklassig utbildning. Enskilda studenter riskerar utsättas för trakasserier och särbehandling både av lärare och studiekamrater, och trots att det sammantaget direkt berör ett mindre antal enskilda individer, så anses det påverka studiemiljön kraftigt. Även fysiska arbetsmiljörisker i vissa lokaler för studenter ansågs utgöra en särskild risk inom medicin/farmaci. Inom teknik/naturvetenskap ansågs brister i lokalplanering och schemaläggning utgöra en särskild risk. Organisation och planering Inom ramen för de långa utbildningsprogrammen inom medicin/farmaci och teknik/naturvetenskap upplevs ibland att det finns en oklarhet i ansvarsfördelning mellan programråd och de enskilda institutionerna. Ibland upplevs även oklarheter i universitetets delegationsordning. Båda dessa risker åtgärdas med löpande informationsinsatser. Andra risker som nämns är svårigheter att prioritera mellan utbildning och forskning, där utbildningen ibland blir lidande, vilket åtgärdas med en tydligare verksamhetsplanering, stöd till prefekter och studierektorer samt (inom humanistisk-samhällsvetenskapligt vetenskapsområde inklusive utbildningsvetenskap) en spärregel som säger att vissa lärare ska undervisa minst 40 % av sin tid. Regleringsbrevets krav och universitetets egen önskan att inrätta vissa utbildningar inom t.ex. språk och seismologi, upplevs inte alltid som ekonomiskt försvarbart, men då dessa utbildningar inte kan väljas bort är detta risker som accepteras. Bristande ledarskap beskrivs som en risk inom främst teknik/naturvetenskap och som åtgärd nämns universitetets chefskurser och fakultetens pedagogiska råd som arbetar särskild med pedagogiska ledare. Inom vissa områden finns ett antal jämförelsevis små institutioner vilket kan innebära risk inom t.ex. det teknisk-administrativa området. Inom teknik/naturvetenskap har på senare år små institutioner slagits ihop till större enheter och humanistisk-samhällsvetenskapligt vetenskapsområde inklusive utbildningsvetenskap söker underlätta gemensamt utnyttjande av personal. 6

7 Externa förutsättningar De externa förutsättningarna styrs ofta av det faktum att universitetet är en statlig myndighet och därför lyder under en politisk styrning som inte alltid uppfattas som stödjande för verksamheten. Som exempel nämns icke koordinerade återrapporteringskrav, avsaknad av dimensionering av utbildningsplatser, regleringsbrevens krav på särskilda åtaganden och statsanslagens urholkning. En stor del av åtgärderna/aktiviteterna för att hantera dessa risker ligger i områdeskansliernas ansvar. Vissa utbildningar innefattar krav på praktik, vilket kan utgöra en risk om inte samarbetet fungerar som avsett. Denna risk hanteras genom en kontinuerlig översyn av avtal och överenskommelser. Myndighetsutövning Universitetets myndighetsutövning avser här relationen till studenterna, t.ex. i samband med examination. Det finns ett komplext regelverk inom området som kan utgöra risk i form av bristande kännedom och bristande efterlevnad. Dessa risker är värderade till låga/medelhöga och åtgärderna inriktas främst på information till berörda parter i olika sammanhang. Universitetets varumärke Generellt för de risker som kopplas till universitetets varumärke är att de sannolikt inträffar sällan, men kan medföra betydande konsekvenser om de väl inträffar. Teknisk utrustning Viss teknisk utrustning beskrivs som gammal och i behov av förnyelse. Kvalitet Risken att utbildningens kvalitet skulle sjunka värderas som låg sannolikhet och hög konsekvens. Kvalitetsarbetet är väl integrerat i den löpande verksamheten och risken anses väl hanterad. Studenttillströmning Studenttillströmningen varierar över tiden med årskullarnas storlek och rådande konjunkturläge vilket kan försvåra planeringsarbetet. Detta är ett känt faktum som man alltid tvingats anpassa sig till och idag finns en utvecklad förmåga att hantera detta. Intern planering Den risk som berör riskområdet intern planering och som värderats högst var att det kollegiala ledarskapets komplexitet. Framför allt nämns att prefekternas förutsättningar för att utföra sitt uppdrag är otillfredsställande. Risken lyftes fram redan under 2008, och åtgärder har inletts för att hantera risken ytterligare. Som exempel kan nämnas att rektor under 2009 har beslutat om att göra prefektutbildningen obligatorisk. Slutsatser Arbetet med universitetets övergripande risker har generellt fungerat bra, och merparten av universitetets och fakulteternas ledningar har deltagit. De riskområden och risker som har lyfts fram kommer att utgöra grund för återkommande riskanalyser, där nya risker sannolikt kommer att läggas 7

8 till de redan nämnda. Förnyade riskvärderingar kan också förväntas ge vissa förändringar i riskvärdet i takt med att kvaliteten i och kunskapen om metoden förbättras. 8