Kallelse Sammanträdesdag

Transkript

1

2

3 Kallelse Sammanträdesdag Genomgång av mötesordning Ärenden som inte förberetts men som någon ändå vill ska behandlas nnder mötet får i så fall efter mötets godkännande föras in under "övriga frågor" i slutet av mötet. Vid vatje ärende förklarar ordföranden ordet fritt varefter ledamöter och ersättare får möjlighet att anmäla att de vill tala i frågan genom att räcka upp handen. När alla som vill yttra sig fått säga sin mening i ett ärende frågar ordföranden om diskussionen kan anses vru a avslutad. Om man är överens om detta ät det ordförandens uppgift att se efter vilka förslag som kommit fi am under diskussionen. Det kat1 finnas både ett bifall (=ja), ett avslag (=nej) och ett yrkande om återremiss, vilket betyder att man tycker att ärendet behöver undersökas mer för att återkomma nästa gång. Ordföranden frågar om han/hon uppfattat de olika yrkandena rätt och om det är möjligt att gå till beslut. Om mötet godkänner detta ställer ordföranden först frågan om ärendet ska genomföras under sammanträdet, eller om det ska återremitteras dvs. återkomma nästa gång. Om mötet beslutar att frågan ska avgöras under pågående möte ställer sedan ordföranden bifallmot avslag. Ledamöterna svarat sedan JA vid den ståndpunkt de tycker stämmer bäst. Alltså: Man svarar JA endera för bifall eller avslag. Man säger inte nej och när ordföranden frågar efter vilka som stöder en av ståndpunkterna är man tyst om man inte delar den uppfattningen. Om man inte tycker att ordföranden uppfattat svaren riktigt, utan istället borde hört att det var fler som tyckte på det andra sättet kan man ropa "votering". Den som inte samtycker till fattat beslut kan reservera sig dvs. få anmält att man inte delar majoritetens uppfattning.

4 Kallelse Sammanträdesdag Uppföljning av föregående möten Ungdomsfullmäktige har vid tidigare möten valt att stödja: Medborgarförslag om tillvaratagande av överbliven mat i skolorna. Samhällsbyggnadsnämnden har beslutat att avslå fårslaget eftersom Uddevallas forskolor är en offentlig verksamhet som inte kan bedriva konkurrerande verksamhet på liknande sätt som nämns i artikeln. Den forskola som hänvisas till i artikeln är ett foräldrakooperativ och behöver inte ta hänsyn till restauranger och privata näringsidkare på samma sätt enligt kommunallagen. Medborgarförslag från Kerstin Carlsson om att skyltar mot forbud av rastning av hundar sätts upp på två grindar i anslutning tilllekplatsen i korsningen Västgötavägen och Sigehultsvägen. Samhällsbyggnadsforvaltningen tycker forslaget är bra och beslutar att skyltar ska sättas upp enligt fårslagsställarens önskemål.

5 Kallelse Sammanträdesdag Val av ordförande, vice ordförande och sekreterare för läsåret 2016/2017 Enligt ungdomsfullmäktiges arbetsordning ska ungdomsfullmäktige välja en ordforande, vice ordforande och sekreterare for varje nytt läsår. Ordfårande leder sammanträdena, tillsammans med vice ordforande. sekreteraren skriver anteckningar for protokollet. Ordforande, vice ordfårande och sekreterare ska även vara med på beredningarna infor ungdomsfullmäktige. Alla som går i gymnasiet eller är med i ungdomsrådet är välkomna att skicka in en intresseanmälan till annica.aberg@uddevalla.se. Det går också bra att anmäla intresse på sammanträdet.

6 Kallelse Sammanträdesdag Förslag till ungdomsfullmäktige från Markus Rödin om elevparkering vid Kulturskolan på dagtid Dnr KS 2016/00205 Förslagsställaren önskar att asfaltsplanen vid Kulturskolan kunde få utnyttjas som elevparketing under dagtid. Ungdomsfullmäktige beslutade på mötet den 2 maj 2016 att stödja forslaget Stefan Björling från samhällsbyggnadsforvaltningen medverkade på mötet den 2 maj och infotmerade om att ärendet behöver utredas im1an fullständigt svar kan ges och att samarbete måste ske med gymnasieskoloma. Det som eventuellt kan vara aktuellt är några av parkeringsplatserna, men inte hela parkeringen. Det behöver också utredas om det behövs parkeringstillstånd och eventuellt pris for dessa i så fall. Stefan Björling kommer till ungdomsfullmäktige den 3 oktober for att ge en återkoppling/svar på hur det går med forslaget

7 Kallelse Sammanträdesdag Medborgarförslag från Tony Andreasson om att iordningsställa Skogslyckans fotbollsplan Dnr KS 2016/00365 Bakom lägenheterna på cyklonvägen 9 finns det en plan med både fotbollsmål och basketkorgar, som tyvärr brukas mer som hundrastgård i dag. Förslagsställaren tycker planen ska göras iordning eller, om det inte går, att fotbollsmålen och basketkorgama tas bort så att det åtminstone blir ett finare skogsområde. Ungdomsfullmäktige har att ta ställning till om man vill stödja forslaget eller inte.

8 Medborgarförslagets ärende: skogslyckans fotbollsplan/basketplan Ditt medborgarförs lag: Hej l Bakom lägenheterna på cyklonvägen 9, finns det en plan med både fotbollsmål och basketkorgar. Tyvärr brukas den mer som hundrastgård, i dagens läge. l stället för att ungdomar är där och spelar fotboll eller basket, men det finns en enorm potential på den ytan. Jag är själv där med mina barn, fast det hade varit mycket roligare så klart, om det hade varit en fin plan. Skickar ett foto som jag har tagit nyligen, det finns många fler. Men jag tycker att just den bilden ger en mycket tydlig översikt av hur det ser ut på planen. Det är mitt medborgarförslag, att göra i ordning planen. Skulle inte det vara ett alternativ, är det lika bra att ta bort både fotbollsmålen och basketkorgarna, för att åtminstone göra skogsområdet lite finare. Dagens datum: Namn: Tony Andreasson Adress: Postnummer och ort: Uddevalla E-post:

9 '\)l'. v.et.( <' -<:,') :::;; 'i"' +oh~~~ Kallelse Sammanträdesdag Medborgarförslag från Amanda Övregaard angående cykelbana på Edingsvägen. DnrKS 2016/00358 För att öka tillgängligheten på cykel för all barn och ungdomar som tränar på Rimnersvallen tycker förslagsställaren att man bör bygga en cykelbana som sammanlänkar cykelbanan som går längs med Fjällvägen och den som fim1s på den östra delen av Edingsvägen. Ungdomsfullmäktige har att ta ställning till om man vill stödja förslaget eller inte.

10 D nr KS 2016/00358 Inkom Medborgarförslagets ärende: Cykelbana på Edingsvägen Ditt medborgarförslag: För att öka tillgängligheten per cykel för ffa alla barn/ungdomar som tränar på Rimnersvallen tycker jag att man bör bygga cykelbana som sammanlänkar den bana som går längs rned Fjällvägen och den som finns på den östra delen av Edingsvägen. Dagens datum: Namn: -. Adress: Postnummer och ort: -Uddevalla

11 Kallelse Sammanträdesdag Översyn av påverkanskanaler Dnr KS 2015/00415 En översyn av kommunens övergripande påverkanskanaler har gjorts. Målet är att skapa tydliga och effektiva arbetssätt for både kommunmedborgare och kommunorganisationen. De kanaler som ingått i översynen är ViVill i Uddevalla! Medborgarforsla g Ris och Ros F rågepanelen Ungdomsfullmäktige Kommunala rådet for äldre och personer med funktionsnedsättning Utifrån översynen foreslås vissa forändringar i påverkanskanalerna: Tydliggöra respektive kanals syfte och vad medborgarna kan forvänta sig från respektive kanal. Principen "En dörr in" bör vidareutvecklas så att medborgama inte behöver fundera på vilken kanal de ska använda till vilket ändamål. Avskaffa medborgarforslagen och istället utveckla ViVill i Uddevalla! som har ett större utrymme for att utvecklas utifrån organisationens behov och önskemål. Avskaffa frågepanelen mot bakgrund av den låga aktiviteten i kanalen och det faktum att det finns enklare sätt att kontakta fortroendevalda i Uddevalla kommun. Vidareutveckla Ris och Ros (någon fmm av synpunktshantering måste finnas enligt lagstiftning). I samband med att ungdomsfullmäktige revideras säkerställa likvärdighet mellan nngdomsfullmäktige och råden for äldre och personer med funktionsnedsättning. De foreslagna ändringarna finns att läsa i rapporten Översyn av påverkanskanaler. Rapporten har varit ute på remiss till samtliga nänmder och till de politiksa partierna. Cornelia Kirpensteijn från kommunledningskontoret kommer till ungdomsfullmäktige och informerar om översynen och om de synpunkter som inkommit efter remissmndan. Ungdomsfullmäktige får tillfålle att lämna sina synpunkter på översynen och foreslagna ändringar på mötet.

12 Rapport - Översyn av påverkanskanaler Dnr: 2015/415 l (10) Handläggare Utvecklare Comelia Kirpensteijn Telefon comelia.kirpensteijn@uddevalla.se Översyn av påverkanskanaler Bakgrund Uddevalla kornmun tillhandahåller en rad kanaler för medborgarna att påverka kommunens service och utveckling. Kommunledningskontoret har fått i uppdrag av kornmunstyrelsen och demokratiberedningen att genomföra en översyn av kommunens övergripande påverkanskanaler för att skapa tydliga och effektiva arbetssätt både för kommunmedborgare och för kommunorganisationen. Under flera år har Uddevalla kommun arbetat med medborgardialog i projektfonn. Sedan våren 2014 finns ett systematiskt arbetssätt med medborgardialog beslutat av kommunfullmäktige och ingår i kommunens Riktlinjer för styrning. Parallellt med att kommunen har arbetat aktivt med att i större utsträckning involvera medborgama i beslutsprocessen har medborgarnas förtroende och upplevelse av möjlighet att påverka minskat. Sveriges kommuner erbjuds två ggr/år att delta i SCB:s medborgarundersökning. Uddevalla kommun har deltagit i undersökningen vid fem tillfällen, 2005,2007,2008,2011 samt Vid undersökningen noterar Uddevalla kommun upprepande låga resultat gällande förtroende och möjlighet till påverkan. Trots omfattande insatser för att öka medborgarnas möjlighet till påverkan under åren syns inga effekter av detta i attitydundersölmingen. Enligt "Kommunens Kvalitet i Kotihet" (KKiK) befinner sig Uddevalla på en andra plats av alla kommuner i Sverige när det gäller att möjliggöra för medborgarna att påverka kommunala beslut. Vad denna undersölming inte tar hänsyn till är levaliten i respektive kanal utan mäter snarare antalet kanaler som kommunen tillhandahåller medborgarna för att kunna vara med och påverka. Syfte och mål Syftet med utredningen har varit att belysa kommunens övergripande påverkanskanalers syfte, målgrupp, användningsområde, omfattning och resultat ur ett medborgarperspektiv samt kommunorganisationens nytta och kostnad för desamma. Målet för utredningen har varit att översynen ska leda till tydligare och effektivare arbetssätt för både kommunmedborgare och kommunorganisation. Kommunledningskontoret Ekonomiavdelningen Postadress UDDEVALLA Besöksadress stadshuset Varvsvägen 1 Telefon (vx) Fax tax E-post kommunledningskonforet@uddevalla.se

13 Rapport - Översyn av påverkanskanaler Dnr: 2015/415 2 (lo) Genomförande och metod Kanalerna som har ingått i översynen är: Vi Vill i Uddevalla! (e-petitioner) Medborgarförslag Ris och Ros (synpunktshantering) Frågepanelen Ungdomsfullmäktige Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning Utöver dessa kanaler har nämnderna flera lokala sanu ådsorgan och andra forum för dialog med sina brukare. Dessa ingår inte i översynen utan enbart de kommunövergripande påverkanskanalerna har kartlagts och utretts inom ramen för översynen. Översynen har genomförts genom kartläggning av inkomna förslag/synpunkter/frågor genom de olika kanalerna, insamling av underlag från förvaltningarna samt omvärldsanalys. För att beräkna kostnaden för de olika kanalerna har en schablonlönekostnad på kr (ink! sociala avgifter) använts samt kostnader för system eller motsvarande.

14 Rapport - Översyn av påverkanskanaler Dnr: 2015/415 3 (lo) Resultat Medborgarförslag och Vi Vill i Uddevalla! är kommunens uttalade påverkanskanaler. Frågepanelen är ett forum för medborgare att ställa frågor till politiska representanter och Ris och ros är en kanal för synpunktshantering och Ungdomsfullmäktige och kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning är kommunövergripande samrådsorgan Antal inkomna förslag per förslag/möte Kommentar: Siffrorna är avrundade * förslag som ungdomsfullmäktige själva beslutar kring, medborgarförslag alternativt förslag från ungdomar som ledamöterna i ungdomsfullmäktige kan besluta att lämna som medborgarförslag. ViViii i Uddevalla/ ViVill i Uddevalla! är kommunens version av e-petitioner. Vi Vill i Uddevalla! är en påverkanskanal för alla som har ideer om hur Uddevalla kan utvecklas. Det finns inga begränsningar i form av ålder eller att man måste vara folkbokförd i kommunen. Systemet bygger på att medborgare lämnar förslag och sedan samlar stöd för sitt förslag i form av underskrifter. Forskning visar att formaliserade e-petitioner i förhållande till traditionella förslag från medborgarna har ett visst mått av dagordningsmakt i systemet. Avgörande för detta är hur många underskrifter som krävs för att petitionen ska uppmärksammas av politiken (SOU:2016:5). Uddevalla har valt att inte införa någon gräns for hur många underskrifter som behöver samlas för att ett förslag ska lyftas till politiken. Samtliga förslag hanteras av kommunfullmäktiges presidium som har det yttersta ansvaret för att besvara och lyfta förslagen till den politiska dagordningen. Kartläggningen visar att under 2014 har det inkommit 12 förslag genom ViVill i Uddevalla,

15 Rapport- Översyn av påverkanskanaler Dnr: 2015/415 4 (JO) av dessa är ett förslag genomfört, ett av de inkomna förslagen har varit utanför den kommunala kompetensen. Samtliga förslag har hanterats i kommunfullmäktiges presidium och i samtliga fall har förslagslämnaren fått återkoppling. Påverkansgraden som har framkommit genom översynen är att 8 % av de inkomna förslagen har genomförts. Den totala beredningstiden inkluderar moderering av inkomna förslag samt hantering i kommunfullmäktiges presidium. Kostnaden för Vi Vill i Uddevalla uppgår till 500 kr/förslag vilket är baserat på den totala beredningstiden. Internt i organisationen är kännedomen för kanalen relativt låg, varken positiva eller negativa erfarenheter har framförts från förvaltningama. Detta har en naturlig förklaring eftersom förslagen hanteras av de politiska representanterna. I de fall kommunfullmäktiges presidium inte själva kan besvara ett förslag skickas det vidare till ansvarig nämnds ordförande för besvarande. Antalet förslag som inkommit under 2014 är det lägsta antal sedan ViVill infördes Tidigare år har det inkommit ca förslag genom kanalen. Under åren som ViVill har använts har få förslag samlat underskrifter. Orsaken till den kraftiga nedgången under 2014 är oklar. Majoriteten av förslagen är endast inlämnade och förslagslämnaren har sedan inte samlat några underskrifter. Endast ett fåtal förslag har väckt intresse bland medborgarna och samlat stöd. Som mest har ett förslag under åren ViViii varit i drift samlat ca 150 underskrifter. I övrigt har det varit mellan O-lO underskrifter/förslag. Trots den låga aktiviteten på hemsidan har besöksstatisken sedan införandet 2011 stadigt legat på i genomsnitt ca 300 unika besökare/månad. Medborgarförslag Medborgarförslag är en påverkanskanal för personer som är folkbokförda i kommunen. Syftet med medborgarförslag är att medborgarna får länrna förslag på utveckling inom ramen för den kommunala kompetensen. Det finns riktlinjer och rutiner för hur medborgarförslagen ska hanteras vilka regleras i kommunlagen och kommunfullmäktiges arbetsordning. Samtliga medborgarförslag bereds altemativt avgörs av nämnd. F örslagsställaren bjuds in för att komma till nänmden och presentera sitt förslag. Detta gör att digniteten kring medborgarförslag kan uppfattas som stark och att förslagsställaren får ett ökat inflytande genom den formaliserade processen kring hur medborgarförslag hanteras. Regeringens demokratiutredning (SOU:2016:5) framför kritik mot medborgarförslag. Exempelvis att förtroendevalda inte har en möjlighet att föra dialog med medborgarna, det finns heller ingen transparens -medborgarna lämnar förslag och väntar sedan på svar ifall det kommer att genomföras eller inte vilket varken främjar aktiva medborgare eller ger en indikation på om det finns en stark opinion för frågan som väcks. Demokratiutredningen (SOU:2016:5) föreslår i sitt betänkande att avskaffa medborgarförslagen och istället satsa på kanaler som skapar opinion och främjar multidialog. Enligt betänkandet föreslås medborgarförslag ersättas av folkmotioner. Folkmotioner påminner i stor utsträckning av e-petitioner, med undantaget att folkmotioner ska vara tvingande för samtliga kommuner och landsting att införa. Folkmotionerna föreslås också ha en lägstanivå att l % av befolkningen ska stödja förslaget innan det blir ett ärende på den politiska dagordningen. Kartläggningen visar att det 2014 inkom 58 medborgarförslag, av dessa är sex förslag bifallna

16 Rapport- Översyn av påverkanskanaler Dnr: 2015/415 5 (lo) vilket innebär en påverkansgrad på l O %. Kostnaden för beredningen av medborgarförslag uppskattas till ca l la/förslag. Kostnaden är baserad på den uppskattade tiden som kartläggningen kommit fram till att beredningen av medborgarförslag tar i anspråk. Kartläggningen visar att den allmänna uppfattningen inom organisationen är att medborgarförslagen är tidskrävande då samtliga förslag kräver ett formellt svar som ska hanteras inom ansvarig nämnd. Många av de förslag som inkommer som medborgarförslag hade kunnat hanteras som en enklare fråga och besvarats med ett mail alternativ telefonsamtal alternativt hanteras inom ramen för felanmälan eller synpunktshanteringen. Detta gör att känslan ål' att arbetsinsatsen inte motsvarar nyttan, vilket också framgår av andelen förslag som faktiskt lett till resultat. Genom att hanteringen av medborgarförslag är reglerat i kommunallagen gör det att det inte går att hantera förslagen på det mest effektiva sätt utan samtliga förslag ska hanteras genom en utredning och beslut i ansvarig nämnd alternativt kommunfullmäktige. Ris och Ros Ris och Ros är Uddevallas synpunktshantering. Ris och Ros ger medborgarna möjlighet att komma med synpunkter/klagomål/beröm och dessa synpunkter går vidare till chefen för den berörda verksamheten. När medborgarna använder sig av Ris och Ros kan de välja om de vill få återkoppling genom att lämna sina kontaktnppgifter. Under 2014 inkom 125 synpunkter/klagomål/beröm, varav majoriteten var riktade till socialtjänsten och samhällsbyggnadsförvaltningen. Kostnaden är i genomsnitt l 000 kr per synpunkt/klagomål/beröm och är beräknad på den uppskattade beredningstiden som har framkommit i kartläggningen. Många väljer att inte lämna sina kontaktuppgifter vilket resulterar i att hanteringen av synpunkter/klagomål/beröm, i många fall, inte återkopplas till avsändaren. När kontaktuppgifter inte lämnas omöjliggörs också dialog med avsändaren. Kartläggningen har visat att Ris och Ros av fiirvaltningarna anses vara ett viktigt underlag i verksamhetsutvecklingen och det systematiska kvalitetsarbetet. Sicollagen laäver att det ska finnas en synpunktshantering och således är det en särskilt viktig kanal för barn- och utbildningsnämnden. Frågepanelen Frågepanelen är ett system som är till för medborgarna att via en webbsida ställa frågor till representanter för de politiska partierna som är representerade i kommunfullmäktige. När en fråga kommer in, går ett mail till en ansvarig tjänsteman som har möjlighet godkänna det eller att inte publicera frågan ifall rnailet är laänkande, innehåller sekretessbelagda uppgifter eller på annat sätt bedöms som olämpliga. Många kommuner i Sverige använder sig av frågepaneler och det finns flera tankar kring hur de kan utvecklas. Ett förslag är att det ska finnas information om vilka uppdrag kontaktpolitikerna har, på det sättet blir det enklare för medborgama att ta kontakt med rätt politiker. Det finns även många kommuner som använder sig av "allmänhetens frågestund", vilket innebär att medborgama har möjlighet att ställa frågor på plats till politikerna i

17 Rapport- Översyn av påverkanskanaler Dnr: 2015/415 6 (10) kommunfullmäktige. Uddevalla Kommun ligger i framkant i det här området, eftersom Uddevalla har både frågepanel med information om kontaktpolitikerna på websidan och även frågestund i kommunfullmäktige. Utöver detta finns även kontaktuppgifter till samtliga ledamöter i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga nämnder på kommunens hemsida. Under år 2014 besvarades samtliga frågor av någon av de utsedda politiska representantema, däremot är det ett fåtal partier som besvarar de frågor som inkommer. Under 2014 var det i regel de partier som hade majoritet i kommunfullmäktige som svarade på frågorna, medan oppositionen var mindre aktiva. En förklaring till varför frågorna har en låg svarsfrekvens är att vissa partier har ett samarbete och därför en gemensam linje. Ifall ett av partierna svarar känner de andra samarbetspartierna att det inte finns ett behov att svara då den gemensamma linjen har angivits. Totalt inkom 11 frågor och beredningskostnaden per fråga är ca l 00 kr. Utöver beredningstiden tillkorner en systemkostnad på 30000kr/år. Ungdomsfullmäktige Ungdomsfullmäktige är en kanal för att ungdomar ska kunna ha inflytande i samhället genom att vara delaktiga i frågor som berör dem. Dessutom får de kunskap om hur den demokratiska processen i en kommun fungerar. Ungdomsfullmäktige är till får ungdomar som går i årskurs sju upp till årskurs tre på gymnasiet. Ungdomsfullmäktige hanterar medborgarfårslag, information från förvaltningarna och även fårslag från unga Det finns en osäkerhet kring hur stor påverkan ungdomsfullmäktige har haft i de frågor de har beslutat om. Det går inte att fastställa om nämnderna har beslutat i linje med ungdomsfullmäktige på grund av att de har tagit in deras synpunkter eller att det helt enkelt beror på tillfälligheter. Under 2015/2016 pågår ett omfattande förändringsarbete kring ungdomsfullmäktige och en arbetsgrupp bestående av ungdomar har arbetat fram ett nytt förslag på hur ungdomsfullmäktige ska fungera i framtiden. Det har i kartläggningen framkommit synpunkter kring att administrationen av ungdomsfullmäktige anses som omfattande och att nyttan motsvarar inte tiden och administrationskostnaderna. Kanalen används i låg utsträckning som en resurs i beslutsprocesserna vilket till viss del kan förklaras av en låg intern kännedom kring ungdomsfullmäktige. Detta är en faktor som arbetas med i det pågående fårändringsarbetet kring ungdomsfullmäktige. Under 2014 sammanträde ungdomsfullmäktige tre gånger, ett möte ställdes in. I beräkningen av kostnaden har det räknats på 4 sammanträden/år då det är normalfallet. Ungdomsfullmäktige hade 28 inkomna fårslag för 2014, varav åtta kom från ungdomar, resterande fårslag består av medborgarförslag som ungdomsfullmäktige tagit ställning till. Den uppskattade beredningstiden för varje sammanträde är 9 timmar. Ungdomarna som är med i ungdomsfullmäktige arvoderas inte men har vid vissa tillfållenfått en biobiljett vid slutet av en termin som en symbol får uppskattning av deras engagemang. Kostnaden per sammanträde blir i genomsnitt kr vilket gör ungdomsfullmäktige det till det mest kostsamma forumet får inflytande. Kostnaden omfattar lokalhyra, fika, administrativt stöd samt beredningstiden beräknad på schablonlönekostnad.

18 Rapport- Översyn av påverkanskanaler Dnr: 2015/415 7 (lo) Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning Kornmunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning är ett organ för samråd. Rådet består av representanter fi:ån pensionärs- och handikapporganisationer. Organisationernas medlemmar bereds genom sina representanter som har möjlighet att framföra synpunkter på den kommunala verksamhetens utformning och föreslå fårändringar och förbättringar i frågor som är aktuella för denna medborgargrupp. Det kan även ha funktionen som remissorgan när det gäller frågor som berör dem. Majoriteten av de ärenden som hanterats av kommunala rådet ror äldre och personer med funktionsnedsättning är informationsärenden, där ledamöterna lyft en fråga som bevaras vid nästa sammanträde.. Kanalen används i låg utsträclming som en resurs i beslutsprocesserna vilket till viss del kan fårklaras av en låg intern kärrnedom kring forumet. Organisationen för Råden får äldre och personer med funktionsnedsättning reviderades under 2014 och från att ha varit ett pensionärsråd och ett handikappråd inrättades ett kornmunalt råd får äldre och personer med funktionsnedsättning samt två nämndråd som täcker in samtliga nämnders ansvarsområden. Det är bara det kommunala rådet ror äldre och personer med funktionsnedsättning som har ingått i översynen då det endast är de kommunövergripande påverkanskanalerna som har belysts. Det är dock viktigt att understryka att det finns två ytterligare nämndråd inom socialnämndens ansvarsområde samt ett nämndråd under kommunstyrelsen med ansvar får barn- och utbildning, kultur och fritid samt samhällsbyggnadsfrågor. Detta innebär en särskild och ökad satsning på den specifika målgruppen. Synpunkter kring detta har kommit fram i kartläggningen där frågan lyfts ifall det finns ytterligare målgrupper vars möjligheter till inflytande särskilt bör stärkas. Det går inte att mäta i siffror hur stor påverkansgrad det kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning har haft då det i fårsta hand hanterat informationsäreden. Rådet sammanträder fyra gånger/år och beredningstiden får varje möte är 9 timmar. Kostnaden per sannnanträde är i genomsnitt kr. I den totala kostnaden ingår lokalhyra vid utlokaliserade sammanträden, fika, arvoden och beredningstid. slutsatser och rekommendationer Översynen av kommunens övergripande påverkanskanaler har visat en låg påverkansgrad. Medborgarförslag och ViViii som är uttalade påverkanskanaler noterar en i stort sett lika låg påverkans grad. Den största skillnaden mellan kanalerna är att Vi Vill äger kommunen själva att besluta om hur fårslagen ska handläggas och hanteras. Varje kornmun kan själva välja om de vill införa medborgarförslag men om de införs är det reglerat i kommunallagen hur handläggningen ska ske. Vid en jämförelse mellan ViViii och medborgarförslag framgår det att medborgarförslag är den kanal som är mest kostsam och har även en lång beredningstid. Utifrån ett medborgarperspektiv är det inte lämpligt att ha två olika kanaler för att lämna förslag. Det skapar otydlighet kring vilken kanal man ska välja för vilka förslag. Därför bör endast en kanal får medborgarna att lämna förslag kvarstå.

19 "'""v"~< <> <"!;;;) l>' 'ro~ <J:;;. Af~ Rapport - Översyn av påverkanskanaler Dnr: 2015/415 8 (10) Mot bakgrund av den låga påverkansgraden, den höga kostnaden för administration och den byråkratiska styrningen av medborgarförslag föreslås att medborgarförslag avskaffas. Demokratiutredningen (SOU:2016:5) når liknande slutsatser och har i sitt betänkande föreslagit att medborgarförslagen ska avskaffas. I betänkandet motiveras detta med att trots de förenklingar som infördes 2007 då bestämmelserna för medborgarförslag ändrades i kommunallagen så att fullmäktige fick möjligheten att överlåta till styrelsen eller arman nämnd att besluta i ärenden som väckts genom medborgarförslag är administrationen tung. Ä ven de förslag som avslås kräver en utredning vilket gör att handläggningen är administrativt betungande. Medborgarförslagen främjar heller inte dialog i den utsträckning som är önskvärt och demokratiutredningen föreslår att istället satsa på verktyg som främjar dialog och således ersätta medborgarförslag med folkmotion (SOU 2016:5). Folkmotioner påminner i stor utsträckning av ViVill, med undantag att folkmotionerna föreslås ha en lägstanivå att l % av de som är folkbokförda i kommunen ska stödja förslaget iunan det blir ett ärende på den politiska dagordningen. De förslag och rekommendationer som länmas i betänkandet ska inte ses som kommande ändringar, utan förslag på sådana. Riksdagen kommer under 2016/2017 att ta ställning till dessa förslag och besluta om vilka förändringar som ska genomföras för att främja demokratin. Hur detta kommer att påverka de lokala påverkanskanalerna är omöjligt att fastställa i dagsläget därför föreslås en lokalpåverkanskanal att kvarstå och vidareutvecklas. Möjligheten för medborgama att kunna vara med och påverka genom att länrna förslag till kommunen är viktig och ska inte inskränkas på genom att avskaffa medborgarförslag. För att kunna skapa effektiv hantering av förslag från medborgarna föreslås ViV iii, som är den påverkanskanal kommunen själva kan styra hanteringen av, kvarstå och vidareutvecklas. Medborgarförslag föreslås vara kvar i sin nuvarande form fram till och med 31 december 2016 medan utvecklingsarbete av ViViii pågår. En vidareutveckling av ViVill är nödvändigt då det i sin nuvarande form inte fungerar ändamålsenligt. En gräns för hur många underskrifter som behövs för att ett ärende ska beredas bör införas. Genom detta kvalificeras initiativrätten och den sammantagna arbetsbördan kommer sarrnalikt att minska. Gränsen för hur många underskrifter som ska samlas innan ett ärende väcks bör vara tillräckligt låg för att medborgama ska uppleva att det är värt att engagera sig och tillräckligt hög för att förtroendevalda ska ta förslagen som ett tydligt opinionsuttryck ViViii kan också användas som ett forum för medborgardialog där, utöver de förslag medborgama själva lämnar in, kommunen kan initiera frågor där man vill ha medborgarnas synpunkter och åsikter och använda ViViii som ett forum för medborgama att ta ställning till olika förslag och som ett komplement till dialogen som sker i samband med fysiska möten. Frågepanelen är inte välanvänd utan det är i stort sett bara den politiska majoriteten som svarar på frågor, utöver den låga svarsfrekvensen är det också få frågor som kommer in genom kanalen. Det finns många andra kanaler för att ställa frågor till förtroendevalda och med detta som bakgrund föreslås Frågepanelen att avskaffas. Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning har gjort förändringar under 2015 och det pågår ett utvecklingsarbete kring ungdomsfullmäktige. Vad som

20 Rapport- Översyn av påverkanskanaler Dnr: 2015/415 9 (10) konstateras är att samrådsorganen hanteras olika. De tilldelas olika grad av möjlighet till påverkan. Det finns tre råd för äldre och personer med funktionsnedsättning som totalt sammanträder i genomsnitt 12 ggr/år. Även ungdomar har pekats ut som en politiskt viktig grupp vilka genom forumet ungdomsfullmäktige sammanträder 4 ggr/år. Rådet för äldre och funktionsnedsättning får arvode, vilket ungdomsfullmäktige inte får enligt nuvarande arbetsordning. Det finns även skillnader kring hur sekreterarskapet hanteras där ungdomsfullmäktige betalar ca kr/sammanträde medan kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning inte bekostar sekreterarskapet. Reflektionerna från förvaltningarna visar att kännedomen for båda samrådsorganen är låg. F ör att öka kännedomen behövs infonuation spridas till samtliga nämnder och förvaltningar om organens uppdrag och ansvarsområde. Skillnaderna mellan nuvarande samrådsorgan bör minimeras och ett enhetligt arbetssätt för hur samrådsorgan hanteras bör tas fram. För att undvika förväntansglapp mellan vad medborgarna kan förvänta sig av kanalerna och vad kommunen avser med kanalerna samt for att på lång sikt stärka medborgarnas förtroende för Uddevalla kommun likväl som for de demokratiska processerna är det viktigt att det fi1ms tydliga och effektiva arbetssätt med medborgardeltagandet Det finns tydliga beskrivningar av arbetet med medborgardialog där utgångspunkten är att kommunen initierar vilka frågor som önskas diskuteras med medborgarna. För de kanaler medborgarna använder när de själva initierar vilka frågor de vill ha inflytande över, så som de övergripande påverkanskanalerna, finns inga sådana beskrivningar. Det systematiska arbetssättet med medborgardialog bör vidareutvecklas och även omfatta de kommunövergripande påverkanskanalerna for att tydliggöra vad kommunen avser med dem och således vad medborgarna kan forvänta sig av dem. Det är svåjt för medborgarna att veta vilken kanal de ska använda för vilka frågor/förslag/synpunkter. Många forslag som inkommit genom såväl medborgarförslag som ViVill borde hanterats inom ramen för samhällsbyggnadsnämndens felanmälan eller genom Ris och Ros. Principen "En dörr in" bör vidareutvecklas så att medborgarna inte behöver fundera på vilken kanal de ska använda till vilket ändamål. Genom införandet av ett medborgarcenter skapas förutsättningar för detta arbetssätt. Medborgarcenters uppgift är att fungera enligt "En dörr in" principen för invånarna. Syftet med det nya medborgarcentret är att underlätta och forenkla för medborgarna i kontakten med kommunen. Kommunens kommande Medborgarcenter bör ansvara för att kanalisera rätt medborgarnas frågor/fdrslag/synpnnkter. Kommunledningskontoret kommer att se över vilka tekniska möjligheter som finns för att underlätta for medborgarna i kontakten med kommunen i samband med att formerna för Medborgarcenter arbetas fram. Ris och Ros föreslås förändras. Någon form av synpunktshantering behöver kvarstå for att uppfylla de krav som ställs genom lagstiftning, och i samband med att "en dörr in" principen utvecklas tydliggöra vilka frågor som hanteras inom ramen för synpunktshantering. V ad som hanteras inom ramen for nuvarande Ris och Ros bör omprövas så att hanteringen såväl internt som för medborgarna blir så enkel och effektiv som möjligt.

21 Rapport- Översyn av påverkanskanaler Dnr: 2015/415 l o (lo) Följande åtgärder foreslås: Utveckla det systematiska arbetssättet med medborgardialog Tydliggöra respektive kanals syfte och vad medborgama kan förvänta sig från respektive kanal. Principen "En dörr in" bör vidareutvecklas så att medborgama inte behöver fundera på vilken kanal de ska använda till vilken ändamål. Avskaffa medborgarförslag från och med l januari 2017 och istället utveckla Vi Vill som har ett större utrymme för att utvecklas utifrån organisationens behov och önskemål. Avskaffa frågepanelen mot bakgrund till den låga aktiviteten i kanalen och det faktum att det finns enklare sätt att kontakta förtroendevalda i Uddevalla kommun. Ris och Ros föreslås vidareutvecklas. Någon form av synpunktshantering behöver kvarstå för att uppfylla de krav som ställs genom lagstiftning, och i samband med att "En dörr in" principen utvecklas tydliggöra vilka frågor som hanteras inom ramen för synpunktshantering. I samband med att ungdomsfullmäktige revideras säkerställa likvärdighet mellan ungdomsfullmäktige och råden för äldre och personer med funktionsnedsättning. Samtliga förändringar föreslås gälla från och med l.