Informationsnämnden Anteckningar från möte 21:a november 2009

Transkript

1 Informationsnämnden Anteckningar från möte 21:a november 2009 Närvarande ledamöter: Ingela Möller Frank Arnoldsson Karina Carlsten Stefan Eliasson Jan Burström Teddy Palm Ola Larsson Per Albinsson Kaj Modig Bo Sörensson Blekingekretsen Bottenhavskretsen. Vice ordförande IN Dackekretsen S:t Annakretsen Skelleftekretsen Stockholmskretsen Sörmlandskretsen. Ordförande IN Vänerkretsen Västkustkretsen Öresundskretsen Frånvarande: Eggegrundskretsen, Uppsalakretsen, Väster-Mälarkretsen. Kanslichefen SXK och Ordförande Medelhavsseglarna kunde inte närvara p.g.a. tidskollision med Kryssarklubbsdagen. 1 Mötets öppnande Ordförande Ola Larsson hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 2: Kort presentation av närvarande ledamöter. Alla deltagare presenterade sig och sitt engagemang i SXK kortfattat. 3: Val av sekreterare. Frank Arnoldsson valdes till sekreterare. 4: Godkännande av föreslagen dagordning. Dagordningen godkändes. Dagordning i bilaga 1. SXK IN anteckningar 21:a november 2009 Rev. A Sida 1 av 5

2 5: Godkännande av föregående protokoll. Föregående protokoll godkändes och lades till handlingarna efter en kort förtydligande diskussion angående skeppsrådet som webbforum 6: Budget för nästa verksamhetsår. Budget för 2010 prolongeras från föregående år, vilket innebär 2 fysiska möten för nämnden under verksamhetsåret. 7: Rapport om situationen för de svar som IN lämnat styrelsen. Infonämndens svar till styrelsen angående PåKryss föredrogs utan diskussion. Se bilaga 2. Infonämndens svar till styrelsen angående Skeppsrådet föredrogs samt styrelsens beslut i frågan. Se bilaga 2. Ur styrelsens protokoll nr 2, 9: - Skeppsrådet Vid förra årsmötet fick Informationsnämnden ett uppdrag att ta fram ett förslag till en informationskanal mellan organisationen och dess funktionärer. Informationsnämnden föreslår att nämnden tar ansvar för en del av SXKforum som endast är öppen för funktionärer. Nämnden utser moderator och producerar periodvisa sammanfattningar i pdf som skickas ut till funktionärerna. Styrelsen beslutade att godkänna förslaget. Det är viktigt att forumet blir kanal för information och diskussion och åtgärden bör utvärderas innan nästa årsmöte. 8: Frank Arnoldsson berättar om upphandlingen av nya På Kryss samt arbetsgruppens arbete. Frank har varit nämndens representant och ingått i den arbetsgrupp vilken haft SXK-styrelsens uppdrag att genomföra en upphandling av produktionen av medlemstidningen På Kryss. Det har av rent affärsmässiga skäl varit en strikt sekretess runt upphandlingen på begäran av de som lämnat offerter. Det har medfört att infonämndens ledamöter inte har fått löpande information om arbetets fortskridande. Under försommaren utarbetades upphandlingsunderlag för produktion av både tidning och webb - PX på Internet - och strax efter midsommar sändes offertförfrågan ut till ett brett antal intressenter (12 st) SXK IN anteckningar 21:a november 2009 Rev. A Sida 2 av 5

3 Svarstiden sattes till slutet av augusti och nio tidnings/webb producenter lämnade offert. Den nuvarande leverantören ansåg sig inte kunna svara upp till hanteringen av de upphovsrättsliga kraven som ställdes i förfrågan SXK:s fria användande av det redaktionella materialet i tidning/webb och övriga SXK relaterade produkter - och avstod från att lämna offert enligt förfrågan. De erbjöds sig att fortsätta på oförändrade avtalsvillkor vilket arbetsgruppen, och SXK:s styrelse, avvisade. De nio leverantörerna bestod av såväl små redaktionella enmansbolag som mellanstora redaktionella företag samt stora förlag. I september värderade arbetsgruppen de inkomna anbuden utifrån uppsatta kriterier gällande chefredaktör, möjligheter till samarbete med SXK och inte minst ekonomi och synergieffekter - både direkta och framtida. I en slutvärdering utkristalliserades en grupp på tre företag, varav ett företag valdes ut och presenterades för styrelsen. Vid SXK-styrelsemötet den 24 september valde styrelsen att gå vidare med det företag som rekommenderats av arbetsgruppen. Någon vecka senare träffade representanter för styrelsen chefredaktör och projektledare och bekräftade valet. Styrelsen gav uppdraget till arbetsgruppen att slutföra upphandlingen samt att utforma det kommande konceptet för både tidning och webb. Tidningens första nummer ska finnas ute i slutet av januari 2010 och den redaktionella webben ska vara publicerad senast den 1 september Det slutliga avtalet om produktion av PåKryss skrevs med Aller Förlag, med Micke Westin som chefredaktör. Arbetsgruppen består av Per Berkhuizen, kanslichef - Gunilla Ekholm, styrelseledamot - Kent Mattsson, expert - och Frank Arnoldsson, vice ordf. infonämnden Frank redogjorde även för det tänkta förfarandet i att skapa en ny webbplattform för hela SXK med början i en redaktionell hemsida - måldatum för öppnande är före sommaren Där ska även kretsarna på ett enkelt sätt kunna publicera lokala nyheter och information. Efterhand ska innehållet/funktionalitet i den befintliga webben flyttas/fasas in i den nya miljön. Det kommer dock att ta sin tid - sannolikt upp till tre år. Det är ett omfattande arbete - innehållsligt, tekniskt och inte minst ekonomiskt. Punkten avslutades med förslag på nytt innehåll i PX - tidning och webb - som förslag på underhållande båtrapportering i PX - tecknad serie - om prylar som på - läsgodis om ett intressant ämne från en intressant skrivare. SXK IN anteckningar 21:a november 2009 Rev. A Sida 3 av 5

4 Utveckla sociala medier typ Facebook-grupper för SXK - relationsmarknadsföring som Sörmlandskretsens Qvinna ombord gör för medlemsvärvningen - ökad grad av internetuppkoppling i båten öppnar för nya tjänster - hur ändra på relationen man/kvinna ombord - Spontana eskadrar i Facebook-grupper: "Vi är på väg dit! Ska ni hänga med? - ett alternativ till välplanerade eskadrar. Etc! 9: Ambition med Informationsnämnden - diskussion. Vara mer aktiv i debatten - miljö - skatter - försöka att finnas på nyhetsredaktionernas ringlistor i båtfrågor. Ta tillvara kompetens inom SXK från t ex marknadsförare som är medlemmar - det finns inget forum för dem. Byråfolk till mässor etc - skapa en organisation för dessa personer - samla folk från olika kretsar - ta in dem i infonämnden - stadgar under omarbetande - förslag på att dela redaktion och marknadsföring - motförslag att infonämnden ansvarar för all marknadsföring redaktionellt och marknadskommunikation - mer specifika möten i nämnden t ex ange i dagordning - redaktionella möten och marknadsföringsmöten. Skillnad på riks-marknadsföring och krets-marknadsföring. En koordinerad plattform för SXK marknadsföring. Det ska finnas en tydlig ambition inom infonämnden att stötta den nya PX redaktionen att få in redaktionellt material från kretsarna under Diskussion om samarbeten mellan kretsar och redaktion 10: Presentation av IN:s verksamhet och oss själva på SXK:s hemsida behöver ses över. Diskussion om utformning. Utgick p.g.a. tidsbrist. Frågan löses med direktkontakter efter mötet. 11: Räckviddsundersökningen - slutsatser och kommentarer. Diskussionen om Orvestos undersökning blev kort då en möjlig undersökningsmiss 2007 konstaterades. Alla undersökta tidningar minskade markant och oförklarligt i upplaga, vilket ledde till osäkerhet om slutsatser kunde dras. 12: SKOP Medlemsundersökning - slutsatser och kommentarer. Ett för litet undersökningsantal (400 pers) ansågs inte göra undersökningen riktigt trovärdig. Nämnden noterade att många medlemmar använder Internetuppkoppling ombord vilket stärker uppfattningen om att relevant och informativ information och service via hemsidan är viktig. SXK IN anteckningar 21:a november 2009 Rev. A Sida 4 av 5

5 13: Presentation av och diskussion med den nya redaktionsledningen. Först som gemensam punkt enligt allmänna programmet. Sedan en diskussion med Micke Westin och Jan SinClair med presentation av infonämndens medlemmar. Micke presenterade mer av innehållet i nya PX. Samförstånd om att IN:s ledamöter aktivt ska vara behjälpliga med uppslag och kontakter till nya redaktionen samt rekommendera i kretsarna tidigare publicerat material som borde vara av riksintresse. 14: Christina Frieberg berättar om sitt mångåriga arbete med att förteckna och indexera På Kryss artiklar. Christina redogjorde för det stora och förtjänstfulla arbete hon och hennes dotter lagt ner under åren på att förteckna och indexera alla artiklar som publicerats i PX. På kan man i sidonavigeringen finna länken PåKryss som pekar in till en sida där man kan söka artiklar och även beställa dessa från kansliet. Nämnden anser att arbetet är viktigt då det förlänger livet och tillgängligheten på publicerade artiklar och därmed stärker medlemsnyttan. Se Utgick p.g.a. tidsbrist. Beslut om tid för nytt möte tar nämnden via e-post. 21: Mötet avslutas. Ordförande Ola Larsson tackade alla närvarande. Antecknat Justeras Frank Arnoldsson Ola Larsson Bilagor: Dagordning, Infonämndens svar till styrelsen Distribution: IN Ledamöter, SXK ordförande, SXK kanslichef i underskrivet original, SXK sekreterare SXK IN anteckningar 21:a november 2009 Rev. A Sida 5 av 5