Svenska Kryssarklubben PROTOKOLL Nr 10/11:8 Sammanträde med styrelsen Dag: lördagen den 26 mars 2011 Tid: Plats: Hotell Knaust, Sundsvall

Transkript

1 Svenska Kryssarklubben PROTOKOLL Nr 10/11:8 Sammanträde med styrelsen Dag: lördagen den 26 mars 2011 Tid: Plats: Hotell Knaust, Sundsvall Närvarande ledamöter: Torbjörn Berg, ordförande Ulf Lindskog, viceordförande Bertil Carlsen, skattmästare, (deltog ej i beslut om 2.3) Gunilla Ekholm Nina Brodd Ulf Dyberg Olof Nordell Tom Risberg Ej närvarande ledamöter: Roland Mårtensson Föredragande/Sekreterare: Per Berkhuizen Bilagor: Dok 595 Resultat februari 2011 Dok 597 Prognos februari 2011 Dok 596 Medlemsstatistik mars 2011 Dok 599 Ändrade principer för budgetprocessen Dok 600 Åtgärder funktionärsstöd för Skattmästare Dok 601 Ändring av firmatecknare Dok 593 V-kretsens Underlag till riks i(2) Dok 604 Noteringar från Styrelsens möte med arbetsgruppen från Västkustkretsen Dok 605Västkustkretsens stadgar 1. Dagordningsformalia 1. Mötets öppnande 1.1. Godkännande av dagordning 1.2. Föregående protokoll 1.3. Uppföljningslista beslutspunkter 2. Beslutsärenden 2.1. Ändrade principer för budgetprocessen 2.2. Åtgärdsplan stöd för Skattmästare 2.3. Tjänsteköp från Västkustkretsen 2.4. Upphandling tak Malma Kvarn 3. Informationsärenden 3.1. Ekonomi 3.2. Medlemsutveckling 3.3. Verksamhetsår och Nyckeltal. Diskussion 4. Övriga Frågor 4.1. Ändring firmateckning 5. Nästa styrelsemöte 6. Mötet avslutas 1(5)

2 1. Dagordningsformalia. 1.1 Ordförande Torbjörn Berg hälsade alla välkomna och öppnade mötet. 1.2 Dagordningen godkändes. 1.3 Föregående protokoll 10/11:6 godkändes med ändringar och lades till handlingarna. Protokoll 10/11:7 diskuterades och godkändes med ändringar och lades därmed till handlingarna. 1.4 Uppföljningslistan med beslutspunkter har inte ändrats sedan styrelsemötet den 10 februari. 2. Beslutsärenden 2.1 Ändrade principer för budgetprocessen. Förslag till beslut Dok 599. Bertil Carlsén redogjorde för resultaten från Skattmästarmötet den 12 mars. Två problem som upplevs bland kretsar och nämnder är att äskanden ska vara inne tidigt, 15 april. Få har börjat planera för nästa års verksamhet då årets verksamhet för många knappt börjat. Styrelsens beslut från den 10 februari 2011 om att flytta äskandetiden till den 15 september diskuterades. Problemet med en sen äskandetid innebär att Skattmästarna då måste arbeta med budget och verksamhetsplaner under båtsäsongen vilket inte uppskattas. Förslaget är att förenkla processen så att kretsar inte behöver äska kretsbidrag. Det här innebär att de flesta kretsar därigenom inte behöver äska medel. Riksföreningen förser kretsen med kretsbidragets storlek senast den 15 juni. Övriga äskanden ska vara inlämnade den 15 maj. Styrelsen beslutade att bifalla förslaget vilket innebär att tidigare beslut från 10 februari 2011 därmed har ersatts. Styrelsen beslutade också att hänsyn ska tas till resultatet vid Forum Åtgärdsplan stöd för Skattmästare. Förslag till beslut Dok 600 Bertil Carlsén redogjorde för resultaten från diskussionen om stöd till Skattmästaren. Skattmästarna ansåg inte att någon utbildning för Skattmästaren är relevant, snarare erfarenhetsutbyte. Att köpa in ett gemensamt redovisningssystem är inte relevant då flera webbaserade redovisningssystem är helt kostnadsfria i sitt basutförande. Däremot att skapa mallförslag för budget, kontoplan, nyckeltal, äskande och projektansökan. Förslaget enligt Dok 600 är skattmästarnas förslag till åtgärder för att underlätta uppdragen. Styrelsen beslutade att bifalla förslaget. Styrelsen beslutade också att hänsyn ska tas till resultatet vid Forum Tjänsteköp från Västkustkretsen. Underlag Dok 593, 604, 605 Styrelsen har behandlat Västkustkretsens krav om tjänsteköp en tid. Styrelsen är enig i att frågan är komplicerad och berör hela organisationen. Därför anser Styrelsen att frågan ska framläggas till Forummötet för behandling. Forum är i detta avseende ett rådgivande organ. Styrelsen beslutade att lämna styrelsemötet öppet för att fortsätta behandla frågan under helgen i dialog med Forum mötet. Forumdiskussionerna bekräftade att frågan är komplicerad. En ytterligare komplikation är att Västkustkretsen som framställt kraven inte finns på plats och kan redogöra för sin syn på saken. Styrelsen utformade en handlingsplan för hur frågan bör behandlas och lade fram detta till Forum för synpunkter. 2(5)

3 Vid Styrelsens avslutande diskussion i ärendet beslutade styrelsen att godkänna följande handlingsplan. Styrelsen kunde inte uppnå enighet. 1. Styrelsen kommer att ta fram en korrekt och dokumenterad historiebeskrivning. 2. Svenska Kryssarklubbens budget fastställs av årsmötet. Nya budgetprinciper av stor vikt eller principiell beskaffenhet bör fastställas av årsmötet. 3. Den av årsmötet 2010 fastställda budgeten ger inte styrelsen mandat att tillmötesgå Västkustkretsens stora krav innevarande budgetår. 4. Styrelsen avser att initiera en process med målet att avge ett förslag till årsmötet i november. 5. En beredningsgrupp tillsätts med företrädare för Riksföreningens styrelse, Västkustkretsen och några företrädare för övriga kretsar. Styrelsen hemställer att referensgruppen medverkar vid tillsättandet av kretsrepresentanter. 6. Beredningsgruppen utarbetar ett förslag till ett nytt system för kretsbidrag och kretsersättningar. Förslagen ska grundas på följande två principer. a. Likställighetsprincipen som innebär att alla medlemmar i Riksföreningen ska behandlas lika. b. Alla kretsar ska behandlas på basis av objektiva, rättvisa och förutsägbara kriterier. 7. Riksintressen definieras och finansieras av Riksföreningen. 8. En möjlighet som bör prövas är att basera viss del av bidraget eller ersättningen på aktiviteter eller nyckeltal för att stimulera verksamhetsutvecklingen. 9. Beredningsgruppens rapporterar till styrelsen. 10. Styrelsen ska samråda med företrädare för alla kretsar och medlemsrevisorer innan styrelsen framlägger sitt förslag till årsmötet. 2.4 Upphandling Takrenovering Malma Kvarn. Per Berkhuizen redogjorde för arbetet med upphandlingen. Vi har ett problem med upphandlingen av Takrenoveringen för Malma Kvarn då de flesta av leverantörerna anser att vi ställer för höga krav för ett sådant litet uppdrag och har dragit sig ur. Per Berkhuizen föreslår för att komma vidare att Tom Risberg som sakkunnig deltar i ett möte med de leverantörer som återstår för att se om vi kan finna en samförståndslösning lösning så vi får upphandlingen avslutad. Resultat kan bli att vi tvingas avvika från inköpspolicyn om tre jämförbara offerter. Styrelsen beslutade att godkänna förslaget. 3(5)

4 3. Informationsärenden 3.1 Ekonomi. Resultaträkningen för februari Dok 595 anmäldes. För februari rapporteras en positiv avvikelse jämfört med budget på kr. Trots att annonsförsäljningen vikit något, vilket rapporterades förra månaden så har vi sänkt kostnaderna för På Kryss ännu mer. En ny prognos för verksamhetsåret Dok 597 anmäldes. Prognosen visar på ett negativt reslutat jämfört med budget på kr. Då är inte taket på Malma Kvarn eller eventuellt extrabidrag till Västkustkretsen inräknat. 3.2 Medlemsutveckling. Medlemsstatistiken från mars 2011, dok 596, anmäldes. Rapporten visar på en svag positiv förändring med +65 fullbetalande medlemmar jämfört med samma period förra året. 3.3 Verksamhetsår och nyckeltal. Under Skattmästarmötet diskuterades också förslaget som framförts om att ändra verksamhetsår till kalenderår. Skattmästarna konstaterade att det finns nackdelar med det nuvarande verksamhetsåret men att en ändring till kalenderår också har många nackdelar. Skattmästarna enades om att behålla verksamhetsåret som det är men att vi bör tydliggöra äskandeprocessen, förenkla vad som ska äskas och flytta fram årsmötestiderna något. Några beslut i den riktningen har redan tagits idag. Ulf Dyberg framförde Hamn- och farledsnämndens önskemål att byta till kalenderår. En annan fråga som även diskuterades vid Kryssarklubbsdagarna är hur vi ska mäta verksamhetens utveckling, inriktning och effektivitet. Efter ett grupparbete enades Skattmästarna om följande förslag som ska presenteras Forum. Medlemstillväxt, möta förväntningar analysera bortfall, värvningskostnader Deltagande i genomförda aktiviteter, 5 kategorier, 24 timmars, föredrag, kurser, eskader, årsmöte, övrigt Genomsnittsålder för fullbetalande Medlemsnöjdhetsindex, inkl. På kryss nöjdhet, Bojar, Hamnbeskrivningar Andel funktionärer Administrativa kostnader i % av medlemsintäkten 4. Övriga frågor 4.1 Sammanslagning av Svenska Båtunionen och Seglarförbundet planeras. Ulf Lindskog redogjorde för de långtgående planer som finns på att slå samman SBU och SSF. Bortsett från de omfattande förändringar det blir för organisationerna så blir det också konsekvenser för Kryssarklubben. Svenska Samarbetsdelegationen där vi tre föreningar ingår kan genom sammanslagningen ha spelat ut sin roll. Bristen på engagemang från SBU i SSD gör att de frågor som vi normalt brukar lyfta till SSD i fortsättningen bör behandlas på egen hand. 4(5)

5 4.2 Ändring firmateckning. Förslag till beslut Dok 601. Med anledning av att kamrer Margit Strand går i pension och Mattias Bredberg tillträder som ny kamrer från den 11 april 2011 beslutade styrelsen att ändra konstitueringen gällande bank och giroärenden i enlighet med följande lydelse. Beträffande firmateckning vid bank och giroärenden m m, beslutades dels att vid uttag från föreningens bankkonton samt girering och uttag över föreningens bankkonton samt girering och uttag över föreningens plusgirokonton även som vid utfärdande av fullmakter i intresseärenden, föreningens firma tecknas av styrelsens ledamöter, kanslichef Per Berkhuizen och föreningens kamrer Mattias Bredberg, två i förening. Per Berkhuizen och Mattias Bredberg har rätt att var för sig få tillgång till föreningens bankfack. Denna paragraf börjar gälla den 11 april Nästa styrelsemöte Nästa styrelsemöte Nr 10/11:9 är ett telefonmöte den 28 april kl Mötet avslutas Vid protokollet: Justeras: Justeras: Per Berkhuizen Torbjörn Berg Ulf Lindskog Kanslichef Ordförande Vice Ordförande 5(5)