Granskning av leverantörsregister och leverantörsutbetalningar

Transkript

1 Revisionsrapport Anders Hägg Richard Vahul Sonja Moré Ebba Lind Granskning av leverantörsregister och leverantörsutbetalningar Solna stad

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Inledning Bakgrund Revisionsfråga och kontrollmål Revisionsmetod och avgränsningar Resultat av granskningen Inhämtning av data Leverantörsregister Rutiner för seriositetskontroll av leverantörer Kontroll mot Skatteverk, Bolagsverk etc. för ett urval av leverantörer Rutiner för förändring av leverantörsregister och användarnas behörighetsnivå i ekonomisystemet är ändamålsenliga utifrån ansvar och befogenhet Analys av eventuella dubbletter bland leverantörer Förekomst av ogiltiga organisationsnummer Leverantörsfakturor Analys för att identifiera dubbla utbetalningar Identifiering av leverantörer med få leverantörsfakturor Identifiering av leverantörer med många leverantörsfakturor Identifiering av leverantörer där Solna stad har en nettofordran Analys av betalningsmoral, betalningsdatum vs förfallodatum Behörighetshantering Det finns en aktuell attestförteckning/attestkort avseende attest av ekonomiska transaktioner som överensstämmer med registrerade attestbehörigheter i ekonomisystemet Fakturor som saknar elektronisk attest Fakturor med elektronisk attest som inte följer attestflödet Analys av om attestanter och/eller förtroendevalda har funktionärsroll i registrerade bolag och om inköp skett till Solna stad från dessa bolag Avtalskontroll Rutiner/kontroller som säkerställer att inköp av varor och tjänster sker i enlighet med Solna stads regler och lagstiftningen finns och tillämpas Rutiner/kontroller som säkerställer hög avtalstrohet finns och tillämpas Rutiner/kontroller som säkerställer att upphandlade avtal efterlevs, finns och tillämpas (avser priser, leveransvillkor osv) Rutiner för kontinuerlig uppföljning av avtal finns och tillämpas Solna stad 1 av 22

3 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Solna stad genomfört en granskning avseende rutiner kring leverantörsregister och hantering av inköp och leverantörsfakturor för perioden 1 januari till 30 september Granskningen syftar till att bedöma om Kommunstyrelsen och nämnderna har en tillräcklig intern kontroll avseende hantering av leverantörer och leverantörsfakturor. Granskningen tar sin utgångspunkt i SKYREVS s utkast till vägledning för redovisningsrevision i kommuner och landsting. Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningen är att den interna kontrollen är tillräcklig men att det inom vissa områden bör vidtas åtgärder i syfte att ytterligare stärka den interna kontrollen. Vi har inom ramen för granskningen inte identifierat några indikationer på oegentligheter utifrån de dataanalyser och urvalskontroller som genomförts. Nedan redovisar vi våra mest väsentliga iakttagelser/rekommendationer utifrån genomförd granskning. Vi rekommenderar Kommunstyrelsen säkerställa att det totala antalet behöriga till leverantörsregistret begränsas. Vidare bör en översyn ske kring huruvida medarbetare med behörighet att beslutsattestera (7 st) behöver tillgång till att kunna ändra i leverantörsregistret. förändringsloggar analyseras regelbundet samt att utförda kontroller dokumenteras. en spärr/signalfunktion i leverantörssystemet införs för att förhindra att ogiltigt organisationsnummer registreras för en leverantör. det finns beslut och fullständiga underlag för samtliga beslutsattestanter i ekonomisystemet. all nödvändig information framgår av tecknade avtal samt att fakturorna är tillräckligt specificerade för att en god intern kontroll ska kunna upprätthållas. Solna stad 2 av 22

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Inköpskostnader utgör en stor del av Solna stads externa kostnader viket innebär att väsentligheten är hög. Det finns även risker förknippade med inköp och hantering av leverantörsfakturor. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållning och hanteringen av leverantörsregistret i övrigt inte alltid fungerar som avsett. Då ansvaret för inköp, attest och kontering av leverantörsfakturor är decentraliserat finns en ökad risk att kontroll av inköp och utbetalningar inte i alla delar har en tillfredsställande följsamhet till tecknade avtal. Det kan vara svårt att i alla delar upprätthålla kompetens och enhetlighet i kontrollerna. Som ett led i den årliga granskningen av Kommunstyrelsen och nämnderna, har revisorerna beslutat om en granskning av leverantörsfakturor bland annat i syfte att identifiera eventuella risker för oegentligheter. Granskningen består av en kvantitativ del och en kvalitativ del. I den kvantitativa delen genomförs dataanalyser av samtliga leverantörstransaktioner. I den kvalitativa delen valideras resultaten av dataanalyserna genom stickprov som följs upp med Solna stad Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har Kommunstyrelsen och nämnderna en tillräcklig intern kontroll avseende hantering av leverantörer och leverantörsutbetalningar? För att svara på revisionsfrågan har följande kontrollområden legat till grund för granskningen: Leverantörsregister Rutiner för seriositetskontroll av leverantörer. Kontroll mot Skatteverk, Bolagsverket etc. för ett urval leverantörer. Rutiner för förändring av leverantörsregister och användarnas behörighetsnivå i ekonomisystemet är ändamålsenliga utifrån ansvar och befogenhet. Analys av eventuella dubbletter bland leverantörer. Förekomst av ogiltiga organisationsnummer. Leverantörsfakturor Analys för att identifiera dubbla utbetalningar. Analys av betalningsmoral, betalningsdatum vs förfallodatum. Identifiering av leverantörer med få leverantörsfakturor. Identifiering av leverantörer där Solna stad har en nettofordran. Solna stad 3 av 22

5 Behörighetshantering Det finns en aktuell attestförteckning/attestkort avseende attest av ekonomiska transaktioner som överensstämmer med registrerade attestbehörigheter i ekonomisystemet. Analys av om attestanter och/eller förtroendevalda har funktionärsroll i registrerade bolag och om inköp sker till Solna stad från dessa bolag. Avtalskontroll Rutiner/kontroller som säkerställer att inköp av varor och tjänster sker i enlighet med Solna stads regler och lagstiftningen finns och tillämpas. Rutiner/kontroller som säkerställer hög avtalstrohet finns och tillämpas. Rutiner/kontroller som säkerställer att upphandlade avtal efterlevs, finns och tillämpas (avser priser, leveransvillkor osv.) Rutiner för kontinuerlig uppföljning av avtal finns och tillämpas Revisionsmetod och avgränsningar Granskningen har skett genom inledande intervjuer med berörda tjänstemän. En registeranalys har genomförts utifrån leverantörsregistret. Därefter har genomgång skett av Solna stads riktlinjer och rutiner för hantering av leverantörer och behörigheter i ekonomisystemet samt för avtalstrohet. En förteckning över roller och behörigheter har erhållits för varje nämnd/förvaltning. Med utgångspunkt i denna har ett urval av roller/behörigheter stämts av mot underliggande behörighetsblanketter och attestkort. Kontroll har genomförts mot Bolagsverkets register avseende funktionärsroller i företag för attestanter och förtroendevalda. Kontroll har skett avseende efterlevnaden av ett urval upphandlade avtal. Granskningen avgränsas till att omfatta Kommunstyrelsen och i tillämpliga delar nämnderna. Granskningsresultatet, per kontrollmål, redovisas i ett sammanhållet avsnitt med vidhängande analys och kommentarer. Vidare finns ett avsnitt med sammanfattande bedömning och rekommendationer. Det senare avsnittet återfinns först i revisionsrapporten. Solna stad 4 av 22

6 3. Resultat av granskningen 3.1. Inhämtning av data Analyserna har utförts på filer och material tillhandahållet av Solna stad. Följande filer ligger till grund för analysen: - Leverantörsregister för hela Solna stad, per Girotransaktioner för perioden Leverantörsreskontra per Svensk handels varningslista, uttagen per Leverantörsregister Rutiner för seriositetskontroll av leverantörer Solna stad har en dokumenterad rutinbeskrivning för nyupplägg av leverantörer i leverantörsregistret, daterad Rutinbeskrivningen omfattar olika aktiviteter i samband med upplägg av leverantörer: kontroll av bolagets organisationsnummer ska ske mot bolagsverket, kontroll att angivet bankgiro eller plusgiro stämmer med angivet organisationsnummer och firmanamn, kontroll av F- skatt samt att leverantören inte finns med på svensk handels varningslista. Av rutinbeskrivningen framgår även vilka åtgärder handläggaren ska vidta vid avvikelser såsom att det inkommer en bluffaktura. Enligt uppgift sker i praktiken ovanstående kontrollaktiviteter i första hand mot Inyett 1. Vid utbetalning använder sig ekonomienheten av Inyett. De kontroller som Inyett gör omfattar: att det inte finns dubbletter av leverantörsfakturor/betalningar, att det inte finns ogiltiga bankkontonummer, att f-skattsedel finns, ovanligt höga belopp följs upp samt att leverantören inte är i konkurs. Skulle varning ske avseende en utbetalning stoppar staden den. Vår bedömning är att det finns rutiner för seriositetskontroll som i allt väsentligt bedöms vara tillfredsställande Kontroll mot Skatteverk, Bolagsverk etc. för ett urval av leverantörer Vi har genomfört en analys för att identifiera om det finns leverantörer i leverantörsregistret som återfinns i Svensk handels varningslista. Listan från Svensk handel laddades ner från Svensk handels hemsida Resultat från dataanalys Utifrån genomförd analys kan vi konstatera att det finns fem leverantörer med organisationsnummer som finns med på Svensk handels varningslista, några 1 System för säkra betalningar och internkontroll Solna stad 5 av 22

7 transaktioner gentemot dessa bolag identifierades dock inte. För dessa leverantörer har vi följt upp med Solna stad varför de finns med i leverantörsregistret samt huruvida de är spärrade. Tre av leverantörerna var spärrade i leverantörsregistret med en kommentar om att de återfinns på Svensk handels varningslista. De två andra leverantörerna spärrades av Solna stad efter att de fått ta del av våra resultat. Seriositetskontroll har genomförts för ett urval på tio av de större leverantörerna som Solna stad köpt varor och tjänster ifrån under granskningsperioden, där fem leverantörer har avtal med Solna stad och fem saknar avtal. För dessa leverantörer har följande granskats (uppgifterna är tagna från Infotorg/Bolagsverket per ): Verifiering Ja Nej Är bolaget skatteregistrerat, dvs. finns F-skatt? 10 0 Uppvisar bolaget något skuldsaldo (dvs. finns det några obetalda skatteskulder)? 0 10 Uppvisar bolaget några betalningsanmärkningar? Uppvisar bolaget några förseningsavgifter Vår bedömning är att det inte föreligger någon väsentlig risk för Solna stad. Denna bedömning baseras på det faktum att samtliga leverantörer var registrerade för f- skatt och inte uppvisade skuldsaldon. Vidare noterades att huvuddelen av betalningsanmärkningarna avsåg betalningsföreläggande som senare avskrivits samt att inget av rättsfallen avsåg Solna stad. Ingen av förseningsavgifterna avsåg Vi rekommenderar att Solna stad inför rutin att regelbundet göra seriositetskontroller i likhet med ovan i avsikt att identifiera eventuella oseriösa leverantörer. 2 Antalet betalningsanmärkningar varierade för dessa sju bolag. De varierade mellan tre och 54 stycken och avsåg huvudsakligen 2014 och För samtliga bolag avsåg huvuddelen av betalningsanmärkningen ansökan om betalningsföreläggande vilka senare avskrivits. Samtliga bolag hade även betalningsanmärkningar som varit/är föremål hos KFM. Betalningsanmärkningarna för de tre bolag med de beloppsmässigt högsta värdena uppgick till 1,1 mkr, 1,2 mkr respektive 2,5 mkr. Bolaget (med avtal) med den högsta betalningsanmärkningen om totalt 2,5 mkr hade två fall som är/varit föremål för tingsrätt/ domstol. Pågående rättsfall hade överlämnats till domstol under april 2015 och uppgick till cirka 1,5 mkr. 3 Samtliga tre bolag har historiska förseningsavgifter från olika perioder före år Antalet förseningsavgifter uppgick till mellan en och fyra stycken för dessa bolag. Solna stad 6 av 22

8 Rutiner för förändring av leverantörsregister och användarnas behörighetsnivå i ekonomisystemet är ändamålsenliga utifrån ansvar och befogenhet. För närvarande har Solna stad en decentraliserad ekonomifunktion men ser över möjligheten att centralisera handläggningen avseende upplägg och ändringar i leverantörsregistret. Solna stad ser även över användarnas behörighet i leverantörsregistret utifrån ansvar och befogenhet. Totalt har 30 personer behörighet att lägga upp och ändra uppgifter i leverantörsregistret. Enligt Solna stads rutinbeskrivning för nyupplägg av leverantörer (se ovan) har endast behöriga personer på kommunstyrelsen kontor rätt att registrera nya leverantörer för fakturor i leverantörsfakturaportalen och ändra uppgifter för befintliga leverantörer. Enligt uppgift sker enstaka manuella utbetalningar mestadels engångsleverantörer, ofta privatpersoner på förvaltningarna. Vid uppläggning av en ny leverantör krävs ingen tvåhandsprincip och enligt uppgift saknas denna funktion i systemet. I praktiken är det främst en handläggare som arbetar med att lägga upp och ändra uppgifter i leverantörsregistret. Utbetalning av leverantörsfakturor hanteras av handläggaren för kassan som varken har behörighet att göra ändringar i leverantörsregistret eller har beslutsattest. Vid dennes frånvaro gör en redovisningsekonom utbetalningarna vilken har behörighet till leverantörsregistret men saknar beslutsattest. Utbetalningen stäms av genom kontroll på totalbeloppet samt på differenserna mellan kvittensen från banken och utbetalningsfilen. Kontroll har skett om personer med behörighet att göra ändringar i leverantörsregistret även har beslutsattesträtt. Sju av de 30 medarbetare som har behörighet till leverantörsregistret har beslutsattesträtt. Vid vår granskning har vi emellertid inte identifierat någon person som har behörighet i hela kedjan, dvs. att göra ändringar i leverantörsregistret, beslutsattestera samt effektuera en utbetalning. Enligt uppgift tar Solna stad regelbundet ut loggar vilka analyseras översiktligt för att se vilka förändringar som gjorts i leverantörsregistret. Denna analys dokumenteras inte. Enligt uppgift går det dock att se samtliga ändringar som skett, vem som har gjort ändringarna samt när i tiden. Solna stad har ingen rutin för systematisk spärrning av inaktiva leverantörer men enligt uppgift ser de över detta då de har många leverantörer som är inaktiva. Solna stad spärrar en leverantör när Inyett kommer med varning. Spärr av leverantörer kan göras av samtliga som har behörighet att lägga upp och göra ändringar i leverantörsregistret. I loggarna syns att leverantören varit spärrad och därefter låsts upp. Eventuell upplåsning av en tidigare spärrad leverantör är dock svårupptäckt då det saknas signal i systemet och det sker inte heller någon särskild uppföljning på detta. Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att det totala antalet behöriga till leverantörsregistret bör begränsas. Vidare bör kommunstyrelsen se över om medarbetare med behörighet att beslutsattestera (7 st) behöver tillgång till att ändra i leverantörsregistret. Solna stad 7 av 22

9 Solna stad dokumenterar inte genomförda kontroller av känsliga leverantörsuppgifter. Utifrån gjorda iakttagelser rekommenderar vi Solna stad att regelbundet analysera förändringsloggar samt dokumentera utförda kontroller Analys av eventuella dubbletter bland leverantörer. Analysen syftar till att identifiera förekomsten av dubbelregistreringar av leverantörer i leverantörsregistret. Dubbelregistrerade leverantörer är primärt en ordningsfråga för Solna stad och kan försvåra uppföljning av inköp och också leda till felaktiga utbetalningar. Det kan också få till följd att kontroll av fakturadubbletter i leverantörsfakturasystemet inte fungerar som avsett. Analysen tar ut alla leverantörer med dubbla leverantörsnummer eller leverantörsnamn i leverantörsregistret. Resultat från dataanalys Solna stad har totalt 2768 leverantörer. Analysen gav inget utslag på dubbla leverantörer baserat på leverantörsnummer. Däremot identifierades 1603 dubbletter baserat på leverantörsnamn vilket innebär att de är upplagda mer än en gång med samma leverantörsnamn. Vår analys visade dubbletter avseende både privatpersoner och organisationer/företag. Dubbletterna var även olika till karaktär med bland annat flera olika bank/postgiro-nummer, olika adress samt olika organisationsnummer. Uppföljning av dessa dubbletter har gjorts med Solna stad avseende varför ett så stort antal dubbletter förekommer samt hur de säkerställer att felaktig utbetalning inte sker. Ett tiotal av leverantörerna med dubbla namn valdes slumpvis ut och det framkom att samtliga dubbletter hade skapats samt att varje dubblettpar hade en leverantör med bankgiro och en leverantör med postgiro. Vidare var de flesta leverantörerna med postgiro spärrade. Vid uppföljning med den som lägger upp nya leverantörer framkom att Solna stad övergick från att betala till postgiro till att betala till bankgiro vid årsskiftet Till följd av att Solna stads medarbetare hade uppfattat att det inte gick att byta till bankgiro på befintlig leverantör skapades en ny leverantörsidentitet för bankgirot. Enligt uppgift kan dubbla leverantörer per namn även uppkomma till följd av att vissa försystem skapar leverantörer. För att kunna separera leverantörerna som skapats från försystem behåller Solna stad dessa leverantörer. Baserat på att ekonomienheten var medveten om att många leverantörer var upplagda dubbelt och hade spärrat flertalet av postgiroversionerna samt att det fanns en tydlig systematik bakom den stora majoriteten av dubbletter gör vi bedömningen att det inte finns någon väsentlig risk att utbetalning sker till fel leverantör. För att ytterligare minska risken för felaktig utbetalning rekommenderar vi att Solna stad går igenom samtliga dubbletter och om möjligt rensar leverantörsregistret alternativt spärrar de versioner som ska vara inaktiverade. Solna stad 8 av 22

10 Förekomst av ogiltiga organisationsnummer. En sökning har gjorts efter organisationsnummer med avvikande kontrollsiffra. Sökningen har utförts på alla leverantörsfakturor i fakturatransaktionerna samt leverantörsregistret. För att rensa bort bl a privatpersoner har endast organisationsnummer som börjar på "5" och "2" tagits med. Resultat från dataanalys Efter genomförd analys av leverantörsregistret har ogiltiga organisationsnummer identifierats för 167 av Solna stads 2768 leverantörer. Efter genomförd analys av fakturatransaktioner har 46 transaktioner påträffats för leverantörer med ogiltiga organisationsnummer. Utav ovanstående 46 transaktioner har uppföljning skett av 18 leverantörer. Efter uppföljning med Solna stad och kontrollsökning på Infotorg framgår att det ogiltiga organisationsnumret för 17 av leverantörerna berodde på den mänskliga faktorn, det vill säga att någon siffra har blivit fel vid upplägget av leverantören. Solna stad korrigerade dessa leverantörer efter att de erhållit denna information. Den artonde leverantören har ett ogiltigt organisationsnummer till följd av att det är en fiktiv leverantör som Solna stad använder under tiden som utredning pågår avseende en faktura. Motivering till denna leverantör är, enligt uppgift, att de kan ankomstregistrera en faktura i tid men säkerställa att de inte råkar betala fakturan om det efter utredningen skulle framkomma att Solna stad inte ska betala den. Exempel på när en faktura registreras på denna leverantör är då leveransadressen tyder på att Solna stad kanske inte är den avsedda mottagaren. Vi noterar att det sannolikt i de flesta fall är felregistrering som orsakat det stora antalet leverantörer med felaktiga organisationsnummer i leverantörsregistret och att transaktioner således inte genomförts med oönskat företag. Solna stad hade dock inte noterat att felaktiga organisationsnummer registrerats eftersom det inte finns några spärrar eller signalfunktioner som förhindrar sådan registrering. Vår rekommendation är att Solna stad inför en spärr/signalfunktion för att säkerställa att ogiltiga organisationsnummer inte kan registreras Leverantörsfakturor Analys för att identifiera dubbla utbetalningar Analysen tar ut potentiella dubbla utbetalningar baserat på kombinationen fakturanummer, leverantörsnummer, belopp och fakturadatum. Resultat från dataanalys Totalt sex transaktioner innehöll ovanstående kombinationer. Uppföljning av samtliga transaktioner med Solna stad visade att träffarna på dubbla utbetalningar uppkommit till följd av att Solna stad skapat kvittningstransaktioner direkt i systemet genom att länka originalfakturan till en kreditfaktura. Till följd av detta fick kreditfakturan samma fakturadatum, belopp och leverantörsnummer. Per granskningsdatum var samtliga transaktioner kvittade i systemet. Solna stad 9 av 22

11 Vår bedömning är att det inte föreligger någon väsentlig risk för dubbla utbetalningar Identifiering av leverantörer med få leverantörsfakturor Analysen tar ut de leverantörer med minst antal transaktioner sorterat efter högsta belopp. För analysen användes filen för fakturatransaktioner vilket medför att leverantörer utan fakturor under perioden inte kommer med i analysen. Resultat från dataanalys Analysen gav träffar på tio olika organisationsnummer i transaktionsfilen där leverantören haft max en transaktion. Utav dessa träffar identifierades en leverantör med högsta enskilda belopp uppgående till 358 tkr. Avtal saknades för denna leverantör enligt avtalsregistret och uppföljning gjordes med Solna stad, se tabell nedan. Övriga nio transaktioner uppgick till belopp från 1,3 tkr till 21,3 tkr och bedöms som immateriella för vidare uppföljning. Leverantör tkr Enligt stadsmiljöchef: direktupphandling gjordes med annan leverantör än ramavtalsleverantören på grund av akut behov och ramavtalsleverantören hade inte möjlighet att hantera ärendet i tid. Vår bedömning är att det inte föreligger någon väsentlig risk kopplat till leverantörer med få utbetalningar. Vid uppföljning av den noterbart största utbetalningen har tillfredsställande förklaringar erhållits Identifiering av leverantörer med många leverantörsfakturor Analysen tar ut de leverantörer med flest antal transaktioner sorterat på högsta belopp. Resultat från dataanalys Analysen gav träffar på tio olika organisationsnummer i transaktionsfilen där leverantören haft tusentals transaktioner. Utav dessa träffar identifierades två leverantörer som, enligt avtalsregistret, saknade avtal och där den totala summan för leverantörens transaktioner uppgick till 2,8 mnkr respektive 5,4 mnkr och därmed överstiger direktupphandlingsgränsen. Övriga åtta leverantörer hade antingen avtal, enligt avtalsregistret, avsåg bolag ägda av Solna stad eller energibolag och för dessa bedömdes fakturavolymen som rimlig. Uppföljning gjordes avseende de två leverantörerna, se tabell nedan. Solna stad 10 av 22

12 Leverantör Belopp Förklaring Leverantör 1-2,8 mnkr Avser månatliga fakturor för inköp gjorda med Solna stads inköpskort vilka stadens medarbetare kan ansöka om vid behov. Leverantör 2-5,4 mnkr Till följd av överprövning under året har inköp gjorts hos den gamla leverantören. Nya avtalet startade varför Solna stad tvingats köpa utanför avtal under våren Vår bedömning är att hanteringen av dessa leverantörer i allt väsentligt fungerar. Dock noterades en leverantör där avtal saknades som uppsteg till 2,8 mnkr och således bör omfattas av Solna stads rutiner för avtalsupphandling. Vår rekommendation är att Solna stads internkontroll och rutiner även bör omfatta inköpskort Identifiering av leverantörer där Solna stad har en nettofordran Analysen genomfördes i syfte att kartlägga vilka leverantörer som Solna stad har en fordran på, det vill säga har betalat mer än vad som hittills levererats. Analysen har baserats på öppna poster. För att få en överblick över materialet har en analys på totalnivå genomförts, vilken framgår av tabell nedan. Fakturatyp Belopp Antal fakturor Procent Fakturor % Kreditfakturor % Summa % Resultat från dataanalys Analysen har identifierat 15 leverantörer där Solna stad har nettofordran. Totalt uppgår denna till 448 tkr. Vi valde att följa upp de tre leverantörerna där Solna stad har högst nettofordran, vilka totalt uppgår till 361 tkr. Leverantör Belopp Reglerad per granskningsdatum? Leverantör tkr 2 fakturor. Ej reglerad. Leverantör 4 22,5 tkr 1 faktura. Reglerad. Leverantör 5 20,6 tkr 1 faktura. Reglerad. Vid uppföljning framgår att två av nettofordringarna vilka summerade upp till 43 tkr var reglerade per granskningsdatum. Resterande 318 tkr avser två kreditfakturor som ställts ut av leverantör 3 till följd av att Solna stad av misstag betalat två debetfakturor. Kreditfakturorna ligger kvar i systemet och matchas mot inkommande debetfakturor. Reglering av felaktiga fakturabetalningar sker normalt Solna stad 11 av 22

13 genom kreditnotor som kvittas mot inkommande debetfakturor. Enligt uppgift borde dock berörd förvaltning i det här fallet begärt återbetalning istället eftersom beloppet var ovanligt högt och förhindrar det normala flödet. Vår bedömning är att det finns bra rutiner centralt på ekonomienheten vilka fungerar som avsett. Däremot noterar vi avvikelser i den lokala hanteringen av förvaltningarna av enstaka större kreditfakturor. Vår rekommendation är att information om rutinen förmedlas till förvaltningarna Analys av betalningsmoral, betalningsdatum vs förfallodatum Risk finns att Solna stad antingen betalar sina fakturor för tidigt (ger staden dåligt kassaflöde) eller att Solna stad betalar sina fakturor för sent (påförs påminnelseavgift och dröjsmålsränta). Resultat från dataanalys Analysen visar fördelning över när i tid betalning skett i förhållande till förfallodatum. För att få en överblick över materialet har en analys på totalnivå genomförts, vilken framgår av tabell nedan. Förseningstid Belopp Antal fakturor Betalt före eller på förfallodagen dagar försenade dagar försenade dagar försenade Mer än 120 dagar försenade Summa En transaktion på 14 mnkr identifierades som hade genomförts mer än 120 dagar efter förfallodatum. Efter uppföljning med Solna stad framkom att fakturan avsåg statsbidrag för lärlingsverksamhet. Solna stad hade skapat en kreditpost till följd av att de trodde att de skulle återbetala 14 mnkr till staten. Återbetalningen har därefter kvittats med en debetpost vilken kopplats till kreditpostens ursprungsdatum varför det ser ut att vara betalt mer än 120 dagar efter förfallodatum. Analysen visar även fördelning över tid avseende obetalda fakturor i förhållande till förfallodatum. För att få en överblick över materialet har en analys på totalnivå genomförts, vilken framgår av tabell nedan. Solna stad 12 av 22

14 Förseningstid Belopp Antal Före förfallodatum dagar försenade dagar försenade Mer än 120 dagar försenade Summa Uppföljning gjordes av fem fakturor som var obetalda mer än 120 dagar efter förfallodatum. Dessa framgår av tabell nedan. Leverantör Belopp Förfallodatum Kommentar Leverantör , Betalades 20/ Solna stad höll på betalningen på grund av oklarheter med avtalet. Leverantör , Makulerades 25/ Leverantör , Samma faktura som berördes under avsnitt nettofordran. Leverantör , Samma faktura som berördes under avsnitt nettofordran. Leverantör , Faktura reglerad med kreditnota 9/ Vår bedömning är att det inte föreligger någon väsentlig risk avseende Solna stads förmåga att betala i rätt tid. Uppföljningen gav rimliga förklaringar till fakturor som identifierats i analysen. Se även rekommendation avsnitt Behörighetshantering Det finns en aktuell attestförteckning/attestkort avseende attest av ekonomiska transaktioner som överensstämmer med registrerade attestbehörigheter i ekonomisystemet. Vi gjort en översiktlig analys över antalet beslutsattestanter i ekonomisystemet och kan konstatera att det finns 197 personer med beslutsattest. Vi bedömer att det är ett rimligt antal beslutsattestanter mot bakgrund av att Solna stad har runt tillsvidareanställda medarbetare 4. Av Solna stads attestreglemente framgår att nämnderna ska utse beslutsattestanter och dess ersättare. Dessa ska framgå av förvaltningsvisa förteckningar vilka fortlöpande ska uppdateras för att alltid vara aktuella. 4 Solna stads delårsrapport 2015, s. 3. Solna stad 13 av 22

15 Vi har erhållit aktuella attestförteckningar för tekniska förvaltningen, kultur- och fritidsförvaltningen, stadsledningsförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen och vi kan notera att förvaltningarna har upprättat attestförteckningarna på olika sätt. Av vissa attestförteckningar framgår för varje ansvar vem som är beslutsattestant samt vilken befattning denne har, av andra attestförteckningar framgår för varje ansvar beslutsattestantens befattning men inte dennes namn. Resultat Vi har utifrån leverantörsreskontra stickprovsmässigt valt 15 fakturor till ett belopp om 50 mnkr. För dessa fakturor har vi granskat beslutsattestant gentemot attestförteckning. För 14 av 15 fakturor hade attest skett av den som enligt attestförteckning hade attesträtt för berört ansvar. Vi har efterfrågat kompletterande underliggande beslut avseende en attestant men inte erhållit något ytterligare material. Vidare har vi även stickprovsvis kontrollerat uppgifter om attesträtt från ekonomisystemet mot attestförteckningen för 15 attestanter. Elva av 15 attesträtter som var registrerade i systemet överensstämde med den fysiska attestförteckningen. En av de fyra attestanterna vars attesträtt inte överensstämde med attestförteckningen hade attesträtt enligt attestförteckningen för ett annat ansvar än det granskade. Övriga tre fanns inte i attestförteckningarna. Vi har efterfrågat kompletterande underliggande beslut avseende beslutsattest för dessa fyra attestanter men inte erhållit dem från Solna stad. Bedömning och rekommendation Vår bedömning är att det i allt väsentligt finns uppdaterade attestförteckningar. Dock rekommenderar vi att Solna stad säkerställer att det finns beslut och fullständiga underlag för samtliga beslutsattestanter i ekonomisystemet Fakturor som saknar elektronisk attest Sökning har även skett av samtliga elektroniska fakturor som saknar attest i systemet. Totalt 68 fakturor identifierades utan attest, där vi valde att följa upp de fem största fakturorna. Vid uppföljning framkom att fakturorna ankommit i september och därmed blivit ankomstregistrerade men hade inte hunnit bli beslutsattesterade. Per granskningsdatum (december 2015) hade tre fakturor blivit attesterade, en faktura hade blivit makulerad och avseende den femte fakturan inväntade Solna stad underlag från leverantören. Faktura Belopp Attest Kommentar Faktura 1-1,1 mnkr Beslut: 7/ Många konteringar och kommentarer i flödet. Faktura 2-1,9 mnkr Beslut: 7/ Många konteringar och kommentarer i flödet. Faktura tkr Beslut: 16/ Många konteringar och kommentarer i flödet. Faktura tkr Ingen attest. Makulerad 25/ Solna stad 14 av 22

16 Faktura tkr Ingen attest. Faktura ej betald. Inväntar underlag enligt anteckning i flöde. Vår bedömning är att det inte föreligger någon väsentlig risk rörande avsaknaden av attest då detta berodde på att fakturorna ankommit vid granskningens brytpunkt och därmed inte hunnit attesteras. Dock kan noteras att fakturorna inte behandlats snabbt varför risk kan finnas för onödiga kostnader för Solna stad. Vår rekommendation är att Solna stad ser över attesteringsprocessen för att säkerställa att staden inte påförs onödiga påminnelseavgifter till följd av fördröjd hantering Fakturor med elektronisk attest som inte följer attestflödet Sökning har även skett av de fakturor som inte följer attestflödet i systemet innebärande att de inte bör ha någon elektronisk attest. Totalt har 184 transaktioner påträffats. Vid uppföljning med Solna stad framkom att träffarna avsåg fakturor som skapas i försystem. Dessa fakturor hanteras och attesteras i leverantörsfakturasystemet. hade felaktigt fått information om att dessa fakturor hanteras utanför leverantörsfakturasystemet. Följaktligen har korrekt hanteringen av attest skett Analys av om attestanter och/eller förtroendevalda har funktionärsroll i registrerade bolag och om inköp skett till Solna stad från dessa bolag. Samtliga förtroendevalda och beslutattestanter med chefsposition har kontrollerats mot bolagsverket. För de personer där vi har identifierat engagamang i bolag har en kontroll genomförts mot Solna stads samtliga leverantörsutbetalningar under granskningsperioden. Solna stads egna bolag, bostadsrättsföreningar och intressebolag är undantagna. Analysen visar att utbetalningar har skett till två bolag där någon som är förtroendevald eller i ledande befattning i Solna stad har funktionärsroll. För dessa utbetalningar kunde vi konstatera att beslutsattestering gjorts av annan än den med funktionärsroll. En faktura per bolag har valts ut och följts upp med Solna stad med avseende på vilka som har beställt och sakgranskat fakturan samt vad den avsåg. För den ena fakturan framgick inte vem som har beställt eller sakgranskat och för den andra faktururan var den med funktionärsroll angiven som referens till köpet. Se tabell nedan. Leverantör Belopp Avser Kommentar Leverantör kr Hyresavi Direktregistrerad manuell faktura. Kan ej se vem som har beställt eller sakgranskat. Solna stad 15 av 22

17 Leverantör kr Inköp av div produkter Den med funktionärsroll är angiven som referens på fakturan. Beslutsattesterad av annan person. Sakgranskning framgår ej. Vår analys visar även att för fyra fakturor med varierande belopp om mellan 250 kr och kr saknades uppgift om attest. För dessa fakturor har vi kontrollerat vem som gjort beställningen, vad som köpts samt vem som har beslutsattesterat fakturorna. Per granskningsdatum var en faktura beslutsattesterad av annan person än den med funktionärsroll. Två fakturor var bestridna på gund av felaktigheter och den femte var sakgranskad och inväntade beslutsattestering av annan än den med funktionärsroll. Se tabell nedan. Leverantör Belopp Avser Kommentar Leverantör kr Hyresavi Beslutsattesterad av annan än den med funktionärsroll. Leverantör kr Tag Bestriden. Leverantör kr Hyresavi Bestriden. Leverantör kr Hyresavi Inväntar beslutsattest. Vid uppföljning med redovisningschef avseende att inköp har gjorts från företag där beslutsattestant har bisyssla uppges att Solna stad, till följd av granskningsresultatet, kommer att utöka den kontroll som görs via Inyett, se avsnitt Kontrollen kommer framöver även att omfatta kontroll av beslutsattestant (personnummer) mot uppgift om bisysslor hos bolagsverket. Detta för att Solna stad ännu bättre ska kunna uppmärksamma de leverantörer där beslutsattestanter har bisyssla. Då uppföljningen visar att ingen av de granskade fakturorna är beställd, sakgranskad eller beslutsattesterad av den med funktionärsroll gör vi bedömningen att Solna stad hanterar inköp från leverantörer där förtroendevald eller beslutsattestant har funktionärsroll väl Avtalskontroll Rutiner/kontroller som säkerställer att inköp av varor och tjänster sker i enlighet med Solna stads regler och lagstiftningen finns och tillämpas. Dokumenterade anvisningar/rutiner som reglerar inköp av varor och tjänster inom Solna stad finns på stadens intranät. genomförde i november 2014 en Solna stad 16 av 22

18 granskning av stadsbyggnadsnämnens interna kontroll avseende avtalshantering. Enligt uppgift från Solna stad har det inte skett några förändringar i de interna rutinerna sedan granskningen gjordes 2014 varför ingen ytterligare rutin och kontrolluppföljning gjordes med Solna stad. I rapporten från 2014 noterades att den stora majoriteten av inköp över direktupphandlingsgränsen gjordes från leverantörer som kunde matchas mot stadens avtalsregister. Dock noterades att otillåtna direktupphandlingar hade gjorts med 10 leverantörer motsvarande fyra procent av inköpen sett till inköpsvolym. Vår rekommendation är att Solna stad ser över direktupphandlingsrutiner för att säkerställa att inga otillåtna direktupphandlingar genomförs. Vid avtalskontroll har i den här granskningen framkommit att Solna stad saknar avtal för leverantörer där inköpsvolymen under granskningsperioden överstiger direktupphandlingsgränsen, se avsnitt Rutiner/kontroller som säkerställer hög avtalstrohet finns och tillämpas Genom information, utbildning och genom att belysa inköp som sker från leverantör som saknar avtal med Solna stad vill avtalsenheten säkerställa hög avtalstrohet. Utbildning genomförs två gånger per år och riktar sig till de som arbetar med upphandling och avtal. Fokus på utbildningen är genomgång av upphandling enligt LoU, policys och riktlinjer avseende inköp av varor och tjänster i staden samt genomgång Solna stads avtalsuppföljning. I samband med utbildningarna går man igenom ansvarsfördelningen avseende avtalstrohet och efterlevnad av Solna stads regler och riktlinjer. De som tagit del av utbildningarna har sedan till uppgift att sprida informationen vidare. Utöver utbildning har upphandlingsenheten, enligt uppgift, kontinuerliga träffar med berörda inom förvaltningarna där de går igenom hur olika avtal fungerar. Upphandlingsenheten genomför varje år under maj månad en kontroll av nämndernas avtalstrohet. Vid den årliga kontrollen görs en sammanställning av antalet leverantörsfakturor som är hänförliga till avtal och hur många som saknar avtal. Statistiken tas fram för samtliga nämnder och delges dem. Nämnderna har ansvar att vidta lämpliga åtgärder utifrån utfallet i rapporten. Upphandlingsenheten fungerar som stödfunktion vid detta arbete. Solna stad har tagit fram en matris för uppföljning av avtal, där avtalen är klassificerade A-D enligt en fyrfältare som bygger på risk/påverkan samt volym/värde. D-avtal har hög risk/påverkan och hög volym/värde och på dessa läggs fokus i avtalsuppföljelsen. Av matrisen framgår också, i en så kallad sanktionstrappa, vilka uppföljningsåtgärder som ska vidtas vid till exempel avtalsbrott och när avtalet ska hävas. Enligt uppgift kommer Solna stad att arbeta mer aktivt med avtalsuppföljning det kommande året, vilket är i linje med de förändringar som skett i kommunallagen. Solna stad har dokumenterade internkontrollmoment avseende avtalstrohet vilka är oförändrade sedan :s granskning Vid den granskningen noterades att Solna stads avtalstrohetsanalyser påvisade en högre avtalstrohet än i verkligheten. Detta förklarades med att avtalstrohetsanalysen inte fångade de fall då inköpen avsåg annat än den upphandlade varan/tjänsten och således egentligen var utanför avtal. Rekommendation lämnades till staden att stärka arbetet med avtalstrohet för Solna stad 17 av 22

19 att säkerställa att inköp inte bara görs från en upphandlad leverantör, utan från den leverantör som är upphandlad för just den varan/tjänsten 5. Resultat En översiktsanalys av Solna stads avtalstrohet visar att 61 procent av samtliga inköp (i belopp betraktat) görs av leverantörer som Solna stad har avtal med. 19 procent av inköpen är av sådan karaktär att vi gör bedömningen att avtal inte behöver finnas. Se tabell nedan. Avtal Antal leverantörer Belopp % av belopp Ja ,60 Nej ,32 Behöver ej upphandlas ,08 Summa ,00 De tio största leverantörerna baserat på Solna stads inköpsvolym under granskningsperioden har följts upp. Vid vår avtalskontroll framgick att Solna stad har avtal med åtta av leverantörerna och att de andra två avser skolor. För dessa gör vi bedömningen att ingen ytterligare granskning erfordras. Vidare gjordes ett urval på sex leverantörer där Solna stad saknar avtal vars respektive totala transaktionsbelopp översteg 535 tkr, och därmed översteg direktupphandlingsgränsen. Uppföljning avseende dessa leverantörer gjordes med Solna stad. Se tabell nedan. Leverantör Belopp Kommentar Leverantör 1-2,8 mnkr Avser månatliga fakturor för inköp gjorda med Solna stads inköpskort vilka stadens medarbetare kan ansöka om vid behov. Leverantör 2-5,4 mnkr Till följd av överprövning under året har inköp gjorts hos den gamla leverantören, som var leverantör 2. Nya avtalet startade med leverantör 29. Därför har Solna stad tvingats köpa utanför avtal under våren Leverantör 12-18,3 mnkr Avtal saknas i avtalsdatabas. Fakturorna är hänförliga till exploateringsavtal och godkänns och 5 S. Nylund och J. Hägg. Stadsbyggnadsnämndens interna kontroll avseende avtalshantering Solna stad. Revisionsrapport. 2014: s Med reservation för att vissa av dessa leverantörer kanske inte behöver hanteras med avtal. Solna stad 18 av 22

20 attesteras av stadsmiljöchef. Leverantör 15-9,1 mnkr Solna stad kompletterade med avtal i efterhand. Leverantör 16-6,8 mnkr Avser friskola. Leverantör 17-6,8 mnkr Hyresavier socialförvaltningen. Efter genomförd granskning har vi inga anmärkningar på avtalshantering för de tio största leverantörerna sett till inköpsvolym. Baserat på utfallet av stickprovskontrollen av leverantörerna utan avtal gör vi bedömningen att Solna stad inkommit med rimliga förklaringar till avsaknaden av avtal Rutiner/kontroller som säkerställer att upphandlade avtal efterlevs, finns och tillämpas (avser priser, leveransvillkor osv). Granskning gjordes av under Enligt uppgift från Solna stad har det inte skett några förändringar i de interna rutinerna sedan granskningen gjordes, se beskrivning Vidare noterades vid granskningen 2014 att det till följd av bristfälliga fakturor inte gick att stämma av avtalsefterlevnaden. ställde sig frågande till hur attestanterna kan säkerställa att leverantörerna fakturerat enligt avtal avssende bland annat pris. Verifiering av avtalsöverensstämmelse genomfördes avseende tio leverantörer där det enligt vår analys ska finnas avtal. Vi har erhållit samtliga avtal för dessa leverantörer. Tre fakturor per leverantör valdes slumpvis ut och granskades mot avtal. Granskningsresultatet presenteras i tabell nedan. Leverantör Verifiering Bedömning Leverantör 19 3 av 3 fakturor ok. OK Leverantör 20 2 av 3 fakturor ok. Fakturan som inte bedömts stämma mot avtal var mycket ospecificerad. Det gick inte att utläsa vad som gjorts, antal nedlagda timmar m.m. Leverantör 21 3 av 3 fakturor ok. OK Leverantör 22 3 av 3 fakturor delvis ok. Delar av fakturorna innehöll poster vars prisnivå inte var preciserade i avtalet. Leverantör 23 0 av 3 fakturor ok. Då endast förlängningsavtal som hänvisar till uppgifterna i ursprungsavtalet fanns i avtalsdatabasen och inga sidoordnade avtal stod att finna har Solna stad 19 av 22

21 inte avtalstroheten kunnat stämmas av för dessa fakturor. Leverantör 24 2 av 3 fakturor ok. En av fakturorna avsåg inköp som inte var hänförligt till det avtal som finns i Solna stads avtalsdatabas. Leverantör 25 3 av 3 fakturor delvis ok. Typen av inköp överensstämmer med avtalet. Dock har inte prisnivån kunnat verifieras då prislistan inte var tillgänglig i Solna stads avtalsdatabas. Leverantör 26 3 av 3 fakturor ok. OK Leverantör 27 3 av 3 fakturor delvis ok. Prisnivån har inte kunnat stämmas av då priserna i avtalet har indexerats (enligt avtal) men indexeringsmetoden framgår inte av avtalet. Leverantör 28 3 av 3 fakturor ok. OK För 16 granskade fakturor gjorde avstämning mot avtal utan anmärkning. Avtalstroheten för 14 fakturor har inte kunnat fastställas till följd av informationsbrister i antingen avtal eller faktura. Mot bakgrund att det noteras vid :s granskning 2014 att flera inköp gjordes från upphandlad leverantör men utanför den upphandlade varan/tjänsten (se avsnitt 3.5.2) är vår rekommendation att Solna stad ser över rutin för avtalsskrivning för att säkerställa att all nödvändig information framgår av avtalet samt säkerställer att fakturorna är tillräckligt specificerade. I likhet med granskningen 2014 ställer vi oss frågande till hur attestanterna kan säkerställa att fakturorna stämmer med avtal Rutiner för kontinuerlig uppföljning av avtal finns och tillämpas. Upphandlingsenheten genomför, enligt uppgift, varje år under maj månad en kontroll av nämndernas avtalstrohet. Nämnderna har ansvar för att vidta lämpliga åtgärder utifrån utfallet i den årliga kontrollen som genomförs av upphandlingsenheten. Upphandlingsenheten fungerar som stödfunktion vid detta arbete. Utöver den årliga kontrollen har upphandlingsenheten, enligt uppgift, kontinuerliga träffar med berörda inom förvaltningarna där man går igenom hur olika avtal fungerar, se avsnitt Solna stad har dokumenterade internkontrollmoment vilka är oförändrade sedan :s granskning 2014.Vid den granskningen noterades att Solna stads uppföljningsprocess beskrivs i fyra steg: identifiera uppföljnigsbehov planera samla in och värdera identifiera och hantera avvikelser. Samtliga avtal bedöms inte behöva följas upp utan en avvägning görs baserat på risk/påvrekan och volym/värde, se vidare beskrivning avseende avvägningen under Vid 2014 års granskning framkom att uppföljning inte alltid görs för avtal där så vore relevant. Solna stad 20 av 22

22 Rekommendation lämnades att Solna stad framöver ska säkerställa att avtalsuppföljning finns med i samtliga nytecknade avtal samt att avtalsuppföljning även görs av äldre avtal där så vore lämpligt. Vi ställer oss bakom den rekommendation som lämnades Solna stad 21 av 22

23 Richard Vahul Projektledare Anders Hägg Uppdragsledare Solna stad 22 av 22