Uppföljning av regionens hantering av anställdas bisysslor Region Gotland

Transkript

1 Revisionsrapport Sofia Nylund Fredrik Carlsson Uppföljning av regionens hantering av anställdas bisysslor Region Gotland

2 Innehållsförteckning 1. Bakgrund Revisionsfråga Revisionsmetod/Avgränsning Svar lämnat på revisionsrapport Uppföljning av tidigare rekommendationer Rekommendationer avseende regionens rutiner/riktlinjer Rekommendationer avseende intern kontroll Verifiering Avstämning mot företagsengagemang Avstämning mot leverantörsutbetalningar Kontroll av attestanter Följsamhet till regelverk Barn- och utbildningsnämnden (BUN) Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN) Samhällsbyggnadsförvaltningen (SBF) Socialnämnden (SON) Sammanfattning April 2016 Region Gotland

3 1. Bakgrund Under revisionsår 2014 genomförde på uppdrag av Region Gotlands förtroendevalda revisorer en granskning av hanteringen av anställdas bisysslor. Syftet med granskningen var att bedöma om nämndernas interna kontroll avseende hantering av anställdas bisysslor var tillräcklig. Efter genomförd granskning gjordes bedömningen att den interna kontrollen av hanteringen av anställdas bisysslor inte var helt tillräcklig och följande rekommendationer lämnades: att riktlinjerna kompletteras med hur den löpande uppföljningen ska ske och hur genomförd uppföljning ska dokumenteras att riktlinjerna kompletteras med beskrivning av på viket sätt dokumentationen kring de inledande och årliga medarbetarsamtal som förs, mellan arbetsgivaren och medarbetaren avseende förekomsten av bisyssla, ska dokumenteras att rutin tas fram som tydliggör hur återrapportering av förekomsten av bisysslor, till berörd nämnd, ska göras att respektive nämnd överväger om uppföljning av efterlevnaden av riktlinjerna för förekomsten av bisysslor bör ingå i nämndens internkontrollplan Granskningen är daterad februari Revisionsfråga Syftet med denna granskning är att följa upp huruvida regionen har vidtagit åtgärder med anledning av granskningsresultat och de lämnade rekommendationerna. Vilka åtgärder har vidtagits med anledning av granskningen som genomfördes 2014? 1.2. Revisionsmetod/Avgränsning De rekommendationer som lämnades i samband med föregående granskning kommer att följas upp. I granskningen görs en jämförelse mellan regionens personalregister, Bolagsverkets register samt regionens leverantörsregister i syfte att kontrollera om följsamheten till regionens regelverk har förbättrats. Granskningen avgränsas till Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN), Socialnämnden (SON) och Barn- och utbildningsnämnden (BUN). Avstämningen mot externa engagemang och tillhörande analyser kommer även att innefatta anställda med befattningen brandman på Samhällsbyggnadsförvaltningen (SBF). Region Gotland 1 av 11

4 1.3. Svar lämnat på revisionsrapport Med anledning av revisorernas granskning beslutade styrelsen och flera av nämnderna att vida en rad åtgärder i syfte att förbättra hanteringen av anställdas bisysslor. Nedan följer en sammanställning av de granskade nämndernas beslut om åtgärder: Nämnd SON (protokoll ) Svar Socialförvaltningen fortsätter efterfråga bisysslor vid de anställdas medarbetarsamtal samt har upprättat ett tydliggörande kring hanteringen av anmälningarna av de anställdas bisysslor. Ett register över anmälda och beslutade bisysslor upprättas och delges på social-nämndens sammanträden. Uppföljning av hur bisysslor redovisas läggs in i internkontrollplanen för HSN (protokoll ) Hälso- och sjukvårdsförvaltningen föreslår ledningskontoret att bisysslor efterfrågas aktivt till alla medarbetare i samband med årsbokslutet. Vid det tillfället gör alla förvaltningar en kontroll av om medarbetarna har önskad sysselsättningsgrad och vårt förslag är att vid detta frågetillfälle även ställa fråga om bisyssla till medarbetarna. Fördelarna skulle vara att vi årligen ställer frågan till samtliga medar-betare vid samma tidpunkt och därefter dokumenterar alla anmälda bisysslor samt gör en redovisning till nämnden. Frågan bör fortsätt-ningsvis ställas i samband med rekrytering och nyanställning och löpande registreras i diariet och rapporteras till respektive nämnd. Förslagsvis läggs fråga om bisyssla in i intervjumallar som används vid rekrytering av nya medarbetare. Regionens riktlinjer behöver kompletteras med att frågan ställs aktivt vid årsskiftet och att den sammanställs och dokumenteras årligen för att sedan rapporteras till respektive nämnd om förslaget ovan antas. att medarbetarsamtalsblanketten kompletteras med frågor om bisysslans omfattning fortfarande gäller, påverkan på medarbetarens hälsa m.m. att det framgår hur länge en bisyssla gäller och när den ska revideras eller ett nytt beslut krävs. Regionens blankett för bisyssla kan med fördel kompletteras med en ingress som beskriver varför bisysslan ska anmälas och vem som tar beslutet och hur det följs upp och redovisas. I blanketten om anmälan om bisyssla bör beslutsblanketten ingå istället för två separata blanketter. BUN (protokoll ) Utifrån :s rekommendationer utgår nämnden från att lednings-kontoret kompletterar regionens riktlinjer för bisyssla med hur den löpande uppföljningen ska ske och hur genomförd uppföljning ska dokumenteras. Likaså när det gäller beskrivning av på vilket sätt dokumentationen kring de inledande och årliga medarbetarsamtal som förs, mellan arbetsgivaren och medarbetaren avseende förekomsten av bisyssla, ska dokumenteras. Uppföljning av efterlevnaden av riktlinjerna för bisyssla ska ingå i nämndens internkontrollplan och åter-rapportering av förekomsten av bisysslor ska ske årligen till nämnden i samband med bokslutet. Arbetsutskottet föreslog, i enlighet med förvaltningens förslag, att förvaltningens skrivning om vilka åtgärder som kommer att vidtas utifrån granskningen, godkänns och inges till revisorerna. Region Gotland 2 av 11

5 Region Gotland 3 av 11

6 2. Uppföljning av tidigare rekommendationer 2.1. Rekommendationer avseende regionens rutiner/riktlinjer Regionstyrelsen (protokoll ): Ledningskontoret bedömer att utifrån de rekommendationer revisorerna lämnat bör de regionövergripande riktlinjerna för bisysslor ses över och kompletteras med regiongemensamma rutiner för hur besluten dokumenteras och hur de följs upp. En genomgång av de skriftliga rutinerna/riktlinjerna (Policy för bisyssla, fastställd av kommunstyrelsen och Riktlinjer för bisyssla i Region Gotland, daterad och reviderad ) har gjorts. Det kan konstateras att dessa inte har uppdaterats sedan den föregående granskningen. I samtal med den av HR-direktören utsedda kontaktpersonen i Region Gotland framgick att de regiongemensamma riktlinjerna inte har uppdaterats, men att vissa krafttag har gjorts på förvaltningsnivå inom respektive förvaltning i syfte att följa fastställda rutiner/riktlinjer för bisysslor. Enligt uppgift pågår dock ett arbete med att uppdatera de kommunövergripande rutinerna/riktlinjerna för bisysslor. Lämnad rekommendation tidigare granskning Vidtagen åtgärd Att riktlinjerna kompletteras med hur den löpande uppföljningen ska ske och hur genomförd uppföljning ska dokumenteras. Ej vidtagen Att riktlinjerna kompletteras med beskrivning av på viket sätt dokumentationen kring de inledande och årliga medarbetarsamtal som förs, mellan arbetsgivaren och medarbetaren avseende förekomsten av bisyssla, ska dokumenteras. Ej vidtagen Att riktlinjerna kompletteras med beskrivning av på viket sätt dokumentationen kring de inledande och årliga medarbetarsamtal som förs, mellan arbetsgivaren och medarbetaren avseende förekomsten av bisyssla, ska dokumenteras. Ej vidtagen Region Gotland 4 av 11

7 2.2. Rekommendationer avseende intern kontroll De granskade nämndernas internkontrollplaner (IK-plan) för 2016 har begärts in i syfte att granska om de innehåller kontroll av anställdas bisysslor. Resultatet redovisas i tabellen nedan. Förvaltning IK-plan 2016 BUN HSN SON Av IK-planen, som uppges avse perioden , framgår att bisysslor är ett granskningsområde. Det framgår dock inte genom vilken åtgärd detta kontrolleras, vem som ska genomföra kontrollen eller hur den ska återrapporteras. IK-plan för 2016 ej framtagen ännu (tas enligt uppgift fram under hösten). Vi noterar dock att uppföljning av bisysslor har gjorts inom ramen för internkontroll 2015 (HSN 2015/2). Vidare framgår att alla bisysslor beviljade under 2015 följs upp i samband med bokslut IK-plan för 2016 innehåller inte någon kontroll av anställdas bisysslor. Däremot noterar vi att IK-plan för 2015 innehöll uppföljning av anställdas bisysslor. Lämnad rekommendation tidigare granskning Vidtagen åtgärd Att respektive nämnd överväger om uppföljning av efterlevnaden av riktlinjerna för förekomsten av bisysslor bör ingå i nämndens internkontrollplan. Vi noterar att de granskade nämnderna har infört kontroll av bisysslor i internkontrollplanen för 2015 och/eller Region Gotland 5 av 11

8 3. Verifiering 3.1. Avstämning mot företagsengagemang I granskningen har utdrag från personalregistret per (för HSN, BUN och SON) och per (Brandman SBF) använts. De erhållna utdragen innehåller anställda och samtliga har stämts av mot ett externt register för företagsengagemang (InfoTorg). I avstämningen fanns totalt företags-engagemang. I tabellen nedan presenteras status för de funna engagemangen. Företagsstatus Antal av Träff Aktiv 549 Ej registrerad 74 Inaktiv 498 Verksam ej företag enligt SCB 3 Totalsumma De funna engagemangen fanns hos 938 anställda, d.v.s. vissa anställda har flera engagemang. Fördelningen mellan de granskade nämnderna presenteras i tabellen nedan: Förvaltning Antal anställda med träff Andel av anställda BUN % HSN % SBF %* SON % Totalsumma % *Endast tjänstemän med befattningen brandman/brandingenjör har kontrollerats. Av tabellen ovan framgår att andelen anställda med funna engagemang uppgår till cirka procent hos tre av de granskade nämnderna. Det är endast SBF som avviker (och utfallet avser endast brandmän/brandingenjörer), vilket uppges bero på att många brandmän arbetar som deltidsbrandmän, d.v.s. Region Gotland är inte deras huvudarbetsgivare (se även avsnitt 3.4.3) Avstämning mot leverantörsutbetalningar En avstämning av alla funna företagsengagemang har gjorts mot regionens leverantörsutbetalningar För 2015 har 47 träffar hittats, d.v.s. regionen har under 2015 gjort inköp från 47 leverantörer där någon anställd har engagemang. Sammantaget uppgår inköpen från dessa 47 leverantörer till ca 4,8 mnkr. Vi noterar att den leverantör som det gjorts mest inköp från är ramavtalsupphandlad av regionen sedan november Huruvida det fanns ett ramavtal med leverantören innan dess har inte undersökts. Inköp från denna leverantör uppgår till ca 1,7 mnkr för Den anställda med engagemang i detta bolag är endast deltidsanställd i regionen och har därför inte behövt anmäla bisyssla (se även avsnitt 3.4.3). Region Gotland 6 av 11

9 Vi kan även se att inköp över direktupphandlingsgränsen görs från ytterligare en leverantör där en anställd har ett engagemang (ca 0,6 mnkr). Vi kan inte se att denna leverantör är upphandlad. Vi har dock inte utrett exakt vad som köpts från leverantören, utifrån konteringen kan vi dock konstatera att det avser Köp av huvudverksamhet. Vidare har noterats att regionens leverantörsregister inte är komplett och att det bl.a. saknas organisationsnummer för ett stort antal leverantörer. Detta har gjort avstämningen något mer komplicerad och det finns risk för att vårt resultat inte är komplett Kontroll av attestanter En attestkontroll har gjorts för samtliga inköp från de 47 leverantörer där någon anställd har ett engagemang. Det kan konstateras att ingen av de anställda själv har mottagningsattesterat eller beslutsattesterat inköp från det företag där denne har ett engagemang, vilket bedöms som positivt. För 21 av leverantörerna har inköp konterats på den anställdas förvaltning (enligt kod/del av kod). För resterande leverantörer har inköp gjorts på en annan förvaltning 1. För de 21 leverantörerna, där inköp har konterats på den anställdas förvaltning, har vi kontrollerat en faktura per leverantör. På nio fakturor står den anställda som referens hos leverantören. I de flesta fall handlar det om timanställda/vikarier men även om köp som gjorts när personen inte varit anställd i regionen. Eftersom samtliga inköp har mottagnings- och beslutattesterats av någon annan har vi valt att inte utreda detta ytterligare. Vi har dock uppmärksammat respektive berörd förvaltning om att detta förekommer. Genom att kontrollera konteringen av inköpen ovan har vi även noterat att det förekommer inköp som borde ha köpts från regionens ramavtalsleverantör inom området Följsamhet till regelverk Enligt regionens riktlinjer ska arbetstagaren på begäran anmäla bisyssla och lämna in de uppgifter som arbetsgivaren behöver för bedömning av bisysslan. Varje chef har ett ansvar att i förekommande fall utreda om en medarbetare har bisysslor som uppfyller någon eller några av kriterierna: förtroendeskadlig, arbetshindrande och/eller konkurrerande. I samband med nyanställning ska regionen inhämta uppgifter om eventuella bisysslor vid anställningstillfället eller vid ett medarbetarsamtal. Enligt riktlinjerna ska medarbetaren fylla i och anmäla sin bisyssla på blanketten anmälan/bedömning. För att kontrollera följsamheten till ovanstående riktlinjer har ett stickprov gjorts. Uppgifter om huruvida en anställd har anmält bisysslan enligt gällande rutin har begärts in för 40 anställda, där vi funnit ett företagsengagemang. Svaren redovisas nedan, per nämnd Barn- och utbildningsnämnden (BUN) Anmälan för åtta anställda efterfrågades på BUN, se tabell nedan: Kommentar från regionen Antal Kommentar Anmäld och registrerad bisyssla. 2 Ej anmäld 1 Den som inte anmält bisyssla innehar tre engagemang, varav två är aktiva. 1 När regionen tar beslut om bisysslan är tillåten eller inte måste den närmaste chefen ta hänsyn till hela regionens intresse och inte bara den enskilda verksamhetens, enligt riktlinjerna. Region Gotland 7 av 11

10 Anställning avslutad i Region Gotland 5 Totalt 8 I den tidigare granskningen efterfrågades anmälan för åtta anställda. Ingen anmälan kunde då uppvisas för någon av bisysslorna. Utifrån ovanstående verifiering konstateras att fler bisysslor har anmälts idag, jämfört föregående granskning. Det kan konstateras att det fortfarande finns bisysslor som inte anmälts Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN) Anmälan för femton anställda efterfrågades på HSN, se tabell nedan: Kommentar från regionen Antal Kommentar Anmäld och registrerad bisyssla. 3 Ej anmäld 3 De tre anställda som inte anmält bisyssla har två engagemang per anställd. Samtliga är aktiva. Pensionär som jobbar extra/timanställd 3 De tre anställda som uppges vara pensionärer som jobbar extra/timanställd har två engagemang per anställd. Samtliga förutom ett är aktiva. Ett av företagen finns i regionens leverantörsregister och under 2015 har inköp gjorts för 280 tkr från företaget. Köpet har konterats på kontot för Läkar- /vårdkonsulter. Anställning avslutad i Region Gotland 3 Engagemangen avser "vilande företag" 3 Totalt 15 I den tidigare granskningen efterfrågades anmälan för åtta anställda och då kunde ingen anmälan uppvisas för någon av bisysslorna. Det som uppgavs vara orsak till detta var bl.a. att medarbetaren själv inte ansåg sig ha en bisyssla, att anmälan gjorts till närmaste chef utan att detta dokumenterats, att det var maka/make som driver företag, att medarbetaren endast registrerats i bolaget eller att bolaget har varit vilande. Utifrån ovanstående verifiering konstateras att fler bisysslor har anmälts idag än vid föregående granskning. Det kan konstateras att det fortfarande finns bisysslor som inte anmälts Samhällsbyggnadsförvaltningen (SBF) Anmälan för femton anställda efterfrågades på SBF, se tabell nedan: Kommentar från regionen Antal Kommentar Anmäld och registrerad bisyssla. 3 Region Gotland 8 av 11

11 Arbetar som deltidsbrandman, d.v.s. Region 9 Gotland är inte deras huvudarbetsgivare. Uppdraget som brandman uppges vara en bisyssla. Totalt 12 Eftersom motsvarande urval inte ingick i den förra granskningen kan vi inte göra någon jämförelse Socialnämnden (SON) Anmälan för fem anställda efterfrågades på SON, se tabell nedan: Kommentar från regionen Antal Kommentar Ej anmäld 2 De tre anställda som inte anmält bisyssla har två engagemang per anställd, varav ett aktivt och ett inaktivt engagemang. Anställning avslutad i Region Gotland 1 Arbetar som ledsagare/kontaktperson, d.v.s. Region Gotland är inte deras huvudarbetsgivare. Arbete som ledsagare/kontaktperson uppges vara bisyssla. Totalt 5 2 I den tidigare granskningen efterfrågades anmälan för åtta anställda och då kunde ingen anmälan uppvisas för någon av bisysslorna. Det kan konstateras att det fortfarande finns bisysslor som inte anmälts. Region Gotland 9 av 11

12 4. Sammanfattning Utifrån genomförd granskning kan det konstateras att inga åtgärder har vidtagits utifrån de tre rekommendationer som lämnades vid föregående granskning avseende uppdatering av regionens riktlinjer/rutiner. Enligt uppgift pågår dock ett arbete med att uppdatera de kommunövergripande rutinerna/riktlinjerna för bisysslor. Vidare kan det konstateras att de i de granskade nämnderna finns ett stort antal engagemang, varav 549 är aktiva. Regionen under år 2015 gjort inköp från 47 av dessa leverantörer. Inköpen uppgår till ca 4,8 mnkr. En kontroll av attesterna för samtliga inköp från dessa 47 leverantörer visar att ingen av de anställda med engagemang själv har mottagningsattesterat eller beslutsattesterat inköpen. Däremot kan det konstateras att inköp från 21 av leverantörerna har konterats på den kod/koddel som motsvarar den anställdas förvaltning. En verifiering ger indikation på att fler anställda har anmält bisyssla enligt gällande rutin jämfört med föregående granskning. Det kan dock konstateras att det fortfarande finns bisysslor som inte anmälts. Region Gotland 10 av 11

13 Sofia Nylund Projektledare Carin Hultgren Uppdragsledare Region Gotland 11 av 11