Överförmyndarnämnden

Transkript

1

2 Revisionsrapport inkl. bilaga enkätresultat Överförmyndarnämnden Hans Axelsson Cert. kommunal revisor Juni 2015 Varberg och Falkenbergs kommuner

3 Sammanfattning Revisorerna i Falkenberg har gett PwC i uppdrag att genomföra en övergripande granskning av överförmyndarnämndens verksamhet. Den övergripande revisionsfrågan är om överförmyndarnämnden har en ändamålsenlig verksamhet med tillräcklig styrning, uppföljning och rapportering samt intern kontroll. Med underlag från genomförd enkät till gode män och förvaltare, intervju med förvaltningschef samt genomgång av för granskningen relevanta handlingar så gör vi följande bedömning. Den med Varberg gemensamma överförmyndarnämnden bedömer vi f n inte har en fullt ut tillfredsställande styrning, uppföljning och intern kontroll. Den gemensamma nämnden har dock verkat under mycket kort tid och där det, vad vi kunnat ta del av, pågår ett förbättringsarbete. Tillsammans med de intryck vi fått i samband med återkopplings- och avstämningsmöte bedömer vi att det finns goda förutsättningar till förbättringar. Vi rekommenderar att nämnden tar del av och gör sin analys av vilka förbättringar som bör och kan och göras utifrån de svar som erhållits från gode män och förvaltare i den enkät som genomförts i denna granskning. Bl a tillgänglighetsfrågorna i Falkenberg efter sammanläggningen av kontoren bör särskilt diskuteras. att nämnden tydligare styr och följer upp verksamheten genom att slutföra det arbete som påbörjats vad avser mål och inriktningsdokument. att nämnden prövar om ett införande av service/tjänstegarantier kan vara positivt ur ett verksamhetsperspektiv. att nämnden förbättrar rapporteringen av verksamhetsuppföljningen och verkar för att denna också når kommunfullmäktige. Detta gäller inte minst vad avser verksamhetsberättelse och årsredovisning. att nämnden under år 2015 kommer igång med ett systematiskt arbete med den interna kontrollen med målet att under året ta fram en intern kontrollplan för år Juni 2015 Falkenbergs kommun 1 av 5 PwC

4 Inledning Revisorerna i Falkenberg har gett PwC i uppdrag att göra en övergripande granskning av överförmyndarnämndens verksamhet. Bakgrunden är de förändringar som genomförts och genomförs med anledning av införande av en med Varberg gemensam nämnd fr o m Den övergripande revisionsfrågan är om överförmyndarnämnden har en ändamålsenlig verksamhet med tillräcklig styrning, uppföljning och rapportering samt intern kontroll. I granskningen har vi gått igenom protokoll och handlingar och andra för granskningen relevanta dokument. Vi har intervjuat och ställt skriftliga frågor till verksamhetens dåvarande chef och vi har framförallt genomfört en webbenkät till gode män och förvaltare i Falkenberg. En muntlig återföring och avstämning har gjorts med dåvarande chef i samband med att vederbörande slutade sin anställning i kommunen. Vid detta möte deltog också nämndens ordförande samt delar av personalen. I denna rapport redovisar vi enkätresultatet, sammanfattar övriga iakttagelser och ger en bedömning i revisionsfrågan. Enkätresultat I den webbenkät till gode män och förvaltare i Falkenberg som vi genomförde under en vecka i mitten på maj 2015 var huvudfokus på information, utbildning, råd och stöd, tillgänglighet, bemötande och kontroll. Enkätresultatet som bygger på 82 svar av möjliga 151 d v s en svarsfrekvens på 54 % återfinns som bilaga till denna sammanfattande rapport. För att bättre förstå och kunna ta tag i ev. kritik så uppmanade vi och gav möjligheter i enkäten att lämna kommentarer till flertalet frågor. Samtliga lämnade kommentarer återfinns i resultatbilagan. Sammanfattningsvis visar resultatet att Ca 90 % är ganska eller mycket nöjda med rekryteringsförvarandet vid sitt senast uppdrag. 87 % är ganska eller mycket nöjda med informationen om huvudmannen och erhållet uppdrag. 87 % anger att de erbjudits utbildning men där nästan hälften anger att de tackat nej. Juni 2015 Falkenbergs kommun 2 av 5 PwC

5 Av de som var med på utbildning anger ca 60 % att man fått tillräckliga kunskaper i att bevaka huvudmannens rätt, ca 80 % tillräckliga kunskaper att förvalta egendom och ca 70 % att sörja för person (bevaka huvudmannens personliga intressen). Knappt 10 % anger att man i ganska hög utsträckning behövt ha råd och stöd av handläggare från överförmyndarkontoret under det senaste året. Av de som behövt ha någon form av råd och stöd anser flertalet eller 83 % att det var värdefullt. 44 % anger att de är nöjda med nuvarande telefontider medan 21 % inte är det. 40 % är i ganska eller mycket liten utsträckning nöjda med besökstiderna. Lika stora andelar är nöjda, missnöjda eller har svara vet ej på frågan om den service/information man kan få via hemsida/webben. Relativt få anger att man begärt ut handlingar för förvaltningen men så gott som samtliga anger att man i stort sett fått dom inom rimlig tid. På frågan om man fått sitt årsarvode i rimlig tid från det att man lämnat in årsräkningen så svarar 4 %, 32 % i huvudsak, 23 % till viss del och 20 % aldrig. 22 % svara vet ej/ingen uppfattning. 60 % anger att man haft någon form av kontakt med förvaltningen under det senaste året. Av dessa anger ca 10 % att man blivit ganska eller mycket illa bemötta. På frågan om man är nöjd med den tillsyn som utförts så svarar 60 % i ganska eller mycket hög utsträckning, 15 % i ganska liten eller mycket liten utsträckning medan 24 % inte vet eller inte har någon uppfattning. Vår kommentar Svaren visar att flertalet av de gode männen och förvaltarna är relativt nöjda med verksamheten. Vad gäller tillgänglighetsfrågorna och då framförallt besökstider men också telefontider och hemsida finns anledning för nämnden att fundera över om förbättringar kan åstadkommas. Vi bedömer det också som viktigt att nämnden utvecklar och kommunicerar ut olika typer av servicegarantier eller liknande för att möta s k förväntningsgap. Exempelvis skulle detta kunna gälla i arvodesfrågan där det framkommer ett visst missnöje med att utbetalning dröjer. Juni 2015 Falkenbergs kommun 3 av 5 PwC

6 Övriga iakttagelser Styrning och uppföljning av verksamheten Vid sidan om den omfattande lagstiftning som styr verksamheten finns en mängd frågor där överförmyndarnämnden både kan och bör ange mål och inriktning för att styra verksamheten i önskvärd riktning. Det kan gälla såväl övergripande som prioriterade mål som ex:vis kring hur möta behov av gode män och förvaltare, intern kompetensförsörjning, säkerställande av kvalité i handläggning, internkontroll, tillgänglighets- och bemötandefrågor, utbildning etc. Vi har noterat att ett arbete kring detta har inletts och att det finns i vart fall ett arbetsmaterial som har eller kommer att presenteras för nämnden. Vår kommentar Vi anser det är angeläget att nämnden ser till att styra och följa upp verksamheten på ett strukturerat sätt och vi ser därför med tillfredsställelse på det arbete som vi vet pågår kring ett mål- och inriktningsdokument. För att det ska bli så konkret som möjligt anser vi det viktigt att nämnden ställer sig frågan om hur uttryckta mål- och ambitionsnivåer ska följas upp och utvärderas. Detta kan med fördel framgå i dokumentet. Samarbetsavtalet angående utvärdering av behov av service I det från 2014 gällande samverkansavtalet för en gemensam överförmyndarnämnd Falkenberg-Varberg så framgår bl a att nämnden skall tillse att service lämnas i båda samverkande kommuner. Detta kan ske genom regelbundet återkommande informationsträffar, information på nämndens hemsida, särskild riktad information eller på annat sätt. Service skall även lämnas genom bemanning på plats i båda kommunerna i den utsträckning nämnden bedömer erforderligt. Utvärdering av behovet skall ske kontinuerligt. Vår kommentar Mot bakgrund av ovanstående skrivning och en del synpunkter som kommer fram i enkätsvaren kring bl a tillgänglighetsfrågan bedömer vi att överförmyndarnämnden bör ta fram en plan för hur uppföljningen och inte minst utvärderingen ska ske framgent. Samarbetsavtalet ang Falkenbergs rätt till insyn. Falkenbergs kommun har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning. Nämnden skall till respektive kommunstyrelse regelmässigt rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen Juni 2015 Falkenbergs kommun 4 av 5 PwC

7 är. Respektive kommunstyrelse har därvid, utifrån sin uppsiktsskyldighet, att överlämna information till fullmäktigeförsamlingarna om sådan behov föreligger. Vår kommentar Vid sidan om avtalet anger gällande reglemente att nämnden regelmässigt till respektive kommunstyrelse, enligt gällande regler för ekonomistyrning fastställda av kommunfullmäktige i Varbergs kommun, ska rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Enligt vår uppfattning bör överförmyndarnämnden verka för att kommunfullmäktige delges den information som lämnas och då inte vad gäller verksamhetsberättelse och årsredovisning. Detta anser vi saknats för i vart föll år 2014 i Falkenberg. Intern kontroll Enligt kommunallagen ska samtliga nämnder ha en tillräcklig intern kontroll. Det gäller såväl ekonomi som olika rutiner/processer. Kf i Varberg antog ett förslag om riktlinjer och tillämpningsanvisningar för intern kontroll. Vi kan inte säga att det inte finns en internkontroll i verksamheten men vi har inte påvisats några handlingar etc som visar att det finns ett systematiskt arbete och rapportering till nämnden enligt Kf beslutet. Vår kommentar För att arbeta för en tillräcklig intern kontroll anser vi att nämnden ska ta initiativ för att årlig internkontrollplan tas fram utifrån en dokumenterad väsentlighet- och riskanalys där man värderar sannolikheter och konsekvenser och tar medvetna risker. Förutom att ge nämnden kvitton på att det fungerar som tänkt så är ett argument för internkontroll också att det kan och ofta också ger effektivitetsvinster när man ser över och ifrågasätter vad man gör och varför och hur man skulle kunna göra istället. Finns dokumenterade processer så kan också med fördel intern kontroll utföras av andra utanför den egna förvaltningen ex:vis via att olika överförmyndarkontor internkontrollerar varandra. Juni 2015 Falkenbergs kommun 5 av 5 PwC

8 Granskning av överförmyndarnämnden i Falkenberg Utveckling > Svar 82/151=54% 1. Jag har uppdrag som... Besvarad av: 82 (100%) Ej besvarad av: 0 (0%) 1 God man 58 (71%) 2 Förvaltare 5 (6%) 3 God man och förvaltare 19 (23%) Besvarad av: 6 (7%) Ej besvarad av: 76 (93%) Kommentar "Delar det med min bror." "Et ansvarsfull uppdrag, som kräver genomtänkta beslut" "Tillfällig god man vid fastighetsförsäljning." "Har varit god man i ca 15 år" "Efter ca 20 år har jag begärt att få sluta med uppdraget." "Detta är ett uppdrag jag haft sedan tolv år tillbaka, tycker det är viktigt och givande att få göra en god insats för den som behöver det."

9 2. Jag har varit god man och/eller förvaltare i... Besvarad av: 82 (100%) Ej besvarad av: 0 (0%) 1 1 år eller mindre 5 (6%) år 17 (21%) 3 3 år eller fler 60 (73%) Besvarad av: 5 (6%) Ej besvarad av: 77 (94%) Kommentar "Sedan 1985 Min huvudsakliga syssla. Initialt anställd på dåvarande förmyndarverksamheten i göteborg" "Godman och Förvaltare i 12 år." "Sedan mitten av 70 talet." "Se föregående svar." "God man sedan 2000."

10 3. Hur många god mans och/eller förvaltaruppdrag har du idag? Besvarad av: 81 (99%) Ej besvarad av: 1 (1%) (57%) (33%) 3 5 eller fler 8 (10%) Besvarad av: 6 (7%) Ej besvarad av: 76 (93%) Kommentar "37. Varav 2 i f berg" "Ett uppdrag för Falkenberg, tre uppdrag för annan kommun" "Jag har anmält intresse för att ta fler uppdrag, men inte fått någon respons av öf" "Har haft fler tidigare." "3 i Falkenberg 2 i Halmstad" "Har haft 5 st i flera år, men en avled i sept Således 4 st f n."

11 4. När erhöll du ditt senaste uppdrag? Besvarad av: 81 (99%) Ej besvarad av: 1 (1%) 1 Före år (72%) 2 År 2014 eller senare 23 (28%) Besvarad av: 2 (2%) Ej besvarad av: 80 (98%) Kommentar "För c a 10 år sedan." "2000."

12 5. Hur nöjd är du med rekryteringsförfarandet när du fick ditt senaste uppdrag? Besvarad av: 81 (99%) Ej besvarad av: 1 (1%) 1 Mycket nöjd 37 (46%) 2 Ganska nöjd 38 (47%) 3 Ganska missnöjd 5 (6%) 4 Mycket missnöjd 1 (1%) Besvarad av: 12 (15%) Ej besvarad av: 70 (85%) Kommentar "Det var jag som tog kontakt med överförmyndaren" "Hade varit bra att träffa huvudman och frånträdande på neutral plats innan man bestämmer om man passar för uppdraget." "Jag har själv ansökt om det för min son genom Tingsrätten i Trollhättan" "Är god man för min dotter som själv frågade mig 2004 om jag kan vara hennes gode man. Har således varit det sedan dess. Hon behöver god man." "Varit god man för samma person i över 20 år så kan inte svara på detta." "Informationen kunde varit bättre. Både om huvudmannen, men även arvodet (Det tar ½ år innan utbetalning)" "Det var inget utan min far bad att jag skulle ta över efter honom via överförmyndaren förstås" "Det är min bror som jag blev gm för, efter min far." "Det är så längesedan. Det har hänt saker, jag tror att informationen och introduktionen är bättre idag" "Uppdraget gäller min son, är ej rekryterad." "Med den info jag fick då jämfört har det är idag är jag inte nöjd då, dvs år Fick ingen utbildning då, blott info blott 2 h + några stenciler. Därefter fråga mig fram." "minimal information"

13 6. Är du i allmänhet nöjd eller missnöjd med den information du får om huvudmannen och det uppdrag du erhållit? Besvarad av: 80 (98%) Ej besvarad av: 2 (2%) 1 Mycket nöjd 33 (41%) 2 Ganska nöjd 37 (46%) 3 Ganska missnöjd 8 (10%) 4 Mycket missnöjd 2 (2%) Besvarad av: 10 (12%) Ej besvarad av: 72 (88%) Kommentar "Öf har liten info. Man behöver utreda på egen hand" "Skulle velat ha mer info om huvudmannen." "Övertog Falkenbergs uppdraget från annan kommun, gick smidigt" "Det kan var väldigt olika och men får inte all information direkt utan man upptäcker flera saker senare när man väl har tagit uppdraget. Vilket kan vara lite frustrerande." "Jag är anhörig och håller regelbunden kontakt." "Alla sammanträden man skall medverka i när det gäller sociala myndigheter för att bevaka huvudmanens rättigheter." "det har blivit mycket bättre och är lättare att nå dem nu" "Senare år fungerat bra, fått utbildning samt haft bra kontakt för att kunna fråga." "Information från vem? Från ÖF eller vem menar ni? " "Det är viktigt att få grundläggande information innan istället för att det dyker upp överraskningar på vägen. Grund informationen skulle varit bredare från handläggare på överförmyndarnämnden."

14 7. När erbjöds du senast utbildning av överförmyndarkansliet? Om du inte har erbjudits utbildning eller inte vet kommer du att slussas vidare till fråga 12. Besvarad av: 80 (98%) Ej besvarad av: 2 (2%) 1 Under det senaste året 38 (48%) 2 För mer än ett (1) år sedan 31 (39%) 3 Har aldrig erbjudits utbildning 6 (8%) 4 Vet inte/ingen uppfattning 5 (6%) Besvarad av: 4 (5%) Ej besvarad av: 78 (95%) Kommentar "Utbildar själv" "om hjälp med årsrapport är utbildning så erbjöds jag det under det senaste året" "Vi har fått utbildning i slutet på året ang. bl.a årsredovisningen ett antal år tillbaka. Det är bra. Det händer alltid nya saker som man bör känna till" "Erbjudits och gått utbildning erbjuden av Hallands Gode man och Förvaltarförening. Fått redovisningsinformation från ÖF nov 2014."

15 8. Om du svarade att du har erbjudits utbildning på föregående fråga, deltog du i utbildningen? Om du svarar nej kommer du att slussas vidare till fråga 12. Besvarad av: 68 (83%) Ej besvarad av: 14 (17%) 1 Ja 39 (57%) 2 Nej 29 (43%)

16 Besvarad av: 22 (27%) Ej besvarad av: 60 (73%) Ange gärna vad som varit bra eller dåligt med utbildningen och varför du ev. inte tackat ja till att vara med: "Jag var med vid den första kursen och fick mycke bra information " "Bra " "Egentligen inga nyheter. Har gått utbildning i Halmstad 2011 och " "Hade ingen möjlighet p g a jobb." "Har lång resväg" "Fick inte ihop det med arbetstiden." "Utbildningen gav mig redskap att vara god man. Den gav också kontakter med andra gode män. " "Hade ingen möjlighet att vara med utbildningen. Har dock läst in allt material själv." "Utbildningen var bra." "Tackade ja,men utb. i Fbg var fulltecknad och jag var ej intresserad av att åka till Vbg." "Inbjudan var en träff med inriktning att "Förvalta egendom"" "Inga nyheter!" "Jag gick en bra utbildning för nya Gode män men överförmyndarnämnden bara berättade att den fanns sedan fick jag själv ta kontakt med gode man föreningen som genomförde den, så jag vet inte om denna utbildning räknas eftersom den inte genomfördes av överförmyndarnämnden" "Den var mycket bra, men jag skulle behövt den innan jag började som godman" "Bra genomförd föreläsning under en dag." "Dåligt strukturerad utbildningsdag av personal från Varberg, som blev irriterad när jag bl a ifrågasatte att man ändrat kontobeteckningar under löpande verksamhetsår" "Fanns ingen fysisk möjlighet. Skulle man kunna lägga den på länk?" "Jag fick bl.a information om olika bidrag som jag kunde söka. Genomgång av årsredovisning." " " "Grund info om vad som Bra grund information om vad som ingår i uppdraget som godman till ensam kommande flyktingbarn" "Tiden passade inte" "utbildning var bra men det saknas vissa praktiska saker när man är ny. "

17 9. Har du med utbildningen fått tillräckliga kunskaper för att bevaka din/a huvudmäns rätt? Rättshandlingar som ex:vis dödsbo, ingå avtal mm samt bevaka gentemot olika myndigheter etc Besvarad av: 39 (48%) Ej besvarad av: 43 (52%) 1 I mycket hög utsträckning 4 (10%) 2 I ganska hög utsträckning 20 (51%) 3 I ganska liten utsträckning 9 (23%) 4 I mycket liten utsträckning 4 (10%) 5 Vet ej/ingen uppfattning 2 (5%) Besvarad av: 4 (5%) Ej besvarad av: 78 (95%) Kommentera gärna. T.ex. om något inte har varit tillräckligt. "Det är viktigt med handledning och stöd när nya frågor dyker upp. " "Behöver mer information om olika diagnoser som våra huvudmän har. Behöver mer kunskap om ekonomi, vad gäller aktier och fonder. Har själv fått kontakter med myndigheter. Hur överklagar vi saker som inte går igenom. " "Intyget om ställföreträdareskap när det gäller t ex banken. Har stött på problem när det gäller bankfack." "Det jag/man behöver är ständig uppdatering på grund av ändringar som sker och görs."

18 10. Har du med utbildningen fått tillräckliga kunskaper för att förvalta din/a huvudmäns egendom? Besvarad av: 39 (48%) Ej besvarad av: 43 (52%) 1 I mycket hög utsträckning 5 (13%) 2 I ganska hög utsträckning 26 (67%) 3 I ganska liten utsträckning 3 (8%) 4 I mycket liten utsträckning 1 (3%) 5 Vet ej/ingen uppfattning 4 (10%) Besvarad av: 4 (5%) Ej besvarad av: 78 (95%) Kommentera gärna. T.ex. om något inte har varit tillräckligt. "Utbildningen jag gick var om ensamkommande flykting barn" "Ingen utbildning i fondsparande eller aktieinnehav." "se föregående fråga" "Har universitetsutbildning i ekonomi och redovisning. Praktiska nyheter och förändringar, framför allt det som berör skatter är nödvändigt. Beror naturligtvis på den huvudman man har. "

19 11. Har du med utbildningen fått tillräckliga kunskaper för att sörja för din/a huvudmäns person? Bevaka huvudmannens personliga intressen Besvarad av: 39 (48%) Ej besvarad av: 43 (52%) 1 I mycket hög utsträckning 8 (21%) 2 I ganska hög utsträckning 19 (49%) 3 9 (23%) 4 I mycket hög utsträckning 0 (0%) 5 Vet ej/ingen uppfattning 3 (8%) Besvarad av: 4 (5%) Ej besvarad av: 78 (95%) Kommentera gärna. T.ex. om något inte har varit tillräckligt. "Utbildning måste erbjudas kontinuerligt. Det är färskvara. " "Det är nog den erfarenhet som man själv skaffar sig. Behöver erfarenhetsutbyte." "Detta är det svåraste och otydligaste uppdraget därför hade jag önskat mer utbildning inom detta område" "Lite besvärlig problematik och "sörja för person". Går in i många områden."

20 12. Har du under det senast året behövt få råd och stöd av handläggare på överförmyndarkontoret? Besvarad av: 79 (96%) Ej besvarad av: 3 (4%) 1 I mycket hög utsträckning 0 (0%) 2 I ganska hög utsträckning 9 (11%) 3 I ganska liten utsträckning 23 (29%) 4 I mycket liten utsträckning 38 (48%) 5 Vet ej/ingen uppfattning 9 (11%) Besvarad av: 5 (6%) Ej besvarad av: 77 (94%) "Jag kommer att behöva stöd i mitt nya uppdrag i frågor jag inte tidigare stött på." hemlösa." "Behöver sällan ställa några frågor när det gäller mina klienter" "Nej" "Saknar alternativet NEJ. Inte behövt råd eller stöd."

21 13. Har du under det senaste året fått råd och stöd av handläggare på överförmyndarkontoret? Om du svarar nej eller vet ej kommer du att slussas vidare till fråga 15. Besvarad av: 79 (96%) Ej besvarad av: 3 (4%) 1 Ja 35 (44%) 2 Nej 40 (51%) 3 Vet ej/ingen uppfattning 4 (5%) Besvarad av: 4 (5%) Ej besvarad av: 78 (95%) Kommentar "Har ej behövts" "Vad är skillnaden mellan fråga 12 och 13?" "Ett par gånger."

22 14. Om du har fått råd och stöd av handläggare, var det värdefullt för dig? Besvarad av: 35 (43%) Ej besvarad av: 47 (57%) 1 I mycket hög utsträckning 10 (29%) 2 I ganska hög utsträckning 19 (54%) 3 I ganska liten utsträckning 5 (14%) 4 I mycket liten utsträckning 1 (3%) 5 Vet ej/ingen uppfattning 0 (0%) Besvarad av: 5 (6%) Ej besvarad av: 77 (94%) Kommentera gärna. T.ex. vad som inte var värdefullt/vad som kunde ha varit bättre. "Behöver mer konkreta råd om praktiskt handhavande senare. " "Det är jättebra med det stödet man får. I vissa svåra situationer så skull man vilja att överförmyndaren hjälpte till mera men inte ens de kan lösa bostadfrågor i kommunen." "Bättre förståelse. " "Frågan har varit av ren "förankring"." "Hjälpte mig på traven!"

23 15. Är du nöjd med överförmyndarkansliets telefontider? Besvarad av: 79 (96%) Ej besvarad av: 3 (4%) 1 I mycket hög utsträckning 5 (6%) 2 I ganska hög utsträckning 30 (38%) 3 I ganska liten utsträckning 10 (13%) 4 I mycket liten utsträckning 6 (8%) 5 Vet ej/ingen uppfattning 28 (35%) Besvarad av: 11 (13%) Ej besvarad av: 71 (87%) Kommentera gärna. T.ex. vad du inte är nöjd med/något som har varit ett problem samt ev. följder som detta medförde. "Svårt när man arbetar heltid och har ett sånt här uppdrag." "Borde var telefon tider fyra dagar i veckan och om möjligt att minst en gång i veckan telefon tid till kl " "Alla gode män skulle behöva ha en "gräddfil" till alla myndigheter, teleoperatörer m m. Det är svårt och tidskrävande att hitta rätt person ibland." "Har ej varit i behov att kontakta dem" "Kontaktar per mail om jag inte når fram. " "Ibland svårt att nå rätt person." "behöver sällan ringa eller ta kontakt med öf" "Både telefontider och besökstider är svåra att förhålla sig till." "Inte närvarande när jag behöver hjälp!" "Tack och lov kan man nå dem via mail" "jag mailar, fungerar bra"

24 16. Är du nöjd med överförmyndarkansliets besökstider? Besvarad av: 79 (96%) Ej besvarad av: 3 (4%) 1 I mycket hög utsträckning 4 (5%) 2 I ganska hög utsträckning 14 (18%) 3 I ganska liten utsträckning 12 (15%) 4 I mycket liten utsträckning 20 (25%) 5 Vet ej/ingen uppfattning 29 (37%) Besvarad av: 14 (17%) Ej besvarad av: 68 (83%) Kommentera gärna. T.ex. vad du inte är nöjd med/något som har varit ett problem samt ev. följder som detta medförde. "När det gäller för Falkenberg del är det helt klart undermåligt, 1 gång i veckan i Falkenberg är dålig service, att även behöva beställa tid för möte. Sammanslagning Falkenberg Varberg var och är ett dåligt beslut, ur huvudmannens säkerhet. Den lokala kännedomen har förvunnit, En låst sluten kylig verksamhet tjänstemän som saknar kunskaper om Falkenberg. Falkenberg behöver bemannad verksamhet minst 2 3 dagar i veckan med besökstid kl och en dag i veckan besökstid Falkenberg är en så pass stor kommun att behovet av ett permanent överförmyndarkontor behövs i kommunen. Vad kostade sammanslagningen? Vad kostar driften kommunerna Falkenbergs del? Vad har effektiviteten av sammanslagningen blivet? " "Det var betydligt lättare innan samgåendet med Varberg." "Sedan förvaltningen flyttade har servicen sjunkit." "För få öppettider i Falkenberg." "Saknar handläggare i Falkenberg så som det var tidigare. Det var aldrig svårt att titta in och "bolla" en fråga. Det är särskilt viktigt vid ett nytt uppdrag och vid nya akuta händelser. Ett samtal i telefon ersätter inte det personliga mötet. " "Sedan kansliet flyttade till Varberg, är de endast i Falkenberg 1 dag i veckan. Ofta många som vill ha kontakt då." "Sämre tillgänglighet. " "Se svar under föregående fråga" "Finns ingen tillgänglighet!" "eftersom kontoret har flyttat till Vbg är det svårt att besöka dem när man arbetar heltid i Fbg" "Svårt att besöka kansliet i Falkenberg (öppet 1 dag/vecka)" "Mer tid i FAlkenberg " "Kunde vara bättre spridda." "Saknar alternativet NEJ"

25 17. Är du nöjd med den information/service du kan få via kommunens hemsida/webben? Besvarad av: 79 (96%) Ej besvarad av: 3 (4%) 1 I mycket hög utsträckning 4 (5%) 2 I ganska hög utsträckning 19 (24%) 3 I ganska liten utsträckning 13 (16%) 4 I mycket liten utsträckning 13 (16%) 5 Vet ej/ingen uppfattning 30 (38%) Besvarad av: 4 (5%) Ej besvarad av: 78 (95%) Kommentera gärna. T.ex. vad du inte är nöjd med/något som har varit ett problem samt ev. följder som detta medförde. "Hjälp blanketter t ex när samtycke inte kan inhämtas vid godmansksp. Många bank ärenden kan inte utföras utan samtycke." "Behöver tillgång till alla blanketter i Excel för rapporteringar" "Falkenbergs hemsida var bättre skött bl a med nerladdninsbara ifyllbara blanketter" "Avdelningen "våra blanketter" kunde göras smartare."

26 18. Har du begärt ut handlingar från överförmyndarkansliet? Om du svarar nej eller vet ej kommer du att slussas vidare till fråga 20. Besvarad av: 79 (96%) Ej besvarad av: 3 (4%) 1 Ja 12 (15%) 2 Nej 64 (81%) 3 Vet ej/ingen uppfattning 3 (4%) Besvarad av: 4 (5%) Ej besvarad av: 78 (95%) Kommentar "Jag behöver den kontrollerade årsredovisning tillbaka för att göra den nästföljande redovisningen korrekta " "Fungerat bra, Men hade varit snabbare hantering om överförmyndare kontoret funnits kvar i Falkenberg" "Dröjer alldeles för länge innan svar kommer på inlämnade handlingar om överföring av spärrade konton till transaktionskonto. Dröjer månader innan det blir svar på inlämnade handlingar." "Någon enstaka gång i samband att ärendet legat för granskning."

27 19. Om du begär ut handlingar från överförmyndarkansliet, får du dessa inom rimlig tid? Besvarad av: 12 (15%) Ej besvarad av: 70 (85%) 1 Ja, alltid 5 (42%) 2 Ja, i huvudsak 5 (42%) 3 Nej, bara till viss del 1 (8%) 4 Nej, aldrig 1 (8%) 5 Vet ej/ingen uppfattning 0 (0%) Besvarad av: 3 (4%) Ej besvarad av: 79 (96%) Kommentera gärna. T.ex. vad du inte är nöjd med/något som har varit ett problem samt ev. följder som detta medförde. "Samma svar som punkt 18 " "Tar alldeles för lång tid. " "Alltid omgående!"

28 20. Får du ditt arvode inom rimlig tid från det att du lämnat in årsräkning? Besvarad av: 79 (96%) Ej besvarad av: 3 (4%) 1 Ja, alltid 3 (4%) 2 Ja, i huvudsak 25 (32%) 3 Nej, bara till viss del 18 (23%) 4 Nej, aldrig 16 (20%) 5 Vet ej/ingen uppfattning 17 (22%) Besvarad av: 30 (37%) Ej besvarad av: 52 (63%) Kommentera gärna. T.ex. vad du inte är nöjd med/något som har varit ett problem samt ev. följder som detta medförde. "Jag har ännu inte fått arvode för kalenderåret 2013, enbart påstötning om att lämna redovisning för 2014!" "Har aldrig begärt arvode" "Mycket lång granskning. Jag har via egna ärenden o 10 kollegor uppdrag i 20 kommuner. Kan jämföra." "Det tar orimligt lång tid att få arvodet. Verkar vara en mycket ineffektiv organisation. Det tog mycket lång tid när förvaltningen låg i Falkenberg, och det tycks inte ha blivit bättre när man slagit sig samman med Varberg. Vet att andra kommuner har krav på sig att klara arvodeshanteringen senast 30/4. Det tycks fungera. Man ställer krav.på att ha årsräkningen senast 1/3 men sedan tycks ingenting eller väldigt litet hända Man borde vara rädd om sina frivilligarbetande!" "Förra året fick jag mitt arvode efter påtryckningar. Jag lämnade in i god tid, men fick pengarna i slutet av november. I år lämnade jag in tidigt och fick beslut i början av maj. Har inte fått några pengar. Det andra uppdraget redovisade jag tidigare och har ännu inte fått något beslut. " "Problem då jag lade ut för kostnader för inköp av glasögon för ett ensamkommande barn, då han endast hade s.k ledsyn. Mig.verket kunde därefter endast betala detta utlägg direkt till barnet vilket då ej kunde krävas till mig som betalat. " "I Falkenberg fungerade det mycket bra. Det senaste i Varberg kan jag säga i huvudsak bra. Kungsbacka har däremot varit mycket sena med utbetalningar, mycket beklagligt och dåligt." "Ännu inte erhållit årets..." "Har inget arvode" "Detta är det största problemet. Det kan ta upp till 3 4 månader innan man får arvodet och det underlaget man får är svårt att tyda så man får alltid ringa för att veta mera om arvodet. " "Tycker att det är för många månader innan man får sitt arvode" "Vi ska lämna in inom en viss tid. Även om man lämnat in i januari, kan vi få vänta till augusti innan arvodet kommer." "ibland har det dröjt flera månader innan arvodet har utbetalats och jag har fått be om en skyndsamt handläggning" "Tar alldeles för lång tid för ett godkännande!" "Lämnat årsräkning i mitten av februari, den är inte klar 11 maj. Det tycker jag är för lång tid. Sedan är det viktigt att handläggarna behandlar årsräkningarna på rätt sätt. Är det något som inte stämmer så bör man ringa och ta kontakt och inte behandla en godman som en brottsling genom att skicka ett oförskämt brev." "Otroligt dåligt skött." "Det är ett stort problem att det är så långa handläggningstider. Det är inte rimligt att vänta ett och ett halvt år på ersättning för ett arbete. Det borde finnas en rutin för att få förskott på arvodet unter löpande år"

29 "Tar för lång tid. Nästan ingen extra ersättning vid huvudmannens flyttning, skaffa lägenhet och alla kontakter med handläggare." "har inte begärt något arvode" "Har inte fått något arvode. Lämnat in årsredovisningen 1april och ska få pengar efter semestern. Dåligt" "Tidigare år tog det väldigt lång tid att få redovisningen godkänd och därmed blev allt annat fördröjt. Helt godkänt i år då det inte tog lång tid att få allt godkänt och klart" "Jag har avstått från arvode." "Har inget arvode." "Det varierar, ibland går det väldigt snabbt. I år har jag inte hört något än, vet inte vad det beror på." "Har bara fått arvode för Har inte hört något om 2014" "jag har aldrig tagit ut arvode för denna fattiga huvudman" "Protesterar på att jag inte får ut reseersättningar på de resor jag gör. Detta måste vara helt fel att god man skall ligga ute med detta så lång tid. Det finns inte en enda kommunal tjänsteman som inte får ersättningar på över 1 år. Låt god man få ut ersättning direkt. Skulle den inte godkännas dra av det från arvodet!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!" "Hur kan skatteverket klara av att göra klara deklarationerna före midsommar? Jag anser, att man borde se över hur hela vår redovisning görs (dvs läggs upp)." "Har hittills inte begärt något arvode" "Gäller arvodet för 2014 med utbetalning 2015"

30 21. Har du haft kontakt med överförmyndarkansliet under det senaste året? Om du svarar nej eller vet ej kommer du att slussas vidare till fråga 23. Besvarad av: 79 (96%) Ej besvarad av: 3 (4%) 1 Ja 60 (76%) 2 Nej 18 (23%) 3 Vet ej/ingen uppfattning 1 (1%) Besvarad av: 7 (9%) Ej besvarad av: 75 (91%) Kommentar "Har försökt få till dialog med både nämnd och förvaltning. Gamla nämnden svarade varken på brev, mail eller samtal. " "Flera gånger." "JA, lämnat in om förändring av fondkonto. Överföring av överförmyndarspärrade konto." "Har haft tillfälliga (3 ST) uppdrag för omyndiga." "Sammanträffat med ordföranden" "Jag fick inte min redovisning att stämma och bad om råd" "Bara i samband med när jag lämnade in redovisningen"

31 22. Om du haft kontakt med överförmyndarkansliet under det senaste året, anser du att du har blivit bemött på ett bra sätt? Besvarad av: 60 (73%) Ej besvarad av: 22 (27%) 1 Mycket bra 34 (57%) 2 Ganska bra 18 (30%) 3 Ganska dåligt 5 (8%) 4 Mycket dåligt 2 (3%) 5 Vet ej/ingen uppfattning 1 (2%) Besvarad av: 4 (5%) Ej besvarad av: 78 (95%) Kommentera gärna. T.ex. vad du inte är nöjd med/något som har varit ett problem samt ev. följder som detta medförde. "Jag kände mig misstrodd. Endast den ekonomiska redovisningen var grund för att jag blev uppringd. Det jag skrivit var aldrig beaktat. Jag har redovisat på samma sätt som förut och då utan att bli ifrågasatt. " "Tämligen bra, men tiden är inte acceptabel." "Svårt att komma fram till överförmyndaren." "Inga konstiga saker, men en fråga rönte stor uppmärksamhet. "

32 23. Är du nöjd med den tillsyn som överförmyndarnämnden/kansliet utför i ditt/dina uppdrag? Besvarad av: 79 (96%) Ej besvarad av: 3 (4%) 1 I mycket hög utsträckning 24 (30%) 2 I ganska hög utsträckning 24 (30%) 3 I ganska liten utsträckning 7 (9%) 4 I mycket liten utsträckning 5 (6%) 5 Vet ej/ingen uppfattning 19 (24%) Besvarad av: 8 (10%) Ej besvarad av: 74 (90%) Kommentera gärna. T.ex. vad du inte är nöjd med/något som har varit ett problem samt ev. följder som detta medförde. Vad kan bli bättre? "Har inget att jämföra med." "Mycket svårt att veta hur tillsynen går till. " "Har inte fått ut några papper om jag är godtjänd på redovisningen på 2år " "Överförmyndarnämndens kompetensnivå eftersom den verkar vara politiskt tillsatt." "Har varit tvungen att om och om igen påminna om att kontakt från Kansliet till Huvudman var viktig och nödvändig.efter ett skarpt brev till ansvarig för verksamheten hände det något. Detta var efter 6 månader." "Bedrövligt långa handläggningstider. Dåligt att man inte besvarat min intresseanmälan om fler uppdrag." "Får vänta länge på pärmar i retur" "Ibland anser jag att för mycket skall bifogas blir lite dubbelt redovisat, dels som verifikation, dels som övr. bilaga. Tror dock att vi aldrig fått ordentlig utbildning med detta. "

33 24. Övriga synpunkter Ta gärna upp annat som vi inte frågat om men som du bedömer som viktigt att framföra till oss i vår granskning av överförmyndarnämnden. Besvarad av: 25 (30%) Ej besvarad av: 57 (70%) Fritextsvar "Jag har haft förvaltaruppdraget sedan 2001, utan anmärkning. Förvaltning och nämnd gör nu en egen tolkning av förordnandet, och uppmanar mig att göra ytterligare redovisning (vilket inte ingår i förordnandet). Tills jag uppfyller deras (nya och felaktiga) tolkning, innehålles mitt arvode. Jag har inte uppdraget för arvodets skull, men uppträdandet från förvaltningen, och ytterst dess chef, är simpelt och okunnigt. Min senaste skrivelse lämnade jag kopia av till Länsstyrelsen i V Götaland som är tillsynsmyndighet. Hade jag inte värnat min huvudman hade jag för länge sedan lämnat uppdraget; nu är det enbart jag som värnar huvudmannen, nämnden värnar förvaltningen och förvaltningen värnar sig självt! " "Den personliga kontakten var bättre förr" "Långsam handläggning i ett ärende, som berör mig." "Blev sammanslagningen Falkenberg Varberg lyckad? Vad kostade flytten FBG Kommun? Hur mer effektivt har verksamheten blivet? Vad har blivet sämre? Vad kostar sammanslagningen FBG Kommun årligen? Kostnader för det nya datasystemet? Är en sammanslagning av så pass stora kommuner rättssäkert för huvudmannen? Har sammanslagningen blivet mer arbete för Godemännen/Förvaltarna i FBG? Vad tycker FBG Godemännen/Förvaltarna om sammanslagningen? " "Det har dröjt innan allt är på plats" "Mycket bättre rutiner de senaste åren." "Avståndet till Varberg efter samgående har i mitt fall inneburit betydligt färre kontakter och i det avseendet en försämring. Jag uppskattar möjligheten till underhandskontakter och dessa är begränsade jämfört med tidigare." "Det skulle vara bra med pedagogisk info till huvudman och ev personal på gruppboende, vårdboende o dyl. vad den gode mannens roll är. De har ofta egna uppfattningar o tror att den gode mannen ska göra allt och mer därtill." "Tillgängligheten och därmed servicen har blivit sämre efter sammanslagningen. Argumentet att kompetensen skulle öka i och med detta tycks inte stämma. I alla fall inte vad jag har märkt. " "Öka öppettiderna i Falkenberg! Närhet är viktigt, även om man i dag kan kommunicera på olika sätt, så ersätter det inte den personliga kontakten. " "Att lägga kontoret i Varberg är inte ok och bara har en dag i Falkenberg en stad av våran storlek skall ha tillgång till att träffa folk från överförmyndere alla dagar. När det gäller experthjälp kunde man har haft två daga var om man nu skulle har slagit ihop det, en klar försämring för oss i Falkenberg. Dessutom skulle man ha haft en dag i mån med kvällsöppet alla har inte möjlighet att kunna på kontorstid. " "Kanske att jag observerat att ensamkommande barn blir mycket väl omhändertagna (i de få fall jag har sett), men varit lite förvirrade. Jag har observerat att friheten varit svår att hantera och att kunna ta ansvar för sig själva. Utbildning och framtid har ofta varit förutbestämt av t.ex föräldrar och kultur." "När ÖF fanns i Falkenberg kunde man få sitt ärende klart när man gjorde besök på expeditionen." "Ibland behövs extra hjälp. Jag är mycket tacksam för sådan hjälp. Min ambition är att sköta uppdraget exemplariskt. Ibland måste man få råd och hjälp med vissa uppgifter. Det har jag fått när jag begärt det." "är i stort sett mycket nöjd med öf nämnden. Har alltid blivit trevligt bemött om det har varit några spörsmål." "Anser att nya regler ska skickas ut till alla godmän via nätet." "Jag ser på detta inte i första hand som ett förtroendeuppdrag, utan som en fritidssysselsättning, jämförbart med en bokföringsbyrå, men med utvidgat ansvar för personlig omvårdnad. Jag tycker det är stimulerande och trevligt och skulle gärna ta fler uppdrag om det kan bli rimliga villkor och framför allt om byråkratin runt årsräkningarna kan snabbas på och minskas. Ett annat problem som måste rättas till är ersättningarna för utlägg. Som det är nu önskar kansliet att en bilersättning för en resa i januari månad skall ersättas först vid slutgranskning av årsredovisningen, dvs minst ett och ett halvt år senare. Vem annars accepterar att vänta på reseersättning så länge. När jag började som god man fick jag instruktioner om att ta ut reseersättningar löpande och den rutinen borde återinföras." "Begränsning av uppdragen för att man skall göra ett BRA jobb som God Man och Förvaltare. "

34 "Har bara ett uppdrag kvar! För man får inte den hjälp och stöd som man fick innan. Behöver mer tillgänglighet på plats i Falkenberg. Bättre ordning." "Mer info från myndigheten ang nyheter, vad att tänka på,kanske någon "tidskrift" vad som händer inom deras/denna "värld" " "Tycker trots gott bemötande att det är krångligt att inte överförmyndare finns tillgängliga varje dag i Falkenberg speciellt under den tid då redovisningarna är på gång och man kanske oftare behöver hjälp som är svårt att förklara per telefon" "förlåtande attityd beträffande årsredovisningen. Jag trodde mig vara färdig med redovisningen i februari men upptäckte efter hand, att jag skrivit fel på en massa ställen, så jag förbrukade alla papper jag hade hemma och fick sedan ta ett gammalt papper, där jag kladdade ursäkter på framsidan. Såg väldigt fult ut. Jag har nu lärt mig att skanna blanketten i flera ex, så jag slipper kladda ändringar." "Besöks tiden i Falkenberg är dålig. År det bokad tid hos en handläggare och jag bara vill lämna en handling så får jag stå och vänta och det kan bli lång väntetid. Jag ska inte behöva beställa tid för att lämna en handling!!! Har hänt mig två gånger!" "ÖF:s redovisning tar för lång tid, borde ses över, för att kunna göras snabbare utan att för den skull bli sämre. Inlämningstiden för den som har fler än t ex 4 st ärenden skull förslagsvis göras längre, om någon önskar det" "För lite öppettid i Falkenberg. Information om förändringar i ex. redovisning kommer allt för sent. "