SERVICEGRUPPEN. Sjukhusgemensam service. Verksamhet. Vaktmästeri. Just in time - JIT. Personal Engångsdraperier

Transkript

1 SERVICEGRUPPEN Sjukhusgemensam service Enheter inom Servicegruppen Avdelningsservice Fysiologiska kliniken Journalarkivet InfoTel Inköp Medicinteknisk avdelning Säkerhetstjänsten Verksamhet ServiceGruppens verksamhet har som mål att tillgodose Capio S:t Görans Sjukhus behov av servicefunktioner, samt fungera som stödverksamhet i sjukhusets arbete med att nå de övergripande målen med att bedriva hälso- och sjukvård på ett effektivt och konkurrenskraftigt sätt. ServiceGruppen utför dessutom uppdrag till andra kunder på sjukhusområdet samt till enheter inom Capiokoncernen. Syftet med ServiceGruppens uppdrag är att det vi gör ska alltid skapa ett värde och tillsammans med kunderna utveckla verksamheten. Nedan följer redogörelser från respektive verksamhets kvalitets- och utvecklingsarbete. Arbetet utgår från ServiceGruppens verksamhetsplan, som i sin tur bygger på sjukhuset verksamhetsplan. Vaktmästeri Just in time - JIT Under året har arbetet fortsatt med att implementera projektet: JIT på Sjukhuset och projektet börjar nu närma sig sitt slut. Arbetssättet JIT innebär att det är service personal som sköter både beställning och uppackning av vårdens beställda varor/sjukvårdsmaterial. Projektet är lyckat och detta arbetssätt frigör mycket tid till vårdpersonalen som de istället kan lägga på det direkta vårdarbetet. Engångsdraperier Sjukhuset har under året tagit beslut på att införa engångsdraperier istället för textildraperier runt patienternas sängplatser. För att underlätta beställningsförfarandet så köper vaktmästeriet in engångsdraperierna i ett större parti som sedan lagerhålls i förråd. Vårdavdelningarna beställer sedan endast det antal draperier som man har behov av för tillfället via ett beställningsformulär som tagits fram och lagts ut på sjukhusets intranät. Det innebär att vården sparar tid eftersom beställningsformuläret är enkelt, självinstruerande och tillgängligt för alla vårdens medarbetare dygnet runt på intranätet. Avdelningarna behöver dessutom inte lagerhålla draperierna. Personal 2014 Antal anställda 132 Städpersonal/Vårdstöd 51 Vaktmästare 35 Inköpare 4 Ingenjörer 11 Övrig personal 31 Samordnade provtransporter till Kemlab I och med att medicinkliniken flyttat delar av sin verksamhet från sjukhusets huvudbyggnad till byggnad 06 så har dessa avdelningars avstånd till kemiska laboratoriet blivit längre. Det har resulterat i ett ökat behov av vaktmästeriets hjälp att transportera prover. Tidigare har provtransporter sporadiskt telefonbeställts från respektive avdelning vid varje tillfälle. Därför såg vi en möjlighet att samordna avdelningarnas behov av dessa transporter. Lösningen blev att avdelning 21 blev ett uppsamlingsställe för avdelningarnas prover och därifrån hämtar vaktmäs :44

2 tarna prover till kemiska laboratoriet vid bestämda klockslag under dygnet. Idag hämtas proverna vid fem tillfällen per dygn. Med detta arbetssätt frigörs ytterligare arbetstid för vårdpersonalen. HLR-Utbildning Vaktmästeriet har utbildat 44 st anställda i HLR med egna utbildade HLR-instruktörer. Städavdelning Just in time- JIT Under arbetet med att införa JIT på sjukhuset identifierades behovet av att på ett strukturerat sätt kvalitetssäkra rengöringen av sjukhusets alla förrådsskåp. För att kunna säkra och få kontroll på hygien/rengöringsrutinen kring detta beslutade projektet tillsammans med hygiensköterskan att ServiceGruppens städpersonal ansvarar för att en gång i månaden rengöra skåpen enligt en framtagen rutin. Det innebär att man en gång i månaden går från avdelning till avdelning och plockar ur material från skåpen och rengör både inredning och JIT-skåpen enligt den fastställda rutinen. Rutinen innebär inte bara att hygienen säkras för hela hanteringen av förrådsskåpen utan även att tid frigörs för vårdpersonal som de istället kan använda till ett mer patientnära arbete. Engångsdraperier Sjukhuset har under året beslutat att frångå att ha textildraperier kring patientsängarna och har istället övergått till att använda engångsdraperier. I den Sjukhusgemensamma rutinen för engångsdraperier så har man bestämt att förutom att vårdpersonalen byter draperierna då de blivit kontaminerade eller nerfläckade så skall städavdelningen byta ut alla avdelningars draperier en gång i kvartalet. Det här arbetssättet gör att vi kan vara säkra på att våra patienters sängdraperier byts minst 4 gånger per år och direkt efter ett kvartals byte kan vi vara säkra på att alla våra patienter har ett nytt och rent draperi runt sängplatsen. HLR-Utbildning Städ avdelningen har under året utbildat 46 st anställda i HLR med hjälp av egna utbildade HLR-instruktörer Tillgänglighet till växeln: Medelsvarstiden för samtal till växeln kl alla dagar i veckan var 14,5 sekunder. Antal tappade samtal, samtal som kopplats ned innan svar, var 5 %. Introduktionsutbildningar Under året har vi genomfört introduktionskurs för 56 ny användare av mobila anknytningar (MVA). Av dessa har 75 % besvarat vår uppföljningsenkät. 86 % att dessa ansåg att kursen innehöll relevant och användbar information. Även nya personsökaranvändare erbjuds en användarutbildning. År 2014 fick 127 anställda ta del av introduktionen, 44 % av dessa har besvarat vår enkät. 100 % tycker att informationen de fick var relevant. 68 % har haft användning av minimanualen. Hur upplever kunderna vårt bemötande i informationen? Den frågan ställde vi till alla besökare under perioden april till och med december. Vi har ca besökare per vecka som söker kontakt med informationen och/eller våra Röda Korsvärdar. Metod: vi använde oss av Happy or Not, ett system för att följa, mäta och utveckla kundrespons. Besökaren har att välja på att trycka på glad, neutral eller ledsen gubbe för att ge uttryck för sin upplevelse. Resultat: InfoTel TeleQ Under 2014 har vi varit mottagningarna behjälpliga med att utveckla svarsmenyerna ytterligare för att uppnå sjukhusets mål att 80 % av patienterna skall bli uppringda inom angivet tidsintervall. Journalarkivet Journalarkivet hanterade under år 2014 ca 9 ton papper relaterad till patientjournal. Ett uttalat mål har varit att minska papperförbrukningen inom enheten. För att nå dit har vi arbetat för att, och fått möjlighet att, göra dubbelsidiga journalutskrifter från Cosmic. 202

3 Efter samtal med chefläkaren har det drivits igenom beslut om att journalkopior från andra vårdinrättningar gallras vilket sparar papper och arbetstid. I arkivet har noterats att det är mycket skräp, dokument som inte tillhör patientjournalen, i materialet som lämnas till arkivering. För att visualisera problemet sparades allt skräp under en vecka och bjöd in klinikernas kvalitetscontrollers för att prata om problemet. Efter mötet kunde man snabbt se skillnad från främst Akuten. Skräpet minskade och en snabb åtgärd var att arbetsbladet Patienttransport ändrade format från A4 till A5 och läggs nu bara i journalen om det ska användas, tidigare lades de i varje journal. Journalarkivet kommer att fortsätta mäta och rapportera under Under månaderna mars och november noterades avvikelser för journalmaterial som hanterats av avdelningarna. Hittades påfallande många fall där patienter var sammanblandade i samma plastficka. Detta gör att arkivet inte kan vara säker på att platsfickor endast innehåller journaldokument för en enskild patient, vilket gör att det kan innebära en patientsäkerhetsrisk. Från och med november mäts avvikelser varje månad. Journalarkivets rutiner måste matcha aktuell lagstiftning och vara anpassad till sjukhusets organisation, därför är ett nära samarbete med Chefläkargruppen en förutsättning. Journalarkivet har under året avlastat vården med att hämta journaler på ytterligare 2 kliniker och registrering av remissbekräftelser i Cosmic från Akutkliniken. Fastighets- och Säkerhetsavdelningen Landstingets Fastighetsförvaltare Locum har utfört/påbörjat flera större projekt. En evakueringspaviljong på ca m2 anslutande till hus 06 har uppförts. Paviljongen är två våningar hög och inrymmer 24 st vårdplatser och skall användas som evakueringsyta för stambytesprojektet. Alla avloppsstammar skall bytas i huvudbyggnaden 30 vilket innebär en stegvis omflyttning av verksamheterna för att möjliggöra arbetet. Den nya akutmottagningen i hus 40 plan 01 med tillhörande trapphus har påbörjats. Locum har också renoverat en mindre lokal till fyslab i hus 30 plan 5. Planering av Framtidens Hälsa- och Sjukvård (FHS) på sjukhusområdet har varit omfattande. Sjukhuset har i egen regi gjort flera större ombyggnader bl.a. Preoperativa enheten, HIA, Ortopedmott. Service- Gruppen, Hjärtmott, Kemlab, IVA, Avd 55, Varumott, Avd 39 samt flertalet mindre. Ett nytt omklädningsrum med 200st skåp för studenter har tillskapats. Sjukhuset har en egen kontrakterad snickare, vilket avsevärt förenklat hanteringen vid behov av mindre snickeriarbeten, samt möjliggör ett större antal åtgärder till en lägre kostnad. Utvecklingen av sjukhusets säkerhet med integrerade system för kortläsare, kameror och larm fortsätter. En integration av funktionerna medför en hög spårbarhet och kontroll. Ett teknikskifte från kortläsare som använder magnetremsa för läsning av kort till beröringsfria kortläsare har genomförts. Bytet till beröringsfria kortläsare innebär att slitaget på SITHS-kort kommer att minimeras. Alla medarbetare är utrustade med ett personligt SITHS-id/ behörighetskort vilket säkerställer Patientdatalagens krav på informationssäkerhet. Antalet åtgärder för bevakningen och ordningshållning har fortsatt legat på en relativt hög nivå. Kunskapen hos sjukhusets medarbetare om att de kan och ska nyttja Ordningsvakterna till att skapa en trygg och säker arbetsmiljö på sjukhusområdet höjs succesivt genom information på APT, personalintroduktion och vid uppkomna händelser. Det systematiska brandskyddsarbetet fungerar bra med en hög procent utförda egenkontroller, noteringar på över 90 % genomförda egenkontroller är regel snarare än undantag. Målet och laga krav är alltid 100 %, men utfallet av genomförda kontroller på Capio S:t Görans Sjukhus är jämförbart med andra sjukhus mycket bra. Utförandet av egenkontroller av brandskyddet är nu även kopplat till sjukhusets kvalitetsredovisning. Tillsyn av brandskyddet inklusive förvaring av brandfarliga varor har inte renderat i några avvikelser. Miljö För en mer utförlig redovisning av miljöåret 2014 se Kvalitetsredovisningen för Miljö. Nedan beskrivs kortfattat några punkter. Miljöprogrammet för perioden fokuserar på hur sjukhuset ska bli mer klimat- och resurseffektivt samt hälsofrämjande. Arbetet med processen kring matavfallet till biogasproduktion fortskrider. Fem vårdavdelningar har i dagsläget ett fungerande system med återvinning av matavfall till Biogas. Byte av patientmatens portionsförpackningar till ett mer miljövänligt alternativ, Torus Pac, gör att plastmängden minskar från 86 gram till 23 gram per förpackning. Under 2014 började vi med att servera endast ekologisk frukt till patienter och medarbetare. Vi har bytt ut flera livsmedel till ekologiska alternativ. 203

4 Utfasning av britspapper har skett där detta är möjligt. Infört kedjevikta pappershanddukar på hela sjukhuset, vilket genererar en miljöbesparing med ca 40 kg avfall per toalettbesök. Fortsatt utfasning av PVC. Tillsammans med Textilia tagit fram patientskjorta och patienthandduk i ett miljövänligt material. Vi har arbetat med att minska antalet DDD (dygnsdoser) och recept på läkemedelssubstanserna Diklofenak, Tramadol och Zolpidem. Sixten Bredbacka och Stellan Eriksson på Anestesikliniken mottog Stockholms läns landsting Miljöpris 2014, för sitt arbete med att minska användningen av klimatpåverkande narkosmedel vid operationer som har lett till en halvering av utsläppen. Sjukhuset klimatkompenserar via WaterAid. Medicinsk Teknik MTA har projektledaransvaret för Medicinsk Teknik inom den satsning som kommer att göras på S:t Görans sjukhus inom ramen för Strategiska fastighets investeringar. Vi deltar även i den medicintekniksamordning och det projektledarnätverk som är en del av arbetet med Strategiska fastighets investeringar. Konkret har det betytt arbete för stora delar av Medicintekniska avdelningen inom kravställning, gränsdragningslistor och annan planering. En hel del arbete har lagts på vidareutbildning med studiebesök, besök av mässor samt att bjuda in leverantörer för att få information om kommande koncept inom framförallt operationssidan. Till detta har även Medicintekniska avdelningen tagit fram medicintekniska lösningar och utrustningar till Akutklinikens nya vårdlokaler. Ett omfattande arbete har lagts ner för att upphandla en ersättning till det patientövervakningssystem som finns på Medicinkliniken. Upphandlingen gäller även Akutkliniken vilket kommer att betyda att båda klinikerna kommer att ha samma övervakningssystem. Det öppnar möjligheter för att följa patienterna med bibehållen övervakning tvärs över klinikgränserna. I framtiden finns även möjlighet att ansluta övervakningen på IVA till detta system. Systemet kommer att installeras under Det ska tilläggas att övervakningssystemet ingår i de medicintekniska utrustningar som ska installeras på Akutklinikens nya vårdlokaler, se ovan. Övervakningsprojektet ovan använder WLAN med en frekvens på 5GHz för sin interna kommunikation. Det finns ingens standard som reglerar om andra medicintekniska utrustningar kommer att störas av denna trådlösa kommunikation. Medicin tekniska avdelningen arbetar därför sedan mitten av 2014 med en riskanalys och en test för att se om medicintekniska utrustningar på framförallt Medicinkliniken, Akutkliniken och IVA skulle störas av WLANradiotrafiken. Arbetet planeras att vara klart under första kvartalet av Medicintekniska avdelningen har tillsammans med IT gjort en principöverenskommelse för uppdelningen av förvaltningsansvaret för Medicin-teknik-system beroende på vilket nätverk de är inkopplade på. Stora system som är kopplade på CSTGs datanätverk förvaltas av IT. Mindre system där man vill kunna göra förändringar snabbare, tillhör MT-nätverket och förvaltas helt av Medicintekniska avdelningen. På nationell medicinteknisk nivå deltar Medicintekniska avdelningen i förvaltningen av en standard för benämningar av medicintekniska utrustningar (MTPReg) samt i ett nätverk för medicinteknisk säkerhet. Under året har Medicintekniska avdelningen arbetat med att ta fram förslag på utrustningar som samlar flera Modified Early Warning Score (MEWS)-parametrar i en utrustning. Val av utrustning beräknas vara klart Q Utrustningen underlättar arbetet med att MEWSa patienterna vilket spar tid för vårdpersonalen. MEWS-monitorerna är också förberedda för att kunna hämta patientdata och skicka mätdata till Journalsystemet Cosmic. Detta skulle öka patientsäkerheten genom att minska risken med felskrivningar vid manuell inmatning i Cosmic samt spara tid. Inköp Arbetet med att effektivisera och reducera kostnaderna har fortsatt under 2014 genom framgångsrika omförhandlingar av flertaltalet av leverantörsavtalen med fokus på prisreduceringar och bättre villkor. Projektet Just in time-jit som innebär att utveckla och förbättra varuförsörjningsflöde enligt tvåfacksprincipen/kanban på sjukhuset har fortsatt under året och det kommer att slutföras under andra halvåret Samtliga mål som har satts upp kommer att nås: Att effektivisera varuförsörjningsflödet på sjukhuset Optimera sortimentet av medicinskt förbrukningsmaterial Minskade lagernivåer Ett förenklat beställningsförfarande där ansvaret från beställning till leverans åläggs ServiceGruppen i enlighet med LEON-principen Övergripande kvalitets- och patientsäkerhetsarbete 2014 Genomfört kvalitetsarbete 2014 ServiceGruppen har fått i uppdrag av sjukhusledningen att införa JIT (just in time) av förbrukningsmaterial från samtliga leverantörer vid alla vårdenheter. Det innebär att ServiceGruppen svarar för beställning, varumottagning, uppackning samt städning av förrådsutrymmena och därmed frigörs tid för vårdpersonal. Vid årsskiftet 2014/2015 har alla vårdavdelningar och de flesta av våra mottagningar konverterats till JIT.

5 De enheter som är kvar är C-Op, IVA och Anestesiavdelningen. Arbetet beräknas vara klart före sommaren Arbetet med att ta fram en ny Capio-unik patientkollektion, för bädd såväl som patientkläder är slutförd, de sista artikeltyperna levereras under januari-februari Det strukturerade förändringsarbetet som pågår vid ServiceGruppens enheter, med LEAN som verktyg utvecklas kontinuerligt. Enheterna har under året utvecklat detta arbete ytterligare. För tredje året i rad har ServiceGruppen deltagit i ett nationellt täckande benchmarkingnätverk av sjukhus, från universitetssjukhus till små landsortssjukhus. Sjukhuset har 2014 deltagit i fyra processer. I vissa ligger sjukhuset väl framme enligt best practice rankingen. Som exempel har sjukhuset under de tre år som man deltagit i programmet varit Best Practice inom patientmåltider. Inom andra områden har det framkommit utvecklingsmöjligheter, vilket det pågår ett arbete med. ServiceGruppen har deltagit i ett projekt initierat av landstingens nätverk för serviceorganisationer Best Service. Där har biträdande verksamhetschef deltagit i en referensgrupp som har tagit fram skriften Vårdnära service En viktig del i framtidens sjukvård. Planerade kvalitetsförbättringar 2015 Det ambitiösa arbetet med att fortsätta utveckla patientmåltiderna pågår, bl. a. har befattningen som Kostkontroller stärkts genom att utöka antalet timmar från 20 till 30 timmar i veckan. Måltidens servering har förbättrats genom en attraktivare tallrik. I slutet av 2014 påbörjades en pilot som innebar att de köksor som finns på vårdavdelningarna intervjuar minst en patient om dagen om hur upplevelsen av patientmåltiden är och efterfrågar förslag till förbättringar av måltidens form och innehåll. ServiceGruppen har under 2014 startat en kvalitetsgrupp som består av 1 representant från varje enhet inom ServiceGruppen och som har som mål att skapa ett strukturerat kvalitetsarbete med mätbara mål och samverka och stödja varandra i gemensamma projekt och åtaganden. Ett åtagande som kvalitetsgruppen förberett under 2014 är utbildning för de patientnära yrkesgrupperna i Hygien kompetenskort, vilket startas upp under 2015 tillsammans med hygiensjuksköterskan. Kontaktperson Eva Thuresson, Verksamhetschef, Epost: eva.thuresson@capiostgoran.se Roland Canerstam, Bitr. Verksamhetschef Epost: roland.canerstam@capiostgoran.se Capio S:t Görans Sjukhus Sankt Göransplan 1, Stockholm tel , 205

6