Kravspecifikation avseende drift, skötelse och verksamhetsutveckling av Kung Chulalongkorns minnesbyggnad med omgivande park och byggnader

Transkript

1 Kravspecifikation avseende drift, skötelse och verksamhetsutveckling av Kung Chulalongkorns minnesbyggnad med omgivande park och byggnader Definitioner Området Lokalerna Anläggningarna Drift Underhåll Investering avser hela det markområde som ligger på fastigheten Ragunda Utanede 3:119, närmare angivet i karta, bilaga 1.1 omfattar samtliga ytor i följande byggnader, kung Chulalongkorns minnesbyggnad, museum och entrébyggnad. syftar på samtliga övriga byggnader, anläggningar och installationer som finns uppförda på fastigheten Ragunda Utanede 3:119, bl.a. växthus, teakpaviljong m.m. Till anläggningarna räknas även paviljongparken och dess trädgård.. avser regelbundna arbeten. Åtgärder och kostnader som är nödvändiga för att området och anläggningarna skall kunna fungera för den avsedda verksamheten. avser insatser som behövs för att egenskaper och funktioner ska bevaras, t.ex. reparationer av skador som uppkommer på grund av användning och nyttjande, justeringar, sanering osv. avser åtgärd som höjer värdet av byggnader, tekniska installationer, maskiner osv. Uppdraget Kung Chulalongkorns minnesbyggnad/paviljongparken Entreprenören skall driva den turistiska verksamheten kring Chulalongkorns minnesbyggnad med strävan att främja svensk-thailändska förbindelser och utveckla paviljongen som besöksmål. Uppdraget är att ha en kvalitativ turismverksamhet i området där besökarna får en helhetsupplevelse. I uppdraget ingår marknadsföring av anläggningen, uppdatera hemsida, annonsering och affischering, anordna aktiviteter inom ramen för verksamheten, guidning, kringförsäljning, skötsel av parken och kommunikation med besökare, boende och företagare i området. Kung Chulalongkorns minnesbyggnad/paviljongparken är byggd till ära av Kung Chulalongkorn av thailändska intressen. Det är ett kulturellt utbyte mellan Sverige och Thailand och verksamheten ska bedrivas i den andan och med respekt för det svensk-thailändska samarbetet. 1

2 Ragunda kommun ser gärna en utveckling av verksamheter och aktiviteter. Nytänkande och utveckling även i utbud och service ses som önskvärda. Entreprenören ansvarar för att ansöka och bekosta alla tillstånd för verksamhetens bedrivande i anläggningen samt för kassaregister. Inget varulager skall övertas. Särskilt tillstånd behövs för att få servera alkohol i kommunens lokaler utöver de tillstånd som krävs för alkoholservering. Anläggningen skall under perioden 1 juni 15 september minst hållas öppet måndag-fredag helgdagar Verksamheten ska påbörjas från och med den 1 juni 2014 Vid eventuella evenemang skall det hållas öppet minst 30 minuter efter avslutat evenemang. Efterfrågade uppgifter Entreprenörens anbud skall innehålla en beskrivning av de utvecklingsidéer entreprenören har avseende uppdraget. Vidare skall entreprenören beskriva den planerade organisationen för verksamheternas bedrivande samt de mål entreprenören har för verksamhetens utveckling och som denne avser arbeta efter samt de övriga uppgifter som Ragunda kommun efterfrågar enligt nedan. Avtal Entreprenörens uppdrag regleras i enlighet med bilaga 2, Tjänstekoncessionsavtal. För att entreprenören skall kunna utföra uppdraget upplåts området och anläggningarna till entreprenören i enlighet med bilaga 3, Arrendeavtal. För att entreprenören skall kunna utföra uppdraget upplåts lokalerna till entreprenören i enlighet med bilaga 4, Hyresavtal. Allmänt om nyttjandet För arrendet respektive hyresrätten gäller att entreprenören uppfyller samtliga sina åtaganden. Skulle entreprenören upphöra med sin verksamhet eller inte utföra sina åtaganden i enlighet med träffade avtal upphör såväl hyresavtalet som arrendeavtalet. Med anledning av att kommunen är skyldigt att med visst mellanrum konkurrensutsätta denna tjänstekoncession skall parterna samtidigt med undertecknandet av avtalen underteckna en separat överenskommelse om avstående av besittningsskydd enligt 12 kap jordabalken, som skall inges till hyresnämnden för godkännande. Styrdokument Entreprenören skall följa samtliga för verksamheten tillämpliga lagar, författningar, riktlinjer och anvisningar. Entreprenören och entreprenörens personal skall känna till och följa Ragunda kommuns styr- och policydokument, som kan hittas på kommunens hemsida hålla sig till varumärket Kung Chulalongkorns minnesbyggnad samt dess grafiska profil. 2

3 Kvalitet Entreprenören skall bedriva en verksamhet med hög kvalitet, med särskilt beaktande av: a. Tillgänglighet. Öppettider, service, priser, aktiviteter och miljö som är inbjudande för alla. Öppettider ska kungöras på entrétavlan och genom hemsida, telefon och telefonsvarare; b. Inflytande. Personalen skall bära enhetlig klädsel samt vara positiv och serviceinriktad. Det är viktigt att personalen är tillgänglig för synpunkter och önskemål från besökarna samt beredvilligt tillgodoser alla rimliga synpunkter och önskemål. Förmågan att på ett positivt sätt hantera synpunkter och önskemål som inte omedelbart kan eller inte går att tillgodose är också viktigt; c. Bemötande. Varje besökare skall känna sig välkommen. Personalen skall vara tillgänglig för att kunna svara på frågor och ge god service till besökarna. Tydlig information om anläggningens verksamhet och öppettider skall finnas lättillgängligt; och d. Säkerhet och miljö. Verksamheten skall utformas så att den är säker för besökare och personal. Miljön skall vara ren, fräsch och trivsam och inbjuda till återbesök. Annan verksamhet Entreprenören får inte utan Ragunda kommuns skriftliga tillstånd bedriva verksamhet på området eller i anläggningarna eller lokalerna som inte har godkänts av kommunen. Krav på entreprenören Entreprenören får inte utan Ragunda kommuns skriftliga tillstånd stadigvarande upplåta eller hyra ut området, anläggningarna eller lokalerna eller del av därav i andra hand. Miljöfarlig verksamhet Entreprenören får inte bedriva miljöfarlig verksamhet på området eller i anläggningarna respektive lokalerna. Personal Ingen kommunal personal skall övertas av entreprenören. Entreprenören är arbetsgivare för sin egen personal och skall följa gällande lagar, förordningar och eventuellt förekommande kollektivavtal. Entreprenören är ansvarig för att skatter och sociala avgifter betalas. Arbetsmiljöansvar Entreprenören har ansvaret för arbetsmiljön enligt arbetsmiljölagen. Om åtgärd för arbetsmiljön är beroende av sådan förändring av anläggningarna eller lokalerna som kommunen har ansvar för skall åtgärd utföras i samråd mellan parterna. Alla arbetsskador och tillbud skall dokumenteras och kommuniceras med kommunen så att erfarenhet kan återföras till verksamheten och åtgärder för att förhindra liknande skador och tillbud kan planeras. STIM och andra avgifter Entreprenören ansvarar för eventuella avgifter till STIM och övriga avgifter som kan uppstå på grund av sin verksamhet. Entreprenören ansvarar även för kostnader för datanät och telefoni. Förlikningsavtal Ragunda kommun/föreningen Chulalongkorns minne Entreprenören har att fullfölja vad som åligger Ragunda kommun enligt förlikningsavtal mellan kommunen och Föreningen Chulalongkorns minne, Östersunds tingsrätt mål T och T Bilaga 5. 3

4 Samfälligheter/Arrenden/Avtal Entreprenören har att fullfölja vad som åligger Ragunda kommun enligt avtal mellan kommunen och vägsamfällighet samt kommunen och den lokala vattenföreningen. Entreprenören har även att fullgöra vad som åligger kommunens enligt avtal med Anders Lundström avseende parkering och spillvattenledning från Paviljongterrassen. Syn Innan ny entreprenör tar över verksamheten skall syn över anläggningarna och lokalerna göras tillsammans med tjänstemän från Ragunda kommun, varvid protokoll över anläggningarnas skick skall upprättas och undertecknas av båda parter. Vid avtalstidens slut skall en likadan syn göras och protokollföras. Entreprenören skall medverka utan rätt till ersättning. Tillstånd Alla tillstånd för verksamheternas bedrivande skall bekostas och sökas av entreprenören. Intäkter Entreprenören har rätt att tillgodogöra sig intäkterna från den verksamhet man bedriver på området och i lokalerna, viss del av intäkterna från inträdesbiljetterna ska dock fördelas enligt förlikningsavtal mellan Ragunda kommun och Föreningen Chulalongkorns minne, bilaga 5. Inspektionsrätt och insyn Ragunda kommun har rätt att företa inspektion av området, anläggningarna och lokalerna. Om inspektionen föranletts av anmälan från tredje man skall entreprenören kallas att närvara vid inspektionen. Som fastighetsägare har Ragunda kommun alltid rätt att få tillträde till för underhåll, reparationer, kontroller och annan nödvändig tillsyn. Försäkring Ragunda kommun skall som fastighetsägare upprätthålla en fastighetsförsäkring. Entreprenören skall upprätthålla en ansvarsförsäkring för eget vållande och som skydd för olyckor som kan drabba tredje man på grund av entreprenörens drift- och verksamhetsansvar. Ragunda kommun kan komma att efterfråga försäkringsbrev. Entreprenören skall på begäran kunna visa giltigt försäkringsbrev. Uppföljning Entreprenören skall samarbeta med Ragunda kommun i en årlig kvalitetsuppföljning vilken skall ske på initiativ av Ragunda kommun. Uppföljningen innefattar kvalitet enligt ovan, att entreprenören uppfyller samtliga skall-krav i upphandlingen, utvecklingen av verksamheten och entreprenörens miljöplan. Uppföljningen sker i Ragunda kommuns lokaler utan rätt till ersättning för entreprenören. Entreprenören skall dokumentera och redovisa lämnade synpunkter från besökare och en årlig besöksstatistik. En verksamhetsberättelse för föregående år skall årligen lämnas till Ragunda kommuns varje år senast den 31 mars. Ragunda kommuns ansvar Ragunda kommun ansvarar för investeringar i anläggningarna. Några sådana investeringar är inte planerade under avtalstiden. Ragunda kommun tillhandahåller inventarier i enlighet med Som framkommit vid gemensam syn 4

5 Entreprenörens ansvar Alla lokaler och anläggningar uthyrs respektive upplåts i befintligt skick. Entreprenören ansvarar för och bekostar: Tillsyn och underhåll av kommunen tillhandahållen inredning, utrustning och inventarier. Återanskaffning av inredning, utrustning och inventarier i den mån onormal förslitning föreligger på grund av entreprenörens vårdslöshet eller bristande tillsyn. Anskaffning av nödvändiga förbrukningsartiklar för verksamheternas bedrivande Städning, fönsterputsning och renhållning samt tömning av sopor. Byte av säkringar, glödlampor, skötsel och rengöring av maskiner m.m. som behövs i verksamheten. Anskaffning och underhåll av för driften nödvändig utrustning och inventarier som entreprenören bedömer behövs utöver det som kommunen tillhandahåller. Daglig översyn och renhållning inom hela området, d.v.s. att parkering, vägar, gångar, samt att grässådda ytor hålls fria från nedskräpning och samt att papperskorgar töms vid behov. Rensning, skötsel och underhåll av rabatter och planteringar liksom skötsel av träd och planteringar. Klippning och trimning av grässådda ytor samt vid behov för krattning av grusade gångar; Att besökstoaletter hålls rena och blir tömda samt att det finns toalettpapper. Entreprenören skall vara aktsam om inredning, utrustning och inventarier och till Ragunda kommun anmäla fel och brister. Akut underhåll som stopp i avlopp, räcken som lossnat m.m. skall åtgärdas snarast av entreprenören. Entreprenören skall alltid polisanmäla inbrott, skadegörelse och vandalisering, varvid kopia på polisanmälan skall tillställas Ragunda kommun. Entreprenören förbinder sig att inte sätta upp anslag, skyltar, markiser eller liknande utan tillstånd från Ragunda kommun. Entreprenören får inte utan Ragunda kommuns skriftliga medgivande företa någon ny-, till- eller ombyggnad, varken invändigt eller utvändigt. Entreprenören skall bereda besökare möjlighet att lämna muntliga eller skriftliga synpunkter på verksamheterna. Muntliga synpunkter skall dokumenteras och dessa ska tillsammans med skriftliga synpunkter sammanställas i verksamhetsberättelsen och överlämnas till Ragunda kommun vid uppföljningsmöte. Särskild överenskommelse upprättas mellan kommunen och entreprenören kring fördelning av ansvar för inre och yttre underhåll av samtliga anläggningar, inkluderande ventilations-, vvs och el-anläggningar. 5