Eva berättar att det är 21 anmälda till MEMA mötet och att 7 avdelningar har tagit chansen att skicka med extra medlemmar till mötet.

Transkript

1 Styrelsemöte Hemma hos Susanne Närvarande Eva Gram Toft Ordförande Margareta Traung Kassör Louise Åkerblom V-ordförande Susanne Vikström Program Susan Salovaara Sekreterare Cecilia Berghammer Medlem Evaa Jirhed Program Axelsson Webb SWEA Luxemburg Förhinder de Oliveira Kuhn Cecilia Erasmie Program Kommunikation Program 1. Godkännande av dagordningen Dagordningen godkänns. 2. Ordförandens rapport a) MEMA-möte Köln 24 25/10 Eva berättar att det är 21 anmälda till MEMA mötet och att 7 avdelningar har tagit chansen att skicka med extra medlemmar till mötet. b) SWEA International söker medarbetare SWEA International har många olika projekt på internationell nivå där man kan engagera sig. Nu söker de bland annat tre nya medarbetare till Barn Utomlands & Svenska språket (BUS). Dessutom söker de flera kommittémedlemmar, t.ex. till finans-, PR-, produkt-, stadge- och redaktionskommittén samt till stipendiekommittéerna. Styrelsen har redan fått information om detta, men vi bör även informera medlemmarna. Styrelsen beslutar att ska skicka ut information med nästa utskick. c) Framtidskommittéen Eva informerar styrelsen om arbetet med Framtidskommittén inom SWEA. Under världsmötet i Bologna så organiserades en workshop om hur SWEA skulle se ut i framtiden, bland annat gjordes en SWOT-analys där man tittade på SWEA:s styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Dessutom diskuterades vad SWEA ska behålla, vad som ska tas bort, förändras och läggas till. Resultaten sammanställdes i en powerpoint-presentation. Slutsatsen är att SWEA är en stor organisation med många olika människor med skilda intressen och behov, och målet är att SWEA ska passa alla. Framöver ska SWEA arbeta med att minska byråkratin, anpassa sig till de nya tiderna, t.ex. genom att benämna sina medlemmar SWEAmedlem istället för SWEA, och öka användningen av sociala medier med andra ord bli lite modernare. Några nya fenomen som blir allt vanligare i olika SWEA-avdelningar är SWEA Professional för medlemmar som arbetar eller letar efter arbete och mammagrupper. Eva undrar om vi ska starta en grupp här i Luxemburg för att diskutera SWEA:s framtid? Styrelsen beslutar att vi först ska fråga medlemmarna för att se om det finns något intresse. ska ställa frågan till medlemmarna i nästa utskick. 1

2 Susanne föreslår att vi även ska ta upp frågan på nästa årsmöte. Det brukar komma en hel del medlemmar till årsmötena och det kan vara ett bra forum att diskutera vad vi vill göra i framtiden och vart vi är på väg. Eva antecknar att vi bör ta upp det på nästa årsmöte. 3. Uppföljning av Att göra-lista Eva Presentation från Framtidskommittéen OK. Se punkt 2 c Inloggningsfunktion på hemsidan Går att göra. Se punkt 7 a Styrelsemöten i kalendern på hemsidan OK. Skicka ut medlemslistan till medlemmarna (PDF) Skicka bilder från våra aktiviteter till och Cecilia Påminna medlemmarna via Facebooksidan om att de gärna får lämna bidrag till LuxNytt (skickas till Åsa: journalenswealux@gmail.com) Se punkt 7 c Nej Nej 4. Medlemsrapport Antalet medlemmar som har betalt är 69 st. Vi har fått tre nya medlemmar: en helt ny och två återvändare. Tyvärr har även de återvändande medlemmarna bara betalt halva medlemsavgiften, även om erbjudandet om halv avgift efter september månad endast gäller helt nya medlemmar. Margareta ska försöka omformulera texten så att det inte blir några missförstånd i framtiden. Styrelsen diskuterar hur vi skulle kunna fånga upp potentiella, nya medlemmar bland de svenskar som kommer till Luxemburg. Finns det en missuppfattning bland svenskar i gemen vad vi gör i SWEA och hur en typisk medlem ser ut? berättar att vissa av de nyanlända dyker upp i en mammagrupp som träffas på dagtid. Ett förslag är att vi skulle kunna sätta ihop en broschyr för att bättre välkomna nya medlemmar. Andra förslag är att vi på hemsidan ska erbjuda nyanlända möjligheten att träffa en SWEA för en fika eller liknande om de vill veta lite mer om livet i Luxemburg och SWEA. Styrelsen beslutar att ska lägga ut ett erbjudande på hemsidan, t.ex. Är du nyanländ till Luxemburg och vill träffa någon som bott här ett tag?, och be intresserade att maila till luxemburg@swea.org. Louise som är ansvarig för våra SWEA korkskruvar får uppdraget att se till att det finns korkskruvar till försäljning på våra aktiviteter. 5. Kassarapport Margareta rapporterade om det ekonomiska läget. Vi har fått in euro i medlemsavgifter och euro i aktiviteter samt haft utgifter på euro. Vi har för närvarande ett eget kapital på euro. En stor utgift den senaste månaden var kostnaden för korkskruvarna (1 208 euro). Kräftskivan har ännu inte bokförts. Tyvärr blev den aktiviteten lite dyrare än beräknat så notan kommer att sluta på minus. Vår donation på 500 euro till ISL är ännu inte bokförd. Margareta ska kontakta Monica Oscarsson på ISL för att höra efter hur det går med bokinköpen. Margareta påminner återigen att hon behöver kvitton och redovisning för alla betalande aktiviteter. Styrelsen beslutar också att vi i nästa mailutskick ska berätta för medlemmarna om den perfekta presenten vår nya SWEA korkskruv! 2

3 6. SWEA LuxNytt LuxNytts redaktör Åsa Önnerfors är inte med på det här styrelsemötet men hon har bett styrelsen om regelbundna rapporter från våra olika aktiviteter så att vi senare kan berätta om dem i LuxNytt. Fråga är bara vem som ska skriva dessa rapporter. Programgruppen känner redan att de har mycket att göra. En rapport behöver dock inte vara så omfattande bara lite information om aktiviteten, antalet personer som deltog och ett foto. Styrelsen beslutar att till att börja med skicka med en förfrågan i bekräftels et för aktiviteten och hoppas att någon erbjuder sig att skriva. Styrelsen diskuterar när nästa nummer av LuxNytt ska komma ut. Den ursprungliga tanken var att årets sista nummer ska komma ut någon gång i månadskiftet november-december. Dock anser styrelsen att det skulle vara kul om vi kunde få med en kort rapport och några bilder från årets två sista aktiviteter glöggen den 4 december och luciafirandet den 7 december. Styrelsen föreslår därför att nästa nummer av LuxNytt ska komma ut efter den 7 december. Det skulle i princip kunna vara helt färdigt i början av december och sedan räcker det att stoppa in något kort om glöggen och lucia innan det skickas ut. Styrelsen beslutar också efter viss diskussion att lägga upp årets första LuxNytt på hemsidan med en text om att det är ett smakprov på vad man får som medlem. 7. Inforapport/Kommunikation/Webb a) Inloggningsfunktion på hemsidan berättar att det går att ha en inloggningsfunktion på hemsidan. Där skulle vi kunna lagra exempelvis styrelseprotokoll, ekonomiska halvårsrapporter och annan information till styrelsen. Hela styrelsen skulle kunna ha ett gemensamt lösenord. ska skapa en profil för styrelsen med lösenord. b) Hemsidan efterlyser nya bilder från aktiviteterna som hon kan lägga upp på hemsidan, t.ex. bilder på de som deltog i bröstcancerloppet med den fina SWEA-t-shirten. tog bilder så vi får påminna henne om att skicka dem till. önskar också att vissa av texterna på hemsidan uppdateras, förbättras och/eller utökas. Susan erbjuder sig att skriva några rader om bokcirkeln. Alla andra textbidrag från styrelsen mottages med tacksamhet! c) Medlemslista Styrelsen diskuterar återigen utskicket av medlemslistan till alla medlemmar. är lite osäker på vilka uppgifter som ska finnas med på listan och om verkligen alla har godkänt att vi skickar ut deras kontaktuppgifter? Det finns en uppmaning i LuxNytt och nya medlemmar har svarat på en fråga på medlemsanmälan, men räcker det? Dessutom kanske inte alla kontaktuppgifter är korrekta längre. erbjuder sig att skicka ut ett personligt mail till alla medlemmar för att kontrollera om deras kontaktuppgifter stämmer och fråga om de har något emot att uppgifterna skickas ut till alla medlemmar. Det ska tydligt stå på medlemslistan som skickas ut att den endast är för privat bruk och ej för reklam. 8. Programgruppen a) Lucia Det verkar som om vi måste flytta luciafirandet en vecka. Susanne Resmalm som är ansvarig för den aktiviteten har haft problem med att boka en passande kyrka. Den kyrkan som vi normalt använder, Belairs kyrka, är inte tillgänglig. Nu är luciafirandet inbokat den 7 december i Limpertsbergs kyrka och den nya svenska prästen från Bryssel ska komma. Styrelsen är dock lite oroad över att bytet av datum kan skapa andra problem. 3

4 Vår högsta prioritet är att informera alla om bytet av datum, t.ex. genom SWEA:s hemsida, SWEA:s Facebooksida, Facebooksidan Svenskar i Luxemburg, Nordic Women's Club och Scanpost.lu plus eventuellt ytterligare kanaler. Susanne V. undrar vem som kan hjälpa till vid bordet med glögg och lussekatter? Några volontärer är Margareta som ev. tar med sig ytterligare tre personer, och ev. Susan. b) Rapport från de senaste medlemsaktiviteterna Kräftskivan (20 september) var mycket lyckad och ca 20 personer deltog. I stadsvandringen (23 september) deltog 14 personer och Louise var en utmärkt guide. Ladies Night med Think Pink (3 oktober) lockade ca 10 stycken partyglada Sweor. I Broschtkriibslaf (4 oktober) sprang eller gick ca 15 personer i SWEA-t-shirt. Sminkkurserna med Indigo Make-up Studio (7, 10, 14 och 16 oktober) är ännu inte helt färdiga så vi vet inte exakt hur många som har deltagit. c) Kommande aktiviteter 3 december: Glögg 7 december: Luciagudstjänst med den svenska barnkören och damkören Les Decibelles Programgruppen berättar att de redan har börjat planera några av aktiviteterna för nästa år. Till exempel har de varit i kontakt med Helena Urdal som är en nyanländ svenska yogalärare. Det planeras en kväll med yoga/mindfullness med Helena i januari. Den planerade vinprovningen på Vino Gildas blir troligen också i januari. Om vi fortfarande vill ha en aktivitet i november så skulle vi exempelvis kunna ordna en biokväll på Utopolis med middag på Club 5 (de har ett specialerbjudande på middag och bio för 20 euro). 9. Övrigt a) Våra sidogrupper Susanne tar upp en mycket viktig fråga hur bra koll har vi på våra sidogrupper (Bokcirkeln, Syträffen och Fotoklubben)? Vet vi att alla som är med i dessa grupper är betalande medlemmar? får i uppdrag att höra efter med kontaktpersonerna för de olika grupperna (Margareta, och ) om vilka som deltar och kontrollera om de är medlemmar. b) Nästa års styrelse Flera personer kommer att försvinna från programgruppen kanske är det ett bra tillfälle att ändra om lite? Borde vi ha en person som är programansvarig? Och kanske det räcker om en person från programgruppen är med på styrelsemötena? Om styrelsen fick ta del av protokollen från programgruppens möten så skulle vi ändå vara informerade om vad som händer, och styrelsens protokoll skulle i sin tur kunna skickas till alla i programgruppen. Susanne tar även upp ett problem som rör programgruppen de organiserar aktiviteterna och måste vara närvarande, men de måste även betala för aktiviteten. Styrelsen håller med om att det inte verkar helt rättvist att de som fixar allt även ska behöv betala. Kanske skulle det räcka att de betalar hälften av avgiften, eller eventuellt går gratis, beroende på vilken typ av aktivitet det gäller. Styrelsen får fundera på hur vi ska göra nästa år. c) Nästa möte Nästa möte är tisdagen den 11 november kl. 19 hos Margareta. 4

5 10. Mötet avslutas Susan Salovaara Sekreterare Vad som ska göras: Margareta Skicka bilder från våra aktiviteter till och Cecilia bidrag Påminna medlemmarna via Facebooksidan om att de gärna får lämna till LuxNytt (skickas till Åsa: Informera medlemmarna om att SWEA International söker medarbetare (mailutskick) Fråga medlemmarna om de är intresserade att träffas för att diskutera SWEA:s framtid (mailutskick) Informera medlemmarna om vår nya fina SWEA korkskruv (mailutskick) Omformulera texten på hemsidan om halv avgift för nya medlemmar efter september månad Lägga upp LuxNytt nr 1 på hemsidan som smakprov Ordna med inloggning för styrelsen på hemsidan Erbjudande på hemsidan till nyanlända om att träffa en SWEA Kontrollera att det bara är betalande medlemmar som deltar i sidogrupperna Fråga medlemmarna om deras kontaktuppgifter stämmer och om vi får skicka ut dem till medlemmarna 5