Rätt team vid upphandling samt möte med leverantör som utvärderingskriterium en kort genomgång av saker som LOU INTE tar upp

Transkript

1 Rätt team vid upphandling samt möte med leverantör som utvärderingskriterium en kort genomgång av saker som LOU INTE tar upp Magnus Josephson IT-Upphandlingsdag 21 januari

2 Magnus Josephson Upphandlingsjurist, OPIC - Över 800 företag utbildade sedan 1 okt Stockholms handelskammares upphandlingsråd NOU - Juridisk handläggare, telefonrådgivning - Över 5000 ärenden Hallvarsson&Halvarsson - Investor Relations: Kommunikation för börsföretag - SCA, Ericsson, Securitas m fl börsbolag 2

3 Vad gör OPIC? Tre saker/affärsområden: Information om pågående och avslutade upphandlingar Utbildning, analys och affärsutveckling Verktyg för upphandling Vi är ca 50 personer Garanterat bäst bevakning av upphandlingar Marknadsledande på leverantörsutbildningar Kontakt: tel Kontakta Magnus Josephson:

4 Dagens fråga Hur många här skulle gifta sig med någon utan att träffa den utvalde i förväg? Hur många här skulle köpa tjänster från hantverkare utan att ha träffat någon av dem? Sammanfattningsvis skulle jag vilja säga att det är DIREKT OLÄMPLIGT att köpa vissa tjänster och byggentreprenader utan att ha med möte som utvärderingskriterium! 4

5 Dagens agenda Möte som utvärderingskriterium När och hur? Så kan mötet utvärderas Utvärderingsfasen sammanfattning Vilken info skall ingå i utvärderingen? Rätt team vid utvärdering/genomförande av upphandlingen Subjektiva bedömningar så kan de användas vid utvärdering 5

6 Utvärdering av möte hur göra? Magnus Josephson, OPIC 6

7 Block 1 Utvärdering av möte HUVUDBUDSKAP: Det GÅR att använda MÖTE som en del i utvärderingen NÄR bör det användas? Om ni köper tjänster som utgör PROJEKT eller tjänster som skall utföras regelbundet under en längre tid Använd möte i de fall kvaliteten på projektets nyckelpersoner är viktiga Exempel: Reklam, IT-projekt, Byggentreprenader, Städning, Konsulttjänster generellt 7

8 Standardutvärderingar vid uh Några exempel från verkligheten, slumpvis utvalda 8

9 Markanläggning AFB.51 Prövning av anbudsgivare Vid prövning av anbud kommer priset att vara avgörande, såvida entreprenören uppfyller kraven enl AFB.15. Beställaren förbehåller sig rätten att förkasta samtliga anbud. 9

10 Vägbygge 10

11 Hamnarbete Maximal poäng för kvalitetsparametrarna är 100 poäng. Poängen är sedan uppdelad för respektive parameter, enligt nedan. Kvalitet och kompetens på organisation (100 %). Poäng 100 = Mycket bra erfarenheter och kompetenser på utförande av liknande uppdrag. Flera referensuppdrag med mycket goda vitsord. Poäng 70 = Bra erfarenheter och kompetenser på utförande av liknande uppdrag. Ett par referensuppdrag med goda vitsord. Poäng 30 =Acceptabel nivå på erfarenheter och kompetenser. Här tittar vi på anbudets innehåll och referensuppdrag och kompletterar med referenstagning. 11

12 Expertstöd vid kravställning av IT-system Det anbud kommer att antas som är det mest ekonomiskt fördelaktiga med hänsyn till den samlade bilden av erfarenhet och omdöme från referenser vilket kommer att ges en högre vikt än priset. 12

13 Juridiska tjänster 13

14 Uh av IT-konsulter För att fastställa om erbjuden konsult i det enskilda uppdraget har begärd kompetens och erfarenhet kommer CV och referenser att infordras. I referenstagningen kommer följande frågor att ställas till referenten: 1. Bedöm konsultens engagemang 2. Bedöm konsultens samarbetsförmåga 3 Bedöm konsultens förmåga etablera goda relationer med såväl organisationens ledning som dess medarbetare. 4. Bedöm konsultens förmåga att genomföra uppdrag inom uppsatta tidsramar. 5. Bedöm hur väl konsulten dokumenterat uppdraget. 6. Bedöm totalintrycket av genomförandet I vissa fall kan även samtal komma ske mellan Verket och den enskilde konsulten för att verifiera kompetensen. Verkets egna eventuella erfarenheter av den enskilde konsultens kompetens kan komma att värderas. 14

15 Uh av verksamhetssystem för avgifter Den anbudsgivare som får lägst justerat pris vinner upphandlingen. Priset justeras med ett relativt påslag på priset med en uppräkningsfaktor 3,0.enligt nedanstående formel. 1.Pris Justerat pris = totala priset enligt bilaga 1+ absolut påslag Absolut påslag = ((max poäng 191 erhållen poäng )/ max poäng 191) x 3 x pris 2. Funktionalitet Bilaga 2: Bör ger för ja svaren i kap poäng/fråga. Max poäng bilaga 2 är 26 poäng Bilaga 3: Ger enligt bedömning poäng 1-5/fråga max 75 poäng. Total poäng för bilaga 2 och 3 max 101 poäng. 3. Användarvänlighet En referensgrupp kommer att bedöma användarvänligheten utifrån leverantörens demonstration och lämnade referenser. Vid behov kan andra användare komma att kontaktas. Gruppens poängsättning sker efter en skala mellan poäng. Den sammanlagda poängsumman för Funktionalitet och Användarvänlighet kan således bli max = 191 poäng. Denna poäng utgör underlag för att beräkna det absoluta påslaget enligt ovan. 15

16 Vad säger LOU om möte? INGENTING! Utvärdering sker enligt den ekonomiskt mest fördelaktiga modellen Följ principerna om likabehandling, ickediskriminering, rimlighet och tydlighet så går det bra 16

17 Vad säger NOU/KKV? Se Upphandling av konsulttjänster enligt 6 kap. LOU sid. 18 Den upphandlande enheten avgör i enlighet med principen om likabehandling och icke-diskriminering om utvärderingen av inkomna anbud förutsätter en muntlig presentation och i så fall med vilka konsulter. Den upphandlande enheten avgör också vilka frågeställningar som skall tas upp vid presentationen. Se även lagkommentaren 17

18 Vad säger NOU/KKV? Forts Se NOU-info, okt -06 Den upphandlande myndigheten eller enheten kan i vissa typer av upphandling ha behov av att möta potentiella leverantörer Det kan t.ex. vara aktuellt vid byggentreprenader, installationsarbeten eller vissa typer av tjänster. LOU reser inga generella hinder mot sådana besök. Inte heller EG-rätten reglerar sådana situationer. Lagen och direktiven räknar med att ett sådant behov finns och anger t.o.m. att anbudsgivningen vid öppen eller selektiv upphandling kan föregås av besök på platsen för leveransen eller hos den upphandlande enheten. Tidsfristerna skall då förlängas i skälig utsträckning 18

19 Hur skall det viktas? Använd fler mjuka parametrar vid utvärdering av människor Använd möte som utvärderingskriterium Vikta mötet tyngst om ni tycker att det är viktigast, annars inte Identifiera nyckelkompetenser träffa dessa Ex: Projektledare samt produktionschef Platschef Seniorkonsult En bra projektledare ser framtida problem inte gårdagens misstag 19

20 Hur går mötet till? Mötet är en intervju ej förhandling Upphandlaren bestämmer vilken typ av och hur mycket information som behövs för att välja leverantör Fråga ERA projektledare vad som är viktigt tag med i FFU och på mötet Se upp för Zlatan Lägg på några veckor i utvärderingsfasen så hinner ni jämför med projektets totala längd 20

21 Vilka utgångspunkter för mötet? Offentlig upphandling - LOU gäller Uppdrag där projektgrupperna är viktiga Ex: Vägar, broar, vattenledningar, avancerade konsulttjänster mm Köparen har hög beställarkompetens Kan branschen och dess aktörer Kan uppgiften förstår uppdraget Ser igenom säljsnack Förutsättningarna för mötet är kända för leverantören redan i förfrågningsunderlaget 21

22 Vilka skall vara med på mötet? Från köparen: Engagerad behovskunnig Expert LOU-kunnig Från säljaren: De nyckelpersoner som ni bedömer viktigast för projektet Ex: IT-projekt Projektledaren Teknisk chef + ev. någon programmerare Kundansvarig 22

23 Säger LOU något om rätt team? Se 14 kap Projekttävlingar på tjänsteområdet Vägledande även om det inte är tävling (anser jag ) Juryn och dess sammansättning 7 En jury skall utse vinnande bidrag i en projekttävling. Ledamöterna i juryn skall vara fysiska personer som är oberoende i förhållande till deltagarna i projekttävlingen. Om det krävs särskilda yrkesmässiga kvalifikationer för att få delta i en projekttävling, skall minst en tredjedel av ledamöterna i juryn ha motsvarande kvalifikationer. Kommentar: Det krävs ju alltid en kompetent inköpsgrupp oavsett vad som skall köpas! 23

24 Säger LOU något om det? Forts Juryns beslut 14 kap 8 Juryn skall vara självständig i sina yttranden och beslut. Ett tävlingsbidrag får presenteras för juryn endast på ett sådant sätt att det inte framgår vem som har lämnat ett enskilt bidrag. Anonymiteten skall gälla fram till dess juryn har lämnat sitt yttrande eller meddelat sitt beslut. Vid granskningen får endast de kriterier som angetts i annonsen om projekttävlingen beaktas. 24

25 Men blir inte det subjektivt? Det är OBJEKTIVT så till vida att ALLA får samma chans att träffa köparen och göra sin presentation Den slutliga bedömningen av mötet blir subjektiv men intryck och känsla byggd på erfarenhet är inte oviktigt Använd gärna anonyma presentationer om ni kan svårt i praktiken EN person kan inte bestämma allt det är en grupp som bestämmer Varför är DIN upplevelse mindre viktig eller mer subjektiv än referenternas upplevelse? 25

26 Exempel på kriterier man INTE bör ha med Myndighet upphandlar rekryteringstjänster Anbudsutvärdering Muntlig presentation Förmåga att presentera och tydliggöra företagets erfarenheter och kompetens i relation till X-myndighetens krav och önskemål i förfrågningsunderlaget (1-5 poäng) Förmåga att förmedla arbetsmetodik, hur man arbetat i tidigare uppdrag och vad som blev resultatet (1-5 poäng) Förmåga att snabbt anamma X-myndighetens kultur och förutsättningar (1-5 poäng) Förmåga att skapa kontakt, t.ex ögonkontakt och kroppsspråk samt förmåga att inge förtroende (1-5 poäng) Förmåga att lyssna och vara lyhörd (1-5 poäng) 26

27 Utvärdering, vilka förberedelser? Varför gör vi denna affär? Vilket behov skall projektet lösa? = Vad är affären? Vad är absolut viktigast i projektet? Pris? OK tag det lägsta Projektkompetens? OK ha möte Likadana uppdrag tidigare? OK be leverantörerna beskriva utförligt ER bedömning är allra viktigast! 27

28 Mötet hur gör man i övrigt? Ett möte kan räcka Möte 1: Kundens och Leverantörens projektteam. Inte säljarna! Fråga: Hur har ni tänkt i ert anbud egentligen? Anbuds- och projektteams-presentation. Ange hur i FFU (Möte 2): Eventuellt ett ytterligare om det står och väger mellan två leverantörer 28

29 Mötet vad bedöms? Förtroendet för leverantören Byggs av: Tydlighet Kunskap Förståelse för behov Engagemang Erfarenhet hos nyckelpersonerna, t ex Projektledare och Produktionsledare 29

30 Hur utvärdera mötet? Här måste branscherna snacka ihop sig! Ex 1: Konståkningsmodellen Poängsättning enligt fastställda regler Trippel Salkov ger max 10 poäng Flera domare ger individuella poäng på upplevt utförande Sammanräkning Deltagarna LITAR på domarnas kompetens Ex 2: Gymnasiebetygen, IG, G, VG, MVG Subjektivt men enligt givna förutsättningar Givna förutsättningar är nyckeln till framgång! Förslag: kör workshop på er egen myndighet med skarpt case! 30

31 Hur vikta kriterierna? Ett exempel: Viktning: Kompetens och erfarenhet 35% Arbetsprocess och metoder 20% Muntlig presentation 15% Pris 30% 31

32 Exempel på utvärdering Projektgruppen graderas enligt en tregradig skala. Notera att det inte är säljaren som har bedömts utan gruppen, dvs de personer som köparen regelbundet kommer att ha kontakt med. Projektgruppen har graderats enligt följande: 3 poäng: Mycket förtroendeskapande personer. Har utförligt beskrivit sin plan för arbetet. Lång erfarenhet av relevanta objekt, stora kunskaper. Tydliga svar på frågor. 2 poäng: Förtroendeskapande personer, men mindre utförlig beskrivning av det planerade arbetet. Lång erfarenhet av relevanta objekt, stora kunskaper. Ej lika tydliga svar på frågor. 1 poäng: Mindre bra presentation, tveksamma svar. Givit mindre information och varit mindre övertygande än övriga grupper. 32

33 Vad tycker leverantören? Leverantören har garanterat större förståelse för denna typ av process än ett stort Excelark! Lika transparent men bättre behovsanpassning Skapar bättre känsla för kundens kvalitet som beställare vill/kan vi jobba med dem? Partnering har t ex kommit för att stanna i byggbranschen kommer sannolikt att leda till fler mötesbaserade utvärderingar 33

34 Är det inte lätt att överpröva? Det är mycket svårt att lyckas med en överprövning av detta förfarande så länge UHM Kan visa på objektiva kriterier Kan visa på en kompetent utvärderingsgrupp Kan visa att gruppens medlemmar gjort individuella bedömningar I övrigt kan visa att LOU-principerna är uppfyllda Det är ju bara gruppens medlemmar som varit på alla möten och som har all information 34

35 Utvärdering - slutsatser Ju mer information desto lättare att fatta beslut Möte kan vara en viktig informationsbärare Vikta mötet bör ingå i kvalitets- och kompetensbedömningen Motivera ditt beslut och våga stå för det Mycket svårt att lyckas med överprövning Kör gärna workshop på er myndighet om ni vill pröva detta 35

36 Fler frågor? Kontakta mig! Magnus Josephson Upphandlingsjurist och konsult Birger Jarlsgatan 41 A, Stockholm 36

37 Tack för idag! Välkommen tillbaka! OPIC HT