Våga värdera kvalitet! Utvärdering av kvalitet i komplexa tjänsteupphandlingar

Transkript

1 Våga värdera kvalitet! Utvärdering av kvalitet i komplexa tjänsteupphandlingar Almedalen 1 juli 2014

2 Varför utvärdera kvalitet? Utgångspunkt: Vi vill göra en bra affär - vill ha rätt kvalitet baserat på de behov som finns. Kravbild bygger till stor del på kvalificeringen, krav på tjänsten hör ofta till avtalsvillkor och uppföljning vilket gör det svårt att särskilja anbud med hjälp av detta kravställande. Att försöka ställa obligatoriska krav som är särskiljande gör att kravbilden tenderar att bli oproportionerlig.

3 Några utmaningar gällande kompetens och erfarenhet Kravbild Utvärdering

4 EU-direktivet för den klassiska sektorn (94) När kvaliteten på anställd personal är relevant för nivån på kontraktets fullgörande, bör de upphandlande myndigheterna också som ett tilldelningskriterium få använda arbetsorganisationen samt kvalifikationer och erfarenheter hos den personal som utsetts att fullgöra det berörda kontraktet, eftersom detta kan påverka kvaliteten på fullgörandet av kontraktet och därmed anbudets ekonomiska värde. Detta kan till exempel gälla kontrakt som avser intellektuella tjänster, såsom konsulttjänster eller arkitekttjänster. De upphandlande myndigheter som utnyttjar denna möjlighet bör med lämpliga avtalsrättsliga medel se till att den personal som utsetts att fullgöra kontraktet faktiskt uppfyller de angivna kvalitetsstandarderna och att sådana personer endast får ersättas med samtycke av den upphandlande myndigheten, som kontrollerar att de ersätts med personer på likvärdig kvalitetsnivå.

5 Kravbild Krav på viss utbildning Krav på erfarenhet Krav på auktorisation Hur verifiera krav? Viktigt med anpassning till upphandlingsobjekt

6 Exempel - Krav på kompetens och erfarenhet Seniorkonsulterna ska: ha för uppdraget relevant utbildning (minimum 180 HP i 2009 års nivå) med examen inom något av områdena psykologi, beteendevetenskap, ekonomi, eller information alternativt ha tillgodogjort sig motsvarande kunskaper. ha minst åtta (8) års erfarenhet av att leda och utföra kvantitativa undersökningar och ha kvantitativa metoder som sin huvudsyssla under de senaste fem (5) åren ansvarat för och genomfört minst tre (3) uppdrag på ett förtjänstfullt sätt inom offentlig verksamhet

7 Exempel - Svar som kom in Per Svensson, seniorkonsult Född Civilingenjörsexamen Chalmers Tekniska Högskola, Göteborg 198X. Institutionen för Industriell Organisation. En del av utbildningen bestod av statistikstudier, ekonomi och information. Mer än 24 års erfarenhet som projektledare inom undersökningsbranschen. Stor erfarenhet av bl a arbete med offentliga organisationer. Tidigare arbetat som Förste Amanuens på svensk högskola Tekniska Högskola samt Marknadschef på Industriföretag AB, där han bl a byggde upp företagets marknadsanalysfunktion. Lärare i analys och undersökningsmetodik och examinator på en högre utbildningsinstans. Per är generalist och arbetar med alla typer av marknadsanalys och marknadsundersökningar. Han har lång erfarenhet av såväl kvantitativa som kvalitativa undersökningar.

8 Exempel Förtydligande Fråga till anbudsgivare: Avseende krav på seniorkonsult. Då ni kryssat i rutan att ni accepterar/uppfyller kraven tolkar Transportstyrelsen ert anbud som att Per Svensson har minst åtta års erfarenhet av kvantitativa metoder och har detta som sin huvudsyssla samt under de senaste fem (5) åren har ansvarat för och genomfört minst tre (3) uppdrag inom offentlig verksamhet. Vänligen bekräfta detta. Observera att Myndigheten i det här läget inte ber om kompletterande information utan endast efterfrågar hänvisningar till var detta finns i anbudet. Eventuell kompletterande information kan Myndigheten inte ta hänsyn till.

9 Hur ställa kraven? Leverantören måste alltid bekräfta/acceptera kravet. Myndigheten önskar att anbudsgivare bifogar en beskrivning/cv som redovisar namn, kompetens, utbildning och efterfrågad erfarenhet för respektive kompetens för att visa på kravuppfyllnad Anbudsgivare ska bifoga en beskrivning/cv som redovisar namn, kompetens, utbildning och efterfrågad erfarenhet för respektive kompetens.

10 Hur säkerställa kravuppfyllnad? CV-mall Checklista för kompetens och erfarenhet

11 Utvärdering Utvärderingskriterierna ska syfta till att fastställa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån omständigheterna i den specifika upphandlingen Utvärderingskriterierna ska vara kopplade till föremålet för upphandlingen, i det här fallet tjänsten Utvärderingskriterierna ska vara förutsebara för anbudsgivarna, dvs. de ska framgå av förfrågningsunderlaget och det ska anges hur dessa kommer att bedömas

12 Grund för utvärdering av kvalitet Beskrivning av modell Behovsanalys inledande beskrivningar Definiera utvärderingskriterier/selekteringskriterier - VAD ska finnas med? Ta fram mätbara och utslagsgivande bedömningsgrunder/ selekteringsgrunder - HUR vi utvärderar. Poängbedömning

13 Utvärdering av kompetens och erfarenhet Utvärdering av uppdragsbeskrivning/arbetsprover Muntliga presentationer/intervjuer Genomförandebeskrivningar Fiktiva uppdrag

14 Exempel uppdragsbeskrivning (steg 1) Uppdragsbeskrivningen ska innehålla ett (1) tidigare genomfört utbildningsuppdrag där nedanstående tre moment har ingått. Dialog Coachande förhållningssätt Konflikthantering I uppdragsbeskrivningen beskriver anbudsgivaren nedanstående punkter för att Sveriges Radio ska kunna genomföra en rättvisande bedömning Innehåll och moment Grundläggande teorier och metoder som används i uppdraget Genomförande Målgrupp samt antal medverkande deltagare De uppdrag som beskrivs ska ha genomförts under de senaste tre (3) åren. Observera att uppdragen kan vara samma uppdrag som presenterats under leverantörskvalificeringen. De uppdragsbeskrivningar som anges i detta kapitel får dock inte vara utförda för Sveriges Radio.

15 Exempel inledande beskrivning Sveriges Radio har nedanstående tydliga och kommunicerade chef- och ledarskapskrav Sveriges Radio har ett öppet klimat präglat av tillit och respekt Sveriges Radios verksamhet leds, styrs och följs upp mot mål strategiska, taktiska, operativa mål. Sveriges Radio sätter mål på företags-, enhets, avdelning/redaktions- och individnivå. Sveriges Radio har tydliga och förändringsbenägna chefer Sveriges Radios chefer har tydliga uppdrag, klara mandat och rätt kompetens Sveriges Radios chefer återkopplar regelbundet sina medarbetare mot de satta målen Sveriges Radios chefer och ledare ställer krav och coachar sina medarbetare Sveriges Radios chefer tar till vara medarbetares idéer och kreativitet Sveriges Radios chefer och ledare ska dessutom arbeta för att företagets medarbetarskapsmål uppnås.

16 Exempel bedömningsgrunder (Steg 1) Metod/er för genomförande av uppdraget (0-8 poäng) Bedömning grundas på hur efterfrågad/e metod/er används i beskrivningen. Kommunikation (0 8 poäng) Hur anbudsgivaren kommunicerar uppdraget i beskrivningen. Upplevelsebaserat (0-8 poäng) Bedömningen grundas på hur uppdragsbeskrivningen visar att deltagarna ges möjlighet att uppleva teorier och den kunskap som förmedlas. Nivåhantering (0-8 poäng) Bedömningen grundas på vilket sätt uppdragsbeskrivningen visar på kunskaper i hur man hanterar individ- respektive gruppnivå; att hänsyn tas till såväl individ som grupp. Teorier (0-8 poäng) Bedömningen grundas på hur bakomliggande teorier som används i metoderna påvisas. Komplexitet (0-8 poäng) Bedömningen grundas på hur anbudsgivaren genom sitt val av uppdrag visar på att denne har förstått komplexiteten i Sveriges Radio uppdrag; hur väl uppdraget passar beskrivet behov inom respektive område.

17 Exempel fiktivt uppdrag (steg 2) Beskriv hur ni genomför ett utbildningsmoment om förändringsmetodik. Tänk ett fiktivt uppdrag för 15 chefer och arbetsledare i förändringsledning omfattande fyra (4) dagar. Uppdraget ska beskriva innehåll, metoder, teorier som ligger till grund för metoder samt tillvägagångssätt. Ni ska visa på hur förändringskunskapen integreras i deltagarna och hur ni använder er av upplevelsebaserat lärande på individ- och gruppnivå.

18 Exempel fiktivt uppdrag - Förutsättningar Varje anbudsgivare har för respektive delområde totalt fyrtiofem (45) minuter till sitt förfogande för den muntliga redovisningen. Presentationen skall vara upplagd så att det finns utrymme för bedömningsgruppen att ställa frågor i cirka femton (15) minuter utöver tid för presentation av det fiktiva uppdraget. Effektiv tid för presentation är således trettio (30) minuter, varav maximalt tio (10) minuter för inledning och presentation av anbudsgivaren. Dessa anbudsgivare kommer att få sju (7) kalenderdagar att utarbeta ett förslag som ska presenteras skriftligt samt vid en muntlig presentation hos Sveriges Radio. Det skriftliga förslaget bör inte omfatta mer än max två (2) A4-sidor. Anbudsgivaren ombeds att avsätta tid för steg 2 i utvärderingen preliminärt under första halvan av februari.

19 Exempel fiktivt uppdrag - bedömningsgrunder Upplägg/struktur av, för uppdraget, bifogat underlag (0-8 poäng) Innehåll; Relevans i förhållande till Sveriges Radios behov enligt underlaget. Vilka verktyg och teorier som används (0-8 poäng) Nivå; Vilken nivå anbudsgivaren har lagt utbildningen på. Bedömning om det är rätt nivå för målgrupp samt innehåll. (0-8 poäng) Pedagogik Grad av upplevelsebaserat lärande i det fiktiva uppdraget (0-8 poäng) Totalintryck Muntligt framställande (0-8 poäng) Förmåga att besvara frågor, engagemang. Skriftligt framställande (0-8 poäng) Struktur, tydlighet

20 Exempel - poängbedömning 8 poäng Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens uppdragsbeskrivning/uppdrag på en utmärkt nivå uppfyller kriteriet och ger betydande mervärde för Sveriges Radio. Anbudsgivaren beskriver på ett mycket tydligt strukturerat och detaljerat sätt och med mycket stor relevans det som efterfrågats. Anbudsgivaren har en djup förståelse för det som efterfrågats. 6 poäng Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens uppdragsbeskrivning/uppdrag i huvudsak uppfyller kriteriet och ger ett mervärde för Sveriges Radio. Anbudsgivaren beskriver på ett tydligt strukturerat och detaljerat sätt och med relevans det som efterfrågats. Beskrivningen har några få brister av mindre betydelse, anbudsgivaren har en förståelse för det som efterfrågats. 4 poäng Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens uppdragsbeskrivning/uppdrag delvis uppfyller kriteriet och bedöms tillföra en god kvalitet. Anbudsgivaren beskriver på en fullgod nivå det som efterfrågats. Beskrivningen har ett antal brister, godtagbar förståelse finns för det som efterfrågas. 2 poäng Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens uppdragsbeskrivning/uppdrag har tydliga brister i jämförelse med kriteriet. Anbudsgivaren beskriver det som efterfrågats på en nivå som inte är utmärkande. 0 Poäng Uppdragsbeskrivning/uppdraget är på en otillräcklig nivå. Kriteriet uppfylls inte alls

21 Avtalsvillkor - Reglering av ersättningsnivåer utifrån kvalitet i leveransen utifrån den grundläggande kravbild som var förutsättning i FFU. - Rätt att ersätta konsulter, men dessa ska godkännas avseende kompetens och erfarenhet. - Grundläggande med uppföljning av avtalsvillkor!

22 Sammanfattning Avsätt ordentligt med tid inför upphandlingen för behovsanalys Var noggrann med kravbild på konsulten samt hur bevis krävs in. Var tydlig i utvärderingen med VAD som ska bedömas och HUR det ska bedömas. Tänk igenom avtalsvillkor för att erhålla rätt kompetens Nya direktiven nya möjligheter!?

23 Frågor?