Monica når alla chaufförer direkt från sin dator

Transkript

1 tidningen för dig som vill förenkla ditt företagande Nr Få ut mer av ditt löneprogram Var med från början i Bokslutsskolan Monica når alla chaufförer direkt från sin dator

2 Säkrare UNITED POWER papper. Ju säkrare papper, ju högre trovärdighet. Med räkenskapsrutiner som inte kan ifrågasättas skapas förutsättningar för bra relationer med banker, leverantörer och även med skarpögda kritiska myndigheter. I en tid då förändringarna går snabbt och ofta är genomgripande är det viktigt att alltid ligga steget före, att vara uppdaterad i tid. I mer än 70 år har SRF varit drivande i utvecklingen av en hög redovisningsstandard i vårt land. Det betyder att en SRF-auktoriserad redovisningskonsult är en garant för korrekta räkenskaper. Men konsulten kan också med sin uppdaterade kompetens och sina erfarenheter vara aktiv i utvecklingen av företaget. Det är en framtidstrygghet som verkligen kan sättas på pluskontot. Du kan räkna med oss. Auktoriserade redovisningskonsulter Sveriges Redovisningskonsulters Förbund SRF bildades 1936 och är den ledande branschorganisationen för redovisnings- och ekonomikonsulter i Sverige. SRF har mer än 4300 medlemmar som är verksamma över hela landet. De anlitas av över svenska och utländska företag. SRF bedriver en omfattande verksamhet inom utbildning och information. Förbundet är en remissinstans inom ekonomi- och företagarfrågor.

3 Framtidstro i tuffa tider Det är alltid brist på något. Är det inte tid, så är det pengar. Den här hösten kan man väl säga att pengarna har varit i fokus. Pengabristen har klätts i ord som finanskris, lågkonjunktur, börsfall och varsel. Och ingen vet hur det ska sluta. Som ingen någonsin gjort i historien när sämre tider har varit i antågande. En god gissning är att världen tar sig ur den här krisen också och att det kommer nya högkonjunkturer till oss. För sådan är den marknadsekonomiska dynamiken. Ett sätt att klara sig hyfsat helskinnad genom tider av ekonomisk oro är att dra ner på kostnaderna och att bli ännu mer effektiv. För småföretagare är det inget nytt. Du möter några av dem i den här tidningen. I det lilla företaget är effektivitet och säkra affärer lika viktigt i goda tider som i mindre goda. Avståndet mellan firmans kassalåda och den egna plånboken är alltid lika kort. Det gör kanske kravet på kostnadseffektivitet mer begripligt än i större organisationer. Brist på tid är det alltid, medan brist på pengar trots allt är mer relativt i vår del av världen. Det är annorlunda för miljontals människor på andra ställen på klotet, inte minst barnen. Där är brist på pengar synonymt med risken att inte överleva, inte få någon skolutbildning och faktiskt heller ingen kärlek. Tid har de däremot. En av de organisationer som jobbar för de här barnen är SOS-Barnbyar. I våras beslöt ledningen och personalen här på Visma Spcs att stödja deras verksamhet. För en i sammanhanget blygsam summa från oss kan en barnby i norra Vietnam med 140 föräldralösa eller övergivna barn nu driva byns ungdomshus i ett år. Dessutom räckte pengarna till en heldagsutflykt till havet för alla barnen. Programbyte gjorde företaget mer effektivt 15 Barnens dröm gick i uppfyllelse Madelaines fakturor går rakt in i internetbanken Nr 63 november 2008 Du fakturerar och byrån gör bokföringen 4 Kommunen som är bäst i landet på nyföretagande 10 Rätt tid för utbildning läs mer i den bifogade foldern! 30 Barnen i den vietnamesiska byn är ganska lyckligt lottade. De har tak över sina huvuden, de går i skola, de har mat varje dag, de har trygga vuxna människor omkring sig och de kan drömma riktiga drömmar om en riktig framtid. För dem har de dåliga tiderna redan varit hur det än står till med världsekonomin idag. Bilderna i reportaget på sidan 12 visar hur framtidstro kan se ut. alltid i Du&Datorn 8 Löneskolan: Få ut ännu mer av ditt löneprogram 20 Företagsskolan: Ordning i bokföringen ger bra årsbokslut 22 Säljande hemsidor: Så säljer du mer i din internetbutik 25 Fem sidor frågor och svar om dina program 31 Krysset Omslaget: Med den nya tjänsten Visma Sms når administratören Monica Ljungström samtliga företagets chaufförer med meddelanden samtidigt. Foto: Annelie Svensson. Lars Fredell, redaktör Du&Datorn ges ut av Visma Spcs AB, Växjö. Utgivare: Rolf Dahlberg. Redaktion: Emma Cajnerud, Therese Schön och Lars Fredell (redaktör) duochdatorn@visma. se. Grafisk produktion: Giv Akt Information AB, Växjö. Tryck: VTT Grafiska AB, Vimmerby. Tidningen trycks på 80 gram Holmen Ideal Gloss. Adress: Du&Datorn, Visma Spcs AB, Växjö. Annonsbokning: Adressändring: ISSN Eftertryck av text och bilder förbjuds. Redaktionen svarar inte för insänt icke beställt material. Allt redaktionellt material producerat för Du&Datorns räkning lagras elektroniskt och kan komma att publiceras på Vismas webbplatser eller i annan digital kommunikation utan att särskilt meddelande lämnas eller särskild överenskommelse görs angående sådan publicering. Externa medarbetare måste meddela eventuella förbehåll mot detta. I princip publiceras inte material med förbehåll mot elektronisk publicering. Visma Du&Datorn nr 63 november

4 Så här smidigt blir flödet av fakturor mellan företaget och byrån med hjälp av Visma Online. Lika enkelt är det att hantera löneuppdrag. Med beräknade tidsbesparingar på procent. Internet i företagets och byråns tjänst Företagaren fakturerar resten sköter redovisningsbyrån. En ny internettjänst öppnar möjligheter till ökad effektivitet både hos företaget och hos byrån. Den nya internettjänsten heter Kundfaktura och finns på Visma Online. Med den blir samarbetet mellan företag och redovisningsbyrå både snabbare och enklare. Byråns kund skapar på vanligt sätt sina kundfakturor i Visma Administration. När de är klara skickas de med en knapptryckning till Visma Online och när redovisningskonsulten öppnar kundens företag i sitt program hämtas fakturorna automatiskt. Ökad effektivitet i båda ändar Företaget behöver inte posta eller åka och lämna sina fakturakopior till sin redovisningskonsult, som i sin tur slipper registrera fakturorna manuellt. Resultatet blir ökad effektivitet hos båda. Företaget kan fokusera på verksamheten och byrån får tid till mer kvalificerade arbetsuppgifter än att knappa in redan skrivna fakturor. En av de första att börja använda Kundfaktura är Marie- Louise Haag. Hon driver en redovisningsbyrå i Nacka och har ett 20-tal fasta kunder. Sparar mycket arbete Några av mina uppdragsgivare fakturerar själva, medan jag sköter bokföring och betalningsbevakning åt dem, berättar Marie- Louise. Det normala arbetssättet för mig har varit att knappa in alla deras fakturor. Nu har jag kopplat in mina fakturerande kunder på internettjänsten och märker direkt hur mycket enklare det blivit för mig. En dag fick jag exempelvis in 64 fakturor från en av kunderna den elektroniska vägen. Det är lätt att räkna ut att det sparar väldigt mycket tid åt mig. Med hjälp av Visma Klient har Marie-Louise Haag koll på alla sina uppdragsgivare. Där får hon också meddelanden om att det finns fakturor att hämta. Mer tid till annat När hon tar emot kundernas fakturor går de direkt in i rätt företag i Visma Administration. Klara att bokföra och betalningsbevaka. Tiden hon vinner ska hon bland annat använda för mer ledighet. Men också till utbildning och eftertanke, säger hon. Det har varit lite väl mycket jobb de senaste åren och för lite tid för mig själv. Samarbete om löner Visma Online ger också möjligheter för de företag som vill ha hjälp av en byrå med att hantera lönerna. Då är det internettjänsterna för tidstämpling och reseräkningar som är aktuella. På företaget fyller medarbetarna i semesteruttag, sjukdagar och andra avvikelser i sina personliga kalendrar. Om de haft uppdrag utanför verksamhetsorten gör de även sina reseräkningar över internet. När det är dags för lönekörning hämtar den löneansvariga på byrån in kundföretagets uppgifter direkt över nätet till Visma Lön 600. Uppgifterna lägger sig automatiskt på respektive lönebesked. Då har dessutom den personalansvariga hos kunden redan attesterat uppgifterna. Borta är jobbet med att stansa in tidrapporter och reseräkningar, eftersom kundens medarbetare gör det med hjälp av internettjänsterna Visma Stämpla och Visma Reseräkning. Arbetsflödet ger både tidsbesparingar och minskar riskerna för fel. Text: Lars Fredell De här internettjänsterna hittar du hos Visma Spcs: Visma Kreditupplysning Visma Reseräkning Visma Stämpla (för lönehantering) Visma Backup (för säkerhetskopiering) Visma Webbtid (för tid och projekt) Visma Sms Visma EDI (elektronisk fakturering) Läs mer: 4 Visma Du&Datorn nr 63 november 2008

5 Skicka sms direkt från datorn! Med den nya tjänsten Visma Sms kan du skicka textmeddelanden till kunder, leverantörer och anställda direkt från datorn. Exempelvis leveransbesked till kunder eller information till medarbetare. Du&Datorn har frågat några användare hur de har upplevt första månaden med tjänsten. Texter: Therese Schön Bodil Solheim Göthner, Gunnar Göthner AB På familjeföretaget Gunnar Göthners ägor finns en 120 hektar stor julgransodling och nu stundar bråda tider. Varje år skickas omkring granar från gården i Degeberga i Skåne till stora delar av Sverige, men även till Norge, Tyskland och Frankrike. Våra kunder har inte julgransförsäljning som huvudsyssla. De har andra jobb att sköta och därför kan det vara svårt att nå dem via telefon, berättar Bodil Solheim Göthner, som driver företaget tillsammans med sin man Gunnar. Bodil förklarar att makarna inte har obegränsat med resurser och de har inte tid att sitta vid telefonen. Just därför skaffade vi tjänsten Visma Sms, för att snabbt kunna meddela kunderna att granarna är på väg. Tiden är viktig både för kunden och för oss. Ett snabbt meddelande om leverans är god service för våra kunder. Högsäsongen för Bodil och Gunnar började i mitten av oktober och slutar i mitten av december. Än så länge har Bodil skickat ett begränsat antal sms men snart drar det igång på allvar. Vi ser fram emot säsongen och hur mycket denna tjänst kommer att hjälpa oss. Vi vet ännu inte hur mycket tid vi kommer att spara men det blir en hel del. Foto: Olof Abrahamsson FAKTA Företag: Gunnar Göthner AB Antal anställda: 2 Omsättning: 7,5 miljoner kr Program/tjänster: Visma Administration 1000, Visma Sms Läs mer om Visma Sms på FORTS. PÅ NÄSTA SIDA Visma Du&Datorn nr 63 november

6 Skicka sms Monica Ljungström, Lars Skoglund Frakt AB Vi skaffade tjänsten nästan direkt efter att jag hade läst om den. Den är jättebra när man vill nå många på en gång. Jag blev alldeles lyrisk, utbrister administratören Monica Ljungström. Att snabbt nå ut med viktig information till samtliga chaufförer samtidigt har varit ett problem för åkeriföretaget Lars Skoglund Frakt. Tidigare fick jag springa och sätta upp handskrivna lappar på deras skåp, men det hände ju att chaufförerna missade att läsa dem. Nu får de informationen i sin mobil, förklarar Monica som skickar runt 20 sms i veckan. Med den här tjänsten sparar jag in ungefär en timme i veckan. Det är ganska mycket, tycker jag. Monica använder sig även av möjligheten att hantera mallar. Där har hon skrivit ned färdiga meddelanden som skickas ofta. Det är toppen. Om jag inte är på plats kan någon annan gå in på tjänsten och skicka sms utan att de behöver skriva meddelandet, det är bara att plocka fram och skicka. FAKTA Företag: Lars Skoglund Frakt AB Antal anställda: 23 Antal bilar: 11 Omsättning: 26,4 miljoner kr Program/tjänster: Visma Lön Special, Visma Administration 500, Visma Sms Foto: Annelie Svensson AnnSofie Arvidsson, Jidek AB Eftersom jag skickar mellan 10 och 20 sms om dagen förenklar den här tjänsten kontorsjobbet enormt för mig. Den sparar mig massor av tid upp till 30 minuter vissa dagar, säger AnnSofie, som är administratör på Jidek i Nacka. Jidek sköter bland annat den tekniska förvaltningen åt flera bostadsrättsföreningar. AnnSofie tar emot felanmälningar från hyresgäster och måste snabbt kunna få iväg meddelanden till fastighetsskötarna. Jag skickar sms eftersom det många gånger kan ta längre tid att ringa. Killarna är vana vid att få sms. Men nu går det mycket snabbare eftersom jag slipper sitta och knappa på mobiltelefonen. Dessutom finns texten alltid kvar. Tidigare fick AnnSofie renskriva kom ihåg-lappar och sätta i en pärm. Det dubbelarbetet slipper hon nu. Om killarna ute på fältet skulle säga att de inte fått mitt meddelande eller om föreningarna hör av sig och vill ha information om ett fel kan jag snabbt gå tillbaka och kontrollera vad jag skrev och när jag skickade texten. Enkelt och smidigt. FAKTA Företag: Jidek AB Antal anställda: 14 Omsättning: 14 miljoner kr Program/tjänster: Visma Lön 600, Visma Administration 500, Visma Backup, Visma Kreditupplysning, Visma Sms Foto: Torbjörn Zadig 6 Visma Du&Datorn nr 63 november 2008

7 Skaffa mobilt bredband och jobba ostört utanför kontoret. Läs mer eller beställ direkt på telia.se/mobiltbredband Visma Du&Datorn nr 63 november

8 Få ut ännu mer av ditt Om du har ansvar för lönerna i ett litet företag är du kanske bara inne i programmet en eller ett par gånger i månaden. Den som tar för vana att arbeta oftare med löneprogrammet blir mer bekant med de olika funktionerna och använder också programmet effektivare. Här får du tips av Ulla Lindblad. När en månads lönekörning är avslutad kanske det dröjer flera veckor innan du startar programmet för att förbereda nästa lönekörning. Detta innebär att det inte är lika lätt att bli en rutinerad användare. Jag ska i korthet beskriva några användbara funktioner och utskrifter. Vill du veta mer klickar du på F1 för att få hjälp om det fönster du öppnat eller väljer Hjälp Innehåll och söker vidare. Löneperiod och avvikelseperiod I företagsinställningarna väljer du löneperiod och avvikelseperiod för företaget. Anställda med fast månadslön får ofta lön för innevarande månad. Detta innebär att den lön som betalas ut runt den 25 november gäller för hela november. Avvikelser som sjukfrånvaro, övertid med mera registreras i efterhand. Ett företag med få anställda har ofta en brytpunkt för avvikelser som ligger nära utbetalningsdatum. På lönekörningen i november tar man då med allt som har hänt till och med 15 eller kanske så sent som 20 november. För den som sköter lönerna uppstår då en press att aldrig vara sjuk eller ta semester dagarna före lön. Om företaget växer blir det också svårt att hinna med allt lönearbete på ett par dagar. Ett bättre alternativ är att bestämma avvikelseperioden till föregående månad i företagsinställningarna: Använd anställdas kalendarium löpande I Visma Lön 300/600 har varje anställd ett Kalendarium i en egen almanacka. Det är flera fördelar med att gå in i den anställdes kalendarium och registrera avvikelser kontinuerligt. Du blir snabbare van att hitta i och att hantera programmet. Du förbereder lönekörningen under hela månaden och när det är dags att skapa lönekörningen är det mesta arbetet redan gjort. Om du ofta startar löneprogrammet håller du dig också fortlöpande informerad om de nyheter som visas på Visma Infoline. Där får du bland annat upplysningar om nya versioner och nyheter inom löneområdet. Skapa lönekörningen i god tid Du behöver inte vänta med att skapa lönekörningen tills du är klar med all avvikelserapportering. Den lönekörning du skapat uppdateras direkt med de nya avvikelser du registrerar i anställdas kalendarium i efterhand. Fördelen med att inte vänta till sista dagen är att du har gott om tid att fundera kring eventuella problem och att snabbt få hjälp och svar från supporten. Det finns ingen tidpunkt i månaden som supporten är så hårt belastad som dagarna före lön. Förbered förändringar Istället för att skriva lappar med saker du ska komma ihåg att ändra kan du skriva in ändringarna i programmet. Om en anställd ska byta schema vid en viss tidpunkt, kan du i anställningsregistret ange från när det nya schemat ska gälla även för en tidpunkt flera månader framåt i tiden: Om en anställd ska få ny månadslön eller timlön, kan du också lägga in förändringen i förväg eftersom du alltid anger datum för löneförändringen: Registrera nyanställda så snart du fått alla uppgifter. Du anger datum för när anställningen börjar och först från detta datum kommer personen med på lönekörningen. När du vet att en anställd ska sluta kan du ange sista arbetsdagen i anställningsregistret: Du ska inte markera rutan Har slutat förrän all lön har betalats ut. Gör registreringar framåt i tiden I kalendariet kan du registrera frånvaron flera månader framåt för anställda som är långtidssjuka eller föräldralediga. Det är bara avvikelser för den aktuella perioden som kommer med på lönekörningen. Om det blir förändringar av frånvaron ändrar du bara i kalendariet. Använd Semesterplaneringen Lägg in planerad semester så snart det är klart när anställda ska ha semester. Detta gäller inte bara de oftast längre sommarsemestrarna utan även när anställda har lagt in om enstaka semesterdagar vid andra tidpunkter. Om du registrerar semesteruttag före semesterårsavslutet används lönearten Uttag preliminära semesterdagar. När semesterårsavslutet är klart byts lönearten automatiskt mot andra semesterlönearter. Semester som registreras i semesterplaneringen visas i kalendariet och omvänt. Håll koll på företagets semesterskuld Via bokföringsunderlaget från lönekörningen kan du bokföra förändringen av semesterskulden. Avsättningen görs med en procentsats på den semestergrundande lön som betalats ut. Denna schablonberäkning kan aldrig stämma exakt med den verkliga semesterskulden. Ta för vana att regelbundet kontrollera den verkliga semesterskulden genom att skriva ut semesterskuldlistan. Semesterskuldlistan är en bra bilaga till företagets bokslut, men bör skrivas ut och stämmas av mot bokföringen oftare. Om semesterskulden i bokföringen avviker från semesterskuldlistan gör du en manuell verifikation på differensen. Sjukfrånvaron till årsredovisningen Företag som har haft minst tio anställda under de senaste två verksamhetsåren ska redovisa sjukfrånvaron i årsredovisningen. Du hit- 8 Visma Du&Datorn nr 63 november 2008

9 löneprogram! tar rapporten i Utskriftscentralen. Eftersom du fritt kan välja period för utskriften, fungerar rapporten oberoende av vilket bokföringsår företaget har. Lönetermometern ger viktiga fakta Ytterligare en intressant rapport i Utskriftscentralen är Lönetermometern. Här får du en sammanställning som du även kan skriva ut i diagramform med månadsvis jämförelser. Lägg in påminnelser På varje anställd kan du skriva in Personliga noteringar och ange från vilket datum du vill ha påminnelse. Du kommer åt noteringarna från anställningsregistret och när du står på den anställde i en lönekörning. Avslutade lönekörningar Om du vill titta på eller skriva ut en lönespecifikation på en gammal lönekörning väljer du Lönekörning i navigeringsträdet och därefter Avslutade lönekörningar. Markera den lönekörning du vill öppna och klicka på OK. Du kan skriva ut lönespecifikationer, kontrollistor, bokföringsunderlag med mera från avslutade lönekörningar. Spårning snabbaste sättet att hitta Det går oftast snabbare att titta i löneprogrammet än att leta i pärmar efter information om anställda och löneutbetalningar. När du väljer Spårning i navigeringsträdet kan du söka efter information om en anställd, en löneart, en ackumulator, bokföring eller en lönekörning. Sju av tio saknar krisplan Många arbetsplatser saknar en färdig handlingsplan för krissituationer. Det visar en enkät på Visma Infoline. 73 procent av totalt svarande uppger att det inte finns rutiner för krishantering på deras arbetsplats. Bara en femtedel uppger att de har krisrutiner. Ulf Strandberg, som är handläggare på Arbetsmiljöverket, är inte förvånad över resultatet. Vi vet att många företag saknar planer för kriser, säger han. Det kan exempelvis vara arbetsplatser som inte är särskilt olycksdrabbade och därför väljer att inte prioritera de frågorna så högt. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter ska alla företag oavsett storlek och bransch ha utrustning för första hjälpen. Företag med minst en anställd ska även ha rutiner för krishantering vid olycksfall och akut sjukdom. På små företag kan det handla om enkla rutiner som att veta vem man ska ringa om olyckan är framme. När en handlingsplan har tagits fram är det viktigt att informera de anställda om att den finns och vad den innehåller. En så enkel sak som att sätta upp rutinerna på anslagstavlan skapar både trygghet och ger gott stöd när något händer, säger Ulf Strandberg. Om det finns en notering visas en röd stjärna på ikonen Visa personliga noteringar. Var ute i god tid vid årsskiftet Vänta inte till slutet av januari med att skicka in kontrolluppgifter till Skatteverket och lönerapport till Fora. I början av januari är det mycket lättare att få kontakt med berörda instanser om du har frågor eller om det är något som krånglar. Även här finns det anledning att påpeka att det inte finns någon gång under året som Vismas support är så hårt belastad som sista veckorna i januari. Kontrollera redan nu att du har rätta uppgifter för att logga in på Foras hemsida. Skaffa också e-legitimation, om du inte redan har det, så att du kan föra över kontrolluppgifterna direkt via Skatteverkets hemsida. Jag har här sökt efter allt registrerat som berör avsättning och uttag av arbetstidskontot under en period. Resultatet av spårningen går att skriva ut. Fotnot: Alla tidigare artiklar i Löneskolan hittar du under valet Ditt företagande på löneskolan Ulla Lindblad Visma Tid nu med resursplanering Resursplanering är den största nyheten i den senaste versionen av tid- och projektsystemet Visma Tid. Den nya funktionen har två arbetsfönster Resursöversikt och Projektplanering. I den senare matar användarna in planerade timmar för ett projekt. Detta kan sedan följas upp i resursöversikten, där total beläggning per medarbetare visas. Visma Tid är ett flexibelt tid- och projekthanteringssystem, där användarna dels kan göra sina registreringar från sin arbetsdator, dels via internet. Faktura- och bokföringsunderlag kan föras över till Visma Administration, Visma Avendo eller Visma Compact. På samma enkla sätt kan löneunderlag med arbetad tid, frånvaro, övertid och privata utlägg importeras i Visma Lön 300/600. Visma Du&Datorn nr 63 november

10 Initiativrika Norrtälje Årets Norrtälje har länge arbetat målmedvetet med att skapa goda förutsättningar för företagande. Initiativkraft och bred samverkan har gett resultat. Därför kan Norrtälje nu titulera sig Årets nyföretagarkommun 2008 och får Vismapriset på kronor. Den här utmärkelsen betyder givetvis mycket goodwill för Norrtälje. Vi får ett kvitto på att vårt långsiktiga arbete fungerar och det stärker självförtroendet hos företagarna i kommunen, säger kommunstyrelsens ordförande Kjell Jansson. Och det långsiktiga arbetet har fungerat. Bara sedan i fjol har nyföretagandet i Norrtälje ökat med drygt 26 procent. Viktigt med samverkan Framgångarna grundar sig enligt Kjell Jansson till stor del på ett gott samarbete mellan politik och näringsliv. Den som funderar på att starta eget har alla möjligheter till stöd och rådgivning. Engagerade företagarföreningar, banker, kommunen och inte minst ett nystartat Nyföretagarcentrum jobbar tillsammans för att skapa grogrund för företagande. Det är nödvändigt med samverkan. Vi kan inte lösa problemen inne i ett rum på kommunhuset. Politikerna ska vara tillgängliga och kommunen ska fungera som ett smörjmedel, inte en tungrodd byråkrati, säger Kjell Jansson. Han nämner exempelvis att kommunen har kortat ner handläggningstiden för bygglov till tre veckor. Och att han själv har öppet hus en gång i månaden då nyföretagare får möjlighet att diskutera viktiga frågor direkt med honom. Oavsett vilka initiativ som tas så måste man anpassa insatserna efter de specifika förhållandena som finns just här. Det går inte att rakt av kopiera någon annans framgångsmodell, säger Kjell Jansson och fortsätter: Jag tycker vi har lyckats skapa en framåtanda som signalerar att det är kul att bo och verka i Norrtälje. Därmed har vi kommit en bit på vägen, men det finns förstås mycket kvar att göra. Föredöme för tillväxt Nio kommuner i lika många kategorier var nominerande att bli 2008 års bästa nyföretagarkommun:, Vellinge, Lund, Trosa, Åre, Sotenäs, Norrtälje, Leksand och Borgholm. För att bli nominerad krävdes att kommunen skulle uppvisa det största tillskottet av nya företag per tusen invånare i sin respektive kategori. Att juryn till slut valde Norrtälje som vinnare beror bland annat på att kommunen visar stor initiativkraft i arbetet för att skapa nya företag. Många olika aktörer engagerar sig på bred front och inser vikten av att främja företagsamhet som en motor för tillväxt. Detta gör Norrtälje till ett föredöme, menar juryn. Ung företagsamhet belönas Prispengarna ska användas för att gynna fortsatt nyföretagande i kommunen och enligt Kjell Jansson finns det en idé om hur den målsättningen kan uppfyllas. Vi har funderat kring någon form av årligt stipendium för unga nyföretagare som visat mod och driftigt entreprenörskap. Text: Filip Lendahls Foto: Johan Wahlgren/Norrtelje Tidning 10 Visma Du&Datorn nr 63 november 2008

11 nyföretagarkommun fakta Priset Årets nyföretagarkommun är instiftat av Visma och stiftelsen Jobs and Society, som står bakom Nyföretagarcentrums verksamhet runt om i landet. Juryns motivering: Breda kontaktnät och stor initiativkraft präglar Norrtäljes insatser för att skapa fler nya företag, vilket gör kommunen till ett föredöme. Från att tidigare länge ha legat i skuggan av andra kommuner framstår Norrtälje allt mer som en tillväxtkommun, som insett nödvändigheten av företagsamhet som grogrund för välstånd. Först och främst är det viktigt att få företagarna att verkligen känna sig välkomna i kommunen. Att finnas tillgänglig och ge det stöd som krävs, säger det moderata kommunalrådet Kjell Jansson, till höger, här tillsammans med näringslivschefen Dan Löfgren. Wall Street Playsams webshop Ned Upp - Vi säljer designade leksaker till mer än 50 länder dygnet runt via internet. Försäljningen i nätbutiken har ökat med mer än 50 procent tre år i rad. Carl Zedig, VD Playsam AB Startkostnad 5.900:- Månadskostnad 850:- tel info@netrix.se Visma Du&Datorn nr 63 november

12 Svenskt stöd gör stor nytta Allt fler svenska företag väljer att ta ett större ansvar i samhället än att bara erbjuda jobb och generera vinst. Visma Spcs är inget undantag. När företaget beslutade att engagera sig i ett välgörenhetsprojekt föll valet på hjälporganisationen SOS-Barnbyars insatser i Vietnam. Tänk dig att du är fyra år och inte har några leksaker. Inget hus att gå hem till. Ingen säng att sova i. Och inga föräldrar. Ungefär så inleddes en reklamfilm för SOS-Barnbyar som visades i olika tv-kanaler tidigare i år. Filmen speglar verkligheten för hundratusentals barn världen över. Därför var valet inte särskilt svårt när målet för insatsen skulle utses. Det berättar Sara Nylén på Visma Spcs personalavdelning. Vi ville gärna göra något för barnen, och eftersom SOS-Barnbyar är en välkänd organisation valde vi att sponsra dem. Pengarna kommer att gå till driften av en barnby som ligger i Hai Phong, i norra Vietnam. Här bor omkring 140 föräldralösa eller övergivna barn i familjeliknande grupper om ungefär åtta till tio barn. Drift av ungdomshus i byn De olika grupperna lever som egna familjer i byn. De bor i egna hus, sköter sina egna hushåll och har en egen tilldelad mamma, berättar Sara. Via organisationens kontor i har hon fått veta att just de pengar som Visma Spcs donerat kommer att användas till att driva ett ungdomshus i byn, en slags station mellan barn- och vuxenlivet där ungdomarna bor i några år innan det är dags att flytta hemifrån. Pengarna räcker till att driva ungdomshuset i ungefär ett års tid och det känns oerhört bra att kunna hjälpa till med det, säger Sara som själv fick chansen att besöka byn tidigare i år. Det var fantastiskt att se hur väl omhändertagna barnen blev och vilken värme och omtanke som präglade miljön bland både vuxna och barn. Det var också lärorikt att se att barn är sig lika oavsett var de bor. De är glada, de leker, sjunger och dansar. De bor enkelt, utan överflöd, men har ändå allt de behöver en familj, kärlek, mat, kläder och utbildning. De ville se havet Förutom donationen samlade Visma Spcs anställda på eget initiativ in kläder, leksaker och pengar, som räckte till en dator, en digitalkamera och en teve. Nyttoprylar som inte minst de äldre barnen är i stort behov av under skolprojekt och liknande. De insamlade pengarna räckte också till att uppfylla en alldeles särskild önskan hos barnen. När vi var på besök fick vi höra att många av dem aldrig varit utanför byns murar. Många ville se havet, och då beslutade projektgruppen som höll i insamlingen att ordna det, säger Sara Nylén. Pengarna räckte till en dagsutflykt med buss från byn och vidare ut med båt i den vackra arkipelagen Halong Bay. Vi har sett foton från deras dag tillsammans och har via rektorn i byn fått höra hur bra de hade det. Det värmer i hjärtat när man ser deras leenden och man känner att vårt bidrag verkligen nått fram. Text: Emma Cajnerud Foto: Emma Cajnerud, Boo Gunnarsson, Staffan Gustafsson Fotnot: Det totala värdet av gåvan från Visma Spcs var drygt kronor. Utöver detta tillkom ytterligare kronor och gåvor som samlades in av personalen. Ett av de bestående minnena som projektmedlemmarna tog med sig hem till Sverige var barnens glädje, exempelvis den som Do Thi Phuong Anh och Pham Ut Linh visade. Dragkamp på innergården. Visma Spcs Sara Nylén kämpar tillsammans med några av byns tonåringar: Do Thi Thao, Pham Minh Tan, Nguyen Thi Tuyen och Vu Thi Xuan. Thank you, Visma! Barnen och bymammorna fick en heldag i ögruppen Halong Bay tillsammans. För många av barnen var det första gången de vistades utanför byns murar. 12 Visma Du&Datorn nr 63 november 2008

13 Växande intresse för e-fakturering Att komma igång med elektronisk dokumenthantering inte minst då e-fakturering är den viktigaste faktorn för att svenska företag ska bli mer konkurrenskraftiga. Det här framgår av Vismas Effektivitetsbarometer 2008, där företag med 5 till 50 anställda svarat på frågor om effektivitet och verksamhetsutveckling. Några av Visma Spcs anställda fick möjlighet att besöka barnbyn i Hai Phong, Vietnam. Gunilla Jaltsén, som till vardags jobbar med Visma Spcs internettjänster, tillsammans med Luong Thi Hang och hennes son Nguyen Thanh Trung. fakta SOS-Barnbyar tar hand om föräldralösa och övergivna barn i över 470 barnbyar och 132 länder världen över. Organisationen driver dessutom skolor, sjukhus, sociala center, yrkesskolor och ungdomshem. SOS-Barnbyar är en politiskt och religiöst obunden organisation. Alla barn som växer upp i en barnby får grundskoleutbildning, vidareutbildning eller yrkesutbildning. Att företag tar ett socialt ansvar kallas för CSR, Corporate Social Responsibility eller ungefär företagens ansvar i samhället. Begreppet blir allt viktigare i takt med att både kunder och anställda ställer krav på företagen att engagera sig i samhället omkring dem. CSR kan till exempel handla om att engagera sig etiskt, miljömässigt eller socialt. I undersökningen uppger nästan sex av tio tillfrågade företagsledare att deras verksamhet måste bli mer effektiv för att de ska vara konkurrenskraftiga. För att lyckas med det bedöms elektronisk dokumenthantering vara mest betydelsefull. Fördubblat antal e-fakturor 62 procent anser att elektroniska tjänster är viktiga för deras konkurrenskraft och 55 procent att tjänsterna dessutom gynnar deras miljöprofil. På frågan om företaget planerar att börja med elektronisk kundfakturering inom ett år uppger 11 procent att de ska göra det, vilket skulle innebära mer än en fördubbling jämfört med idag. Det finns ett stort intresse att börja med e-tjänster bland små och medelstora företag, säger Rolf Dahlberg, vd i Visma Spcs. Säkra dina affärer med Visma Kreditupplysning! Lösningarna finns och allt fler upptäcker att fördelar och utbyte kan mätas i både tid och pengar, det vill säga effektivitet. Därför är det också bra att staten och myndigheterna nästan har nått ända fram när det gäller att gå över till elektronisk fakturahantering. Det gör att det både finns föredömen och kravställare när det gäller att få igång ännu fler med e-fakturering, tillägger Rolf Dahlberg. Pappersfakturor i massor I Sverige produceras 1,4 miljarder fakturor under ett år. Dessutom följs var tionde faktura av en påminnelse, alltså ytterligare 140 miljoner fakturor. Bara 6-7 procent av alla fakturor skickas elektroniskt. Läs mer om elektronisk fakturering på Prova vår smarta internettjänst gratis! Läs mer på Internet: Visma Du&Datorn nr 63 november

14 Läsvärt& Lättköpt Succén fortsätter över använder varje dag vårt Verkstadssystem för att på ett enkelt sätt bedriva en effektiv verkstad För dina utemedarbetare - Ordning & reda på tider och kostnader Framtidens Affärsystem för tillverkande företag - en kopplad lösning Lär dig säga nej och skapa goda relationer riktar sig kanske framför allt till dig som har svårt att säga nej. Det går att göra det utan att hamna i konflikt med andra. Det hävdar förhandlingsexperten William Ury, som i boken ger tips och råd om hur du uppnår just detta. Författare: William Ury Förlag: Natur och Kultur Sälja företag är den första renodlade handboken på svenska i hur man på bästa sätt säljer sitt företag. Den vänder sig främst till ägarledda företag med en omsättning på miljoner kronor, men alla principer i boken gäller också för mindre bolagsförsäljningar. Författare: Hans Malmaeus och Niklas Edler Förlag: Liber 469 snabba tips är boken för den som vill tjäna mer pengar på sin internetbutik. Tipsen handlar exempelvis om hur du får kunderna att köpa mer och att verkligen lita på dig. Hur man skapar listor med e-postadresser lärs också ut liksom framgångsrik sökordsannonsering. Författare: Stefan Ekberg Förlag: Redaktionen. se. Storytelling beskriver hur ett företag kan bli unikt, trots att dess produkter eller tjänster inte är det. Receptet att bygga upp en historia om företaget som engagerar och som gärna låter sig återberättas. Boken ger också konkreta exempel på hur företag i dag använder sig av storytelling. Författare: Emma Axenbrant, Emma Dennisdotter Förlag: Liber Den som brukar ha sin bärbara dator i knäet vet att den snabbt blir väldigt varm. Lösningen kan vara en kudde med en kristallfyllning (natriumsulfatdekahydrat), som absorberar datorns värme. Fästes med kardborreband och passar dessutom i ett laptopfack. Tillverkare: Targus Kalla händer är inte ovanligt vid datorarbete. Den som tycker att lovikavantar är för stora kan istället fundera på dessa stickade varianter med korta fingrar. Vantarna har insydda värmedynor som får ström via en usb-kabel till datorn. Källa: usbgeek.com 14 Visma Du&Datorn nr 63 november 2008

15 Nytt ekonomisystem en glimrande affär för Baglady FORTS. PÅ NÄSTA SIDA Visma Du&Datorn nr 63 november

16 Även ett framgångsrikt företag har mycket att vinna på att se över sina administrativa rutiner. När smyckeföretaget Baglady i bytte ägare i somras passade de på att byta ekonomisystem något som både ökat effektiviteten och lönsamheten. Via Vismas samarbetspartner DataPartner har Baglady även köpt in en ny webbsajt där återförsäljarna kan logga in och lägga sina beställningar. Fördelen med den är att vi administrerar den helt själva och att webbutiken är kopplad till vårt lager. Så fort en vara tar slut så släcks den också ner på webben, vilket är guld värt för oss, säger Camilla Berglund. Det har varit några hektiska månader för Camilla Berglund och Ann-Marie Nilsson. Sedan de tog över ägarskapet till Baglady i juni har de hunnit uträtta mer än vad många andra företagare gör på flera år. Man kan väl säga att vi vänt upp och ner på det mesta. Förutom att vi har flyttat kontoret rent fysiskt så har vi dragit ner på personal och slimmat organisationen. Vi har dessutom tagit emot en ny kollektion och bytt ekonomisystem. Det var rätt vimsigt ett tag, men nu börjar bitarna falla på plats, berättar Camilla, som bland annat basar för det administrativa. Från flera system till ett Tidigare hade företaget tre olika system. Ett för order och inköp, ett för bokföring och ett för löner. Problemet var bland annat att de olika systemen inte pratade med varandra. Det var inte alls bra. Dåvarande bokföringsprogrammet var ett stort system som ingen på företaget riktigt kunde hantera. Vet man inte hur ett system fungerar så stjälper det en till sist. Därför började vi se oss om efter ett nytt, gemensamt system som bättre passade vår verksamhet. Valet föll på Visma Administration 2000, som Camilla hade erfarenhet av sedan tidigare. Jag har jobbat med Vismas olika program en hel del och vet att de är stabila och bra. Supporten för det gamla bokföringsprogrammet var dessutom urusel, medan Visma Spcs har en extremt bra support. Det är jätteviktigt att ha det stödet i ryggen, säger hon medan hon guidar runt i de ljusa kontorslokalerna. Rad efter rad med bijouterier Färgglada pärlor, äkta stenar, långa kedjor i silver. Rad efter rad med halsband, armband och örhängen från de senaste kollektionerna hänger längs med väggarna. Smyckena designas i Sverige, men tillverkas i fabriker i Kina och distribueras hit via ett dotterbolag i Peking. Bijouterierna säljs sedan till återförsäljare runt om i landet och vidare ut i butikerna. Nästa steg är att avancera vidare på utländska marknader, bland annat i Norge, Danmark och i Tyskland. Och oavsett vilket land säljarna kommer att verka i kommer vi att använda oss av handdatorer som samarbetar direkt med systemet. Det kan varmt rekommenderas, säger de båda ägarna. Ytterligare en anledning till att valet föll på just Vismas ekonomiprogram var att det gick att koppla till tredjepartslösningar av olika slag. Som till exempel det nya orderhanteringssystem som Baglady använder sig av i dag. Redan när vi var på programvisning i Vismas butik i visste vi att vi ville ha ett system där våra säljare skulle kunna lägga sina beställningar med hjälp av handdatorer ute hos kunderna. Hos Visma blev vi tipsade om att DataPartner i Helsingborg skulle kunna hjälpa till med detta. Sagt och gjort. Med hjälp av tilläggsprogrammet Visma Integration kopplades DataPartners lösning ihop med Visma Administration. Programmen kommunicerar med varandra på ett säkert sätt och säljarna har numera en helt annan tillgång till systemet. Vi ville frångå det gamla manuella faktureringssystemet slippa ta fram orderblocket och skriva, faxa, ta emot fax, och skriva in allt i datorn igen. Det blir så lätt fel i något led. I dag kan våra säljare lägga ordern och tala om för kunden att den och den varan är slut i dag men kommer in igen nästa vecka. Tidigare hade säljarna ingen aning de la en order men hälften av varorna kanske inte fanns på lager just då och de kunde inte uppdatera kunden om det. Tjänar mycket tid Det nya systemet premiäranvändes under Formexmässan Nordens största mässa för inredning och design i i slutet av augusti. Det funkade väldigt smidigt. För första gången kunde vi till exempel även visa och sälja smycken som inte nytillverkas längre under mässan. I takt med 16 Visma Du&Datorn nr 63 november 2008

17 Camilla Berglund och Ann-Marie Nilsson, båda med bakgrund som egenföretagare i inredningsbranschen, tog över när tidigare ägarna ville sälja. Ann-Marie basar för försäljningen, Camilla för arbetet bakåt och internt. att vi sålde slut på varorna kunde vi också plocka bort dem i montern och vi riskerade aldrig att sälja något som man inte skulle kunna få tag på i efterhand. Tidsvinsten blev stor även efter mässan. Förr fick säljarna stå med sina orderblock och skriva i montern. Sedan kom de hem med en hel pärm som skulle knappas in i datorn. Nu kom vi hem med uppgifterna redan inmatade i systemet och kunde börja plocka ihop alla beställningar direkt, berättar Camilla. Jag uppskattar att vi tjänade en veckas arbetstid bara på detta. Dessutom ökade vi säkerheten. Risken är stor att det blir fel när man skriver in beställningar för hand i flera led. Det här systemet kan varmt rekommenderas. Våga förändra! Ett annat moment som snabbats upp avsevärt med det nya systemet är lagerinventeringen. Tidigare gick vi runt och räknade alla smycken, skrev listor och matade in i uppgifterna. Nu kan vi scanna in EAN-koderna på smyckena och sedan är inventeringen klar. Det tar tre timmar för två personer att göra samma jobb som det tidigare tog en hel dag för tio personer att göra! Till andra företagare ger Ann- Marie och Camilla rådet att våga förändra och se över administrationen. Det kräver en del, men resultatet är mödan värd, menar båda två. Framför allt tjänar man mycket på att gå från manuella till datoriserade rutiner. Vi har kunnat skära ner på personal och det har helt klart gjort oss både mer effektiva och mer lönsamma. Text: Emma Cajnerud Foto: Klas Andersson fakta Baglady Grundades 2002 av Monica Åberg och Sofie Selander. Sedan i somras drivs företaget av nya ägarna Camilla Berglund och Ann-Marie Nilsson. Har runt 400 återförsäljare i Sverige samt butik i. Omsatte drygt 20 miljoner kronor Har sex anställda plus fristående säljkår. På dotterbolaget i Peking jobbar sju personer. Bagladys ekonomiprogram Visma Administration 2000 Visma Integration Internet Fakta om integration DataPartner är ett så kallat Visma Certified Center. För att kunna kalla sig detta krävs att man i butiken har hela Visma Spcs sortiment samt att flera medarbetare har gedigen utbildning i programmen. Här finns även konsulter med kunskap i såväl teknik som ekonomi. Fler exempel på vad du kan åstadkomma med hjälp av tilläggsprogrammet Visma Integration hittar du på integration. Visma Du&Datorn nr 63 november

18 Läsarnas bästa tips om god ekonomi Hur gör du för att undvika ekonomiska problem i företaget? Den frågan ställde vi i förra numret av Du&Datorn och efterlyste tips från er läsare. Mängder av smarta, roliga och träffsäkra råd kom in, varav följande fem lottades fram som vinnare av boken Hur du finansierar ditt företag med framgång. De bästa läsartipsen belönades med boken Hur du finansierar ditt företag med framgång. Skriv beställningar på allt Skriv beställningar på allt som det ska komma faktura på (även annonser, ändring av telefonabonnemang, sponsring till den lokala föreningen, bilreparationer med mera). Detta för att aldrig betala för något som man inte minns att man beställde, men även för att kunna avboka om man kommer på att det blev fel. Då har man all information på beställningen, datum, referenser, priser etc. Ha en pärm för de kostnader som kommer årligen, kvartalsvis eller månadsvis, men som kanske blev beställt för fem till tio år sedan. Antingen att man har sparar avtalen (om sådana finns) eller så kan man skriva egna blad med informationen man måste ha. Exempel: Hemsidesdomän, faktureringstid, pris, avtalsperiod med mera. Se till att undvika betalningspåminnelser och räntor som uppkommer vid sena betalningar. Attestera alla fakturor för att kolla så att priserna stämmer mot beställningen. Tacka vänligt men bestämt nej till de flesta telefonförsäljarna, det kostar nog mycket att sitta i telefon och lyssna till alla förklaringar och påståenden om billiga och bra produkter. Sandra Håkansson, Strömsund Tio småländska tips Ha koll på ekonomin och använd bokföringsprogram, det är inte svårt för de tänker själv och man måste inte ha full koll på allt inom ekonomi för att använda dessa. Viktigt är att fakturera snabbt, gärna dagligen eller minst en gång i veckan. Utan faktura blir inget betalt! Skicka påminnelse så ofta som du bestämt dig för i ditt bokföringsprogram, var inte dumsnäll. Men framför allt så har vi i familjen delat på arbetet, min make jobbar på fältet och lämnar faktureringsunderlag till mig och jag fakturerar. Han var medveten om sin svaga sida att inte kunna ta tillräckligt betalt och kanske ge onödiga rabatter. Detta sker inte för jag varken träffar eller känner våra kunder som han gör. Ha koll hela tiden på bokföringen och stäm av regelbundet (oftare än en gång i månaden) mot bank, postgiro med mera. Budgetera så att rimlig lön kan tas ut, för alla som jobbar i företaget både permanent och tillfälligt. Pensionsspara (så snart ekonomin tillåter). Veta om sina starka och svaga sidor och hitta arbetsrutiner för att lyfta de starka och minimera effekten av de svaga sidorna. Inte låna till företagslyx, men väl till investeringar (glöm inte göra en realistisk investeringsbudget och räkna på ett värstascenario ). Ha en bra revisor med bra relation till, även om du driver enskild firma. Tyck att företagandet är roligt så att det drivs framåt (det får inte vara en kvarnsten, då håller det inte i längden). Anna Linse-Löfgren, Nässjö Översikt över in- och utbetalningar Mitt tips är enkelt och ger dig möjlighet att i förväg se om det blir kris i kassan. Lägg in alla förväntade in- och utbetalningar, så kan du se hur mycket du har på kontot i alla fall en månad i förväg (både kund- och leverantörsfakturor är ju vanligtvis på 30 dagar). Du kan om Ännu fler läsartips hittar du på Du&Datorns hemsida ( se/duochdatorn). Där kan du också läsa intervjun med ekonomikonsulten Mathias Andersson, känd från TV3:s Lyxfällan, och ta del av hans råd om hur man som företagare tar kontroll över ekonomin. Nya datorer, men gamla möbler När man startar ett företag eller vill fräscha upp kontoret behöver man inte köpa nya inventarier (datorer undantages, de bör alltid vara nya). Second hand-kontorsmöbler kan faktiskt vara nästan som nya fast till rätt kostnad. Att ha likvida medel i handen vid investeringar och undvika dyra leasingavtal. Om det är lite svåra tider försöka att göra allt själv, från städning till postärenden. Berit Schilling, Linköping Se till att få betalt Ha en effektiv och snabb kravhantering. Utan inkomster kommer man ingenstans. Den som tjatar mest får oftast in pengarna först. Man får lov att vara gnällig för att få in pengarna. Beatrice Larsson, Valdemarsvik nödvändigt höra av dig till banken flera veckor tidigare om till exempel krediten tillfälligt behöver ökas. Ta bara ett Exceldokument och fyll i enligt förslaget nedan. Malin Magnusson, Mjölby Datum In Ut Saldo på konto Skattedeklaration kr Kund kr Kund kr Leverantör kr Kund kr Leverantör kr Leverantör kr Kund kr 18 Visma Du&Datorn nr 63 november 2008

19 Enkel, snabb och säker kassahantering med Sharp CashIT Förenkla dina rutiner i butiken och förbättra både för dig själv och dina kunder. Med kassasystemet Sharp CashIT integrerat med Visma Administration hanterar du både betalkort, klubbkort och lager snabbt och lätt. Du använder pekskärmen som ger dig tillgång till de vanligaste funktionerna. Streckkodsläsaren minimerar risken för fel och ger dig samtidigt kontroll på lager och artikelstatistik. Samtidigt ger dig kortlösningen med bredbandsuppkoppling blixtsnabb konto/kreditkortsbetalning med PIN-terminal. BASIC är ett praktiskt startpaket med alla grundläggande kassafunktioner. Enkel att utöka med fl er funktioner vid behov. Perfekt för den lilla butiken. har samma funktioner som Basic samt streckkodsläsare och inbyggd kortbetalningsfunk- tion. En lösning som passar de fl esta butiker. Dina vinster med Sharp CashIT: Kraftfullt och lätthanterligt system. Helt integrerat med marknadens ledande ekonomisystem. Minimerat antal störningar tack vare snabb service och kompetent support. Arbetet blir enkelt, snabbt och stabilt. Förbättrad effektivitet och sparad tid. Höjd driftsäkerhet och skapad trygghet. är vår mest kraftfulla lösning med ytterligare moduler för bland annat fjärrstyrning, handdator för kundorder, beställningar och inventering samt system för etikettproduktion. Läs mer om vad Sharp CashIT kan göra för din butik på VÅRA FÖRSÄLJNINGSSTÄLLEN Avesta Borlänge Borås Bromma Bäckefors Gävle , Halmstad Helsingborg Kalmar Karlskrona Karlstad , Luleå Mora Oskarshamn Skövde Solna Sundsvall Södertälje Sölvesborg Tranås Trollhättan Uddevalla , Vetlanda Värnamo Västervik Västerås Växjö Ystad Åby Örebro Östersund Visma Du&Datorn nr 63 november sätt vinsten i system

20 Ordning i bokföringen g All bokföring ska leda till ett bokslut. Men hur gör man det? Följ med i den här artikelserien så klarnar det mesta. Förberedelserna börjar i bokföringen. Om den är bra underlättar det om du själv ska göra bokslutet och gör det billigare om du anlitar en redovisningskonsult för jobbet. Årsbokslutet ger oss en bild av hur verksamheten har gått de senaste tolv månaderna. Resultaträkningen är den videofilm som speglar hur resultatet har uppstått för en bestämd period ett räkenskapsår. Och balansräkningen är den stillbild som visar företagets ställning i ett visst ögonblick på bokslutsdagen eller balansdagen som den också kallas. Jag vill påstå att vi gör bokslut en gång om året bara för att lagen säger att så måste vi göra. Att lagen säger så, det beror på att staten vill ha in skatt på den vinst som företaget gör. Därför har man helt enkelt bestämt att företagen måste göra en avstämning en gång årligen i form av ett bokslut. Ordning på pengarna Kan då du som företagare nöja dig med att vänta tills årsbokslutet är klart, innan du vet hur din rörelse har gått? Svaret är givetvis nej! Du måste följa ställning och resultat månad för månad. Och likviditeten måste du kanske följa dagligen för att få grepp om, huruvida pengar in och pengar ut ger så pass mycket över att du kan betala företagets skulder, de anställdas löner, lite avkastning till dig själv och så kanske en eller annan krona till att köpa ny utrustning, när den gamla har gjort sitt. För ordningens skull ska vi avsluta det här inledande avsnittet med att fastställa de rätta benämningarna på de saker som kommer att behandlas i Bokslutsskolan framöver. Ordet bokslut finns inte längre i några lagtexter. Numera heter det årsbokslut. Vi kommer att använda båda begreppen, Med bra programstöd och en genomtänkt bokföring blir bokslutsarbetet inte mer betungande än andra administrativa rutiner i företaget. eftersom det i folkmun fortfarande är vanligast att tala om bokslut. Ett årsbokslut ska bland annat innehålla en resultaträkning och en balansräkning. Lagen innehåller bestämmelser hur dessa räkningar ska se ut. Det är viktigt att posterna i dessa räkningar är korrekt värderade och periodiserade. Rapporter för dina behov De periodiska rapporter, som du med datorns hjälp kan plocka fram när som helst under pågående räkenskapsår, benämns i lagtexter delårsrapporter. Vanligtvis kallar vi dem bokföringsrapporter, månadsrapporter eller liknande. Det finns inga formkrav hur dessa rapporter ska se ut. Tvärtom du bör utforma dem så att de ger dig den bästa information som du behöver för att styra ditt företag. Oftast innehåller de periodiska rapporterna en resultatrapport och en balansrapport. Här behöver du inte ha samma precision i värderingar och periodiseringar som i det slutliga årsbokslutet. Men om du ska ha någon glädje av att läsa rapporterna är det viktigt att de så nära som möjligt speglar verkligheten beträffande företagets ställning och resultat. Därför är det viktigt att du sköter den löpande bokföringen med omsorg. Det får inte bli så att den löpande bokföringen bara blir en begravningsplats för siffror. Här ska också nämnas lite om kostnader och intäkter och med dem besläktade begrepp. Vi utgår från att du har kalenderår som räkenskapsår. Utgifter, utbetalningar och kostnader Den 1 juli 2008 tecknar du en företagsförsäkring för din verksamhet för tolv månader framåt. I samma ögonblick som du träffar avtal med försäkringsbolaget om försäkringen, har du skaffat ditt företag en utgift. Efter några dagar kommer det en premieavi från försäkringsbolaget. När ditt företag betalar premien har det skett en utbetalning i företaget. Så kommer vi till bokföringen. Premien omfattar tiden och du ska göra bokslut Rätteligen ska bara halva försäkringspremien drabba Resten ska gå på Den del av premien som ska belasta respektive år, är kostnaden för försäkringen. Inkomster, inbetalningar och intäkter På motsvarande sätt får ditt företag en beställning av varor, som du säljer. Själva beställningen har inte med bokföringen att göra. Men i samma stund som du levererar varorna, uppkommer en inkomst i företaget. Därefter får du (förhoppningsvis) betalt av kunden för din leverans. Då uppkommer en inbetalning i företaget. Eftersom hela försäljningen som regel hör till det räkenskapsår, då leverans skett, sammanfaller oftast inkomsten med intäkten i företaget. 20 Visma Du&Datorn nr 63 november 2008