Kallelse till ordinarie stämma 2007

Transkript

1 Kallelse till ordinarie stämma 2007 Samtliga medlemmar i Akalladalens Samfällighetsförening kallas härmed till ordinarie stämma OBS tid och plats! Tid: Tisdagen den 27e mars 2007 kl ca Plats: Dagordning: Stenhagsskolans matsal Enligt bifogat förslag Stämman inleds med information om läget i en del aktuella frågor, bl a - Utförda och planerade insatser för fjärrvärme - Aktuell Underhållsplan för Akalladalens Samfällighetsförening - Enkäten om lekplatser - Gemensamt elavtal enligt uppdrag från föregående stämma - Aktuell status för framtida sophämtning - Genomförd fuktundersökning under husen och ansvarsfrågan Trivselkommittén bjuder från ca på kaffe/dryck och smörgås. Välkommen till en informativ stämma! Sievert Balkeståhl Dennis Westin Lars Moberg ordf v ordf ledamot Solveig Andersson sekr Björn Lundstedt kassör Bilagor - Stämmohandlingar - Fullmakt för röstning 1(12)

2 Akalladalens Samfällighetsförening Förslag till dagordning vid stämman Stämmans öppnande och behöriga utlysande 2. Godkännande av dagordning 3. Val av ordförande för stämman 4. Val av sekreterare för stämman 5. Val av 2 justeringsmän, tillika rösträknare 6. Fastställande av röstlängd 7. Styrelsens redovisning av verksamheten - Förvaltningsberättelse bil 1 - Resultaträkning bil 2 8. Revisionsberättelse bil Beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen 10. Förslag från styrelsen a) Ansvarsfrågan och byte av fuktspärr under husen bil Motioner från medlemmar Inga motioner har lämnats 12. Fastställande av budget och utdebitering bil Val av styrelseledamöter bil 6-1 kassör på 2 år - 1 sekreterare på 2 år - 1 suppleant på 2 år 14. Val av revisorer - 2 ordinarie på 1 år - 2 suppleanter på 1 år 15. Val av trivselkommitté - 2 ordinarie på 2 år 16. Val av valberedning ordinarie på 1 år 17. Övriga frågor - städdagar planeras till 21a april och 20e oktober Stämmoprotokollets tillgänglighet 19. Mötets avslutande 2(12)

3 Akalladalens Bilaga 1 Samfällighetsförening Verksamhetsberättelse för året 2006 Enligt gällande stadgar avger styrelsen för Akalladalens Samfällighetsförening verksamhetsberättelse för räkenskapsåret till Bokslutsrapporter bifogas. Ordinarie samfällighetsstämma Ordinarie stämma hölls i Stenhagsskolan den 23e mars med 60 fastigheter närvarande (42 st från kv Torneå och 18 st från kv Tavastehus). Föreningens styrelse och övriga valda funktionärer under Styrelse ordförande Sievert Balkeståhl Torneågatan 40 vice ordf Dennis Westin Tavastehusgatan 13 sekreterare Solveig Andersson Tavastehusgatan 58 kassör Björn Lundstedt Tavastehusgatan 6 ledamot Lars Moberg Tavastehusgatan 87 suppleant Björn Nilsson Tavastehusgatan 48 Sture Caesar Tavastehusgatan 47 - Trivselkommitté Dan Petrini Tavastehusgatan 24 Karin Taliaferro Tavastehusgatan 7 Margaretha Andersson Lopes, Tavastehusg 90 Lou-Lou Zachrisson Tavastehusgatan 82 Lena Gustavsson Torneågatan 8 - Revisorer Ordinarie OM Tgatan BS Tgatan Suppleant JH Tgatan JS Tgatan - Valberedning Sammank BA Tgatan AI Tgatan TC Tgatan Övriga funktionärer (utses av styrelsen) - Serviceman Sense Larsson Tavastehusgatan 53 - Styrelserepresentanter i AHN ASFs ordinarie ledamot och supportansvarig inom ASF Marc Taliaferro Tavastehusgatan 7 ASFs suppleant och sekreterare i AHN Sievert Balkeståhl Torneågatan 40 3(12)

4 Styrelsemöten Styrelsen har under verksamhetsåret hållit 11 protokollförda sammanträden och ett flertal informella överläggningar i olika ärenden. Akalla Husby Nätort (AHN) Inom Samfälligheten har nu 130 fastigheter (av 176 dvs ca 75%) anslutits som aktiva anvä n- dare av internettjänsten och totalt inom AHN är det drygt aktiva användare. Under slutet av 2006 har en del problem med bandbredden uppstått och kommer att kräva fortsatta åtgärder under 2007, t ex genom att en del elektronik i nodrummen och fiberkonve r- ter i hemmen uppgraderas. Stockholms kommun har nu genom Stokab anslutit områdets samtliga förskolor och Akalla By via AHNs fibernät. Detta har medfört att AHN utöver en anslutningsavgift från Stokab även fått tillgång till en alternativ (redundant) förbindelse till omvärlden från den centrala noden, vilket höjer säkerheten inför kommande ökning av tjänsteutbudet. ASFs hemsida (av vår webmaster Dennis Westin) ger löpande information om området och om bredbandsverksamheten. Hemsidan besöks av besökare per dag. På AHNs hemsida finns mer information om verksamheten inom AHN. TV-utbudet Under november 2006 driftsattes Canal Digitals nya lösning via fiber i stället för parabol. I sambaand med detta gjordes några korrigeringar av kanalplatser och utbyte an några kanaler i det analoga gratisutbudet. Detta krävde att varje användare gjorde en ny kanalsökning på sin TV för att få bästa mottagning. Canal Digital har också ett stort digitalt utbud av kanaler till alla anslutna till TV-nätet. Information om den nya kanalplanen finns på AHNs hemsida och bifogas denna årsberättelse. AHN har nu förlängt avtalet med Canal Digital med två år bl a för att därmed få tillgång till det generella digitala utbudet via fiber. Enkät om lekplatser Styrelsen har under året genomfört en enkät om lekplatsernas utförande och omfattning och därvid fått 28 svar samt ett brev där den ursprungliga idéen med lekplatserna poängterades. Information ges vis stämman. Brister i fuktspärr under husen I samband med en försäljningsbesiktning har spår av organiskt material (som ev kan utvecklas till mögel) och lagring av div material påträffats under ett av parhusen. Ansvarsfrågan för denna fuktspärr är något oklar då plasten utgör en del av de gemensamma installationerna men kan saboteras av att enskilda husägare går under husen eller lagrar material där. Utbyte av täckplast och hantering av ansvarsfrågan hanteras enligt styrelsens förslag vid stämman i mars Fjärrvärmehanteringen Styrelsen har under 2006 fortsatt arbetat med att förhandla med Fortum och att göra åtgärder som kan sänka den totala årskostnaden för samfälligheten utan att värmeförsörjningen försämras. Den vid föregående stämma presenterade skissen på att anskaffa en pelletspanna för komplettering av fjärrvärmen presenterades för Fortum och medförde att Fortum erbjudit gratis energirådgivning och kr i rabatt om vi under två år avstår från att ta beslut om pelletsanläggning. 4(12)

5 I samråd med Fortums energirådgivare har styrelsen vidtagit flera åtgärder för att sänka kostnaderna för fjärrvärme, bl a - eliminering av förbrukningstopparna varje morgon vilket sänkt den fasta årsavgiften - installation av värmeregulator som anslutits till bredbandet för att kunna fjärravläsas och styras. Information ges vis årsstämman. Byte av ventiler för värmejustering Arbetet slutfördes under jan 2006 till en kostnad av ca kr. Effekterna av bytet redovisas separat vid 2007 års stämma. En uppföljning efter säsongens injusteringar visar på en minskad värmeförbrukning som ger en kostnadssänkning på drygt kr/år. Underhållsplanen redovisas separat innan stämman Vattenavgifterna Under 2006 informerade kommunen om en återbetalning av vattenavgifterna för 2005 på kr. Dessa har fördelats ut på varje fastighet genom en sänkning av kvartalsavgiften för 1sta kvartalet 2007 med 651 kr per radhus och 545 kr per parhus. Sophantering Under året har förhandlingar med kommunens Renhållningsenhet fortsatt i enlighet med vad som redovisades vid föregående stämma. Renhållningen har föreslagit en lösning med 5 st behållare nedgrävda inom området med 3 st längs Tavastehusgatan och 2 st vid Torneågatan. En av de utestående frågorna gäller ansvarsfrågan om några av behållarna anläggs på kommunens mark men avser samfälligheten. Förhandlingarna fortsätter Städdagarna Vårstädningen 22a april och höststädningen 21a oktober i dåligt väder med deltagande av ca 120 fastigheter vid varje tillfälle och med utmärkta arrangemang av trivselkommittén. Dennis Westin fortsatte den lyckade servicen som gav husägarna möjlighet att få elektriska artiklar bortforslade till återvinningsstation. Detta blev mycket uppskattat och Dennis fick även i år full last. Plantering av nya träd Vid gångvägen mellan radhusen på Tavastehusgatan har två nya träd planterats för att ersätta de tre träd som tidigare tagits ned då de blivit något förvuxna. Flera av de största träden på insidan av garagen har beskurits 25-30% i kronorna för att inte bli för stora. En fortsatt översyn av träden vid gång- och transportvägarna planeras. Radonmätning Vid föregående stämma och i Trivselbladets aprilnummer redovisades den radonmätning som gjordes under vinterperioden i 8 fastigheter spridda inom området. Resultatet visade att ett av parhusen hade något förhöjda mätvärden medan övriga låg under gränsvärdet för bostäder på 200 Bq/m3. De åtgärder som kan bli aktuella gäller främst ökad ventilation av fastigheterna och kontroll/reparation av fuktspärr under husen. Anm. Som jämförelse kan nämnas att en mätning som gjordes under året inom brf Trädgårdsstaden visade att man där har värden på Bq/m3 inom en del av fastigheterna. Bidrag till föreningar Bidrag har efter särskilt beslut i styrelsen betalats enligt följande 5(12)

6 - Akalla Bys Arrangemangsgrupp kr - Norra Järva Hembygdsförening kr Container Container har under året tagits hem vid städdagar och dessutom i samband med julhelgen. Snöröjning Även under pågående vinter utförs snöröjning av BjörnEntreprenad AB (BEAB) och hittills på ett i stort sett tillfredsställande sätt efter att vissa brister under föregående vinter påpekats. BEABs uppdrag kommer på nytt att utvärderas innan nästa vinter börjar. Kontaktblad Under året har Trivselkommittén utkommit med 4 nummer av Kontaktbladet. I bladet ges aktuell information om olika händelser i föreningen. Se även hemsidan Julgran Traditionen med en julgran i Slingerbulten har upprätthållits även under Gåvor till uppdragstagare Mindre gåvor har i samband med julhelgen utdelats till det 30-tal medlemmar som under året åtagit sig uppdrag och genom ideella insatser för föreningen bidragit till områdets skötsel och trivsel Föreningens ekonomi Föreningens ekonomi är fortsatt god med ett visst överskott för 2006, vilket framgår av bifogade resultat- och balansräkningar. Verksamhetens resultat för 2006 föreslås överföras i ny räkning. Slutord Samtidigt som vi i styrelsen hemställer om att stämman beviljar oss ansvarsfrihet för det gångna året, vill vi framföra vårt varma tack för det förtroende som visats oss. Vi vill också tacka alla dem, som på olika sätt hjälpt oss i föreningen i olika ärenden under året och därigenom främjat våra gemensamma intressen och bidragit till en god trivsel i området. Akalla Sievert Balkeståhl Dennis Westin Lars Moberg ordf vice ordf ledamot Solveig Andersson sekr Björn Lundstedt kassör 6(12)

7 Akalladalens Bilaga 2 Samfällighetsförening Resultaträkning för räkenskapsåret 2006 Intäkter Utfall Budget Samfällighetsavgifter + ränta ,37 kr ,00 kr Garageuthyrning 7 200,00 kr 7 200,00 kr Bredband Anslutning ,00 kr 0,00 kr Månadsavgift Bredband ,00 kr ,00 kr Bidrag Fortum ,00 kr Totalt ,37 kr ,00 kr Kostnader Fjärrvärme ,00 kr ,00 kr Vatten o Avlopp ,00 kr ,00 kr El ,24 kr ,00 kr Underhåll löpande ,30 kr ,00 kr Container ,00 kr ,00 kr Arvoden Styrelse, revisorer mfl ,00 kr ,00 kr Väghållning ,00 kr ,00 kr Kabel-TV ,00 kr ,00 kr Trivselkommitte ,65 kr ,00 kr Försäkring ,00 kr ,00 kr Arbetsgivaravgift ,00 kr ,00 kr Underhåll enl plan ,00 kr ,00 kr Övriga kostnader ,50 kr ,00 kr Bredbandsinvestering ränta ,00 kr ,00 kr Amortering Bredband 0,00 kr ,00 kr Se Låneskuld Bevakning 0,00 kr ,00 kr Bredbandsavgifter till AHN ,25 kr ,00 kr Avskrivning Bredband ,00 kr Årets överskott ,43 kr Totalt ,37 kr ,00 kr Balansräkning Tillgångar Kassa Bank Postgiro Fond Anläggning Bredband Inventarier Totalt Skulder och Eget Kapital Ej betalt Fjärrvärme Ej betald Väghållning Ej betald El Ej betalt Underhåll Ej betalda Arvoden Ej betald Container Ej betald Arbetsgivaravgift Ej betalt VoA Ej betald Bevakning Ej betalt underhåll plan 1 Totalt Låneskuld Fond Årets överskott Balanserat överskott Totalt 7 010,75 kr ,43 kr ,00 kr ,47 kr ,64 kr ,00 kr ,29 kr ,00 kr ,00 kr ,24 kr ,00 kr 8 000,00 kr 3 446,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,24 kr ,00 kr ,00 kr ,43 kr ,62 kr ,29 kr

8

9 Akalladalens Bilaga 4 Samfällighetsförening Förslag från styrelsen A. Ansvarsfrågan och byte av fuktspärr under husen I verksamhetsberättelsen står: I samband med en försäljningsbesiktning har spår av organiskt material (som ev kan utvecklas till mögel) och lagring av div organiskt material påträffats under ett av parhusen. Ansvarsfrågan för denna fuktspärr är något oklar då plasten utgör en del av de gemensamma installationerna men kan saboteras av att enskilda husägare går under husen eller lagrar material där. Detta har gjort att styrelsen via Anticimex gjort en inspektion under parhusen för att få underlag till fortsatt hantering. Styrelsens förslag 1. Täckplasten/fuktspärren under parhusen byts ut under 2007 genom en gemensam finansiering, kostnad för detta är ca kr Styrelsens motivering: - Täckplasten/Fuktspärren under parhusen har under ett antal år blivit extra utsatt för fukt genom att fogmassorna mellan markplattorna har eroderat och fukt/regnvatten har runnit ner. Fogmassorna är samfällighetens ansvar och planeras att bytas ut under 2007 och detta gör att det finns skäl att samtidigt byta ut och förbättra täckplasten under parhusen. Anm. Radhusens täckplast är inte lika utsatta för nedträngande regnvatten och plasten verkade intakt vid en inspektion i slutet av Ansvaret för kontroll, reparation och funktionalitet av täckplast/fuktspärr under husen skall i fortsättningen definieras som den enskilde fastighetsägarens ansvar. Styrelsens motivering: - Fuktspärren under husen utgör en del av den mark som tillhör fastigheten. Det är upp till den enskilde fastighetsägaren att bedöma hur man hanterar markutrymmet under sitt hus. - Rekommendationen från Anticimex är att allt organiskt material såsom virke, säckar, extra utrustning mm bör avlägsnas från marken under husen. Detta kan endast den enskilde fastighetsägaren ansvara för och handlägga. 9(12)

10 Akalladalens Samfällighetsförening Förslag till Budget för tiden till Intäkter SEK Samfälligetsavgifter + ränta Garageuthyrning Avgifter från Bredbandanvändare Från Fond Summa Intäkter ,00 kr 7 200,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr Kostnader SEK Fjärrvärme Vatten och Avlopp El Underhåll Löpande Container Arvoden Styrelse, revisorer mfl Väghållning KabelTV Trivselkommitte Arbetsgivaravgifter Försäkring Övriga kostnader Avsättning till underhållsfond Från fond Bredbandsinvestering ränta Amortering Bredband Bredbandavgifter till AHN ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr Summa Kostnader ,00 kr Utdebitering per kvartal och hustyp föreslås bli oförändrad Hustyp 402 (20Hus) Hustyp 403 (22 hus) Hustyp 404 (36 hus) Hustyp 111 (98 hus) 4 493,00 kr 4 938,00 kr 5 067,00 kr 5 564,00 kr Styrelsen har skyldighet att höja debiteringen om så behövs och rätt att sänka om möjligt. Betalningsdagar 1:a kv , 2:a kv :e kv , 4:e kv Anmärkning: Fjärrvärme, rörlig del, fördelas enligt andelstal, VoA fördelas med 60% för radhus och 40% för parhus, övriga kostnader fördelas lika.

11 Akalladalens Bilaga 6 Samfällighetsförening Valberedningens förslag av funktionärer till Akalladalens samfällighetsförening - Styrelse ordförande Sievert Balkeståhl Torneågatan 40 1 år kvar vice ordf Dennis Westin Tavastehusgatan 13 1 år kvar sekreterare Solveig Andersson Tavastehusgatan 58 omval 2 år kassör Björn Lundstedt Tavastehusgatan 6 omval 2år ledamot Lars Moberg Tavastehusgatan 87 1 år kvar suppleant Sture Caesar Tavastehusgatan 47 1 år kvar suppleant Mats Lundgren Tavastehusgatan 72 nyval 2 år - Revisorer Ordinarie Bertil Strid Tavastehusgatan 11 Olov Malmström Torneågatan 44 Suppleant Jan Hagberg Torneågatan 36 Johan Sonck Tavastehusgatan 88 - Trivselkommitté sammank Lou-Lou Zachrisson Tavastehusgatan 82 1 år kvar Margaretha Andersson Lopes, Tavastehusg 90 1 år kvar Lena Gustavsson Torneågatan 8 1 år kvar Carina Nilsson Tavastehusgatan 14 nyval 2 år Peter Lövenfeldt Tavastehusgatan 66 nyval 2 år Akalla BA T C AI 11(12)

12 Akalladalens Samfällighetsförening Fullmakt för röstning Akalla den: Fullmakt för: Kvarter: Fastighetsnr: att föra min talan och i händelse av val avge min röst under Akalladalen Samfällighetsförenings stämma tisdagen den 27e mars Namnteckning: Kvarter: Fastighetsnr: Egenhändig namnteckning bevittnas: Namn: Adress: Obs! Enligt 49 i lagen om förvaltning av samfälligheter kan medlems rösträtt utövas genom ombud. Ombud får dock ej företräda mer än en medlem utöver sin egen röst. 12(12)

13 Akalladalens Samfällighetsförening Underhållsplan 2007 Underhåll enligt plan för 2006 som beslutades på förra årsstämman 1. Slamsugning dagvattenbrunnar 2. Slamsugning dräneringsbrunnar 3. Ny fogmassa mellan betongplattor i parhusområdet 4. Översyn av gräs, träd och planteringar 5. Upprustning av lekplatser Total kostnad för underhåll enligt plan beslutad för Kr Av ovanstående har punkt 1 utförts, punkt 2 befanns ej behövas, punkt 3 har styrelsen beslutat skjuta till år 2007 för att göra det i egen regi till en lägre kostnad, punkt 4 utförts till viss del punkt 5 utförts till viss del dessutom har en ny styrutrustning för fjärrvärmen installerats ( med bidrag från Fortum ) Total kostnad för utfört underhåll enligt plan Kr Förslag till Underhåll enligt plan för år Undersökning av grunder parhusområdet ( Anticimex, redan utfört ) Ny fogmassa mellan betongplattor i parhusområdet ( kvar från förra året ) Fortsatt översyn av gräsmattor, träd och buskar Fortsatt upprustning lekplatser Plasttäckning under 78 parhus ( cirka m2 ) för eliminering av fukt och radon Total föreslagen kostnad för underhåll enligt plan Kr Underhållsfonden 2006 och 2007 Ingående fond 2006 Avsättning till underhållsfond 2006 Erhållet från Fortum för energiåtgärder Utförda åtgärder 2006 Utgående fond Kr Kr Kr Kr Kr Ingående fond 2007 Förslag till avsättning till underhållsfond 2007 Förslag till åtgärder enligt plan Då blir utgående fond Kr Kr Kr Kr Dennis Westin