Kallelse titl ordinarie stämma 2fr14

Transkript

1 sid U14 A kallqdalens Samf eillighetsf örening Box Kistc cdalen"nu Kallelse titl ordinarie stämma 2fr14 Samtliga medlemmar i Akalladalens Samfiillighetsftrening, orgnr , kallas hiirmed till ordinarie stämma 2014 Tid: Onsdagen *26 kt'18"30 - ca 2l 00 Plats: Dagordning: Matsalen i Akalla Grundskola (fd Stenhagsskolan) Obs! Skolan är namera "skofri" vilket gör utt uteskor INTE får anviindas inomleus utan skoskydd. Ta med extra inneskor eller anvrind skoskydd somfinns i skolan. Enligt bifogat förslag Stiimman inleds med information om läget i en del aktuella frågor - Aktuell "Underhållsplan for Akalladalens Samftillighetsforening", bil 4.A - Uppfiiljning av individuell våirmemätning r - Förändringar i områdesövervakning (viiktare och parkering) sid 12 Trivselkommittön bjuder från ca på kaffe/dryck och tilltugg Välkommen till en informativ stiimma! Sievert Balkeståhl Dennis Westin v ordf Lars Moberg ledamot kassör Bilagor Stämmohandlingar Fullmakt för röstning

2 Sid 2/14 Akalladalens Samfällighetsförening Förslag till dagordning vid stämman Stämmans öppnande och behöriga utlysande 2. Godkännande av dagordning 3. Val av ordförande för stämman 4. Val av sekreterare för stämman 5. Val av 2 justeringsmän, tillika rösträknare 6. Fastställande av röstlängd 7. Styrelsens redovisning av verksamheten Verksamhetsberättelse bil 1 sid 3 - Resultaträkning bil 2,A sid 8 - Balansräkning bil 2,B sid 9 8. Revisionsberättelse bil 3 sid a) Fastställande av Resultat- och Balansräkning b) Beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen 10. Förslag från styrelsen - Förändring av områdesövervakning (Presenteras före mötet) 11. Motioner från medlemmar - Inga motioner har lämnats 12. Fastställande av budget och utdebitering bil 4 sid 11 - Underhållsplan 2014 bil 4A sid Val av styrelseledamöter bil 5 sid 13-3 ordinarie ledamöter på 2 år 14. Val av revisorer - 2 ordinarie på 1 år - 2 suppleanter på 1 år 15. Val av trivselkommitté - 5 ordinarie varav en sammankallande 16. Val av valberedning - 3 ordinarie på 1 år 17. Övriga frågor - städdagar planeras till 26e april och 18e oktober Stämmoprotokollets tillgänglighet 19. Mötets avslutande

3 Akalladalens Bilaga 1 Sid 3/14 Samfällighetsförening Verksamhetsberättelse för året 2013 Enligt gällande stadgar avger styrelsen för Akalladalens Samfällighetsförening (ASF) verksamhetsberättelse för räkenskapsåret till Bokslutsrapporter bifogas. Ordinarie samfällighetsstämma Ordinarie stämma hölls i Akalla By den 21a mars 2013 med representanter för 64 fastigheter närvarande (43st från kv Torneå, och 20 st + 1 fullmakt från kv Tavastehus). Styrelsemöten Styrelsen har under verksamhetsåret hållit 11 protokollförda sammanträden och ett flertal informella överläggningar i olika ärenden. Föreningens styrelse och övriga valda funktionärer under Styrelse ordförande Sievert Balkeståhl Torneågatan 40 vice ordf Dennis Westin Tavastehusgatan 13 sekreterare Sture Caesar Tavastehusgatan 47 kassör Björn Lundstedt Tavastehusgatan 6 ledamot Lars Moberg Tavastehusgatan 87 suppleant Mats Lundgren Tavastehusgatan 72 Sara Magnusson Tavastehusgatan 2 - Trivselkommitté Margaretha Andersson Lopez, Tavastehusg 90, sammank Kai Käll-Andersson Tavastehusgatan 49 Birgitta Fredander Tavastehusgatan 146 Ingalill Nilsson Tavastehusgatan 84 Peter Lövenfeldt Tavastehusgatan 3 - Revisorer Ordinarie Jan Hagberg Torneågatan 36 Hans Ekblad Tavastehusgatan 17 Suppleant Birgit Norberg Tavastehusgatan 63 Kenneth Söderlund Tavastehusgatan 15 - Valberedning Bert Andersson Tavastehusgatan 25, sammank Anders Isakson Tavastehusgatan 44 Tommy Karlsson Tavastehusgatan 61 Övriga funktionärer (utses av styrelsen) - Serviceman Sense Larsson Tavastehusgatan 53 - Styrelserepresentanter i AHN (Akalla Husby Nätort) Ledamot i AHN och supportansvarig inom ASF Sven Olofsson Tavastehusgatan 83 Ledamot och sekreterare i AHN Sievert Balkeståhl Torneågatan 40

4 Sid 4/14 Akalla Husby Nätort (AHN) där ASF är en av 6 medlemsföreningar - Koaxialnätet för TV/Internet/IP-telefoni Avtalet med ComHem från 2011 gäller t v och förlängs med ett år i taget. Då ComHem nu satsar helt på tekniken med TiVo så kommer samtliga boende inom kort att få info för att kunna välja om man vill byta till TiVo eller behålla nuvarande lösning. - Bredband / Internet via fibernätet Inom Samfälligheten är ca 135 fastigheter dvs drygt 75% anslutna som aktiva användare av Internettjänsten via fibernätet. Totalt inom AHN är det drygt aktiva användare. Bandbredden har höjts kraftigt till oförändrad kostnad. Nu gäller normalt ca 70 Mbit/s trots att avtalet säger upp till 10 Mbit/s. På AHNs hemsida finns mer information. - Supportansvarig för ASFs del av AHN-nätet Sven Olofsson har under året fortsatt att på ett förtjänstfullt sätt vara samfällighetens ansvarige för AHN-lösningen. Datautbildning för seniorer Behovet av grundläggande IT-utbildning för seniorer har kartlagts bl a av det riksomfattande projektet Digidel. Ca 1,5 miljoner seniorer bedömdes 2012 stå helt utanför användningen av datorer. För att kunna erbjuda grundutbildning för seniorer har AHN i samverkan med PRO och ABF genomfört de första IT-kurserna under hösten För att göra detta möjligt har AHN upphandlat datorer till två lokaler, en i Akalla (Mariehamnsgatan 20) och en i Husby (Narviksgatan 19) och ställt dessa till förfogande utan kostnad. E4 Förbifart Stockholm och nya sträckningen av E18 Ombyggnaden av E18 har pågått hela året och Hjulstadelen togs i drift under hösten Under ombyggnadstiden har stora omläggningar av trafiken gjorts mellan E18 och Akalla- Drumsögatan. Alla delar av projektet beräknas vara klara under Förbifart Stockholm har ännu inte fått igångsättningsbeslut, men omfattande förarbeten pågår bl a längs Akallavägen och Norra Kolonnvägen. Mer info finns på Ny planerad bebyggelse nedanför parhusområdet En bebyggelse nedanför parhusen har fått arbetsnamnet Drumsöparken i den planering som görs av Stadsutveckling i Stockholm AB ( Nu planeras byggstart under 2015, men detta är nog tveksamt. Styrelsen avser att följa den fortsatta hanteringen, främst med hjälp av eldsjälen Mary Anne Löhr, Tavstehusgatan 96, som aktivt bevakar ärendet. Hästa Gård Under våren 2013 gjorde 4H Hästa Gård AB konkurs och det var mycket osäkert om hur framtiden skulle se ut. Eric Scarfone presenterade farhågorna vid förra årets stämma. På initiativ av Eric m fl boende inom ASF bildades Hästa Gårds Vänförening som sedan aktivt jobbat för att påverka alla inblandade beslutsfattare m fl för att Hästa Gård skall bevaras. Under sommaren gjorde konkursförvaltare och kommunen en upphandling av ny entreprenör, Naturskog AB, som sedan övertog driften från 1a oktober och har kontrakt till Samfällighetens hemsida ASFs hemsida (av vår webmaster Dennis Westin) ger löpande aktuell information om området och om föreningens verksamhet. Där finns också skrifterna Bra att

5 Sid 5/14 veta om Akalladalen och Trivselregler för Akalladalen som ger en god överblick över vad man som fastighetsägare behöver känna till. Fortsatt rondering av Securitas Under 2013 har Securitas fortsatt med den utökade rondering som beslutades våren Detta har upplevts medföra en ökad trygghet för de boende och har bidragit till att höja säkerheten i området. Securitas har successivt höjt priset så att vi nu anser att vi måste titta på alternativ. Tillsammans med andra föreningar har en sondering av alternativ gjorts, men någon gemensam upphandling kunde inte göras. Vi har sedan haft genomgångar och diskussioner med föreningen Fastighetsägare i Järva som verkar kunna erbjuda ett intressant alternativ. Information ges före stämman. Bostadsinbrott och försök 2013 Under året har det varit lugnare än föregående år, men vi har ändå haft några inbrottsförsök i området. De boende uppmanas även i fortsättningen att vara extra uppmärksamma på okända personer som vistas inom området. De enligt polisen viktigaste åtgärderna för att förebygga inbrott är - observera okända personer som vistas i området - montera bra brytskydd på dörrar och vissa fönster - lämna lampor tända när ni lämnar huset - informera grannarna när ni reser bort ( grannsamverkan ) Individuell mätning av värme- och varmvattenförbrukningen Vi har fortsatt även under 2013 att ha en del felaktiga avläsningar som hanteras i samverkan med leverantören Minol. Separat redovisning görs innan stämman. Städdagarna Vårstädningen 20e april hölls i soligt väder och lockade deltagare från 154 fastigheter av 176!. Vid höststädningen 19e oktober i bra höstväder anmälde sig deltagare från 140 fastigheter. Vid båda dessa tillfällen genomfördes utmärkta arrangemang av trivselkommittén med förtäring och lotterier. Dennis Westin fortsatte med den uppskattade servicen som gav husägarna möjlighet att få elektriska artiklar och miljöfarligt avfall bortforslade till återvinningsstation. Anm. Om en container avsedd för kvistar och grenar i stället fylls med skrot och annat icke brännbart så kostar det oss minst kr extra per container. Blixtnedslag Även under 2013 drabbades vi av åskväder som gjorde att garagelåsen sattes ur funktion. Om man drar bort försäkringspengarna så har blixtnedslagen kostat ca kr. Råttor under husen Under året har råttor skadat fiberledningar under några hus, vilket kostat oss ca kr att åtgärda och då montera råttsäkra fibrer. Styrelsen har därför rekommenderat att vi fortsättningsvis skall låta bli att mata småfåglar med mat som kan ramla ner och bli attraktiv för råttor. Våra krypgrunder och rördragningar gör att råttor kan förflytta sig mellan alla hus utan att behöva gå upp till marknivån. Extra långtidsparkeringar i gästgaraget Brf Akallahöjdens garage har fått ganska stora skador i betongkonstruktionen och har reparerats under perioden aug jan De av våra medlemmar som hyrt P-platser hos

6 Sid 6/14 Akallahöjden har under tiden fått särskilt tillstånd att parkera i gästgaraget mot en särskild avgift. Bidrag till föreningar Bidrag har efter särskilt beslut i styrelsen betalats enligt följande - Akalla Bys Arrangemangsgrupp kr - Norra Järva Hembygdsförening kr Snöröjning Utfördes av BjörnEntreprenad AB (BEAB) på ett acceptabelt sätt utan större missöden. Styrelsen följer upp och påtalar när det inte fungerar helt OK. Trivselbladet Under året har Trivselkommittén utkommit med 4 nummer av Trivselbladet. I bladet ges aktuell information om olika händelser i föreningen och speciellt från städdagarna. Under 2013 har trivselkommittén på försök övergått till att primärt presentera bladet på hemsidan för de som inte begärt att få en egen papperskopia. Se även hemsidan Information till nyinflyttade och andra Informationsskrift Bra att veta om Akalladalen uppdateras löpande på hemsidan och bör läsas av nyinflyttade och andra intresserade. Den finns tillgänglig på hemsidan Julgranen Den nya flaggstången har under den mörka perioden nov jan lyst upp tillvaron genom den kjol som gör att den liknar en stor upplyst julgran. Flaggstången är 12 m hög och syns därmed betydligt bättre än en vanlig julgran. Många boende har uttryckt sin uppskattning av den prydliga julgranen. Till sommaren kan det bli aktuellt att göra en ståtlig midsommarstång med extra tillbehör till flaggstången. Utrustning i vårt förråd Under året har vårt förråd kompletterats med ett 20-tal uppfällbara bord som vi övertagit från fd Stenhagsskolan (tack Ingalill). Vi har dessutom inköpt en 4-hjulig manuell transportkärra som vid behov kan lånas av boende. Nya trafikspeglar De nötta trafikspeglarna mellan A- och B-garagen ersattes under hösten med nya så att vi bättre kan se oss för vid utfart på Drumsögatan. Gåvor till uppdragstagare Mindre gåvor har i samband med julhelgen utdelats till det 30-tal medlemmar som under året åtagit sig uppdrag och genom ideella insatser för föreningen bidragit till områdets skötsel och trivsel. Föreningens ekonomi Föreningens ekonomi och likviditet är fortsatt god med ett överskott för 2013, vilket framgår av bifogade resultat- och balansräkningar. Verksamhetens överskott föreslås överföras i ny räkning.

7 sidtlt4 Slutord Samtidiet som vi i styrelsen hemstiiller om att ståimman beviljar oss ansvarsfrihet ftir det gangna åre! vill vi framftira vårt varma tack ftir det ftirhoende som visats oss. Vi vill också tackaalla dem, som på olika siitt hjåilpt oss i foreningen i olika iirenden under året och dåirigenom fråimjat våra gemensarnma intressen och bidragit till en god trivsel i omradet. Akall a Sievert Balkeståhl Dennis Westin {* Lars Moberg ordf vice ordf ledamot

8 Sid 8/14 Akalladalens Bilaga 2.A Samfällighetsförening Resultaträkning för räkenskapsåret 2013 Intäkter Utfall Budget Samfällighetsavgifter ,00 kr ,00 kr Indviduell värme o VoA + ränta ,20 kr ,00 kr Garageuthyrning + parkeringsbot ,00 kr ,00 kr Bredband Anslutning 2 400,00 kr - kr Totalt ,20 kr ,00 kr Kostnader Fjärrvärme ,00 kr ,00 kr Vatten och Avlopp ,00 kr ,00 kr El ,00 kr ,00 kr Underhåll löpande ,38 kr ,00 kr Container ,00 kr ,00 kr Arvoden Styrelse, revisorer mfl ,00 kr ,00 kr Väghållning ,00 kr ,00 kr Kabel-Tv ,00 kr ,00 kr Trivselkommitté ,77 kr ,00 kr Försäkring ,00 kr ,00 kr Arbetsgivaravgift ,00 kr ,00 kr Sophantering ,00 kr ,00 kr Underhåll enl plan ,00 kr Uttag från underhållsfond - kr Avsättning till underhållsfond ,00 kr ,00 kr se bil Övriga kostnader ,50 kr ,00 kr Bevakning ,00 kr ,00 kr Bredbandsavgifter till AHN ,79 kr ,00 kr Avskrivning Bredband ,00 kr ,00 kr År 11 av 15 Avskrivning Sophantering ,00 kr ,00 kr År 4 av 10 Avskrivning Värmemätning ,00 kr ,00 kr År 3 av 10 Bredbandsinvestering ränta ,00 kr ,00 kr Sophanteringsinvestering ränta ,00 kr ,00 kr Värmemätningsinvestering ränta ,00 kr ,00 kr Årets överskott ,76 kr - kr Totalt ,20 kr ,00 kr

9 Sid 9/14 Akalladalens Bilaga 2.B Samfällighetsförening Balansräkning Tillgångar Kassa - 680,50 kr Bank ,73 kr Bank ,09 kr Postgiro ,72 kr Anläggning Bredband ,64 kr Anläggning Sophantering ,58 kr Anläggning Värmemätning ,00 kr Upplupen ej betald värme o VoA ,00 kr Upplupen ej betald samfavg ,00 kr Ack avskrivning Bredband ,00 kr Ack avskrivning Sophantering ,00 kr Ack avskrivning Värmemätning ,00 kr Totalt ,26 kr Skulder och Eget Kapital Ej betalt fjärrvärme ,00 kr Ej betald El ,00 kr Ej betalt underhåll ,00 kr Ej betalda Arvoden ,00 kr Ej betald Container 3 582,00 kr Ej betald Arbetsgivaravgift ,00 kr Ej betalt VoA ,00 kr EJ betald Sophantering ,00 kr Ej betald Väghållning ,00 kr Totalt ,00 kr Låneskuld Bredband ,00 kr Låneskuld Sophantering ,00 kr Låneskuld Värmemätning ,00 kr Underhållsfond ,10 kr Balanserat överskott ,40 kr Årets överskott ,76 kr Totalt ,26 kr

10 Sid 10/14 Akalladalens Bilaga 3 Samfällighetsförening Revisionsberättelse för Akalladalens Samfällighetsförening för räkenskapsåret Vi har i den omfattning som god revisionssed bjuder granskat verksamhetsberättelsen, räkenskaperna samt tagit del av protokoll och övriga handlingar som ger upplysning om styrelsens förvaltning av verksamheten. Vi har löpande till fullo kunnat följa och kontrollera verksamheten. Med stöd av ovanstående tillstyrker vi - att resultaträkning och balansräkning fastställs - att överskottet balanseras i ny räkning - att styrelsens ledamöter beviljas ansvarsfrihet för den tid revisionen omfattar Akalla J H H E

11 Sid 11/14 Akalladalens Bilaga 4 Samfällighetsförening Förslag till Budget för tiden till Intäkter SEK Individuell mätning värme o VoA Samfällighetsavgifter + ränta Garageuthyrning Summa Intäkter ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr Kostnader SEK Fjärrvärme ,00 kr VoA ,00 kr El ,00 kr Underhåll Löpande ,00 kr Container ,00 kr Arvoden Styrelse, revisorer mfl ,00 kr Väghållning ,00 kr Kabel-TV ,00 kr Sophantering hämtning ,00 kr Avskrivning Sophantering ,00 kr År 5 av 10 Sophantering ränta ,00 kr Trivselkommitté ,00 kr Arbetsgivaravgift ,00 kr Försäkring ,00 kr Bevakning ,00 kr Övriga kostnader ,00 kr Avskrivning Bredband ,00 kr År 12 av 15 Bredbandsinvestering ränta ,00 kr Bredbandsavgifter till AHN ,00 kr Avsättning till Underhållsfond ,00 kr Avskrivning Värmemätning ,00 kr År 4 av 10 Värmemätning ränta ,00 kr Summa Kostnader ,00 kr Utdebitering föreslås bli: Månadsavgift jan-mars Månadsavgift april - dec Hustyp 402 (20 hus) 1 140,00 kr 1 140,00 kr Hustyp 403 (22 hus) 1 140,00 kr 1 140,00 kr Hustyp 404 (36 hus) 1 140,00 kr 1 140,00 kr Hustyp 111 (98 hus) 1 140,00 kr 1 140,00 kr Styrelsen har skyldighet att höja debiteringen om så behövs och rätt att sänka om möjligt. Utöver denna månadsavgift tillkommer den individuella avgiften varje månad för varje fastighets förbrukning av uppvärmning samt varm och kallvatten.

12 Sid 12/14 Akalladalens Bilaga 4.A Samfällighetsförening Underhållsplan 2014 ( och uppföljning Underhållsplan 2013 ) Underhåll enligt plan för 2013 som beslutades på förra årsstämman 1- Upprustning lekplatser Fortsatt översyn gräsmattor, träd och buskar Fortsatt underhåll Garage o belysning Underhåll läckande ventilkopplingar under husen ( påbörjat 2012 ) Ny takplåt 2 fack Övre B garaget Totalt föreslagen kostnad för underhåll enligt plan Kr Av ovanstående har Punkt 1 Ej utfört 0 Punkt 2 Ej utfört 0 Punkt 3 Utfört, bl.a. brunnslock, rörisolering, målning Punkt 4 Läckande ventilkopplingar Utfört Punkt 5 Ny takplåt 2 fack Övre B garaget Reparation av garagelås efter åsknedslag ( netto efter förs peng ) Reparation av Bredbandskabel Råttsäker Totalt utfört och betalt arbete Kr Förslag till Underhåll enligt plan 2014 Upprustning lekplatser Fortsatt översyn gräsmattor, träd och buskar Fortsatt underhåll Garage och belysning Uppsättning P-skyltar enl laglig förordning Uppstart av digitalt ritningsarkiv Akalladalens ritningar Totalt föreslagen kostnad för underhåll enligt plan Kr Underhållsfonden 2013 och 2014 Ingående fond 2013 ( = utgående fond 2012 ) Avsättning till underhållsfond 2013 Utförda och betalda åtgärder 2013 Utgående fond 2013 Ingående fond 2014 Förslag till avsättning till underhållsfond 2014 Förslag till åtgärder enligt plan 2014 Då blir utgående fond Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr

13 Sid 13/14 Akalladalens Bil 5 Samfällighetsförening Valberedningens förslag till val av ledamöter 2014 Styrelse Ordförande Sievert Balkeståhl, Torneågatan 40 omval 2 år Ledamöter Lars Moberg, Tavastehusg 87 omval 2 år Dennis Westin, Tavastehusg 13 (v ordf) 1 år kvar Björn Lundstedt, Tavastehusg 6 (kassör) 1 år kvar Sture Caesar, Tavastehusg 47 (sekr) omval 2 år Suppleanter Mats Lundgren, Tavastehusg 72 1 år kvar Sara Magnusson, Tavastehusg 2 1 år kvar Revisorer Ordinarie Hans Ekblad, Tavastehusg 17 omval 1 år Jan Hagberg, Torneågatan 36 omval 1 år Suppleanter Birgit Norberg, Tavastehusg 63 omval 1 år Kenneth Söderlund, Tavastehusg 15 omval 1 år Trivselkommitté Sammank Kai Kjäll-Andersson, Tavastehusg 49 omval 2 år Ledamöter Birgitta Fredander, Tavastehusg 146 omval 2 år Kerstin Nygren, Tavastehusgatan 85 nyval 2 år N M, Tavastehusgatan xx nyval 2 år A A, Tavastehusgatan xx nyval 2 år Valberedning - väljs på stämman eller utses av styrelsen Valberedningen har bestått av - Bert Andersson, Tommy Carlsson, Anders Isaksson

14 Akalladalens Sid 14/14 Samfällighetsförening Fullmakt för röstning Akalla den: Fullmakt för: Kvarter: Fastighetsnr: att föra min talan och i händelse av val avge min röst under Akalladalen Samfällighetsförenings stämma onsdagen den 26e mars Undertecknas av samtliga delägare Namnteckning: Namnteckning: Namnteckning: Kvarter: Fastighetsnr: Egenhändiga namnteckningar bevittnas: Namn: Adress: Obs! Enligt 49 i lagen om förvaltning av samfälligheter kan medlems rösträtt utövas genom ombud. Ombud får dock ej företräda mer än en medlem utöver sin egen röst.