Resultatanalys Gatuavdelningen, Tekniska förvaltningen

Transkript

1 Resultatanalys Gatuavdelningen, Tekniska förvaltningen Mattias Johansson Auktoriserad revisor och Certifierad kommunal revisor Trelleborgs Kommun April 2014

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning Bakgrund Genomförande 3 3 Resultat Resultatanalys Gatuavdelningen Resultatanalys enheter Gatuchef Drift & Underhåll 10 4 Slutsats och rekommendationer Slutsatser Förslag på fortsatt granskning 12 PwC Rådgivningsrapport, Ekonomiskanalys socialförvaltningen, Klippans kommun 2014

3 1 Sammanfattning PwC har fått i uppdrag av Tekniska nämnden att utföra en fullständig resultatanalys mellan 2012 och 2013 per kontoslag och söka förklaring till gatuavdelningens resultatavvikelse. Uppdraget har utförts genom att utifrån ekonomisk data från ekonomisystemet analysera avvikelser och ta stickprov på enskilda poster. Interjuver och information har även inhämtats från gatuchef, administrativchef och verksamhetscontroller. Gatuavdelningens resultat är 7,5 mnkr sämre under 2013 jämfört med Hela resultatförsämringen är i stort sett allokerad till enheterna Gatuchef och Drift och Underhåll. Utifrån granskning har vi dragit följande slutsaser kring resultatförsämringen: Justering av internränta har skett vilket gör ca 1,5 mnkr i försämrat resultat (minskning av kommunbidrag reducerat för minskade finansiella kostnader) Ökade avskrivningar med ca 2,5 mnkr vilket i huvudsak beror på två större vägprojekt som avslutades i början av 2013, som uppgick till ca 61 mnkr. Ökade lokal och markhyror under 2013 med ca 1 mnkr kopplat till fel i interndebiteringen under 2012 och enligt uppgift för hög interndebitering under Ökade kostnader med ca 0,3 mnkr vilket huvudsakligen beror på att ett inköp till ett investeringsprojekt på ca -0,3 mnkr redovisats på felaktigt som driftskostnad. Ökade personalkostnader och personalomkostnader med ca 1 mnkr kopplat till återbesättning av en tjänst och säsonganställning. Ökade kostnader på ca 2,5 mnkr som rör asfaltering med 1 mnkr, halkbekämpning med 1 mnkr, sopning med 0,4 mnkr och snöröjning med 0,5 mnkr. Vi har vid granskning av 2013 års siffror av exempelvis leverantörsfakturor, avtal, personalkostnader och kontoanalyser inte funnit några avvikelser förutom ovan nämnda gatsten som felaktigt klassificerats som en driftkostnad istället för investering. Granskningen har enbart fokuserat på att söka förklaring till Gatuavdelningens resultatavvikelse. Granskningen svarar således inte på om verksamheten bedrivits ändamålsenligt eller om den kunde bedrivits effektivare med mindre ekonomiska medel. Framåt rekommenderar vi att utifrån ett tydligt definierat uppdrag för Gatuavdelningen utreda hur verksamheten kan bedrivas på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredställande sätt. 1 av 13

4 Utifrån att budgetöverskridandet var 10,2 mnkr eller 20% av totalakostnader så rekommenderar vi en granskning av på vilka grunder budgeten upprättats och hur styrningen och uppföljningen av verksamheten och det ekonomiska utfallet skett under av 13

5 2 Inledning 2.1 Bakgrund Tekniska nämnden (tkr) Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Summa nettokostnader Bokslut 2013 Bokslut 2012 mot 2012 % Årsbudget 2013 mot budget ,60% ,23% ,57% Som framgår ovan avviker Tekniska nämndens utfall positivt både mot budget och mot föregående år. GA (tkr) Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Summa nettokostnader Bokslut 2013 Bokslut 2012 mot 2012 % Årsbudget 2013 budget ,31% ,12% ,71% Som framgår ovan avviker utfallet för Gatuavdelningen avseende 2013 negativt såväl mot 2012 som mot budget. Gatuavdelningens kommunbidrag har även minskat under 2013 med 1930 tkr jämfört med 2012 vilket leder till att den sammanlagda resultatförsämringen är tkr. Noteras bör även att investeringarna ökat med ca 8 mnkr under 2013 jämnfört med 2012 från tkr till tkr. Mot bakgrund av detta har PwC fått i uppdrag att utföra en fullständig resultatanalys mellan 2012 och 2013 per kontoslag och söka förklaring till gatuavdelningens resultatavvikelse jämfört med Genomförande Resultatanalysen har gjorts utifrån uppgifter från Trelleborgs kommuns ekonomisystem. Resultatanalys har utförts för Gatuavdelningen som helhet och för ett antal mindre enheter. Arbetet har fokuserat på analys av konton med stora avvikelser jämfört mellan 2012 och Förklaringar har sökts bland annat genom kontoanalyser, kontroll av fakturor, granskning av avtal och sammanställning över personalredovisningen. Interjuver och information har även erhållits från gatuchef, administrativ chef och verksamhetscontroller. Rapportens innehåll har sakgranskats av Tekniska chefen och verksamhetscontroller. 3 av 13

6 3 Resultat I följande avsnitt redovisas utfallet av resultatanalys av gatuavdelningen och dess enheter. 3.1 Resultatanalys Gatuavdelningen I nedanstående tabell visas resultatanalys för Gatuavdelningen med kommentarer till utförd granskning av större nominella avvikelser: Gatuavdelningen (tkr) Utfall Utfall % Kommunbidrag ,4% Intäkter ,3% 30 Försörjningsmedel ,1% 31 Taxor och avgifter ,3% 34 Hyror och arrenden ,7% 35 Bidrag ,4% 36 Försäljning av verksamhet o ,0% entreprenad 39 Interna pålägg ,8% 84 Finansiella intäkter A-pris intäkter ,0% 94 A-pris intäkter ,3% Totala intäkter ,4% Kommunbidrag De stora avvikelserna gällande intäkterna på gatuavdelningen rör kommunbidrag som enligt uppgift sänkts på grund av sänkt internränta. 93 och 94 A-pris intäkter 93 och 94 A-pris intäkter har också minskat kraftigt. A-pris har enligt uppgift varit ett system med internfakturering inom förvaltningen och till andra förvaltningar. Det finns även motsvarande på kostnadssidan som minskat med ca 4,5 mnkr. Summa av denna internfakturering ska ta ut varandra, dock kan det bli resultateffekter då viss del av vidare faktureringen tas som investering och aktiveras. Under 2013 har avveckling av denna rutin påbörjats och istället används konto 36 vid fakturering till annan avdelning eller förvaltning. Vi har utfört kontoanalys på konto 36 för 2012 och 2013, under 2012 skedde ingen a-pris debiteringen men under 2013 har a-pris debiteringen skett med ca 2,3 mnkr vilket förklarar hela förändringen Slår vi ihop konto 93, 94, 95 och 96 så var de 4926 tkr under 2012 och tkr under 2013 alltså en minskning med tkr tar vi då hänsyn till de 2,3 mnkr som under 2013 debiterats på konto 36 så är det istället en ökning med ca 0,8 mnkr. 4 av 13

7 Gatuavdelningen (tkr) Utfall Utfall % Kostnader ,04% 40 Inköp av anläggtill o omstillg ,43% 41 Inköp av anläggn- o ,55% underhmtrl 45 Bidrag och transfereringar ,82% 46 Entrepr o köp av verksamhet ,01% 47 Konsulttjänster ,68% 50 Löner arbetad tid ,74% 51 Löner ej arbetad tid ,20% 54 Kostnader för naturaförmåner ,39% 55 Kostnadsersättningar ,84% 58 Personalsociala avgifter ,01% 59 Personalomkostnadspålägg ,50% 60 Lokal- och markhyror ,93% 61 Hyra/leasing av anläggntillg ,03% 62 Bränse, energi och vatten ,96% 64 Förbrukninventarier och mtrl ,23% 65 Kontorsmaterial o trycksaker ,87% 66 Rep o underh av mask o inv ,59% 67 Div främmande tjänster ,67% 68 Tele- IT-kommunikation, Post ,92% 70 Transporter och resor ,38% 72 Annonser, reklam och info Försäkringsavg o ,14% riskkostnader 76 Diverse kostnader ,49% 85 Ränte-/Bankkostnader ,80% 95 A-pris kostnader ,61% 96 A-pris kostnader ,23% Konto 41 Inköp av anläggn- o underhmtrl Har ökat med 849 tkr. Vid utförda kontoanalys har vi noterat att försäljning direktleverans ökat från 480 tkr till 865 tkr. Vidare har kostnadsslag gata och kantsten ökat från 21 tkr till 300 tkr. Ökningen av direktleveranser är kopplad till flertalet små poster som rör bland annat belysningsmaterial. Kostnaden för gatsten förklaras näsan helt av att inköp till ett investeringsprojekt på ca 300 tkr redovisats felaktigt. Förutom kontoanalys har vi även granskat de 3 största fakturorna utan anmärkning. 5 av 13

8 Konto 46 Entrepr o köp av verksamhet Ökat med 2,5 mnkr. Vid kontoanalys jämfört med 2012 på kostnadslags nivå så framgår att kostnader för asfalt ökat med 1 mnkr, halkbekämpning med 1 mnkr, sopning med 0,4 mnkr och snöröjning o,5 mnkr. Ökningen avseende asfalt förklaras av ökade asfaltering. Ökade kostnader för halkbekämpning och snöröjning har ökat på grund av utökat avtal med NCC där även preventiv halkbekämpning ingått. Ökningen av halkbekämpningen förklarar även ökning av sopningen då mer grus behövts sopas upp. Vi har utfört kontoanalys och analyserat utan att notera något anmärkningsvärt. Stickprovsvis granskat 9 transaktioner mot fakturor från och även följt upp fakturor från Skanska Asfalt & Betong AB Beläggning Syd, SE Jönssons Maskinstation och NCC Roads AB mot avtal. Konto 50 & 51 Löner arbetad tid och Löner ej arbetad tid Har ökat med 853 tkr. Enligt uppgift har gatuavdelningen under året säsongsanställt 2 parkarbetare och anställt en enhetschef. Enhetschefsplatsen var en enligt uppgift en återtillsättning så att avdelning under 2013 blev fulltalig. Utökningen av antalet arbetare bedömdes nödvändig för att klara kraven på verksamheten. Enligt uppgifter från personalredovisningen har antalet arbetade timmar ökat från timmar till timmar. Antal årsarbetare har också ökat från 26,95 till 28,46. Med detta som underlag kan vi beräkna att lönekostnad per arbetad timme ökat från 190 kr/h till 197 kr/h vidare kan vi beräkna att lönekostnad per medarbetare ökat från 323 tkr/årsarbetare till 335 tkr/årsarbetare. Detta motsvarar en lönekostnadsökning med 3,7 % på såväl årsarbetare och arbetad timme. Vår bedömning blir utifrån ovanstående att lönekostnadsökningen förklaras av fler årsarbetare och ordinarie löneökningar. Konto 59 Personalomkostnadspålägg Har ökat med 314 tkr. Kontot har ökat med 9,5% procent en ökning som ligger i nivå med ökningen av lönekostnaderna vilket är rimligt då kontot är relaterad till personalkostnaderna. 60 lokal- och markhyror Har ökat med 1,1 mnkr. Vid granskningen för 2013 och 2012 framkom att ca 1,1 mnkr avseende hyra från servicenämnden belastat 2013 men inte 2012 års resultat. Vid kontoanalys av 2012 framgår att en hyra på 820 tkr från servicenämnden debiterats för att sedan bokats bort. Enligt uppgift har även debiteringen under 2013 varit ca 300 tkr för hög. Slutsatsen blir oavsett vad som skett att förändringen på konto 60 förklaras av att ingen hyresdebitering skedde under Konto 95 och 96, Se förklaring till kontoslag 93 och av 13

9 Gatuavdelningen (tkr) Utfall Utfall % 79 Avskrivningar ,89% 85 Finansiella kostnader ,64% Konto 79 Avskrivningar Har ökat i huvudsak kopplat till två större vägprojekt som avslutades i början av 2013 och som uppgick till ca 61 mnkr. Konto 85 Finansiella kostnader Har minskat med 657 tkr, beroende på att internräntan enligt uppgift har minskat under av 13

10 3.2 Resultatanalys enheter Vi har granskat respektive enhets resultatutveckling och noterat att större delen av resultatavvikelsen är hänförlig till enheterna Gatuchef och Drift och underhåll där avvikelserna sammantaget uppgår till 7,1 mnkr. Utvecklingen för dessa redogörs nedan: Gatuchef Gatuchef (tkr) Utfall Utfall % Kommunbidrag ,85% 31 Taxor och avgifter ,29% 35 Bidrag Försäljning av verksamh o entrepr Försäljning av anläggntillgångar A-pris intäkter Intäkter ,04% Totala intäkter ,52% Kostnader ,45% 40 Inköp av anläggtill o omstillg Inköp av anläggn- o underhmtrl ,92% 45 Bidrag och transfereringar ,82% 46 Entrepr o köp av verksamhet ,27% 47 Konsulttjänster ,42% 50 Löner arbetad tid ,80% 51 Löner ej arbetad tid ,65% 54 Kostnader för naturaförmåner Kostnadsersättningar ,19% 58 Personalsociala avgifter ,23% 59 Personalomkostnadspålägg ,90% 60 Lokal- och markhyror ,21% 61 Hyra/leasing av anläggntillg ,64% 62 Bränsle, energi och vatten ,16% 64 Förbrukninventarier och mtrl ,33% 65 Kontorsmaterial o trycksaker ,92% 66 Rep o underh av mask o inv ,41% 67 Div främmande tjänster ,06% 68 Tele- IT-kommunikation, Post ,97% 70 Transporter och resor ,65% 72 Annonser, reklam och info ,00% 73 Försäkringsavg o riskkostnader Diverse kostnader ,97% 8 av 13

11 95 A-pris kostnader A-pris kostnader ,54% Kapitalkostnader ,54% 79 Avskrivningar ,48% 85 Finansiella kostnader ,36% Totala kostnader ,69% Resultat ,99% I stort sett hela resultatförsämringen på enheten är hänförlig till ökade kapitalkostnader på 1,8 mnkr och minskade kommunbidrag på 1,3 mnkr. Detta är utrett och förklaras under resultatanalysen för hela Gatuavdelningen, se ovan. 9 av 13

12 3.2.2 Drift & Underhåll Drift & Underhåll (tkr) Utfall 2013 Utfall 2012 % Kommunbidrag ,4% 30 Försäljningsmedel ,3% 31 Taxor och avgifter ,5% 34 Hyror och arrenden ,4% 35 Bidrag ,8% 36 Försäljning av verksamh o entrepr ,4% 94 A-pris intäkter ,7% Intäkter ,4% Totala intäkter ,4% Kostnader ,8% 40 Inköp av anläggtill o omstillg ,8% 41 Inköp av anläggn- o underhmtrl ,1% 46 Entrepr o köp av verksamhet ,7% 47 Konsulttjänster ,8% 50 Löner arbetad tid ,1% 51 Löner ej arbetad tid ,2% 54 Kostnader för naturaförmåner ,3% 55 Kostnadsersättningar ,6% 58 Personalsociala avgifter ,7% 59 Personalomkostnadspålägg ,3% 60 Lokal- och markhyror ,1% 61 Hyra/leasing av anläggntillg ,7% 62 Bränsle, energi och vatten ,1% 64 Förbrukninventarier och mtrl ,5% 65 Kontorsmaterial o trycksaker ,0% 66 Rep o underh av mask o inv ,9% 67 Div främmande tjänster ,0% 68 Tele- IT-kommunikation, Post ,2% 70 Transporter och resor ,0% 73 Försäkringsavg o riskkostnader ,2% 76 Diverse kostnader ,0% 95 A-pris kostnader ,9% 96 A-pris kostnader ,7% Kapital kostnader ,3% 79 Avskrivningar ,5% 10 av 13

13 85 Finansiella kostnader ,9% Totala kostnader ,7% Resultat ,2% I resultatförsämringen på enheten är hänförlig till minskade kommunbidrag på 1,1 mnkr ökning av inköp av anläggnings- och underhållsmaterial med 0,6 mnkr, ökning av entreprenad och köp av verksamhet med 3,5 mnkr samt lönekostnader och personalomkostnadspålägg med 0,9 mnkr. Detta ska sedan minskas med 1,7 mnkr som är kopplat till förändringar kontona 36,94, 95 och 96. Detta är utrett och förklaras under resultatanalysen för hela Gatuavdelningen, se ovan 11 av 13

14 4 Slutsats och rekommendationer 4.1 Slutsatser Gatuavdelningens resultat har försämrats med 7,5 mnkr under 2013 jämfört med Hela resultatförsämringen är i stort sett allokerad till enheterna Gatuchef och Drift och Underhåll. Utifrån ovanstående granskning har vi dragit följande slutsaser kring resultatförsämringen (på några konton har resultatförbättring skett varpå nedan summerar till 8,8 mnkr): Justering av internränta har skett vilket gör ca 1,5 mnkr i försämrat resultat (minskning av kommunbidrag reducerat för minskade finansiella kostnader) Ökade avskrivningar med ca 2,5 mnkr vilket i huvudsak beror på två större vägprojekt som avslutades i början av 2013, som uppgick till ca 61 mnkr. Ökade lokal och markhyror under 2013 med ca 1 mnkr kopplat till fel i interndebiteringen under 2012 och enligt uppgift för hög interndebitering under Ökade kostnader med ca 0,3 mnkr vilket huvudsakligen beror på att ett inköp till ett investeringsprojekt på ca -0,3 mnkr redovisats på felaktigt som driftskostnad. Ökade personalkostnader och personalomkostnader med ca 1 mnkr kopplat till återbesättning av en tjänst och säsonganställning. Ökade kostnader på ca 2,5 mnkr som rör asfaltering med 1 mnkr, halkbekämpning med 1 mnkr, sopning med 0,4 mnkr och snöröjning med 0,5 mnkr. Vi har vid gransking av 2013 års utfall av exempelvis leverantörsfakturor, avtal, personalkostnader och kontoanalyser och inte funnit några avvikelser förutom ovan nämnde gatsten som felaktigt klassificerats som en driftkostnad istället för investering. 4.2 Förslag på fortsatt granskning Granskningen har enbart fokuserat på att söka förklaring till Gatuavdelningens resultatavvikelse. Granskningen svarar således inte på om verksamheten bedrivits ändamålsenligt och effektivt. Framåt rekommenderar vi att utifrån ett tydligt definierat uppdrag för Gatuavdelningen utreda hur verksamheten kan bedrivas på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredställande sätt. Utifrån att budgetöverskridandet var 10,2 mnkr eller 20% av totalakostnader så rekommenderar vi en granskning av på vilka grunder budgeten upprättats och hur styrningen och uppföljningen av verksamheten och det ekonomiska utfallet skett under av 13

15 Gatuavdelningens investeringar har ökat från 10 mnkr under 2012 till 18 mnkr under Vid granskningen fann vi en mindre felklassificering mellan kostnad och investering. Då klassificeringen mellan kostnad och investering får stora effekter på en avdelning eller nämndens ekonomi så rekommenderar vi även en granskning av investeringsprocessen för att se till att investeringar behandlas på ett korrekt och konsekvent sätt. Dessutom är det viktigt att nämnden försäkrar sig om att enbart utgifter för förbättrande av tillgångar godkänns som investering och inte utgifter för reparation och underhåll som syftar till att vidmakthålla eller återställa tillgångens egenskaper Mattias Johansson Auktoriserad revisor, Certifierad kommunal revisor 13 av 13