Beslutets huvudsakliga innehåll Handlingar vid Stockholms stadsteater AB Beslutet omfattar inte uppgifter i IT-system

Transkript

1 ABCDE Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN GALLRINGSBESLUT 2004:12 SID 1 (1) DNR / G A L L R I N G S B E S L U T 2004:12 Bolag Stockholms stadsteater AB SSA dnr /04 Beslutets huvudsakliga innehåll Handlingar vid Stockholms stadsteater AB Beslutet omfattar inte uppgifter i IT-system Övriga handlingar i ärendet Gallringsframställan från Stockholms stadsteater AB Komplettering till gallringsframställan Yttrande från Juridiska avdelningen och Revisionskontoret Stadsarkivets promemoria med bilaga Anm Beslutande samt datum för beslut Björn Jordell stadsarkivarie B OX 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX: E-POST: stadsarkivet@ssa.stockholm.se

2 STOCKHOLMS STADSARKIV PROMEMORIA Dnr /04 Bilaga: Förteckning över gallringsbara handlingstyper Gallring av handlingar vid Stockholms stadsteater AB ÄRENDET Stockholms stadsteater AB har genomfört en omfattande gallringsutredning och inkom den 27 oktober 2004 med en gallringsframställan till Stadsarkivet. Gallringsframställan, som har utarbetats av bolagets projektanställda arkivarie, omfattar endast analoga handlingar. Under november månad inkom Stadsteatern med en mindre komplettering till gallringsframställan, avseende ansökningshandlingar REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Juridiska avdelningen och Revisionskontoret har beretts tillfälle att yttra sig över gallringsframställan. Revisionskontoret invänder mot bolagets förslag att gallra övertidsjournaler efter två år, med hänvisning till en kungörelse från Arbetarskyddsstyrelsen om att dessa handlingar ska förvaras minst två hela kalenderår. Stadsteatern meddelar att gallringsframställan har reviderats enligt detta påpekande. Revisionskontoret påpekar dessutom att bolaget måste känna till att vissa verifikationer (rörande investeringsutgifter med löpande garantitid, nyttjanderätt och servitutsrätt till fast egendom samt donationshandlingar) kan behöva sparas längre än de som stadens generella gallringsbeslut (SSA 1997:8) medger. Juridiska avdelningen har enligt gallringsframställan lämnat förslag till justeringar per telefon. Bolaget uppger att framställan har reviderats enligt dessa synpunkter. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Ett kvalitativt arbetssätt för Stadsarkivet är att vid bedömning och beslut om gallring använda Riksarkivets policy för gallring och bevarande som grund. Avvikelser från Riksarkivets råd, i fråga om kortare gallringsfrister, motiveras särskilt. Denna gallringsframställan har stämts av mot: - RA-FS 1997:8. Riksarkivets allmänna råd om gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv. - RA-FS 1990:1. Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar inom de kommunala och landstingskommunala fritids- och kulturområdena I följande fall har Stadsarkivet ansett att ytterligare motiveringar eller klargöranden är nödvändiga för en bedömning om en handlingstyp kan gallras eller om den ska bevaras: Budget, dramaturgiatet, verkstad/rekvisita, scen, ljud, ljus, kostym, mask och peruk Enligt RA-FS 1997:8 ska handlingar rörande budgetarbete bevaras. Stadsarkivet medger dock gallring (med gallringsfrist ), enligt bolagets förslag, för dessa handlingar då de utgör underlag till bolagets övergripande budgetsammanställning. 1

3 Miljörapporter Handlingstypen innehåller information om Stadsteaterns årsvisa miljöarbete. Uppgifterna redovisas även i bolagets årsboksslut. Gallring medges enligt bolagets förslag. Tillståndshandlingar med ansökningar Bolaget skickar årliga tillståndsansökningar till ex. polisen eller Gatu- och fastighetskontoret. Tillståndsansökningarna är kortfattade och formellt formulerade utifrån rutinmallar. Som exempel på tillståndshandlingar nämner bolaget tillstånd för allmän sammankomst i parkerna, ansökan om passeringstillstånd (för att få köra bil på Djurgården) samt tillstånd för att få sätta upp stolptavlor. Bolaget uppger att bilagor till ansökningarna såsom spelplaner m.m. bevaras inom andra verksamhetsområden. Gallring medges enligt bolagets förslag. Arbetsmiljöanalyser, ergonomen Stadsteatern skriver i gallringsframställan att uppgifterna sammanställs i en rapport/plan som bevaras. I kontakter under handläggningstidens gång har det visat sig att sammanställningar ännu inte görs, samt att Stadsteatern behöver tillgång till uppgifterna under en längre tid än vad den föreslagna gallringsfristen skulle innebära. Stadsarkivet vill lyfta fram vikten av att Stadsteatern kan visa vilka åtgärder som vidtagits för att faktiskt förbättra arbetsmiljön, eller att de synpunkter som ergonomen fått ta del av behandlats på ett riktigt sätt. På samma sätt rekommenderar även Riksarkivet att handlingar rörande arbetsmiljön bevaras, såväl för den enskilde och bolaget/kommunen, som för framtida forskning. 1 Stadsarkivet medger därför endast gallring av arbetsmiljöanalyserna under förutsättning att en sammanställning görs och bevaras, i annat fall ska samtliga arbetsmiljöanalyser bevaras i sin helhet. Föreställningsrapporter Bolaget ombads bekräfta att uppgifter om skador bland publiken bevaras i så kallade tillbudsrapporter (uppgifter om personalskador återfinns i arbetsskadeanmälningar). Stadsteatern bekräftade detta, varför gallring medges enligt bolagets förslag. Hyreshandlingar Stadsarkivet medger gallring under förutsättning att gallringsfristen förtydligas; 3 år efter att hyreskontraktet löpt ut. Lönespecifikationer Innan lönespecifikationerna kan gallras vill Stadsarkivet försäkra sig om att uppgifterna inte behövs för uträkning av tjänstepension. Stadsteatern uppger att informationen kan återsökas i bolagets löne- och personaladministrativa system, AGDA samt att serien pappershandlingar är mycket omfattande. Stadsteatern har dessutom redogjort för att även lönelistor och kontrolluppgifter tas ut på papper ur systemet. Enligt Stadsarkivets generella gallringsbeslut (SSA 1999:5) får lönelistor gallras efter under förutsättning att uppgifter nödvändiga för uträkning av tjänstepension och avtalsförsäkringar bevaras. Stadsarkivet medger gallring av lönespecifikationer med tillägget att uppgifter nödvändiga för uträkning av tjänstepension och avtalsförsäkringar finns bevarade. 1 Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar rörande kommunernas och landstingens utbildningsväsende (RA-FS 2002:2). Rådet är i och för sig inte riktat mot Stadsteaterns verksamhet, men Stadsarkivet bedömer att rekommendationen är av mer allmängiltig karaktär och stödjer därför sin motivering för bevarande på Riksarkivet även i detta hänseende. 2

4 Besiktningsprotokoll Stadsarkivet medger gallring med följande komplettering: 3 år under förutsättning att nytt besiktningsprotokoll har upprättats. Fotografier Stadsteaterns fotografier (rörande föreställningar) har främst upprättats för att användas i marknadsföringsinsatser. Bolaget föreslår att ett urval fotografier - negativ, kontaktkartor och publicerade bilder bevaras. Främsta anledningen till att teatern föreslår detta urvalsbevarande är att beståndet fotografier uppges vara mycket omfattande, och att bolagets resurser därför inte räcker till att vårda och förvara samtliga. Fotorådet och Fotosekretariatet vid Nordiska museet, vilka arbetar i samråd med Riksarkivet, medger att ekonomiska skäl kan vara delmotiv för gallring av fotografier. Fotorådet och Fotosekretariatet anser emellertid att även dokumentära, konstnärliga, fotohistoriska och tekniska kriterier måste vägas in i bedömningen liksom aspekter ur källvärde- och provenienssynpunkt. Valet att bevara negativ framför påsiktsbilder kan i sig gagna bildens källvärde och fastställande av proveniensen. Å andra sidan kan påsiktsbilder ha större konstnärliga och historiska värdegrunder. 2 Stadsarkivet kan inte sluta sig till någon annan bedömning än den bolaget ger När det gäller allmänhetens och forskningens behov tillgodoses detta på så sätt att arkivbesökaren genom kontaktkartorna kan, dock i något mindre format, få ta del av den information som funnits på de större kopiorna. Därtill bevaras ju de publicerade kopiorna som teatern använt sig av, exempelvis i program, press, publikationer och annan marknadsföring. - och medger gallring i enlighet med bolagets förslag Föreställningsrapporter/kassarapporter Handlingstypen utgör underlag till verifikation varför gallringsfristen ändras till. Marknadsundersökningar Enligt bolaget omfattar undersökningarna samtliga produktioner på teatern och inriktar sig främst på att undersöka vilken typ av besökare som kommer till teatern, exempelvis kön, ålder etc. Undersökningarna görs inte vid någon fast tidpunkt årligen, utan sker mer sporadiskt i mån av resurser. Enkätsvaren uppges vara mycket omfattande. Efter att gallringsframställan kompletterades med ovanstående information kan Stadsarkivet medge gallring enligt förslaget. Ett arkivexemplar av varje enkättyp som upprättas ska emellertid bevaras. Pressinbjudningar Enligt bolaget innehåller inte inbjudningarna någon information som inte står att läsa i de så kallade releaserna. Inbjudningarna skickas ut till ett stort antal tidningar och medier. Stadsteatern uppger emellertid att inbjudningarna har en annan formgivning, vilken i sig kan ha ett forskningsvärde. Stadsarkivet medger gallring av pressinbjudningarna under förutsättning att ett arkivexemplar bevaras. I de fall det finns en sändlista ska även den bevaras. Rapporter från övrig försäljning Rapporter (över den försäljning som personal gjort i foajén) utgör löneunderlag eftersom försäljningen är provisionsbaserad. Ur personaladministrativ synpunkt bedöms handlingstypen behövas under en 10-års period och gallringsfristen ändras därför från 2 till 10 år. 2 En handledning från Fotorådet Att samla och gallra fotografier. Kriterier för värdering och urval. Printing Malmö

5 Optioner Stadsarkivet har ställt sig tveksam till att gallra optioner efter, då Stadsteatern beskrivit att det är jämförbara med köpeavtal. Stadsarkivet diskuterade frågan med juridiska avdelningen, vilka i ett första skede hade uppfattat det som att en kopia av handlingstypen utgör bilaga till faktura och därmed sparas i (vilket överensstämmer med preskriptionlagens bestämmelser om fordringars preskriptionstid om tio år). Vid frågan om kopian har samma bevisvärde som originalhandlingen säger å andra sidan juridiska avdelningen att även originalet bör sparas under. Vid närmare klargöranden uppger emellertid Stadsteatern att optioner inte är att betrakta som avtal, utan att det istället rör sig om en reservationer (utan fordringar). Om en pjäs antas efter en sådan reservation upprättas ett pjäskontrakt, som bevaras. Under denna förutsättning, att optionen inte utgör ett köpeavtal, medger Stadsarkivet gallring enligt bolagets förslag. Orkester och musikhandlingar Enligt Stadsarkivets bedömning faller ljudslingor utanför tryckfrihetsförordningens definition av begreppet "handling". Ett stöd för denna tolkning är att Stadsarkivet i en liknande fråga har kontaktat Alf Bohlin, som är professor i offentlig rätt vid Stockholms universitet. 3 Stadsarkivet har därför valt att stryka ljudslingor ur gallringsframställan. Bolagets egna arrangemang och noter som skrivs ner utgör emellertid allmänna handlingar och bevaras. Modellfotografier I gallringsframställan skriver Stadsteatern att allmänhetens möjlighet att ta del av modellfotografierna begränsas av fotopapprets dåliga kvalitet. Eftersom allmänna handlingar ska hanteras, förvaras och skyddas så att läsbarheten inte äventyras kan Stadsarkivet inte villkorslöst medge bristande kvalitet som skäl för gallring. Stadsarkivet betonar att tillgänglighetsfrågor måste beaktas kontinuerligt, samt att handlingar ska framställas så att de kan läsas under hela bevarandetiden. Stadsarkivets bedömning är att modellfotografierna bör bevaras inte minst för deras betydelse för den teater- och konstvetenskapliga forskningen. Stockholms universitets teatervetenskapliga institution svarar att det bör finnas ett stort intresse i att ta del av scenografidokumentation. 4 Föreställningar är i regel unika företeelser, vilket skapar betydande dokumentation, viktiga historiska källor som inte kan återskapas. Av den anledning att befintliga modellfotografier på grund av den bristande kvaliteten inte kan bevaras medger Stadsarkivet gallring, om än med ett visst förbehåll. Gallringsbeslutet får emellertid inte fortlöpande tillämpas för modellfotografier, utan Stadsteatern måste fortsättningsvis garantera att modellfotografier är arkivbeständiga och såldes framställs så att de kan läsas och bevaras med utgångspunkt i ett evighetsperspektiv. Detta gäller oavsett lagringsmedium (digitalt eller analogt). 3 Alf Bohlin: Svar per e-post till Staffan Smedberg den 8 december 2004: Man skulle kunna hävda att dessa framställningar (dekorer och teaterkulisser) primärt avser att förmedla estetiska intryck. I så fall faller de utanför begreppet "handling" i TF. 4 Studievägledaren på Stockholms universitets teatervetenskapliga institution, telefonsamtal den 10 februari

6 Pågående projekt och övergripande processplanering Enligt bolaget ska nedtecknade idéer till framtida tekniska projekt samt övergripande processplanering utmynna i en handbok eller sammanställning av något slag. I dagsläget har emellertid ingen sammanställning gjorts. Stadsarkivet medger gallring av pågående projekt och övergripande processplanering vid inaktualitet under förutsättning att sammanställningar bevaras. Stadsarkivet vill samtidigt uppmärksamma bolaget på att en åtskillnad måste göras mellan bolagets egna handböcker och sådana som skickas för kännedom från leverantörer etc. Ett arkivexemplar av bolagets egna handböcker ska bevaras. Loggbok över hårlager och register till peruklager Föreliggande gallringsframställan behandlar endast pappershandlingar, men enligt bolaget planerar man att se över och utreda gallringsbehovet avseende uppgifter i IT-system och register i det kommande. I dagsläget görs årliga utskrifter ur loggboken över hårlager samt registret till peruklager, och de båda utskrifterna bevaras. Stadsarkivet inväntar en gallringsframställan för uppgifter i bolagets IT-system och register innan beslut om gallring av dessa register kan göras. Det hindrar givetvis inte att bolaget även fortsättningsvis gör uttag av nämnda listor för ett långsiktigt bevarande. Minnesanteckningar Huvudregeln är att minnesanteckningar (avseende mötesanteckningar) ska bevaras eftersom de speglar den verksamhet som bedrivs och de frågor som lyfts fram. Även om det inte finns någon lagstyrd dokumentationsplikt (förutom förvaltningslagen 15 avseende myndighetsutövning mot enskild) är det förenligt med tryckfrihetsförordningen (varje medborgares rätt att ta del av allmänna handlingar) att forskare och andra intressenter verkligen kan få del av den information som bolaget tillägnar sig. I annat fall urholkas grundprinciperna i offentlighetslagstiftningen. Med stöd av Riksarkivet (RA-FS 1997:8) kan Stadsarkivet medge gallring av minnesanteckningar vid inaktualitet under förutsättning att de uppenbart är av rutinartad och tillfällig karaktär. Stadsarkivet rekommenderar att sammanställningar görs och bevaras. Handlingar rörande Kulturhusbygget Enligt Stadsteatern har merparten av dessa handlingar inkommit till bolaget för kännedom. Stadsarkivet medger gallring av dessa handlingar under förutsättning att korrespondens till och från Stadsteatern, egna protokoll och andra handlingar som upprättats på Stadsteatern bevaras. Stadsarkivet anser i övrigt att gallring kan medges enligt Stockholms stadsteater ABs förslag utan att de ändamål som anges i arkivlagens 3 åsidosätts. FÖRSLAG TILL BESLUT Gallring medges för handlingar hos Stockholms stadsteater AB enligt bilaga till denna promemoria. Julia Norebring arkivarie 5

7 6

8 BILAGA (4 sid.) Förteckning över gallringsbara handlingstyper, gallringsbeslut SSA 2004:12 Dnr / Övergripande administration Föreställningslista Krysschema Rollistor Ekonomiadministration Fullmakter Miljörapport Recettablåer Skatteärenden Tidrapporter från de tekniska avdelningarna Tilläggsförsäkringar, inaktuella Tillståndshandlingar, ansökningar och beviljande Uppföljning av produktionsbudget Uthyrning av inventarier Värdetransportkvitton Personaladministration Arbetsmiljöanalyser, Ergonomen Beställning av hemdator Beställning av SL-kort Föreställningsrapporter Förfrågningar från kronofogdemyndigheten Förfrågningar från försäkringskassan Hyreshandlingar, inaktuella Löneförhandlingsprotokoll Lönespecifikationer Årsarvode för förtroendemän Övertidsjournal Service - IT Användaravtal Kvittenser IT-utrustning Programlicenser, dock ej före årsboksslutet är upprättat., under förutsättning att en sammanställning i form av en plan eller rapport upprättats och bevaras. I annat fall ska handlingstypen bevaras. 3 år efter att hyreskontraktet har löpt ut. under förutsättning att uppgifter som är nödvändiga för uträkning av tjänstepension och avtalsförsäkringar bevaras. 3 år

9 Säkerhet och miljö Arbetsrapporter från servicebolag Besiktningsprotokoll Bevakningsrapporter Förteckning över arbetsmiljöutbildning, personal Rapporter från bevakningsbolagen, larmutryckningar Securitas, extrabeställningar Skyddsrondsprotokoll Marknad, press och försäljning Annonser (Stadsteaterns egna) Fotografier Föreställningsrapporter Kassarapport Marknadsundersökningar Pressinbjudningar (Stadsteaterns egna) Rapporter från övrig försäljning Dramaturgiatet Budget, dramaturgiatet Inskickade manus och pjäsförslag som ej leder till uppsättning Optioner Textning av teaterföreställning (för hörselskadade) Övriga handlingar kring pjäsmanus, översättning och bearbetning som ej leder till uppsättning Producent Produktionsförslag som ej leder till produktion Samarbeten och gästspel Ansökningar om teatersamarbeten som ej leder till produktion 3 år under förutsättning att ett nytt besiktningsprotokoll har upprättats., dock ej före sammanställning i form av en plan och rapport upprättats. Vid ny grafisk formgivning, under förutsättning att ett arkivexemplar av varje ny grafisk formgivning bevaras., under förutsättning att negativ, kontaktkartor och publicerade bilder bevaras., dock ej före färdigställande av en marknadsundersökningsrapp ort. Ett arkivexemplar av varje enkättyp bevaras.. Ett arkivexemplar av inbjudan bevaras.

10 Ansökningar om teatergästspel som ej leder till produktion Teknik Teknisk ledning Budgetsammandrag, teknik Förbrukningskalkyler Investeringskalkyler Lönekostnadskalkyler Modellfoton, t o m Pågående projekt Övergripande processplanering Verkstad/rekvisita Budget, verkstad/rekvisita Rekvisitafotografier Scen Budget, scen Teknisk dokumentation av Telfrar Utvecklingsprojekt Ljud Budget, ljud Handlingar rörande uthyrning av ljudutrustning Ljus Budget, ljus Kostym Budget, kostym Mask och peruk Budget, mask och peruk Fastighet, lokaler, transporter Försäkringshandlingar, inaktuella. Gallringsbeslutet avser endast modellfotografier som tidigare felaktigt framställts av bristande kvalitet. Modellfotografier ska fortsättningsvis bevaras. under förutsättning att en sammanställning bevaras., dock ej före handbok upprättats., under förutsättning att negativ bevaras.

11 Samtliga enheter Korrespondens, av ringa betydelse intern och extern Minnesanteckningar från avdelningsmöten under förutsättning att det är av uppenbart rutinartad och tillfällig karaktär. Äldre arkivhandlingar Arbetsscheman Besiktningsprotokoll Fakturor Handlingar som ligger till underlag för Stadsteaterns övergripande budget Handlingar inkomna för kännedom rörande kulturhusbygget (exempelvis byggledarprotokoll, kulturhuskommittésammanträden, kulturhuskommittéskrivelser, skrivelser från Kulturhusets referensgrupp, ekonomiska kalkyler, ritningar och program för Kulturhuset m.m.) Recettablåer, äldre Tillståndshandlingar, ansökningar och beviljanden Uthyrning av inventarier Ansökningshandlingar