Organisation och ledarskap. HT-2012 Sofia Pemsel och Louise Bildsten

Transkript

1 Organisation och ledarskap HT-2012 Sofia Pemsel och Louise Bildsten

2 Agenda Organisation, styrning och samordning Ledarskap En övning i attityder

3 Organisationsforskningens utveckling Tidigt främst militära operationer Operativ, taktisk och strategisk verksamhet Slutet av 1800-talet, industrialism: producerande organisationer (massproduktion), slutna system Taylor ackordsystemet uppnå produktivitet Weber Människosyn: människor robotar vars enda motivation är att tjäna pengar byråkratiska systemet uppnå effektivitet auktoritet fås via formell position i organisationen Sedan: öppna och halvöppna system, nätverk, contingency (situationen bestämmer vad som är bäst), organiska strukturer etc.

4 Vad är en organisation? Formella organisationer Opersonliga, medlemmar arbetar mot ett gemensamt mål Informella organisationer Individberoende, sammanbinds av personliga relationer Medlemmar: har olika arbetsuppgifter: arbetsfördelning och specialiseringar måste samordnas för att uppnå gemensamma målsättningen sker via ledarskap

5 Företaget Affärsidé Omgivning Mål Ur affärsidén formuleras mål Visar hur affärsidén skall förverkligas Målen bör brytas ner i delmål Målen bör vara mätbara Innebär ofta mål i kvantitativa termer Innebär ofta mål för vissa tidsperioder

6 Organisering Välja ut medlemmar Styra, leda och samordna medlemmar Följa upp verksamheten för att förändra och utveckla organisationen Mkt av styrning och samordning sker via rutiner, roller och värderingar, vilka delvis är påverkade av medarbetarnas utbildning och träning

7 Organisationsstrukturens dimensioner Arbetsdelning Mellanchefer eller slimma? Standardisering Antal frihetsgrader? Formalisering Vilka regler och program råder? Centralisering vs. decentralisering Vem får ta beslut? Strukturen påverkas av bl.a. affärsidé, företagets ålder, bransch, företagets storlek.

8 Mekaniska organisationsstrukturer Beslut och order riktas nedåt i organisationen Information går uppåt Specialiserade uppgifter för individen Arbetsuppgifter och befogenheter är klart definierade Strikta regler finns för vilka som är över- respektive underordnade

9 Organiska organisationsstruktur Liten eller ingen formell styrning av organisationsmedlemmar Samarbete viktigt Handlande styrs av omgivningens signaler Kunskap hos individ ger makt till skillnad från mekanisk där formell position ger makt

10 Brett kontrollspann En chef har många underställda Lämpligt vid: Hög grad av standardisering av arbetet Hög grad av likhet i arbetsuppgifterna Stort behov av självständighet och självförverkligande hos medarbetarna Stort behov av att reducera störningar i det vertikala informationsflödet i organisationen

11 Smalt kontrollspann En Chef har få underställda Lämpligt vid ett stort behov (av): direkt chefsövervakning av arbetsuppgifterna ömsesidig anpassning för att klara av arbetsuppgifterna som är starkt kopplade till varandra hos medarbetarna att ha kontakt med chefen för att få hjälp och råd Samt I situationer då chefen har ett stort antal andra arbetsuppgifter utanför sin chefsroll

12 Funktionsorganisation Funktionsföretaget AB Inköp Konstruktion Ekonomi Försäljning

13 Linje - stabsorganisation Stab A X Y Z

14 Funktionsorganisation Fördelar God kvalitet genom specialisering inom funktionerna Styrs av klara regler Dubbelarbete görs sällan Logisk hierarkiskt uppbyggd organisation Chef stor kontrollmöjlighet Nackdelar Kungar på tronen som isolerar sig kunskapssilos och bristande kommunikation med andra delar i företaget Risk bli för byråkratisk

15 Matrisorganisationen Matrisorganisationen Produktion F&U Adm Projekt A Konstruktion Tillverkning Försäljning Projekt B Projekt C

16 Matrisorganisation Fördelar Öka kostnadsmedvetenheten hos medarbetare Öka medarbetares påverkansmöjlighet för sitt ansvarsområde Nackdelar Ofta spänningar mellan linje och produktansvar då man har 2 chefer att rapportera till vem bestämmer sakfrågor? Kan ge ökade koordinationskostnader

17 LINJEN VS. PROJEKTET [Organisation och omgivning]

18 Projektbaserad organisation Board of directors Project board A Project board B Project board C Project manager A Contractors Anställda av företaget Inköpta vid behov Maylor, 2010

19 Projektbaserade organisationer Fördelar Decentralisering Varje enhet ses som ett komplett företag Beslut fattas snabbare Ökad resultatinriktning Enklare organisation och styrning Ökad marknads och affärsorientering Nackdelar Blir ofta isolerade öar i ett svagt sammankopplat system, brist på samordning och kunskapsutbyte mellan enheter risk uppfinna hjulet på nytt Kan bli kostsamt för mindre projekt

20 Hobday, Lund 2000 University / Construction Management/ VBEA20 Helsingborg / HT 2012

21 LEDARSKAP

22 OLIKA UPPFATTNINGAR OM Vad som är ledarskapets uppgift Vilken ledarstil som bör väljas Om det finns ett bästa sätt att bedriva ledarskap eller om ledarskapet är situationsberoende Om organisationens sätt att fungera styrs av omgivnings- /situationsfaktorer eller av den enskilda ledaren/chefen

23 VAD ÄR EN LEDARE? Ledare [leader]: får andra människor att följa mot gemensam vision genom att inspirera och influera. Formell ledare Informell ledare Chef [manager]: har till uppgift att leda människor och system mot organisationens mål. Formell auktoritet inom ett visst ansvarsområde. Fortsatt fokus främst: formella ledare/chefer, men under beaktande av att ledarskap inkluderar mer än chefskap.

24 VAD ÄR LEDARSKAP? Leaders are people who do the right thing; Managers are people who do things right Professor Warren G. Bennis Leadership is the art of getting someone else to do something you want done because he wants to do it Dwight D. Eisenhower

25 VAR UPPSTÅR LEDARSKAPET? Ledare Ledarskapet Medarbetare Situation

26 VEM ÄR LEDARE? Är vissa personer födda till ledare? Vilka personliga egenskaper har de i så fall? Trait theory Intelligens, karisma, omdöme, aggressivitet, självförtroende, humor, verbal förmåga Längd!

27 VAD ÄR LEDARSKAPSKOMPETENS? Intellektuell (IQ) Kritisk analytisk förmåga och bedömning* Vision och fantasi Strategiska perspektiv Managerial (MQ) Engagerande kommunikation** Hantering av resurser Empowering/ge ansvar/förtroende Utveckla** Erhålla/uppnå Emotionell (EQ) Självmedvetenhet Emotionell återhämtningsförmåga Motivation Känslighet* Inflytande Intuition Samvetsgrannhet* Undersökning fann att projektledare hade högre kompetens än linjechefer avseende * medan linjechefer hade högre kompetens avseende ** (Muller and Turner, 2010)

28 FINNS OLIKA TYPER AV LEDARSKAP Medbestämmande Försöker involvera andra människor Situationsbaserad Ändrar ledarskapsstil efter situationen Transaktionsbaserad Arbetar i hierarkiska strukturer och använder morot och piska Förändringsbaserad (transformational) Leder genom att inspirera, motivera, entusiasmera medarbetarna Tjänare Leder genom att vara andra tillags, och delar arbetsbördan

29 VILKEN LEDARSTIL ÄR BÄST? Ledarstilar kan klassificeras utifrån bl.a. två dimensioner: hög relationsorientering/hög uppgiftsorientering Relation Uppgift Kan kombineras i en så kallad managerial grid (Blake and Mouton, 1964) Ideal ledarskapstil = kombinera hög relations- och uppgiftsorientering Bristande empiriskt stöd

30 LEADERSHIP GRID (BLAKE AND MOUTON, 1964)

31 SITUATIONSFAKTORER Ledarens personlighet Arbetsuppgiftens karaktär Medarbetarnas egenskaper Kombinera medarbetarnas karaktär med aktuell situation medarbetarnas vilja [willing] och möjlighet [able] ledarstilen är beroende av omständigheterna ( situational contingencies ) Exempelvis, Contingency leadership theory/situational Leadership Theory (Hersey and Blanchard, 1996)

32 SITUATIONSANPASSAT LEDARSKAP Stark betoning på relationer Svag betoning på struktur Stark betoning på struktur (Hersey and Blanchard, 1996)

33 SITUATIONSANPASSAT LEDARSKAP Gruppens mognadsgrad Lämplig ledarskapsstil M1: Låg mognadsgrad S1: Berätta/ge direktiv M2: Medel mognadsgrad, begränsade färdigheter S2: Sälja/coacha M3: Medel mognadsgrad, S3: Delta/stödja mer utvecklade färdigheter men saknar självförtroende M4: Hög mognadsgrad S4: Delegera (Hersey and Blanchard, 1996)

34 BEHÖVS LEDARSKAP I ALLA ORGANISATIONER? Några situationer när medarbetare inte behöver chefer är; Antingen; Avancerade professionella verksamheter: kompetenta medarbetare, inre motivation, tydliga mål Eller; Hårt strukturerade verksamheter: standardiserade arbetsprocesser och teknologier styr medarbetarna

35 UTMANINGAR Som ledare eller god medarbetare behöver du alltså utveckla känslan för hur (och när) du ska agera i förhållande till andra! Ibland krävs analytiskt bemötande, ibland öppenhjärtigt pådrivande uttrycksfullt Men aldrig nedlåtande, elakt, burdust, plumpt, arg, hotfullt eller hånande...

36 DOCK FINNS ATTITYDER OCH FÖRDOMAR Attityder används för att sålla bland intryck och information Attityder består av Erfarenheter Känslor Beredskap att handla Attityder tar tid att förändra You can't teach an old dog new tricks People are born with certain skills and if you don t have the right skills you can be good but never excellent Development people have pretty big egos and are too black and white and are terrible with customers Project managers are conservative and unwilling to reflect Architects only think about their CV FM are insecure since they are not very well educated