Elisabet Alhqvist Kungl. biblioteket

Transkript

1 Elisabet Alhqvist Kungl. biblioteket

2 Lotta Åstrand Karolinska Institutet Universitetsbiblioteket

3

4 83 % 75 % 24 % Förväntar sig stora förändringar i framtiden Bedriver förändring informellt, ad hoc eller improviserat Anser att förändringen hade begränsad framgång eller misslyckades Global CEO study 2008 The Enterprise of the Future VD i världens största företag tillfrågades

5 Fallstudier vid 5 bibliotek Arvika folkbibliotek Malmö bibliotek och IT Stockholms UB Uppsala stadsbibliotek Växjö UB

6 Några minuter teorier om förändringsledning

7 John P. Kotter Leaders who successfully transform businesses do eight things right... and they do them in the right order På Youtube t ex: The importance of urgency

8 Kotters 8 steg 1. Visa varför förändringen är viktig (Establishing a sens of urgency) 2. Sätt ihop en arbetsgrupp (Creating the guiding coalition) 3. Skapa en vision och en strategi (Developing a vision and strategy) 4. Kommunicera visionen! (Communicating the Change Vision) 5. Ge befogenheter och resurser (Empowering employees for broad based action) 6. Skapa delmål (Generating short-term wins) 7. Ta förändringen hela vägen (Consolidating gains and producing more change) 8. Se till att det blir en del av verksamhetens kultur (Anchoring new approaxhes in the culture)

9 Dag Ingvar Jacobsen

10 Strategi E (Ekonomisk top down) Strategi O (Organisation - deltagande) Mål Ekonomisk förbättring Förmåga att lära. Ledarskap Instruktivt och imperativt Delegerande och stödjande Innehåll Strategi, struktur och system Människor, grupper, kultur Planering Sekventiell och analytisk Interaktiv, experimenterande och inkrementell Motivation Finansiella incitament Inre motivation, önskan om förändring Konsulter Externa specialister Processkonsulter

11 Mål Ledarskap Innehåll KIBs nya organisation 2012 Medarbetarskap Ekonomisk förbättring, vad gäller utnyttjande av resurser. Bästa förutsättningar och utvecklingskraft för att uppfylla visionen, underlätta schemaläggning, jämnare fördelning och minskad belastning på avdelningscheferna. Organisationens struktur stödjer inte strategin. Lärande organisation där medarbetarna matchar varandra kompetensmässigt. E + ( O ) Instruktivt och imperativt (ingen deltagandeprocess), ledningsstyrd process. E Ny struktur knuten till ny strategi (vision) E Kompetenta, engagerade medarbetare som bidrar till att uppfylla KIs mål. En god arbetsmiljö där vi kan känna arbetsglädje och få respekt i vardagen, var och en tar ett individuellt ansvar för hur vi bemöter varandra. Förmågan att lära. O Delegerande och stödjande. Medarbetardrivet. O Människor, grupper, kultur O Planering Motivation Sekventiell och analytisk E Finansiella incitament, bättre utnyttjande av resurser. Hos en del inre motivation, önskan om förändring. E + O Interaktiv, experimenterande och inkrementell. Processen är resultatet. O Inre motivation, önskan om förändring O Konsulter

12 Slutsats nr 1: Det beror på! Anpassa förändringsledarskapet efter förändringen och dess kontext.

13 Nanna Kann Christensen Forestillinger om farandringer: Organisatoriske forandringer i to danske folkebiblioteker Ragnar Audunson Change Processes in Public Libraries: A Comparative Project within an Institutionalist Perspective.

14 Förändringsledning 1. Initiera 2. Planera 3. Genomföra 4. Bevara Projektledning 1. Etablera 2. Genomföra 3. Avsluta

15 Förändringsledarens roll under förändringens olika faser 1. Initiera 2. Planera 3. Genomföra 4. Bevara

16 1. Initiera 2. Planera 3. Genomföra 4. Bevara

17 Slutsats nr 2: Kunskap om förändringens olika känslomässiga faser och förändringsledarens olika roller under dessa.

18 Vad skapar trygghet? Rätt förändringsstrategi och en ledning är anpassad till förändringen Översättningen/berättelsen: VAD VARFÖR NÄR HUR VEM Visionsbärare Planerad och medveten kommunikation, Ge utrymme för reaktioner Chef tillg för enskilda samtal Tiden Objektiva tiden, kort eller lång tid Subjektivt upplevda tiden Tajming Tidsmässiga samband Struktur för genomförandet Delaktighet (nivån) Väl sammansatta grupper Trygghet i sin kompetens - utbildning Uppmuntran och återkoppling

19 VERKTYG SOM SPELAR ROLL! 1. ÖVERSÄTTNINGEN/BERÄTTELSEN 2. TIDEN 3. MOTSTÅNDET

20 ÖVERSÄTTNINGEN

21 TIDEN

22 MOTSTÅNDET

23 Slutsats nr 3: Använd översättningen, tiden och tajming. Gör en kommunikationsplan!

24 Kommunikationsplan

25 Hur utveckla förändringsledningen? 1. Anpassa ledarskapet efter förändringen och kontexten 2. Kunskap om förändringens olika faser och känslomässiga reaktioner under förändring 3. Medveten om översättningens och tidens betydelse. 4. Gör kommunikationsplan för hela processen 5. Tydliggör förväntade effekter och ändrade beteenden 6. Följ upp, befäst och bekräfta förändringen

26 Rekommenderad läsning i Den kommunikativa chefen en handbok för chefer : Kap. 3 - Planera din kommunikation Kap. 4 - Nå fram med ditt budskap Kap. 7 - Kommunicera förändringar

27 Referenser: Den kommunikativa chefen: en handbok för chefer. (2012). Stockholm: Nordisk kommunikation Ahlqvist, Elisabet & Åstrand, Lotta. (2012). Heart to Change en empirisk studie av förändringsarbete vid fem svenska bibliotek URL:

28