Rutiner och intern kontroll vid ansökan om särskild ersättning

Transkript

1 Revisionsrapport Rutiner och intern kontroll vid ansökan om särskild ersättning Marks kommun November 2009 Henrik Bergh

2 Innehållsförteckning 1 Uppdrag och genomförande Bakgrund Revisionsfråga Metod Sammanfattning Revisionell bedömning Förslag till åtgärd Granskningsiakttagelser Rutiner för ansökan om särskild ersättning Retroaktiv ansökan för särskilda omsorgsboenden Revisionskontroll - redovisningen år Barn och ungdomsförvaltningen Utbildningsförvaltningen Socialförvaltningen Specifikation till ansökan om särskild ersättning inom IFO Avdrag för ingående moms vid utbetalning av socialt bistånd Specifikation av lokalkostnad på faktura Träff med ekonomer och ekonomihandläggare... 10

3 1 Uppdrag och genomförande Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har av revisionen i Marks kommun fått i uppdrag att granska kommunens rutiner och interna kontroll vad gäller redovisning och ansökan om särskild ersättning (momskompensation). 2 Bakgrund Kommunerna intar en särställning i momssystemet genom att man av gör avdrag för ingående moms även om den hänför sig till skattefri omsättning samt att man av konkurrensneutralitetsskäl erhåller särskild ersättning för dold moms vid upphandling från eller bidrag till entreprenörer som driver verksamhet inom områdena tandvård, sjukvård, social omsorg eller utbildning. Vidare intar äldreboendet och LSS- boendet en särställning genom att dessa vårdformer också berättigar till ersättning för lokalkostnader då lokalerna hyrs av kommunen. Ersättningarna regleras i kommunkontolagen och rekvireras av kommunerna från skattekontoret i Jönköping. Staten har från och med år 2003 tagit över finansieringen av kommunkontosystemet. Detta innebär att den avgift kommunerna tidigare erlagt för att finansiera uttagen från kontona försvinner. I gengäld kommer statsbidragen till kommunerna att sänkas i motsvarande mån. Kontrollen i systemet skall skärpas bland annat genom att RSV ges möjligheter att utföra revisioner. Hanteringen av moms i kommunen är således från flera aspekter en väsentlig fråga som ur revisionell utgångspunkt bör granskas periodiskt. 3 Revisionsfråga Syftet med granskningen är att pröva den interna kontrollen i nu tillämpade rutiner för att söka särskild momskompensation. 4 Metod Vi har utifrån verifikationslistor för år 2008 gjort stickprovskontroller inom områdena social omsorg samt utbildning där det kan förekomma ersättningsberättigade fakturor. Kompletterande information har också inhämtats från berörda handläggare. 3

4 5 Sammanfattning Vid vår granskning av den interna kontrollen för ansökan om ersättning omfattande redovisningsåret 2008 kan vi notera att det har skett en egen rättelse tre år tillbaka i tiden för vissa omsorgsfastigheter där man inte sökt ersättning. En retroaktiv utbetalning har därefter erhållits från skattemyndigheten om cirka kr. Skälet till felet var enligt handläggare dålig intern information om nya fastigheter som berättigade till ersättning och bristande rutiner för att i redovisningen kunna bevaka att samtliga fastigheter blev föremål för ansökan om särskild ersättning. En ny och som vi bedömer det säker rutin har sedan skapats för att bevaka att dessa hyreskostnader i sin helhet blir föremål för ansökan. För sin ansökan om särskild ersättning så har handläggare en intern instruktion om vilka verksamheter och kostnadsslag som skall bevakas varje månad. Vid vår kontroll har vi noterat att det förekommer att förvaltningarna konterar fakturor med felaktigt kostnadsslag vilket då leder till en felaktig ansökan. Det har också förekommit kontering av ersättningsberättigade fakturor på kostnadsslag för konsulter som handläggare inte har informerats om. Sammantaget har vi för år 2008 funnit att man inte medtagit ersättningsberättigade fakturor till ett totalt belopp om cirka kr vilket med 6 % på detta belopp motsvara en inte sökt särskild ersättning om kr. Ansvarig handläggare kommer nu att gå igenom redovisningen från år 2006 till och med år 2009 i syfte att ansöka om en retroaktiv ersättning. Det slutliga beloppet kan därför komma att bli större. Vi har också uppmärksammat vissa oklarheter vad gäller ansökan och kontering i individoch familjeomsorgens automatkontering av fakturor i deras försystem till ekonomisystemet vilket skapar oklarhet kring riktighet i kommunens ansökan om särskild ersättning. I vår granskning har vi också uppmärksammat vissa möjligheter till att söka ingående moms för fakturor som är ställda till kommunen och som bokförs som socialt bistånd. Samma gäller möjligheten att det på faktura från privata behandlingshem specificeras hur stor lokalkostnaden är vilket kan ge förutsättningar att använda en annan och mer förmånlig metod för att söka särskild ersättning. 6 Revisionell bedömning Vår granskning visar på vikten av att den handläggare som ansvar för ansökan om ersättning löpande informeras om de förändringar inom berörda verksamheter och förvaltningar som kan påverka ansökan om särskild ersättning samt att kontering av ersättningsberättigade fakturor sker på ett korrekt sätt. 4

5 7 Förslag till åtgärd Med anledning av de noteringar som vi gjort vid vår granskning vill vi framföra följande: Individ och familjeomsorgen måste förvissa sig om att alla ersättningsberättigade fakturor som i dagsläget automatkonteras (via ett särskilt försystem till ekonomisystemet) är korrekta då aktuella kontosaldon i ekonomisystemet i dagsläget utgör underlag för ansökan om särskild ersättning. Det är också väsentligt att det skapas rutiner som specificerar vilka fakturor som ingår i det belopp som automatkonteras. En sådan månadsvis specifikation måste kunna uppvisas vid en eventuell skatterevision. Individ och familjeomsorgen bör undersöka möjligheten att det på faktura från privata behandlingshem specificeras hur stor lokalkostnaden är vilket kan ge förutsättningar att använda en annan och mer förmånlig metod för att söka särskild ersättning. Individ och familjeomsorgen bör också undersöka om avdrag sker för ingående moms för fakturor ställda till kommunen och som bokförts som försörjningsstöd. Den som handlägger ansökan om särskild ersättning för berörda förvaltningar skall upprätta en retroaktiv ansökan om rättelse och ersättning för aktuell period (från år 2006 till och med år 2009) efter att det skett en slutlig kontroll av de områden som vi har uppmärksammat i vår granskning. 5

6 8 Granskningsiakttagelser 8.1 Rutiner för ansökan om särskild ersättning Sammanställning och redovisning samt ansökan om särskild ersättning upprättas varje månad av en handläggare på teknik och service. Vid denna sammanställning så går handläggare utifrån en särskild förteckning igenom bokförda verifikationer för perioden inom vissa verksamheter och kostnadsslag avseende barn- och ungdomsförvaltningen, utbildningsförvaltningen samt socialförvaltningen. Sammanställningen görs med stöd av den kunskap som handläggare har inom området. En god intern kontroll förutsätter också att berörda förvaltningar i tillräcklig omfattning lämnar information till handläggare vid eventuella verksamhetsförändringar, nya leverantörer, etc. Förteckning över konton där handläggare söker särskild ersättning De konton och verksamheter som månadsvis sammanställs på respektive förvaltning är enligt denna förteckning följande: Barn -och Ungdomsförvaltningen Utbildningsförvaltningen Konto: Skol/BO Lokaler Skol/BO Övrigt Skol/BO Ersättning Socialförvaltningen Boenden Konto: Lss assistanskostnader Verksamhet: Objekt: Konto: Hälso o sjukvård Särskilda omsorgsboenden söks via aktivitetskod (se särskild rubrik i revisionsrapporten) 6

7 8.2 Retroaktiv ansökan för särskilda omsorgsboenden Under år 2008 så noterade handläggare och Socialförvaltningen att det skett missar att söka särskild ersättning för vissa fastigheter avseende särskilt boenden vilket ledde till att handläggare upprättade en kompletterande ansökan tre år tillbaka i tiden. Skattemyndigheten betalade därefter ut cirka kr i retroaktiv ersättning. Kommunikation och rutiner för ersättningsberättigade omsorgsboenden har nu klargjorts och information om förändringar lämnas kontinuerligt till den handläggare som söker särskild ersättning. De aktuella hyreskostnaderna bokförs nu på en särskild aktivitetskod som sedan ligger till grund för ansökan. Handläggare delges också löpande en aktuell förteckning över de omsorgsfastigheter som är berörda. Vi bedömer att den aktuella rutinen nu uppfyller kravet på en god intern kontroll varför vi inte har gjort någon särskild granskning av dessa kostnader år Revisionskontroll - redovisningen år 2008 Vi har för år 2008 kontrollerat verifikationslistor inom de förvaltningar och verksamheter där det kan förekomma ersättningsberättigade kostnader Barn och ungdomsförvaltningen För kostnadsslag 470 Konsulttjänster har noterats följande: Det finns ersättningsberättigade kostnader på kostnadsslag (Hälso- och sjukvårdskonsulter) för verksamheten skolhälsovård som avser momsfria fakturor från privatpraktiserande läkare till ett totalt belopp om kr. Det finns också ersättningsberättigade kostnader på kostnadsslag (Tillfälligt inhyrd personal) som avser momsfria fakturor från Carefond AB till ett totalt belopp om kr. Skälet till att ersättning inte har sökts är att handläggare inte fått information att förvaltningen bokförts ersättningsberättigade kostnader på ovanstående kostnadsslag. Handläggare kommer att göra kontroller från och med år 2006 till och med år 2009 i syfte att därefter upprätta en retroaktiv ansökan för de missar som kan ha inträffat under denna period på aktuellt kostnadsslag. För kostnadsslag 463 Entreprenad och köp av huvudverksamhet från kommuner har noteras följande: Det finns momsfria ersättningsberättigade fakturor bokförda på kostnadsslag 4634 (köp av huvudverksamhet från kommun) från det privata vårdföretaget Gryningen Vård AB som avser skolavgifter för november och december år 2008 till ett totalt belopp om kr 7

8 som inte varit föremål för ansökan. (Det finns på samma kostnadsslag också en bokföringsorder med verifikationsnummer om kr som avser skolavgifter för augusti till och med oktober som bör utredas vidare) Skälet till att ersättning inte har sökts är att kostnaden är bokförd på fel kostnadsslag då det i aktuella fall är privata entreprenörer och inte kommuner som utfört tjänsten. Handläggare kommer nu att gå igenom alla fakturor bokförda på kostnadsslag 4634 i syfte att kontrollera om det finns fler fakturor från privata företag som felaktigt bokförts på kostnadsslag För kostnadsslag 464 Entreprenad och köp av stödverksamhet samt kostnadsslag 45 Bidrag och transfereringar har vi inte kunnat notera några felaktigheter Utbildningsförvaltningen För kostnadsslag 463 Entreprenad och köp av huvudverksamhet kan noteras följande: Det finns momsfria fakturor ersättningsberättigade fakturor bokförda på kostnadsslag 4634 (Köp av huvudverksamhet från kommun) från det privata utbildningsföretaget Bollerups Lantbruksinstitut om kr. På motsvarande sätt som för Barn och Utbildningsförvaltningen så kommer handläggare att genomföra en kontroll av om det skett felaktiga konteringar för köp av verksamhet från privata företag som redovisats som köp från kommun och landsting på kostnadsslag 4634 För kostnadsslag 464 Entreprenad och köp av stödverksamhet samt kostnadsslag 45 Bidrag och transfereringar samt för kostnadsslag 470 Konsulttjänster har vi inte kunnat notera några felaktigheter Socialförvaltningen För kostnadsslag 470 Konsulttjänster har noterats följande: Det finns ersättningsberättigade kostnader bokförda under verksamheten boendestöd i ordinarie boende med kostnadsslag (Konsulttjänster) som avser momsfria fakturor från Marks Assistans AB till ett totalt belopp om kr. Det finns också momsfria fakturor från andra privata vårdbolag bokförda på kostnadsslag (Vårdpersonal) till ett totalt belopp om kr. Handläggare var inte informerad om att detta kostnadsslag var aktuellt för ansökan. Efter vår kontroll så har handläggare påbörjat ett arbete med att från och med år 2006 sammanställa vilka fakturor som man missat i syfte att upprätta en retroaktiv ansökan. För kostnadsslag 463, 464 och 45 har vi inte kunnat finna några felaktigheter. 8

9 8.3.4 Specifikation till ansökan om särskild ersättning inom IFO Vid vår granskning noterades också att den handläggare som ansvarar för ansökan av kommunens särskilda ersättning inte har tillgång till någon specifikation över de fakturor avseende privata vårdbolag som Individ och familjeomsorgen anlitar för köp av tjänster avseende hem för vård och boende (HVB-hem) då dessa fakturor registreras och bokförs i ett försystem till ekonomisystemet. De blir därför inte specificerade med fakturatext i ekonomisystemet. Därmed kan man inte heller (utan en stor och tidsödande kontroll av redovisningen) stämma av att saldot är korrekt och ansökan om ersättning är riktig. Istället baseras ansökan om ersättning på de saldon och kostnadsslag som med automatik styrs till ekonomisystemet vid registrering av fakturor som berör ersättningsberättigade fakturor inom IFO. Kommentar: Det går inte att avläsa vilka fakturor som tagits med i kommunens ansökan om särskild ersättning och därför kan man inte heller kontrollera om ansökan är korrekt och riktig. Det finns också en risk att den automatkontering som sker i försystemet styr kostnaden till fel kostnadsslag vilket då i slutändan skapar en ansökan om särskild ersättning med fel belopp Avdrag för ingående moms vid utbetalning av socialt bistånd Vi vill i detta sammanhang också fästa socialförvaltningens uppmärksamhet på möjligheten att söka tillbaka ingående moms för faktura ställd till kommunen även om den har bokförts som socialt bistånd. Vid granskningstillfället gick det inte att få full klarhet i vilka rutiner som tillämpas på förvaltningen i detta avseende varför rutiner i detta avseende bör undersökas närmare av berörda ekonomer på förvaltningen. Kommentar: I de fall avdrag för ingående moms inte har skett och det sammanlagda beloppet inte bedöms som ringa så rekommenderar vi att man upprättar en retroaktiv ansökan om ersättning. En rutin bör skapas så att avdrag för ingående moms sker för dessa fakturor Specifikation av lokalkostnad på faktura Individ och familjeomsorgen bör undersöka förutsättningarna att få de privata behandlingshemmen att specificera lokalkostnaden på fakturan. Möjlighet finns då att söka 18 % ersättning för lokaler och 5 % för övriga kostnader. Om lokalkostnadens andel av det totala fakturabeloppet överstiger 8 % är detta en mer fördelaktig metod än att söka 6 % på hela fakturabeloppet. 9

10 8.3.7 Träff med ekonomer och ekonomihandläggare Vid den träff med berörda ekonomer och ekonomiassistenter som genomfördes i samband med vår granskning av särskild ersättning så togs frågan upp om vikten av att alla fakturor bokförs med rätt kostnadsslag då detta annars kan påverka riktigheten i kommunens ansökan om särskild ersättning. Handläggare skulle efter att ha erhållit eventuell kompletterande information från ekonomer och ekonomiassistenter från berörda förvaltningar om nya konteringar upprätta en ny uppdaterad anvisning om vilka konton hon söker på i kommunens ekonomihandbok. Åtgärder som skall vidtas inom IFO Vid denna avstämningsträff fanns inga deltagare från individ och familjeomsorgen med varför frågan och rutinerna för avdrag av ingående moms för fakturor bokförda under försörjningstöd inte kunde klargöras. Den ekonom som deltog från socialförvaltningen skulle nu undersöka rutinerna vid kontering av ersättningsberättigade fakturor i försystemet då det bedömdes finnas risk att detta inte hanteras på ett korrekt sätt och rutinerna för specifikation till ansökan om särskild ersättning skulle också åtgärdas. Samma gällde frågan om att skapa klarhet i frågan om att ansökan om ersättning för ingående moms för socialt bistånd där bokförda fakturor är ställda till kommunen.. 10