Granskning av mervärdesskatt

Transkript

1 Nora kommun Granskning av mervärdesskatt Revisionsrappo1i KPMG 9 september 2013 Antal sidor: 8

2 Nora kommun Revisiansrapport Granskning av mervärdesskatt Innehåll l Sammanfattning Uppdrag Bakgrund Syfte Genomförande av granskning Ansvarig nämnd och styrelse Resultat av granskning Kartläggning och bedömning av ansvar för momshanteringen Redovisning och hantering av "Ludvikarnorns" Redovisning och hantering av ansökan om särskild ersättning Redovisning och hantering av affärsmoms Redovisning och hantering av ingående moms i blandad verksamhet Granskning av att samtliga perioder deklarerats och finns med i kornmunens bokföring A v stämning utgående moms mot omsättning Granskning av efterlevnad vad gäller avdragsregler för ingående moms Representation Bidrag för bostadsanpassning Leasing och köp av personbil F örskottsbetalningar Fastighetsupplåtelser l l l

3 l. Sammanfattning Sammanfattningsvis kan konstateras att de flesta rutiner avseende kommunens hantering av mervärdesskatt och ansökan om ersättningar för kostnader vid upphandling mm (den så kallade "Ludvikamomsen") fungerar bra. I nedanstående punkter sammanfattas våra väsentligaste noteringar och förslag till förbättringar vilket främst avser den interna kontrollen och rutiner. 2. Uppdrag Vi rekommenderar Nora kommun att upprätta en rutinbeskrivning för kommunens momshantering. Då det i dagsläget endast är en person på ekonomiavdelningen som sammanställer och upprättar momsdeklarationerna rekommenderar vi även att kommunen ser över sina backup-rutiner för att minska risken för förseningar och felaktigheter. Vi rekommenderar kommunen att se över sin rutin beträffande ansökan om särskild ersättning dels för att säkerställa att alla kostnader som berättigar till ersättning kommer med i ansökan och dels för att säkerställa att rätt ersättning söks avseende lokalandelen av skolpengen till friskolorna. Vi rekommenderar att kommunen bokför momspliktig omsättning och momsfri omsättning på separata konton för att underlätta avstämningen mellan momspliktig omsättning och utgående moms. Vi rekommenderar kommunen att månadsvis göra momsomföringar till ett särskilt momsredovisningskonto i syfte att underlätta månadsvisa avstämningar och därmed minska risken för felaktiga momsredovisningar. Vi rekommenderar att kommunen ser över fördelningen av ingående moms i så kallad blandad verksamhet och upprättar lämpliga fördelningsnycklar. Vi rekommenderar även kommunen att se över rutinerna beträffande representation för att säkerställa att rätt momsavdrag bokförs. KPMG har fått i uppdrag av Nora kommuns revisorer att granska kommunens hantering av mervärdesskatt. Uppdraget ingår i revisionsplanen för Projektets syfte beskrivs närmare under avsnitt Bakgrund Hanteringen av mervärdesskatt i kommuner sker i två parallella mervärdesskattesystem. Det ena mervärdesskattesystemet avser kommunens skattepliktiga verksamhet och det andra systemet avser kommunens icke skattepliktiga verksamhet. Kommunens skattepliktiga verksamhet hanteras på samma sätt som för andra näringsidkare, dvs. genom skattskyldighet och avdragsrätt för utrespektive ingående moms. Kommunens skattefria verksamhet hanteras däremot inom kommunkontosystemet, vilket innebär att kommunen, efter särskild ansökan till skattekontoret i Jönköping, återfår ingående moms som annars skulle ha belastat den icke skattepliktiga delen av den kommunala verksamheten. I följ ande benämns moms hänförlig till den skattefria verksamheten för "Ludvikamoms" och moms avseende skattepliktig verksamhet "affårsmoms":

4 4. Syfte De generella avdragsförbuden och avdragsbegränsningarna i mervärdesskattelagen för personbilar, representation, och stadigvarande bostad gäller inom båda mervärdesskattesystemen. Sammantaget innebär detta att hanteringen av mervärdesskatt i kommuner är komplicerad och att risken för oavsiktliga fel är hög. Vid felaktigt redovisad moms kan skattetillägg och kostnadsränta utgå. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunen har ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att mervärdesskatt redovisas korrekt. Granskningen har imiktats på följande områden: Kartläggning och bedömning av ansvar för momshanteringen inom kommunen. Uppföljning av rutiner och genomgång av att redovisning och hantering av att "affärsmoms" och "Ludvikamoms" sker på korrekt sätt. Verifiering av den interna kontrollen vid hanteringen av moms inom kommunen. Uppföljning av hur kommunen hanterar momsavdrag vid s.k. blandad verksamhet, dvs. när fördelningsnycklar måste användas för att fördela momsavdraget rätt mellan de olika systemen dvs. "affårsmoms" respektive "Ludvikamoms". Uppföljning av rutiner för ifyllande och insändande av ansökan till skattekontoret i Jönköping, kontroll av den särskilda ersättningen 6 %, respektive 18 % och 5 %. Granskning av att samtliga perioder finns med i kommunens bokföring. För den skattepliktiga verksamheten, avstämning utgående moms mot omsättning, samt att deklaration och betalning sker rätt tid. Granskning av efterlevnad avseende avdragsregler för ingående moms. ',l 5. Genomförande av gransirning Granskningen har genomförts genom intervjuer med ekonomer, kontoanalyser av berörda momskonton i kommunens redovisning samt granskning av fakturor och deklarationer. Under granskningen har frågeställningar löpande tagits upp med kommunens ekonomer. Granskningen omfattar tiden l april mars Ansvarig nämnd och styrelse Granskningen avser kommunstyrelsen och samtliga nämnder. Rappmien är sakgranskad av Thomas Johansson, redovisningschef och Annika Carlsson, momsansvarig ekonom. 2

5 7. Resultat av granskning I nedanstående punkt redovisas resultatet av granskningen. 7.1 Kartläggning och bedömning av ansvar för momshanteringen På ekonomiavdelningen finns fyra personer som konterar och ankomstregistrerar leverantörsfakturor för kommunens samtliga nämnder. Den momsansvarige ekonomen på ekonomiavdelningen ansvarar för att ta fram underlag för momsredovisningen och för att sammanställa momsdeklarationerna för både affärsmoms och "Ludvikamoms". I kommunen är det endast den momsansvarige som har kunskap i hur momsdeklarationerna sammanställs. För att minska kommunens sårbarhet i detta avseende rekommenderar vi kommunen att lära upp fler anställda på ekonomiavdelningen i hur momsen deklareras och sammanställs. Det finns inga rutinbeskrivningar eller "lathundar" framtagna för kommunens momshantering. Vår bedömning är att kommunen bör upprätta en komplett rutinbeskrivning för kommunens momshantering. I rutinbeskrivningen bör även avstämningsrutiner för moms beskrivas. I syfte att minimera risken för att ingående moms lyfts i felmomssystem rekommenderar vi komnnmen att upprätta tillämpningsanvisningar som stödför de som konterar ingående moms. 7.2 Redovisning och hantering av "Ludvikamoms" Sammanställning av underlag för ansökan om bidrag för kostnader som berättigar till ersättning samt ansökan om återbetalning sker månadsvis. Granskning av rutiner för kommunens hantering av "Ludvikamomsen" har skett genom att detaljgranska redovisningen för februari 2013 mot underlag från redovisningen. Ingående moms på kostnader hänförliga till den skattefria delen av den kommunala verksamheten bokförs direkt vid ankomstregistreringen av leverantörsfakturor mot momskonto för "Ludvikamoms". Vår bedömning är att redovisningen för februari stämmer mot underlag och att kostnader som berättigar till ersättningfinns med i ansökan. 7.3 Redovisning och hantering av ansökan om särskild ersättning Kommuner är berättigade till särskild ersättning för vissa momsfria tjänster som tillhandahålls av privata företag. Ansökan om särskild ersättning sker inom kommunkontosystemet och fylls i på samma blankett som återsökning av "Ludvikamoms". Den särskilda ersättningen syftar till att kompensera kommunen för ökade kostnader som uppkommer då inköp sker från privata entreprenörer jämfört med om kommunen bedriver verksamheten i egen regi. De områden som berörs är sjukvård, tandvård, social omsorg samt utbildning. Den särskilda ersättningen kan beräknas enligt två alternativ. Alternativ l innebär att den särskilda ersättningen beräknas till 6 % av kommunens ersättningsgrundande kostnad. Alternativ 2 innebär istället att den särskilda ersättningen beräknas till 18 % av den del som avser lokalkostnad och 5 %av övriga kostnader. För att kunna använda alternativ 2 skall det av fakturan framgå hur 3

6 stor del som avser lokalkostnad. Lokalkostnadens andel ska baseras på faktiska kostnader och får inte beräknas utifrån schabloner eller uppskattningar. Är kostnaden för lokalen> 8% är alternativ 2 mest gynnsamt. Kommuner har även rätt till 18 %på lokalhyror för omsorgsbostäder*. Det förutsätter dock att fastigheten som lokalen inryms i upplåts av privata fastighetsägare och inte av staten, kommun, landsting, kommunalförbund, beställarförbund eller samordningsförbund. Nora kommun hyr endast lokaler för omsorgsbostäder i fastigheter som upplåts av privata företag, vilket gör att kommunen har rätt till 18 % i särskild ersättning för lokalhyrorna på dessa omsorgs bostäder. I Nora kommun tas underlaget till ansökan om särskild ersättning fram via en rappmi som skapas i bokföringsprogrammet Agresso. Den rappmi som systemet genererar selekterar ut dem verifikationer som blivit bokförda mot utvalda konton och verksamheter under perioden. Urvalet av konton och verksamheter baseras på vilka konton respektive verksamheter som kommunen bokför kostnader som berättigar till särskild ersättning. Kommunens momsansvarige ekonom går igenom varje verifikation som återfinns på rappmien för att avgöra om det rör sig om en kostnad som kommunen är berättigad att söka särskild ersättning för eller inte. Framförallt är det kostnader inom Socialnämnden och Barn- och utbildningsnämnden som berättigar till särskild ersättning. Bland annat berättigar vissa kostnader på sekretessbelagda fakturor kommunen till särskild ersättning. I syfte att säkerställa att ansökan görs för alla kostnader som berättigar till ersättning bläddrar ekonomen varje månad igenom pärmen med sekretessbelagda fakturor. Enligt uppgift från ekonomen bör eventuellt felkonterade sekretessfakturor som inte kommer med på rappmien upptäckas när genomgång sker av sekretesspärmen. Kommunen har även rätt till särskild ersättning för skolpeng till friskolor. Barn- och utbildningsnämndens ekonom har sammanställt vilken skolpeng som gäller for respektive friskola, samt hur stor andel av skolpengen som utgör bidrag för lokalkostnader etcetera. Utifrån kommunens underlag för skolpeng till friskolor ansöker kommunen om särskild ersättning. Den del av skolpengen som enligt underlaget avser bidrag för lokalkostnader söker kommunen ersättning med 18 %, medan kommunen på resterande del av skolpengen söker särskild ersättning med 5 %. Enligt uppgift från kommunen beräknas bidrag för lokalkostnader till friskolor fram utifrån den genomsnittliga lokalkostnad Nora kommun har per elev i de kommunala skolorna. Bidraget för lokalkostnader till friskolorna baseras på en schablon och inte på de enskilda friskolornas faktiska lokalkostnader. Som nämnts ovan får den särskilda ersättningen endast beräknas till 18 % av faktiska lokalkostnader och ej på schabloner eller uppskattningar. Vi rekommenderar däiför kommunen att se över hanteringen av särskild ersättning på bidraget för lokalkostnader till ji'iskolorna för att säkerställa att korrekt ersättning redovisas. Dem kostnader som är aktuella att söka särskild ersättning för sammanställs av kommunens momsansvarige ekonom i en Excelmall. Nora kommun beräknar från fall till fall fram vilket alternativ som är mest fördelaktigt, alternativ l eller 2. Vår bedömning är att rutinen för att beräkna fi am vilket alternativ som är mest fördelaktigt fimgerar bra. * Omsorgsbostäder avser boenden i servicehus, gruppboenden, ålderdomshem och sjukhem KPMG AB, the Swedish me m ber firm of KPMG International, 4

7 Uppgifterna från Exceldokumentet överförs sedan i blanketten för återsökning av "Ludvikamoms" inklusive ansökan om särskild ersättning. Redovisning av bidragsintäkten från den särskilda ersättningen sker i den månad det avser. I Nora kommun är det liten omfattning på kostnader som berättigar till särskild ersättning, vilket gör att den manuella hanteringen bedöms vara hanterbar. Vår bedömning är dock att säkerheten i rutinen kan öka, då det finns risk för att kostnader som berättigar till ersättning inte kommer med i underlaget. Det finns bland annat en risk för att rappotten inte uppdateras med nyupplagda konton och verksamheter mot vilka kommunen bokför kostnader som berättigar till särskild ersättning. Vid upplägg av nya konton och verksamheter sker endast muntlig information mellan personalen på ekonomiavdelningen, vilket gör att en uppdatering av rappmien med nya konton och verksamheter kan missas. Det finns även risk för att kommunen missar att söka särskild ersättning för kostnader som konteras fel och därav inte selekteras ut i rapporten från ekonomisystemet Så länge omfattningen tillåter ser vi det som positivt att vmje faktura gås igenom med avseende på om kostnaden berättigar till särskild ersättning eller ej. Aven med beaktande av ovanstående rekommenderar vi kommunen att se över sina rutiner så att samtliga kostnader som berättigar till ersättning kanuner med i ansökan. Detta kan till exempel ske genom att leverantörer av tjänster som berättigar ersättning märks vid uppläggning i leverantörsreskontran samt att särskilda konton används. 7.4 Redovisning och hantering av affärsmoms I Nora kommun utgör den skattepliktiga verksamheten en väldigt liten del av den kommunala verksamheten. Den skattepliktiga verksamheten utgörs framförallt av kommunens turistbyrå och ett antal cafeer. Ingående moms hänförlig till kostnader i den skattepliktiga delen av den kommunala verksamheten bokförs direkt vid ankomstregistreringen av leverantörsfakturan mot momskontot för ingående affårsmoms. Vid vår granskning har vi noterat att saldon på konton för ingående och utgående moms inte omförs till ett momsredovisningskonto vmje månad. Detta medför en risk för att moms bokförs på momskonton efter det att månadens momsdeklaration gjotis och kommunen därmed missar att deklarera moms bokförd vid ett senare tillfälle. Vi rekommenderar däjför att kommunen vmje månad omför periodens boliförda moms från respektive momskonto till ett momsredovisningskonto. På så sätt kan kommunen lättare stänuna av att momskontona vid utgången av vmje månad endast består av moms boliförd den aktuella perioden. Detta genom att ingående saldo vmje månad ska vara noll på respektive momskonto. 7.5 Redovisning och hantering av ingående moms i blandad verksamhet Blandad verksamhet avser verksamhet som är både skattepliktig och skattefri. I Nora kommun aktualiseras blandad verksamhet i turistbyrån och i biblioteket KPMG AB, the Swedish memberfirm of KPMG International, 5

8 Ingående moms på kostnader i blandad verksamhet som inte går att hänföra till enbart den skattepliktiga eller den skattefria delen ska fördelas efter skälig grund i de olika mervärdesskattesystemen. Exempel på kostnader vars ingående moms kan vara aktuella att fördela med fördelningsnyckel är administrations- och lokalkostnader. Dokumentation ska finnas som styrker fördelningsgrunden. Beräkningsgrunden bör kontinuerligt ses över och uppdateras om verksamhetens inriktning förändras. I kommunen görs ingen fördelning av ingående moms på gemensamma kostnader för turistbyrån och biblioteket. All ingående moms på sådana gemensamma kostnader redovisas som "Ludvikamoms". Vi rekommenderar att kommunen ser över vilka inköp som är gemensammaför den skattepliktiga och den skattefria delen av kommunens verksamhet och i tillämpliga fall upprättar fördelningsnycklar. 7.6 Granskning av att samtliga perioder deklarerats och finns med i kommunens bokföring Stickprov har skett på väsentliga momskonton där vi konstaterat att samtliga perioder (april mars 2013) finns med i redovisningen och deklarerats. Våtiförslag är att en avstämningsrutin införs där man på ett överskådligt sätt kan se vilka belopp som redovisats per månad (se avsnitt 6.4 avseende momsomföring månadsvis). Detta skulle vara ett led i att stärka den interna kontrollen i momshanteringen. Vi konstaterar att deklaration och betalning skett i rätt tid efter att ha granskat skattekontoutdrag för perioden. 7.7 Avstämning utgående moms mot omsättning l Nora kommun sker ingen avstämning mellan redovisad omsättning och redovisad utgående moms i den skattepliktiga verksamheten. Omsättningen räknas ut enligt den så kallade baklängesmetoden (utgående moms/aktuell momssats). Detta är ett förfarande som många kommuner använder. Orsaken till att denna avstämning inte görs i Nora kommun är att skatteplitig och skattefri omsättning bokförs på gemensamma konton i kontoplanen. Vi rekommenderar kommunen att boliföra skattepliktig och skattefri omsättning på separata konton så att avstämning mellan omsättningskonton och boliförd utgående moms möjliggörs. 7.8 Granskning av efterlevnad vad gäller avdragsregler för ingående moms Granskningen har utförts genom stickprov på konton för representation, leasing och köp av personbilar samt avdrag för ingående moms vid förskottsbetalningar. I detta sammanhang vill vi framföra vikten av att de personer som bokför och attesterar fakturor :far nödvändig utbildning vad gäller hanteringen av de gällande avdragsreglerna för ingående moms Representation Enligt gällande regler medges avdrag för ingående moms vid måltidsrepresentation exklusive alkohol med maximalt l 0,80 kr per person. Detta gäller både vid intern och extern representation. 6

9 Några specifika momsregler finns inte, utan avdragets storlek styrs av inkomstskattelagens regler. Granskningen omfattar fakturor med belopp över 3 tkr. För att bedöma hur stor del av den ingående momsen som är avdragsgill är det ett krav att det på fakturan eller underlag framgår deltagare och syftet med representationen. Eventuella kringkostnader vid personalfester skall också klmi framgå då avdraget i dessa fall kan bli större. Resultatet av granskningen är att kommunen i de flesta fall gjort korrekt avdrag för ingående moms. Dock har vi noterat att uppgift om deltagare saknas i vissa fall. Vi rekommenderar kommunen att se över rutinen vad gäller uppgiftslämnande om deltagare vid såväl intern som extern representation för att säkerställa rätt momsavdrag Bidrag för bostadsanpassning Enligt gällande regler är ingående moms för kostnader som avser bostadsanpassning ej avdragsgilla. Nora kommun erhåller inga bostadsbidrag eftersom den kommungemensamma nämnd- och förvaltningsorganisationen Berglagens Miljö- oh Byggförvaltning (BMB) ombesörjer bostadsanpassningar i Nora kommun. Det är därför BMB som erhåller bostadsbidrag för bostadsanpassningar som sker i kommunen. Fakturorna från BMB till Nora kommun är utan ingående moms. På grund av ovanstående aktualiserades inte granskning av kommunens momshantering på bostadsanpassningsbidrag Leasing och köp av personbil Enligt gällande regler medges ej avdrag för ingående moms vid köp av personbil (gäller även vid lösen av tidigare leasad bil) samt endast avdrag för halva momsen vid leasing av personbil. Granskning har skett av samtliga inköp av personbilar och lastbilar samt poster över 5 tkr bokförda mot kostnadskontot för billeasing under perioden. Kommunen har under perioden köpt in en bil som är att klassificera som lastbil i mervärdesskattehänseende eftersom förarhytten utgör en separat karosserienhet Kommunen har gjort avdrag för hela ingående momsen, vilket är korrekt då avdragsbegränsningar ej gäller vid inköp av lastbilar. Vid granskningen har vi dock noterat en faktura avseende lösenkredit för en leasingbil. Fakturan avser lösen av en leasingbil som sedan direkt sålts vidare med hjälp av Autoplan. Lösenkrediten utgör en separat affårshändelse, vilken är att betrakta som inköp av personbil. Dänned medges ej avdrag för den ingående momsen på lösenkrediten. Kommunen har gjmi avdrag för hela den ingående momsen på leverantörsfakturan. Vi rekommenderar kommunen att rätta det felaktigt gjorda momsavdraget på lösenkrediten. I övrigt är granskade transaktioner avseende leasingavgifter korrekt hanterade i momshänseende Förskottsbetalningar Med förskottsbetalning avses betalning före leverans. Ett exempel på förskott är hyra som betalas före hyresperiodens slut. Vid förskottsbetalning där det klart fi amgår vilken vara eller tjänst som avses skall momsavdraget ske i den månad betalning sker. Nora kommun bokför ingående moms på förskottsfakturor i den månad fakturan ankommer. Vi har översiktligt granskat ett antal fakturor för lokalhyra avseende verksamhetslokaler. Förskottsbetalda lokalhyror faktureras kommunen 7

10 en månad före den period lokalhyran avser. Fakturans förfallodatum infaller samma månad som fakturadatumet, vilket gör att fakturamånad och betalningsmånad sammanfaller. Momsavdraget sker därmed i rätt period Fastighetsupplåtelser Enligt huvudregeln är upplåtelse av nyttjanderätt till fastighet i form av exempelvis uthyrning undantagen från skatteplikt. Det finns dock möjlighet att ansöka om frivillig skattskyldighet hos skatteverket för vissa fastighetsupplåtelser. Kommunala verksamhetsfastigheter, idrottsanläggningar, hyresbostäder etcetera ägs av de kommunala fastighetsbolagen Nora utveckling AB och Narabostäder AB. Enligt uppgift från kommunen aktualiseras därför inte fastighetsupplåtelser i Nora kommun. På grund av ovanstående aktualiserades inte granskning av kommunens momshantering vid fastighetsupplåtelser. KPMG, dag som ovan Sofia Mårtensson Charlotta Ekman Revisor Auktoriserad revisor 2013 KPMG AB, the Swedish memberfirm ofkpmg International, 8