Revisionsrapport. Granskning av. Intern kontroll vid ansökan om särskild ersättning. Arvika kommun. December Henrik Bergh

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Revisionsrapport. Granskning av. Intern kontroll vid ansökan om särskild ersättning. Arvika kommun. December 2005. Henrik Bergh"

Mats Hedlund
för 8 år sedan
Visningar:

1 Revisionsrapport Granskning av Intern kontroll vid ansökan om särskild ersättning Arvika kommun December 2005 Henrik Bergh

2 1. GRANSKNINGSOMRÅDE BAKGRUND SYFTE METOD OCH OMFATTNING SAMMANFATTNING ALLMÄNT BARN OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN SOCIALFÖRVALTNINGEN SYNPUNKTER...3

..2 5.1 ALLMÄNT...2 5.2 BARN OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN.

3 1. Granskningsområde Vi har på uppdrag av de valda revisorerna i Arvika kommun granskat rutinerna vid ansökan om särskild ersättning. 2. Bakgrund När kommunernas avdragsrätt för skattefri verksamhet infördes 1991 var utgångspunkten att förändringen skulle vara ekonomiskt neutral för staten och att avdrag för denna moms gjordes i det så kallade kommunkontosystemet. Därefter har det införts en särskild ersättning från kommunkontosystemet för dolda momskostnader som kommuner och landsting inte kunnat få tillbaka inom det ordinarie momssystemet. Fram till år 2002 finansierades kommunkontosystemet genom att kommuner och landsting betalade in särskilda avgifter. Från och med år 2003 sker finansiering direkt av staten genom avdrag på statsbidraget och samtidigt infördes möjlighet för skattemyndighet att genomföra skatterevision samt kräva återbetalning och utdöma straffränta om kommunerna på felaktiga grunder söker särskild ersättning. Ansökan om särskild ersättning kan upprättas varje månad eller också kvartalsvis om kommunen väljer detta alternativ. 3. Syfte Ansökan om särskild ersättning omfattar stora belopp och det är därför väsentligt att rutinerna är ändamålsenliga och uppfyller kraven på en god intern kontroll. Granskningen syftar till att pröva om tillämpade rutiner uppfyller kravet på ändamålsenlighet och god intern kontroll. 4. Metod och omfattning Intervjuer har skett med berörda handläggare och kontroller har utförts mot redovisning och verifikationer samt ansökningsunderlag för år 2004 och För vissa verksamheter har även tidigare redovisningsår kontrollerats. Kontroll av rutiner för särskild ersättning har inriktats mot barn och utbildningsförvaltningen samt socialförvaltningen. 1

4 5. Sammanfattning 5.1 Allmänt Handläggare på respektive förvaltning tar fram ett underlag för ansökan om ersättning varje månad. Detta underlag lämnar berörda handläggare sedan ner till ekonomikontoret som därefter sammanställer en ansökan om ersättning till skattemyndigheten i Ludvika. Vid vår granskning enligt nedan har vi uppmärksammat att kommunen missat att söka ersättning om sammanlagt cirka kronor. Detta belopp kan återfås genom att ekonomikontoret upprättar en retroaktiv ansökan om ersättning. 5.2 Barn och utbildningsförvaltningen För att underlätta ansökan om ersättning så har barn och utbildningsförvaltningen utnyttjat möjligheten att aktivitetskontera bidragsberättigade fakturor. Varje månad läser sedan handläggare av saldot på aktivitetskontot och utifrån detta upprättas ett underlag för ansökan om särskild ersättning. Risken med detta system är att man vid konteringstillfället missar att aktivitetskontera fakturan och då kommer denna inte med i ansökan. Bland annat av detta skäl bör handläggare varje år göra en slutlig kontroll via kostandsslagsrapport köp av tjänster i syfte att säkerställa att samtliga fakturor medtagits i ansökan. Vid vår kontroll av redovisningen har vi noterat att man missat att söka särskild ersättning till ett belopp om avseende inköp av skolläkartjänster. Man har inte heller sökt ersättning för vissa fakturor avseende komvux och yrkesteknisk utbildning till ett belopp som hittills uppgår till cirka kronor. Enligt handläggare beror detta på att man felaktigt fått information om att fakturor från utbildningsföretag som innehåller lönekostnader inte skulle berättiga till särskild ersättning. Förvaltningen bör upprätta underlag för en retroaktiv ansökan om ersättning för ovanstående belopp. 5.3 Socialförvaltningen Handläggare på socialförvaltningen söker fram underlag till ansökan om särskild ersättning via kontroll av redovisningen inom vissa enheter och verksamheter där man vet att denna typ av bidragsberättigade kostnader och fakturor bokförs i ekonomisystemet. Vissa fakturor registreras direkt i ett försystem till ekonomisystemet. Via särskilda förprogrammerade besluts koder är denna redovisning länkad till ekonomisystemets kontoplan. Vid kontroll av särskild ersättning har vi uppmärksammat att kostnader för inköp av sjukvård till äldreomsorgen via bemanningsföretag inte medtagits i ansökan vilket i sin tur beror på att denna verksamhet inte funnits med i den förteckning som handläggare använder vid ansökan om ersättning. Efter vår granskning så har socialförvaltningen tagit fram ett underlag för retroaktiv ansökan för denna del om sammanlagt kronor. Vi har också uppmärksammat förvaltningen på att särskild ersättning kan sökas för köpt verksamhet

Vid vår granskning enligt nedan har vi uppmärksammat att kommunen missat att söka ersättning om sammanlagt cirka 700 000 kronor.

5 avseende personlig assistent. Efter vår granskning så har socialförvaltningen tagit fram ett underlag för retroaktiv ansökan för denna del om sammanlagt kronor. Vi har också informerat om möjligheten att söka särskild ersättning på de fakturor som försäkringskassan debiterar kommunen för 20 första timmarna avseende personligassistent under förutsättning att denna tjänst utförts av ett företag/näringsidkare som godkänts av försäkringskassan via särskilt beslut (kopia skickas till kommunen). Efter vår granskning så har förvaltningen påbörjat en kontroll i denna del men resultatet var inte klart vid rapportskrivning. Vid kontroll av 18 % ersättning för omsorgslokaler så har vi uppmärksammat ansvariga handläggare på förvaltningen att hyreskostnaden måste bokföras som en kostnad i kommunens redovisning för att på ett mer korrekt sätt uppfylla regelverket vid ansökan om särskild ersättning. 6. Synpunkter Vår bedömning är att den interna kontrollen i stort är tillfredställande men Barn- och Utbildningsförvaltningen samt Socialförvaltningen bör framöver uppmärksamma och försöka eliminera risken för att ersättningsberättigade kostnader inte kommer med i ansökan. Efter genomförd granskning vill vi därför redovisa följande synpunkter: Vi föreslår att ansvariga handläggare på respektive förvaltning genomför en halvårsvis eller årlig slutkontroll av aktuella verksamhetskonton. Detta kan förslagsvis ske genom kontroll mot kostnadsslag köp av verksamhet i syfte att säkerställa att samtliga ersättningsberättigade kostnader har medtagits i ansökan. Berörda förvaltningar bör upprätta och till ekonomikontoret lämna ner underlag för en ansökan om retroaktiv ersättning inom de områden som redovisats i denna revisionsrapport. Socialförvaltningen bör uppmärksamma kravet på att hyreskostnader för omsorgslokaler blir kostnadsbokförda i kommunens redovisning för att uppfylla regelverket kring ansökan om särskild ersättning.

denna tjänst utförts av ett företag/näringsidkare som godkänts av försäkringskassan via särskilt beslut (kopia skickas till kommunen).

Relevanta dokument

Rutiner och intern kontroll vid ansökan om särskild ersättning

Revisionsrapport Rutiner och intern kontroll vid ansökan om särskild ersättning Marks kommun November 2009 Henrik Bergh Innehållsförteckning 1 Uppdrag och genomförande... 3 2 Bakgrund... 3 3 Revisionsfråga...