Kommunrevisionen i Åstorp ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV HANTERING AV MERVÄRDESSKATT

Transkript

1 ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV HANTERING AV MERVÄRDESSKATT Bengt Sebring, ordf Tord Sturesson, 1:e v ordf Stig Andersson, 2:e v ordf Nils Persson Ulf Persson Sida: 1

2 Sammanfattning Inledning Syfte Genomförande och arbetsmetodik Hanteringen av mervärdesskatt Gemensamt om förvaltningarnas hantering av inkommande fakturor Mervärdesskattelagen (1994:200), ML Allmänt Samhällsbyggnadskontoret Kommunledningskontoret Lag (1995:1518) om mervärdesskattekonton för kommuner och landsting Lagbestämmelser Hantering av handlingar för återbetalning från kommunkontosystemet Rutiner för hantering av mervärdesskatt enligt ML och kommunkontosystemet.11 Sida: 2

3 Sammanfattning Åstorps kommun redovisar årligen betydande belopp avseende mervärdesskatt gjorde kommunen avdrag för ingående mervärdesskatt i sina skattedeklarationer med totalt kr avseende den mervärdesskattepliktiga verksamheten. Kommunen har vidare under 2004 fått kompensation från kommunkontosystemet med kr för ingående mervärdesskatt för sin mervärdesskattefria verksamhet samt kompensation med kr för upphandling/bidragsgivning avseende bl.a. sjukvård, tandvård, social omsorg och utbildning. Den utgående momsen för samma period uppgick till kr. Nedan anges de viktigaste slutsatserna och rekommendationerna med anledning av den utförda granskningen. Oaktat vad som anförts nedan bedöms kommunens hantering av mervärdesskatt ha fungerat genom ansvariga tjänstemäns engagemang och sökande av information. Ut- respektive ingående mervärdesskatt har redovisats vid felaktig tidpunkt. Orsaken beror på bristande överensstämmelse mellan mervärdesskattelagen (1994:200) och lagen (1997:614) om kommunal redovisning vad gäller tidpunkten för redovisning för ut- resp. ingående mervärdesskatt. Ändringar bedöms inte nödvändiga i avvaktan på ny lagstiftning. En sammanfattande manual för hantering av mervärdesskatten saknas dock liksom rutiner för en systematisk uppföljning av hanteringen av mervärdesskatt. Bristen på manual medför risk för fel och ökar risken för fel när erfaren personal som kan hantera mervärdesskatteredovisningen slutar. Det rekommenderas därför att kommunen utarbetar en sammanfattande mervärdesskattemanual för att säkerställa hanteringen av mervärdesskatten och dessutom inför rutiner för uppföljning. Vidare bör kommunen årligen göra en genomgång av vilka förändringar respektive ny-, till- eller ombyggnader som eventuellt kan ha inträffat under året avseende särskilt boende enligt SOL respektive LSS. Sida: 3

4 1 Inledning 1.1 Syfte Ernst & Young har fått i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna att granska rutinerna för hantering av mervärdesskatt. Syftet med granskningen är att göra en översiktlig granskning av momsrutiner inom kommunen genom intervjuer med ekonomipersonal samt genomgång av manualer/policies, skattedeklarationer mm. 1.2 Genomförande och arbetsmetodik Granskningen har skett med utgångspunkt för de förhållanden som gällde under år Granskningen har inneburit analys av gällande rutiner med avseende på hanteringen av mervärdesskatt. Bedömningen har gjorts såväl med avseende tillämpningen av mervärdesskattelagen (1994:200) som lagen (1995:1518) om kommunkonton. En del i granskningen har varit att följa upp att kommunen har tillgodoräknat sig de möjligheter till bidrag som finns från kommunkontot vid upphandling av i sig mervärdesskattefria tjänster. Upplysningar om verksamheten har inhämtas vid möte med redovisningsekonomen Håkan Jönsson och den person som har den största kunskapen om redovisningen i skattedeklarationen, Annika Hansson, båda på Kommunledningskontoret, samt möte med handläggare, Ulrika Håkansson, på Samhällsbyggnadskontoret. 2 Hanteringen av mervärdesskatt Kommunen har att hantera mervärdesskatt i två olika egenskaper dels som slutlig förbrukare av varor och tjänster, och dels som säljare av skattepliktiga varor eller tjänster. Detta innebär att kommunen måste hantera två olika regelsystem avseende mervärdesskatten, mervärdesskattelagen ML (1994:200), och lag (1995:1518) om mervärdesskattekonton för kommuner och landsting, det s.k. kommunkontosystemet (även kallat Ludvikamoms). Nedan har kommunens hantering av mervärdesskatt redovisats i två separata avsnitt, dels avsnitt 3 avseende hanteringen enligt ML och dels avsnitt 4 avseende hanteringen vid begäran om återbetalning från kommunkontosystemet. 2.1 Gemensamt om förvaltningarnas hantering av inkommande fakturor Fakturan ankomstregistreras på respektive ankomstställe inom förvaltningarna, exempelvis socialkontor. Den attesteras, konteras och arkiveras också på samma ställe. Moms bokförs på konto 1671 affärsmoms, dvs. mervärdesskatt som ska redovisas enligt allmänna regler i Sida: 4

5 skattedeklaration, samt på 1677 Ludvikamoms, dvs. mervärdesskatt som återbetalas till kommunen genom kommunkontosystemet. Kommunens affärsmoms uppgick under 2004 till kr, dvs. kommunen har dragit av beloppet som ingående mervärdesskatt i skattedeklarationerna enligt bestämmelserna i ML. Kommunens Ludvikamoms uppgick under 2004 till kr vilket belopp kommunen återfått genom kommunkontosystemet. Dessutom har kommunen erhållit återbetalning från kommunkontosystemet med totalt kr för tjänster som kommunen upphandlat inom vård, utbildning och omsorg (schablonberäknad mervärdesskatt). Totalt har kommunen återfått kr via kommunkontosystemet. Utgående moms har totalt debiterats med kr under Mervärdesskattelagen (1994:200), ML 3.1 Allmänt ML reglerar i vilka fall kommunen skall redovisa utgående mervärdesskatt, dvs. på egen försäljning till utomstående. Som utomstående i detta sammanhang räknas även kommunala bolag och exempelvis stiftelser med kommunen som initiativtagare. Vidare reglerar ML rätten till avdrag för ingående mervärdesskatt. Om en verksamhet endast delvis medför skattskyldighet för mervärdesskatt sker avdrag enligt följande: Fullt avdrag medges för ingående mervärdesskatt på förvärv som helt avser den del av verksamheten som medför skattskyldighet/rätt till återbetalning enlig ML. Inget avdrag medges för ingående mervärdesskatt som helt avser den del av verksamheten som inte medför skattskyldighet/rätt till återbetalning. För gemensamma förvärv, dvs. anskaffningar som ska användas eller förbrukas i båda verksamhetsgrenarna (gemensamma kostnader) ska den ingående mervärdesskatten bestämmas genom uppdelning efter skälig grund. ML anger även vid vilken tidpunkt ingående respektive utgående mervärdesskatt ska redovisas i skattedeklarationen. Kommunerna är bokföringsskyldiga enligt lagen (1997:614) om kommunal redovisning. Bokföring och redovisning skall ske på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. Enligt 8 nämnda lag skall bokföring av kontanta in- och utbetalningar ske senast påföljande arbetsdag. Andra ekonomiska händelser innefattande kredittransaktioner skall bokföras så fort det kan ske. Sistnämnda händelser får bokföras senare om det finns särskilda skäl eller är förenligt med god redovisningssed. Vår granskning har inte påvisat några felaktigheter betr tidpunkten för redovisning av mervärdesskatt. 13 kap. ML innehåller bestämmelser som anger vid vilken tidpunkt redovisning skall ske av ut- resp. ingående mervärdesskatt. Tidpunkten för redovisningen knyter an till bokföringslagens (1999:1078) bestämmelser och vad som är god redovisningssed. Sida: 5

6 Särskilda regler gäller för redovisningen av ut- respektive ingående mervärdesskatt för dem som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen. Detta gäller således kommuner, eftersom dessa inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagens bestämmelser men väl enligt lagen (1997:614) om kommunal redovisning. För kommuner gäller enligt de särskilda reglerna i ML att tidpunkten för redovisning av utgående skatt skall ske när varan eller tjänsten har levererats respektive tillhandahållits enligt avtalet med köparen. Upprättande och avsändande av faktura samt bokföring av denna saknar därför betydelse för kommunen när det gäller redovisningen av utgående mervärdesskatt. Bestämmelserna i ML innebär att tidpunkten för redovisningen av den ingående mervärdesskatten inträder för kommunen då leverantören har fullgjort sitt åtagande enligt avtalet med kommunen och inte när kommunen bokför från leverantören erhållen faktura. Iakttagelser och bedömning Kommunen har redovisat ingående och utgående mervärdesskatt till Skatteverket för sent i förhållande till vad som anges i 13 kap. ML. Felaktigheten skulle i princip kunna medföra påförande av skattetillägg och kostnadsränta. Den bristande överensstämmelsen är känd sedan flera år tillbaka. Regeringen har dock ännu inte vidtagit några åtgärder att anpassa de båda lagarna. Översyn sker för närvarande i Finansdepartementet av redovisningsreglerna för mervärdesskatt inom ramen för arbetet med en EG-rättslig anpassning av mervärdesskatten (SOU 2002:74). Ännu har dock inga förändringar genomförts. Min bedömning är att det i dagsläget inte finns någon anledning för kommunen att ändra principerna för redovisning av mervärdesskatt i nu berört avseende, eftersom särskilda redovisningsrutiner skilda från grundbokföringen då skulle behöva införas. Utvecklingen på området behöver dock bevakas. Samhällsbyggnadskontoret och kommunledningskontoret är de förvaltningar som hanterar den största delen av kommunens momspliktiga fakturering och som därmed även drar av ingående mervärdesskatt enligt ML (konto 1671 affärsmoms ). Nedanstående avsnitt avser därför rutinerna för redovisning av mervärdesskatt enligt ML i nämnda förvaltningar. 3.2 Samhällsbyggnadskontoret Verksamheten i samhällsbyggnadskontoret är uppdelad på tre olika grenar Anslagsfinansierad verksamhet Affärsadministrativa (VA), och Exploateringsverksamhet. Samhällsbyggnadskontoret handlägger också administrationen åt Byggnadsnämnden.. Den huvudsakliga delen av kommunens mervärdesskattepliktiga omsättning består i fakturering av VA-avgifter. Sida: 6

7 Fakturering av VA-avgifter till större kunder månadsvis ombesörjs direkt av Samhällsbyggnadskontoret. Fakturering till mindre förbrukare sker en gång i kvartalet varvid underlaget för faktureringen framställs på Samhällsbyggnadskontoret och skickas via fil till Posten som sedan trycker och skickar ut fakturorna. Det är i stort sett endast på affärsadministrativa delen inom Samhällsbyggnadskontoret som bokföring sker av ingående mervärdesskatt på konto 1671, affärsmoms. Mervärdesskatten på kostnader som avser övriga delar av Samhällsbyggnadskontoret bokförs följaktligen på konto 1677 Ludvikamoms. Fördelning av mervärdesskatt på gemensamma kostnader, dvs. kostnader som avser både mervärdesskattepliktig och mervärdesskattefri verksamhet görs endast på samhällsbyggnadskontoret. Mervärdesskatten på sådana kostnader som bedöms som gemensamma för alla tre verksamhetsgrenarna fördelas med en tredjedel på varje gren. Kommunens anställda har möjlighet att få viss information om hanteringen av mervärdesskatt i Ekonomihandbok Åstorps kommun Ekonomihandboken saknar dock heltäckande information, exempelvis saknas information om avdragsförbudet för mervärdesskatt på inköp av personbil, dvs. bil (ej flak) som väger mindre än 3500 kg. Ekonomihandboken saknar även uppgift om begränsning i avdragsrätt för mervärdesskatt på representationskostnader. Information om avdragsrätt för representationskostnader har dock lagts ut på kommunens Intranät. Det är i princip upp till den enskilda handläggaren att söka information om vad som gäller avseende mervärdesskatt i pärmar, Intranät eller på annat sätt. Vid ett stickprov av hur avdragsförbudet avseende mervärdesskatt på personbil efterlevts har kunnat konstateras att mervärdesskatt felaktigt dragits av på förvärv av sådan bil. Bedömning Den som f n handlägger mervärdesskatten på samhällsbyggnadskontoret har aktivt sökt information om hur mervärdesskatten ska hanteras. Avsaknaden av samlad manual och rutiner avseende hantering av mervärdesskatt medför dock risk för fel. Kommunen bör därför upprätta en samlad manual. 3.3 Kommunledningskontoret På kommunledningskontoret framställs fakturor med mervärdesskatt för övrig verksamhet. Inför faktureringen mottas information från respektive förvaltning med uppgift om fakturering ska ske med moms eller inte. Utgående moms redovisas på kontona 2611 (25 %), 2621 (12 %) och 2631 (6 %). Det är även kommunledningskontoret som sköter kommunens mervärdesskatteredovisning. Vid redovisning av mervärdesskatt i skattedeklarationen hämtas beloppen från konto 1671 affärsmoms och konton för utgående mervärdesskatt. Den som hämtar siffrorna från de olika kontona reagerar om beloppen är alltför avvikande mot vad som är normalt och ringer då upp ansvarig avdelning för att kontrollera per telefon att det inte rör sig om en felregistrering. Avstämning mot fakturabelopp görs dock inte på kommunledningskontoret. Sida: 7

8 4 Lag (1995:1518) om mervärdesskattekonton för kommuner och landsting 4.1 Lagbestämmelser Mervärdesskatt som inte får dras av enligt ML redovisas istället till Skatteverket, Huvudkontoret i Ludvika inom ramen för kommunkontosystemet. Fr.o.m gäller att en prövning i varje enskilt fall måste ske om ingående mervärdesskatt på kommunens anskaffningar skall redovisas i mervärdesskattesystemet genom skattedeklaration eller via kommunkontosystemet. En felaktig redovisning innebär att kommunen får betala en kostnadsränta i det ena systemet men erhåller en intäktsränta i det andra systemet. Kostnadsräntan är emellertid högre än intäktsräntan, varför det är angeläget ur kostnadssynpunkt att en korrekt redovisning sker. Vidare kan kommunen få viss ersättning för schablonberäknad mervärdesskatt med 5, 6 respektive 18 procent på kostnader för upphandling av verksamhet inom sjukvård, tandvård, social omsorg, utbildning samt 18 % på hyra avseende boendeformer enligt 5 kap. 5 andra stycket och 5 kap. 7 tredje stycket socialtjänstlagen (SOL) samt 9 8 och 9 lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). 4.2 Hantering av handlingar för återbetalning från kommunkontosystemet Ansökan om utbetalning från kommunkontosystemet fylls i av två tjänstemän på kommunledningskontoret. Utbetalningen signeras av redovisningsekonomen. Den som är ansvarig för redovisning av mervärdesskatt enligt ML i skattedeklarationer fyller i den del av ansökan som avser ingående mervärdesskatt för skattefri verksamhet. Redovisningsekonomen beräknar och för in belopp i ansökan som avser återbetalning av schablonberäknad mervärdesskatt för vissa bidrag och upphandlade tjänster (5, 6 och 18 %). Ansökan om kompensation skickas därefter in till skattekontoret i Ludvika omkring den 16:e månaden efter den återbetalningsgrundande månaden. Årsuppgift, dvs. uppgift om ingående mervärdesskatt som berättigar till ersättning och uppgift om schablonberäknad mervärdesskatt, lämnas av redovisningsekonomen. Gemensamma kostnader Som beskrivits ovan begär en kommun tillbaka mervärdesskatt dels genom skattedeklaration (ML:s regler) och dels genom kommunkontosystemet. Den mervärdesskatt som avser kostnader för den mervärdesskattepliktiga verksamheten dras av i skattedeklaration medan ingående mervärdesskatt för den mervärdesskattefria verksamheten (vård, omsorg, skola) återfås via kommunkontosystemet. Beträffande mervärdesskatt på kostnader som är gemensamma för både den mervärdesskattepliktiga och den mervärdesskattefria delen, exempelvis administrationskostnader, ska fördelning ske efter skälig grund. Enligt uppgift sker fördelning av mervärdesskatt på kostnader som är gemensamma för både mervärdesskattefri och mervärdesskattepliktig verksamhet endast inom Samhällsbyggnadskontoret. Rent teoretiskt bör det kunna finnas sådana gemensamma Sida: 8

9 kostnader även i andra förvaltningar, exempelvis på Kultur- och fritidskontoret som både har mervärdesskattefri verksamhet och mervärdesskattepliktig verksamhet. Bedömning Åstorps kommun bör utreda i vilken mån det finns gemensamma kostnader som borde fördelas efter skälig grund mellan de båda mervärdesskattesystemen Anskaffningar som berättigar till ersättning från kommunkontot, dvs. anskaffningar av mervärdesskattefria tjänster bokförs i sin helhet på resp. utgiftskonto. Schablonberäknad mervärdesskatt Vid genomgång av hur uppgifterna tagits fram för schablonberäknad mervärdesskatt visades vilka kontroller som gjordes för att få fram korrekt underlag. Avstämning och kontroll görs manuellt kontovis. Avstämning av exempelvis kontot Försörjningsstöd sker genom genomgång av respektive underliggande faktura eftersom kontot erfarenhetsmässigt kan innehålla både belopp som medger återbetalning genom schablonberäkning av mervärdesskatt och belopp för vilken sådan schablonberäkning inte är tillåten. Enligt uppgift har ansvarig tjänsteman troligen hämtat information om reglerna från hemsidan för Sveriges Kommuner och Landsting. Bedömning Den nuvarande kontrollen sker manuellt och förefaller utföras noggrant. Eftersom rutinbeskrivningar saknas är den dock helt beroende på att hanteringen görs av personal med kunskap om systemet och om reglerna. Särskilda boendeformer En kommun har rätt till återbetalning från kommunkontosystemet för sådan mervärdesskatt som är hänförlig till kostnader avseende boendeformer SOL och LSS. I den mån en kommun hyr sådana bostäder från annan fastighetsägare/kommunalt bolag har kommunen rätt till kompensation med 18 % av lokalkostnaden. Åstorps kommun äger inte några egna fastigheter utom gator mm (dvs. infrastruktur) och VAverksamhetens anläggning. Övriga fastigheter som används i kommunal verksamhet ägs av de kommunala bolagen, Björnekulla Fastighets AB (BFAB) och AB Kvidingebyggen. Åstorps kommun hyr bostäder för insatser enligt SOL och LSS från BFAB. Den som redovisar begäran om återbetalning av schablonberäknad mervärdesskatt har fått uppgift om att Åstorps Kommun har rätt till återbetalning från kommunkontosystemet med 18 % på hela eller del av hyreskostnaderna enligt följande fördelning, som enligt uppgift troligen fastställts omkring Hyrda bostäder för SOL och LSSändamål % av hyran Rosa Villan 100 Rågen villan 100 Höken 100 Backsippan 100 Rönnåsen 59 Vidåsen 38 Sida: 9

10 Den tjänsteman som redovisar begäran om återbetalning från kommunkontosystemet har dock inte fått uppgift om hur ovanstående fördelning har fastställts eller om eventuellt förändringar kan ha skett efter det fördelningen fastställts. Troligtvis innebär fördelningsnyckeln för exempelvis Rönnåsen att 59 % avser avdelningar där man har bemanning och där kommunbeslut finns om särskilt boende enligt SOL och LSS, och resterande 41 % avser ordinära servicelägenheter där återbetalning från kommunkontosystemet inte är tillåten. Totala hyrorna för särskilt boende enligt SOL och LSS uppgick under 2004 till kr, baserat på ovanstående fördelningsnyckel. Kommunen har för nämnda boende begärt återbetalning från kommunkontosystemet för schablonberäknad mervärdesskatt med 18 % på kr eller totalt kr. Bedömning Rimligtvis bör vissa förändringar ha inträffat sedan procentfördelningen fastställdes omkring Om förändringar inträffat sedan fastställandet kan det ha till följd att kommunen antingen har möjlighet att återkräva ytterligare belopp från kommunkontosystemet eller att kommunen eventuellt begär tillbaka för höga belopp från kommunkontosystemet. Genomgång bör ske årligen med företrädare från BFAB om vilka förändringar och ny-, tilleller ombyggnader som eventuellt kan ha inträffat under året av ovanstående bostäder. Ytterligare en utgångspunkt för den diskussionen måste vara uttryckliga beslut om att inrätta bostäder enligt SOL och LSS som kommunen fattat. Tidpunkt för begäran om återbetalning Ansökan om ersättning från Skatteverket i Ludvika ska ha inkommit till myndigheten senast andra året efter utgången av det kalenderår som ansökan avser. Ansökan kan lämnas för en kalendermånad eller för tre på varandra följande kalendermånader. Den tidigaste tidpunkten att lämna en ansökan är efter utgången av ersättningsperioden. Kommunen får betala en kostnadsränta till SKV om ett för högt belopp återbetalats från SKV. I Ludvika. Bedömning För att vinna räntefördelar kan ansökan lämnas så snart möjligt efter utgången av ersättningsperioden förutsatt att det då finns ett tillförligt underlag för redovisningen. Rättelse kan dock göras i efterhand om det erfordras. Mot bakgrund av detta kan konstateras att en snabb hantering medför räntefördelar för kommunen. Åstorps kommun sänder oftast in ansökan om återbetalning ca 15-16:e i efterföljande månad vilket är en klar fördel ur räntesynpunkt. Inlämnandet förefaller dock bero helt på enskildas initiativ. Inlämningsdagen bör därför även säkerställas genom en manual och handläggningsrutin vilket skulle medföra att nyanställd eller vikarierande personal som hanterar begäran om återbetalning från kommunkontosystemet lämnar ansökan så snabbt som möjligt. Sida: 10

11 a ERNST& YOUNG 5 Rutiner för hantering av mervärdesskatt enligt ML och kommunkontosystemet Det har hmgatt att diskussioner f&s löpande inom olika förvaltningar om hur mervärdesskatt i vissa specifika situationer ska hanteras, Resultatet av dessa diskussioner har dock inte samlats p& ett och samma ställe, Kommunen har inte dgon manual för hanteringen av mervärdesskatten. Inte heller forefaller det finnas någon form av "momslathund" for de olika kommunala verksamhetema En övergripande överblick och intern kontroll över mervardesskatteredovisningen saknas. Systemet $r följaktligen helt beroende p& de enskilda medarbetarnas kunnande och intresse. Om &gon nyanstald eller vikare skulle ersatta den personal som nu hanterar mervärdesskatt finns risk fir större felaktigheter. Det är onskvart att kommunen upprättar en sammadattande manual med rutiner för hantahg av mervärdesskatt med anvisningar av när olika uppgifter ska lärnnas och kontroller som bör utforas. Komnunen erhaller da en god övmblick över den sammantagna mervärdaskattesituationen inom sina verksamhetsomraden. Behovet av manualer i sy& att säkerstalla hanteringen av merviirdesskatt har okat fr.0.m di sanklionsavgifter i fonn av kostnadsriinior har införts i kornmunkantusystemet vid en felaktig redovisning. Dessutom medför skatternyridigheternas på senare åren mer fiskala inställning avseende skattetilligg bl, a. gentemot kommuner också att kraven pil säkerstäilda mervärdesskattenitiner ökar. Vidare bör kommunen årligen göra en genomgång med fixetradarc från BFAB om vi1 ka förändringar och ny-, till- eller ombyggnader som eventuellt kan ha intriffit under het avseende särskilt boende enligt SOL respektive LS S. Pil s& satt undviks att kommunen begiir för lag eller för hög hterbetalning Min kommunkontosystemet. Astorp den 22 oktober Franciska Pettersh skattejinist GRANSKNINGSRAPPORT Sida: 11