Expertgruppen för fastighetsfrågor

Transkript

1 Minnesanteckningar Expertgruppen för fastighetsfrågor Dag: Tisdagen den 12 maj 2015 Tid: kl 10:00 15:00 Plats: SUHF:s kansli, Stockholm Närvarande: Staffan Sarbäck, LTU (ordförande); Bengt Sedvall, KTH (verkställande ledamot); Åsa Bergenudd, LU; Owe Flodin, ÖrU; Karolina Ganhammar, LiU; Lennart Ilke, KI; Lena Lundqvist, SU; Christel Olsson, LnU; Richard Olsson, UmU och Lars Alberius, SUHF (sekreterare). Frånvarande: Nadja Frisk, GU; Peter Liljenstolpe, KMH; Martin Melkersson, SLU Dagordning 1 Ordförande förklarar mötet öppnat Expertgruppen har två nya ledamöter: Nadja Frisk, Göteborgs universitet, och Lena Lundqvist, Stockholms universitet. 2 Minnesanteckningar från föregående möte Minnesanteckningarna från mötet den 10 februari 2015 lades till handlingarna efter att tillägg gjorts i 3.4 avsnitt 4 (sidan 3) där skrivningen revideras enligt följande: Det bestämdes att expertgruppen och AH gemensamt ska ta fram en handlingsplan för hantering av LOU ombyggnadsfrågor. Dock ska detta arbete inte initieras förrän arbetsgruppen för LOU lämnat sin rapport och beslut i domen om Akademiska Hus som upphandlande myndighet tagits. 3 Uppdrag Diskussion kring expertgruppens uppdrag Punkterna nedan är tematiskt uppdelade med utgångspunkt i expertgruppens uppdrag. 3.1 Ökad självständighet - Rådighet över lokaler - Hyreskontraktens längd och differenser vid olika hyrestider - Mottagande av donationer för lokaländamål Skrivelse till regeringen Expertgruppen tog under våren fram skrivelse från SUHF till regeringen angående längre kontraktstider och ändring av Lokalförsörjningsförordningens regler rörande tecknande av hyresavtal. Skrivelsen sändes till regeringen i början av juni. Regeringskansliet kontaktade SUHF:s kansli den 24 april. För att kunna arbeta med skrivelsen önskade de ökad konkretion och exempel: 1 (5)

2 1. Hur mycket mer kostar 10-åriga än 20-åriga och längre kontrakt? Lämna gärna konkreta exempel och beräkningar. Ange även om det är vissa saker ett lärosäte inte kunnat göra pga fördyrade omkostnader. 2. Vilka konkreta problem innebär 10-åriga kontrakt relativt längre? Finns det andra problem än rent ekonomiska som kortare kontrakt ger? 3. Ge konkreta exempel på minskad flexibilitet med kortare avtal. Expertgruppen diskuterade frågorna och beslutade att alla ska svara på frågorna och sända dem till Lars senast den 1 juni. Därefter sammanställer Lars tillsammans med Lennart och Owe svaren och sänder till Regeringskansliet (Helena Mäler Lejon, Utbildningsdepartementet). 3.2 Redovisning av lokalkostnader - Jämförbara nyckeltal (med utgångspunkt i bilaga 5 i budgetunderlaget) - Konsekvenser av nuvarande regler för redovisnings av hyreskostnader och hyresintäkter - Redovisning av lokalkostnader enligt SUHF-modellen Nyckeltal för lokalförsörjning inom högskolesektorn Lennart inledde diskussionen kring nyckeltal. Det lyftes bl.a. fram att detta enbart ska inkludera nybyggnation, kvadratmetersiffran är mindre viktig, medan procentsatsen alltid kan användas, att sammanställningen görs i Excel för att vara lättare att arbeta med, att det är viktigt att definiera vad som ska vara med och inte, att listan bör vara kort och slimmad. Lennart uppdrogs att ta fram en ny version till nästa möte. Lokalkostnader rekommendationer Fortsatt diskussion kring rekommendationerna REK 2014:1 Lokalkostnader vid universitet och högskolor. (Owe ger status för arbetet och redovisar arbetsgruppens slutliga förslag). Efter diskussion beslutade expertgruppen att tabell 5 även fortsättningsvis ska betecknas lokalkostnader samt att larm och skalskydd ska vara med men att säkerhet tas bort. 3.3 Lagen om offentlig upphandling (LOU) Arbetsgruppen för LOU och byggentreprenader avrapporterar från pågående arbete. Arbetsgruppen återkommer när man har ett klart förslag. 3.4 Fastighetsägarfrågor - Relationen till Akademiska Hus och till andra fastighetsägare o Jämförelse av hyresnivåer o Utformning av hyresavtal o Jämförande hyresvillkor Avstämning med Akademiska Hus (AH) ledning om aktuella frågor. Sten Wetterblad och Carolin Åberg Sjöqvist deltog från Akademiska Hus. Förslag på frågor att diskutera: 1. Uppdraget (igen!) Statsmakterna har i budgetpropositionen velat förtydliga AH:s uppdrag på vissa orter där bolaget kan ha något av en särställning gentemot lärosätena. Förtydligandet redovisas i två tillägg till uppdraget: a) hyressättningen ska beakta verksamhetens risk och b) bolaget ska verka för en långsiktig hållbar utveckling av universitets- och högskoleområden. Hur hanterar AH detta förtydligande? 2 (5)

3 Svar AH: Hyressättningen bygger på sex principer. Den ska vara prissatt med risk på marknadsmässigt sätt, kostnaderna ska vara marknadsmässiga, transparens mot kund, hyresmodellen tillämpas konsekvent över landet, verka för högre resurseffektivitet och kontinuerligt se över variablerna. Marknadshyresnivå är grunden. Marknadsmässig hyra är en kombination av bl.a. risker, driftunderhåll, markvärde, finansiering, läge, fastighet, motpart. På frågan om vad särställning innebär förklarades att man alltid försöker genomföra så transparenta processer som möjligt. Akademiska Hus får inte dumpa marknaden och det är därför man har marknadsmässiga hyror. Gruppen lyfte fram att det måste vara tydligare vad AH menade med marknadshyra. Vad gäller hållbar utveckling har AH fyra hållbarhetsmål. Det handlar om att samarbeta med kunder om hållbarhetsinitiativ, minska mängden inköpt energi med 50 % fram till 2025, eliminera CO2-avtrycken samt vara en olycksfri arbetsplats. Hållbar utveckling handlar om campusplanerna och hur de tas fram. De ska inte vara äldre än fem år. AH arbetar även med något man kallar starkt fysiskt samband, vilket bl.a. inkluderar cykelnormer och cykelmotorvägar. 2. Kontraktsutformning. Redovisning av pågående översyn av avtalsmallar, särskilda bestämmelser mm. AH önskade inte tala om mallar utan om underlag. Kontrakt är frågan om förhandlingar. Varje avtal är unikt. 3. AH har för några lärosäten aviserat att man vill övergå från LOA till LOA+ÖVA som hyresgrundande area. Varför och vilka konsekvenser får denna förändring för lärosätena? AH önskar få ett mer enhetligt system. Alla kvm man hyr ska inkluderas i avtalet. Vid förhyrning där det bara finns en hyresgäst och denna disponerar hela fastigheten ska ÖVA-K räknas som hyrd yta. Det konstaterades att det slentrianmässigt använda uttrycket LOA därmed är fel. Det gör att den korrekta arean kommer att anges i avtalen framöver. Denna justering görs vid omförhandlingar eller liknande. Det kan innebära att det blir fler kvm, men behöver nödvändigtvis inte bli det. 4. Hur initieras om- och tillbyggnadsprojekt? Upplägget idag är att det tecknas någon form av startavtal (eller förgävesavtal, som någon kallar det!) inför starten av ett byggprojekt. Formellt innebär det att det avtalas om en tjänst utan föregående upphandling. Hur ska vi hantera ombyggnader av redan förhyrda lokaler med utgångspunkt i LOU:s regelverk och vad är AH:s syn på de alternativa sätt som kostnaderna idag hanteras (tilläggshyra, engångshyra, direktbetalning, utläggsprojekt)? Expertgruppen lyfte fram att om- och tillbyggnad inte definieras som upphandling med hänvisning till ensamrätten, och att detta ska dokumenteras. Det lyftes vidare fram att förprojektering ska göras tidigt. Men detta kan vara 3 (5)

4 problematiskt då lagstiftningen inte är klar. AH bekräftade detta och poängterade att detta måste kunna definieras som byggentreprenadupphandling. Det konstaterades att det vore bra att tillsammans definiera gränserna. Det konstaterades även att utläggsprojekt/direktupphandling skiljer sig över landet. Detta lovade AH att titta närmare på. 5. Upphandling av el och hantering av el i hyresavtalen? AH lyfte fram att man inte får tjäna pengar på el. 6. Hur möter AH det snabbt ökade behovet av cykelstråk och cykelparkeringar på campusområdena? Se ovan punkt Hur möter AH sitt nya uppdrag att bygga äga och förvalta studentbostäder? Vid AH:s styrelsemöte i juni kommer man att lyfta frågan och besluta AH:s ståndpunkt. Hittills har styrelsen gått med på att enskilda lärosäten getts rätt att blockförhyra studentbostäder. Det gäller bl.a. KTH och KI. 8. Underhållsfrågor, långsiktiga underhållsplaner Behandlas vid nästkommande möte. 9. Gränsdragningslistor Expertgruppen beslutade att en arbetsgrupp ska tillsättas med tre personer från expertgruppen att tillsammans med AH att ta fram en mall. Tas åter upp vid nästkommande expertgruppsmöte. 3.5 Studentbostadsfrågan - Dialog med Sveriges Förenade Studentkårer (SFS) - Dialog med Studentbostadsföretagen - Uppföljning av pågående lättnader i gällande byggregler Studentbostäder som konkurrensmedel Expertgruppen diskuterade UKÄ:s utvärderingsrapport 2015:4 rörande den tidsbegränsade möjligheten för vissa universitet att upplåta lägenheter för bostadsändamål. Expertgruppen gav Staffan i uppdrag att ta fram ett förslag till SUHF-skrivelse till regeringen och i den lyfta fram argument för konkurrensneutralitet, att det råder studentbostadsbrist på många orter, inte bara ett storstadsfenomen med stöd från Studentboguide 2014 samt Akademiska hus och blockförhyrning. Vidare diskuterades förändringar i LADOK-förordningen kring frågan om stöd i förordningen går att kontrollera studenter i bostadskön är aktiva studenter. Expertgruppen har fått följande propå från Johannes Hylander, New Republic: Vi arbetar i projektet Sthlm6000+ där de fyra stora lärosätena i Stockholm tillsammans med kommuner, fastighetsägare och byggherrar arbetar för att öka antalet studentbostäder i Stockholm med 50 procent fram till 2017 (räknat från 2013). I detta projekt 4 (5)

5 ingår en genomgång av hur man dessutom kan förenkla köandet och se till att det faktiskt är studenter som bor i bostäderna. För att privata hyresvärdar på ett smidigt sätt ska kunna göra en sådan kontroll krävs en förändring i den förordning som styr LADOK. Vi har diskuterat detta med den nya chefen för LADOK-konsortiet och han är preliminärt positiv till detta, men frågan måste naturligtvis gå igenom deras beslutande organ innan de kan ta ställning. I detta arbete kommer vi att uppvakta regeringen för att föreslå en förändring och jag ville därför informera dig om at detta är på gång så att ni är beredda på eventuella frågor från regeringen. SSCO är positiva till detta, men SFS har sagt sig vara skeptiska av integritetsskäl, men kommer sannolikt inte att motarbeta en sådan justering. Vet du om ni tidigare har diskuterat denna typ av frågor och om det är något som SUHF har intresse av att vara med och diskutera i fortsättningen? Expertgruppen diskuterade frågan och har inget att erinra. Dock konstaterades att det ska bo studenter i studentbostäder. 4 Verkställande ledamot Bengt kommer att gå i pension den 30 april. Vem tar över som verkställande ledamot? Expertgruppen utnämnde Owe Flodin till verkställande ledamot tills vidare. 5 Rapporter SUHF:s arbetsgrupp för framtidens lärandemiljöer genomförde en konferens den 20 maj. Dokument från konferensen finns på SUHF:s hemsida: 6 Runda runt bordet Expertgruppen gick en runda runt bordet och lyfte aktuella frågor vid de olika lärosätena med anknytning till expertgruppens uppdrag. 7 Övriga frågor Inga övriga frågor lyftes. 8 Nästa möte Nästa möte med expertgruppen är den 21 september kl på SUHF:s kansli. Höstens andra möte är den 5 november kl på KI. Lokal meddelas i god tid. 9 Ordförande förklarar mötet avslutat Ett särskilt tack riktades till Bengt Sedvall för hans insatser som verkställande ledamot i expertgruppen. Hans insats har varit värdefull för att lyfta arbetet i gruppen. Ordförande tackade för ett väl genomfört möte, och önskade en god sommar. Vid tangentbordet Lars Alberius 5 (5)