Upphandlingsunderlag av akademipaket för genomförandefasen i LiA, januari 2012 juni 2013

Transkript

1 Upphandlingsunderlag av akademipaket för genomförandefasen i LiA, januari 2012 juni 2013 Inledning Ljungskile folkhögskola är projektägare och inbjuder intresserade universitet och högskolor att lämna in anbud avseende LiA Lärande i Arbetslivet, ett projekt med EU-finansiering genom Europeiska Socialfonden inom programområde 1. Vi utlyser ett uppdrag med en budget på 1,8 miljoner i syfte att säkra vetenskapligheten i LiA-projektet och att medverka i att sprida resultaten även i en fortsättning efter projektets slut. Anbud skall lämnas med e-post senast måndag den 16 januari 2012, kl E-post-adressen är tomas.rydsmo.lju@folkbildning.net Ett underskrivet anbud i ett exemplar skall ha inkommet senast torsdag 19 januari, postadressen är LiA, Ljungskile folkhögskola, Ljungskile. Beslut om upphandling tas av styrgruppen för LiA tisdag den 17 januari, förutsatt att tillräckligt bra anbud har inkommit samt att en korrekt bedömning av dessa har kunnat genomföras trots den korta handläggningstiden. OBS! Viktig förutsättning att känna till: Upphandlingen förutsätter att ESF-rådet beslutar att godkänna uppgjorda planer och budget för genomförandefasen. Besked om detta skall komma senast 10 januari Efter muntlig dragning av uppgjorda planer gör vi bedömningen att det finns goda förutsättningar för ett positivt besked. Budgetmedel finns reserverade för LiA-projektet hos ESF-rådet efter beslut sommaren Uppdraget i korthet: Det vi kallar för Akademipaketet består av fyra olika delar: 1. Utveckling av forskningsmiljö med inriktning mot lärande i arbetslivet 2. Skapa nätverk, genomföra seminarier och konferenser om lärande i arbetslivet 3. Uppdragsutbildning i aktionsforskning läsåret , ca 70 platser, 7,5 hp 4. Följeforskning till LiA-projektets genomförande februari 2012 juni

2 Uppdragets bakgrund en presentation av LiA-projektet Europeiska Socialfonden (ESF) beviljade finansiering av LiA efter prioriteringsmöte i juni Samverkande parter i LiA är Folkhögskolorna i Grebbestad, Dalsland och Ljungskile, samt Högskolan Väst, Meritea AB och Fyrbodals kommunalförbund. Dessa har under hösten 2011 planerat för ett genomförande tillsammans med en rad institutioner och organisationer i en referensgrupp och ytterligare operativa aktörer i en utvecklingsgrupp. Detta har lett fram till en genomförandeplan presenterad i en avstämningsrapport till ESF-rådet 19 dec LiA-projektet är baserat på värderingar om människors eget ansvar och förmåga till att lära. För att rätt kunna medverka i projektet bör man dela dessa värderingar. Värderingar, metoder, förhållningssätt och en plan för genomförandet finns dokumenterade i avstämningsrapporten från 19 dec samt i ansökan till ESF-rådet från mars Dessa räknas som en del av detta upphandlingsunderlag. Anbudet skall reflektera en förståelse av värderingarna i projektet. Bifogas i mejl och kommer att finnas på LiA-projektets modell för projektledning med reflekterande ledarskap LiA-projektet har valt en LiA-mässig form för projektledning som innebär ett gemensamt ansvar för att leda, driva, utveckla och genomföra LiA-projektet. Ansvarig är en projektgrupp med åtta delprojektledare. Projektledningsgruppens månadsmöte är projektets beslutade organ i operativa frågor. Mötet skall genomföras månadsvis i form av ett reflekterande ledarskap där beslut fattas i konsensus. Mandatet omfattar allt operativt genomförande, såsom att göra upphandlingar och att ingå avtal inom ramen för den operativa genomförandeplanen. Projektledningsgruppen har ett omfattande gemensamt ansvar och mandat. Mandatet är knutet till det reflekterande ledarskapet, vilket innebär att det är genom det gemensamma mötet med beslut i konsensus som det beslutande organet uppstår. Gruppens beslut kan inte överprövas av projektets styrgrupp eller projektägaren så länge beslutet ryms inom mandatet och är fattat enligt de överenskomna principerna för reflekterande ledarskap. Varje delprojektledare har ett eget mandat att genomföra sin del av projektet. Till grund för detta finns en delegationsordning som tillika är ett samarbetsavtal mellan parterna i LiA-projektet, där projektledningsgruppen räknas som en part. Bakgrund om samverkan med akademin Inledningen knyter an till projektansökan för LiA-projektet i mars 2011 och ger en kortfattad bakgrund med inriktning på hur vi tänker oss akademins roll i genomförandet av projektet. Lärande i Arbetslivet (LiA) syftar till arbetsplatsutveckling och arbetsplatslärande som skapar ökad hälsa och större välbefinnande för medarbetare och chefer. Detta leder förhoppningsvis till förbättrad kvalitet och högre effektivitet i verksamheten vid de kommunala förvaltningar i Fyrbodal som deltar i projektet. Projektet kombinerar ett individuellt och organisatoriskt perspektiv, och syftar till att utveckla en individuell förmåga att ta kontroll över sitt eget lärande och bygga upp en arbetsorganisation till stöd för detta. 2

3 Fokus i projektet är att se och möta de verkliga behoven i den arbetssituation som varje medarbetare finns i. Det handlar bl a om att identifiera den tysta kunskapen det man redan kan men inte alltid är medveten om. Erfarenheten från ESF-projektet Mötesplats Ljungskile 1 är bland annat att identifieringen av lärbehoven är av en grundläggande och central betydelse och bör ges tillräcklig tid så att man inte direkt hamnar i formandet av ett utbildningsutbud. LiA står för en LiA-mässighet i lärandemetoder, vad man lär anpassas efter kommun och förvaltning, och situation. LiA har många lärandemetoder och vilka som används varierar från kommun till kommun och förvaltning till förvaltning. Det som skall vara likformigt är LiAmässigheten, det är vår samsyn, vår värdegrund. Akademin och forskningsanknytningen är väsentlig för projektet. Akademin kommer att medverka med reflektion och lärande för de samverkande parterna i projektet, skapa en lärande miljö där samverkansparter och berörda utvecklas i sina roller och i sin kompetens att skapa lärande organisationer. Akademin kommer att följa projektet och bevaka vetenskaplighet och förmedla aktuella forskningsresultat. Det är vår uppfattning att det finns angreppssätt som är unika och en samverkan mellan parter som är unikt för detta projekt. Syftet att utveckla en generellt gångbar modell för samverkan genom den regionala kompetensplattformen med ett koncept som stärker arbetsplatslärandet i kommunala förvaltningar är av nationellt intresse. Utifrån de utgångspunkter som finns formulerade i projektansökan har vi i mobiliseringsfasen under hösten 2011 utvecklat de områden där vi vill se en samverkan med och ett stöd av akademin. LiA vill bidra till att skapa en forskarmiljö kring LiA-frågor i Fyrbodal. Därför ser vi som en möjlighet att ett lärosäte ansvarar för att samla erfarenhet och forskningsresultat från flera forskargrupper vid olika universitet i Sverige, Norden och kanske Europa. Detta kan ske genom ett samlat uppdrag att utveckla en forskar/forskningsmiljö, utveckla nätverk och arrangera konferenser och seminarier, ge stöd i form av referensgrupp, samt genomföra följeforskning. Förhållandet mellan olika utvärderingsmoment i LiA Detta avsnitt är väsentlig bakgrund främst med tanke på det fjärde uppdraget: följeforskning. Det är fyra uppföljnings/utvärderingsystem som planeras för LiA: 1. Kulturmätning innan och efter implementeringsfasen 2. Processutvärdering 3. Resultatutvärdering 4. Följeforskning Det är väsentligt att de olika delarna känner till varandra, är avgränsade från varandra men förhåller sig till varandra och samverkar med varandra. 1 genomforande/ 3

4 Det är ett skallkrav i upphandlingen att det sker en samverkan för att nå största effekt i analys av processer och resultat, samt utveckling av metoder från best practice till next practice samt spridning och påverkan. LiA-projektet har en egen modell för beslut och styrning genom reflekterande ledarskap, det innebär ett kollektivt ansvar och ett omfattande mandat till både individer och projektgrupp. Kulturmätningen = Baselinestudy enligt SKL:s Sverigemätning, skulle kunna ses som en del av resultatutvärderingen. Den fokuserar på en bred kvantitativ mätning av medarbetarnas upplevda kultur på jobbet, den görs våren 2012 och våren Processutvärdering = studerar projektstyrning och implementeringsmomenten för att ge feedback till projektledningsgruppen och styrgruppen. Processutvärderaren är verksamhetscontroller genom att rapportera till styrgruppen huruvida projektet följer uppgjorda planer. Processutvärderingen skall vara fokuserad på kvalitativ feedback under genomförandefasen enligt ansökan till ESF i mars 2011, preciserad i upphandlingsunderlag till mobiliseringsfasen. Skall analysera interna framgångsfaktorer, interna hinder, externa framgångsfaktorer och externa hinder för projektet. Resultatutvärdering = Utvärderar uppfyllelsen av de i programmet uppsatta målen, varför det har blivit så och ev. andra effekter som uppstått (+ eller -) men ligger utanför de formulerade målen. Se förtydligande nedan. Följeforskning = belyser förhållandet mellan insatser och resultat, vad får projektet för konsekvenser i kommunerna? Finns den antagna kopplingen mellan visionen och de förväntade förändringarna hos den primära målgruppen, första linjens chefer? Detta kan ske genom exempelvis fokus på: hur etableras lärande strukturer? Vad gör lärande strukturer hållbara? Vilket ledarskap bidrar till lärande miljöer? Finns det några empowermentprocesser och vad får dessa att växa fram? Följeforskningen skall vara enligt den modell som ESF-rådet har varit med att utveckla, sök på Dessutom finns ett mentorskap, en handledning till projektledningsgruppen. Det är ett uppdrag avgränsat till att vara en managementfunktion som stöttar och utvecklar konceptet för reflekterande ledarskap. Rapporterar ej till styrgruppen, är avgränsat från processutvärderarens roll, är inte knutet till följeforskning eller utvärderande. Fyra olika delar i ett samverkande akademipaket: 1. Utveckling av forskningsmiljö med inriktning mot lärande i arbetslivet En viktig uppgift inom LiA är att bidra till en relevant och för Fyrbodals kommunerna geografiskt närbelägen forskar/ forskningsmiljö med inriktning på lärande i arbetslivet som kan: bidra med översikt över aktuell forskning inom området säkra vetenskaplig och beprövad erfarenhetsförankring erbjuda forskningsstöd knyta samman olika forskargrupper utgöra referensråd till projektets operativa ledningsgrupp 4

5 Ett exempel på konkret uppdrag är att inledningsvis sammanställa forskningsreferenser och sammanfatta de mest adekvata forskningsresultaten på området i syfte att utveckla ett stöd till projektledningsgrupp och övriga aktörer i genomförandet ifråga om vilken akademisk grund som LiA-projektet vilar på. Det lärosäte som får uppdraget bör ha andra medfinansiärer för doktorander mm, för att på detta sätt bli kostnadseffektivt. Det skall finnas en strävan att finna former som innebär att denna forskarkompetens blir bestående och tillgänglig för Fyrbodals kommuner även efter LiA-projektets slut i augusti 2013 i någon form av forskarmiljö. Skallkrav i anbudet angående forskar/ forskningsmiljön: 1. namnge minst fyra (gärna fler) relevanta forskare, dessa skall förbinda sig att bidra till en gemensam kompetens i LiA-frågor och delta i mötet med LiA-projektet. 2. en precisering av hur forskarmiljön kan utgöra referensråd och bevaka vetenskaplighet i LiA-projektet genom att kritisera planering, konklusioner med mera från projektledningsgruppen, vid exempelvis seminarier och genom nätbaserad kommunikation med delprojektledarna i projektledningsgruppen. 3. presentera vilka resurser lärosätet bidrar med, exempelvis doktorander. 4. presentera en budget som visar på vilka kostnader som är förknippade med forskarmiljön och hur dessa skall användas. 2. Nätverk, seminarier och konferenser Uppdraget är att utveckla ett nationellt och internationellt nätverk mellan olika forskningsmiljöer och erbjuda seminarier och konferenser. Det finns stor erfarenhet av och många projekt som är inriktade på lärande i arbetslivet. Vi upplever att det finns ett intresse av att utbyta erfarenheter och tillsammans fördjupa och utveckla kunskap inom området lärande i arbetslivet. Vi ser som en viktig uppgift att erbjuda möjligheter att mötas, att erbjuda olika forskningsseminarier och konferenser. Innehållet i seminarier och konferenser utformas i nära samråd med medverkande i LiAprojektet och i de forskningsnätverk som skapas, samt i kontakt med ESF-rådets processtöd. Skallkrav i anbudet angående nätverk och konferenser: 1. Presentera kontakter med minst två andra lärosäten och vilka förutsättningar som finns att bilda ett nätverk där samverkan sker, och inte bara information sprids. 2. En konferens med deltagande från parter i nätverket skall genomföras under våren 2012 gärna i samverkan med liknande konferensinitiativ. 3. Två seminarier skall genomföras under hösten En större konferens skall genomföras våren 2013 för att sprida erfarenheter från LiAprojektet. 5. Alla omkostnader för seminarier och konferenser skall ingå., presentera vilken typ av deltagare som projektet skall betala konferensavgifter för. 5

6 3. Utbildning i aktionsforskning oktober 2012 april 2013 LiA-projektet har för avsikt att handla upp en uppdragsutbildning/ kompetensutveckling i aktionsforskning. Lysekil kommun har goda erfarenheter av utbildningar i samverkan med universitetet. I samtal med såväl kommuner som enskilda förvaltningar har önskemål om en fördjupad kompetensutveckling i form av aktionsforskning uppkommit. De åtta V8-kommunerna: Lysekil, Sotenäs, Tanum, Strömstad, Munkedal, Färgelanda, Dals- Ed och Orust, har tidigare upphandlat en utbildning (7.5 hp) av Göteborgs universitet. De medverkande kommunerna var nöjda med såväl utbildning som med de kvalitetshöjande projekt som genomförts i verksamheterna under utbildningen. Kommunerna noterar vidare att enheterna även efter avslutad utbildning fortsatt använder sig av de kvalitetshöjande metoderna och att enheterna utmärker sig genom hög kvalitet i sin verksamhet. Den planerade utbildningen skall vara LiA-mässig och bygga på LiA-projektets arbete under våren 2012 och genomföras under ht 2012 och vt Utbildningen skall rikta sig till intresserade som kan bli bärare av LiA-mässigheten både under projekttiden och kanske framför allt efter projektets slut. Viktigt att utbildningen integreras med LiA:s övriga verksamhet. Utbildningen skall vara en integrerad del av LiA-projektet och öppen för deltagande från alla kommuner och kommunalförbund som deltar i LiA. Undervisningen skall främst bestå i stöd till det egna och gemensamma lärandet genom föreläsningar, grupparbeten, handledning och seminarier/ gruppdiskussioner. Kursdeltagarna genomför, dokumenterar och redovisar ett projektarbete. Undervisningen skall bedrivas på svenska. Kursutvärdering skall ingå som obligatoriskt moment. Examination genomförs genom aktiv medverkan i ett projektarbete och presentation av detta samt kritisk granskning av andras projektarbeten. Litteratur fastställs av ansvarig institution. Deltagaren skall efter genomgången kurs kunna: arbeta processorienterat med det som uppstår i arbetsvardagen bidra till att synliggöra dold kompetens hos varje medarbetare och grupp tillvarata olikheter och arbeta för en jämställd och integrerad verksamhet se lärandet i arbetslivet också i ett internationellt perspektiv fungera som bärare för ett kontinuerligt förbättringsarbete förverkliga lärandet genom dialog och reflektion Några viktiga utgångspunkter till grund för utbildningens utformning och innehåll är att lärandet: tar sin utgångspunkt i verksamhetens förutsättningar bör leda till ny kunskap som utvecklar det som sker på arbetsplatsen grundas i aktivt samarbete mellan kollegor, ledning och brukare där vars och ens olikheter tillvaratas och utgör förutsättningar för kunskapandet Skallkrav i anbudet angående utbildning i aktionsforskning: 6

7 1. Utbildningen skall utformas för att förstärka övriga delar av det samlade anbudet för fyra akademidelar, exempelvis följeforskningen, samt bidra till LiA-projektets måluppfyllelse och vara en integrerad del av LiA. 2. Upplägget skall knyta an till ovanstående skiss och vara en distanskurs med gemensamma fysiska träffar som uppmuntrar nätverkande. 3. Den upphandlade uppdragsutbildningen skall vara en poängsatt kurs som ger 7,5 hp för de deltagare som har behörighet och fullföljer kursen. 4. Uppdragsutbildningen skall göra det möjligt att erbjuda studieplatser till utvalda chefer och dialogledare utan ansökningsprocess, eller krav på högskolebehörighet. 5. Antalet platser skall vara tre grupper med vardera drygt 20 deltagare 6. Anbudet skall vara utformat så att kostnaden per grupp framgår och det skall vara möjligt för projektet att genomföra 1, 2 eller 3 grupper beroende på hur framgångsrik rekryteringen blir hos målgruppen. LiA-projektet kommer att ha en uppfattning om rekryteringsläget på försommaren Följeforskning Följeforskningen skall vara enligt den modell som ESF-rådet har varit med att utveckla. Följeforskningen skall förhålla sig både till processutvärderingen och till resultatutvärderingen med en tydlig rollfördelning mellan dessa tre, där processutvärderingen studerar och stöttar processen, hur arbetar den operativa ledningsgruppen? Medan resultatutvärderingen mäter resultat i förhållande till uppsatta mål och följeforskningen belyser förhållandet mellan insatser och resultat genom exempelvis följande tänkbara fokuseringar i följeforskningen: hur etableras lärande strukturer? vad gör lärande strukturer hållbara? vilket ledarskap bidrar till lärande miljöer? hur identifiera och formulera empowermentprocesser? vad får empowerment att växa fram, vad gör medarbetarna empowered? Kvalitet handlar om att ta tillvara kunskap och lära av vad man gör eller inte gör. En viktig inriktning på forskningen är relationen mellan kontinuerligt lärande och system för att möjliggöra kreativitet och kvalitet. Forskning står per definition fritt från styrning, och den låter sig inte påverkas av vad som skrivs in här, därför är det väsentligt att lägga upp forskningen så att LiA-projektet får ta del av resultat under resans gång med möjlighet att ge respons på inriktningen. Det är väsentligt för projektets metodutveckling att få besked om effekter utav använda metoder, för att utveckla ett så bra koncept som möjligt. Skallkrav i anbudet angående följeforskning: 1. Visa hur ni har kännedom om ESF-rådets modell för följeforskning. 2. Presentera er syn på rollfördelningen mellan resultatutvärdering, processutvärdering och följeforskning. 3. Vad skulle ni vilja forska på i LiA-projektet, vilka är era forskningsfrågor? 7

8 Anbudsgivaren Underlag upphandling av akademipaket till ESF-projektet LiA Uppdragstid Anbudsgivaren skall vara tillgänglig och beredd att påbörja att genomföra uppdraget från början av februari 2012 och fram till juni Krav på anbudsgivaren Det är meriterande om anbudsgivaren har erfarenhet av Kommunal verksamhet, särskilt socialtjänst och utbildningsverksamhet ESF-projekt eller andra EU projekt Jämställdhet, mångfalds- och tillgänglighetsfrågor i projekt Samverkan med folkhögskolor Samverkan med den regionala kompetensplattformen Krav på anbudet Anbudet skall innehålla svar på begärda uppgifterna och vara begränsat till att endast innehålla begärd information och efterfrågade dokument. Anbudet skall innehålla följande formella delar: 1. Anbudsgivarens fullständiga namn/firma, personnummer/organisationsnummer 2. Adress, telefonnummer, hemsida och e-postadress 3. Kort presentation av anbudsgivarens affärsidé 4. Den aktuella konsultens meritförteckning 5. Krav på ekonomisk ersättning enligt kommersiella villkor nedan Anbudet skall dessutom uppfylla följande villkor: a) Skickas med e-post till: tomas.rydsmo.lju@folkbildning.net senast tisdag 16 januari 2012, kl b) Samt postas i original, undertecknad av anbudsgivaren, till: Ljungskile folkhögskola, Att: Tomas Rydsmo, Ljungskile c) Anbudet skall vara skrivet på svenska Kommersiella villkor Priset skall anges för de fyra olika delarna var för sig. Där kronor är riktat till upphandling av utbildning i aktionsforskning, medan anbudsgivaren själv fördelar resterande kronor som finns i budget för de tre andra delarna. Baserat på anbudet kommer ett avtal att upprättas med summor för respektive del. Därefter åligger det anbudsgivaren att fullfölja innehållet inom ramen för avtalad summa, LiA-projektet betalar inte eventuell mertid som måste läggas ned för att fullfölja åtagandet. Anbudet skall innehålla uppgift om vilka konsultarvoden per timme som används som beräkningsgrund. 8

9 Samtliga priser skall anges i SEK, inklusive mervärdesskatt. (Ljungskile folkhögskola kan inte dra av momsen.) Samtliga tillkommande kostnader och utlägg som anbudsgivaren kan förutse för uppdragets utförande skall framgå i anbudets priser, eller betalas av anbudsgivaren när de uppstår. Reseersättning utgår ej utan särskild överenskommelse därom och skall alltså preciseras redan i anbudet. Vid resor med bil som projektet efter överenskommelse skall stå för utgår ersättning med 18,50 kr per mil och anbudsgivaren förutsätts ha tillgång till bil. Anbudsgivaren skall inkludera resurser såsom tillgång till dator och mobiltelefon. Inkludera alla personalkostnader såsom resor och traktamenten inom Fyrbodal. Resor inom det nordiska utbytet står projektet för. Betalning sker i proportion till utförda uppdrag, företrädesvis kvartalsvis för att säkra en god uppföljning och inte släpa efter med redovisningar. Inga faktureringsavgifter, eller andra avgifter som inte överenskommits i förväg, ersätts. Kvalitetskontroll sker genom kontinuerlig avrapportering till projektledningsgrupp. Ljungskile folkhögskola försäkrar inte uppdragstagaren utan alla erforderliga försäkringar skall uppdragstagaren själv ombesörja. Om uppdragsgivaren underlåter att fullfölja sina åligganden enligt framtida avtal om uppdraget kan Ljungskile folkhögskola innehålla del av arvodet. Utvärdering av anbud I utvärderingen av anbuden prövas samtliga kvalificerade anbudsgivares anbud som uppfyller de krav som ställs i kravspecifikationen. Innan ett anbud antas kan Ljungskile folkhögskola komma att kontrollera om leverantören är registrerad i aktiebolags-, handelsbolags eller föreningsregistret, är registrerad för redovisning av mervärdesskatt, innehar F-skattsedel, eller har förfallna skulder till staten eller kronofogden. Ljungskile folkhögskola kommer att anta de mest fördelaktiga anbuden med beaktande av följande kriterier. Geografisk tillgänglighet och förutsättningarna för att presenterad idé om hur den uppbyggda forskarmiljön skall leva vidare efter LiA-projektets slut sommaren 2013 Vetenskaplig kompetens, kvalitetssäkrad genom samverkan med andra akademier Presenterade samverkanslösningar, kopplingar mellan de fyra olika delarna och till process- och resultatutvärderingar med externa okända aktörer Pris, dvs vilket innehåll som erbjuds inom given budgetram Kriterierna väger lika tungt. Ytterligare upplysningar om uppdraget Välkommen kontakta projektledare under mobiliseringsfasen, Tomas Rydsmo, tomas.rydsmo.lju@folkbildning.net i frågor angående uppdraget och upphandlingsunderlaget. 9