Förfrågningsunderlag avseende Filmproduktion

Transkript

1 1 Förfrågningsunderlag avseende Filmproduktion Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) är en samarbetsorganisation för 13 kommuner i Västsverige. Tillsammans har medlemskommunerna drygt invånare och GR har ca 120 årsanställda. Förbundets uppgift är att verka för samarbete över kommungränserna och vara ett forum för idé- och erfarenhetsutbyte regionen. GR är även en stor aktör vad gäller EU-finansierade projekt. GR har på uppdrag från åtta av medlemskommunerna nyligen startat ESF-projektet SamTidigt. I bilagan finner ni fakta om projekten som kommer att pågå till och med årsskiftet 2013/2014. Projektet ska dokumenteras bl.a. i form av en film. Underlaget för förfrågan återfinns på samt sändes till ett antal leverantörer av grafisk formgivning. Uppdraget: SamTidigt gör härmed en direktupphandling på filmproduktion. Budgeten för projektet är därmed max kronor (gränsen för direktupphandling) och vi vill naturligtvis få så mycket som möjligt för de pengarna. Filmen ska fungera som en dokumentation av projektet för att de delaktiga kommunerna ska kunna använda den i det fortsatta arbetet efter projekttidens slut. Filmen ska beskriva processen i förändringsarbetet på ett sådant sätt att andra kommuner kan använda den i inspirerande och handledande syfte. Filmen ska hålla en sådan berättarteknisk och visuell standard att den är intressant att titta på även för den som inte har förkunskap eller specialintresse på området. Krav på filmen: Filmens innehåll: Filmen ska visa projektets utveckling och spridning genom organisationen i de åtta kommuner som deltar. Intervjuer och dokumentära bilder skapar trovärdighet och bär historien framåt. Samtliga deltagande kommuner ska på något vis synliggöras i filmen. Filmens rättigheter: Rättigheterna till bild och ljud, samt musik ska vara sådana att uppdragsgivaren utan krav på extra ersättning kan distribuera filmen i alla media nu och i framtiden samt att den får dupliceras i obegränsat antal kopior. Råmaterialet ska arkiveras och loggas på sådant sätt att materialet enkelt kan göras tillgängligt för GR eller de deltagande kommunerna vid behov.

2 2 Övriga krav på produktionsbolaget: All grafik som används ska följa de aktuella grafiska riktlinjer som de deltagande kommunerna, samt GR använder. Teknisk specifikation: Filmens längd: ca 8-12 minuter Stil: autentisk dokumentär Tekniskt format: HD 16:9 Tekniskt minimikrav: Råmaterialet ska spelas in på minimum 50Mbit/sekund i 10 bitars upplösning. Leveransformat: H.264, wmv, mp4 samt en masterkopia i okomprimerad video. Musik: Specialkomponerad musik Tidplan Juli-augusti 2012 Planering/manus September 2012 Dokumentation av SamTidigts uppstartskonferens. Hösten 2012 Dokumentation av lokala implementeringskonferenser. Alla åtta kommuner ska representeras. Mars 2013 Dokumentation av SamTidigts halvtidskonferens. På halvtidskonferensen vill vi dessutom få smakprov från filmarbetet. Okt-nov 2013 Intervjuer med projektets nyckelpersoner. Förredigering av filmen December 2013 Dokumentation av SamTidigts utvärderingskonferens. Slutredigering av filmen. Januari 2014 Leverans av färdig film i v 2. Kvalificering - Offerten ska innehålla: 1. Presentation av teamet som kommer att jobba med uppdraget. 2. Projektplan - en beskrivning av hur leverantören kommer att genomföra uppdraget med avseende på de krav vi listat och på hur många inspelningstillfällen arbetet fördelas. Vi vill också veta i vilken utsträckning vi kan använda det pågående filmarbetet som processtöd längs resans gång. Vi vill kunna ta del av arbetet allt eftersom det utvecklas på vår hemsida och/eller i samband med våra konferenser. 3. Dialog med uppdragsgivaren - En beskrivning av hur arbetet kommer att ske i dialog med uppdragsgivaren avseende lämpliga inspelningstillfällen etc. 4. Pris - En total prisuppgift för filmen samt timpris för eventuella uppdrag utöver detta. 5. Företagsinformation - Ifylld bilaga med fakta om företaget. 6. Referens från ett liknande uppdrag med beskrivning och kontaktperson hos kund.

3 3 Bedömning och utvärdering: Samtliga sex punkter måste besvaras för att annars faller anbudsgivaren ska vara kvalificerad. Därutöver bedöms anbuden efter en poängskala, där punkterna 1,3 och 4 poängsätts med upp till 10 poäng var medan punkt 2 och 6 poängsätts med upp till 20 poäng var, vilket ger en maximal poängsumma av 70 poäng. (Punkt 5 poängsätts inte). Bedömningen görs av projektledarna i projekt Samtidigt utifrån deras kunskap om projektets behov. Skriftlig offert ska vara projekt SamTidigt tillhanda senast den 29 juni 2012, kl Tilldelningsbeslut meddelas alla som lämnat in anbud under v 27. Kontaktuppgifter Offerten ska sändas till Göteborgsregionens kommunalförbund (GR), Projekt SamTidigt, (besöksadress Gårdavägen 2), med brev eller e-post. Postadress: Göteborgsregionens kommunalförbund (GR), Projekt SamTidigt, Box Göteborg. Märk kuvert med Offert SamTidigt E-postadress: sophia.kasa@grkom.se (Döp mailet Offert SamTidigt ) Frågor om uppdraget besvaras av: Sophia Kaså via e-post (sophia.kasa@grkom.se ) Övrigt: Projektet är ett ESF-projekt som just nu befinner sig i mobiliseringsfasen. Om så skulle ske att ansökan för genomförandefasen ej blir beviljad har GR rätt att ställa in uppdraget utan ersättningskrav från anbudsgivaren. Besked om detta lämnas före den 31 augusti.

4 4 Bilaga: Uppgifter avseende leverantören, Faktauppgifter Företag Kontaktperson Organisationsnummer: Besöksadress: Postadress: Postnummer: Ort: Telefon: Fax: E-post: www-adress: Anbudsansvarig: E-post: Företaget innehar F-skattesedel Referenslista/intyg samt arbetsprover Skall visa att leverantören klarar krav angivna i anbudsförfrågan Datum och ort:. Underskrift:... Namnförtydligande:

5 5 Bilaga: Projektinformation Projekt SamTidigt SamTidigt är ett samverkans- och metodutvecklingsprojekt för socialtjänst och skola i åtta GR-kommuner. Projektets deltagare är medarbetare och chefer i skola och socialtjänst i de åtta deltagande kommunerna Alingsås, Kungsbacka, Lerum, Mölndal, Partille och Tjörn, Stenungssund och Öckerö. Totalt antal deltagare beräknas till 800 personer. Målet är att utveckla metoder och verktyg så att skola och socialtjänst ska ge samordnade och samtidiga insatser, i tid till barn i utsatta miljöer. Inte en kedja där olika insatser avlöser varandra. Det klarar varken skola eller socialtjänst av var för sig. Tillsammans är det däremot möjligt. För att barn i utsatta miljöer ska få de insatser de behöver måste vi först och främst identifiera barnets behov och därefter se till att de får de insatser de behöver. Genom att utveckla metoder för gemensamma kartläggningar och gemensamma handlingsplaner för varje barn, tillsammans med barnen och deras vårdnadshavare, försäkrar vi oss om att insatserna är anpassade efter just deras behov. Projektet utgår från Pilotverkstäder där medarbetare i varje kommun arbetar med tio case där parterna ska samverka. Varje kommun förfogar över ett lokalt utvecklingskonto. Pengarna ska användas för att nå projektmålen på lokal nivå, undanröja organisatoriska hinder och ge snabba erfarenheter av effektiv samverkan. Utgångspunkten för projektet är dock att använda befintliga resurser smartare. Den lokala potten tjänar som hävstång och bränsle för att få snabb effekt. Målsättningen är att satsade resurser ska leva vidare i ordinarie verksamhet efter projekttiden. I nästa fas växlar arbetet upp för att få projektet att fästa i ordinarie verksamhet. I varje kommun involveras ett hundratal medarbetare och storgruppen identifierar tillsammans nya fortsatta utvecklingsområden. Regionala aktiviteter skapar lärande och utbyte mellan kommunerna. Våra konferenser blir den huvudsakliga arenan när projektets delar blir en helhet och kompletteras av bl.a. seminarieserie, ledarskapsprogram, film och transnationellt utbyte.