Projekt Nationell Matchning Södertälje

Transkript

1 Sid: 1 (13) Projekt Nationell Matchning Södertälje Beställare: Karin Ericsson/Ulla-Marie Hellenberg Projektägare: Ingela Andersson/Margareta Tham Projektledare: Soledad Grafeuille/Helén Larsson Diarienummer: Af Södertälje/Södertälje Kommun Kvalitetssäkringsdatum:

2 Sid: 2 (13) Innehåll 1 Godkännande och bilagor Bakgrund, mål och avgränsningar Bakgrund och effektmål Projektmål och målprioritering Avgränsningar Leverans och överlämning Leveransobjekt och godkännande Organisation och bemanning Tidsplan (med beslutspunkter och milstolpar) Styrning, uppföljning och informationsspridning Projektrapportering Möten/infotillfällen Risker Projektkostnader och finansiering Referenser Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar Preliminär plan Revidering efter möte Version Revidering och tillägg efter möte Version revidering Kvalitetssäkringsdatum Slutlig revidering

3 Sid: 3 (13) 1 Godkännande och bilagor Projektplanen godkänd av: Beställare/Projektägare: Projektledare: Ingela Andersson/Margareta Tham Soledad Grafeuille/Helén Larsson Bilagor Bilaga Dokumentnamn Utgåva, datum 1 Projektbeskrivning Vägar till hela Sverige EFS ansökan 2 Etableringssamtalet Se VIS 3 Organiserad vidareflyttning Se sammansfattning 2 Bakgrund, mål och avgränsningar 2.1 Bakgrund och effektmål Bakgrund Uppdrag/bakgrund. Södertälje har under många år tagit emot flyktingar från olika länder, vilket gjort att situationen blivit svår för många av de nyanlända. Svårt att erhålla arbete, trångboddhet, mm. Den 27 januari träffades rep. för Arbetsförmedlingen och Södertälje kommun för att diskutera situationen i Södertälje med en stor del nyanlända som har svårt att få arbete och bostad. Medverkade gjorde GD Angeles Bermudez-Svankvist, Karin Ericsson MO chef Öst, Ingela Andersson AMO chef Södertälje, Ulla-Marie Hellenberg, kommundirektör Södertälje samt undertecknad. Mötet utmynnande i att skriva fram ett förslag till ESF ansökan. ESF ansökan skall avse en insats som underlättar för nyanlända att söka sig till andra kommuner med en bättre arbets- och bostadsmarknad. Under våren togs beslut om att inte söka ESF stöd utan att klara uppdraget inom de insatser som arbetsförmedlingen hanterar. Under projektets gång kan det dock finnas anledning att ta upp frågan om projektmedel igen. Målgruppen är i första hand personer som varit i Sverige mellan månader. En viss utvidgning av begreppet nyanlända kan medges. Nationell matchning skall samverka med andra insatser som pågår inom ramen för arbetet med nyanländas introduktion och arbetsmarknadsinträde.

4 Sid: 4 (13) Effektmål Projektet ska bidra till ökad geografisk rörlighet för nyanlända i Södertälje genom att kartlägga nyanländas utbildning och erfarenhet mm samt att informera om andra regioners/kommuners arbetsmarknad och bostadssituation. Projektet kommer att etablera kontakter med såväl det reguljära utbildningsväsendet (universitet, högskolor och YH-utbildningar) och med redan upphandlade arbetsmarknadsutbildningar för att hitta samarbeten i form av upphandling av enstaka platser och valideringar inför anställning i samråd med anställande företag. Samarbetet kring detta är kontinuerligt och ansvariga för denna del är de bägge projektledarna i Projektet. Projektet ska genom att skapa alternativ för den nyanlände och hans/hennes familj ge ett snabbare inträde på arbetsmarknaden och en bättre social situation. En förutsättning för ett lyckat resultat är omfattande arbetsgivarkontakter. Arbetsgivarkontakterna syftar till att proaktivt identifiera företag som har behov av arbetskraft och därefter arbeta nära dem, både för att uppmärksamma dem på en arbetskraftsreserv värd att utforska och för att hitta lämpliga arbetstillfällen för projektets målgrupp. Arbetsgivarna kommer att involveras i ett tidigt stadium och medverka vid genomförandet av arbetsmarknadsåtgärder bl.a genom riktade arbetsmarknadsutbildningar. Vid behov kan även ytterligare insatser från Arbetsförmedlingens sida bli aktuella (t ex anställningsstöd, nystartsjobb, instegsjobb, arbetspraktik och flyttbidrag). Ansvaret för dessa ligger på projektledaren från Arbetsförmedlingen. Projektet kommer genom att undanröja de hinder som kan uppkomma vid flytt och möjliggöra en snabb etablering på arbetsmarknaden för individen och dennes familj. Detta kommer att vara möjligt då Projektet är ett samarbetsprojekt med Södertälje kommun. Projektet kommer ingå bindande överenskommelser med handläggare på Kommunens enheter för försörjningsstöd och introduktion med syfte att individer som erhåller försörjningsstöd eller introdutionsersättning ska ha möjlighet att behålla dessa fram till dess att individen erhåller lön från sitt arbete. Projektet kommer etablera goda kontakter med det kommunala bostadsbolaget TäljeBostäder för att få fram ett juridiskt bindande dokument som underlättar en snabb flytt från Södertälje kommun om arbete erhålles på annan ort med kort varsel. Ansvaret för detta ligger Projektledaren från Södertälje Kommun. Projektet kommer att minska det totala behovet av försörjningsstöd samt hindra inflödet av arbetslösa nyanlända till kommunens försörjningsenhet genom att arbetssökande/klienterna går till egen försörjning genom arbete på annan ort. Mätning av detta kommer att göras efter projekttidens slut med hjälp av analysavdelningen på Södertälje kommun. Ansvaret för detta ligger hos Helén Larsson. Projektet kommer att samarbeta med två redan befintliga projekt som arbetar med målgruppen: försöksverksamheten Etableringssamtalet, projektet Vägar till hela Sverige samt, i mindre omfattning, projektet Matchning Södertörn. I förhållande till försöksverksamheten Etableringssamtalet är Projektets roll att ta vid där Etableringssamtalet slutar, och med hjälp av arbetsgivarkontakter hjälpa individen till egen försörjning i form av arbete.

5 Sid: 5 (13) Projektet Vägar till hela Sverige syftar till att nyanlända ska flytta till ett introduktionsprogram i en annan kommun, medan Projekt Nationell Matchning Södertälje syftar till att nyanlända ska flytta till arbete. Nationell Matchning Södertälje kommer att kunna vara Vägar till hela Sverige behjälpligt med arbetsgivarkontakter samt ta över individer vars tid med introduktionsersättning närmar sig sitt slut och som därför skulle kunna få svårt att hinna etablera sig på en ny ort innan ersättningen upphör. Då Nationell Matchning Södertälje syftar till att människor ska flytta till arbete drabbas inte projektet av denna problematik. I projektets natur ligger att det kommer att utforma och pröva nya arbetsmetoder för Arbetsförmedlingens och Kommunens arbete med nyanlända. Genom att i stort sett varje individ som ingår i projektet kommer att behöva individuellt anpassade insatser kommer projektet att pröva ett stort antal olika sätt att gå till egen försörjning genom arbete. Samma sak gäller för de arbetsgivare som kommer att ingå i projektet. Den branschmässiga och geografiska spridningen gör att projektets erfarenheter kommer att vara användbara i många olika situationer. Då projektet är operativt redan från första stund är det svårt att dela in arbetet i faser. Efter en mycket kort initialfas, då medarbetare rekryteras och en första grupp nyanlända som tillhör projektets målgrupp identifieras, startar det dagliga arbetet. Projektets faser handlar därefter om enskilda individers resa från ny invånare i ett nytt land till egen försörjning genom arbete. Inflödet av deltagare sker kontinuerligt från Arbetsförmedlingen, Kommunens enheter för introduktion och försörjningsstöd, projektet Vägar till hela Sverige samt försöksverksamheten Etableringsamtalet. Arbetsgivarkontakterna sker också kontinuerligt under projektets gång. 2.2 Projektmål och målprioritering Projektmål/resultat 1. När projektet är slut skall Arbetsförmedlingen utvecklat en nationell matchning för nyanlända. Antalet personer som inom ramen för verksamheten väljer att flytta för att ta arbete, starta eget och/eller går en utbildning som leder till arbete skall vara minst 150 personer första året, from Andra året, dvs skall antalet öka till minst När projektet är slut ska det finnas Projektet kommer att arbeta med att ta fram en metod där man arbetar efterfrågestyrt, utgår från behoven på arbetsmarknaden och hitta innovativa metoder att matcha personer. Detta för att öka möjligheterna för en snabbare etablering på arbetsmarknaden samt bättre förutsättningar att nå egen försörjning och hitta ett lämpligt boende Målprioritering (prio 1 = hög, prio 3 = låg)

6 Sid: 6 (13) Prioritering: 1 Resultat 2 Tidpunkt 3 Kostnad Det som projektet prioriterar är att nå de resultat som angetts. Då detta är ett projekt är det viktigt att nå dessa mål inom tidsramen för projektet samt inom budgeten som angetts. Det finns två former av de angivna resultaten, den första handlar om att nå de utsatta målen den andra formen av resultat är att utveckla den metod som kommer att göra det möjligt för nyanlända personer att snabbare etablera sig på arbetsmarknaden. 2.3 Avgränsningar När det gäller målgruppen så är det i första hand personer som är nyanlända. Personer som fortfarande inte har etablerat sig på den svenska arbetsmarknaden kan också komma att inkluderas i projektet. Exempel på detta kan vara de läkare som inte längre räknas till nyanlända och nyligen klarat TULE-testet och har behov av projektet för att hitta potentiella arbetsgivare. Samtidigt måste vi se till hela familjesituationen och därför bör vi snarare inkludera än exkludera deltagare i projektet. 3 Leverans och överlämning 3.1 Leveransobjekt och godkännande Lev. nr. Beskrivning Mottagare Godk.kriteria Datum 1 Färdig projektplan Projekt ägaren Juni 09 2 Delrapport Projekt ägaren november 2009 Lev. nr. Beskrivning Mottagare Godk.kriteria Datum 4 Organisation och bemanning < Beskriv hur de olika rollerna i projektet bemannas. Se även PPS-mall, Projektorganisation samt projektkontorets rollbeskrivning på VIS. Lista personer eller kompetenser och omfattning för dessa i projektet. Denna lista kan kompletteras med Uppdragsbeskrivning för resurs (=resurskontrakt). Ange också övriga nyckelpersoner som inte ingår i projektorganisationen men som ändå är kopplade till projektet.>

7 Sid: 7 (13) Projektet förutsätter tillgång till nedanstående personer och kompetenser: Roll Bemanning Telefon/E-postadress Styrgrupp Karin Ericsson MO chef Karin.ericsson@arbetsformedlingen.se Ulla Marie Hellenberg Södertälje kommun Ulla-marie.hellenberg@sodertalje.se Ingela Andersson AFO chef Södertälje Ingela.andersson@arbetsformedlingen.se Jack Jarshild Avd. Arbetsförmedlingsfrågor AF Leif Öbrink, Företagarna Jack.jarshild@arbetsformedlingen.se Leif.obrink@sodertalje.se Ulla Blom Ivarsson, Migrationsverket Projektledare Soledad Grafeuille Soledad.grafeuille@ arbetsformedlingen.se Ulla.blom.ivarsson@migrationsverket.se Projektmedarbetare; från Arbetsförmedlingen Karin Katona (50%) Camilla Elinder (60%) Helén Larsson Helen.larsson@sodertalj e.se Arbetsgrupp Margareta Tham, Arbetsmarknadsenheten Södertälje kommun Margareta.tham@sodertalje.se Roland Gustafsson Arbetsförmedlingen Roland.gustafsson@arbetsformedlingen.se Ingela Andersson Jack Jarshild Soledad Grafeuille Helén Larsson

8 Sid: 8 (13) 4. Tillvägagångssätt Vi, dvs. Af har redan ett nationellt uppdrag inom matchning vilket är grundstenen i det tänkta projektet. Denna del borde vi utveckla då vi idag inte har någon interlokal förmedling för målgruppen. Ansats 2. Koppla upp mot projektet Vägar till hela Sverige som redan finns och som är igång. Här finns redan nu erfarenheter som vi behöver lyfta in i det praktiska genomförande förslaget. Södertälje är också en av kommunerna som ingår i försöks verksamheten med organiserad vidareflyttning. Ansats 3. Koppla vårt projekt mot det nu beslutade pilotprojektet med etableringssamtal som skall påbörjas på tre platser i Sverige. Här behövs en nära samverkan eftersom vi med stor sannolikhet kommer att jobba mot samma regioner/kommuner samt att metodöverföring mellan projekten kan bli aktuellt. Ansats 4. Koppla upp mot de övriga projekt som finns alternativt kommer att komma igång. Exempelvis Matchning Södertörn. Ansats 5. Bevaka vad som sker politiskt. Enligt information från politiskt håll kommer inte någon av utredningarna att få genomslag under 2009 och troligtvis inte heller under Skälen är flera bla motsatserna i förslagen, konjunkturen samt att FK inte klarar ytterligare en adm. huvuduppgift till. Förslag till genomförande och metodutveckling Arbetsgivarkontakter Metoden som projektet använder är att man genom att bygga broar skapar plattformar för samtal med näringslivet i delar av Sverige som har arbetskraftsbehov. Detta bygger på intensiva kontakter. Kontakterna sker genom besök hos arbetsgivaren, gemensamma aktiviteter tillsammans med arbetsgivare t ex jobbmässor, speeddating och event där företagen väljer ut personal för eventuell kompletteringsutbildning. De arbetssökande är eller ska genom mindre insatser bli anställningsbara. Arbetsgivaren ska hitta rätt kompetens och arbetssökande ska få arbete. Projektet fokuserar på människors reella kompetens och att uppmuntra och involvera näringslivet genom att hjälpa dem att se att det finns en arbetskraftsreserv att utforska. Detta genom att företag/organisationer aktivt medverkar vid genomförandet arbetsmarknadsåtgärder bl.a genom riktade arbetsmarknadsutbildningar och innehållsspecificerade praktikplatser dvs praktikplatser där det är definierat vad deltagarna ska lära sig under praktiktiden. I vissa fall kan det även bli aktuellt med teoretisk kompetensutveckling inför anställning. Projektets regelbundna kontakter gör att företagen gör en kontinuerlig inventering av arbetskrafts- och kompetensbehoven på lång och kort sikt. Vidare skapar denna metod möjligheter för projektets målgrupp som tillhör arbetsförmedlingens prioriterade grupper att komma i kontakt med arbetsmarknaden och få en ökad anställningsbarhet. Vinsterna är att utveckla samverkan med lokala aktörer på olika orter i Sverige och ge arbetssökande eventuell funktionell kompetens dvs vara fullt ut anställningsbara, att ge

9 Sid: 9 (13) arbetsgivaren möjligheter att erhålla personal med rätt kompetens och förhindra flaskhalsproblem. Kartläggning av deltagande i Projektet Samtliga personer som kommer till projektet via försörjningsstöd, introduktion eller arbetsförmedlingen går igenom en kartläggning och möte med någon av medarbetarna i projektet. Vid mötet försöker handläggarna ta reda på sökandes reella kompetens. Vad har personen gjort i sitt tidigare arbetsliv samt frågor om utbildning. Handläggare presenterar projektet och stämmer av med sökande angående vilja till flytt om arbete finns på annan ort. Utöver detta kommer projektet att se över hela familjesituationen. Röjande av hinder inför flytt Projektet ska hitta lösningar på problem som kan uppkomma i samband med flytt. Exempel på detta kan vara dubbla boendekostnader och utlägg innan första lönen. Medflyttande familjemedlemmar skall även beaktas även om detta inte är projektets huvuduppgift. Andra exempel på hinder som måste hanteras är den administration som kopplas till den nyanlände inför utbildning, flyttbidrag och eller anställningsstöd. Praktiska insatser - Bygga upp nätverk med bland andra Arbetsförmedlingar, företagarföreningar, branschråd i regioner med behov av arbetskraft - Kompletteringsutbildning kan ske i Södertälje men även på den nya tänkta orten - Koppling till högskola/universitet/yrkeshögskolan för de som skall läsa vidare alternativt komplettera inför ett arbetsmarknadsinträde. Exempelvis borde det vara möjligt att upphandla kompletterande insatser på högskolor/universitet i andra delar av landet för enskilda personer. - Säkerställande av Arbetsförmedlingsresurser på den nya orten - Ekonomiskt flyttstöd i form av flyttbidrag. - Starta eget insatser, exempelvis koppla in IFS/ALMI. - Studiebesök på orter med bostäder/arbete. - Informationsträffar i Södertälje från orter som kan vara presumtiva platser. Säkerställ att informationen läggs på rätt nivå/saker. - jobbmässor - Insatser av arbetsmarknadspolitisk karaktär. Tillgång till de insatser som behövs så att inte det blir en diskussion om vem som skall betala vad. - Flexibilitet med introduktionsersättningen samt ev. försörjningsstödet. Säkerställa att kommunernas system fungerar över kommungränserna.

10 Sid: 10 (13) 5 Tidsplan (med beslutspunkter och milstolpar) Följande beslutspunkter (BP) och milstolpar (MS) är definierade. Tidpunkterna i tabellen anger datum då beslutsunderlag ska vara klara från projektet: Datum BP MS Beskrivning BP1-4 Beslut om att det finns tillräckligt bra underlag för att starta projektet MS1 Kvartalsavstämning MS2 Års avstämning BP 2 Beslut för 2010 års arbete MS 3 Kvartals avstämning varje kvarta Styrning, uppföljning och informationsspridning 6.1 Projektrapportering Statusrapportering kommer att göras enligt de regler som finns för aktuell projektportfölj. Övrig rapportering i projektet: 6.2 Möten/infotillfällen Möte/Info Syfte/resultat Former/plats Ansvarig/deltagare Frekvens/tid Styrgrupp Leda och följa 4 ggr/år Projektlednings Verkställa och 1 g/månad 7 Risker Arbetsmarknadsläget

11 Sid: 11 (13) Bostadssituationen Resurser i form av personal, tid och övriga insatser Förändrade uppdragsbeskrivningar Individens incitament för flytt 8 Projektkostnader och finansiering Projektbudget sammanfattas i tabellen nedan: Detta gäller för Arbetsförmedlingen Kostnadstyp: Totat Egen personal (anslag) Konsultkostnader, internt och externa insatser Resor Övrigt Lokaler/el räkning 34130, , ,5 IT/telefoni SUMMA n> <Summa rad/ summa kolumn> <Summa rad/ summa kolumn> Projektet finansieras enligt nedan: Finansiering: 20XX 20XX Totalt 1. Avdelningars/enheters interna medel <KR proj.kalkyl cell G7> 2. Utvecklingsmedel <KR proj.kalkyl cell G5> 3. Lånefinansiering TOTALT <KR proj.kalkyl cell G9> <Summa rad> <Summa rad> <Summa rad> Se bilaga 2, Projektkalkyl Samt bilaga x nnnnnnnnnnnn

12 Sid: 12 (13) Befintliga lån överförs vid förvaltning till Ekonomiavdelning 9 Referenser Dokument som projektplanen refererar till: Ref.nr. Dokumentnamn, dokumentbeteckning Utgåva, datum 1 Vägar till hela Sverige 2 Etableringssamtalet 3 Organiserad vidareflytt Vägar till hela Sverige. Övergripande mål och etappmål. Att hitta former för samverkan mellan Södertälje kommun, andra kommuner, länsstyrelser och arbetsförmedlingar som gör det möjligt att åstadkomma en effektivare introduktion som leder till ökade möjligheter till egen försörjning och samtidigt möter behovet av arbetskraft i vissa kommuner och regioner. Kvantitativt mål: 120 vuxna per år tas emot i annan kommun. Resultat: Fler får ett värdigt boende. Fler får goda kunskaper i svenska. Fler får en arbetslivsinriktad introduktion. Fler får arbete. 9.2 Etappmål Utveckla samarbetet med de kommuner som påbörjats under förstudien. Hitta och knyta kontakt med fler kommuner, länsstyrelser och arbetsförmedlingsområden. Utveckla samarbete med Migrationsverket angående information om boende för nyanlända. Få till stånd avsiktsförklaringar och överenskommelser om samarbete med intresserade kommuner. Informera och förbereda intresserade deltagare för arbete eller introduktion i annan kommun. Identifiera informationskanaler och skapa rutiner för information till målgruppen. Utforma och vidareutveckla information och informationsmaterial samt hitta vägar för informationsspridning. Kartlägga och matcha kompetens i förhållande till mottagande kommuners arbetskraftsbehov. Komplettera deltagares kompetens med relevanta insatser i samverkan med arbetsförmedlingen. Utforma villkor och rutiner för flytt och genomföra flyttningar till andra kommuner. Uppföljning av resultat, både kvantitativt och kvalitativt på kort och lång sikt. Upparbeta kontakter mellan olika Af-kontor angående arbete och arbetsmarknadsprogram. Projektet Vägar till hela Sverige som redan finns i Södertälje vars målgrupp är personer som har introduktionsersättning har redan ett antal indikatorer som är utgångspunkt för övergripande mål och operativa mål/indikatorer Antal personer/familjer som flyttar till annan ort Antal personer som påbörjar ett arbete på annan ort Antal personer som börjar en utbildning på ny ort Bilaga 2.

13 Sid: 13 (13) Etableringssamtalet. Bakgrund och syfte. Citat från projektbeskrivningen. Arbetsförmedlingen har i uppdrag att under 2009 och 2010 genomföra en försöksverksamhet med så kallade Etableringssamtal för nyanlända invandrare. Syftet med Etableringssamtal är att påskynda arbetsmarknadsetableringen. Genom att information ges tidigt efter att uppehållstillstånd beviljats om var i landet det finns efterfrågan på den kompetens som den nyanlände har (eller tänker skaffa sig), kan den få ökad betydelse inför beslut om bosättning. Samtalet ska utmynna i en Etableringsplan för personens fortsatta inträde i arbete, boende och deltagande i utbildningar eller andra eventuella insatser som kan stödja individens snabba etablering. Etableringsplanen ska också kunna leda till en samsyn om var det är lämpligast för personen att bosätta sig. Etableringssamtalet ska utgå från den kartläggning av individens yrkeserfarenhet och utbildningsbakgrund som Migrationsverket genomför under tiden som asylansökan prövas. I möjligaste mån ska kartläggningen av kompetens mm. kunna påbörjas redan under tiden då individens asylärende prövas. En förutsättning för att den nyanländes utsikter till arbete och egen försörjning bättre ska kunna främjas av bosättningsfrågan är att de samlade insatserna under tiden från asylansökan till bosättning synkroniseras och kvalitetssäkras. Bilaga 3. Organiserad vidareflyttning. Regeringen har fattat beslut om att underlätta för flyktingar och anhöriga som i bor i 13 kommuner med stort flyktingmottagande att flytta till andra kommuner där det finns goda möjligheter till egen försörjning och bostad. Regeringens beslut innebär i korthet att kommuner som tar emot nyanlända från vissa kommuner med stort flyktingmottagande kommer att få räkna in dessa nyanlända i det antal de kommit överens med Migrationsverket om att ta emot. Det är ett sätt att underlätta för kommuner som har ett stort mottagande. Beslutet om s.k. organiserad vidareflyttning innebär samtidigt en möjlighet för fler kommuner att ta få ta del av det resurstillskott de nyanlända utgör. Det ger också individen bättre förutsättningar att nå egen försörjning och hitta ett lämpligt boende.