Sammanträdesprotokoll. Direktionen

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll Sida 1 Plats och tid Bjurfors konferens kl ande Per Jansson (S) Hedemora, ordförande Alf Arvidsson (M) Hedemora Teemu Sulin (V) Fagersta Sven Danielsson (V) Fagersta ersättare för Gustav El Rachidi (S) Fagersta Gunnar Tiger (S) Norberg Lars Levahn (S) Avesta Monica Sjöstrand (S) Avesta Sid Sandström (S) Avesta ersättare för Peter Green (M) Avesta Övriga deltagande Mats Jansson, räddningschef Ingeborg Forsberg, sekreterare Lars Westerfors, 1:e stf räddningschef Daniel Lundin, 2:e stf räddningschef Claes-Göran Morén, Vision Utses att justera Monica Sjöstrand Justeringens plats och tid Förbundets kansli Avesta Underskrifter Sekreterare Paragrafer Ordförande Justerande ANSLAG Sammanträde Direktionen Södra Dalarnas Räddningstjänstförbund Datum Anslags uppsättande Anslags nedtagande Protokollets förvaring Förbundets kansli Avesta Ingeborg Forsberg

2 Sammanträdesprotokoll Sida 2 ÄRENDELISTA 38 Ekonomisk rapport oktober Noteringar och kommentarer gällande delårsbokslutet samt utlåtande avseende delårsrapporten Budget samt prislista Revidering av Teckningsrätt, förhandlare, beslutsattestanter och anbudsöppnare för Södra Dalarnas Räddningstjänstförbund 6 42 Sammanträdesdagar Region Dalarnas inbjudan till utbildning Nyvald och omvald 2014 samt Presidieutbildning för ny- och omvalda Underhållsbehov på räddningsstationen i Långshyttan Tillsyn av flyktingförläggningar inom förbundet Utredning KPMG Redovisning av delegationsbeslut Delgivningar (i pärm) Övriga frågor Avslutning 18

3 Sammanträdesprotokoll Sida 3 38 Ekonomisk rapport oktober 2014 Ingeborg Forsberg och Mats Jansson fördrar i korthet resultatrapport för oktober månad Resultatet för perioden uppgår till tkr. Den stora avvikelsen mot budget beror på att återställning av material efter den stora skogsbranden i Västmanland fortfarande pågår. Kostnaderna för återställandet kommer att påverka resultatet under hela sista kvartalet Arbetsutskottets protokoll Den ekonomiska rapporten för oktober månad 2014 godkänns.

4 Sammanträdesprotokoll Sida 4 39 Noteringar och kommentarer gällande delårsbokslutet samt utlåtande avseende delårsrapporten 2014 Mats Jansson föredrar i korthet noteringar och kommentarer gällande delårsbokslut samt utlåtande avseende delårsrapporten Rapporterna har överlämnats till medlemskommunerna. - Arbetsutskottets protokoll Noteringar och kommentarer gällande delårsbokslutet samt utlåtande avseende delårsrapporten 2014 läggs till handlingarna.

5 Sammanträdesprotokoll Sida 5 40 Budget samt prislista 2015 Mats Jansson går övergripande igenom förslag till budget och verksamhetsplan , investeringsäskande och prislista för verksamhetsåret Budgetramen för 2015 är enligt beslut i förbundets medlemskommuner uppräknad med 2,4 %. Budgetramen har även uppräknats med 410 tkr avseende hyreshöjning på räddningsstationen i Norberg och uppgår därmed till tkr. exkl. pensioner. Den budgetram som avser pensioner uppgår 2015 till tkr. Investeringsäskandet för verksamhetsåret 2015 uppgår totalt till tkr. och avser en sk Bas-1 (släckbil) tkr., en räddningsbil för tung räddning tkr., en fyrhjuling till stationen i Avesta 200 tkr. samt en hjullastare till övningsområdet i Avesta 250 tkr. Den totala avskrivningskostnaden för dess investeringar uppgår till 730 tkr./år. Med nuvarande förutsättningar ryms denna kostnad inom förbundets investeringsram. Prislistan för externa tjänster har justerats med löneökningar, index och marknadsanpassade priser. Den nya prislistan gäller fr.o.m Mats Jansson föredrar även övergripande förslag till budget I 3-årsbudgeten ingår investeringar enligt fordonsplanen. Budgetramen är i enlighet med KSO-gruppens (KommunStyrelseOrdförande-gruppen) beslut preliminär uppräknad med 2,7 % 2016 och 2,6 % De senast erhållna prognoserna från KPA AB visar på en pensionskostnad på tkr. för 2016 och kkr. för Detta innebär att förbundet måste kompenseras för pensionskostnadsökningar med tkr. för år 2016 och med tkr. för år Arbetsutskottets protokoll Direktionens protokoll Arbetsutskottets protokoll Direktionens protokoll Arbetsutskottets protokoll Upprättat budgetförslag, investeringsäskande samt prislista för externa tjänster 2015 godkänns. - Upprättat budgetförslag för åren godkänns.

6 Sammanträdesprotokoll Sida 6 41 Revidering av Teckningsrätt, förhandlare, beslutsattestanter och anbudsöppnare för Södra Dalarnas Räddningstjänstförbund Från och med och tillsvidare gäller följande: Teckningsrätt för köpehandlingar, kontrakt, handlingar i samband med förbundets upplåning, likviditetsförvaltning eller annan finansiell verksamhet, borgensförbindelser och andra liknande handlingar enligt 46 i förbundets reglemente ges följande personer i förening: Ordförande Ordförande Ordförande Ordförande Vice ordförande Vice ordförande Vice ordförande Vice ordförande Mats Jansson Lars Westerfors Ingeborg Forsberg Daniel Lundin Mats Jansson Lars Westerfors Ingeborg Forsberg Daniel Lundin Teckningsrätt för förbundets bank- och plusgiroräkningar, utfärdande av kvitton och andra dylika handlingar enligt 43 i förbundet gällande reglemente ges till följande personer två i förening: Ingeborg Forsberg Merja Jänkä Arja Ylinikka Teckningsrätt för fullmakt avseende sådana mål och ärenden i domstol där det ankommer på direktionen att föra förbundets talan på förbundets vägnar inom verksamhetsområdet delegeras till följande personer: Mats Jansson Lars Westerfors Teckningsrätt för förbundets skattedeklarationer enligt 43 förbundets reglemente ges till följande personer, två i förening: Mats Jansson Lars Westerfors Daniel Lundin Ingeborg Forsberg Merja Jänkä Arja Ylinikka

7 Sammanträdesprotokoll Sida 7 41 forts. Teckningsrätt för förbundets betalningsföreläggande och handräckning enligt 46 förbundets reglemente ges via fullmakt till följande personer två i förening: Margareta Holback Johansson Siw Karlsson Marianne Eriksson Ulla Wiklund-Janols Pia Theorin Teckningsrätt för förbundets löneutbetalningar enligt 43 förbundets reglemente ges till följande personer via fullmakt: Solveig Grönberg Margareta Espås Förhandlare inom förbundets verksamhetsområde enligt och 38 medbestämmandelagen samt i förekommande fall ansvara för information enligt 19 i samma lag för: Ersättare Förbundet Mats Jansson Lars Westerfors Förbundskansliet Ingeborg Forsberg Mats Jansson Skyddsavdelning Lars Westerfors Mats Jansson Räddningsavdelning Daniel Lundin Mats Jansson sattestanter tillika anbudsöppnare inom förbundets verksamhetsområde: Förbundet/Direktionen Ersättare -huvudattest exkl kostnader Mats Jansson Lars Westerfors för räddningschef och ordförande -kostnader för ordförande Vice ordförande Ledamot au Ledamot au -kostnader för räddningschef Ordförande Vice ordförande

8 Sammanträdesprotokoll Sida 8 41 forts. Förbundskansliet -huvudattest exkl kostnader Ingeborg Forsberg Mats Jansson för administrativa chefen -kostnader för administrativa chefen Mats Jansson Lars Westerfors Skyddsavdelning -huvudattest exkl kostnader för Lars Westerfors Mats Jansson 1:e stf räddningschef -kostnader för 1:e stf räddningschef Mats Jansson Daniel Lundin Räddningsavdelning -huvudattest exkl kostnader för Daniel Lundin Mats Jansson 2:e stf räddningschef -kostnader för 2:e stf räddningschef Mats Jansson Lars Westerfors Driftområdes- och funktionsområdesansvariga inom räddningsavdelningen och skyddsavdelningen: Räddningsavdelningen Driftområde/ Attestant Maxbelopp (SEK exkl moms) Ersättare funktionsområde Fordon och verkstad Roger Seijsing Daniel Lundin Fastighet Thomas Eibrant Daniel Lundin Teknik/IT Svante Nordström Daniel Lundin - In- och utalarmering - Radio, telefoni, data - Resurs - Adm datastöd Personal Henrik Axelsson Daniel Lundin - Beklädnad - Fys och hälsa Räddningsmateriel Per Andersson Daniel Lundin - Rök- och kemskydd (fr o m 1/2-15) - Övningsområde

9 Sammanträdesprotokoll Sida 9 41 forts. Intern utbildning Johan Koivisto Daniel Lundin - Skolverksamhet PRAO Skyddsavdelningen Driftområde/ Attestant Maxbelopp (SEK exkl moms) Ersättare funktionsområde Myndighetsutövning Hans Bång Lars Westerfors - Olycksförloppsutredning Externutbildning Robert Sundin Lars Westerfors Kommunal beredskap Lars Westerfors Mats Jansson Byggrådgivning Vakant Lars Westerfors - Arbetsutskottets protokoll Reviderad Teckningsrätter, förhandlare, beslutsattestanter och anbudsöppnare för Södra Dalarnas Räddningstjänstförbund fastställs att gälla fr o m

10 Sammanträdesprotokoll Sida Sammanträdesdagar 2015 Mats Jansson presenterar förslag till sammanträdesdagar Arbetsutskottet Torsdag , kl 09.00, räddningsstation Avesta Torsdag , kl 09.00, räddningsstation Avesta Torsdag Torsdag Direktionen Torsdag Torsdag Torsdag Torsdag Torsdag , kl 09.00, räddningsstation Avesta , kl 09.00, räddningsstation Avesta , kl 14.00, räddningsstation Avesta , kl 14.00, räddningsstation Hedemora , kl 14.00, räddningsstation Fagersta , kl 14.00, räddningsstation Norberg , kl 16.00, räddningsstation Avesta Vid arbetsutskottets sammanträde den 18 november 2014 föreslog Teemu Sulin att till föreslagna sammanträdesdagar 2015 lägga en utbildningsdag för den nya direktionen under våren Arbetsutskottet gav Teemu Sulin och Mats Jansson i uppdrag att ta fram förslag på datum för en utbildningsdag. Teemu Sulin och Mats Jansson föreslår att en utbildningsdag planeras in den 10 april Arbetsutskottets protokoll Tidplanen för arbetsutskottets och direktionens sammanträden 2015 fastställs enligt förslag - En utbildningsdag för den nya direktionen planeras in den 10 april 2015.

11 Sammanträdesprotokoll Sida Region Dalarnas inbjudan till utbildning Nyvald och omvald 2014 samt Presidieutbildning för ny- och omvalda Ärendet bordläggs till direktionens sammanträde den8 januari 2015.

12 Sammanträdesprotokoll Sida Underhållsbehov på räddningsstationen i Långshyttan Ordförande och Mats Jansson informerar om att ett möte har ägt rum den 19/ med Tjädernhuset AB då underhållsbehovet på stationen i Långshyttan diskuterats. Något besked om åtgärder har ännu inte erhållits. - Direktionens protokoll Arbetsutskottets protokoll Direktionens protokoll Arbetsutskottets protokoll Informationen godkänns.

13 Sammanträdesprotokoll Sida Tillsyn av flyktingförläggningar inom förbundet Lars Westerfors informerar om tillsyner gjorts på två flyktingförläggningar i Norbergs kommun och ett i Fagersta kommun. Vid ett av boendena har brister framkommit som föranlett ett föreläggande med beslut om nyttjandeförbud om bristerna inte åtgärdats senast 2/ et om nyttjandeförbud har överklagats till Länsstyrelen i Västmanland. Vid besiktning den 1/12 har konstaterats att alla de åtgärder som var av stor vikt åtgärdats. Detta innebär att nyttjandeförbudet inte kommer att verkställas utan verksamheten får fortsätta som vanligt. - Arbetstutskottets protokoll Informationen godkänns.

14 Sammanträdesprotokoll Sida Utredning KPMG Mats Jansson informerar om att KPMG s granskning av förbundet är klar och har presenterats för förbundets revisorer den 1 december Utredaren bedömer att direktionen följer förbundets verksamhet löpande på ett tillfredställande sätt. Årsredovisningen redovisar förbundet visioner och mål men saknar redovisning av måluppfyllelse. Utredaren bedömer att förbundet bör upprätta en tidsredovisning över de uppdrag/insatser som utförs. Detta för att kunna bedöma rimligheten av uppdrag/insatser samt att kunna planera verksamheten bättre. Uppdrag inom redovisade drift- och funktionsområden måste tydliggöras och omfattningen fastställas. Den fortlöpande uppföljningen under verksamhetsåret från medlemskommunerna är svag när det gäller att säkerställa följsamheten till handlingsprogrammet. Kommunstyrelsernas protokoll visar inte att kommunstyrelsen har en fortlöpande uppföljning av förbundets verksamhet. Intentionerna i kommande handlingsprogram måste bättre koordinera med kommunernas målarbete och styrsystem än vad som är fallet idag. Bedömningen är att det finns ett förebyggande arbete som till stor del dokumenteras i en tillsynsplan. Tillsynsplanen anger objekt och tillsynsintervaller de närmsta åren. Dock har medlemskommunerna inte gjort någon uppföljning av om det är ett godtagbart förebygganded arbete vilket bör ske. För närvarande blir det upp till räddningstjänsten att själva göra den bedömningen. Utredaren lämnar följande rekommendationer till förbättring: Förbundets målarbete måste tydliggöras. I styrdokumenten redovisas mål på olika nivåer någon samlad redovisning av måluppfyllelse har inte redovisats. Om man har mål ska måluppfyllelsen redovisas. Medlemskommunernas styrning och uppföljning av räddningstjänsten bör stärkas och utvecklas. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt måste förbättras. Detta gäller samtliga medlemskommuner. Förbundets förtroendevalda revisorer har upprättat ett missiv som tillsammans med KPMG s rapport överlämnats till kommunstyrelse i förbundets medlemskommuner. Revisionen önskar att direktionen lämnar ett yttrande gällande rapporten senast den Direktionens protokoll Arbetsutskottets protokoll Informationen godkänns. - Mats Jansson ges i uppdrag att begära förlängning av svarstiden med en vecka för att arbetsutskottet ska hinner sammanträda den 19 februari 2015 enligt sammanträdesplanen. - Delegeras till arbetsutskottet att lämna yttrande till revisionen.

15 Sammanträdesprotokoll Sida Redovisning av delegationsbeslut Enligt delegationsbeslut från direktionen har räddningschef Mats Jansson, 1:e stf räddningschef Lars Westerfors och 2:e stf räddningschef Daniel Lundin beslutat i ärenden enligt bilaga. - Arbetsutskottets protokoll Redovisningen av delegationsbeslut godkänns.

16 Sammanträdesprotokoll Sida Delgivningar (i pärm) 1. Hedemora KF 72 Revidering av förbundsordning för Södra Dalarnas Räddningstjänstförbund 2. Avesta KF 93 Revidering av Södra Dalarnas Räddningstjänstförbunds förbundsordning 3. Norbergs KF 77 Revidering av Södra Dalarnas räddningstjänstförbunds förbundsordning

17 Sammanträdesprotokoll Sida Övriga frågor Olycksförloppsutredning Skogsbranden Västmanland Mats Jansson informerar om att olycksförloppsutredning nivå 3 avseende skogsbranden i Västmanland är under upprättande. Olycksförloppsutredningen avser tiden från brandens start den 31/7 och till den 5/8 då Länsstyrelsen tog över ansvaret för insatsen. Utredningen genomförs av Nerikes Brandkår och kommer att presenteras vid en presskonferens på räddningsstationen i Vallby, Västerås, den 16 december kl Vid presskonferensen kommer räddningschefer, politiker inom räddningstjänsten och kommunalråd från de berörda organisationerna och kommunerna att närvara. För Södra Dalarnas Räddningstjänstförbunds direktion kommer Teemu Sulin att närvara. - Informationen godkänns. Förbundsdagarna i Sollefteå den november. Ordförande, Teemu Sulin och Mats Jansson informerar i korthet om innehållet i konferensens i Sollefteå. Vid konferensen deltog Per Jansson, Teemu Sulin, Mats Jansson och Ingeborg Forsberg. - Arbetsutskottets protokoll Informationen godkänns. Förhandling rörande beredskapsersättning för brandingenjörer Ordförande informerar om att ett nytt lokalt kollektivavtal tecknats med förbundets brandingenjörer gällande deras beredskapsersättning. Det gamla lokala kollektivavtalet från 1997 har från arbetsgivarens sida sagts upp för omförhandling med anledning av att ersättningarna enligt detta avtal skulle ha ökat orimligt mycket i och med förändringar i Allmänna Bestämmelser (AB) fr o m Det nya avtalet följer i stort nivåerna i det centrala kollektivavtalet. Avtalet gäller fr o m Informationen godkänns.

18 Sammanträdesprotokoll Sida Avslutning Ordförande drar sig till minnes hur diskussionerna kring samarbete mellan Avesta och Hedemora kommun fördes mellan kommunalråden, han själv och Åke Johansson, under slutet av 1990-talet. Diskussionerna ledde fram till att utreda ett eventuellt bildande av ett räddningstjänstförbund och den 1 januari 1998 bildades Södra Dalarnas Räddningstjänstförbund. Ordförande framhåller det goda samarbetet mellan medlemskommunerna idag och en väl fungerande verksamhet. Ordförande tackar för det goda samarbetet som bedrivits i direktionen under de fyra år som gått och tackar för sin tid som ordförande för direktionen. Ordförande tackar även för året som gått och önskar direktionens ledamöter och samtlig personal i förbundet en God Jul och ett Gott Nytt År. Vice ordförande och Mats Jansson tackar ordföranden och överlämnar en liten gåva och tillönskar honom en God Jul och ett Gott Nytt År. Mötet avslutas kl