KRAVSPECIFIKATION för Strategisk Kommunikation SLL 1922

Transkript

1 Upphandlingsavdelningen Sid 1(13) KRAVSPECIFIKATION för Strategisk Kommunikation SLL 1922 Område 1 Område 2 Område 3 Strategisk kommunikations- och kriskommunikationsplanering Strategisk intern- och förändringskommunikation Strategisk mångkulturell kommunikation

2 Upphandlingsavdelningen Sid 2(13) INNEHÅLL 1 INLEDNING SYFTE OCH MÅL MED UPPHANDLINGEN UPPHANDLINGENS DELOMRÅDEN GENERELLA KRAV FÖR SAMTLIGA OMRÅDEN SPECIFIKA KRAV OMRÅDE 1 - STRATEGISK KOMMUNIKATIONS- OCH KRISKOMMUNIKATIONSPLANERING Tjänstens innehåll - kommunikationsplanering Tjänstens innehåll - kriskommunikationsplanering Erfarenhet och kunskap OMRÅDE 2 - STRATEGISK INTERN- OCH FÖRÄNDRINGSKOMMUNIKATION Tjänstens innehåll Erfarenhet och kunskap OMRÅDE 3 - STRATEGISK MÅNGKULTURELL KOMMUNIKATION Tjänstens innehåll Erfarenhet och kunskap... 12

3 Upphandlingsavdelningen Sid 3(13) 1 INLEDNING 1.1 Syfte och mål med upphandlingen Denna upphandling avser strategiska kommunikationstjänster till Stockholms läns landstings förvaltningar, bolag och stiftelser, SLL. Syftet är att säkerställa SLL:s varierande och komplexa behov av strategiska kommunikationstjänster för de närmaste tre (3) åren, med möjlighet till förlängning med ett år. Målet med upphandlingen är att få ett väl fungerande samarbete med de leverantörer inom varje område som behövs för att svara mot våra krav, och som täcker SLL:s samlade och varierande behov. Stockholms läns landsting leds av det folkvalda landstingsfullmäktige och finansieras till största delen via landstingsskatten. Landstinget ansvarar också för kollektivtrafiken, regionplaneringen och andra viktiga uppgifter i länet. SLL kommer att sluta ramavtal med tre (3) leverantörer inom respektive område, under förutsättning att så många lämpliga anbud lämnas. Leverantörerna kommer att rangordnas inom respektive område. 2 UPPHANDLINGENS DELOMRÅDEN SLL och dess verksamheter bedriver en omfattande kommunikationsverksamhet. Det kan gälla komplexa verksamheter eller stora projekt som behöver en genomtänkt kommunikationsstrategi och kommunikationsplanering på strategisk nivå. Anbudsgivaren behöver från början vara medveten om att det handlar om att serva en organisation med anställda och en komplex verksamhet som innefattar både landstingsövergripande frågor så som frågeställningar i enskilda förvaltningar och bolag. Då landstinget är en politiskt styrd organisation behöver också förståelse, och gärna erfarenhet, för den politiska processen finnas i anbudsgivarens organisation. Ur SLL:s verksamhetsidé: Med den enskilda individen i fokus och valfrihet, mångfald och trygghet som ledord ska Stockholms läns landsting ge god service på ett effektivt sätt till invånarna i Stockholms län. SLL:s övergripande strategiska kommunikation ska vara effektiv och utgå från våra långsiktiga mål som är förbättrad tillgänglighet och kvalitet inom hälso- och sjukvården, förbättrad tillförlitlighet i kollektivtrafiken och en ekonomi i balans. Den ska också utgå från övergripande mål som nöjda medborgare, hållbar miljö, ökad valfrihet och mångfald inom sjukvården och likvärdig behandling av alla invånare. SLL:s huvudstrategier är målstyrning, utveckling, samordning och dialog. Dessutom ska SLL:s kännetecken öppenhet, kompetens och pålitlighet prägla kommunikationen. Under de närmaste åren ska SLL arbeta med ett antal stora utmaningar, framför allt vad gäller utveckling av framtidens sjukvård och kollektivtrafik. SLL behöver därför tillgång till kommunikationsstöd, till exempel för utmaningar som arbetet med omstrukturering av hälso- och sjukvården, ändrade arbetssätt, digitala arbetssätt, patientsäkerhet samt forskning.

4 Upphandlingsavdelningen Sid 4(13) Upphandlingen omfattar strategiska tjänster inom tre områden. Område 1 - Strategisk kommunikations- och kriskommunikationsplanering Område 2 - Strategisk intern- och förändringskommunikation Område 3 - Strategisk mångkulturell kommunikation Upphandlingen ska täcka Stockholms läns landstings behov av tjänster för: Analys, strategisk rådgivning, formulering och implementering av kommunikationsstrategier Stöd vid processledning Formulering av kommunikationsmål och strategier Strategiskt stöd i kommunikationsfrågor med olika intressenter Stöd vid utformning av beslutsunderlag för ledningsgrupper och styrelser 3 GENERELLA KRAV FÖR SAMTLIGA OMRÅDEN Leverantören skall: Samarbeta med SLL: s övriga upphandlade konsulter vid behov Hålla uppgjorda tidplaner Behärska det svenska språket i tal och skrift i mycket hög grad Bekräfta att skall-kraven uppfylls Leverantören skall: Ha erfarenhet av att arbeta med stora, komplexa organisationer med flera beslutsnivåer från högsta ledningsnivå och nedåt i organisationen i flera led. Ha erfarenhet av att arbeta direkt med ledningsgrupper motsvarande VD-nivå. Bekräfta att skall-kravet uppfylls, beskriv hur nedan eller bifoga. Nordisk Kommunikation har många kunder med stora komplexa organisationer. Bland våra kunder finns såväl landsting som stora myndigheter och internationella bolag. Allt oftare får vi uppdrag att arbeta med ledningsgruppers kommunikation och får uppdrag av VD, GD eller landstings-/kommundirektör. Här följer tre aktuella exempel på vår erfarenhet: På uppdrag av Eniros VD har Nordisk Kommunikation genomfört utbildning i kommunikation för chefer på alla nivåer i företaget i Skandinavien. Det omfattade närmare 600 chefer inom de olika verksamhetsområdena. Satsningen inleddes med att vi utbildade företagets ledningsgrupp, sedan fortsatte satsningen via respektive lands ledning, olika chefsnivåer till säljledare i den operativa verksamheten. Uppdragets uppgift var att stödja Eniros vision och övergripande mål. Bilaga nr:

5 Upphandlingsavdelningen Sid 5(13) På uppdrag av landstingsdirektören i Västerbottens läns landsting har Nordisk Kommunikation lett arbetet med att ta fram en kommunikationsstrategi för att nå landstingets strategiska mål om god ekonomisk hushållning. Strategin syftade till att åstadkomma en kulturförändring bland chefer och medarbetare i landstinget. Strategin arbetades fram genom en serie workshops i landstingets ledningsgrupp, under ledning av Nordisk Kommunikation. Uppdragets uppgift var att stödja det prioriteringsarbete som genomfördes under På uppdrag av VD för Einar Mattsson AB har Nordisk Kommunikation gjort en analys av företagets kommunikationsbehov och tagit fram ett förslag på hur företaget kan bygga upp en kommunikationsfunktion. Uppdragets uppgift var att bäst bedöma hur kommunikationsresurserna ska satsas för att skapa mest värde för företaget. Arbetet omfattade analys och samverkan med chefer i företagets verksamhet med fyra affärsområden på olika marknader, som ska balanseras under ett gemensamt varumärke. Uppdraget resulterade i framtagande av ett beslutsunderlag till VD. 4 SPECIFIKA KRAV 4.1 Område 1 - Strategisk kommunikations- och kriskommunikationsplanering Tjänsten strategisk kommunikationsplanering består i att, utifrån befintliga rapporter, verksamhetsplaner, frågeställningar, problembeskrivningar eller dylikt ta fram analyser, kommunikationsmål och strategier och budskap samt vara strategiskt kommunikationsstöd, främst till kommunikationsansvariga beställare men i vissa fall även till ledningsgrupper, styrgrupper, projektkontor. Uppdraget är av strategisk art, för andra kommunikativa uppdrag finns andra typer av kommunikationskonsulter Tjänstens innehåll - kommunikationsplanering Ha en arbetsprocess för kommunikationsplaneringen från initial informationsinsamling och analys till formulering av kommunikationsstrategi, övergripande effekt- och kommunikationsmål samt budskapsplattformar Utifrån analysen bidra till att identifiera prioriterade målgrupper och beskriva hur kommunikationen ska anpassas till dessa målgrupper Leverera planer och stödja uppdragsgivaren i att driva och äga kommunikationsprocessen och föra den framåt snabbt och (kostnads-) effektivt Ge råd för att planera utvärderings- och uppföljningsinsatser Formulera skriftliga kommunikationsplaner, kommunikationsstrategier, visionskommunikation och presentera dessa i olika format

6 Upphandlingsavdelningen Sid 6(13) Tjänstens innehåll - kriskommunikationsplanering Tillhandahålla strategisk kommunikationsrådgivning och -planering inom hela spannet före, under och efter en kris Följa SLL:s antagna kriskommunikationsplan, se bilaga 2.3 Leverantören skall bifoga: En beskrivning av anbudsgivarens arbetsprocess för kommunikationsplanering - före, under och efter en kris, - med analys av risker/hot utifrån verksamhetens art, - formulering av kommunikationsstrategier och riktlinjer samt, - verktyg/checklistor för kommunikation och mediehantering i samband med kris. I den beskrivna arbetsprocessen ska det även framgå hur leverantören genomför scenarioövningar samt utvärderar kriskommunikationen. Beskriv arbetsprocessen för kommunikationsplanering nedan eller bifoga. Bilaga nr: Erfarenhet och kunskap Leverantören skall samtidigt tillhandahålla minst följande kompetenser (se definition av kompetensnivåer bilaga 1.2): Tre kommunikationsstrateger, nivå 5 Fyra kommunikationsstrateger, nivå 4 Fyra projektledare, nivå 3 Strateger på nivå 5 och 4 ska ha erfarenhet av att genomföra strategiska kommunikationsrådgivningsuppdrag vid olika sorters kriser i stora, komplexa organisationer. Bekräfta att skall-kraven uppfylls*. Beskriv, nedan eller bifoga Bilaga nr: *Exempelvis genom CV eller genom att ange hur många anställda med respektive kompetens anbudsgivaren har. Det kan även göras genom att ange vilka samarbetspartners anbudsgivaren har och vilken tillgång till respektive kompetenser dessa har. Anbudsgivaren ska förfoga över dessa kompetenser i tillräcklig omfattning för att kunna tillhandahålla efterfrågade kompetenser.

7 Upphandlingsavdelningen Sid 7(13) 4.2 Område 2 - Strategisk intern- och förändringskommunikation SLL:s verksamheter behöver stöd i strategisk intern- och förändringskommunikation, både i vardagen och vid förändringsprocesser, som till exempel organisationsförändringar eller fusioner. Leverantören ska stödja kommunikationsansvarig (motsvarande) och vara strategisk rådgivare till en ledningsgrupp (motsvarande). Den blivande leverantören ska, tillsammans med beställaren, kunna analysera och planera internkommunikation och/eller med inriktning på behov av förändringsstöd med särskild inriktning på kommunikation. Analysen ska också leda till framtagande av kommunikationsmål och -strategier och handlingsplaner på både kort och lång sikt Tjänstens innehåll Ha arbetsmetodik för kommunikationsplanering vid förändringsprocesser från initial informationssamling till strategier Analysera interna kommunikationsbehov samt övriga kommunikationsbehov vid förändringar Formulera mätbara kommunikationsmål och -strategier, kopplade till analysen Utforma internkommunikationsplaner, såväl separata som kopplade till övergripande kommunikationsplaner samt kommunikationsplaner vid förändringsprocesser Stödja uppdragsgivaren i att driva och äga kommunikationen i förändringsprocessen och föra den framåt snabbt och kostnadseffektivt Tillhandahålla kommunikationsutbildning för chefer och ledningsgrupper Erfarenhet och kunskap Leverantören skall ha: Erfarenhet av chefs- och ledarskapsutveckling, med fokus på det kommunikativa ledarskapet Erfarenhet av att utforma och genomföra kommunikationsutbildning för chefer och ledningsgrupper Dokumenterad erfarenhet av processtyrning av komplexa kommunikationsuppdrag Pedagogiska verktyg och modeller för att utveckla internkommunikation och ledare i organisationen Bekräfta att skall-kraven uppfylls, beskriv hur nedan eller bifoga. Nordisk Kommunikation har sedan 1993 arbetat med att utveckla organisationers strategiska kommunikation, med fokus på den interna kommunikationen och det kommunikativa ledarskapet. Det var Nordisk Kommunikations grundare Sven Windahl som myntade begreppet kommunikativt ledarskap, och vi har under många år arbetat med utbildning, rådgivning och Bilaga nr:

8 Upphandlingsavdelningen Sid 8(13) coachning av ledningar, chefer och kommunikatörer i syfte att utveckla ledares kommunikativa förmågor. För att möta chefernas behov av konkreta metoder och modeller för att kommunicera bättre, utvecklade Nordisk Kommunikation hösten 2006 ett flertal kommunikationsverktyg. Verktygen är oerhört uppskattade och utvecklas kontinuerligt, till exempel lanseras två nya verktyg under våren Vi har också utvecklat handboken Den kommunikativa chefen, som riktar sig till chefer i syfte att ge dem stöd i den dagliga kommunikationen. Rättigheterna till handboken har hittills sålts till fyra organisationer, och vi arbetar för närvarande med att producera en egen som gå att köpa styckvis. Utbildning av chefer och ledare är en annan viktig del i att utveckla deras kommunikativa förmåga. Under många år har vi genomfört ett stort antal utbildningar för ledningsoch chefsgrupper. Utbildningarna skräddarsyr vi utifrån uppdragsgivarens behov och önskemål, och vi har god vana att ansvara för både planering och genomförande av utbildning. Utbildningarna kan vara allt från en halvdag till en sammanhängande utbildning över flera dagar, där deltagarna kan få uppgifter mellan tillfällena. Vi utvärderar alltid våra utbildningar, och dessa visar att de är uppskattade av cheferna. En sak som uppskattas är att vi varvar teori och metod så att nyvunna kunskaper direkt får omsättas i praktik, ofta utifrån ett case hämtat från chefernas egna verklighet. Med stöd av våra metoder, till exempel budskapsmodell och planeringsmodell. Intern kommunikation är ett annat fokus för oss och vi har sedan företaget grundades 1993 arbetat med att utveckla den interna kommunikationen i ett stort antal företag, myndigheter, kommuner och landsting. Vi har flera verktyg och pedagogiska metoder som vi använder i vårt arbete att projekt- och processleda utveckling av intern kommunikation. Vi har gedigen kunskap, erfarenhet av metoder för undersökning/analys, där vi många gånger skräddarsyr kvantitativa eller kvalitativa undersökningar utifrån uppdragsgivarens behov. Vi har också en standardiserad undersökning av intern kommunikation, kallad benchmarkundersökningen. Det är en kvantitativ undersökning som ger en genomlysning av en organisations interna kommunikation, till exempel kommunikationsmiljö, budskap, kanaler och aktörer. Sedan undersökningen startade 2005 har drygt personer från 100 organisationer svarat på frågor om hur de upplever sin interna kommunikation. Vi har utvecklat även denna metod och inför våren 2012 har vi gjort en rad

9 Upphandlingsavdelningen Sid 9(13) uppdateringar för att bättre möta förändrade behov och utvecklingen inom den interna kommunikationen. Kommunikationssystem är en modell vi använder som stöd i arbetet med utvecklingen av organisationers interna kommunikation. Modellen använder vi när vi tittar på hela organisationens kommunikation, som omfattar kanaler, budskap och aktörer sett utifrån en kulturell kontext. Utifrån en analys formulerar vi ett önskvärt kommunikationssystem, där varje aktörs roll och ansvar definieras, syften och innehåll i respektive kanal och kommunikationsforum tydliggörs. Underlaget blir ett stöd för utveckling. Lean Kommunikation är en metod som vi har utvecklat och använder för att leda organisationer genom en grundlig renovering av kommunikationsfunktionen. Arbetet består av analys och utveckling av fyra stationer: uppdraget, kommunikationssystemet, kommunikationsstrategierna, samt arbetsprocesserna och organisationen. Vi har i dagsläget genomfört ett 10-tal leanuppdrag med framgång för uppdragsgivare inom både privat och offentlig sektor. Nordisk Kommunikation har genom åren haft många stora komplexa kommunikationsuppdrag som har gett oss gedigen erfarenhet av processtyrning. Här beskriver vi kort tre aktuella exempel på vår erfarenhet: På uppdrag av chef för Verksamhetsstyrning och Informationschefen inom Myndigheten för Samhällsskydd och beredskap har Nordisk Kommunikation genomfört ett flertal uppdrag som omfattat processledning och styrning. Ett uppdrag tog sin utgångspunkt i myndighetens huvudprocesser (verksamhetsområden) och omfattade både coachning i processledning till kommunikatörer och processtyrning vid framtagande av budskapsplattform för respektive huvudprocess. Arbetet omfattade planering och ledning av workshops med chefer för respektive process vid framtagande av proriterade målgrupper, kommunikativa mål och övergripande budskap. Underlagen sammanställdes för att beslutas och användas som stöd för översättning av budskap för respektive verksamhet inom processen. Budskapen för respektive huvudprocess hade som mål att stödja myndighetens vision och varumärke, samt vara stöd i kommunikationen med myndighetens viktiga externa målgrupper inom t ex andra myndigheter, kommuner och intressenter som påverkas av myndighetens arbete och uppdrag. Coachning av kommunikatörer under uppdraget har utvecklat deras

10 Upphandlingsavdelningen Sid 10(13) förmåga att bistå chefer inom respektive huvudprocess i kommunikationen med metodstöd och processledning i kommunikationskritiska uppdrag. På uppdrag av biträdande kommundirektör i Karlstads kommun har vi gjort en översyn av kommunikationsverksamheten. Behov och förutsättningar kartlades genom intervjuer med politiker, förvaltningsoch bolagschefer, förvaltningsledning och kommunikatörer. En jämförelse med andra kommuner gjordes också. Översynen ledde fram till ett beslutsunderlag med konkreta rekommendationer kring organisation, uppdrag, roller, bemanning och kompetens. Uppdragsgivaren har utifrån detta startat utvecklingen av funktionerna, till en mer verksamhetsnyttig kommuninikatonsverksamhet. På uppdrag av kommunikationsdirektören på Transportstyrelsen har vi självständigt designat och genomfört en analys av deras två webbplatser Körkortsportalen.se och Yrkestrafiken.se. Analysen skräddarsyddes och genomfördes med en kombination av sex olika metoder exempelvis användartester, intervjuer med ansvariga och analys av besöksstatistik. Analysen mynnade ut i konkreta förslag och rekommendationer om webbplatserna. Uppdragsgivaren genomför förändringar av portalerna med stöd av våra rekommendationer. Leverantören skall ha: Erfarenhet av strategisk, rådgivande förändrings- och internkommunikation på lednings- och styrelsenivå Erfarenhet av strategisk kommunikationsrådgivning i förändringsprocesser, t ex vid större organisationsförändringar eller fusioner som involverar ett stort antal (flera tusen) medarbetare och många olika intressenter Bekräfta att skall-kraven uppfylls. Leverantören skall samtidigt tillhandahålla minst följande kompetenser (se definition av kompetensnivåer bilaga 1.2): Två kommunikationsstrateger, nivå 5 Fyra kommunikationsstrateger, nivå 4 Fyra projektledare, nivå 3 Bekräfta att skall-kraven uppfylls*. Beskriv, nedan eller bifoga Nordisk Kommunikations verksamhet bygger på medarbetarnas kompetens och bland våra konsulter och projektledare finns både erfarna kommunikationschefer, Bilaga nr: 8-17

11 Upphandlingsavdelningen Sid 11(13) kommunikationskonsulter, utbildare, processledare, coacher och forskare. Inom vårt team av konsulter finns specialister med olika bakgrund och erfarenheter som tillsammans ger oss en unik expertis inom strategisk kommunikation och chefsutveckling. För detta uppdrag tillhandahåller vi följande konsulter: Nivå 5: Monica Berglund och Ylva Linde Nivå 4: Eva Engström Dray, Ewa Braf, Anne-Marie Menzinsky och Anette von Troil Nivå 3: Tina Israelsson, Jörgen Hector, Karl Stoltz och Maria Sannemalm *Exempelvis genom CV eller genom att ange hur många anställda med respektive kompetens anbudsgivaren har. Det kan även göras genom att ange vilka samarbetspartners anbudsgivaren har och vilken tillgång till respektive kompetenser dessa har. Anbudsgivaren ska förfoga över dessa kompetenser i tillräcklig omfattning för att kunna tillhandahålla efterfrågade kompetenser. 4.3 Område 3 - Strategisk mångkulturell kommunikation Inom SLL pågår ständigt strategiskt utvecklingsarbete av kommunikationen och att den tar hänsyn till olika målgruppers behov samt förutsättningar att ta till sig information och föra dialog. I Stockholms län är befolkningen mångkulturell, och en utmaning för SLL är att nå samtliga målgrupper inom befolkningen som har utländsk bakgrund. SLL kommer att ha behov av att genomföra kommunikationsinsatser för olika mångkulturella målgrupper och inom olika områden i Stockholms län. För det fortsatta arbetet med att möta behovet bland befolkningen med utländsk bakgrund behöver SLL strategiskt konsultstöd inom mångkulturell kommunikation, på olika nivåer och i olika sammanhang. Det handlar om att ge kommunikationsstrategiskt stöd vid både större och mindre kommunikationsinsatser. Det mångkulturella perspektivet ska införlivas vid målgruppsanalyser och kommunikationslösningar tillsammans med andra relevanta variabler. I kommunikationsinsatser ska SLL exempelvis ta hänsyn till olika målgruppers kunskaper, beteende vid informationsinhämtning, förmåga att ta till sig information på svenska, och rättigheter till minoritetsspråk. Vidare behöver SLL kommunikationsstrategiskt stöd vid val av kommunikationskanaler, vid anpassning av budskap efter mottagarnas förutsättningar och vid att nå målgrupper som inte kan ta till sig skriftlig och/eller muntlig information på svenska. Leverantör ska tillhandahålla kvalificerat konsultstöd inom mångkulturell kommunikation till hela SLL.

12 Upphandlingsavdelningen Sid 12(13) Tjänstens innehåll Tillhandahålla kommunikationsstrategisk rådgivning för kommunikation med mångkulturella målgrupper, både övergripande och inom projekt Ansvara för genomförande av kommunikationsinsatser i projekt Genomföra/bistå i intern implementering och förankring av till exempel strategier och planer med inriktning på mångkulturell kommunikation Arbeta fram strategier/planer för kommunikation med mångkulturella målgrupper Genomföra målgruppsanalyser och segmentering av målgrupper Föreslå kanaler/medier för att nå mångkulturella grupper Formulera budskap och föreslå kommunikation på andra språk eller på lättläst svenska när behov eller krav finns Erbjuda kompetensutveckling inom mångkulturell kommunikation, till exempel utbildning/seminarier, för personalgrupper inom SLL:s olika verksamheter Tillhandahålla för uppdraget skräddarsytt stöd vid mångkulturella kommunikationsinsatser som innefattar personliga möten inom olika områden i Stockholms län Erfarenhet och kunskap Leverantören skall: Ha stor kunskap om etnisk/språklig sammansättning i Stockholms län och rutin för hur denna information hålls uppdaterad och aktuell Ha erfarenhet av att utforma och genomföra aktiviteter för kompetensutveckling inom mångkulturell kommunikation Ha genomfört uppdrag inom mångkulturell kommunikation där samverkan med andra ingått, till exempel med en/flera kommuner eller med en/flera föreningar/intresseorganisationer Bekräfta att skall-kraven uppfylls, beskriv hur på max två (2) A4-sidor och bifoga. Bilaga nr: Leverantören skall samtidigt tillhandahålla minst följande kompetenser (se definition av kompetensnivåer bilaga 1.2): Två kommunikationsstrateger, nivå 5 Två kommunikationsstrateger, nivå 4, Två projektledare, nivå 3 Bekräfta att skall-kraven uppfylls*. Beskriv, nedan eller bifoga Bilaga nr: *Exempelvis genom CV eller genom att ange hur många anställda med respektive kompetens anbudsgivaren har. Det kan även göras genom att ange vilka samarbetspartners anbudsgivaren har och vilken tillgång till respektive kompetenser

13 Upphandlingsavdelningen Sid 13(13) dessa har. Anbudsgivaren ska förfoga över dessa kompetenser i tillräcklig omfattning för att kunna tillhandahålla efterfrågade kompetenser.