REGION VÄRMLAND. Planerings- och uppföljningsprocess

Transkript

1 REGION VÄRMLAND Planerings- och uppföljningsprocess Regionalt trafikförsörjningsprogram PU RTFP Antagen av Kollektivtrafiknämnden

2 Enheten för kollektivtrafik Datum Ärendenummer RVKN Sida 1(8) Planerings- och uppföljningsprocess RTFP Inledning Planeringsprocessen för trafikförsörjningsprogrammet planeras ske i två steg, en årlig uppföljning som syftar till att löpande utvärdera hur kollektivtrafiken utvecklas i förhållande till målen i trafikförsörjningsprogrammet, samt en utförligare utvärdering varje mandatperiod som kommer ligga till grund för den översyn av trafikförsörjningsprogrammet som ska ske inför mandatperioden. Förslaget i detta dokument syftar i första hand till den årliga planerings- och uppföljningsprocessen. Den regionala kollektivtrafikmyndigheten har enligt lag 2010:1065 om kollektivtrafik ansvar för att sammanställa en årlig rapport som omfattar en utvärdering av kollektivtrafikens effektivitet, kvalitet och finansiering, en redovisning av vilka som anlitats för att bedriva trafiken, samt hur mycket de har fått i ersättning. Arbetet med den årliga rapporten samordnas med det ordinarie uppföljningsarbetet. Den årliga uppföljningen kommer i första hand ligga till grund för nästa års verksamhetsplanering. I arbetet med trafikförsörjningsprogrammet lades mycket tid på samråd med berörda aktörer. Samråd är därför en naturlig del i uppföljningsarbetet. Uppföljning av genomförd verksamhet under 2013 blir den första efter att Region Värmland utsetts till regional kollektivtrafikmyndighet. I uppföljningsarbetet kommer det därför vara nödvändigt att utvärdera de indikatorer och målvärden som används utifrån relevans och användbarhet. Syftet med uppföljningen är att följa upp och utvärdera hur genomförd kollektivtrafik i Värmland uppfyller målen i trafikförsörjningsprogrammet. Uppföljningen syftar även till att analysera och klarlägga eventuella behov av förändringar av planeringen för att öka måluppfyllelsen. Frågor om kollektivtrafikens finansiering och ägarbidrag för perioden behandlas inom ramen för översyn av avtal för den regionala kollektivtrafiken. Beslut om finansiering planeras till hösten Resultatet från det arbetet kommer att inarbetas som bilaga till den slutgiltiga uppföljningsmodellen. Myndighetens uppföljnings och planeringsprocess omfattar trafik som utförs enligt beslut om allmän trafikplikt. Därutöver finns kommersiell trafik i Värmland som utförs av bland annat SJ, Swebus och Tågåkeriet i Bergslagen AB.

3 REGION VÄRMLAND Uppdragsstyrning Det regionala trafikförsörjningsprogrammet innehåller mål för kollektivtrafiken i Värmland på en övergripande nivå. Målen konkretiseras i ett årligt verksamhetsuppdrag till Karlstadsbuss och Värmlandstrafik som tydliggör deras roll i uppfyllandet av målen i trafikförsörjningsprogrammet. Verksamhetsuppdraget baseras på mål och indikatorer i trafikförsörjningsprogrammet, samt resultatet av uppföljningen och dialog med respektive trafikorganisatör. I verksamhetsuppdraget fastställs årliga målvärden för indikatorerna som kommer användas i uppföljningen. Syfte Som regional kollektivtrafikmyndighet har Region Värmland ett ansvar för kollektivtrafiken i Värmland som helhet. Uppföljningen omfattar den regionala kollektivtrafiken i länet i enlighet med trafikförsörjningsprogrammet Viktiga utgångspunkter i uppföljningsarbetet är att målen (konkretiserat i indikatorer) i trafikförsörjningsprogrammet utgör grunden för uppföljningen, att det finns en tydlig avgränsning baserad på målen och indikatorerna i trafikförsörjningsprogrammet, samt att samråd inkluderas som en betydelsefull del av uppföljningen. Huvudsyftet med processen är att följa upp hur väl målformuleringarna under respektive målområde uppfylls. De i programmet utpekade indikatorerna används som ett verktyg för att på ett mer objektivt sätt mäta måluppfyllelse. Trafikorganisatörernas dialog med kommunerna I delegationen till organisatörerna ingår att inom respektive område svara för driftfrågor vad gäller bland annat trafikplaneringen 1-3 år för linjetrafik. Trafikorganisatörerna ansvarar för att genomföra samråd/dialog med kommunerna om trafikplanering och trafikuppföljning inför kommande trafikår. Mötena ska vara regelbundna och ge möjlighet till diskusson och informationsutbyte. En regelbunden dialog om trafikplanering och trafikuppföljning mellan kommunerna och organisatörerna är betydelsefullt för utveckling och förankring av kollektivtrafiken lokalt. I samråden/dialogen ska organisatörerna informera om planerad utveckling/förändringar, statistik och analys från trafikuppföljningen, samt redovisa hur de arbetar med kundsynpunkter och avvikelsehantering.

4 REGION VÄRMLAND Genomförande: Uppföljningen genomförs i sex steg Steg 1. Rapportering (Insamling av data) - januari Uppföljningen inleds med att samla in kvantitativa data utifrån indikatorerna som anges i trafikförsörjningsprogrammet. Data samlas in genom trafikorganisatörernas årsredovisningar. Vid behov kan data inhämtas direkt från nationella statistikorganisationer. Kvantitativa data redovisas i tabellform enligt principen som redovisas i tabellen nedan. Aktuellt år är det år som uppföljningen berör. Utgångsvärde 2012 Nuvärde aktuellt år Mål aktuellt år Mål 2018 Steg 2. Analys av planeringsförutsättningar - februari Analysen fokuserar på hur resultatet förhåller sig till målen i trafikförsörjningsprogrammet. Analysen inleds med måluppfyllelsemodellen för att sedan, i dialog med organisatörerna, övergå i programteori. (mer detaljerad beskrivning i nästa kapitel, Analysmodell). Vid analysen besvaras frågan om hur väl kollektivtrafiken uppfyller, eller är på väg att uppfylla, målen i trafikförsörjningsprogrammet. I de fall där trafikutvecklingen inte bedöms komma att uppfylla målen genomförs en analys tillsammans med trafikorganisatörerna av varför utvecklingen ser ut som den gör och vilka korrigeringar som kan behöva göras för att uppfylla målen, samt att studera ifall arbetet har skett i enlighet med de strategier och inriktningar som anges i trafikförsörjningsprogrammet. Analysen innehåller även en värdering av när korrigeringen bör genomföras. Slutsatser från analys av planeringsförutsättningar sammanställs i en rapport som utgör underlag för samråd och remiss. Steg 3. Samråd med kommuner och landsting - mars till april Analys av planeringsförutsättningarna med resultat från datainsamling, analys och dialog med trafikorganisatörerna presenteras för kommuner och landstingunder ett kollektivtrafik-seminarium (hel- eller halvdag) Efter seminariet kommer kommunerna och landstinget ha möjlighet att inkomma med skriftliga synpunkter på rapporten. Vid seminariet är det kollektivtrafiknämndens presidium med tjänstemannastöd som samråder med kommunernas och landstingets KSO/LSO med tjänstemannastöd. Rapporten med myndighetens analys och slutsatser bifogas i kallelsen till seminariet. Steg 4. Samråd med övriga aktörer - mars till april Samråd med övriga aktörer i Värmland sker genom att rapporten från analys av planeringsförutsättningar skickas ut på samrådsremiss till berörda aktörer, enligt samma sändlista som vid arbetet med trafikförsörjningsprogrammet. Steg 5. Slutrapport och förslag till uppdrag april till maj Uppföljningen sammanställs i en årlig rapport. Rapporten utgör grund för revidering av årligt uppdrag till trafikorganisatörerna inför kommande verksamhetsår. I de fall föreslagna åtgärder bedöms innebära förändrade förutsättningar för trafikförsörjningsprogrammet bereds det i särskild process och utarbetas förslag till revidering av trafikförsörjningsprogrammet.

5 REGION VÄRMLAND I uppdraget framgår respektive trafikorganisatörs uppdrag, mål, samt inriktningar och prioriteringar. Revidering av uppdragen sker i dialog med respektive trafikorganisatör. Steg 6. Utvärdering av uppföljningsprocessen - juni Efter att uppföljningen slutförts utvärderas själva uppföljningsprocessen. I utvärderingen av uppföljningsprocessen analyseras resultatets användbarhet, samrådens genomförande, samt målens och indikatorernas relevans för myndighetens styrning av kollektivtrafiken i Värmland. Årscykel Den årliga uppföljningen genomförs huvudsakligen under tertial 1. Under tertial 2 fastställer regionfullmäktige den årliga rapporten och kollektivtrafiknämnden fastställer trafikorganisatörernas årliga uppdrag. Tertial 3 och 4 arbetar trafikorganisatörerna med sina respektive verksamhetsplaner/affärsplaner. Vid det nämndsammanträde som ligger närmast efter avslutad tertial redovisar trafikorganisatörerna en nulägesrapport av utvalda indikatorer.

6 REGION VÄRMLAND Analysmodell Analysen sker i två steg som tillsammans analyserar måluppfyllelse och orsakssamband. Steg 1 - Måluppfyllelse Det första steget bygger på måluppfyllelsemodellen och baseras på målen i trafikförsörjningsprogrammet. Måluppfyllelsemodellen innebär att fokus i uppföljningen ligger på prestationer och utfall, alltså hur väl verksamheten uppfyller de uppsatta målen. Formulerade mål Uppnådda resultat Steg 2 - Orsakssamband Nästa steg bygger på programteori som synliggör orsakssamband genom att beskriva hur resurser och aktiviteter påverkar resultatet. Analysen inleds med att studera vilka resurser som lagts på att uppfylla den aktuella målsättningen och vilka aktiviteter som resurserna lagts på. I programteori analyseras om resurserna lagts på rätt aktiviteter och om resultatet står i relation till hur mycket resurser som använts. Programteori inkluderar även en analys av aktiviteternas genomförande och påverkan på det totala resultatet. Resurser Aktiviteter Prestationer Effekter = Resultat

7 REGION VÄRMLAND I tabellen nedan redovisas hur modellen kan tillämpas vid uppföljning av trafikförsörjningsprogrammet. Målområde: Attraktivitet och användbarhet Grad av måluppfyllelse per indikator Måluppfyllelsemodellen Resurser Programteori Aktiviteter Programteori Analysmodell Kollektivtrafiken ska upplevas som ett attraktivt och användbart alternativ med enhetliga, gemensamma och lättillgängliga system. Marknadsandel: Mål: 14 % 2018, Resultat: X Medborgarnöjdhet: Mål: 70 % 2018, Resultat: X Kundnöjdhet: Mål: 80 % 2018, Resultat: X Funktionsanpassning: Mål: 70 % användbara hållplatser och 95 % användbara fordon i tätortstrafik och system 900 år 2018, Resultat: X Vilka resurser har lagts på att öka: marknadsandel, medborgarnöjdhet, kundnöjdhet och funktionsanpassning? Vilka aktiviteter har genomförts för att öka: marknadsandel, medborgarnöjdhet, kundnöjdhet och funktionsanpassning? Här finns möjlighet att analysera på vilket sätt strategierna som anges i programmet implementerats. Det bör anges vilken aktör som ansvarar för respektive aktivitet.

8 REGION VÄRMLAND I det slutgiltiga dokumentet bör redovisningen av varje målområde presenteras enligt exemplet nedan: Målområde: Attraktivitet och användbarhet Övergripande mål: Kollektivtrafiken ska upplevas som ett attraktivt och användbart alternativ med enhetliga, gemensamma och lättillgängliga system. Övergripande måluppfyllnad: Väg samman resultatet från delmålen till en samlad bedömning av hur utvecklingen ser ut inom målområdet. Delmål Resultat Orsak Föreslagen åtgärd Marknadsandel 14 % år 2018 Medborgarnöjdhet 70 % år 2018 Kundnöjdhet 80 % år 2018 Funktionsanpassning 70 % användbara hållplatser och 95 % användbara fordon i tätortstrafik och system 900 år 2018 Har markandsandelen ökat tillräckligt mycket under året? Hur stor andel av medborgarna är nöjda med kollektivtrafiken? Hur stor andel av kunderna är nöjda med kollektivtrafiken? Hur stor andel av hållplatserna och fordonen som är användbara för funktionsnedsatta? Särskilda händelser, satsningar, avsaknad av satsningar? Särskilda händelser, satsningar, avsaknad av satsningar? Särskilda händelser, satsningar, avsaknad av satsningar? Särskilda händelser, satsningar, avsaknad av satsningar? Finns det anledning att göra några korrigeringar? Vilka korrigeringar behöver i så fall göras? Finns det anledning att göra några korrigeringar? Vilka korrigeringar behöver i så fall göras? Finns det anledning att göra några korrigeringar? Vilka korrigeringar behöver i så fall göras? Finns det anledning att göra några korrigeringar? Vilka korrigeringar behöver i så fall göras? RKM Uppdrag till trafikorganisatörerna

9 REGION VÄRMLAND Roller i uppföljningsarbetet Processägare Processledning Beredningsgrupp Samråd/Dialogparter Samråd övriga Regionala kollektivtrafikmyndigheten/regionfullmäktige Kollektivtrafiknämnden/Enheten för Kollektivtrafik Enheten för kollektivtrafik + representanter för kommuner, landsting och organisatörer Landstinget, kommunerna och trafikorganisatörerna Trafikverket, angränsande län, trafikföretag, m.fl. Region Värmland är regional kollektivtrafikmyndighet, vilket innebär att regionfullmäktige beslutar om trafikförsörjningsprogrammet och därmed äger uppföljningsprocessen av programmet. Eventuella beslut om förändringar i programmet beslutas i regionfullmäktige efter beredning i kollektivtrafiknämnden. Det praktiska uppföljningsarbetet leds av kollektivtrafiknämnden och tjänstemännen på Enheten för kollektivtrafik. I processledningsarbetet ingår att fatta strategiska beslut om processens genomförande och resultat i form av planeringsdirektiv. Det ingår även att samordna och leda arbetet i beredningsgruppen. Beredningsgruppen leds av enheten för kollektivtrafik. Förutom enheten ingår representanter från kommunerna och landstinget, samt Värmlandstrafik och Karlstadsbuss. Arbetsgruppen sammanställer och analyserar resultat från datainsamling och samrådsmöten, den fungerar även som ett forum för att diskutera och förankra förslag på åtgärder och planeringsdirektiv. Arbetet med samråd och dialog är beskrivet i punkten ovan, steg 3 och 4 under genomförande.