Protokoll Styrelsemöte

Transkript

1 Protokoll Styrelsemöte Styrelsemöte för föreningen Uppsala Peace and Development Students Association den 20 november 2012 klockan 15:15. Department of Peace and Conflict research, Gamla torget, Uppsala Närvarande: Eric Åhlin, Matthias Ekström, Linnea Burke Rolfhamre, Anna Magnusson, Anton Ingstedt, Harald Nilsson, Lina Nymoen, Bauke De Jong. 1 Mötets öppnande Eric hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat kl Val av sekreterare Styrelsen beslutade att välja Matthias Ekström till sekreterare 3 Val av justerare Styrelsen beslutade att välja Anton Ingstedt och Harald Nilsson till justerare. 4 Godkännande av dagordning Styrelsen beslutade att godkänna dagordningen med tillägg av adjungering av Mimmi Granat och Susanna Edström. 5 Föregående protokoll och Årsmötesprotokoll Styrelsen inväntar föregående mötesprotokoll och årsmötesprotokoll, men styrelsen uppmanas att informera sig om dessa framöver. 6 Rapporter och information a. Nya styrelseposter Närvarande föregående styrelse informerar om arbetsuppgifter och viktiga punkter i sitt arbete och tidigare samarbeten med andra föreningar. b. Info om överlämning - Tidigare informationsansvarig överlämnar information - Tidigare vice ordförande diskuterar deltagande i samsek och

2 bidragssökande. Tidigare vice ordförande lyfter vagheten i Protokoll Styrelsemöte 7 arbetsbeskrivningen och påpekar att samarbeten med fackförbund borde utforskas vidare. - Tidigare suppleant uppmanar till tidseffektivitet på styrelsemöten. - Tidigare kassör informerar om arbetsuppgifter och lyfter revisorernas uppmaning om större insyn i kassörens arbete. Ordförande går igenom det nya räkningssystemet för att uppfylla revisorernas förslag, diskussion förs under 7e. c. Rapport om Sälenresan och gasqueplaner Sälenresan: Två stugor är bokade till Sälenresan och 25% av betalningen är utförd, det finns tills vidare 3 vakanta platser. Ett möte är planerat att hållas en kort tid innan avresan. Tidigare betalningar skedde via Lina Nymoens privata konto, men alla betalningar har överförts till UPaD:s konto. Gasque: V-dala har bokats till den 17:e december, möte om gasquedetaljer kommer att hållas imorgon den 21 november. Kuvertpris kommer att uppgå till 350:-, ordförande föreslår att kontantbetalning skall undvikas. Det kommer att bli 02-släpp. Styrelsen beslutar att biljettförsäljning ska ske via kontobetalning med efterföljande återkoppling om mat, dryck, specialkost och sätespreferenser. Vidare beslutar styrelsen att ett tillfälle skall finnas för kontantbetalning där kassör skall närvara. Detta beslut rör denna gasque. d. Föreningens ekonomi Ekonomin ligger på samma nivå som på årsmötet. Kassör höjer frågan om vinstintresse för föreningen och gasqueöverskott. Styrelsen beslutar att föreningen skall sträva efter att inte gå med vinst på gasquetillfällen. e. Rapport och arbetsbeskrivning från utbildningsutskottet,

3 aktivitetsutskottet och informationsutskottet Utbildningsansvarig informerar om att belysningen i sal ett på fredsinstitutionen skall åtgärdas och att Wifi-åtkomsten för studenter på institutionen ska förbättras. Institutionen har rapporterat en god ekonomi och en grupp har föreslagits för kompetensutveckling utöver den ordinarie utbildningen. Programrådsmöte: Tillgång till campus för programstudenter skall utforskas. Praktikmöte sker den 11:e december. Kombination av c-uppsats och MFSstipendier vid Statsvetenskapliga institutionen har för tillfället uppfattats som förvirrande av studenter och kan orsaka problem i vår programstruktur, samtal sker om förändring av MFS-stipendier på statsvetenskapliga institutionen. Caroline Blomberg är nominerad till statsvetenskapliga institutionens styrelse. Aktivitetsansvarig rapporterar om planer på en paneldebatt med Utrikespolitiska föreningen, frågan tas upp inom utbildningsutskottet. Samarbete med samvetarna om idrottsutskott, undersöka om intresse finns för ett idrottsutskott under aktivitetsansvarig inom UPaD. Information om aktivitetssutskottsmöte kommer snarast. Informationsansvarig hade inget att tillägga. Mötet ajourneras och Mimmi Granat och Susanna Edström lämnar mötet Mötet återupptogs Diskussionsfrågor a. Framtida aktiviteter? Arbetsmässa: Karin Uggla fortsätter att sköta kontakten med Pax et Bellum. Anton Ingstedt föreslår att sen vår eller tidig höst är en passande tid för en

4 arbetsmässa. Anna Magnusson håller med om tidig höst för maximalt intresse inom föreningen. Styrelsen ger aktivitetsansvarig i uppdrag att utforska möjligheten med samarbete med UF och Pax et Bellum och vad som skulle förväntas av UPaD i ett sådant samarbete. Föreläsningar: Styrelsen anser att föreläsningar borde ske i samarbete med andra föreningar. Kalender för aktiviteter: En kalender på hemsidan för styrelse- och utskottsmöten och aktiviteter efterfrågas. Styrelsen ger informationsansvarig i uppgift att utforska frågan vidare. Nyhetsbrev: Rutin för nyhetsbrev borde se ut som följande: nyhetsbrev bör utkomma efter styrelsemöte där styrelsemedlemmar har möjlighet att på ett organiserat sätt överlämna information. Diskussion förs huruvida nyhetsbrev bör utkomma varannan eller var fjärde vecka, inget beslut fattas utan arbetsbörda och nyhetsmängd får utvisa vad som passar. Föreningsaktiviteter: Aktivitetsutskottet får utforska frågan och återkommer med planer på nästa styrelsemöte. b. Framtida samarbeten med andra föreningar? Det finns planer på ett informellt möte med andra föreningar, ordförande och vice ordförande diskuterar frågan och kommer överens om planer och tillvägagångssätt sinsemellan. Knyta kontakt med masterstudenter: Fokus, i nuläget, ligger på kontakt med föreningar på kandidatnivå. c. Behov av och tillsättandet av ämbetspersoner Styrelsen ombedes att tänka på ämbeten och dess praktiska betydelse till nästa styrelsemöte. d. Blogg där medlemmar på utbyte, praktik och liknande kan skriva om sina erfarenheter

5 8 Beslutsfrågor 9 Övriga ärenden Frågan om en blogg bordläggs till ett senare styrelsemöte. e. Bestämmelser för utbetalningar Styrelsen godkänner privatutläggningsattestmallen. f. Kommunikationsspråk: Svenska vs. Engelska? Protokoll Styrelsemöte 7 All extern kommunikation ska även i fortsättningen ske på engelska. a. Beslut ang. regler för utbetalningar Beslut har tagits under 7.e b. Beslut ang. Kommunikationsspråk Beslut har tagits under 7.f a. Privata konton: skall i möjligaste mån undvikas till förmån för upadkontot, eventuella utlägg från privata konton ska attesteras. b. Kontokort: Bauke föreslår att vid eventuellt samband med bankkortsanskaffande så borde riktlinjer utformas för dess användning. Styrelsen beslutar att införskaffa ett bankkontokort. Styrelsen beslutar att en arbetsgrupp bestående av Eric Åhlin, Lina Nymoen, Anna Magnusson och Bauke de Jong tar fram ekonomiska riktlinjer. c. Arbetsgrupp på fredsinstitutionen: Styrelsen beslutar att utbidningsutskottet får i ansvar att utse en studentrepresentant till fredsinstitutionens nya arbetsgrupp. d. Lokal: Styrelsen ålägger Eric Åhlin att undersöka och skapa underlag för anskaffning av lokal. e. Facebook: Harald får i uppdrag att hålla styrelsegruppen på Facebook uppdaterad och att få admininstratörsposten för UPaD:s informationssida från Mimmi Granat.

6 f. Dropbox: Harald får i uppdrag av styrelsen att skapa en ny dropbox under info@u-pad.se. 10 Nästa styrelsemöte g. Lösenord: Styrelsen beslutar om lösenord och gemensam åtkomst till berörda kommunikationskanaler. h. Presentation av styrelsen: Styrelsen ger ordförande i uppdrag att skriva en officiell presentation av styrelsen och meddelar denna via mail till berörda institutioner, vidare ska det finnas en styrelsepresentation i nyhetsbrevet. Styrelsen bör kontakta berörda freds- och utvecklingskurser med information om gasque och presentation av föreningen och styrelsen. i. Fika: bör finnas tillgängligt på möten och riktlinjer ska utformas i arbetsgruppen för ekonomiska riktlinjer. j. Offentliggörning av protokoll: styrelsen beslutar att protokoll hädanefter ska offentliggöras på hemsidan. k. Mötesfrekvens: Styrelsen ämnar att mötas varannan vecka. l. Representation vid samsek och programrådet: Styrelsen beslutar att representation vid samsek och programrådet ska skötas av utbildningsutskottet. Styrelsen beslutar att kalla till ett nytt möte den 4:e december kl , Ordförande får i uppdrag att boka lokal och utlysa mötet. 11 Mötets avslutande Ordförande tackade alla närvarande och förklarade mötet avslutat Ordförande Vid tangenterna Justerare

7