Protokoll Styrelsemöte

Transkript

1 Protokoll Styrelsemöte Styrelsemöte för Uppsala Peace and Development Student's Association den 4:e september 2014, klockan Department of Peace and Conflict Research, Gamla Torget, Uppsala. Närvarande: Linn Häggqvist, Emma Fredriksson, Sofia Carlsbrandt, Matthias Ekström, Linnea Rolfhamre, Emil Petersson, Beatrice Schönning (via länk), Caroline Bodin 1 Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat Val av sekreterare Styrelsen beslutade att välja Matthias Ekström till sekreterare 3 Val av justerare Styrelsen beslutade att välja Emil Petersson till justerare 4 Godkännande av dagordning Styrelsen beslutade att godkänna dagordningen 5 Föregående protokoll Styrelsen beslutade att godkänna föregående protokoll och lägga det till handlingarna 6 Rapporter 6.1 Kassörens rapport Kontantbetalning för insparkspaketet klart. 35 inbetalningar till togamiddag har inkommit, vi saknar 10 betalningar från förväntad försäljning men lokalhyran är täckt. 58 personer har betalat in till gasquen och det är en bra stund kvar till sista betalningsdagen så vi hoppas på en slutförsäljning. 6.2 Arbetslivsansvarigs rapport Föreläsningarna med UPS tuffar på, och kommer att vara utspridda över läsåret, och de som ska komma är bokade. Praktikworkshop är beroende på intresse men tiden är kort, fokus kommer antagligen läggas på praktiska saker och inte organisationer. Detta lyfts i utskotet Sofia lyfter att det är viktigt att rikta eventet till större delen av föreningen även om de ska ha

2 praktik om en längre tid. 6.3 Vice Ordförandes rapport Återrapporteringen från Folkuniversitetet har inte kommit, och vi saknar pengarna därifrån än så länge. Inrapportering ska ske för våra studiecirklar och underskrifter ska samlas in. Styrelseutbildning för nästkommande styrelse undersöks samtidigt. 6.3 Informationsansvarig (ersatt av Sofia Carlsbrandt) Hemsidan strular, Sofia kontaktar Max om saken. Nyhetsbrev ska gå ut efter gasquen, en inbjudan och påminnelse om betalning skickas ut snarast. 6.4 Sekreterarens rapport 36 nya medlemmar har tillkommit till föreningen plus några extra 6.5 Utbildningsansvarig Programrådet saknar två personer från föreningen, en från första året och en från andra året. Vi behöver ha ett omval till SamSek för att välja in fyra nya personer, två personer är direkt nödvändigt, därefter behöver vi två suppleanter. Samsekansökningar beslutas av utbildningsutskottet. 79 personer är intresserade av mentorsskapet på båda kurserna, just nu har det spikats ett första informationsmöte för båda kurserna och därefter måste det lösas på något sätt. Möte med statsinstitutionen sker snart och många på fredsinstitutionen har kontaktats för ett möte. Mentorerna har fått en certifierad utbildning av universitetssatsningen på mentorsverksamhet. 6.6 Ordförandes rapport Intyg till faddrar ska skrivas, mer personliga intyg till styrelsemedlemmar ska skrivas, intyg från förening och institutionen ska också skrivas. Ämbetspersoner ska också få intyg. 6.7 Aktivitetsansvarig Insparken har gått bra och vi har fått beröm för planeringen, det märks att det ligger mycket tanke bakom och det uppskattas. Det har varit strul med gasquen men alla eldar är släckta, generalerna har haft en lite skev arbetsfördelning som skulle behöva kollas på till nästa år. 7 Inspark Ynglen har informerats bättre om föreningen i år än tidigare och verkar veta om att vi

3 existerar, en klar förbättring från förra året. Dock så har kursarna inte informerats av styrelsen utan av generalerna vilket kanske inte var optimalt, styrelsen får medverka nästa år. Vi tar kontakt med kursarna via våra medlemmar på respektive kurs. Emil ordnar en gasquinbjudan och stämmer av med Linnea senare ikväll. 8 Årsmötet Tisdagen den 7/ har vi årsmöte 9 Diskussion Inga diskussionsärenden 10 Övriga ärenden 10.1 PR ansvarig via UF Get Active mingel den 12:e september med många olika studentföreningar och de vill att vi ska vara med. Föreningen avböjer deltagande Uppdatera medlemsregister Gamla medlemmar plockas bort innan årsmötet och informerar dessa om utträde ur föreningen Kassar och T-shirt Samarbete mellan insitutionen och föreningen med loggor från båda skulle kunna hända, och då skulle vi kunna köpa det till självkostnadspris via insitutionen utan någon kostnad som skulle tillkomma från vårat håll. Föreningentrycker på om miljöcertifierat material Uppsamling av styrelsen och föreningens egendomar. Vi måste städa upp i dropboxen, samla in allt som tillhör föreningen från sina gömmor och samla det i rummet Överlämning och rensning bland saker som inte nya styrelsen behöver. Överlämning ska göras klart och kan läggas i sin dropbox i en överlämningsmapp. Alla saker ska samlas in så snart som möjligt som tillhör föreningen Styrelsemingel för intresserade till styrelseposter. Styrelsemingel sker under minglet till gasquen, information till yngel sker under

4 Togamiddagen Datum för Kick-off Innan alla lämnar årsmötet ska det bestämmas ett kick-off datum 11 Datum för kommande styrelsemöten Propositionsmöte den 9/9, Sista mötet för nuvarande styrelsen blir den 26/9, Mötets avslutande Ordförande tackade alla närvarande och förklarade mötet avslutat Ordförande Vid Tangenterna Justerare

5 Rapportsammanfattning Styrelsemöte Ordförande Vice-Ordförande Kassör Aktivitetsansvarig Arbetslivsansvarig Utbildningsansvarig Informationsansvarig Sekreterare Protokoll Styrelsemöte 36